modelo de gestão de estoques em poder de terceiros em montadora de veículos

Universidade Federal do Rio de Janeiro

Faculdade de Administração e Ciências Contábeis

Modelo de Gestão de Estoques em Poder de Terceiros em Montadora de Veículos

Carlos Neri Brandão

Rio de Janeiro 2003

Carlos Neri Brandão

Modelo de Gestão de Estoques em Poder de Terceiros em Montadora de Veículos

Dissertação apresentada ao Exame de Qualificação ao Mestrado em Contabilidade – Gestão de Negócios da Universidade Federal do Rio de Janeiro como requisito parcial para obtenção do título de mestre em Contabilidade. Orientador: Professor Doutor Samuel Cogan

Rio de Janeiro 2003

Dedicatória

Dedico esta obra a minha amada esposa Cintia, meus filhos Rafael e Nathália e

minha mãe Dona Rosa. Aos meus alunos da PUC/Minas Contagem, meus professores,

minha gerente na Gesco, Srta. Mara Rosana, grande colaboradora, e a todos que me

incentivaram.

Agradecimentos

Agradeço a oportunidade de realização deste curso à UFRJ e à PUC/Minas,

principalmente ao Professor Paulo Sérgio, pioneiro e bravo lutador que não mediu esforços

para a conquista deste curso inédito na Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, e

sua equipe. Especialmente, agradeço a minha amada esposa Cintia, pela compreensão dos

dias e noites em que estive ausente por estar dedicado a esta nova etapa de estudos da

minha vida, e a Deus, em quem confio e a quem rendo graças.

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Pensamentos

“O que conta não é o negócio que você consegue,

mas sim o negócio que você consegue manter”

Bruce Crowell.

“Eu sou o caminho a verdade e a vida,

ninguém vem ao Pai senão por mim.”

Jesus Cristo

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BRANDÃO, Carlos Néri. Gestão de Estoques em Poder de Terceiros em Montadora de Veículos, Rio de janeiro 2003. FACC – Faculdade de Administração e Ciências Contábeis, Universidade Federal do Rio de Janeiro. Dissertação (Mestrado em Contabilidade para gestão de negócios).

Resumo Este trabalho é resultado de pesquisa e da experiência cotidiana do autor em

empresas envolvidas em processos de industrialização na parceria de terceiros. A parceria surgiu por necessidade de mercado, que, por exigir cada vez mais qualidade a custo menor, forçou as empresas – indústrias do ramo automotivo, neste caso específico – a se tornarem mais competitivas e a participarem de forma ativa no dinamismo dos negócios conseqüentes da globalização. Essas empresas foram forçadas a definir com precisão em quais atividades se concentrar e a terceirizar aquelas que, geridas adequadamente, podem apresentar melhor performance e eficiência na obtenção do produto final (veículo montado) se realizadas por Fornecedores Industrializadores devidamente qualificados.

No ramo automotivo, o estudo dos processos que envolvem a industrialização por terceiros evidencia a necessidade de gestão das movimentações de estoques de matérias-primas e/ou componentes consumidos. Essa necessidade se reflete em diversos aspectos da produção, buscados e retratados pelo autor nesta pesquisa.

Uma das principais necessidades percebidas nos processos diários de industrialização das empresas automotivas, em especial da Montadora e de seus Fornecedores Industrializadores localizados na região metropolitana de Belo Horizonte, é o registro detalhado das operações de industrialização, principalmente nas movimentações dos estoques das matérias-primas e componentes envolvidos nos processos. A gestão dessas atividades será retratada em seu respectivo registro contábil, destacado nesta pesquisa.

Os fluxos das documentações que envolvem as remessas de matérias-primas e/ou componentes entre as empresas do ramo são expostos detalhadamente, com o objetivo de demonstrar a necessidade do registro e do caminho correto dos documentos que suportam idoneamente os processos. Além disso, garantem a segurança financeira do negócio e reduzem o risco de contingências fiscais, freqüentes nas operações de remessa do material envolvido nos processos de industrialização.

A organização e a definição dos setores envolvidos nos processos são pontos referenciais do trabalho. Os departamentos que participam desses processos, tanto da Montadora quanto dos Fornecedores Industrializadores, devem estar sempre alinhados, pois estabelecem decisões que afetam diretamente o resultado das operações.

Um sistema integrado torna-se, além de facilitador no controle das atividades, instrumento indispensável na disponibilização de informações, em tempo hábil, para a contabilidade financeira e para a contabilidade de custos.

Os resultados colhidos pela pesquisa suplantam as expectativas iniciais, havendo a aceitação e valorização das informações adquiridas pelos usuários na validação do sistema obtido dimensões muito além das esperadas.

BRANDÃO, Carlos Neri. Inventory management in hands of third parties at an automotive assembler, Rio de Janeiro, 2003. Tutor: Samuel Cogan, FACC – Faculty of Administration and Accouting Sciences, University of Rio de Janeiro. Dissertation (Master in Accouting for Business Management).

Abstract

The present work is a result of its author's research and experience concerning the day-by-day of the companies involved in the industrialization processes in partnership with third parties. The partnership has arisen because of the market need that, as more and more quality at low cost has been demanded, the companies, in this case, the automotive industry, became more competitive and took an active part in the business dynamism originated from the globalization. Such companies have been forced to outline well which companies should be focused and outsource them which, with the right management, better obtain the best performance and efficiency towards their end product (assembled car), which, in this case, is vehicle assembly.

In the automotive industry the study of the processes which comprise the industrialization concerning third parties enhance the need for the management of the inventory movings of raw materials and/or consumed components. Such need influences several actions, which the author has searched and described at the present research.

One of the main needs found in the daily industrialization processes of automotive industries, in special the Assembler and its Industrializers Suppliers located in Belo Horizonte's Metropolitan Region, is the detailed record of the operations of industrialization, mainly those ones concerned with inventory movings of raw materials and the components involved in the processes. The management of such processes will be described in the accounting records of those operations, which have been significantly focused in the present research.

The flow of documentation which involves the remittance of raw materials or components among the companies, have been particularly stated, aiming at showing the need of the record and the right path of the documents which support the processes competently. Besides that, they ensure the business financial security and reduce the risk of fiscal contigencies, which are frequent in operations of material remittance pertaining to the industrialization processes.

The organization and definition of the setors involved in the process is another reference of the work. The departments which take part in those processes both the Assemblers and the Industrializers Suppliers, must be aligned, because they are the establishers of decisions that directly affect the results of the operation.

The integrated system becames, besides being the facilitator of the activities control, an essential instrument for the availability of the information in time both to the Financial and Cost Accountings.

The collected results from the work surpass the inicial expectations, in which the acceptance and validation of the information acquired by the users in the systemvalidation, has reached dimensions far beyond of what was first expected.

Sumário

Dedicatória .......................................................................................................................... II

Agradecimentos ................................................................................................................ III

Pensamentos .......................................................................................................................IV

Resumo ............................................................................................................................ V

Abstract ...........................................................................................................................VI

1 Introdução .......................................................................................................... 1

1.1 Exposição do tema ....................................................................................................................... 6 1.2 Problemas, justificativa e objetivos ............................................................................................. 9 1.2.1 O problema .................................................................................................................................. 9 1.2.2 Justificativa ................................................................................................................................ 10 1.2.3 Objetivos.................................................................................................................................... 11 1.3 Procedimentos metodológicos ................................................................................................... 12 1.3.1 Unidade de observação .............................................................................................................. 14 1.3.2 Técnicas de coleta e tratamento dos dados................................................................................. 14 2 Referencial teórico........................................................................................... 16

2.1 Os caminhos para a fundamentação do trabalho ...................................................................... 16 2.2 A influência do momento econômico na existência das atividades de industrialização com

terceiros................................................................................................................................... 16 2.3 Contabilidade, ferramenta necessária na Gestão de Estoques em Poder de Terceiros............. 17 2.4 O papel da logística nos processos de industrialização por terceiros....................................... 20 2.5 Programação e planejamento da produção............................................................................... 22 2.6 Aspectos conceituais na gestão de estoques .............................................................................. 25 2.6.1 A valorização dos estoques como ferramenta de gestão ............................................................ 30 2.6.2 A questão dos ganhos ou perdas de estocagem realizada ou não realizada................................ 34 2.6.3 A importância do método de controle na Gestão de Estoques em Poder de Terceiros – Um

exemplo de Kanban ................................................................................................................. 35 2.6.4 A importância dos inventários físicos na Gestão dos Estoques em Poder de Terceiros............. 38 2.7 Aspectos fiscais nas operações de remessas para industrialização e retorno dos produtos

acabados.................................................................................................................................. 40 2.8 Conclusão .................................................................................................................................. 42 3 Objeto de estudo modelo atual ....................................................................... 43

3.1 Pesquisa de campo..................................................................................................................... 43 3.1.1 Comentários sobre o sistema utilizado pela Montadora............................................................. 43 3.1.2 Comentários sobre o sistema utilizado pelo Fornecedor Industrializador.................................. 44 3.2 Análise das entrevistas feitas nas empresas............................................................................... 44 3.2.1 Análises dos principais pontos das entrevista feita no Fornecedor Industrializador .................. 44 3.2.2 Análise das entrevistas realizadas na Montadora ....................................................................... 47 3.3 Gestão de materiais em poder de terceiros como objeto de estudo ........................................... 48 3.3.1 Fluxo logístico de materiais envolvidos na industrialização por terceiros ................................. 49 3.3.2 Problemas verificados na metodologia atual.............................................................................. 53 3.4 Conclusão .................................................................................................................................. 57 4 Modelo proposto de Gestão de Estoques em Poder de Terceiros................ 58

4.1 Desenvolvimento do modelo proposto – a importância da documentação nos processos de industrialização por terceiros ................................................................................................. 59

4.1.1 Fluxo da documentação proposta da Montadora para o Industrializador................................... 60 4.1.2 Fluxo proposto da documentação do Fornecedor Industrializador para a Montadora ............... 61 4.2 Desenvolvimento do modelo proposto – sistema integrado ....................................................... 67 4.2.1 Premissas do sistema.................................................................................................................. 69 4.2.2 Especificação do sistema ........................................................................................................... 69 4.2.3 Lógica do sistema ...................................................................................................................... 71 4.2.4 Funcionamento do sistema de controle de estoques em poder de terceiros na Montadora ........ 71 4.2.5 Funcionamento do sistema de controle de estoques de terceiros no Fornecedor Industrializador

................................................................................................................................................. 74 4.2.6 Comparação entre os dois modelos............................................................................................ 76 4.3 Conclusão .................................................................................................................................. 77 5 Conclusão ......................................................................................................... 79

6 Considerações finais ........................................................................................ 82

7 Referências bibliográficas............................................................................... 84

Anexo 1: Exemplo de planilhas de conciliação de estoques de terceiros em poder do

Fornecedor ......................................................................................................... 2

Anexo 2: Questionários 1, 2 e 3 .......................................................................................... 5

Anexo 3: Exemplo de sistema de gestão de estoques da montadora em poder de

terceiros ............................................................................................................ 21

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Lista de figuras, quadro e tabelas

Figura 1: Ficha de estoques – Martins (1996:206). ............................................................................. 31

Figura 2 – Cartão de Produção (CP) – Modelo de cartão Kanban – MARTINS (2001:308)............. 37

Figura 3 – Cartão de Movimentação – Modelo de cartão Kanban – MARTINS (2001:308)............. 37

Figura 4 – Fluxo dos cartões de produção e cartões de movimentações – MARTINS (2001:309). ... 37

Figura 5 – Fluxo atual – envio e retorno matéria-prima direto com a Montadora para o Fornecedor Industrializador........................................................................................................ 51

Figura 6 – Fluxo atual do envio direto do Fornecedor de matéria-prima ao Fornecedor Industrializador. ........................................................................................................................... 52

Figura 7 – Modelo para decidir que tipo de componente terceirizar. ............................................... 59

Figura 8 – Tela de abertura do sistema na montadora....................................................................... 22

Figura 9 – Movimentação para fechamento arquivo movimento da montadora. No rodapé. ........ 22

Figura 10 – Inter face – busca no Banco de Dados. ............................................................................ 23

Figura 11 – Criticas informais do Banco de Dados............................................................................. 24

Figura 12 – Controle de movimentos de estoque no fornecedor........................................................ 24

Figura 13 – Confronto com arquivo fornecedor. ................................................................................ 26

Quadro 1– Manual de Planejamento e Controle da Produção – Prof. Dalvio Ferrari Tubino, Dr UFSC.

............................................................................................................................................................... 23

Tabela 1 – Planilha de conciliação – Fornecedor industrializador – itens para industrialização

Toyota. ............................................................................................................................................. 2

Tabela 2 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrializador – itens da Honda Automóveis –

quantidade física. ............................................................................................................................ 2

Tabela 3 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrializador – itens Honda Automóveis –

itens recebidos. ................................................................................................................................ 3

Tabela 4 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrializador – Itens Honda Automóveis –

faturados.......................................................................................................................................... 3

Tabela 5 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrializador – itens Honda Automóveis –

retorno de não industrializado....................................................................................................... 3

Tabela 6 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrializador – resumo das movimentações de

materiais em conta trabalho Nissan 01.01.03 A 31.01.03. ........................................................... 3

Tabela 7 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrialização – inventário de itens

triangulados..................................................................................................................................... 4

Lista de Reduções

Abreviaturas

Dr.⇨ Doutor

Ex. ⇨ Exemplo

F. ⇨Folhas

S/A ⇨Sociedade Anônima

MP ⇨Matéria Prima

Siglas

BIMF ⇨ Base Informativa de Materiais e Fornecedores

NPRC ⇨ Nuova Programazione de Rifornimento e Concerne

UFRJ ⇨ Universidade Federal do Rio de Janeiro

MRP ⇨ Material Requirements Planning

1

1 Introdução

As economias mundial e brasileira são o cenário vivo dos efeitos da globalização,

que dita as regras de enquadramentos às empresas sujeitas à velocidade e à agilidade das

transformações nos processos produtivos. Segundo AKADER (1997:11), esta trajetória tem

sido marcada por maior competitividade entre mercados interno e externo, principalmente

no ramo automobilístico.

Neste novo cenário mundial é necessário às empresas o conhecimento de todos os

custos que contraem, para avaliação e planejamento da organização que pretenda

sobressair-se no mercado em que disputa.

Para GOMES (1999:21), a necessidade de controle de gestão tem o seguinte enfoque:

O interesse sobre controle de gestão tem aumentado bastante nos últimos anos, em decorrência principalmente das rápidas mudanças ocorridas no contexto social e organizacional, a partir de 1973, com a crise mundial do petróleo. Grande parte das empresas passou a desenvolver-se em um contexto social e organizacional caracterizado por grande instabilidade, muito complexo e bastante hostil que passou a exigir um constante aperfeiçoamento dos sistemas de controle com vistas a enfrentar uma concorrência acirrada, decorrente da globalização da economia.

Como o preço da mercadoria na economia é estabelecido pelo mercado, a margem

de contribuição de produto ou lucro é dada pela seguinte fórmula L P C= − (L=lucro,

P=preço, C=custo), ou seja, quanto menor for o custo, maior será o lucro.

COGAN (1999:31) faz a seguinte consideração acerca de margem de contribuição e

preço de venda:

O conceito de margem de contribuição pode também se mostrar útil quando se tratar de simulações concernentes ao estabelecimento da quantidade produtiva e do preço de venda com a finalidade de se buscar a maior lucratividade empresarial para determinada situação.

A organização, sensibilizada pela importância dos custos no processo e resultado

final, sabe que todos os esforços para a redução dos custos são necessários para melhorar o

desempenho diante do paradoxo menor custo versus melhor qualidade versus maior

produtividade, presente nas empresas hoje.

2

Na busca pelo aumento da produtividade e dos lucros, várias áreas da organização

foram estudadas e melhoradas pela utilização de literatura especializada, estudos

científicos e aplicações práticas.

Na divulgação da importância do lucro, HENDRIKSEN E VAN BREDA 1999:208) são

enfáticos:

O conceito operacional de lucro concentra-se na mensuração da eficiência da empresa. O termo eficiência diz respeito à utilização eficaz dos recursos da empresa na realização de suas atividades e na geração de lucros. No sentido econômico mais amplo, diz respeito à combinação apropriada dos fatores de produção – recursos naturais, mão-de-obra, capital e administração. A avaliação é necessariamente subjetiva, mas, como ponto de partida, as comparações podem ser feitas com os resultados de períodos anteriores e com lucros de outras empresas ou setores.

Visto que as diferenças tecnológicas, as barreiras geográficas e as alfandegárias são

praticamente as mesmas entre as empresas que disputam o mercado, os custos variáveis

entre elas pouco diferem para a composição do preço final.

Logo, a parcela dos custos/despesas indiretas relativa a produção, movimentação,

armazenagem, estoques e da falta de matéria-prima e a parcela dos custos fixos tornaram-

se fatores determinantes para a criação de valor; quanto melhor gerenciados, melhores

resultados proporcionarão para a empresa.

Em relação à distribuição correta dos custos indiretos, MARTINS (1996:53)

afirma:“São custos indiretos com relação aos produtos, custos que realmente não oferecem

condições de uma medida objetiva e qualquer tentativa de alocação tem de ser feita de

maneira estimada e muitas vezes arbitrária”.

COGAN (1999:19) faz a seguinte conclusão sobre as despesas indiretas no custeio

tradicional:

Assim, se uma despesa se aplica diretamente num produto é conhecida como direta (como por exemplo o material direto que compõe o produto e o gasto de mão-de-obra necessária para executar o referido produto). Em contraposição, as demais despesas são conhecidas como indiretas e se classificam em variáveis, se alterarem diretamente com o volume produzido.

A gestão ideal dos estoques é elemento essencial para a administração de hoje e do

futuro. Para CORREA (1999:45), nos anos 80, por exemplo, muitas empresas tiveram sérios

problemas estratégicos por acreditarem que deveriam, a todo custo, baixar a zero seus

3

estoques, seduzidos pela errônea interpretação das mensagens subliminarmente

transmitidas pela superioridade incontestável dos sistemas de gestão japoneses daquela

época.

A essência da gestão de estoques ideal relaciona-se com a otimização das estruturas

administrativas assistentes entre o processo de produção e a necessidade de compras do

material. Lead Time (tempo entre a programação e o recebimento de materiais) muito

grande, estoques elevados, segurança da qualidade do material, variação da programação

da produção (PDP) e qualidade no produto final, partindo dos reflexos da exigência cada

vez maior do consumidor, são variáveis que devem garantir a produção e otimizar a

composição dos custos no gerenciamento da Supply Chain (cadeia de suprimentos).

Entre os pontos relevantes deste estudo está a escassez de literatura específica sobre

o assunto, bem como a ansiedade do mercado automobilístico para utilizar em larga escala

serviços de terceiros, com o menor custo possível.

Conforme LENDNER (2000:3), recente pesquisa realizada em indústrias dos Estados

Unidos revela que, em média, o valor gasto na compra de materiais corresponde a 55% dos

custos totais de produção (WATTS et al., 1995; MONCECZKA et al., 1998; LUDNER,

LOURENSO, 2000).

Nesta linha de entendimento deve-se considerar o maior poder de compra (volume)

da Montadora, propiciando ganho na cadeia de formação de preços finais dos serviços,

posteriormente repassados para os produtos finais.

A gestão de estoques compreende a necessidade inerente à formação e à alocação

dos custos dos produtos nas linhas ou mesmo nos departamentos. Destaca-se a organização

estrutural, desde as primeiras decisões para contratação de Fornecedor terceirizado até a

eficiência promovida pela logística.

BALLOU (1993:17), quanto à importância da logística como função essencial nas

empresas, comenta:

A logística empresarial estuda como a administração pode prover melhor de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores, através de planejamento, organização e controle efetivos para as atividades de movimentação e armazenamento que visam facilitar o fluxo dos produtos. A logística é assunto vital (…) de movimentação de materiais, pois clarifica as compensações de custos freqüentemente encontrados no planejamento e operações de sistemas logísticos. A logística é um dos fatores importantes de competitividade.

84

7 Referências bibliográficas

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1

Anexos

Apresentam-se, a seguir, exemplos práticos de sistema de planilhas e questionários da

Montadora e do Fornecedor Industrializador.

2

Anexo 1: Exemplo de planilhas de conciliação de estoques de terceiros em poder do Fornecedor

Tabela 1 – Planilha de conciliação – Fornecedor industrializador – itens para industrialização Toyota.

Conciliação itens para Industrialização ToyotaPeriodo 01/01/03 a 28/02/03

INVENTÁRIO DO MÊS DE: fev/03

Fornecedor: Automotiva CentauroResponsável:Assinatura:Tel.:Fax:e-mail:

PART NUMBER (TDB BLANK)

TIPO DE AÇO

ESPESSURA (mm)

LARGURA (mm)

DemandaESTOQUE

ALMOXARIFADO (BLANK)

ESTOQUE (PEÇA

ACABADA)

ESTOQUE EM PROCESSO

(PEÇA)

PART NUMBER (TDB)

QUANTIDADE POR VEÍCULO

1 YGSB106002 SPC270D 0,60 1105 4839,00 5220,00 1,000 5220,00 64111-12330 1Inventário 31.12.2002 1528 YGSB106002

Total 6367,00 5220,00 1147,00 ok

2 YGSB107003 SPC270D 0,70 600 4520,00 5160,00 0,500 2580,00 64312-12270 15220,00 0,500 2610,00 64313-12250 1

Inventário 31.12.2002 3876 YGSB107003Total 8396,00 5190,00 3206,00 ok

3 YGSB108002 SPC270D 0,80 570 5060,00 5180,00 0,500 2590,00 64211-12080 15220,00 0,500 2610,00 64212-12090 1


4 YGSB108004 SPC440 0,80 1590 16469,00 5280,00 0,500 2640,00 61343-12190 15280,00 0,500 2640,00 61344-12190 1


5 YGSB110003 SPC270D 1,00 775 4644,00 5400,00 0,500 2700,00 64314-12120 15340,00 0,500 2670,00 64315-12110 1


6 YGSB112007 SPC440 1,20 1005 4118,00 5250,00 1,000 5250,00 58123-12080 1Inventário 31.12.2002 2364 YGSB112007

Total 6482,00 5250,00 1232,00 ok

7 YGSB214003 SCGA440-O 1,40 295 4944,00 1,000 0,00 61434-12040 15280,00 1,000 5280,00 61434-12050 1

Inventário 31.12.2002 1945,00 YGSB214003Total 6889,00 5280,00 1609,00 ok

8 YGSB214004 SCGA440-O 1,40 295 6113,00 5250,00 1,000 5250,00 61433-12030 1Inventário 31.12.2002 1817,00 YGSB214004

Total 7930,00 5250,00 2680,00 ok

OBSERVAÇÕES:

1 - Para que possamos fechar o inventário na mesma data, favor enviar este formulário preenchido impreterivelmente até o dia 28/02/2003, informando a posição oficial de estoque de blanks/peças até o final deste dia.

2 - O levantamento referente a quantidade de blanks recebidos e de peças faturadas devem ser feitos desde o início de produção (Maio/2002).

SALDO CONTABIL

DESCRIÇÃO INFORMAÇÃO REFERÊNCIA DA PEÇA ACABADATOTAL DE

BLANKS RECEBIDOS EM CONSIGNAÇÃO

TOTAL DE BLANKS

EMPREGADOS ou

RETORNADOS

ESTOQUE TOTALTOTAL DE PEÇAS

FATURADAS (UTILIZANDO BLANKS TDB)

Tabela 2 – Planilha de conciliação – Fornecedor Industrializador – itens da Honda Automóveis –

quantidade física.

DATA CONTAGEM FÍSICACOD HONDA PEÇA ALMOXARIFADO PROCESSO ACABADO REFUGO TOTAL

00000

DIGITAR A DATA DA CONTAGEM DAS PEÇAS ( FÍSICO)

DIGITAR O CODIGO HONDA

DIGITAR A QTDD DE COMPONENTES ENCONTRADAS NO ALMOXARIFE

DIGITAR A QTDD DE COMPONENTES ENCONTRADAS NO PROCESSO

DIGITAR A QTDD DE COMPONENTES NOS PEÇAS ACABADAS

DIGITAR A QTDD DE COMPONENTES INUTILIZADAS NO PROCESSO/DEFEITOS

GERA O TOTAL DE PEÇAS COMPONENTES NA EMPRESA, NA DATA DO INVENTÁRIO

modelo de gestão de estoques em poder de terceiros em montadora de veículos

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