inventario estoques cpfl

7/31/2019 inventario estoques cpfl

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UN DistribuioTtulo do Documento:

N.Documento: Categoria: Verso: Aprovado por: Data Publicao: Pgina:

SUMRIO:1. FINALIDADE DO LEVANTAMENTO FSICO DOS ESTOQUES

1.1 Importncia e Finalidade1.2 Comisso Permanente de Inventrio CPI1.3 Coordenadores do Inventrio1.4 Equipes de Inventrio

2. DATA DO INVENTRIO, ABRANGNCIA E CRITRIOS DA CONTAGEM2.1 Data do Inventrio2.2 Abrangncia da Contagem2.3 Material de Nossa Propriedade em Poder de Terceiros2.4 Material de Propriedade de Terceiros em Nosso Poder2.5 Critrio de Classificao de Item2.6 Critrios para Contagem2.7 Contagem fsica dos estoques nos CDs, CDAs e Empreiteiras

3. PROVIDNCIAS ANTES DO INVENTRIO3.1 Designao das Equipes3.2 Definio dos Locais de Contagem3.3 Arrumao Fsica3.4 Material No Conforme - Reprovas3.5 Recebimento/Expedio de Materiais3.6 Atividades de Movimentao de Materiais

3.7 Transferncias entre Depsitos3.8 Materiais em Trnsito3.9 Equipamentos para Contagem3.10 Fichas de Controle de Estoque de Prateleiras3.11 Atualizao do Sistema de Materiais

4. FORMULRIOS DE INVENTRIO E A SUA UTILIZAO4.1 Formulrios4.2 Responsabilidade pelos Formulrios4.3 Instrues de Utilizao

5. PROVIDNCIAS DURANTE O INVENTRIO5.1 Utilizao do Sistema5.2 Controle das Contagens5.3 Ocorrncias5.4 Liberao de reas5.5 Movimentao Fsica dos Materiais5.6 Corte de Documentao Cut-Off5.7 Protocolo de Controle das Listas de Materiais MB52

6. PROVIDNCIAS APS O INVENTRIO

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Inventrio Fsico - Equipamentos de Medio

10691 Instruo 1.0 Francisco Carlos Martins 09/01/2006 1 de 24

IMPRESSO NO CONTROLADA


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6.1 Encerramento

6.2 Liberao do Sistema de Materiais6.3 Fichas de Controle de Estoque6.4 Diferenas/Justificativas

7. INVENTRIO ROTATIVO7.1. Inventrio Rotativo nos Centros de Distribuio CD7.2. Inventrio Rotativo nos depsitos dos Centros de Distribuio Avanados CDAs (Estaes Avanadas)7.3. Inventrio Rotativo nos depsitos das Empreiteiras RPC e STC

8. SUBTRAO8.1. Subtrao de Materiais Registrados nos Estoques

A N E X O S

1- Organograma Funcional

2 - Lista de Materiais para o Inventrio MB52

3 - Relatrio das Justificativas das Divergncias

4 - Descrio das Funes e Responsabilidades dos Participantes

5 - Cronograma de Atividades / Responsabilidades

6 - Carta para a Confirmao de Materiais de Nossa propriedade em Poder deTerceiros

7 - Relatrio Comisso de Inventrio

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1. FINALIDADE DO LEVANTAMENTO FSICO DOS ESTOQUES

1.1 IMPORTNCIA E FINALIDADE:Estabelecer procedimento para realizao do levantamento fsico anual queconstitui um importante elemento, para confirmao e validao dosEquipamentos de Medio (Ativos no instalados), os quais podero seracompanhados pela Auditoria Externa a critrio da CPI (Comisso Permanente deInventrio).

1.2 COMISSO PERMANENTE DE INVENTRIOS CPI:Comisso constituda de representantes de diversas Diretorias da empresa,incumbida da coordenao geral dos inventrios na empresa.

COMPOSIO DA CPI ( ANEXO 1 ):Coordenador Operacional- Gerente do Depto de Engenharia- Gerente do Depto de Recuperao Receita e Poder Pblico e- Gerente do Depto de Planejamento de SuprimentosCoordenador de Procedimentos- Gerente da Auditoria Interna.Equipes de Suporte - Membros representantes dos mdulos Materiais ,Contabilidade e Auditoria (efetivos e suplentes)sero indicados pelos Membros da CPI.

1.3 COORDENADORES DO INVENTRIOGerentes das Divises de Engenharia de Sistemas e Medio, Diviso de PerdasComerciais, do Servio de Distribuio e Campo (STC e RPC), basesoperacionais (CDAs) do Chefe de Operaes do Operador Logstico nos CDs.

1.4 EQUIPES DE INVENTRIODesignados pelos coordenadores do inventrio.

2. DATA DO INVENTRIO ABRANGNCIA E CRITRIOS DE CONTAGEM

2.1 DATA DO INVENTRIO:O Inventrio Oficial ser realizado no perodo a ser definido pela CPI seguindo ocronograma modelo no ANEXO 5.

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2.2 ABRANGNCIA DA CONTAGEM:Sero contados 100% dos itens que compem os estoques, no estandocompreendidos na contagem:

material ativado (reserva tcnica); materiais destinados a projetos especficos j baixados do estoque; materiais em processo de medio; material de propriedade de terceiros em nosso poder; materiais recebidos de fornecedores durante o processo de inventrio.

2.3 MATERIAL DE NOSSA PROPRIEDADE EM PODER DE TERCEIROS:O material de nossa propriedade em poder de terceiros (processo debeneficiamento), dever constar em relatrio especfico, identificando: cdigo,quantidade, fornecedor onde este encontra-se e o nmero do documento fiscal deremessa. Para estes itens dever ser enviado carta ao fornecedor, pedindo aconfirmao dos nossos estoques em seu poder, conforme modelo de carta noANEXO 6.

2.4 MATERIAL DE PROPRIEDADE DE TERCEIROS EM NOSSO PODER:O material de terceiros em nosso poder dever estar previamente separado,identificado atravs de referncia ao documento fiscal de entrada e arranjado emrea separada dos locais de contagem. conveniente sinalizar visualmente com

tabuletas ou faixas, contendo a mensagem "Material de Terceiros em NossoPoder".

2.5 CRITRIO DE CLASSIFICAO DE ITEM:A classificao dos itens A, B, C, se d em funo do seu valor de estoques,classificados em ordem decrescente de valor por depsito no ANEXO 2.

2.6 CRITRIOS PARA CONTAGEM:Os critrios para contagem so os seguintes:

Itens - Lacrados:As quantidades registradas nas caixas dos fornecedores, devidamente lacradas,podem ser utilizadas desde que, se tenha validado estas quantidades, atravs de

amostragem por item.

Grau de Tolerncia: o grau de aceitao da divergncia, sem que este desvio seja efetivamentecontabilizado como um erro ou diferena no sistema. Trata-se de uma simplesaplicao do bom senso, pois a determinao de uma tolerncia reduz anecessidade de reconciliaes e ajustes de saldo desnecessrios, em contrastecom a poltica de tolerncia zero.

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Tolerncia na Acuracidade de Itens CDs/CDAs

Sero aplicadas as tolerncia para efeito de acuracidade de itens conformeparmetros de porcentagem e valores ( modular ) estabelecidos na tabela abaixo:

MaterialPorcentagem do Valor

Total do Item

Medidor 1% R$ 400,00

TC/TP 1% R$ 400,00

Limite doValor

Lista de Materiais para o InventrioSer fornecido pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos, o relatriopor depsito, dentro dos critrios pr determinados (MB52), conforme modelo doANEXO 2.

2.7. CONTAGEM FSICA DOS ESTOQUES NOS CDs, CDAs E EMPREITEIRAS:Aplicam-se os procedimentos desta instruo com especial ateno : Comunicar sobre o inventrio fsico e suas datas de realizao;

Efetuar arrumao fsica por item;

Verificar a necessidade de equipamentos para contagem onde aplicvel;

Determinar equipe de contagem/coordenao, para realizar o levantamentofsico;

Haver acompanhamento da Auditoria Externa e Interna no perodo decontagem a critrio da CPI.

3. PROVIDNCIAS ANTES DO INVENTRIO:

3.1. DESIGNAO DA EQUIPE: importante o bom dimensionamento do nmero de pessoas e equipesenvolvidas na contagem fsica e que estejam familiarizadas com a identificaodos itens do estoque.

Devem ser efetuadas reunies preparatrias em todos os nveis, de forma aproceder os esclarecimentos de todos os procedimentos de contagem etreinamento das equipes.

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A composio das equipes deve obedecer ao Organograma Funcional, conformedemonstrado no ANEXO 1 .

A descrio das funes e responsabilidades de cada participante encontra-sedetalhada no ANEXO 4.

3.2. DEFINIO DOS LOCAIS DE CONTAGENS:Os depsitos devem ser identificados com os respectivos locais, especificando,qual o tipo de material ali existente. Deve tambm ser elaborado um lay-out dolocal de forma a facilitar sua identificao, bem como o dimensionamento dasequipes necessrias.

3.3. ARRUMAO FSICA:Os estoques devem ser arrumados com antecedncia. Nos dias anteriores aoinventrio os responsveis pelos vrios depsitos devem proceder aoempilhamento adequado de caixas e agrupamento de itens que estejamespalhados, de modo a facilitar a sua identificao e contagem. Os materiais emprocesso de medio/devoluo devero estar em rea especfica e isolados dosmateriais a serem inventariados (devidamente identificados).

A arrumao fsica dos estoques dever estar pronta impreterivelmente at as

17h50m do dia anterior ao incio do inventrio, com as respectivas identificaesdos materiais.

3.4. MATERIAL NO CONFORME REPROVAS:Para agilizao do processo de inventrio imprescindvel que, a rea deInspeo e Recebimento providencie as devolues dos materiais, com pelomenos 05 dias antes do incio da realizao do inventrio.

3.5. RECEBIMENTO / EXPEDIO DE MATERIAIS:O encerramento fsico x contbil ocorrer no dia anterior ao incio do inventrio,os fornecedores devero suspender as entregas de materiais durante esteperodo.

Caso isto no seja possvel, criar um pr-recebimento em local previamentedefinido, comunicando oficialmente aos Almoxarifados este procedimento. Osmateriais do pr-recebimentos devem estar identificados atravs de referncia aodocumento fiscal de entrada, e no devem ser includos no inventrio, bem como,sua integrao ao estoque dever ocorrer somente aps o trmino do inventrio.

Deve-se fazer um esforo para remover todos os itens de estoque da expedio eno devem ser permitidas sadas durante o inventrio, salvo casos de

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emergncias que devero ser autorizados pelo Coordenador do Inventrio nodepsito e devidamente documentados.

Os CDs podero transferir material para os CDAs e Depsito das Empreiteirassomente at a data a ser definida no cronograma de inventrio (ANEXO 5).

3.6. ATIVIDADES DE MOVIMENTAO DE MATERIAIS:As movimentao de materiais no R/3 sero suspensas durante o perodo doinventrio, afim de no prejudicar as contagens.Eventuais emergncias vide item 5.5 Movimentao Fsica dos Materiais.

3.7. TRANSFERNCIAS ENTRE DEPSITOS:As transferncias de materiais entre depsitos podero ser efetuadas at a data aser definida no cronograma de inventrio (ANEXO 5).

proibida a transferncia durante o perodo de contagem, exceto para casos deemergncias mencionados no item 5.5.

3.8. MATERIAIS EM TRNSITO:As transferncias de materiais entre Depsitos devem ser planejadas de modo ano termos tal situao na data do inventrio.

Havendo material em trnsito, estes devero ser considerados como estoque dodepsito que o remeteu, com base nos dados dos pedidos de transferncia em

trnsito.

Para efeito de Inventrio, cpias das GMs de transferncias devero seranexadas ao inventrio dos materiais que encontram-se em depsitosintermedirios.

Na data do Inventrio, o Departamento de Planejamento de Suprimentos emitirum relatrio de posio dos estoques dos materiais em trnsito por depsito. parapreenchimento das contagens.

3.9. EQUIPAMENTOS PARA CONTAGEM:

Devem ser providenciadas pelos Coordenadores do Inventrio dos Depsitos(CDs, CDAs e Empreiteiras), as quantidades necessrias de bancadas,calculadoras e outros equipamentos necessrios a contagem e coloc-los disposio dos locais com antecedncia de pelo menos 02 dias da data doinventrio.

Dever ser observado que os equipamentos de contagem estejam aferidos paraaquela data.

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3.10. FICHAS DE CONTROLE DE ESTOQUE DE PRATELEIRAS (QUANDOAPLICVEL):

Visando uma maior segurana para a realizao da contagem, os supervisoresdevero orientar o recolhimento das Fichas de Controle de Estoque colocadasnas gavetas e/ou prateleiras, antes da data prevista para incio das contagens.

3.11. ATUALIZAO DO SISTEMA DE MATERIAIS:O Sistema de materiais dever estar atualizado, ou seja todas as movimentaesde materiais serem registradas no R/3, GEMWEB, LOGUS, Banco Access at odia anterior ao do inicio do Inventrio.A CPI dever proceder reunio para orientao e treinamento das equipes e

pessoas envolvidas no inventrio, com pelo menos 15 dias de antecedncia adata de realizao.

4. FORMULRIOS DE INVENTRIO E A SUA UTILIZAO:

4.1. FORMULRIOS:Os documentos necessrios para realizao do inventrio so os seguintes:

- Lista de Materiais MB52 (ANEXO 2);- Lista para Registro das Mercadorias de nossa Propriedade em Poder de

Terceiros - (ANEXO 6).

4.2. RESPONSABILIDADE PELOS FORMULRIOS:Os formulrios de inventrio - MB52, sero emitidos pela Equipe de Suporte e aresponsabilidade pela sua obteno e distribuio com antecedncia mnimaconforme cronograma de inventrio do Departamento de Planejamento deSuprimentos.

4.3. INSTRUES DE UTILIZAO:

Equipamentos Avariados

As Listas de Materiais - MB52 sero emitidas, j contendo a identificao poritem. Elas sero emitidas por depsitos e com base na ltima posio existentede estoque.

A lista de materiais - MB52 dever permanecer em poder do responsvel dodepsito para controle das contagens.

Para melhor controle sugerimos realizar a 1. contagem em todo o Depsito ouparte dele e, s ento, iniciar a 2. contagem e 3. caso necessrio.

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Aps o preenchimento, a Lista de Materiais MB52 dever ser enviada via E-mailpara o representante indicado pela CPI e o original devolvido via malotedevidamente preenchida ao Departamento de Planejamento de Suprimentos.

desejvel que o responsvel pelo inventrio no depsito revise todas as reas,para verificar Se todos os itens foram includos no inventrio.

Obrigatoriamente realizar-se-o duas contagens em todos os materiaisinventariados excetuando-se os mencionados no item 2.6.

A terceira contagem ocorrer quando existir diferena entre a primeira e asegunda.

recomendvel que a segunda contagem, seja realizada por uma equipediferente da primeira, consequentemente o mesmo critrio se aplica quando danecessidade de uma terceira contagem.

Cada local de contagem poder ser assistido por Auditores Externos e/ouAuditores Internos a critrio da CPI.

As contagens procedidas sero registradas na Lista de Materiais MB52, eenviadas por e-mail aps todos os itens seremcontados.

Equipamentos Novos Paulista

Retirar a planilha de estoque individualizada das reas, utilizando a opo doSistema LOGOS:

- Manter informaes Transferncia para Empreiteira guia Estoque

Abaixo est representada a tela do Sistema Logus para obteno da planilha deestoque da rea a ser inventariada.

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4.3.1 A partir da planilha, gerar um arquivo .txt somente com os nmeros dosmedidores;4.3.2 Salve este arquivo na mesma pasta do aplicativo Equipamentos paraManuteno, no caso das EAs ou Controle de Medidores, no caso dasEmpreiteiras;4.3.3 Abrir um dos aplicativos acima e utilizar a opo Verifica Situao,escolhendo a opo planilha, quando solicitado.

Equipamentos Novos Piratininga

Retirar a planilha de estoque individualizada por rea (Base Local), utilizando oSistema Access Controle de Equipamentos.

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4.3.4. Retirar a planilha dos equipamentos com os nmeros de patrinmios;

4.3.5. A planilha contendo os equipamentos no localizados dever serencaminhada a DEES/DSP/DCVP4.3.6. Aps as verificaes nos sistemas de equipamentos GME e GEMWEB,visando localizar os medidores faltantes, os no encontrados sero suspensos nosistema pelo prazo de 90 meses.Findo esse prazo a DEES far a Retirada de Propriedade e os medidores deveroser cobrados das reas responsveis

5. PROVIDNCIAS DURANTE O INVENTRIO

5.1. UTILIZAO DO SISTEMA:O Sistema R/3 estar disponvel durante a realizao do inventrio apenas para aconsulta.

5.2. CONTROLE DAS CONTAGENS:Diariamente os Supervisores devero controlar e acompanhar o andamento dascontagens.

5.3. OCORRNCIAS:Todo tipo de ocorrncia (anormalidades) dever ser prontamente comunicada aoresponsvel geral do inventrio, para que a soluo seja providenciada.

5.4. LIBERAO DAS REAS:

As reas sero liberadas para incio da contagem pela CPI, quando o depsitoestiver totalmente identificado e organizado.

Caber aos responsveis do Inventrio nos depsitos, percorrerem as reas ondej foram concludas as contagens certificando-se que todos os itens foramdevidamente contados e solicitar a liberao da rea.

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5.5. MOVIMENTAO FSICA DOS MATERIAIS:Evitar todo e qualquer tipo de movimentao fsica de materiais durante o perodode inventrio, se eventualmente ocorrer a retirada de algum material, em carterdeemergncia, durante a realizao do inventrio, o Coordenador ou prepostodever considerar a sada do material na Planilha.Dever ser emitida GM (ZM06), identificando a reserva para a execuo da baixaao trmino do inventrio.

5.6. CORTE DE DOCUMENTAO CUT-OFFOs coordenadores do inventrio realizaro o controle da documentao daentrada e sada, certificando-se de que estas foram digitadas em tempo hbil noSistema.

5.7 PROTOCOLO DE CONTROLE DAS LISTAS DE MATERIAIS - MB52:Aps emitidas pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos as listasnecessrias para a realizao do Inventrio, as mesmas devero ser enviadas pore-mail com protocolo de registro de recebimento.Terminado o inventrio, todas as listas devidamente preenchidas devero serdevolvidas.

6. PROVIDNCIAS APS O INVENTRIO:

6.1. ENCERRAMENTO:Os responsveis pelo inventrio nos depsitos deveram comunicar o

encerramento do Inventrio.

6.2. LIBERAO DO SISTEMA DE MATERIAIS:Encerrado o inventrio haver a comunicao dos coordenadores CPI da voltado sistema para as movimentaes.

6.3 FICHAS DE CONTROLE DE ESTOQUE (QUANDO APLICVEL)(Fichas de Gaveta e/ou Prateleiras)Os Coordenadores do Inventrio devero providenciar a recolocao das fichasde controle de estoques nos respectivos lugares.

6.4. DIFERENAS / JUSTIFICATIVAS:O Departamento de Planejamento de Suprimentos em conjunto comrepresentantes das Bases Operacionais e Gesto de Ativos devem analisar asdivergncias e providenciar as justificativas.

Critrios:a) As justificativas devero ser feitas sobre as variaes negativas e/ou

positivas.

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Todos os depsitos e filiais devero apresentar justificativas para os itens comvariao acima de R$ 1.000,00.Data base do inventrio - O valor utilizado o preo mdio mvel da data base doinventrio.

b) O formulrio de justificativa segue ANEXO 3.

c) As justificativas devero ser consistidas com documentoscomprobatrios/evidncias do ocorrido (ANEXO 3).

Dever ser elaborado relatrio especfico (ANEXO 7) e submetido a aprovaoobedecendo os nveis de competncia descritos na Norma Administrativa Nveis

de Competncia Delegao de Autoridade (Documento GED n 314).

7. INVENTRIO ROTATIVO:

Realizao peridica e continua de contagem dos itens em estoque, conforme critriodefinido pelo Departamento de Planejamento de Suprimentos, a fim de acompanhar aacuracidade dos estoques, avaliando as causas das eventuais divergncias, propormelhorias nos processos e possibilitar registro e ajustes das divergncias a cadabimestre, atravs de Relatrios de Inventrio.

7.1 INVENTRIO ROTATIVO NOS CENTROS DE DISTRIBUIO - CD:A cada 2 meses o DSP/DEES informar os itens a serem inventrios.O operador far as justificativas das divergncia a cada apurao dos inventriosrotativos ao Departamento de Planejamento de Suprimentos, identificando ascausas e apurando as responsabilidades.

A CPFL, no fechamento do Inventrio Oficial far as cobranas dos valoressuperiores a 0,3 % do valor global do estoque em poder da contratada ( quandoaplicvel ).

7.2. INVENTRIO ROTATIVO NOS DEPSITOS DOS CENTROS DEDISTRIBUIO AVANADOS CDAS (ESTAES AVANADAS)

At o Inventrio Oficial todos os estoques tero sido mapeados trs ( 02 ) vezes.Aresponsabilidade pelos resultados ser compartilhadas com a base operacional,devendo haver uma anlise conjunta das divergncias (conforme item 6.4).

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7.3.INVENTRIO ROTATIVO NOS DEPSITOS DAS EMPREITEIRAS RPC e STCConforme condies contratuais, nos materiais em poder das empreiteiras deveroser realizados inventrios rotativos a cada 2 meses, afim de manter a acuracidadedo estoque.

Por determinao da legislao vigente, dever ser executado um Inventrio Oficiala ser definido pela CPFL. A contratada ser notificada com pelo menos 30 dias deantecedncia do incio do inventrio, a fim de providenciar a organizao das reaspara contagem e disponibilizar os recursos necessrios, indicando inclusive umrepresentante para o inventrio.

As eventuais divergncias de estoque no justificadas sero apresentadas contratada aps a apurao do inventrio, que ter no mximo 30 dias paraexecutar a reposio do material ou a indenizao dos valores apurados.

8.SUBTRAO

8.1. SUBTRAO DE MATERIAIS REGISTRADOS NO ESTOQUE

A Subtrao de Materiais/Equipamentos ocorridos nos depsitos dos Centros deDistribuio (RPC e RPC)e EAs devero ser notificados formalmente peloscorrespondentes Gestores ( Gerentes do Departamento do Servio de Rede ou

Gerente do Operador Logstico ) ao DSP Departamento de Planejamento deSuprimentos, devendo ser acompanhado do respectivo BO Boletim deOcorrncia policial.

Dever constar no BO Boletim de Ocorrncia o cdigo, descrio e quantidadedo material subtrado, alm dos nmeros patrimoniais.

Ser elaborado Relatrio sobre o fato e submetido a aprovao dos Gerentes dosDepto de Engenharia DEE e Depto de Planejamento de Suprimentos DSP, cpiaser enviada ao PRI Departamento de Infra-Estrutura Administrativa para oacompanhamento.

Ser gerada a ODI/ODD para desativar os itens subtrados e criar saldo no SAPR/3.

Os lanamentos sero realizados aps a aprovao do Relatrio pelo Gerente doDSP atravs transao MB1A mov. 907 / Centro de Custo da localidade e Conta6753000000.

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NOTA : Materiais em processo de medio/ ativo imobilizado em curso deveroestar registrado na conta de estoque para lanamento.

No se aplica aos materiais registrados/estocados nas empreiteiras, sendo suaguarda de inteira responsabilidade da contratada.

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ANEXO 1

ORGANOGRAMA FUNCIONAL

ANEXO 2

COMISSO PERMANENTEDE INVENTRIO CPI

Contabilidade / DSP

EQUIPE DE SUPORTE

COORDENADOR DOINVENTRIO

Gerentes DEES/DCVP, Serviode Distribuio / CampoChefe de Operaes - CD

SUPERVISOR DA REAREP. DA EMPRESA

EQUIPES DEINVENTRIO

COORDENADOR GERALContabilidade

COORDENADORESProcedimento Auditoria

Operacional DEE/DCV/DSP

EQUIPES DEINVENTRIO

EQUIPE DEDIGITADORES

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LISTA DE MATERIAIS PARA O INVENTRIO MB52

ANEXO 3RELATRIO DAS JUSTIFICATIVAS DAS DIVERGNCIAS

Material Dep. Textobrevematerial CLASSEUNID. Utiliz.livre Bloqueado SaldoR/31acontagem 2acontagem 3acontagem50-000-002-089D107TRAFODISTR3F300KVA A PC 1,000 1,000 2,00050-000-002-164D107CABOC.CUPVCA750V3X1,5MM2 B M 100,000 0,000 100,00050-000-002-166D107CABOC.CUPVCA750V5X1,5MM2 B M 35,000 0,000 35,00050-000-002-183D107CABOISOLCUPVCA0,75KV6,0MM2 C M 23,000 0,000 23,000

SomatriaUtiliz.Livre+Bloqueado Utilizadopara

lanamentodascontagens

Cdigo Descrio do Material Preo Mdio Mvel Quantidade registrada R/3 Quantidade Inventariada Divergncia Valor Justificado Justificativa

Responsvel pelo Inventrio : Matricula/Assinatura/Data

RELATRIODAS JUSTIFICATIVAS DAS DIVERGNCIASDepsito :Descrio do Depsito:Cidade:

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Assegurar a exatido das contagens;

Fornecer e recolher do Supervisor da rea, todos os documentos para realizaoe controle do inventrio;

Liberar a rea inventariada, em comum acordo com a CPI;

Encerrar o Inventrio fsico, aps verificar que no falta nenhum material a sercontado.

Representante da Empresa - Supervisor da rea Indicar os contadores e controladores;

Comunicar contadores e controladores a data do Inventrio;

Orientar a equipe de inventrio sobre as normas e cronograma de prazos doInventrio;

Inspecionar os locais de contagem, quanto ao arranjo fsico do Inventrio,comunicando ao Coordenador qualquer irregularidade;

Controlar a lista de material MB52 e orientar as contagens conforme definidoneste procedimento.

Redistribuir as equipes de contagem que forem terminando as contagens nasreas pr-definidas;

Solicitar ao Coordenador, funcionrios para a Contagem, quando notar que aequipe pr-definida for insuficiente para o cumprimento do prazo;

Responder pelo controle e contagem de todos os itens, cuidando para quenenhum item fique sem ser inventariado;

Assegurar a exatido das contagens;

NOTA : No caso de contagens rasuradas, as mesmas devero ser confirmadas(corrigidas) com assinatura do Supervisor da rea ou Auditores presentes.

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Equipes de Inventrio - Contadores Efetuar a 1, 2 ou 3 contagem, conforme autorizao do Representante da

Empresa - Supervisor da rea. Para os itens com diferena entre a 1 e 2contagem devero ser seguidos os seguintes critrios:

Todos tero tantas contagens quantas forem necessrias, at que se obtenha aigualdade entre duas contagens;

Confrontar se os dados do material a ser contado so os mesmos que constamna Lista de Material MB52, inclusive se a unidade de medida igual;

Contar o material, anotando na lista a quantidade apurada; Devolver ao mesmo local o material retirado para efetuar a contagem;

Levar ao conhecimento do Supervisor da rea qualquer irregularidadeencontrada;

Repetir os procedimentos para outras reas que forem designadas a fazercontagens;

Entregar ao Supervisor da rea todas as contagens sob sua responsabilidade;

Aguardar do Supervisor da rea a comunicao do encerramento do Inventriodaquela rea.

Equipe de Suporte organizar o recebimento, conferncia e preparao dos dados para insero no

R/3.

suporte sobre os procedimentos;

emisso, encaminhamento e controle das Lista de Materiais ( MB52);

coordenar as aes e procedimentos no R/3, afim de suportar o inventrio.

Emisso dos documentos do Inventrio.

Equipe de Digitadores

digitar resultado obtido por local;

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preparao de dados para o lanamento; emisso de documentos de inventrio;

Conferncia da digitao;

controle e arquivamento dos documentos originais;

preparar dados para as anlises dos resultados dos inventrios.

Equipe para Identificao de Itens (DSQ)

Durante a realizao do inventrio o Departamento de Qualificao deFornecedores dever ter de planto equipe para identificao dos itens queporventura estejam sem cdigo e/ou misturados nas embalagens.

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ANEXO 5

Item Atividades Responsvel Data Limite

1 Coordenao Geral do Inventrio CPI

2 Coordenao/Cumprimento das Instrues de Inventrio CPI

3 Divulgao da data do inventrio CPI

4 Elaborao do manual de instruo de inventrios CPI

5 Definio dos locais de contagem Coordenadores

6 Reunio de instrues de inventrio CPI

7 Elaborao do lay out dos locais de contagem

8Definio do dimensionamento dos grupos de contagem;Relao dos nomes;Coordenadores, Supervisores, Chefes, Contadores e Controladores.

CPI e Coordenadores

9 Separao dos pedidos do sistema GEM - Metrowatt DSP - DEES

10 Medio dos medidores retirados (Emisso da ODI/ODD) DSP - DEES - DCVP

11Material de nossa propriedade em poder de terceiros;Relatrio dos estoques em poder de terceiros na data base;Preparao das cartas, controle do envio aos fornecedores.

DSP - DEES

12 Emisso de listagem de lanamento de contagem MB52 DSP

13Distribuio de listagem de lanamentpo de contagem MB52;Onde distribuir;A quem distribuir.

DSP - DEES - DCVP

14Recebimento/ExpedioLimpar o Recebimento e ExpedioSe ocorrer recebimento durante o inventrio, criar um pr inventrio.

Coordenadores/Empreiteiras

15 Arummao Fsica Op. Logstico/Coordenadores/Empreiteiras

16Atualizao dos sistemas de materiais/ efetuar todos os lanamentos Coordenadores / Empreiteiras

17 Bloqueio das Movimentaes - R/3. DSP / PRI

18Confirmao formal pelas reas (Op. Logstico, EA's e EmpreiteirasRPC/STC) que todas as providncias para inventrio foram tomadas.

Coordenadores

19 Confirmao da contagem em 100% dos itens Coordenadores/Empreiteiras/Op. Logstico

20 Autorizao do incio e encerramento do inventrio Coordenadores/Auditores

21 Recebimento das Listas de Inventrio DSP

22 Anlise das divergncias e preparao de dados para anlise DSP

23 Anlise das divergncias DSP - DEES - DCVP

24 Acerto de eventuais divergncias DSP

25 Emisso dos documentos de Inventrio DSP

26 Coordenao da digitao dos documentos de inventrio DSP

27 Emisso dos relatrios para conferncia da digitao DSP

28 Emisso de Relatrios - valor das divergncias, acuracidade, etc DSP

29 Lanamento dos documentos de inventrio Contabilidade

30 Justificativas das diferenas de inventrio Coordeadores/Equipe de Suporte31 Emisso do Relatrio de Inventrio (por empresa) para aprovao DSP

32Follow-up da circulao junto aos fornecedores, buscando a obtenode 100% das respostas.

DSP

33 Contagem em 100% dos itens nos depsitos Coordenadores / Empreiteiras

34 Copilao e apurao do resultado do inventrio DSP - DEES - DCVP

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES / RESPONSABILIDADES

Orientao Tcnica

Suprimentos





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Tipo de Documento:

rea de Aplicao:



ANEXO 6CARTA PARA CONFIRMAO DE MATERIAIS DE NOSSA

PROPRIEDADE EM PODER DE TERCEIROS

Campinas, de de 2006

(Fornecedor ou Cliente)Endereo

CEP - Cidade - Estado

Prezados Senhores,

A ttulo de conferncia e por estarmos realizando inventrio em nossos estoques, solicitamosconfirmarem o relatrio em anexo, referente aos produtos de nossa propriedade que se encontrarem empoder de V.Sas.

Informamos que o anexo contempla a posio de ----/----/------ devendo V.Sas atualizarem os itens comas notas fiscais de recebimento e confirmarem a existncia fsica dos equipamentos em suasdependncias.

A resposta dever ser encaminhada at o dia ____/_____/_____

Responsvel CPFL : Nome completoE:mailTelefone

Anexo:

Atenciosamente

____________________________________GERENTE DO DSP

Cdigo CPFL Descrio Fornecedor Criado NF de Envio Data da NF Utiliz.livre UMB Vl.estimado50-000-001-612 TRAFO DISTR 1008202 08/03/2002 2 PC 2.800,0050-000-001-620 TRAFO DISTR 1004067 08/03/2002 1 PC 1.700,00

Orientao Tcnica

Suprimentos





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Tipo de Documento:

rea de Aplicao:


N Documento: Categoria: Verso: Aprovado por: Data Publicao: Pgina:

ANEXO 7 Utilizado nos Inventrios Anual e RotativoRelatrio Comisso de Inventrio

Para: Diretoria Financeira

Objetivo: Aprovao do Inventrio Fsico de Materiais 200X

RELATRIO

A Instruo Contbil n 6.3.3 do Manual de Contabilidade do Servio Pblico de Energia Eltrica,aprovado pela Resoluo ANEEL n 444 de 26/10/2001, em consonncia com o disposto nos artigos260 e 292 do Regulamento do Imposto de Renda RIR, determina que os estoques contabilizados comooperao e investimento, devam ser inventariados fsica e financeiramente, para fins de encerramentodo Exerccio, sem prejuzo de outros inventrios durante o mesmo Exerccio social, caso determinadospela Administrao do Concessionrio.

Conforme Norma Administrativa "Inventrio Fsico de Materiais" - cdigo 2.2.005/CPFL, foi realizado oinventrio fsico em 100 % dos depsitos ( n. dep / locais ) e em 100% dos itens dos estoques demanuteno e de obras (total de itens), no ms de ------- de 200X, apresentando os seguintesresultados, conforme tabela anexa. A diferena lquida positiva/negativa de R$ ____________ apuradanos Depsitos inventariados, ocorreram principalmente pelos fatores abaixo :

VariaoNegativa

VariaoPositiva

Resultado

Valor Valor valor

As sobras e faltas apuradas neste inventrio sero processadas atravs de documentao especfica,

inerente ao Mdulo MM do R/3, valorizados e registradas contabilmente, nos grupos "ResultadoOperacional para materiais de estoque de manuteno e Resultado No Operacional" para os materiaisvinculado ao estoque de obras.

CONCLUSO

Com base no exposto, a Comisso Permanente de Inventrio, submete Vice-Presidncia Financeira e

de Distribuio, a aprovao dos registros contbeis relacionados ao resultado desse inventrio.

Campinas, __ de novembro de 200X._____________________ ______________________

Diretoria de Contabilidade Diretoria de Suprimentos

De acordo

Vice-Presidenciade Distribuio

De acordo

Vice-Presidncia Financeira

Orientao Tcnica

Suprimentos


inventario estoques cpfl

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