Metodologia GTD de Gesto de Tempoe Produtividade

Se voc deseja ser produtivo, pare de usar sua cabea paraguardar informaes e

passe a us-la para executar aes. A tarefa de guardar informaes deve ser

delegada folha de papel e aos aparelhos digitais. Se voc conseguir isso, ser

extremamente produtivo e se livrar do estresse, alm de finalmente conseguir equilibrar sua

vida profissional e sua vida pessoal.

A Metodologia GTD de gesto do tempo capaz de realizar isso para voc de uma forma

muito simples, eficaz e focada na execuo e na produtividade. Voc consegue implement-la

com um bloquinho de notas, uma bandeja de entrada (dessas de papelaria), um calendrio

de papel e algumas folhas de seu caderno.

ESVAZIE SUA MENTE E DEIXE-A TRANQUILACOMO A GUA

GTD significa Getting Things Done (fazendo as coisas

acontecerem). uma metodologia de gerenciamento do

tempo lanada em 2002 por David Allene descrita em

livro de mesmo nome. No Brasil, a obra ganhou o ttulo

A Arte de Fazer Acontecer.

O princpio bsico da Metodologia GTD esvazie sua

mente e mantenha-a tranquila como a gua. Faa

um download em seu crebro. Escreva tudo o que voc

precisa fazer em um sistema simples de anotaes que

no seja sua cabea. No gerencie seu tempo, mas sua

mente e suas tarefas.

A Metodologia GTD se d em 5 fases: 1) Coleta, 2) Processamento, 3) Organizao, 4)

Execuo e 5) Reviso Semanal.

O FLUXO DA METODOLOGIA GTD

As cinco etapas so executadas com a ajuda do fluxo da Metodologia Getting Things

Done, o GTD. Veja na figura abaixo. Observe que h dois losangos, dentro dos quais esto

as duas perguntas-chave que tornam o GTD to simples e eficaz. No se preocupe, vamos

explicar o fluxo passo a passo mais abaixo.

COLETA PASSO 1 DA METODOLOGIA GTD

Durante o dia, surgem vrias coisas (stuff em ingls) para a gente fazer ou lembrar. H

um telefonema que devemos dar, h o acar para comprar no mercado, h as frias para

planejarmos, h um favor que o colega nos pediu, h uma reunio para participar, h ideias

que nos vm cabea, etc. Essas coisas ficam fervilhando em nossa mente.

COMPRE UM BLOQUINHO DE NOTAS NA PAPELARIA

Compre um bloquinho de notas (custa s R$ 1,50) e no pense duas vezes, coloque tudo o

que voc precisa fazer e lembrar no seu bloquinho. No deixe nada em sua cabea. Pensou,

anote. Isso se chama coletar. uma tarefa mecnica e voc no precisa tomar nenhuma

deciso enquanto coleta.

Apenas esvazie sua mente. O bloquinho deve estar sempre com voc, em todo o lugar, at

ao lado de sua cama (ser que voc consegue?). A coleta deve ser feita todos os dias, o

tempo todo.

COMPRE UMA BANDEJA DE ENTRADA NA PAPELARIA

Adquira tambm uma bandeja de entrada (veja imagem abaixo, no precisa ser de dois

andares). Chegando em casa, simplesmente arranque a folha do bloquinho (ou o bloquinho

todo) e ponha na bandeja de entrada (ou caixa de entrada) para a prxima etapa,

oprocessamento.

Coloque tambm na bandeja a correspondncia, revistas e quaisquer papis que voc

precisa processar. Alm da bandeja fsica, h tambm a bandeja virtual do email, a Caixa de

Entrada (no tem esse nome toa), que deve ser processada seguindo os mesmos passos.

Teremos, ento, duas bandejas para processar. A primeira parte do fluxo, ento, fica assim:

PROCESSAMENTO - PASSO 2 DA METODOLOGIAGTD

O objetivo do processamento simplesmente esvaziar suas caixas de entrada (tanto a

bandeja de entrada, quanto a caixa de email). A inteno no executar nada ainda. Retire

uma coisa por vez (ou um email por vez) da caixa de entrada. Pegue sempre o item que

estiver em cima. Pergunte o que isso? e, em seguida, responda a pergunta devo fazer

alguma ao quanto a isso?. Observe que h somente dois losangos no fluxo. Neles voc

encontra as duas perguntas-chave responsveis pela garantia da produtividade.

COMO PROCESSAR ITENS QUE NO REQUEREM AO

Se sua resposta pergunta devo fazer alguma ao quanto isso? for no, tome

uma das trs decises mostrada na figura abaixo. Voc pode 1) jogar no lixo (por exemplo,

um panfleto ou um spam), ou 2) incubar na lista talvez/algum dia (por exemplo, um email

convidando para um curso em vdeo na Internet) ou 3) arquivar (por exemplo, um

documento importante).

COMO PROCESSAR ITENS QUE REQUEREM AO

Observe que ainda no estamos executando nada, apenas processando o item em nossa

mo. Se a resposta pergunta devo fazer alguma ao quanto a isso? for sim, ento

essa pergunta muda para qual a prxima ao? (ou qual a primeira ao?). Esta a

pergunta principal de todo o mtodo GTD e que lhe garante seu carter executrio. isso

que evita a procrastinao.

SUAVIZANDO O SIGNIFICADO DO TERMO PROJETO

Agora observe na figura acima que o item em sua mo pode exigir uma ou mais aes para

ser concretizado. Se tiver mais de uma ao, trata-se de um projeto. No se intimide com o

termo projeto. Na metodologia GTD, ele significa apenas uma tarefa que se executa em

vrios passos, como por exemplo, planejar as frias ou arrumar a casa para uma festa.

Depois de determinado o primeiro passo do projeto (como por exemplo, pesquisar locais de

frias na Internet), voc retorna ao fluxo.

A REGRA DOS 2 MINUTOS E O SISTEMA SIMPLES DE LISTAS

Se a ao puder ser feita em at 2 minutos, faa-a e esquea-a. Caso contrrio, ela ir para

uma das listas de nosso pequeno sistema. Veja na seo a seguir que estas listas so muito

simples.

Agora, se a ao no puder ser feita em at 2 minutos, voc deve fazer a prxima pergunta

para outra pessoa executar essa tarefa?. Se for, delegue e anote na

lista @aguardando. Se for para voc mesmo executar a tarefa e esta no tiver uma

data para acontecer, anote-a em uma das listas contextuais (na figura esto nomeadas de

prximas aes) para fazer depois. Por fim, se a tarefativer uma data certa para ser

executada, ento anote-a diretamente no calendrio.

Aqui finda o processamento. Lembre-se de que o objetivo do processamento to-somente

esvaziar as caixas de entrada (papis e emails) e isso se realiza simplesmente respondendo

as perguntas mostradas no fluxo. O processamento deve ser feito uma vez por dia.

ORGANIZAO - PASSO 3 DA METODOLOGIAGTD

O princpio da metodologia GTD esvaziar a mente e utiliz-la somente para um fim:

executar aes. Para isso, precisamos de um sistema para lembrar das tarefas por ns. O

GTD extremamente simples nesse ponto e utiliza somente um calendrio (agenda) e um

conjunto de listas primitivas para organizar tudo. Observando o fluxo do GTD, temos estas

listas:

@Projetos. Uma folha basta. Escreva um projeto por linha.

Listas contextuais. No fluxo, elas esto nomeadas como listas de prximas aes. So

as listas @casa, @trabalho, @faculdade, @blog, @rua, @reunies, @telefone, etc. As tarefas

dessas listas no possuem datas definidas para execuo.

Listas especiais. So as listas @Aguardando e @Talvez/algum-dia. A primeira contm

tarefas delegadas a terceiros. A segunda contm itens no-essenciais e dos quais no

queremos nos desfazer (um consolo pro subconsciente).

Pegue um caderno e arranque uma folha! Pronto, voc tem uma lista, no complique! Todas

as listas, inclusive a lista de projetos, podem ser apenas folhas de caderno. O calendrio

pode ser um desses calendrios de papel que ficam sobre a mesa. Se voc preferir uma

agenda, sem problema.

AS LISTAS SO CONTEXTUAIS

As tarefas devem ser separadas por contextos. Voc deve ter uma lista para o contexto

@trabalho, outra para o contexto @casa, outra para o contexto @computador, etc. A ideia

aqui simples: se voc vai fazer telefonemas, faa todos eles de uma vez; se voc vai rua

fazer compras, compre logo tudo o que voc tem para comprar.

Isso trabalhar com contextos. Afinal, de nada adianta ficar lembrando de tarefas do

trabalho quando estamos em casa, ou ficar pensando em um artigo para o blog, enquanto

estamos no mercado.

O QUE VOC IR EXECUTAR NA SEMANA ESTAR NOCALENDRIO

Tudo o que tiver de importante para fazer na semana deve estar na agenda (ou calendrio),

tanto os compromissos quanto os preparativos para os compromissos. Deixe livre pelo

menos 2 horas por dia para os imprevistos.

O QUE FAZER COM AS LISTAS?

Bom, voc est com vrias listas cheias de tarefas para cumprir. Todas essas tarefas, cedo

ou tarde, iro parar no calendrio tambm, que seu painel de execuo semanal, alis o

nico painel de execuo. Essa seleo semanal ser feita na etapa de reviso da

Metodologia GTD. Lembre-se de que voc no deve sobrecarregar seu calendrio. Deixe

algumas horas livres para imprevistos.

REVISO SEMANAL (PLANEJAMENTO) - PASSO 4DA METODOLOGIA GTD

Uma vez por semana, durante uma hora, voc deve fazer a reviso (ou planejamento) e

escolher o que ir fazer na prxima semana. Recomenda-se a sexta-feira de manh, quando

geralmente se est energizado. O que voc dever fazer escolher as tarefas mais

importantes e urgentes de suas listas contextuais e inseri-las no calendrio,

determinando, ento, data e hora para cumpri-las. O restante reviso propriamente dita.

O autor da Metodologia GTD estabeleceu passos bem definidos e lgicos para a reviso

semanal. Esses passos escaneiam todo o nosso pequeno sistema de informaes. Veja a

figura e siga risca o roteiro para uma reviso bem feita.

EXECUO - PASSO 5 DA METODOLOGIA GTD

No pense. No decida. Simplesmente olhe o calendrio (agenda) e faa. hora de executar.

No h motivo para estresse, pois voc est seguro que est fazendo o que deveria estar

fazendo. No ceda tentao da preguia e da procrastinao. Faa, faa, faa!

PARA SABER MAIS SOBRE A METODOLOGIA GTD

O melhor material na Internet explicando a Metodologia GTD o vdeo de Daniel Burd no

Youtube. Kenneth Corra expe uma aplicao concreta do GTD no vdeo Administrao do

Tempo. O blogEfetividade.net contm vrios artigos sobre a metodologia. O site Wise

Action oferece softwares online e programas de desktop que utilizam o GTD.

CONCLUSO

A metodologia GTD pede que voc seja consistente

para manter a mente sempre vazia e tranquila como

a gua. Ande sempre com seu bloquinho e lembre-se

de que a coleta uma tarefa contnua realizada 24

horas por dia. No permita que um pensamento

passe duas vezes por sua cabea. Baixe-o para seu

bloco de anotaes.

O processamento deve ser feito uma vez por dia.

Separe uma hora para realizar essa etapa do GTD e

evite o acmulo que pode causar a desatualizao do

sistema e torn-lo no-confivel.

A reviso (ou planejamento) deve ser feito uma vez por semana. Separe uma hora, de

preferncia na sexta-feira de manh e realize os 10 passos indicados pelo autor da

Metodologia GTD.

A Metodologia GTD no engessada. Voc pode adapt-la sua maneira. Nada impede que

voc utilize seus prprios aplicativos ou molde as ferramentas de seu programa de email a

seu bel prazer. Alis sua obrigao adaptar o mtodo ao seu caso. Eu, por exemplo, utilizo

o Wunderlist para criar minhas listas. Tambm indico o Todoist.