Tema: Produtividade Pessoal Por: Itamar Vieira

GTD - Getting Things DoneAssuma o controle de sua vida, com foco e

sem estresse. E faça tudo acontecer!

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Sumário

• Produtividade: Eficiência x distrações• GTD como uma arte marcial no trabalho• Aspectos da auto gestão• Os modelos de GTD• Ferramentas• Referências

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Produtividade:Eficiência x distração

• Eficiência é inversamente proporcional à distração

• Sua habilidade de gerar eficiência e produtividade é diretamente proporcional à sua habilidade de se concentrar

• Sua habilidade de se concentrar é diretamente proporcional à sua habilidade de eliminar distrações

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De onde vem as distrações?

• Boa parte da perda de foco vem de– Compromissos não gerenciados– Conflitos internos não resolvidos– Tarefas não realizadas– Deveres não cumpridos

• A mente não evoluiu para gerenciar esse tipo de situações

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Porque algumas coisas não saem da nossa cabeça?

• Falta de um sistema confiável para lembrar os resultados e as ações necessárias

• Falta de decisão sobre o próximo passo, ação física. Se você não der atenção apropriada para aquilo que chamou a sua atenção, isso vai tomar mais atenção do que merece

• Falta de clareza sobre os resultados pretendidos.

• A sua mente exige a atenção para o que ela está tentando te lembrar. Se você não lidar com isso o resultado será o estresse

Como trabalhar menose produzir mais

• O psicólogo K. Anders Ericsson realizou um estudo onde afirma que as pessoas com maior produtividade são aquelas que trabalham menos, mas de forma focada. • O estudo foi publicado na revista Psychological Review e foi

realizado após Ericsson analisar um grupo de músicos. A análise constatou que os músicos que praticavam durante 4 horas e paravam para descanso se destacavam mais em relação aos que gastavam 7 horas na mesma atividade. • Ele revelou também que foram analisadas pessoas de

outras áreas, como autores de novela. Segundo ele, estes autores mudam a maneira de trabalhar para escreverem os capítulos finais das novelas. Eles passam a dedicar menos horas à atividade, porém, tem maior produtividade durante este tempo.

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GTD como uma arte marcialno trabalho

• “ Trabalho é qualquer coisa que precisa ser feita e que você se comprometeu em fazer”

• Mind like water ou munshin (japonês)– Uma resposta apropriada ao que esteja

presente para você a cada momento– Também significa sem mente (sem

pensamentos)

Princípios básicos do GTD

• Resolver os compromissos internos– Se está na sua mente, sua mente está ocupada e não está clara– Identificar o compromisso e decidir as ações para cumpri-lo– Criar um sistema para lembrar e revisar cada uma das ações

• Usar adequadamente o poder da mente– Precisamos educar a nossa mente– Eu não sou a minha mente, ela é apenas uma grande ferramenta

• O verdadeiro trabalho da atividade do conhecimento– A tarefa não é dada, ela deve ser determinada– Não há certezas, só há possibilidades– Refletir sobre os resultados do nosso trabalho

• Transformação da “tralha”– “tralha” é tudo que você deixa entrar no seu mundo mental sem

definir resultado/destino e próxima ação– não é necessariamente ruim

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Aspectos da auto gestão

• Controle – compromisso focado e consciente com todas as opções de ação em qualquer hora ou lugar– Quando é que as pessoas mais se sentem

satisfeitas no seu trabalho?– Estado de fluxo

• Perspectiva – Clareza e alinhamento sobre decisões, prioridades e princípios

Os modelos do GTD:Para obter controle e perspectiva• Fluxo de Trabalho (workflow)

Cinco etapas chaves do processo de controle

• Horizontes de FocoSeis níveis de perspectivas para se trabalhar

• Método Natural de Planejamento

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Gerenciando o fluxo de trabalho

• Coletar - fisicamente e digitalmente• Processar – tornar claro o significado

de cada item– Listas do tipo “To Do” geralmente NÃO dão

certo porque não são processadas

• Organizar – ter um sistema que indique onde cada item deve ser armazenado

• Revisar – manter o sistema em ordem• Fazer – tomar ações fisicamente

Fluxo GTD & Horizontes de Foco

Coletar/Registrar

Processar/Esclarecer Organizar

Revisar/Refletir Fazer/Ações

Propósito/Princípios

Visão

Metas

Áreas de foco/Responsabilidade

Projetos

PERSPECTIVA

C O N T R O L E

Coletar

• Cada veio aberto deve estar em seu sistema de coleta e fora da sua cabeça

• Você deve ter o menor número possível de caixas de coleta que possa sobreviver

• Você deve esvaziá-la regularmente

Processar

• Comece do topo• Processe um item de cada vez• Nunca coloque algum item de volta no container• Se algum item requer alguma ação

– Faça, se levar menos que dois minutos, OU– Delegue, OU– Adie

• Se um item não requer alguma ação:– Jogue fora, OU– Classifique-o como Algum Dia/Talvez, OU– Arquive-o, caso sirva como material de referência

• Se tomar menos de dois minutos do seu tempo para realizar algo, deve ser feito imediatamente. A regra de dois minutos é uma orientação, abrangendo aproximadamente o tempo que seria necessário para adiar alguma ação

Organizar

• Listas que podem ser usadas para acompanhar os itens que estão esperando por alguma ação– Próximas Ações - Para todo o item que requer atenção, decida qual

é a próxima ação que pode ser tirada daquele item– Projetos - Todo o veio aberto na sua vida ou trabalho que requer

mais de uma ação para ser realizado se torna um projeto– Em Espera - Quando uma ação é delegada para alguém, ou então

é necessário aguardar algum evento externo antes de levar adiante algum projeto

– Algum Dia/Talvez - Coisas que devem ser feitas em algum momento da sua vida, mas não agora.

• Um calendário é importante para monitorar suas reuniões e compromissos, no entanto, não utilize para manter listas de ações

• O ponto-chave final de organização do GTD é um sistema único de arquivamento. Este deve ser fácil, simples e divertido

Revisar

• As listas de ações e lembretes serão de pouca utilidade se não for revisto, pelo menos diariamente, ou sempre que possível. Dado o tempo, energia e recursos disponíveis num determinado momento, deve-se decidir a mais importante tarefa a ser feita imediatamente, e fazê-la

• A disciplina de GTD exige que todas as ações, projetos e itens em espera sejam revistos pelo menos uma vez por semana, tendo a certeza que todas as novas tarefas ou eventos futuros sejam inscritas no sistema, e que tudo está atualizado

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: Construindo o horizonte de foco

• 50 mil pés: Propósito e princípios (Vida)

• 40 mil pés: Visão (longo prazo 3-5 anos)

• 30 mil pés: Metas (curto e médio 1-2 anos)

• 20 mil pés: Áreas de responsabilidade• 10 mil pés: Projetos atuais• Decolagem: Próximas Ações

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: Seis níveis de foco

• Quanto mais alto, maior o campo de visão e mais geral o quadro de nossas vidas

• Considerando projetos, ações, negócios e compromissos inacabados (veios abertos), e outras entradas com diferentes "alturas“

• Revisar com foco em diferentes níveis. A perspectiva adquirida a partir dessas análises deverá conduzir suas prioridades, o que, por sua vez, determina a prioridade de cada uma das funções e compromissos recolhidas durante o processo do fluxo de trabalho

• Determinar o contexto da respectiva tarefa e colocá-la em uma lista apropriada.

Fazer

• Qualquer sistema organizacional não é bom se é necessário um tempo extenso gasto na organização de tarefas ao invés de realmente executá-las

• Se você puder executar o sistema de forma simples, fácil e divertida você estará menos inclinado à procrastinação ou se sobrecarregar com muitos veios abertos

: Planejamento Natural

• Para quando é necessário mais planejamento e estudo

• Foco "vertical" ao planejar projetos e pensar por meio de tópicos

• Cinco etapas do planejamento1. Definir o propósito e princípio2. Visualizar o resultado desejado3. Brainstorm ou consenso4. Organizar5. Identificar próximas ações

Ferramentas

• Google Gmail – praticando GTD• Ema Dox GTD

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Referências

Grato pela sua atenção!Alguma pergunta?

itamar@ema.net.br