manuel de gerenciamento
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GOVERNO DO ESTADO DO MATO GROSSOSECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO
SUPERINTENDÊNCIA DO SISTEMA DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS E SERVIÇOS
MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMÔNIO,
MATERIAIS E SERVIÇOS
Cuiabá/MT, julho de 2001.
MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS E SERVIÇOS
AGRADECIMENTOS:
- A DEUS, pois, sem a sua providência divina, impossível seria a realização deste trabalho.
- À Auditoria Geral do Estado, à Secretaria de Estado de Fazenda e demais Órgãos Oficiais, pela valiosa contribuição.
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MANUAL DE GERENCIAMENTO DE UNIDADES DE PATRIMÔNIO, MATERIAIS E SERVIÇOS
Equipe Técnica:
- Adriane Benedita Delamônica de Mattos - SAD- Amílcar Freitas de Almeida – METAMAT- Antonio Nunes Barbosa Filho – DEP/UFPE- Arnaldo Barreto Filho – INTERMAT- Davi Ferreira Botelho – AGE- Dílson Benedito Alves da Costa – SAGEC-/SEFAZ- Gonçalo Ferreira de Arruda – SAD- Ivonildo Caetano Monteiro – INTERMAT- José Borges de Menezes – EMPAER- Maria Elaine de Castro – SAD- Maria de Lourdes Gonçalves P. de Lima – PGE- Maria Luiza Salustiano – SAD- Miguel Leite Costa – MP/MT- Sandra Maria Castilho Ribeiro de Miranda - SEET- Willians Gonçalves de Oliveira - SAD
Coordenação Técnica/e Redação:
- Prof. Eng. Antonio Nunes Barbosa FilhoUniversidade Federal de PernambucoDepartamento de Engenharia de ProduçãoEndereço para contato:Av. Prof. Moraes Rego, 1235 – CEP 50.670-901Cidade Universitária – Recife/PECorreio eletrônico: [email protected]
Coordenação Administrativa:
- Maria Luiza SalustianoSecretaria de Estado de Administração de Mato Grosso/Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e Serviços
Correção textual:
- Profª. Cleonice Nobre de Miranda
ÍNDICE
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MENSAGEM DO SECRETÁRIO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO..............................6
PRIMEIRAS PALAVRAS....................................................................................................................7
APRESENTAÇÃO...................................................................................................................................8
INTRODUÇÃO.........................................................................................................................................9
1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS....................................................................11
1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO.......................................................................................................111.2 CONCEITOS BÁSICOS.................................................................................................................121.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS........................................................151.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS..........................................................................................161.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS..............................................................................................181.6. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS......................................................................221.7. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO.........................................................................................231.8. COMPRAS E SUA PREVISÃO.....................................................................................................241.9. FORNECEDORES........................................................................................................................261.10. CONTRATOS..............................................................................................................................271.11. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO........................................................................................301.12. DA ARMAZENAGEM.................................................................................................................321.13. SANEAMENTO DE MATERIAL.................................................................................................331.14. CUIDADOS ESPECIAIS............................................................................................................351.15. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES.........................................................................351.16. DOS INVENTÁRIOS...................................................................................................................381.17. DO DESFAZIMENTO................................................................................................................391.18. A RESPONSABILIDADE AMBIENTAL DO GESTOR DE PATRIMÔNIO...............................40
2. DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS..............................................42
CONCLUSÃO..........................................................................................................................................64
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................................65
ANEXOS...................................................................................................................................................67
COMUNICAÇÃO INTERNAPEDIDO DE COMPRAPEDIDO DE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA PARA DESPESAS COM MATERIAL PERMANENTECARTA CONVITERECIBO DE CARTA CONVITEMAPA COMPARATIVO DE PREÇOSAUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTOGUIA DE REMESSAREQUISIÇÃO DE MATERIAIS SOLICITADOS E NÃO CONSUMIDOSGUIA DE PRODUÇÃOFICHA DE CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADOFICHA DE PRATELEIRATERMO DE RESPONSABILIDADE SOBRE BENS MÓVEISTERMO DE TRANSFERÊNCIA INTERNA
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FICHA DE RETIRADA PARA MANUTENÇÃODEMONSTRATIVO DO INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO DE BENS MÓVEISREQUISIÇÃO DE MATERIALTERMO DE DOAÇÃO DE BENS MÓVEISTERMO DE BAIXATERMO DE BAIXA DE PRODUTOS ESPECIAISTERMO DE RECEBIMENTO E INCORPORAÇÃO
MENSAGEM DO SECRETÁRIO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
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O Governo do Estado de Mato Grosso vem desenvolvendo, paulatinamente, um Processo de Modernização em todos os setores da Administração Pública.
No que tange ao gerenciamento das atividades de Patrimônio, Materiais e Serviços, vale ressaltar que, de 1.980 até os nossos dias, a metodologia utilizada é procedimental, aquém das exigências atuais para o desencadeamento de uma administração eficiente, voltada à transparência e a economicidade.
Neste contexto e após reflexões, o então Secretário de Estado de Administração Dr. Fausto de Souza Faria tomou a iniciativa de formar uma equipe com técnicos de vários Órgãos Oficiais, objetivando a proceder estudos para a elaboração do presente “Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimônio, Materiais e Serviços”, como instrumento norteador para a prática ou operacionalização das atividades de aquisição e administração de bens patrimoniais.
Ao tomar posse no cargo de Secretário de Estado de Administração em 06 de abril de 2002, e tendo conhecimento de tão importante trabalho, que disciplina a Política de Administração de Controle de Bens Materiais e Serviços, assumimos o compromisso de dar continuidade ao mesmo, ou seja, buscar condições para implantar e operacionalizar os procedimentos propostos no Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimônio, Materiais e Serviços, dentro de um Sistema Integrado e Informatizado a ser adquirido e implantado.
MARCOS HENRIQUE MACHADOSecretário de Estado de Administração
PRIMEIRAS PALAVRAS...
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Há muito tempo, a mim fora solicitado escrever um texto sobre “Planejamento e Controle do Patrimônio e Material na Empresa Pública”. A experiência acumulada, ao longo de vários cursos ministrados para profissionais de organizações públicas e nas muitas turmas da disciplina “Administração de Materiais” da Universidade Federal de Pernambuco – UFPE, me dava o suporte para tal tarefa. Faltava apenas um último incentivo. E ele chegou através de contato com Maria Luiza Salustiano que, mesmo após a aposentadoria, aceitou o desafio de “pôr em ordem a casa” no Estado de Mato Grosso. A confiança e o entusiasmo que transmitia a cada contato foram os últimos incentivos necessários.
Não diria, em realidade, que este escrito pudesse ser considerado um livro didático, no sentido estrito da palavra livro. Trata-se, tão somente, do ordenamento do conhecimento básico para gestores de patrimônio público, escrito com especial atenção à sua forma e na expectativa de que o seu conteúdo pudesse ser facilmente compreendido, mesmo por aqueles que não tivessem conhecimentos prévios sobre a temática. O texto foi escrito como uma conversa simples e sincera sobre aspectos teóricos e sobre a legislação aplicada.
Espero, sinceramente, que este possa atingir seus objetivos e, quem sabe, segundo palavras de Maria Luiza, estaremos, com isso, entrando para a história do patrimônio público neste Estado.
Bondade sua, Maria Luiza. De parabéns, estão você e toda a sua equipe!
Cuiabá, maio/2002.
ANTONIO NUNES BARBOSA FILHO
APRESENTAÇÃO
A finalidade do presente “Manual de Gerenciamento de Unidades de Patrimônio” é dar suporte ao bom desenvolvimento das atividades dos gestores de patrimônio público do Estado de Mato Grosso. Neste sentido, o
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manual foi estruturado tendo como diretrizes três dimensões, a saber: o aspecto legal (que diz respeito ao conjunto de normas, que regem o assunto, nos âmbitos federal e estadual); o aspecto técnico (que coloca como princípio básico o conhecimento das características dos materiais por parte desse gestor) e o aspecto de gestão (que diz respeito à tomada de decisão relativa aos materiais, em termos de seu planejamento e controle). A ação do gestor, em consonância com essas dimensões, deve resultar na otimização da relação entre a disponibilidade dos materiais requeridos ao adequado funcionamento das organizações públicas e ao capital utilizado para tal fim.
Entendemos como gestor de patrimônio público, todo servidor responsável pela aquisição, guarda e conservação do patrimônio, material ou não, de unidades da administração pública direta e indireta.
A estrutura deste documento está composta de blocos de informações visando a atender a resolução das dúvidas e questionamentos que possam surgir no cotidiano dos gestores. Assim, em seu conteúdo, buscamos colocar à disposição destes um breve embasamento teórico, que julgamos como necessário para o entendimento dos conceitos e de alguns termos específicos: a lógica do funcionamento do sistema estadual de gerenciamento do patrimônio, as competências e as formas de contato com os responsáveis de cada Órgão, no tocante à questão dos materiais, que abrange uma coletânea da legislação pertinente (em meio magnético – disquetes), para uso pessoal de cada um dos gestores, bem como a indicação de onde obter informações atualizadas sobre essa legislação, que seria condição fundamental para o seu trabalho e, ainda, um conjunto de perguntas e respostas mais freqüentes sobre a temática.
Esperamos que este trabalho atenda bem aos seus propósitos e que todos os gestores de patrimônio do Estado de Mato Grosso contribuam para a sua melhoria, através das sucessivas revisões que, daqui por diante, deverão ser realizadas.
A COORDENAÇÃO
INTRODUÇÃO
O presente trabalho tem como conseqüência às preocupações decorrentes de observações e constatações, de que pouco se sabe acerca da dimensão das atividades do gestor de patrimônio materiais e serviços.
Preocupações estas que foram ampliadas ainda mais, a partir de questionamentos e reflexões feitas, durante e após a realização do Curso de
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Planejamento e Controle de Patrimônio, o que conseqüentemente, desencadeou uma busca de possíveis respostas a este problema.
Considerou-se, importante dizer que, apesar de ser um assunto tratado por muitos profissionais da área de Patrimônio da atualidade, sempre que se buscou resposta, encontrou-se mais e mais perguntas, gerando situações conflituosas e angustiantes.
Os profissionais desta área vêm vivenciando experiências, onde detectam dificuldades ou entraves dos mais adversos, impedindo a prática das atividades, tais como: inexistência de procedimentos, que disciplinem o controle e a movimentação dos bens, faltando, principalmente, informações que possam refletir a real situação e disposição patrimonial dos mesmos e, também, de um sistema informatizado e integrado que venha compatibilizar as informações entre o físico e o contábil.
Por sua vez, a metodologia utilizada é procedimental, amparada pelos seguintes instrumentos normativos: Portaria nº 426/80, de 17/11/1980, Decreto nº 16/91, de 15 de março de 1991, Instrução Normativa Conjunta SAD/AGE/MT nº 01/99, de 01/10/1999, D.O. de 05/10/1999 e Decreto nº 1260, de 29/03/2000 – D.O de 29/03/2000.
Convêm salientar que, de 1980 até os dias atuais, criaram-se outros documentos legais, voltados para a alteração da estrutura organizacional, sendo que a SAD se ateve apenas ao controle interno do seu patrimônio.
Neste ideário é que se propõe a elaboração deste Manual, como um instrumento que atende ao Decreto nº 182/99, de 20 de maio de 1999, que: “Dispõe sobre implantação do Cadastro Geral dos Bens Móveis da Administração Direta e Indireta, do Poder Executivo”, e mais precisamente, o seu artigo 2º que assim prescreve: “Fica o Secretário de Estado de Administração autorizado a baixar os atos necessários à aplicação do presente Decreto”.
Finalmente, sinaliza a necessidade da implantação do Sistema Informatizado do Patrimônio, como fator principal, para se atingir de forma coordenada, com transparência, economicidade e eficácia, as atividades de aquisição, controle, guarda e distribuição, objetivo este, da Modernização Administrativa que vem sendo implantado no Estado de Mato Grosso.
MARIA LUIZA SALUSTIANO
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1. FATORES QUE INTERFEREM NA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS
A Unidade de Patrimônio de uma Empresa seja estatal ou não, é de grande importância, visto que é dentro dela que se processa toda a política de aquisição, controle, conservação e distribuição de bens, agindo assim em uma inter-relação com outros seguimentos internos e externos à empresa em sua totalidade. Em consonância, com a dimensão de suas atividades, necessária se faz a demanda por maior qualidade com menor custo, a fim de atender não apenas às necessidades da sociedade como também às exigências legais que norteiam estas ações.
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Nesta assertiva, é que, a seguir, procurou-se destacar alguns fatores relevantes a fim de bem delinear a prática da política de aquisição e administração de Bens Patrimoniais.
1.1. FONTES DE INFORMAÇÃO
O gestor de patrimônio, como todo o bom profissional, deve estar sempre bem atualizado, no que se refere ao desempenho do seu trabalho, seja no que diz respeito às suas próprias atividades, e, também, sobre as tendências futuras, a fim de que possa adequar a sua rotina bem como a de todos aqueles que interagem nesse sentido, de forma a não ter um direcionamento, que venha causar prejuízos à organização que representa ou a terceiros.
Pode-se dizer que o conhecimento das fontes de informação representa a atualização e a consolidação das informações disponíveis nas organizações.
A seguir algumas fontes de informação foram selecionadas, notadamente, aquelas que estão disponíveis na Internet. Entre as mais importantes neste sentido, destacam-se:
1.1.1. www.senado.gov.br/portal - que é uma base de pesquisa legislativa atrelada ao Senado Federal. Permite a procura por tipo de documento, data de publicação, bem como o acompanhamento de propostas de legislação, inclusive alterações, em andamento;
1.1.2. www.comprasnet.gov.br - que trata exclusivamente das compras do governo federal, com informações disponíveis sobre legislação, fornecedores e atualidades de interesse para os gestores de patrimônio público estadual;
1.1.3. www.planejamento.gov.br - que traz todas as informações sobre as atividades desenvolvidas a cargo do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão do Governo Federal;
1.1.4. www.interlegis.gov.br - que é uma outra base de dados legislativos do Governo Federal;
1.1.5. www.redegoverno.gov.br - que traz informações sobre a estrutura e as competências de cada unidade do Governo Federal, e ainda, as formas de contato com os responsáveis em cada uma destas. É bastante útil quando se deseja saber onde obter informações a respeito de assuntos específicos relacionados ao Poder Público.
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Uma última sugestão de fonte de informação é entrar em contato com a unidade central de patrimônio ou diretamente com a Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e Serviços (SAD).
Formas de contato:
Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e Serviços (SAD).Endereço: Centro Político Administrativo – Palácio PaiaguásTelefone: 613-3639 Fax: 613-3616Internet: http://www.sad.mt.gov.br/
1.2 CONCEITOS BÁSICOS
Todos os anos o poder público em suas diversas esferas, seja federal, estadual ou municipal, destina significativa parcela de recursos à aquisição de materiais que serão utilizados com as mais diferentes finalidades visando o atendimento da população.
Todo esse conjunto de materiais adquiridos com recursos públicos custou dinheiro, valem dinheiro e devem ser tratados como se dinheiro fossem. Assim, integram importante parcela do patrimônio público.
O dicionário Aurélio1 traz, em sua página 1282, uma precisa definição de patrimônio: “complexo de bens, materiais ou não, direitos e ações, posse e tudo o mais que pertença a uma pessoa ou empresa e seja suscetível de apreciação econômica”.
Cabe ao gestor de patrimônio público uma série de atividades que envolva os bens sob seus cuidados ou mesmo antes, quando da aquisição destes para o atendimento das diversas necessidades da população, conforme fora frisado anteriormente. Pode fazer parte de sua rotina a elaboração de orçamentos e o controle das respectivas contas públicas, a guarda e conservação desses materiais, além de sua distribuição para os requerentes. Para isso deverá exercer atividades de planejamento e controle.
Como planejamento pode-se definir a tomada de todas as providências requeridas, em termos de verificação das necessidades (seja de pessoal, de materiais, de equipamentos etc.) e para o atendimento dessas necessidades, para que um dado projeto ou objetivo possa ser realizado ou alcançado. Pode-se dizer que é o caminho a ser seguido para assegurar que todas as expectativas e demandas possam ser atendidas.
O controle é a contínua verificação do planejamento, corrigindo os desvios entre o que está sendo efetivamente obtido e aquilo que se deseja ou se espera.
1 FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo dicionário da língua portuguesa. 2ª. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. reimpressão.
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Então, o planejamento e o controle do patrimônio material na empresa pública envolvem atividades antes de sua entrada na organização, durante a sua presença nesta e, também, para a sua saída dos registros desta.
Como material pode-se definir todo o conjunto de bens tangíveis, isto é, móveis e imóveis que compõem o patrimônio de uma organização.
Bens imóveis é todo o conjunto de edificações e espaços, terrenos etc. que não podem ser deslocados de seu local de instalação. Por sua vez, os bens móveis têm essa característica de mobilidade potencial. Estas definições são importantes para o controle físico desses bens e sua respectiva avaliação.
Para fins de elaboração e controle dos orçamentos e das contas públicas duas definições são fundamentais. Material de consumo e material permanente.
Por material de consumo, pode-se definir aquele que, em razão de seu uso corrente e de definição da Lei n°. 4.320/64, perde sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada em dois anos. São definidos como despesas de custeio, da categoria econômica despesas correntes.
Por sua vez, material permanente pode ser entendido como aquele que, igualmente em razão de seu uso corrente e de definição legal, não perde a sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. São definidos como despesas de investimento, da categoria econômica despesas de capital.
Na classificação de despesa orçamentária, para a identificação do material permanente, são adotados os seguintes parâmetros:
durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
fragilidade – quando a estrutura do material está sujeita à modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-o pela perda e/ou irrecuperabilidade de sua identidade;
perecibilidade – quando o material está sujeito a modificações em sua natureza (química ou física), sendo passível de deterioração ou perda de suas características normais de uso;
incorporabilidade – quando o material for destinado a ser incorporado a outro bem. Assim, este não pode ser retirado sem prejuízo das características do principal;
transformabilidade – quando adquirido para fins de transformação, produção ou fabricação de partes, elementos ou de outros bens completos.
É importante destacar que tais parâmetros devem ser considerados em conjunto e são conhecidos como parâmetros excludentes para materiais
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permanentes, ou seja, em caso de dúvida sobre a classificação de um dado material como permanente ou de consumo deve-se verificar, como meio de elucidação ou de esclarecimento, se o material apresenta ou não as características definidas pelos parâmetros durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade ou transformabilidade. Se o material ou os materiais em análise se enquadrarem em tal descrição, a decisão do gestor tenderá a classificá-los como de consumo, ou seja, tenderá a decidir por excluí-los da possibilidade de os classificar como permanentes. Por isso, são chamados de parâmetros excludentes de classificação de materiais permanentes.
A observação de que a decisão tenderá é para alertar para o fato de que a classificação de um dado material, exclusivamente, em função de sua natureza pode ensejar erros de planejamento e controle desse material. Por exemplo: se considerar um copo de vidro por sua natureza, a decisão será a de colocá-lo como material de consumo, devido à fragilidade. Por outro lado, se observar a função desse bem junto ao patrimônio poder-se-á classificá-lo como material permanente. Explica-se: o copo de vidro pode ser uma peça de museu e como tal integrará um patrimônio duradouro. Ainda que, para o seu registro e controle não seja efetuada qualquer aposição de etiqueta ou similar. Ainda que seja apenas um bem relacionado.
Tal alerta serve para indicar que, antes da natureza e do material, propriamente dito, com que foi fabricado um dado bem, a sua função para a sociedade é que deve servir de indicador para a sua classificação e esta para as atividades de planejamento e controle associadas a este patrimônio material.
1.3. SOBERANIA DAS CARACTERÍSTICAS DOS MATERIAIS
Se possível fosse resumir em uma única frase toda a filosofia da gestão de patrimônio e material na empresa pública, certamente consistiria em dizer que: “As características dos materiais são soberanas!”.
Isto significa que, para o gestor de patrimônio desempenhar adequadamente suas funções é de fundamental importância, que ele seja conhecedor das características dos materiais sob seus cuidados, visto que elas nortearão a tomada de decisões.
Nesta ótica, pode-se afirmar que este gestor deverá ser um profissional com formação específica a fim de que possa desempenhar as funções que lhe competem. Ao contrário, dificuldades poderão ser encontradas, colocando em risco o patrimônio público, sob os seus cuidados, a si mesmo e às pessoas que trabalharem sob sua orientação, bem como o meio-ambiente e a população em geral.
O patrimônio material custa e vale dinheiro. Segundo a Lei 6.404/76 os estoques são classificados como ativo circulante, que rapidamente pode ser transformado em capital; e pela Lei 4.320/64, em ativo permanente,
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devendo, portanto, ser tratado como se dinheiro fosse. Servem, por vezes, como garantia de empréstimos aplicados para o desenvolvimento local. Daí, a necessidade de bem conhecê-los para o seu uso adequadamente.
Com o crescimento da consciência da profissionalização do gerenciamento dos recursos públicos, destaca-se que não há mais espaço para uma subvalorização das atribuições relativas a estoques ou patrimônio público de maneira geral.
O reconhecimento de um profissional não está relacionado à função que desempenha na sociedade, mas pela forma como ele a desempenha. Afinal, a todos os profissionais tornam-se necessária a convivência harmoniosa da sociedade, sem a qual seria quase impossível a própria existência dela.
O conhecimento de como e, em que condições adquirir, transportar, e armazenar e, quais os cuidados necessários nestes procedimentos, bem como a importância de cada material para os processos produtivos de sua organização e das unidades que esta deve prover, em outras organizações públicas, traduz um pouco da amplitude do trabalho, que deve ser desempenhado por este profissional.
Afinal, sem a sua presença, certamente, haveria a falta de materiais,
o que poderia significar a interrupção de atividades nas organizações públicas e, também, a má aplicação de recursos na busca de seu suprimento.
Isto tudo, caracteriza a importância desses profissionais nas organizações e a necessidade de sua valorização!
1.4. CADASTRAMENTO DE MATERIAIS
O gestor de materiais pode ordenar, adequadamente, os seus conhecimentos sobre os materiais e as suas características utilizando uma sistemática que resulte em uma lógica para a diferenciação destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada um.
Tal instrumento para a estruturação dessa diferenciação, pode ser obtido através do cadastramento de materiais.
Através de um exemplo de solicitação de materiais a um gestor de patrimônio, poder-se-á explicar esta sistemática.
Severino (S) precisa de materiais e se dirige a Agenor (A) que é o responsável pelo patrimônio material de seu órgão. Veja como será o diálogo entre eles e o que se poderá aprender:
S – Bom dia, Ageno Preciso de papel!
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A – Bom dia, Severino. Verei como posso atendê-lo.
E se dirige para o interior do almoxarifado. Em seguida, volta para o balcão sem nada nas mãos.
A – Severino, não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado e também existe uma ordem expressa de que não serão aceitas devoluções. Ajude-me a não errar no que pede!
S – Por que não disse logo. Preciso de papel tipo “off-set” para impressão.
Agenor se dirige novamente para o interior do almoxarifado. Outra vez, volta para o balcão sem nada nas mãos.
A – Severino, ainda não posso atender você. Existem muitos tipos de papel no almoxarifado. Ajude-me a não errar no que pede!
S – Preciso de papéis “off-set” em folhas.
A – Ah, bom! Tem também papel em bobinas, rolos de todos os tamanhos!
S – Isso, você também me ajudou a pedir melhor Quero folhas no formato ofício!
E Agenor se dirige mais uma vez para o interior do almoxarifado. Em seguida, retorna ao balcão sem nada nas mãos.
S – O que foi dessa vez, Agenor?!?
A – Tem papel azul, verde, branco, amarelo e até rosa...
Antes que Agenor conclua o que estava dizendo, Severino o interrompe.
S – Preciso de papel “off-set”, em folhas, no formato ofício e brancas. Ah, antes que me esqueça, duas resmas, 75 de gramatura, por favor!
Disse Severino em tom irritado, querendo a todo custo ter o seu pedido atendido.
E lá vai Agenor para o interior do almoxarifado e... retorna com as duas resmas de papel “off-set”, formato ofício, em folhas branquinhas e de 75g/m2.
A – Se você tivesse pedido assim logo da primeira vez eu já o teria atendido...
Olhou para a fila que já se formava atrás de Severino. E continuou...
A – Enquanto eu tivesse qualquer dúvida sobre o que realmente você precisava, eu não poderia atendê-lo. E isso serve para qualquer um de vocês aí na fila!...
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Foi logo aproveitando a oportunidade para dar a lição a todos os que se encontravam esperando a vez. E concluiu...
A – E é bom dizer para todos que pretendem vir aqui buscar material, que só atendo a pedidos quando não houver qualquer chance de errar no que se pede. Para não haver erros vocês têm que fazer o pedido através da correta especificação do material! Entenderam?!?
Vamos recapitular o que Agenor ensinou a Severino e aos outros que se encontravam próximos:
quando Severino disse que precisava de papel, ele apresentou apenas a denominação principal do material. Agenor teve dúvidas e não pôde atendê-lo.
quando Severino disse que precisava de papel “off-set”, ele acrescentou ao pedido a referência básica do material. Agenor continuou com dúvidas e não pôde atendê-lo.
quando Severino acrescentou a informação “ em folhas”, ele informou a forma de apresentação do material de que necessitava. Agenor ainda teve dúvidas e não pôde atendê-lo.
mas quando ele disse que queria no formato ofício, ele informou as dimensões do material desejado.
assim, quando ele disse que queria folhas brancas e de gramatura 75 (ou 75g/m2), apresentou outras especificações que ainda se faziam necessárias para a perfeita caracterização de seu pedido e de sua necessidade. Desta forma, Agenor, pôde finalmente atendê-lo.
O cadastramento de materiais, através de suas especificações, dá meios ao gestor de patrimônio a fim de que possa diferenciar os materiais uns dos outros e, dessa forma, para distinguir os cuidados específicos para cada um destes.
Tem como níveis:
1. Denominação principal,2. Referência básica,3. Forma de apresentação,4. Dimensões,5. Outras formas de especificação.
Mas será que todas as vezes que apresentar um pedido terá que relacionar todas as características dos materiais, através de suas especificações?
Claro que não! Se o cadastramento dos materiais for bem feito, poderá utilizar códigos que representarão o conjunto de características de cada material. Para não ocorrer à possibilidade de erros, entende-se que
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cada material somente poderá ser demonstrado por um código que, por sua vez, representará um único material. Uma relação de um para um!
1.5. CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS
Os materiais, através do cadastramento, podem ser organizados em classes ou categorias.
Esta divisão dará origem ao sistema de codificação, que servirá como um meio rápido e eficiente de recuperar o conjunto de especificações que caracteriza cada material. Nesta assertiva, quando qualquer característica for relevante na diferenciação de dois materiais, implica dizer que estes são distintos no tratamento a ser dispensado e que, portanto, devem ter códigos diferentes.
Em resumo, o código será a melhor forma de comunicação para a apresentação das características de um dado material.
Entre os principais sistemas de codificação de materiais destacam-se:
1.5.1. Sistema alfabético – utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para a diferenciação de um conjunto de materiais. Por exemplo, RM pode significar régua de madeira. RMA poderá significar régua de madeira de 30 cm. RMB poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de transcrição e o reduzido número de variações que podem ser obtidas a partir da combinação das letras. (Além do fato da difícil memorização de um número elevado de códigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relação geral de patrimônio).
1.5.2. Numérico – podem-se tecer considerações semelhantes. Por exemplo, material da classe 1000 pode significar régua de madeira. Material 1030 poderá significar régua de madeira de 30 cm. Material 1050 poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restrições: a possibilidade de erros de transcrição e a eventual dificuldade do agrupamento de novos materiais similares a outros já cadastrados e que venham a ser inseridos, posteriormente, na relação geral de patrimônio.
1.5.3. Alfanumérico – numa tentativa de ampliar as vantagens dos dois métodos, anteriormente descritos, foi criado o sistema alfanumérico, agregando letras e números. RM30 poderá significar régua de madeira de 30 cm. RM50 poderá significar régua de madeira de 50 cm e assim por diante. Contudo, apesar do ganho evidente nas possibilidades deste novo sistema de codificação, as desvantagens dos sistemas originais ainda permanecem.
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1.5.4. Como forma de ampliar a utilidade da codificação, pela estratificação dos materiais em grupos, classes e categorias, surgiu o sistema decimal simplificado ou universal que tem a seguinte estrutura em três chaves: 1ª . 2ª . 3ª , sendo a primeira aglutinadora, a segunda individualizadora e a terceira descritiva.
Tomando, por exemplo, os seguintes números de matrícula de universitários:
871.11.283 – 871 estará presente em todo o conjunto de matrículas do ano de 1987, para alunos que foram aprovados para o 1 semestre letivo; 11 – por exemplo, significa engenharias, estará em todos os códigos de alunos aprovados para as engenharias; 283, por sua vez, identificará um aluno em questão, apesar de todos os outros alunos aprovados, para aquele semestre, terem matrícula iniciando com 871 e mesmo os alunos das engenharias desse ano que tenham matrícula 871.11.XXX.
Agora a matrícula 921.11.320. O que se pode dizer a respeito? Sabe-se que o aluno foi aprovado para o 1 semestre do ano de 1992, pertence à área de engenharia e... O que mais? Os últimos três números o diferenciam dos demais alunos dessa instituição, em todos os tempos. Afinal, cada elemento da relação geral, somente será representado por um código e este representará apenas um, e somente um elemento dessa relação.
Nesta estrutura de codificação, XX.11.XXX representa uma semelhança para conjunto de alunos, por área de conhecimento, independentemente do ano de ingresso na instituição. Por isto, estará presente em todas as matrículas de alunos dos cursos de engenharia.
Os três últimos dígitos podem representar um conjunto de informações suplementares e que serão necessárias para a perfeita identificação do aluno na relação geral dos discentes, seja o seu curso e engenharia mecânica, elétrica ou civil, entre outras. O grau de seu curso, se graduação ou pós-graduação, e assim por diante.
1.5.5. O sistema de codificação por barras, para o controle de patrimônio e material, foi introduzido, visando facilitar o levantamento e a localização dos bens, durante a realização de um inventário.
Este sistema permite a identificação do código por meio de equipamentos de leitura ótica. Seu princípio baseia-se na transformação dos dígitos do código em uma representação binária (de combinações de dois algarismos – zeros e uns, o que permite a sua utilização por meio informatizado). Quando um feixe de luz incide sobre as barras, o leitor percebe a existência de combinações de dois grupos de barras. As barras refletivas ou “brancas” (zeros) e as barras não refletivas ou “escuras” (uns).
Em realidade, o sistema de codificação por barras é utilizado para fins diversos em automação. Seja para o controle de acesso (como em crachás), seja na área comercial (como em produtos que se adquire em supermercados e outros produtos comerciais em geral), controle de cargas
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(como na aviação comercial), na prestação de serviços em geral (como na identificação de exames clínicos), entre outros usos.
1.5.6. Os produtos comerciais brasileiros utilizam um sistema de codificação chamado EAN-13 e que tem 13 dígitos, assim distribuídos em quatro chaves:
1ª . 2ª . 3ª - 4ª .
1.5.6.1. A primeira com três dígitos, conhecidos como bandeira ou “flag” (bandeira em inglês), representa a origem ou país de origem do produto.
1.5.6.2. A segunda indica o fabricante. Assim, todos os produtos fabricados pelo mesmo fabricante terão a mesma segunda chave, ainda que confeccionados em países distintos (diferenciação pela bandeira). Unidades distintas de um mesmo fabricante em um mesmo país terão dígitos de identificação de fabricante distintos. Tal medida é para permitir a rastreabilidade do produto, ou seja, saber a sua origem desde a sua produção e até a sua chegada ao consumidor final, bem como em caminho inverso – do consumidor até a unidade que o produziu.
1.5.6.3. A terceira chave serve para diferenciar os vários produtos produzidos por um mesmo produto A lógica do sistema é a mesma do exemplo do sistema decimal anteriormente descrito (matrículas dos alunos).
1.5.6.4. A quarta chave é uma proteção do sistema. Serve para verificar se um código percebido pelo leitor ótico realmente corresponde à representação numérica equivalente. É um dígito verificado Sua função é a mesma daqueles dois últimos dígitos da identificação de pessoas junto à Receita Federal (o nosso CPF, que tem formato XXX.XXX.XXX-AA), onde AA são os dígitos verificadores e os demais são dígitos de informação. Estes últimos servem, tão somente, para verificar se o conjunto dos demais, realmente, corresponde a um registro válido e são formados a partir de uma combinação específica destes.
Para produtos que têm pequenas dimensões é utilizada uma versão reduzida chamada de EAN-8 e que tem apenas oito dígitos. O sistema EAN é utilizado em todo mundo. Nos Estados Unidos (EUA) e Canadá, e também nos países que mantêm estreitas relações comerciais com estes. É comum um outro sistema de codificação por barras, chamado de UPC, que guarda os mesmos princípios, e tem formatos diferentes para grandes e pequenas embalagens. Por força da integração dos mercados mundiais estes sistemas – EAN e UPC – estão passando por um processo de integração que resultará, em breve, no sistema UCC-EAN já em testes.
Uma dúvida comum dos gestores de patrimônio é quanto à utilização interna de códigos de barras para o controle do patrimônio material na empresa. Pode-se dizer que existem sistemas de codificação comercial, unificados em todo o país, e que existem outros internos às empresas. Atualmente, os leitores óticos já conseguem processar as leituras, fazendo
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as conversões de um para outro sistema, sem perda de eficiência. Assim, não há a necessidade da duplicidade de listagens para conversão e controle sob os códigos comerciais externos e internos da empresa.
1.6. DA CARGA E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS
Quando um material passa a integrar o patrimônio de uma organização uma das primeiras atividades, após a verificação de sua regularidade (física e fiscal), é o seu registro na relação geral de patrimônio, anotando-se a data e o valor de sua incorporação, a forma e a documentação de sua origem, a sua destinação, bem como o número pelo qual deverá ser localizado nessa relação (o seu cadastro ou registro propriamente dito).
Ao verificar a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de um material, afirma-se que foi estabelecida a carga do bem. Sendo o mesmo transferido, anotam-se os dados e as condições dessa responsabilidade pelo novo consignatório. Desta forma, constata-se que ocorreu a descarga do material, em relação ao primeiro, com a respectiva carga para o segundo.
Toda transferência de materiais, em uma organização, deve dar origem a um novo termo de carga, quando houver a mudança de responsabilidade sobre estes. Pode-se dizer que a carga é condição obrigatória para esta transferência, sendo que, para a sua realização, o bem deverá estar perfeitamente caracterizado e avaliado, quanto ao seu estado ou condição de uso, bem como, devidamente, valorado, a fim de que se possa estabelecer a dimensão da responsabilidade que assume o novo consignatário.
A descarga também ocorrerá quando o material se tornar irrecuperável pelas perdas de sua funcionalidade, por consumo e demais transferências (cessão, venda, permuta, doação, inutilização e abandono) e, ainda, por furto ou roubo, observadas as particularidades do caso.
Eventualmente, partes ou peças de um conjunto podem ter a sua descarga isolada, fazendo-se as devidas anotações no registro patrimonial, e, ainda, a atualização do valor desse bem.
- O método mais comum utilizado para identificar o bem patrimonial é o da oposição de plaquetas. Porém, existem outros, tais como: gravação ou tatuagem (animais, bens metálicos, plásticos...); aposição de anéis, colares ou similares (animais) tarja magnética, carimbos (livros), etc.
Um dos problemas mais comuns é a perda da seqüência da
numeração de plaquetas. Vale lembrar que a numeração deve seguir uma
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ordem cronológica. Assim, será errado efetuar hoje o registro de um bem com uma placa de número 10 e amanhã proceder ao registro de outro cuja placa for menor que 10. A origem mais comum desse erro é reservar placas para um pedido ainda não entregue ou produtos que ainda aguardam inspeção para o seu recebimento final. Não agir assim, contribuirá para a redução deste erro. Também não é correto usar uma placa que, porventura, tenha sido “pulada”. A ação correta é dar baixa nessa numeração, através de processo específico para tal fim.
1.7. DA REQUISIÇÃO E DISTRIBUIÇÃO
Uma das funções do gestor de patrimônio é tomar todas as providências que contribuam para o pleno atendimento das necessidades dos vários requisitantes de materiais sob seus cuidados. Cabe a ele verificar a consistência dos pedidos, a possibilidade de seu atendimento e a condução dos materiais cujas necessidades devem e podem ser atendidas. Este processo de encaminhamento dos materiais aos seus respectivos requisitantes é o que se chama de distribuição.
Para que o material chegue ao solicitante, em perfeitas condições, em termos de quantidade e qualidade, o gestor deverá tomar uma série de providências que envolvam, entre outras medidas, a escolha do meio de transporte do mesmo até o local onde é esperado (que pode ser diferente daquele do solicitante), das proteções requeridas para garantir a sua integridade durante este transporte (embalagens), a seleção do transportador, bem como a contratação de seguros, quando pertinente.
Certamente, a maior fonte de erros e atrasos na entrega de materiais solicitados é a divergência entre a linguagem utilizada para a caracterização dos materiais.
A fim de que o pedido corresponda fielmente às necessidades de consumo necessário se faz que o solicitante e quem vai distribuir o material estejam “falando” sobre a mesma coisa. Isto é, que a descrição do material esteja em perfeita sintonia para ambos. A causa mais comum disto é a inexistência de um cadastro único de materiais, com sua respectiva codificação, para todas as unidades do Estado. Por isso, com absoluta prioridade, deve ser adotado o método descritivo, que consiste na especificação técnica do conjunto de características do material. O método referencial que consiste no uso de meios auxiliares (fotos, figuras, amostras e, até mesmo, embalagens de compras ou entregas anteriores etc.) para a caracterização do material desejado, pode resultar em problemas na sua entrega ou aquisição. Estes problemas podem ocorrer porque, por exemplo, a amostra utilizada caracterizava apenas referência de fabricação e não de marca, o que, na maioria dos casos, não é permitido quando se tratar de aquisições pelo Poder Público.
Um outro problema muito comum quando da compra ou solicitação de fornecimento por referência é a possibilidade de caducidade desta, ou seja, atrelar-se a uma alternativa obsoleta de um produto, quando podem já existir produtos de melhor desempenho, inclusive a preços menores no mercado, como no caso de equipamentos de informática.
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A fim de minimizar ainda mais essa possibilidade, cabe ao gestor de materiais estar sempre em busca de atualização sobre os materiais disponíveis no mercado.
Para a distribuição dos materiais nas organizações, dois processos de fornecimento podem ser utilizados. O primeiro, ou por pressão, consiste no fornecimento de quantidades uniformes em intervalos de tempo determinados, uma vez que as características da demanda ao longo do tempo já são bem definidas, não havendo, desta maneira, a mínima possibilidade de falhas no atendimento. Mesmo sendo os materiais bastante simples não requerem a apresentação de requisição a cada fornecimento (copos de água e café, por exemplo).
O segundo processo é aquele em que o fornecimento é realizado após a apresentação de cada requisição, quer seja pela variabilidade do material de consumo, que não permite uma distribuição uniforme, o que possibilitaria perdas por obsolescência, inatividade ou ociosidade, quer seja pelo valor mais expressivo, fazendo-se necessário um controle mais rigoroso de sua distribuição.
Convém, finalmente, destacar que sempre caberá ao gestor, realizar julgamento sobre o que lhe é apresentado como solicitação. Nenhum material deverá ser distribuído sem que a devida solicitação tenha sido encaminhada. Mesmo para produtos distribuídos sob pressão, em algum momento deve ter havido a previsão de seu consumo e seus respectivos consumidores, bem como, a autorização para esta distribuição.
1.8. COMPRAS E SUA PREVISÃO
Em muitas organizações públicas, as atividades relacionadas ao planejamento de compras (planejamento das quantidades, seleção e avaliação de fornecedores, negociação etc.) estão dissociadas das atividades relativas ao processamento dessas compras (atividades de licitação, documentação e registro), bem como, de seu recebimento. Tal fato, por muitas vezes, gera problemas entre as reais necessidades do solicitante e do que efetivamente é entregue à organização. A falta de entrosamento entre estas atividades (compras, licitação e almoxarifado) pode comprometer o suprimento de materiais para a empresa.
Nesta ótica, pode-se resumir o parágrafo anterior em uma única frase: “As compras representam a porta de saída da maior parte dos recursos de uma organização ou a sua plena capacidade de operação”. Com a escassez de recursos públicos, uma boa compra é condição fundamental para a manutenção dos níveis de atendimento que o Estado pode oferecer aos cidadãos.
Uma boa compra, então, é aquela que atende, ao mesmo tempo, as exigências técnicas do solicitante e de quem vai recebê-la (que devem estar expressas como especificações), os requisitos legais de sua aquisição (licitação, por exemplo) e de sua entrega (locais, prazos e datas). Para que
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isso possa ser alcançado necessário se faz, que as pessoas, que exercem atividades associadas a tais funções trabalhem de forma integrada, diferentemente, do que ainda acontece hoje em muitas organizações públicas, conforme fora falado no início deste tema.
Para que o planejamento de compras seja bem realizado, é importante que o responsável por esta função busque ao máximo introduzir em sua rotina o estabelecimento de previsões. Antecipar-se sobre possíveis necessidades de materiais e das necessidades associadas a esta (área e condições requeridas à sua armazenagem, pessoal para a distribuição, recursos, à sua aquisição, entre outras) é de fundamental importância para o pleno funcionamento da empresa pública. Todavia, nem sempre é possível ter previsões confiáveis sobre determinadas necessidades. Por outro lado, também podem ocorrer imprevistos que alterem a regularidade das compras.
Previsões podem ser entendidas como expectativas acerca de um futuro, por vezes, incerto. Assim, quanto mais conhecimento o gestor de patrimônio tiver sobre as compras (do consumo dos materiais, do intervalo entre compras sucessivas, dos fornecedores, da variação de preços no mercado, do tempo decorrido entre o pedido e a disponibilidade do material ao solicitante etc.), maiores chances terá para minimizar as incertezas desse futuro e com mais segurança poderá realizar o seu trabalho e, assim, contribuir para a maximização do desempenho de sua organização.
Como regra básica, as compras devem ser regulares, o que significa um planejamento estruturado (com as suas respectivas previsões) e um bom funcionamento do setor. A ocorrência de compras emergenciais dará elementos para o gestor de patrimônio repensar o seu planejamento, seja pela identificação e levantamento de falhas ocorridas neste, seja porque “imprevistos” apontaram potenciais fragilidades ou despreparo do setor para lidar com estes. Uma vez, devidamente autorizado, em conformidade com a previsão orçamentária e a disponibilidade financeira, o gestor de patrimônio também poderá antecipar suas compras, visando obter ganhos de oportunidades (ofertas de mercado ou pela tendência de alta dos preços do produto), o que em empresas privadas poder-se-ia chamar de compras especulativas. Por fim, quando são necessárias compras, devido à obsolescência de materiais, pode-se dizer que ocorreram falhas anteriores no planejamento, resultando aquisições de quantidades desnecessárias ou excessivas.
Conclui-se, então, que é através do planejamento de compras, que a organização busca estabelecer a maximização da utilização dos recursos disponíveis em atendimento às demandas.
Como elementos do planejamento de compras, é necessário estabelecer as quantidades, os locais e as datas para as entregas de cada um dos materiais a serem adquiridos, bem como o processo de seleção e avaliação de fornecedores, o conteúdo de informações para a negociação junto a estes e, ainda, o conjunto de rotinas e documentos necessários para a operação do sistema interno. Também, caberá a definição de critérios para a racionalização da aquisição orientada pelos requisitos de conservação dos materiais, vez que é comum a realização de compras para
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a substituição de materiais que perderam, precocemente, suas características (deterioração) devido à sua inadequada armazenagem.
Assim, para evitar a perda dos materiais adquiridos, por deterioração, é importante que o responsável pelas compras conheça as condições disponíveis para a armazenagem, pois que este poderá decidir sobre as embalagens e sobre os meios de transporte, o que poderá contribuir para a redução dessas perdas.
A fim de melhor estabelecer as previsões, o gestor de patrimônio poderá se valer do histórico das compras (observando sua variação ao longo do tempo), bem como recorrer ao auxílio de outros profissionais, que detenham maiores conhecimentos sobre a variação da demanda e dos preços praticados no mercado.
A demanda e a oferta de materiais podem concentrar em certos períodos do ano, ou terem um comportamento irregular. Então, o gestor deverá adotar estratégias de ação específica para cada situação, de modo que, apesar da ausência de estabilidade na demanda e na oferta, o que seria ideal para o seu trabalho, ele consiga aplicar adequadamente os recursos disponíveis e assegurar o atendimento das necessidades de material em sua organização. Quanto mais conhecimentos o gestor detiver sobre o seu papel, estará melhor preparado para lidar com esta variação de situações. Isto implica em dizer que a melhoria de seu desempenho e do resultado que seu trabalho representará para a sua organização, dependerá de sua contínua atualização profissional, obtida pela constante leitura e pela troca de experiência com outros profissionais do seu ramo de atividades.
1.9. FORNECEDORES
Não existe verdade maior do que dizer que: “O problema do seu fornecedor hoje, poderá tornar-se seu no amanhã!”. Falhas técnicas ou mesmo administrativas de seu fornecedor podem comprometer o funcionamento de sua organização. Assim, em alguns casos, melhor que os abandonar ou trocá-los, será desenvolvê-los!
Não basta que o fornecedor tenha a capacidade de apresentar um bom produto. Mas, necessário se faz que tenha condições de fazê-lo através de um bom fornecimento, que envolva: preços, prazos, condições de pagamento, regularidade e pontualidade de entrega, entre outros aspectos relevantes.
A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência em fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e, em alguns casos, da tecnologia disponível na empresa. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada, sendo possível que esta influencie de forma negativa ou positiva na qualidade técnica.
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Para evitar problemas indesejáveis é interessante que a organização mantenha em seu poder um cadastro atualizado sobre potenciais fornecedores. Assim, poderá em pouco tempo ter informações sobre estes e proceder a um julgamento justo sobre as alternativas disponíveis para o fornecimento, quando pertinente. Esta condição mínima para que uma empresa possa se candidatar a fornecedor denomina-se qualificação. Por sua vez, a ordem de prioridade para o fornecimento entre aqueles considerados habilitados intitula-se de classificação.
A fim de evitar abusos, por parte de fornecedores, cada unidade poderá formalizar sanções relativas a falhas ou problemas em fornecimentos sucessivos. De acordo com a gravidade das falhas (atrasos, trocas no material entregue, faltas nas quantidades, etc), podem ser estabelecidos pontos negativos (ou deméritos) e ao total de uma quantidade limite de deméritos para um certo intervalo de tempo (20 pontos acumulados em um ano, por exemplo) estará, devido a esse conjunto de falhas, proibido de concorrer ao fornecimento por um certo período ou, ainda, poderá ser desqualificado, o que implicará efetivamente na impossibilidade de fornecimento. Tal providência pode ser executada, através do condicionamento de cada fornecimento, à qualificação prévia. Uma opção, para tanto, é exigir, quando cabível, a qualificação do pretenso fornecedor junto ao Cadastro Geral de Contribuintes do Estado, ou, ainda, junto ao Cadastro de Fornecedores do Ministério de Planejamento (SICAF), que faz parte de um sistema integrado de informações relativas a compras disponibilizadas na Internet (www.comprasnet.gov.br).
Complementam este sistema o Cadastro de Materiais e Serviços (SICAM) e a Divulgação Eletrônica de Compras (SIDEC).
1.10. CONTRATOS
Uma das definições clássicas de contrato é que este “é a convenção estabelecida entre duas ou mais pessoas para constituir, regular ou extinguir entre elas uma relação jurídica”. Esta definição é bem interessante, porque coloca em poucas linhas a orientação sobre todos os elementos que devem constar em um contrato bem elaborado. São eles:
1.10.1. a qualificação das partes envolvidas e de seus representantes legais para aquele efeito;
1.10.2. o objeto – que apresenta a motivação da elaboração do contrato, aquilo que deverá ser buscado ou atingido;
1.10.3. a constituição – que formaliza os interesses de cada uma das partes, a duração e os meios necessários para tanto;
1.10.4. a regulação – que estabelece os direitos e obrigações de cada uma das partes em relação ao outro e a terceiros, bem como orientações para a resolução de conflitos que, porventura, venham a se estabelecer;
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1.10.5. a extinção – que determina os motivos para o encerramento do contrato, seja pelo atingimento de seus propósitos, seja pelo descumprimento dos termos da regulação ou, ainda, pela limitação de tempo prevista em sua constituição.
Quando o contrato envolve, como uma das partes, o poder público, este recebe o nome de contrato administrativo e se caracteriza pela predominância deste em relação às demais partes, face à finalidade do atendimento de interesses públicos.
O gestor de patrimônio ou o responsável pela elaboração dos contratos administrativos, como representante do poder público, no momento da contratação da aquisição de bens e serviços, deve sempre considerar que estes contratos têm como principais características:
1.10.6. licitação prévia – visa maximizar a utilização do recurso público (ou a seleção da proposta mais vantajosa para o Estado), e que, para tanto, deve ser realizado o processo com a respectiva documentação necessária;
1.10.7. publicidade – dar a mais ampla ciência a possíveis interessados no processo de licitação e, também, para caracterizar a transparência e a isenção do agente público, em relação a esta, o que garantirá o princípio de isonomia de direitos;
1.10.8. prazo determinado – que todos os contratos tenham um prazo de vigência definido, visando criar a oportunidade de novas ofertas ao Estado e, assim, otimizar os recursos empregados na contratação, bem como impossibilitar a transferência de responsabilidades sobre esta, com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar 101, de 04/05/2000);
1.10.9. prorrogabilidade – apesar do que reza o parágrafo anterior, haverá ocasiões onde o contrato poderá ser prorrogado, visto que a sua continuidade se constituirá como vantagem adicional, através da obtenção de preços e condições mais vantajosas. Todavia, tal condição deverá ser prevista quando da contratação inicial, assim como limitações de tempo em conformidade com o item acima;
1.10.10. cláusulas exorbitantes – são aquelas que caracterizam a predominância do poder público neste tipo de contrato. Entre elas mencionam-se:
1.10.10.1. Modificação e rescisão unilateral dos contratos – em nome do interesse público, há a possibilidade da alteração das quantidades, inicialmente, previstas para o fornecimento, dentro de limites previstos na legislação e mesmo do encerramento do anteriormente contratado por aquele;
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1.10.10.2. Fiscalização – compete aos representantes do poder público realizar a fiscalização das competências técnica e administrativa dos contratados, bem como do próprio fornecimento de materiais e serviços. Cabe ressaltar que cláusulas, referentes à fiscalização, devem constar do termo de contrato, inclusive quanto à extinção deste;
1.10.10.3. Aplicação de sanções – decorrente da atribuição de fiscalização, a aplicação de sanções representa uma forma de coibir a inobservância do acordado, bem como uma forma de educar o fornecedor público a respeito dos aspectos constantes neste acordo;
1.10.10.4. Ocupações provisórias de móveis e imóveis – prerrogativa específica do interesse público face à propriedade privada;
1.10.10.5. Inaplicabilidade de exceção de contrato não cumprido – ainda que o poder público, por intermédio de seus representantes, não cumpra o que cabe a este no contratado, não há de imediato a extinção deste. Tal condição obrigaria o fornecedor a arcar com todas as suas obrigações independente do fato do poder público cumprir com as suas. Visando coibir o uso abusivo desta prerrogativa, restrições quanto ao fornecimento de materiais e serviços, fazem constar da Lei de Responsabilidade Fiscal.
Entre outras características do contrato administrativo destaca-se a possibilidade de ser cobrado do fornecedor, além das exigências formais para a sua qualificação, que este apresente ou deposite uma garantia de até 5% do valor do contrato, sendo aceitos caução em dinheiro e títulos da dívida pública, bem como seguro-garantia e fiança bancária.
Para a sua efetiva validade, os contratos devem ter seus termos previamente publicados, para amplo conhecimento dos interessados, e, após o seu estabelecimento, os prazos previstos na legislação, de acordo com o tipo de processo em execução.
1.11. DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO
Uma das mais importantes etapas do trabalho do gestor de patrimônio é o recebimento dos materiais em sua organização. Para tanto, uma série de pré-requisitos devem ser observados. O primeiro deles, diz respeito à competência para este recebimento: significa dizer que o gestor de materiais, sozinho ou em equipe, terá plenas condições de julgar a conformidade daquilo que lhe é entregue. Este julgamento tem duas dimensões: o aspecto quantitativo e o qualitativo, ou seja, as quantidades e as características ou especificações do material em recebimento.
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Além disso, deve ser observada a regularidade desse material, no que se refere aos aspectos fiscais, (documentação emitida pelo fornecedor, nota fiscal ou similar) e à compatibilidade do que é entregue com a documentação que originou o pedido (licitação, empenho, autorização de despesa etc.).
A fim de evitar julgamentos diferentes para um mesmo produto, por diferentes recebedores ou por um mesmo, em datas diferentes, faz-se necessário que se estabeleça um procedimento padrão, contendo as formas de inspecionar o material a ser recebido, bem como verificar sobre quais os aspectos este deve ser avaliado (pontos de inspeção no produto).
A elaboração de uma relação geral sobre os itens a ser verificada evitaria essa variação avaliativa, bem como o esquecimento de algum ponto a ser avaliado, tem-se mostrado um instrumento adequado. Adicionalmente, justificam-se a elaboração de listas de verificação e a sua adoção formal pelos órgãos públicos, vez que permite que o conhecimento sobre os materiais possa estar disponível para todos na organização, diminuindo a dependência do conhecimento centrado nas pessoas.
Assim, quando o titular de uma função sair de férias ou, por algum motivo, não puder exercer suas atribuições, outra pessoa poderá assumi-las, sem maiores perdas de desempenho.
Outrossim, a existência de procedimentos escritos servirá de memória técnica da evolução desse conhecimento na organização; ou seja, a contínua revisão e redação de procedimentos permitirão a melhoria desses a cada nova edição, resultando assim em um trabalho mais ágil e eficiente para o gestor de materiais.
Um dos problemas mais comuns do gestor de patrimônio é a assinatura do canhoto de recebimento, sem a prévia conferência das características do produto que recebe. Agir dessa forma, a princípio significa atestar a condição do material entregue.
A justificativa mais comum para tal atitude é que, por vezes, a quantidade de material a receber é bastante grande, não havendo como verificar a totalidade do material entregue.
Porém, algumas providências podem e precisam ser tomadas para a minimização de oportunidades de conflitos entre o fornecedor e o recebedor, neste caso, os gestores de patrimônio. Uma das medidas mais simples é o estabelecimento de uma norma instituindo o recebimento provisório de todos os materiais entregues. É claro que tal condição deva ser colocada ao conhecimento dos fornecedores, no respectivo documento, que apresenta a necessidade de fornecimento (edital, autorização de despesa etc.).
Assim, o gestor de patrimônio poderá ter algum tempo a mais para a verificação das condições em que um dado material lhe é entregue.
Vale ressaltar que, também, deve constar da publicação, anteriormente citada, que a liberação da autorização de pagamento
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somente será efetuada após a inspeção realizada nesse recebimento provisório.
A fim de que o material em recebimento não seja utilizado, indevidamente, enquanto uma parte do lote recebido ainda esteja em verificação, recomenda-se a segregação (separação física) dessa parcela do estoque, em uma área reservada, pois que o consumo de parte do material entregue, poderá implicar na aceitação de todo o lote.
Igualmente, os materiais que foram recebidos e se verificados que não estão em condições de uso, também devem ser segregados e convenientemente sinalizados para que não ocorra o seu consumo indevidamente ou, que sejam posteriormente agregados a um outro lote que já tenha sido aprovado para o consumo, resultando daí em trabalho extra para o gestor de patrimônio e sua equipe.
Vale afirmar que, quando aplicável, pois nem todos os materiais podem passar por recepção provisória, é sempre favorável ao patrimônio a recepção, após a qual, será considerado como recebido, em definitivo, o material entregue.
O local de entrega dos materiais, em regra geral, deve ser o almoxarifado da unidade. Todavia, nem sempre será possível fazer o depósito dos mesmos, no referido espaço. Neste caso, o gestor de patrimônio deve dirigir-se até o local (canteiro de obras, unidade agrícola etc.) para onde o material foi encaminhado e, somente, após a sua autorização, é que este deve ser liberado para uso.
O recebimento dos materiais poderá ser feito pelo almoxarife ou gestor de patrimônio, isoladamente, ou com o auxílio de outros profissionais, de reconhecida competência técnica ou domínio do conhecimento, sobre as características dos materiais, formando assim uma comissão de recebimento.
Ressalta-se, então, que não há nenhum desmerecimento em buscar auxílio de outros profissionais. Afinal, é praticamente impossível que uma única pessoa detenha conhecimentos sobre a totalidade de materiais, que podem ser entregues em um patrimônio. Pelo contrário, será sinal de maturidade e consciência profissional, reconhecer a importância desse auxílio, quando necessário.
Deve-se, também, lembrar que existem outras formas de recebimento de materiais no patrimônio além das compras regulares, tais como: por cessão, doação, permuta, transferências, produção interna e, ainda, pelo pagamento de dívidas para com o Estado. Em cada uma dessas situações existirão os documentos pertinentes que deverão ser, devidamente, verificados para a carga do patrimônio e a devida atualização de seu valor (termo de cessão ou doação, declaração de permuta, guia de remessa ou nota de transferência e guia de produção, conforme o caso).
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1.12. DA ARMAZENAGEM
A armazenagem é demasiadamente importante para a disponibilidade dos materiais, em atendimento às demandas. É, através dela, que se busca manter a integridade das características dos materiais. Para tanto, mister se faz que os locais reservados para esta função – os almoxarifados – tenham as condições necessárias, ou seja, se possível, tenham sido edificados para tal propósito ou adequadamente adaptados. Caso contrário, a tarefa de conservar as características dos materiais, poderá ser prejudicada colocando-os em risco para a finalidade a que se destinam.
Junto à função de armazenar os materiais em um almoxarifado, também cabe ao gestor tomar todos os cuidados requeridos para a preservação do patrimônio. Deste modo, todas as unidades deverão contar com programas de manutenção e conservação. A realização contínua dessas atividades contribuirá para que o patrimônio público seja transferido, em boas condições, às gerações futuras. Para que tal expectativa seja alcançada, é necessário que o material possa ser, prontamente, localizado no almoxarifado; isto é, possa ser identificado dentre os demais, em pouco tempo, o que implica a adequada organização dos espaços destinados para este fim.
Os cuidados na armazenagem, que se iniciam com a perfeita localização dos materiais, devem-se estender aos aspectos de segurança que, no trato com os materiais, assume dois caminhos.
1.12.1. O primeiro diz respeito à própria segurança das pessoas, que trabalham no almoxarifado, nas atividades de movimentação de materiais, devendo para isso serem observadas regras como: materiais pesados devem ser armazenados no piso ou nas prateleiras inferiores, visando reduzir a possibilidade de quedas destes, quando da sua movimentação; materiais de maior volume serem estocados próximo à entrada do almoxarifado, para facilitar a sua retirada; a compatibilidade entre materiais (por exemplo, não estocar inflamáveis junto a combustíveis); os cuidados necessários para o trato de materiais tóxicos ou venenosos (por exemplo, o uso de equipamentos de proteção – luvas, máscaras, botas etc.); existência de material de socorro e um plano de ação na ocorrência de acidentes, além de haver pessoal habilitado na equipe para atuar em caso de emergência,;existência de uma listagem de substâncias químicas armazenadas, contendo sua descrição (composição) e forma de atuação em caso de vazamento ou contato acidental; entre outras medidas de segurança para o próprio gestor, de sua equipe e de pessoas que, esporadicamente, possam visitar a unidade.
1.12.2. O segundo aspecto refere-se à segurança das pessoas, que usarão o material, após a sua armazenagem. Se o produto for deteriorado, durante uma armazenagem inadequada, poderá ocorrer um acidente, quando de seu uso. Por exemplo: imaginem o que poderá acontecer com um policial que utilizar munição indevidamente armazenada. Do mesmo modo e que acontecerá com escolares, que recebam merenda deteriorada?
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Diante destas indagações, pode-se afirmar como se torna fundamental a observância destes dois aspectos, por parte da equipe de armazenagem.
O gestor de materiais poderá ser responsabilizado pelos danos que possam vir a ocorrer por falta de adequada conservação dos materiais. Poderá responder pela perda dos materiais em si e pelos danos decorrentes de seu uso em condições deterioradas, o que pode ensejar complicações de maior gravidade.
Assim, é dever do gestor de patrimônio exigir condições adequadas para a execução das atribuições que lhe competem.
1.13. SANEAMENTO DE MATERIAL
Ainda é comum nos almoxarifados, das organizações públicas, a presença de materiais sem serventia, que foram adquiridos há muito tempo atrás e que, por algum motivo, não foram consumidos. Estão lá e representam capital público empatado e que, de certa forma, desvaloriza-se dia após dia. Entre as prováveis explicações que se podem buscar, para tal descontrole, estão o superdimensionamento de compras e a falta de controle físico do material em estoque.
Quanto ao problema das compras superdimensionadas pode-se apontar, como causa fundamental, a falta de planejamento na aquisição de origem diversa. Por outro lado, o controle da presença física de materiais na organização, que também contribui para o planejamento, não sendo regularmente realizado, também contribui para o agravamento da situação acima descrita. São atividades que devem ser executadas em conjunto.
No controle de estoques, uma das falhas mais freqüentes é o fato de os gestores de patrimônio, comumente, entenderem que almoxarifado é sinônimo de estoque. Assim, acreditam, que a simples verificação dos saldos de materiais, nos almoxarifados, representam os estoques destes na empresa. Neste aspecto, reside uma das principais origens para o superdimensionamento de estoques.
Almoxarifado é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais, ou seja, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funções.
Estoque, por sua vez, é toda e qualquer presença de materiais na empresa. Deve-se, inclusive, considerar como estoque os materiais em trânsito, sejam aqueles, que estão em processo de recebimento, bem como, os que foram distribuídos para os vários setores da empresa e, ainda, não foram consumidos.
Exemplificando-se: como o gestor de patrimônio, em um hotel, deve apresentar seu relatório de inventário de materiais ao gerente? Devem-se
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considerar apenas os materiais no almoxarifado central? ou deverá acrescentar a estes, toda a presença de materiais similares distribuídos nos quartos, cozinhas, bares e demais dependências do hotel? Imagine, então, que alguém deseje levantar as quantidades de bebidas, sendo que seus estoques estejam distribuídos pelo almoxarifado central, pelos bares e restaurantes, nos frigobares dos quartos, nas copas e também nos carrinhos para reabastecimento do quarto. Em quantos locais encontrará “latas” ou “garrafas” de bebidas a contar? As quantidades encontradas, em cada um desses locais, representam, em conjunto, o estoque de bebidas desse hotel. Se limitasse a verificar apenas as quantidades no almoxarifado, estaria cometendo um erro muito grande. E pior, estaria fornecendo informações erradas a pessoas, que precisariam de informações confiáveis para a boa execução de seu trabalho. Imaginem o prejuízo que o hotel teria caso adquirisse uma quantidade de bebidas, pensando que dispusesse, apenas, de uma parte menor do que em realidade a tem. De igual forma deve-se pensar o que ocorre com as organizações públicas. Esta é uma das funções do gestor de patrimônio público: minimizar os desperdícios de recursos, através da aquisição indevida de materiais.
A atividade de otimizar as quantidades em estoque, verificando-as no seu respectivo estado ou condição de uso, chama-se saneamento de material. Visa também, à liberação de áreas nos almoxarifados e dos materiais considerados inativos, cujo estoque na organização for muito superior às necessidades de consumo, ou seja, o seu giro é muito baixo, incorrendo ao risco de que o mesmo perca a sua validade, se deteriore ou se torne obsoleto, porque não haverá consumo suficiente para as quantidades estocadas.
Ressalta-se que o gestor de materiais deverá executar, rotineiramente, a atividade de classificar em ativos ou inativos os materiais em estoque. Esta atividade é de fundamental importância, para o correto planejamento das futuras aquisições.
1.14. CUIDADOS ESPECIAIS
O gestor de patrimônio tem como função primeira manter a integridade do patrimônio público, ou seja, preservá-lo. Para tanto deverá realizar ações, visando à conservação das características dos materiais, equipamentos e imóveis sob os seus cuidados, estruturar programas de conservação de cada um desses bens, observadas as particularidades individuais e, também, fornecer subsídios para a tomada de decisão a respeito da recuperação dos mesmos, quando a sua funcionalidade puder ser restaurada. Tal decisão deve ser orientada, em princípio, pela viabilidade econômica da recuperação.
Serão considerados bens antieconômicos, quando o custo de sua recuperação superar 50% de seu valor, depois de recuperado. Entretanto, existem bens, cujos custos sobre sua perda podem trazer prejuízos ao patrimônio público, superiores àqueles de sua recuperação, por maiores que sejam. É o caso, por exemplo, de bens de valor histórico.
A responsabilidade do gestor de patrimônio sobre os bens a seus cuidados enseja três níveis de obrigações, por danos causados a estes:
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1.13.1. o primeiro é a reposição do bem e da funcionalidade que este representa, ou seja, o atendimento da demanda social, a que o bem se destina, deve ser mantida sem prejuízo à população;
1.13.2. o segundo é a recuperação do bem para assegurar o atendimento da demanda;
1.13.3. o terceiro diz respeito à indenização ou ao ressarcimento do valor que o bem representa no patrimônio público.
Deve-se ressaltar que a legislação estabelece essa ordem para as responsabilidades do gestor, em relação ao patrimônio que estiver a seu encargo.
1.15. CONTROLE E RENOVAÇÃO DE ESTOQUES
Após o devido registro do bem no patrimônio, com a respectiva atualização de seu valor, cabe ao gestor o contínuo acompanhamento desse material, bem como o de seus similares, verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e saídas), isoladamente ou em conjunto, enquanto pertencentes à organização.
Esse controle é fundamental para que não ocorram excessos ou falta de materiais de qualquer natureza. A otimização da relação, entre a disponibilidade dos materiais e o custo desta, também é obtida por esse controle. A compra ou renovação de estoques, igualmente, deve ser orientada por seu controle.
Existem dois métodos básicos de acompanhamento e controle de estoques, segundo os quais o gestor realizará avaliações das quantidades disponíveis:
1.15.1. O método periódico que consiste na avaliação do estoque em intervalos regulares de tempo (semanal, mensal, semestral ou outra freqüência apropriada para as características do material), independente das movimentações realizadas no período.
Este método tem como vantagem o fato de concentrar a atividade de avaliação do estoque em datas únicas, servindo para o planejamento das datas e da duração dessa avaliação, bem como para o estabelecimento dos recursos necessários para tanto (pessoas e meios).
Todavia, em função da quantidade de itens a serem avaliados (variedade ou diversidade), este método pode representar concentração significativa de esforços. Tal situação é muito comum, na realização de inventários anuais, quando não houver a atualização dos saldos e valores do estoque. Apresenta ainda a desvantagem de dar margem a uma maior probabilidade de falta de materiais, vez que estes serão verificados apenas em datas fixas. Isto pode sinalizar um grande risco de paralisação das
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atividades da organização, em função da importância do material para os processos produtivos desta.
A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:
MÉTODO DE CONTROLE PERIÓDICO:
Representação Gráfica:
Quantidade em estoque
Tempo
t1 t2 t3 ( F )
Intervalo entre levantamento dos estoques (t1 = t2 = t3 = ... = tn).Os inventários são feitos em intervalos de tempo regulares
(constantes), o que pode resultar em faltas ( F ) como no intervalo 3. 1.15.2. O método de controle por níveis de estoques, em que o gestor
utiliza, como elemento de tomada de decisão, quantidades, que lhe servirão como referências, independente de quanto tempo levem para ser atingidas.
A utilização deste método implica na dispersão de esforços desse controle ao longo do período, podendo resultar num elevado número de aquisições e custo de compras pela colocação de sucessivos pedidos, o que não ocorre quando do controle por períodos fixos.
A seguir, um demonstrativo para melhor ilustração:
MÉTODO DE CONTROLE POR NÍVEIS DE ESTOQUE:
Representação Gráfica:
Quantidade em estoque
( f ) ( c )
( b )
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( a )
( d ) ( e )
Legenda:(a) – Estoque mínimo ou de segurança.(b) – Ponto de pedido.(c) – Estoque máximo.(d) – Tempo de reposição ou de ressuprimento.(e) – Intervalo entre reposições consecutivas.(f) – Lote de compras ou de encomenda.
Conclui-se, então, que existem vantagens relativas de um e outro método. Neste contexto, deve-se conjugá-los, unindo as vantagens, buscando minimizar as desvantagens.
Convém ressaltar que, de forma alguma, as fichas de acompanhamento de movimentação de materiais (fichas de prateleira) devam ser abolidas, ainda que o controle de estoques da unidade utilize recursos de informática. Nunca é demais ter à disposição um elemento extra de controle, que possa demonstrar sua serventia, quando da ocorrência de falhas nesse recurso informatizado (microcomputador ou seus programas).
1.16. DOS INVENTÁRIOS
O inventário é o instrumento através do qual os gestores de patrimônio verificam características específicas dos materiais sob os seus cuidados. Podem, através deste, levantar os saldos e a disponibilidade dos estoques, as condições de guarda e conservação, bem como obter, após a execução destas atividades, os meios necessários para a valoração dos estoques. Estes devem ser continuamente realizados, visando manter atualizadas as informações, acima descritas, para a tomada de decisões pelo gestor e por seus superiores.
A atualização das informações dos estoques facilita a rotina do gestor de patrimônio, sendo, inclusive, a única forma efetiva de evitar a concentração dessas atividades, em curto período de tempo, o que comumente acontece em organizações, que não mantêm esse hábito. Além disso, é conveniente que se lembre, de que a legislação coloca a obrigatoriedade da apresentação do inventário anual, como forma de o Estado manter controle sobre a variação de seu patrimônio, ano após ano, representado pelas quantidades de materiais e seus respectivos valores individuais e/ou em conjunto.
Também existem outras situações que ensejam a necessidade da realização de inventários de quantidades e valores.
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São elas:
1.16.1. quando do início de atividades de um órgão ou unidade de patrimônio (visando ao adequado estabelecimento de seu patrimônio e das responsabilidades em relação a este);
1.16.2. quando da transferência de responsabilidade (pela mudança do gestor do patrimônio da unidade ou, de seus superiores). Tal medida é fundamental, pois, vem dar suporte ao devido estabelecimento de responsabilidades, no que se refere ao patrimônio e à comprovação do cumprimento pleno das expectativas, por parte daquele que deixa a função;
1.16.3. quando da extinção ou transformação da unidade – similarmente ao parágrafo anterior, contribui para a verificação do cumprimento das expectativas no que diz respeito à função e ao estabelecimento das responsabilidades;
1.16.4. situações eventuais como a ocorrência de sinistros (incêndios, enchentes, furtos etc.) também podem provocar a realização de inventários para o estabelecimento de perdas e a verificação das quantidades, servindo ao ajuste do patrimônio e à tomada de providências, que se fizerem necessárias.
Realizam-se os inventários, a fim de uma verificação integral ou parcial das características dos materiais, no que tange à sua totalidade ou apenas parte do estoque, em razão dos objetivos a que este visa atender. Podem, de acordo com esses objetivos, ser realizados pelo próprio gestor ou por uma equipe especialmente designada.
1.17. DO DESFAZIMENTO
Da mesma forma que o gestor é responsável pela documentação e registro da entrada de materiais na organização, também está sob a sua responsabilidade a tomada de providências para a regularização das saídas no patrimônio. Estas podem ocorrer por consumo, no caso de materiais, ou pelo desfazimento desse patrimônio, quando se tratar de material ou bem de outra natureza.
O desfazimento pode acontecer em três situações:
1.17.1. pela transferência do bem a uma outra unidade, caracterizando a transferência das obrigações e responsabilidades para outras do Poder Público;
1.17.2. pela cessão a outra unidade, para que esta possa fazer uso do bem, mas com a manutenção da posse pelo órgão original;
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1.17.3. pela alienação, que consiste na transferência do poder sobre o bem, para novos proprietários externos ou não ao Poder Público.
Entre as formas de desfazimento destacam-se:
1.17.4. a venda (que pode ser realizada por concorrência, leilão ou convite);
1.17.5. a permuta;
1.17.6. a doação;
1.17.7. a inutilização e o abandono, cada uma destas com suas especificidades processuais.
Consideram-se motivos para inutilização do bem, a sua contaminação por agentes patológicos (que podem causar doenças nos homens, animais ou plantas), a infestação por insetos nocivos, contaminação por radioatividade, natureza tóxica ou venenosa (embalagens de agrotóxicos, inseticidas, por exemplo) e o perigo de utilização fraudulenta (como no caso de modelos e cópias de formulários, carimbos e outros elementos que podem dar origem a falsificações).
Torna-se importante destacar que, em razão da natureza dos materiais a serem inutilizados, por vezes, haverá a necessidade da contratação de empresas especializadas e de reconhecida competência para a execução dos serviços, face à possibilidade de danos ambientais e à saúde de pessoas que, por ventura, tenham contato com estes.
Por outro lado, também, em razão da natureza dos materiais, existe a previsão legal do abandono, que caracteriza a simples renúncia ao direito de propriedade.
Convém lembrar que, somente após a conclusão dos devidos processos, é que se poderá verificar o respectivo ajuste patrimonial com a anotação das baixas e a atualização dos valores devidos.
1.18. A RESPONSABILIDADE AMBIENTAL DO GESTOR DE PATRIMÔNIO
A responsabilidade do gestor de patrimônio vai além de suas atribuições diretas com os materiais, sob os seus cuidados. Sua atenção deve-se estender também aos possíveis impactos, que o trato inadequado destes pode causar ao meio ambiente e, assim, à própria humanidade.
Cuidados com as embalagens, a armazenagem e a disposição final dos materiais, entre outras atividades do cotidiano desse gestor, devem ser orientadas nesse sentido.
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Suas ações têm, por princípio, ser orientadas quanto à redução da geração de resíduos, a fim do reaproveitamento e da reciclagem dos materiais.
Muito embora cresça a consciência da população em geral, no que se refere a questões ambientais e, por conseqüência, às exigências dos cidadãos concernentes a estas, muitos desses gestores ainda não conseguem compreender, adequadamente, a importância de seu papel neste contexto. Acredita-se que, tal fato, venha em decorrência, em grande parte, da omissão de uma política ambiental estruturada, que envolva todos os escalões dos órgãos públicos.
Felizmente, as últimas ações do Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) sinalizam que tal situação deverá ser alterada em um futuro próximo. Assim, convém aos gestores de patrimônio antecipar e implementar, entre outras medidas exigíveis da dimensão ambiental de seu trabalho, programas de coleta seletiva, que darão suporte à reciclagem de materiais, que, por sua vez, poderão gerar recursos para o Estado, igualmente aos que existem em andamento nas empresas privadas.
Poder-se-ão também traçar estratégias, objetivando melhorar a condição ambiental de seus fornecedores, com a inclusão de exigências referentes ao licenciamento ambiental pertinente, com vistas à sua qualificação, enquanto fornecedor do Estado, bem como o estabelecimento de responsabilidades sobre o retorno de produtos e de suas embalagens, após o seu uso.
Todas essas providências podem resultar em significativas contribuições para um Estado mais responsável, quanto às questões ambientais, cujas organizações sirvam de exemplo para toda a população, favorecendo a economia de recursos e melhorando a vida dos seus habitantes, em geral, através de um meio-ambiente de melhor qualidade.
Informações adicionais podem ser buscadas junto às representações estaduais do Ministério do Meio-Ambiente, dos Recursos Renováveis e da Amazônia Legal (www.mma.gov.br) e nos órgãos estadual e local, quando houver.
A referência estadual sobre a temática é a Fundação Estadual do Meio Ambiente – FEMA.Endereço: Centro Político Administrativo – Palácio PaiaguásTelefone: 613-7200Internet: www.fema.mt.gov.br
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2. DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES E SUAS RESPOSTAS
As atividades do Patrimônio, Materiais e Serviços estão disciplinadas por uma vasta legislação específica exigindo do gestor constantes leitura e reflexões bem como a atualização de seu conhecimento sobre a temática.
Devido à natureza de sua rotina diária e a complexidade e dinâmica das normas legais pertinentes, torna-se impraticável a busca em compêndios, a fim de sanar dúvidas momentâneas.
Neste contexto, visando auxiliar o desempenho das atividades do gestor de patrimônio, foram selecionadas algumas das dúvidas mais freqüentes, para as quais se apresentam as respectivas respostas.
2.1. Com quais setores da organização o setor de compras se relaciona com maior freqüência?Compras são de fundamental importância para a organização e, através de suas atribuições ou necessidades, relaciona-se com os setores de planejamento, almoxarifado e licitação, contábil e financeiro, bem como com as demais atividades fim da empresa pública.
2.2. Quais as vantagens da centralização e da descentralização do setor de compras?
2.2.1. Centralização:a. Oportunidade de negociar maiores quantidades de
materiais;b. Homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;c. Controle de materiais e estoques.
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2.2.2. Descentralização:a. Distância geográfica;b. Tempo necessário para a aquisição de materiais;c. Facilidade de diálogo.
2.3. Como se dá a operação do setor de compras?Em princípio, as compras não podem ser realizadas por iniciativa própria do gestor de patrimônio. Isto é, devem ser provocadas pela necessidade de algum setor que encaminhará uma comunicação interna a apresentando. Assim, caso não haja a disponibilidade imediata do material a ser entregue, o gestor providenciará a apresentação de fornecimento ou pedido de compras. Para investimentos e bens permanentes deverá ser formalizado o pedido prévio de autorização para estas despesas. Em seguida, conforme o caso, são tomadas as providências relativas à licitação, que encerra o ciclo de atividades relacionadas a compras pela qualificação e classificação de fornecedores.
2.4. Que elementos fazem parte das condições de compra?Fazem parte das condições de compras, além das quantidades e preços contratados, as formas e prazos de pagamento, inclusive quanto ao recebimento de outros bens como parte do capital devido, o local e a programação das entregas (seqüência e datas), bem como as informações pertinentes às embalagens, meios (rodoviário, ferroviário, aéreo, etc.), frete e demais elementos referentes ao transporte dos materiais dos fornecedores até as unidades do Poder Público.
2.5. Como avaliar bem os fornecedores?Os fornecedores devem ser avaliados segundo dois aspectos: o técnico e o administrativo. A qualidade técnica de um fornecedor representa a competência de fornecer um bom produto e deve ser verificada através da qualificação do seu quadro profissional e, em alguns casos, da tecnologia do fornecedor. Por sua vez, a qualidade administrativa diz respeito à competência com que a empresa é gerenciada (preços, regularidade e entregas de acordo com o que foi pedido etc.), sendo possível que esta influencie negativamente a qualidade técnica.
2.6. Como a organização pública pode obter redução de custos através do setor de compras?Compras bem realizadas significa que o recurso de capital foi bem empregado. Como uma organização pública não visa lucro com a aquisição de bens e serviços, não há como recuperar o capital desperdiçado em compras mal realizadas, o que implica a premente necessidade da maximização do recurso público utilizado em suas compras. Compras, então, contribuirá com tal finalidade através de seu adequado planejamento e negociação com fornecedores visando a obtenção do fornecimento mais vantajoso ao interesse público.
2.7. Quais as prioridades ou métodos para aquisição e conservação de materiais inflamáveis?Devido às suas características, o material inflamável exige cuidados especiais para a sua guarda e conservação. Por isso, não é recomendada a
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sua aquisição em quantidades acima da capacidade de estocagem segura, tampouco por unidades que não disponham de condições adequadas para tal finalidade. Devem ser observadas recomendações para o trato de materiais inflamáveis (assim como para explosivos, conforme o caso) relativas à segurança do trabalho. Orientações específicas sobre as características das substâncias podem ser obtidas junto ao Corpo de Bombeiros e/ou junto a instituições como Universidades ou Institutos de pesquisa. Nunca é demais acrescentar que o pessoal dessas unidades deve estar preparado para a intervenção no caso de sinistros, como princípios de incêndios, e que estas devem ter um plano de contingências (indicando que providencias tomar, a quem comunicar fatos, como socorrer vítimas etc) para possíveis ocorrências desses sinistros.2.8. Quais as medidas a serem tomadas na aquisição, em casos de emergências?Compra direta, tendo as justificativas dentro das medidas legais.
2.9. Na aquisição, quais as principais formas para a descrição de bens?2.9.1. Descritiva: identifica com absoluta clareza, vez que caracteriza
o bem, através de suas especificações (técnica, estética, histórico-cultural, etc).
2.9.2. Referencial: identifica, indiretamente, o item (nome, símbolo, etc).
2.10. Na aquisição, com Recurso Próprio, qual a legislação a ser seguida: Federal ou Estadual?Deverá ser seguida a Legislação Federal.
2.11. Como proceder para a aquisição de semoventes?A aquisição de animais segue as mesmas orientações da aquisição de outros bens. Para tanto, é necessário solicitar opinião técnica especializada, se verificar a finalidade do órgão, bem como a formalização prévia da necessidade e a observação dos atestados de sanidade dos animais e, ainda, quando pertinente, obter certificado de linhagem (registro genético, por exemplo, para melhoramento de plantel ou outro caso onde tal informação seja requerida).
2.12. A aquisição nas Empresas da Administração Direta e Indireta deve ser feita pela própria empresa ou por uma Comissão de Licitação do Estado, que é unidade centralizada para este fim?Quando for recurso próprio é pela própria empresa. Quando for recurso do Tesouro é pela unidade centralizada.
2.13. Quais as modalidades de licitação para aquisição de materiais e serviços?
2.13.1. Carta Convite – modalidade de licitação mais simples, visa à contratação de pequenos valores referentes à aquisição de materiais e serviços, bens ou obras. Devem ser buscadas, pelo menos, ofertas de três fornecedores. Valores: materiais e serviços – de R$ 8.000,00 a R$ 80.000,00; obras e serviços de engenharia – até R$ 150.000,00.
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2.13.2. Tomada de preços – licitação junto a fornecedores, previamente, cadastrados (qualificados), publicação no Diário Oficial e em jornal de grande circulação. Valores: materiais e serviços – até R$ 650.000,00; obras e serviços de engenharia – até R$ 1500.000,00.
2.13.3. Concorrência – licitação que admite a participação de quaisquer interessados, previamente, cadastrados ou não. Valores: materiais e serviços – acima de R$ 650.000,00; obras e serviços de engenharia – acima de R$ 1500.000,00
2.13.4. Concurso – permite a seleção e a escolha de trabalho técnico ou artístico, onde a predominância é a intelectualidade.
2.13.5. Leilão – utilizada especificamente na venda de bens móveis e imóveis.
2.13.6. Pregão – É uma modalidade de licitação em que a obtenção pelo fornecimento de bens e serviços comuns, é realizada em sessão pública, por meio de propostas de preços escritos e verbais, que garantam por meio de pleito justo entre os interessados, a compra mais econômica, segura e eficiente.
Nas autorizações de despesas referentes a serviços, materiais, bens ou obras, antes do ato de empenhar faz-se necessário enquadrá-las, no que prescreve os artigos 14, 15 e 16 da Lei nº. 8.666/93, de 21 de junho de 1.993, alterada pela Lei 9.648/98, de 27 de maio de 1.998, que rege as Licitações e Contratos Administrativos no Brasil.
2.14. Quais os critérios para a habilitação de fornecedores?Probidade administrativa, habilitação jurídica, qualificação técnica, econômico-financeira e regularidade fiscal.
2.15. Quais os documentos necessários para participar de uma licitação?
Todos os documentos citados nos art. 27 a 32 da Lei 8.666/93, sendo os principais: CPF - se pessoa física ou CNPJ - se pessoa jurídica; Inscrição Estadual – para material e, Inscrição Municipal – para serviços; Certidão de Regularidade Fiscal - CRF (emitido pela Receita Federal), Estadual (emitido pela SEFAZ) e Municipal (emitido pela Prefeitura); certidão de regularidade do FGTS (emitido pela Caixa Econômica Federal); inscrição na entidade profissional competente.
2.16. Quando a licitação poderá ser dispensada?Com valor inferior a R$ 8.000,00; em caso de emergências, sinistro ou calamidade pública, conforme previsto no art. 24 da Lei 8.666/93, incisos I a XXIV. Sempre se apresentando a justificativa pertinente no respectivo processo.
2.17. Quais os períodos mínimo e máximo de duração de um contrato?
Ficará adstrita à vigência dos respectivos créditos orçamentários; exceto: aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no plano plurianual, os quais poderão ser prorrogados, desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório. A prestação de serviços a serem executados, de forma contínua, está limitada a 60 meses.
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2.18. Quais as principais prerrogativas do contrato?Segurança ao contratante e contratado, em caso de não cumprimento de uma das partes.
2.19. Quais garantias e exigências podem ser cobradas num contrato?2.19.1. Objetos e seus elementos; 2.19.2. Execução e forma de fornecimento; 2.19.3. Preços e condições de pagamentos; 2.19.4. Prazos de início e conclusão da execução; 2.19.5. Créditos da dispensa e da categoria econômica; 2.19.6. Garantias exigidas para execução; 2.19.7. Responsabilidade das partes; 2.19.8. Casos de rescisão; 2.19.9. Reconhecimento dos direitos em caso de rescisão; 2.19.10. Condições de importação, data e taxa de câmbio para conversão, quando for o caso; 2.19.11. Vinculação ao edital de licitação, ao convite e à proposta do licitante vencedor; 2.19.12. Legislação aplicável à execução do contrato e, especialmente, aos casos omissos; 2.19.13. Obrigação do contratado em manter, durante toda a execução do contrato, a compatibilidade com as obrigações por ele assumidas.
2.20. A partir do momento em que os serviços não estão de acordo com o contrato, nem sendo satisfatório, qual procedimento tomar?Rescisão do contrato, conforme o que preceituam os arts. 77 e 78 da Lei 8.666/93.
2.21. Como deve ser o julgamento de uma proposta num processo de Licitação? E se houver empate qual o critério usado para o desempate?O julgamento, conforme dispõe o art. 45 da lei 8.666/93, será objetivo, devendo a Comissão de Licitação ou o responsável pelo Convite realizá-lo de acordo com o tipo de licitação e os critérios estabelecidos no ato da convocação; quanto à ocorrência do empate, deverá ser obedecido o disposto no § 2º., do art. 3º, que estabelece igualdade de condições entre os participantes, tendo assegurada para critério de desempate a preferência aos bens e serviços produzidos ou prestados por empresas brasileiras de capital nacional; produzidos no país; produzidos ou prestados por empresas brasileiras, persistindo o desempate a classificação será feita obrigatoriamente por sorteio, em ato público, para qual todos os licitantes deverão ser convocados, sendo vedado qualquer outro processo de desempate. 2.22. Na modalidade convite, quando um dos participantes pode pedir anulação da Licitação?Quando houver irregularidades, do tipo: benefício.
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2.23. Quais medidas a serem tomadas quando uma determinada quantidade dos produtos adquiridos apresentarem defeitos?Existem duas possibilidades para a detecção desses defeitos. A primeira quando o material é entregue. Ou seja, uma parte está adequada para consumo imediato e a outra não (a que apresentou defeitos). Para a devida solução desse problema recomenda-se adotar a recepção provisória para a conferencia da qualidade e da quantidade dos produtos entregues. Tal condição deve estar previamente estabelecida no edital de fornecimento. A outra oportunidade é quando se percebe o defeito algum tempo após a entrega e já tendo sido consumida parte do material recebido. Nesta última, a comprovação de uma possível má intenção do fornecedor pode ficar prejudicada devido à, entre outros fatos, armazenagem indevida, mistura entre lotes oriundos de diferentes fornecedores etc. Sempre que possível, deve-se verificar amostras do produto entregue na presença do fornecedor e fazer constar cláusulas sobre penalidades para o fornecimento de materiais defeituosos, inclusive com a restrição de fornecimento ou da participação de certames licitatórios.
2.24. Poderão ser exigidas prestação de garantia nas contratações de obras, serviços e compras?A critério da autoridade competente, dependendo do caso, e desde que prevista no instrumento convocatório, caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia: caução em dinheiro ou títulos da dívida pública; seguro-garantia; fiança bancária.Obs.: não poderá exceder a 5% do valor do contrato. A garantia será liberada ou restituída após a execução do contrato e, quando em dinheiro, atualizada monetariamente (art. 56, § 1º. da Lei 8.666/93).
2.25. O contrato poderá ser modificado?Unilateralmente, para melhor adequação às finalidades de interesse público, respeitados os direitos do contratado (art. 58. Inciso I da Lei nº. 8.666/93).
2.26. Quais os critérios para ser “pregoeiro”?Assim como para ser “leiloeiro” há a necessidade de habilitação específica, para ser “pregoeiro” o servidor deve realizar capacitação para que possa exercer esta função. Portanto, não é possível ser pregoeiro pela simples designação por seus superiores.
2.27. Numa licitação, quando houver um fornecedor com “Melhor Preço” (com qualidade inferior) e outro com “Melhor Técnica” (com preço superior); qual procedimento adotar para justificar a decisão que indicará o vencedor do certame? Que argumentos poderão ser usados?Somente ocorrerão dúvidas dessa natureza quando no edital não forem previamente definidos todos os critérios para a seleção do fornecimento, o que poderá causar transtornos de diversas naturezas. Se as regras não forem estabelecidas com antecedência qualquer decisão tomada pela comissão de licitação poderá ser questionada, independente da argumentação utilizada como justificativa. Ao ser publicado um edital e verificada qualquer pendência a melhor providencia é a sua republicação para a inclusão do aspecto em falta ou para a devida correção.
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2.28. Qual o objetivo do pregão?A modalidade pregão destina-se a garantir, por meio de pleito justo entre os interessados, a compra mais econômica, segura e eficiente.
2.29. Como proceder no caso de bens em regime de cessão de uso em que foram leiloados pelo cessionário?O cessionário não é o proprietário do bem, logo não poderia se desfazer deste. O que implica o descumprimento das cláusulas do contrato, ficando ele, sujeito a execução das sanções previstas a ao ressarcimento do bem de origem.2.30. O que são bens e serviços comuns?São aqueles cujos padrões, desempenho e qualidade possam ser concisos e, claramente definidos no objetivo do edital, em perfeita conformidade com as especificações usuais praticadas no mercado.
2.31. O que é inventário físico?É a tomada de todas as providências, visando obter a avaliação ou valoração dos estoques. Para isso, devem ser levantados as quantidades e o estado (condição de uso ou conservação dos materiais em análise), para a sua posterior avaliação individual ou em conjunto.
2.32. O inventário deve ter data programada para o início e fim de suas atividades?Sim, deve ser em datas programadas, visando a contribuir para o seu melhor planejamento e execução.
2.33. Qual o procedimento para receber materiais adquiridos através de convite, quando seus valores forem superiores ao estabelecido no art. 23, da Lei n° 8.666/93?O recebimento deverá ser confiado a uma comissão composta de, no mínimo, 03 (três) pessoas, observadas as disposições do art. 15, § 8°, da Lei n° 8.666/93.
2.34. O que se exige para participar de modalidade de pregão?2.34.1. Habilitação jurídica; 2.34.2. Qualificação técnica e econômico-financeira; 2.34.3. Regularidade fiscal, com base na legislação em vigor.
2.35. Qual o procedimento a ser adotado com os bens inativos, considerados ociosos?Inicialmente deve ser procurada a sua destinação para outra unidade a fim de que possa fazer uso imediato deste (disponibilizado para cessão ou permuta). Se não for possível, deverá ser colocado à venda (na tentativa de tentar recuperar parte do capital empregado em sua aquisição). E, por último, deverá ser disponibilizado para doação.
2.36. Que orientações a seguir quando da realização de inventários?2.36.1. oportunidade – os inventários devem ser realizados em época
planejada, oportuna, visando a não causar transtornos ao andamento normal das atividades da unidade;
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2.36.2. uniformidade – os procedimentos de avaliação devem ser uniformes, de preferência padronizados e realizados, integralmente, pela mesma equipe, visando a assegurar os mesmos critérios e resultados similares para materiais em condições semelhantes;
2.36.3. instantaneidade – itens similares devem ser avaliados em um menor espaço de tempo entre o início e o final de sua contagem e valoração, se possível, nas mesmas datas, com vistas a assegurar que o tempo não influirá nessa avaliação e resultará em diferenças sensíveis para o conjunto;
2.36.4. integridade – preferencialmente, deve ser avaliada a totalidade dos itens em estoque. Todavia, por dificuldades de ordem econômica, de tempo ou de pessoal podem ser tomadas, como expressão da realidade, aproximações como a amostragem;
2.36.5. especificação – os materiais devem ser identificados e avaliados pelo conjunto de características que formam a sua especificação.
2.37. O que é inventário analítico?É a forma de controle em que se devem figurar todas as informações necessárias para a perfeita identificação e caracterização do material.
2.38. Quais são as providências do gestor de patrimônio, caso o Órgão possua estoque de materiais comprovado fisicamente como suficiente para atender a uma demanda de 3 meses, mais o encarregado de compras ou ordenador de despesas determinar a abertura de novas licitações?Verificar, antes de tudo, o estado do material, observando as suas características (perecibilidade, prazo de validade etc). Em seguida, comunicar a posição do estoque ao setor de compras ou ordenador de despesas, incluindo opinião sobre a possibilidade de emprego indevido de recursos públicos.
2.39. Os inventários gerenciais devem ser feitos por um gestor apenas?
Não, devido às suas características em ter uma finalidade específica (verificação de saldos e qualidades, identificação de desvios etc.), deverão ser efetuados por uma comissão, especialmente, designada.
2.40. Quais os prazos máximo e mínimo para a entrega do material?Os prazos mínimos e máximos deverão estar fixados em Edital.
2.41. O que é recebimento de material e quais as particularidades que se deve destacar neste ato administrativo? O recebimento é o ato pelo qual o material é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação, transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do fornecedor ao órgão. Deve-se observar a especificação técnica, a quantidade e a documentação do material (nota fiscal, empenho etc.).
2.42. Todo o material deverá ser entregue no almoxarifado?Sim, salvo quando o produto não possa ou não deva ser estocado ou recebido. Nestes casos a entrega far-se-á nos locais designados. Qualquer
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que seja o local de recebimento, o registro de entrada deverá ocorrer no almoxarifado.
2.43. Quais as penalidades para o gestor, quando ocorrer o desaparecimento de materiais sob os seus cuidados?Caracterizado o fato, o gestor estará sujeito à pena de substituição, reparação ou indenização, de acordo com o caso, respondendo, administrativamente e, após manifestação do Ministério Público, poderá, inclusive, ser julgado criminalmente.2.44. Quando é que se deve considerar irrecuperável um material?Quando estes perder suas características funcionais.
2.45. Qual o objetivo do planejamento e controle de estoques?Otimizar a relação entre a disponibilidade dos materiais e o seu custo.
2.46. De que forma deve ser feito o controle de um estoque?Através das requisições, de maneira periódica e pelo acompanhamento de cada movimentação (entradas e saídas na ficha de prateleira).
2.47. Como calcular o tempo de reposição de um material?2.47.1. Seleção e avaliação de fornecedor, trâmites legais; 2.47.2. Fabricação; 2.47.3. Transporte; 2.47.4. Inspeção de recebimento, etc., o que for pertinente, conforme
cada caso, levando em consideração o tempo decorrido, entre a colocação de um pedido, sendo tomadas todas as providências para o seu atendimento até a sua disponibilização para uso do solicitante.
2.48. O que é estoque de segurança ou mínimo?É uma quantidade de materiais reservada para fazer face aos possíveis aumentos no consumo ou no tempo de reposição ou, ainda, de ambos (consumo e tempo de reposição), que é a situação mais desfavorável.
2.49. De quem é a responsabilidade dos bens existentes no setor?Do gestor de cada ambiente ou unidade de trabalho.
2.50. Quais as informações obrigatórias nas notas fiscais, que deverão ser observadas pelo gestor quando do recebimento de materiais?
2.50.1. Data de emissão; 2.50.2. Descrição do material; 2.50.3. Quantidades; 2.50.4. Unidades de medida (dúzia, quilo, etc.); 2.50.5. Preços (unitários e total); 2.50.6. Bem como o destaque das alíquotas dos impostos (ICMS e IPI);2.50.7. Caracterização do fornecedor (CGC, inscrições estadual e
municipal, entre outras).
2.51. O exame qualitativo de um material deverá ser feito somente pelo gestor do almoxarifado?Não, deverá ser realizado por uma comissão, na qual ele deverá tomar parte.
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2.52. O almoxarifado poderá receber pedido fracionado (entregas por etapas)?Em princípio não, mas entre as finalidades das atividades do gestor está a de colocar à disposição da população os materiais necessários ao seu atendimento, cuja necessidade de demanda, por vezes pode-se caracterizar como mais importante do que o próprio capital, que aquele bem ou material representa. Assim, em algumas ocasiões, podem ser justificados os recebimentos fracionados.
2.53. Como proceder no controle de materiais e quais métodos deverão ser aplicados?O controle de materiais é uma atividade de grande importância para o gerenciamento do patrimônio. É através dele que o gestor verifica continuamente o saldo, o estado e as medidas requeridas para a manutenção dos materiais prontamente disponíveis para o atendimento às necessidades de consumo das unidades com as quais o seu setor se relaciona. Para tanto, deve realizar tal função através de atividades periódicas (controle periódico ou por intervalos de tempo fixos) e de acordo com a variação do consumo ocorrida ao longo do tempo (o que resulta no controle por quantidades de referência ou por níveis de estoques).
2.54. O que é armazenagem e quais os cuidados que se deve ter com o armazenamento dos materiais?A armazenagem compreende a guarda, conservação, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir, adequadamente, falhas operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são:
2.54.1. Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, e protegido contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;
2.54.2. Os materiais estocados há mais tempo, devem ser fornecidos em primeiro lugar (primeiro a entrar, primeiro a sair – PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;
2.54.3. Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;
2.54.4. Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição; o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;
2.54.5. Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger;
2.54.6. A disposição dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combatê-lo (Corpo de Bombeiros);
2.54.7. Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário;
2.54.8. Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, a fim de eliminar os riscos de acidentes e avarias, facilitando a movimentação;
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2.54.9. Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos, quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da sua utilização;
2.54.10. A disposição dos materiais deve ser feita de modo a manter, a face de embalagem (ou etiqueta), voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, contendo a marcação do item de modo a permitir a fácil e rápida leitura da identificação e das demais informações registradas;
2.54.11. Quanto ao material a ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, a fim de não afetar sua qualidade e o seu arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes), pelo efeito da pressão decorrente.
2.55. No momento da recepção provisória do material, qual o prazo, no caso de produto defeituoso, para a devolução ou troca?Os prazos para troca e devolução do produto defeituoso devem constar do respectivo edital de aquisição.
2.56. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a armazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor (total ou parcialmente). Pode haver deterioração, por exemplo, quando as condições ambientais (umidade, temperatura, insolação, iluminação etc) alterarem as suas características físicas ou químicas. Ainda poderão haver danos aos materiais quando não for observada a orientação sobre empilhamento máximo dos volumes (não é observada a capacidade da embalagem suportar carga e, por isto, ocorrem danos ao material em seu interior).
2.57. Quem é o responsável pela guarda e conservação de materiais permanentes em manutenção?Como toda movimentação de materiais, salvo expressão em contrário, o responsável por ela o é, também, pela guarda e conservação do bem. Se houver a mudança da responsabilidade, durante a atividade específica de manutenção, deverá ser emitido um novo termo de carga.
2.58. Como proceder a armazenagem de materiais de grande movimentação?Materiais de consumo elevado devem, observadas as restrições, devido a outras características, ser colocados à entrada do almoxarifado, visando a facilitar o seu deslocamento e o trânsito em seu interior.
2.59. A armazenagem inadequada altera a forma ou a qualidade do material?Sim, como qualquer outro cuidado indevido (embalagem, deslocamento etc.), a armazenagem pode levar o material a perder as suas características e, assim, seu valor (total ou parcial).
2.60. Quem deverá atestar as Notas Fiscais, para liberar os pagamentos?
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Será feita pelo gestor de almoxarifado, e na sua ausência o servidor por ele designado.
2.61. Onde se armazenarão os materiais permanentes comprados sem destinação e quem se responsabilizará por eles?Deverão ficar armazenados no almoxarifado, sob a responsabilidade do gestor de patrimônio.
2.62. Quais os principais sistemas de estocagem?Sistema de estocagem:
a) Fixa onde se determina número de áreas de estocagem para um tipo de material, definindo-se, assim, que somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais marcados.
b) Sistema de estocagem livre – em o qual não existem locais fixos de armazenagem, a não ser, é óbvio, para materiais de estocagem especial.
2.63. Quais as formas de classificação de estoques?São as seguintes:
2.63.1. Estocagem de matéria-prima – que pode ser armazenagem centralizada, onde facilita o planejamento da produção, pois que permite um melhor controle sobre as peças ou produtos defeituosos, tornando o ato de rejeição mais simples.
2.63.2. A armazenagem descentralizada - possibilita um inventário mais rápido, por meios visuais, e, por estar localizada junto aos pontos de utilização, minimiza os atrasos ocasionados, por enganos no envio de materiais a outros locais, que não o de utilização.
2.63.3. Estocagem intermediária - que também pode ser centralizada ou descentralizada, é a estocagem de materiais ou produtos já transformados, processados ou fabricados parcial ou totalmente que entram na etapa seguinte da produção.
2.63.4. Estocagem de produtos acabados – é aquela realizada para atender ao usuário, seja o da entrega imediata, seja o de encomendas sob pedido.
2.64. Quais os principais cuidados a serem tomados na recepção de materiais?A conferência da mercadoria, por ocasião do ato da entrega, é operação importante e, antes de ser dada quitação, assinando a respectiva nota fiscal, deve-se proceder a uma conferência rigorosa, conforme as indicações abaixo:
2.64.1. Antes de abrir os volumes, deve-se verificar se as indicações contidas nas notas de entrega, endereços, números, marcas, etc., constantes dos volumes, conferem;
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2.64.2. Obtida a certeza de que os volumes mencionados nas notas fiscais são aqueles que estão sendo conferidos, deve-se também, ter o cuidado de abrir os volumes na presença do representante da firma fornecedora, que poderá ser o entregador ou outra pessoa, devidamente, credenciada;
2.64.3. Confronto de tipos: encomendado e recebido;
2.64.4. Conferência quanto à quantidade: quebras, faltas;
2.64.5. Conferência quanto à qualidade: apresentação, boa ou má;
2.64.6. Conferência quanto ao peso: certo ou errado.
Outros aspectos poderão ser examinados e confrontados. Constatando alguma falta ou algum defeito, deve-se, imediatamente, comunicar este detalhe ao representante, ou, na falta deste, ao entregador, declarando no verso do canhoto os motivos por que deixou de acusar o recebimento total e, ainda comunicar, as razões através de ofício, à firma fornecedora, a fim de que a ocorrência fique perfeitamente documentada.
2.65. Qual a diferença entre estoque e almoxarifado?a) Estoque – é toda e qualquer presença de materiais na empresa,
inclusive aqueles em trânsito, seja os que estão em processo de recebimento, como aqueles que foram distribuídos.
b) Almoxarifado – é o local reservado para a guarda e a conservação de materiais, isto é, um local que, em princípio, foi estruturado para assegurar o atendimento dessas funções.
2.66. Qual a finalidade do layout do almoxarifado?Cercar o projeto de todas as condições, que possibilitem uma operação, dentro de um ótimo de economia e rendimento. Ele ocorre quando da implantação de um depósito, e está presente desde a fase inicial do projeto até a etapa de operacionalização, influindo na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estações de trabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais, estocagem, expedição de dezenas de detalhes, que vão desde a topografia do terreno até a presença ou número de janelas.
2.67. Quais os principais cuidados na estocagem de alimentos?Em razão de suas características e aplicações, os alimentos, sejam para consumo humano ou animal, devem receber atenções especiais desde a sua aquisição até a sua liberação para uso. Devem ser observados os requisitos ambientais (umidade, temperatura, ventilação, insolação, iluminação etc) visando garantir a integridade de suas características, bem como os prazos para o seu consumo (validade) e forma de preparo, se pertinente. Devem também ser tomadas todas as providências para que não haja absorção de odores ou vapores e, ainda, que os alimentos não fiquem expostos a insetos ou roedores que podem contribuir para a sua contaminação ou deterioração.
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2.68. O que é rotação ideal de estoques?Rotação de estoques pode ser entendida como uma relação entre as entradas e saídas de um dado material, levando-se em conta as quantidades estocadas e o tempo necessário para o seu consumo (ou taxa de cobertura). Essa relação orienta o gestor no tocante ao planejamento das aquisições, bem como ao dimensionamento dos níveis de estoque daquele material (em razão de seu consumo e do tempo para a sua reposição). Essa relação deve ser tão próxima quanto possível de 1:1, que é a condição ideal. Ou seja, tudo o que entra, sai. Não havendo acúmulos (excessos) ou falta de materiais, mantendo-se, também, uma condição ótima de taxa de cobertura.
2.69. Qual a legislação relativa ao aspecto segurança na armazenagem e manuseio de materiais?No aspecto segurança do trabalho para o trato manual de cargas deve ser observada as orientações da Norma Regulamentadora n° 11 (NR-11), da Portaria 3.214/78, do Ministério do Trabalho e Emprego.
2.70. Quais as principais formas de identificação de materiais em estoque?
Podemos nos valer dos meios de armazenamento (sejam prateleiras, caixas, paletes etc.) como formas de identificação dos materiais, pela associação da identificação de cada um destes ao seu conteúdo, marcando-os com códigos numéricos e alfanuméricos, pelo uso combinado de cores, figuras geométricas e símbolos, que servem, inclusive, para a demarcação de áreas reservadas para cada material, segundo suas características.
2.71. Como deveremos estabelecer a distribuição de um produto?Antes de distribuir um material solicitado, o gestor de patrimônio tem por obrigação avaliar a real necessidade de seu fornecimento para o solicitante. Uma vez verificada a necessidade daquele usuário, o gestor deverá decidir pelo fornecimento do material levando em conta não apenas aquele consumidor específico, mas todo o conjunto de potenciais consumidores do produto em sua organização, de modo que o atendimento em questão não venha a trazer prejuízos para outro solicitante ou à sua organização em conjunto. Isto verificado, escolherá o meio mais adequado para fazer chegar o material a quem o solicita. Para tanto, deverá tomar como elementos de decisão as características do pedido (quantidade, volume e massa do material a ser deslocado, urgência, prazos de atendimento, locais de entrega desse e de outros pedidos, os requisitos de segurança para a integridade do material e de quem o conduzirá, etc.), visando atendê-lo e a outros pedidos a um menor custo para a organização.
2.72. Qual a finalidade da ficha de prateleira?É fornecer a posição exata dos saldos dos materiais em estoque, servindo como um meio de controle adicional aos demais controles da organização. Deve assegurar o registro de toda a movimentação dos materiais (entradas e saídas), pois está junto aos locais em que estes se encontram depositados.
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2.73. Como é feita a saída de bens de consumo do almoxarifado, cuja entrada não existe registro?Há a obrigação do registro patrimonial de todos os bens públicos, ainda que pelo simples relacionamento. Um bem não registrado, formalmente, não existe e, portanto, não integra o patrimônio. Logo, não haverá a possibilidade de registros relativos a saídas, enquanto não houver a entrada ou registro patrimonial do bem.
2.74. Qual o procedimento a ser adotado pelo almoxarifado, quando a saída de mercadorias para governos estrangeiros?A autorização para fornecimento de materiais no intuito de ajuda humanitária a governos estrangeiros, sobretudo para municípios ou cidades próximas a fronteiras obedecerá autorização ou legislação específica para tal fim.
2.75. Como se deve ocorrer à saída de material do almoxarifado, se o mesmo estiver disponível para permuta?Se o mesmo for considerado como parte de pagamento de um outro bem a ser adquirido, deverá constar da adequada publicação.
2.76. Como proceder à saída de mercadoria, onde a fabricação é interna?
Ainda que os produtos sejam obtidos por fabricação ou produção interna, deverá haver o respectivo registro de sua entrada no patrimônio público. A guia de produção é o documento hábil para tal finalidade. Após a formalização de sua entrada, esses materiais podem ter a sua baixa normalmente.
2.77. O almoxarifado pode dar saída em mercadoria, cuja nota fiscal ainda se encontra a pagar no setor financeiro?Como orientação geral o gestor de patrimônio deverá observar a liquidação da aquisição, que consolida a plena propriedade do bem pelo Estado. Todavia, a emissão de empenho implica em assumir responsabilidades sobre a aquisição, de onde, de acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, após a entrega do material e sua entrada no patrimônio público, se caracteriza a impossibilidade do cancelamento da operação. Ou seja, esta despesa consta, obrigatoriamente, do orçamento anteriormente estabelecido e da programação para a sua execução associada à disponibilidade financeira.
2.78. Como proceder a baixa no estoque do almoxarifado?Através da distribuição feita aos setores requerentes, por meio de requisições.
2.79. Quando ocorre a Saída Parcial de um material?Quando não se pode atender ao pedido por completo, se caracterizado o baixo nível de estoque de um determinado material, ocorre a possibilidade do atendimento parcelado da aquisição.
2.80. Pode-se proceder à saída de um material, em virtude do desfazimento ou renúncia?
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Sim, desde que comprovada a inutilização ou abandono do material considera-se desfazimento.2.81. O almoxarifado deve emitir mensalmente balancetes, informando à contabilidade, a real situação do estoque?Sim, para que a contabilidade possa acompanhar a movimentação de estoque (entrada e saída).
2.82. Qual o procedimento a ser adotado pelo setor de almoxarifado para saída de mercadorias, quando o Órgão tiver cronograma de encerramento para a elaborar do movimento de almoxarifado?A maioria dos problemas relacionados à gestão de estoques está relacionada com a falta do estabelecimento prévio de condições para a sua entrega e recebimento. Ou seja, ainda na contratação do fornecimento. Para que sejam sanados estes problemas o contrato deve prever claramente quais as condições necessárias para que o fornecimento seja realizado de modo a atender todas as expectativas do órgão ou unidade a(o) qual se destina. Para evitar problemas numa unidade que tiver que apresentar mensalmente relatórios de movimentação, devem ser adotados procedimentos como o recebimento de entregas no máximo até o 2° dia útil anterior ao final do mês (ou outra antecedência, conforme necessidade da unidade) e recebimento prévio para posterior processamento, seguindo as mesmas diretrizes de quaisquer outros fornecimentos com esta condição.
2.83. Em que consiste o inventário rotativo?Consiste no levantamento contínuo e seletivo dos materiais existentes em estoques ou daqueles permanentes, distribuídos para uso, feito de acordo com uma programação, a permitir que todos os itens sejam recenseados ao longo do exercício.
2.84. Quando um material é considerado antieconômico?Quando o custo de sua recuperação superar a 50% de seu valo
2.85. Que destinação deve ser dada aos materiais obtidos, através de convênio, após o término deste?Em regra, deverão ser destinados para a respectiva entidade, salvo expresso, de outra forma, no próprio convênio.
2.86. Qual o método de avaliação a ser adotado para a atualização do valor do patrimônio?Os materiais deverão ser avaliados pela média ponderada das compras e os equipamentos e materiais permanentes pelo custo de aquisição ou construção, conforme determina o art. 106, da Lei n° 4.320/64.
2.87. Como proceder para a valoração de itens do patrimônio obtidos por produção interna?Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se não for possível, devem ser valorados pelo seu custo de produção.
2.88. O que é inventário por amostragem?Consiste no levantamento das características de uma parcela dos materiais em estoque, buscando, a partir dos resultados obtidos, o comportamento
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dessas características no restante do grupo em análise. Pode-se ocorrer em intervalos regulares de tempo, por exemplo, mensal, ou, segundo uma finalidade específica.
2.89. Como deve ser feita a depreciação de equipamentos e material permanente e de quantos em quantos anos?Deverá ser feita, anualmente, atualizando o valor de cada item do patrimônio, fazendo-a constar do inventário anual da unidade. Para cada tipo de equipamento e material permanente, deve ser consultada a Norma de Execução 06/93 (publicada no DOU de 30/12/93), onde se extraiu a tabela abaixo:
TAXA ANUAL Aeronaves 5 % Aparelhos de medição 10 % Aparelhos e equipamentos de Comunicação 10 % Aparelhos e equipamentos de Medicina, Odontologia e
Laboratórios Hospitalares10 %
Aparelhos e equipamentos para Esportes e Diversões 10 % Aparelhos e utensílios domésticos 10 % Armamentos 10 % Bandeiras, flâmulas e insígnias 20 % Coleções e material bibliográfico 10 % Embarcações 5 % Equipamentos de manobra e patrulhamento 10 % Equipamentos de proteção, patrulhamento e socorro 10 % Instrumentos musicais e artísticos 10 % Máquinas e equipamentos de natureza industrial 10 % Máquinas e equipamentos energéticos 20 % Máquinas e equipamentos gráficos 10 % Equipamentos para áudio, vídeo e foto 20 % Máquinas, utensílios e equipamentos diversos 10 % Equipamentos de processamento de dados 20 % Máquinas, instalações e utensílios de escritório 10 % Máquinas, ferramentas e utensílios de oficina 10 % Equipamentos hidráulicos e elétricos 20 % Máquinas e equipamentos agrícolas e rodoviários 20 % Mobiliário em geral 10% Obras de arte e peças de museu 5 % Semoventes e equipamentos de montaria 20 % Veículos diversos 20 % Veículos ferroviários 20 % Peças não incorporáveis a imóveis 10 % Veículos de tração mecânica 20 % Carros de combate 20 % Equipamentos, peças e acessórios aeronáuticos 10 % Equipamentos, peças e acessórios de proteção de vôo 20 % Equipamentos de mergulho e salvamento 20 % Equipamentos, peças e acessórios marítimos 10 % Equipamentos sobressalente de máquinas e motor de navios
e esquadra20 %
Outros materiais permanentes 10 %
2.90. O que é inventário anual?Entende-se como inventário anual, o levantamento de todos os bens numa determinada data, em geral, correspondente ao fim de ano fiscal, com o detalhamento dos materiais e dos bens, com a respectiva indicação das
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quantidades e valores de cada item, em razão de seu estado ou qualidade (conforme sua depreciação). Os resultados desse inventário devem ser analisados, em conjunto, pelos setores de patrimônio e de contabilidade da unidade.
2.91. Como podem ser classificados os inventários?Podem ser classificados em:
2.91.1. inicial – quando do início das atividades de uma unidade de patrimônio, servindo de base para o estabelecimento do valor dos bens e das responsabilidades em relação a estes;
2.91.2. de transferência de responsabilidade – quando da mudança do gestor da unidade de patrimônio ou do próprio órgão a que está subordinado;
2.91.3. encerramento de atividades – quando ocorre o encerramento de atividades por extinção ou incorporação da unidade de patrimônio;
2.91.4. anual ou de encerramento de exercício – aquele exigido para o controle interno e externo, que permite a comparação da movimentação de entradas e saídas do estoque e o seu controle físico/financeiro.
2.92. O que é fornecimento por pressão?Processo, através, do qual se entrega o material ao usuário, mediante a apresentação de uma solicitação, não obedecendo às condições pré-estabelecidas.
2.93. O que é vida útil física (VUF) e vida útil econômica (VUE) de máquinas e equipamentos?VUF e VUE são dois conceitos associados à substituição de máquinas e equipamentos.
VUF diz respeito ao período da vida útil dos materiais em que o seu desempenho é compatível com o desempenho para o qual foi adquirido ou projetado.
VUE diz respeito ao período da vida útil do material em que o seu custo operacional ou de funcionamento é compatível com o de similares encontrados no mercado, para um dado desempenho tomado como referência.
2.94. Como estabelecer adequadamente a classificação da divisória de ambientes para efeito de baixa?Classificar como material de consumo devido à fragilidade do mesmo. Sugere-se a inclusão dessa alteração na classificação orçamentária, manual técnico de orçamento, visando uniformizar tal procedimento por todos os gestores de patrimônio do Estado.2.95. Como efetuar a baixa de um bem encaminhado para leilão?Proceder à baixa mediante termo de transferência para o órgão responsável pelo leilão, que assumirá a carga do bem.
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2.96. Como dar saída de um bem, que existe, fisicamente, mas que pela falta de controle não se sabe a origem deste, pois, o mesmo não foi localizado na relação geral de bens do patrimônio?Proceder avaliação para, em seguida, dar entrada no patrimônio e baixar conforme valor avaliado.
2.97. Em caso de comodato, como proceder à baixa, quando o comodatário não mais tem o objeto em seu poder, não oficiou o comodante a falta do referido bem ou comunicou o seu extravio?Elaborar memorando para os superiores informando:
2.97.1. da não existência ou da não localização dos bens;
2.97.2. propor a formalização de processo para efetuar a baixa dos bens não localizados, notificando o comodatário, inclusive, com a publicação da citação para esclarecimentos a respeito do fato;
2.97.3. comunicar o fato à Superintendência do Sistema de Patrimônio, Materiais e Serviços (SAD) para a apuração de responsabilidades, conforme cláusulas do contrato.
2.98. Como dar a saída de livros técnicos extraviados em uma unidade, quando o órgão não possui informações sobre a aquisição destes, em seu patrimônio?Bens que não foram devidamente registrados como integrantes do patrimônio público ficam mais susceptíveis a extravio, furto ou outras formas de perda. Todavia, o responsável por este patrimônio poderá responder, administrativamente, caso comprove a existência de omissão por sua parte, não procedendo aos devidos registros, em tempo hábil.
2.99. Bens públicos foram colocadas à venda através de leilão, sendo arrematados ao final do exercício fiscal de um ano. Todavia, a documentação comprobatória da operação, somente, chegou à unidade de patrimônio no exercício seguinte. Como proceder a baixa?A baixa acontecerá no exercício atual, tomando por base a documentação, mesmo que esta seja de períodos anteriores.
2.100. Como efetuar a baixa de material de distribuição gratuita, quando o órgão não possui registro desses materiais?Em razão das características do material deve haver procedimentos específicos para a sua distribuição e, por meio desta, sua baixa. Em caso de dúvidas sobre a destinação e o atendimento dos propósitos a que se destinaria o material, formar comissão para levantamento dos fatos.
2.101. Como efetuar, adequadamente, a baixa de bens quando o órgão não tem referência do seu valor histórico?A unidade somente perde a referência de valor de um bem, quando esta não cumpre, adequadamente, as suas finalidades entre as quais está a de manter atualizado o valor do patrimônio aos seus cuidados. Para a regularização da situação e a adequada baixa do material do patrimônio,
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este deverá estar, devidamente valorado, seja por avaliação técnica de especialista ou por intermédio de uma comissão de avaliação (equipe de especialistas).
2.102. Quando que os bens se tornam obsoletos?Bens se tornam obsoletos principalmente por dois motivos.
a) a aquisição de quantidades desnecessárias superiores às necessidades de consumo da unidade.
b) quando o gestor de materiais está desatualizado, em relação aos materiais existentes no mercado e, mesmo que não adquira quantidades excessivas, pode adquirir materiais que possam perder a sua funcionalidade, onerando, também assim, o patrimônio publico.
2.103. Como proceder a baixa de bens semoventes por morte?Obter atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou, quando não for possível, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto à, pelo menos, três testemunhas. (Art. 63, inciso 5 da Portaria SAD n 426, de 17/12/80).
2.104. Como proceder à saída de bens, que serão dados em permuta por outro, de forma a realizar os ajustes no sistema de patrimônio?Os bens somente poderão ter sua baixa realizada após a formalização da permuta, inclusive, quando dados em pagamento por outro, fato este que deve estar corretamente registrado, nos processos e publicações pertinentes.
2.105. Quais os procedimentos legais para a baixa de um bem que foi dado em pagamento?Após a execução da dívida, atualizar o valor do bem incorporando-o ao patrimônio e proceder a baixa normalmente..
2.106. Se um órgão entregar um bem em garantia de dívidas, como dar a baixa?Após findar-se o processo de execução da dívida. Enquanto isso não acontece, o bem continuará de propriedade do Órgão de origem.
2.107. Como fazer a baixa de um bem cedido para um órgão público sem contrato de cessão de uso?Nenhuma movimentação de materiais deverá ser feita sem o devido registro e autorização competente. Há a necessidade de se estabelecer um processo de responsabilidade pela inobservância dos requisitos formais.
2.108. Como proceder a baixa de um veículo roubado na residência ou em poder de um servidor?Proceder o registro policial da ocorrência e comunicar o fato às instâncias competentes da unidade de patrimônio, à qual o bem está vinculado para a tomada das providências pertinentes, se a posse do veículo estiver, devidamente, autorizada para o servido
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2.109. Como proceder a baixa de arma de fogo considerada bem inativo?
Armas e munições necessitam de procedimentos específicos para o seu desfazimento, somente após o que poderá ser realizada a devida baixa. Se, em condições de uso, deverá destiná-la a outra unidade (prioritariamente para as Secretarias de Justiça ou de Segurança), procedimento similar dever-se-á adotar para outros materiais.
2.110. Como proceder a baixa de medicamento com validade vencida?
Medicamento é um tipo de material, que exige cuidados específicos para o seu desfazimento, visto que colocam em risco a população e o meio ambiente. No que se refere a sua baixa, deve-se relacionar os que se encontram vencidos e suas respectivas quantidades, obter a autorização do gestor da unidade para a sua liberação e posterior encaminhamento a uma unidade de reconhecida competência visando ao seu tratamento ou destinação final. Uma outra opção seria buscar auxílio junto, à representação do órgão ambiental de sua localidade.
2.111. Como proceder a saída de material considerado antieconômico?
Através de doações a instituições de utilidade pública, por ex.: PROSOL, Associações de Pequenos Produtores Rurais, etc.
2.112. Como proceder a baixa de materiais contaminados, por agentes patológicos ou radioativos?O gestor do órgão deve solicitar através de ofício, laudo da vigilância sanitária, que irá orientar o processo, para a devida baixa.
2.113. Quais são as penalidades para o gestor de patrimônio que não obedecer aos procedimentos para levantamento de inventários mensais, a fim de atender às prestações de contas mensais do governo?Como qualquer servidor, estará sujeito às penalidades administrativas e até mesmo à perda das funções.
2.114. Quais os critérios para doação?Quando, está inativo ou obsoleto, deve ser doado para outro Órgão governamental ou Entidade Filantrópica.
2.115. Quando se utiliza a modalidade concurso?Para contratação de trabalho técnico, científico ou artístico.
2.116. Em que caso deve ser aplicada a inutilização de materiais?
A inutilização se faz, quando do desfazimento ou renúncia ao direito de propriedade e quando a sua existência se caracteriza como de risco. Por exemplo, materiais contaminados, tóxicos ou venenosos, formulários e carimbos, que podem ser utilizados de forma fraudulenta. Nestes casos, o desfazimento deve seguir procedimentos específicos.
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CONCLUSÃO
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Senhores(as) Gestores(as) de Patrimônio Público,espera-se que o conteúdo destas breves páginas tenha atingido o seu objetivo de servir como ponto de partida para o adequado desenvolvimento de suas atividades.
Àqueles(as) já detentores de conhecimentos prévios, que este instrumento sirva de norteador à recapitulação e à retirada de algumas dúvidas que, porventura ainda existam. Caso não forem completamente sanadas, a equipe de elaboração coloca-se ao dispor para as respostas necessárias.
Àqueles que, pela primeira vez tomaram contato com o assunto, espera-se que o texto tenha sido convidativo e consiga despertar interesse em continuar, cada vez mais, estudando e aprofundando-se nesta temática.
A todos os que tomarem contato com este instrumento, espera-se que ele seja capaz de revelar a importância do gestor de patrimônio para o Estado, reconhecendo os seus esforços.
Aos dirigentes fica a expectativa desse reconhecimento e de que as condições requeridas para o bom desempenho desses gestores, seja através de sua capacitação constante, através da disponibilidade, ou das condições estruturais dos ambientes onde desenvolverão suas atividades.
Este é um trabalho sem maiores pretensões. Por isso mesmo deve ser sempre considerado factível de análises e adequações, inclusive, porque a sua própria concepção já prevê a realização e a edição de revisões periódicas.
Pelo papel que cabe aos gestores de patrimônio, espera-se, também, enfatizar que em “coisa pública” não há mais espaço para meros servidores ou não-profissionais públicos. O servidor público tem uma função específica na sociedade na qual está inserido. É servidor porque deve servir à sociedade com o seu profissionalismo, conquistado através de sua habilitação. Esta é a melhor forma de serví-la e, por isto, deve se orgulhar!
BIBLIOGRAFIA
CRUZ, Flávio da Cruz e Outros. Comentários à Lei 4.320. São Paulo: Atlas, 1999.
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PIRES, João Batista Fontes de Souza. Contabilidade Pública – teoria e prática. 6ª. ed. Franco e Fortes, 2001.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 22ª. ed. Malheiros Editores Ltda, atualizada por Eurico de Andrade Azevedo, Délcio Balestero Aleixo e José Emmanuel Burle Filho, 1997.
MENDES, Renato Geraldo. Lei de Licitações e Contratos Anotada. 3ª. ed. Znt, 1998.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. 2ª. ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 1986. 36ª. Impressão.
Manual de Procedimentos de Controle Patrimonial do Estado do Paraná, 1991.
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Lei nº. 8.883/94 de 08/06/1994.
Lei de Responsabilidade Fiscal – Lei Complementar nº. 101 de 04/05/2000.
Lei Complementar nº. 04 de 15/10/1990 – Estadual/MT.
Decreto-Lei nº. 200 de 25/02/1967.
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Decreto nº. 3.555 de 08/08/2000.
Decreto nº. 3.693 de 20/12/2000.
Decreto nº. 3.697 de 21/12/2000.
Decreto nº. 3.722 de 09/01/2001.
Instrução Normativa nº. 142 de 05/08/1993.
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ANEXOS
Procurando melhor nortear o trabalho cotidiano do gestor foram elaborados alguns instrumentos, os quais deverão ser utilizados quando da prática da administração e controle de patrimônio, materiais e serviços.
Todos eles deverão ser preenchidos conforme as instruções contidas no verso de cada instrumento.
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Com a aplicação dos mesmos, propõe-se um trabalho mais racional, dinâmico, com economicidade, transparência e eficácia.
COMUNICAÇÃO INTERNAPEDIDO DE COMPRAPEDIDO DE AUTORIZAÇÃO PRÉVIA PARA DESPESAS COM MATERIAL PERMANENTECARTA CONVITERECIBO DE CARTA CONVITEMAPA COMPARATIVO DE PREÇOSAUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTOGUIA DE REMESSAREQUISIÇÃO DE MATERIAIS SOLICITADOS E NÃO CONSUMIDOSGUIA DE PRODUÇÃOFICHA DE CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADOFICHA DE PRATELEIRATERMO DE RESPONSABILIDADE SOBRE BENS MÓVEISTERMO DE TRANSFERÊNCIA INTERNAFICHA DE RETIRADA PARA MANUTENÇÃODEMONSTRATIVO DO INVENTÁRIO FÍSICO E FINANCEIRO DE BENS MÓVEISREQUISIÇÃO DE MATERIALTERMO DE DOAÇÃO DE BENS MÓVEISTERMO DE BAIXATERMO DE BAIXA DE PRODUTOS ESPECIAISTERMO DE RECEBIMENTO E INCORPORAÇÃO
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