MANUALSIIE

para as Atividades Escutistas Internacionais

Manual SIIE Para As Atividades Escutistas Internacionais

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Olá!

Ao realizares uma Atividade Escutista Internacional (AEI) deves dar conhecimento à tua Junta Regional e à Secretaria Internacional do CNE.

Não sabes como? Passamos a explicar-te todo o processo neste manual!

As AEI são atividades realizadas pelos Agrupamentos, ou suas Unidades, dentro ou fora de Portugal. Cada AEI deve ser registada no SIIE. Assim, cada uma é acompanhada pela Secretaria Internacional durante todo o processo, desde a idea-lização, à preparação e avaliação, garantido desta maneira a qualidade e exequibilidade do projeto, orientação e apoio ao mesmo, bem como a ativação do seguro internacional escutista e acesso à carta internacional, que te identifica como escuteiro em atividade no estrangeiro.

Cronograma Na criação de uma AEI, existem alguns procedimentos que devem ser tidos em conta, nomeadamente:

Preenchimento do formulário de Intenção até 5 meses antes da data de início indicada para a realização da atividade (único formulário de cariz facultativo). A ficha de intenção consiste num formulário que cada agrupamento pode preen-cher caso tenha a intenção de realizar uma atividade de cariz internacional.

Preenchimento do formulário de Projeto até 3 meses antes da data de início indicada para a realização da atividade (formulário de cariz obrigatório). A ficha de projeto consiste num formulário onde constará toda a informação, detalha-da e completa sobre o projeto, nomeadamente o nº de participantes, local/locais, temáticas, motivações, finalidades do projeto, objetivos educativos, descrição da atividade, parcerias e contactos, orçamento, etc.

Preenchimento do formulário de Confirmação até 1 mês antes da data de início indicada para a realização da atividade (formulário de cariz obrigatório). A ficha de confirmação é um formulário que irá confirmar o nome de todos os elemen-tos participantes na atividade e que irá dar origem à ativação do seguro e redação da Carta Internacional.

Preencher o formulário de Relatório Final até 3 meses após a realização da atividade (formulário de cariz obrigatório). O Relatório final deverá ser realizado após a atividade com toda a informação sobre a mesma, avaliando desta forma o projeto, referindo conclusões gerais, recomendações, oportunidades de melhoria ou mesmo dificuldades enfrentaram.

Acompanhamento do projetoEste processo será acompanhado pelo Secretário Internacional, pelo Interlocutor Internacional de cada Região, pelo profissional dos Serviços Centrais alocado às AEI e ainda pela Equipa do Trilho correspondente ao destino do projeto:

• Trilho PortuguêsResponsável: Ricardo Matosinternacional@escutismo.ptProjetos em Portugal

• Trilho Ibérico Responsável: João Moraistrilho_iberico@escutismo.ptProjetos em Espanha

• Trilho EuropeuResponsável: Vítor Gonçalvestrilho_europeu@escutismo.pt Projetos nos seguintes países da Europa: Albânia, Alemanha, Andorra, Áustria, Bélgica, Bielorrússia, Bósnia e Herzegovina, Bulgária, Chipre, Kosovo, Croácia,

Dinamarca, Eslováquia, Eslovénia, Estónia, Finlândia, França, Grécia, Hungria, Irlanda, Islândia, Itália, Letónia, Liech-tenstein, Lituânia, Luxemburgo, Macedónia, Malta, Moldávia, Mónaco, Montenegro, Noruega, Países Baixos, Polónia, Reino Unido, República Checa, Roménia, Rússia, São Marinho, Sérvia, Suécia, Suíça, Ucrânia, Vaticano.

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Secretaria Internacional

• Trilho LusófonoResponsável: Ricardo Matostrilho_lusofono@escutismo.ptProjetos nos Países Lusófonos: Brasil, Moçambique, Angola, Guiné-Bissau, Timor-Leste, Macau, São Tomé e Príncipe e Cabo Verde.

• Trilho GlobalResponsável: Ricardo Matosinternacional@escutismo.ptProjetos nos restantes países do mundo.

A Equipa do Trilho é notificada aquando a submissão do Formulário de Intenção e/ou do Formulário de Projeto e o seu papel é dar sugestões para a elaboração do projeto, em especial após o preenchimento da ficha de intenção.

O Interlocutor Internacional da Região é notificado aquando a submissão do Formulário de Intenção e/ou do Formu-lário de Projeto modo a ficar ocorrente da vontade de um agrupamento da sua região querer realizar uma atividade de cariz internacional e dos conteúdos da AEI.

O Secretário Internacional é notificado aquando a submissão do Formulário do Projeto e o seu papel é validar (ou não) o Formulário do Projeto, podendo dar sugestões de melhoramento do mesmo.

O profissional dos Serviços Centrais alocado às AEI será notificado aquando da submissão do Formulário de Intenção e do formulário de Projeto de modo a apoiar a atividade, caso seja necessário.

Criação da Atividade Escutista Internacional no SIIE:Neste capítulo podes encontrar, passo a passo, a criação de uma AEI no SIIE e o preenchimento dos formulários necessá-rios para a validação da AEI por parte da Secretaria Internacional.

1. Entra no SIIE

O responsável pela AEI, dirigente com CPI- Curso de Preparação Internacional ou EPI – Encontro Preparação Internacio-nal, deverá ter acesso para gerir a unidade ou agrupamento, dependendo do tipo de atividade.

Caso não o tenhas, deverás pedir a quem gere o SIIE no agrupamento para te conceder esse acesso.

2. Clica em “Agrupamento” (quadrado na barra azul)

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3. Insere o número do teu agrupamento no motor de pesquisa:

3.1 Clica em cima do nome do agrupamento

4. Clica em “Atividades”

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Secretaria Internacional

5. Clica em “+ Novo Registo”

6. Preenche todos os campos

(Exemplo criado a partir da AEI do Agr.75 de 2019)

Nesta fase é escolhido o tipo de atividade, (é muito importante que seja sele-cionado: Internacionais);

É possível escolher mais que uma seção para participar na AEI;

Guardar e voltar à listagem;

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7. Volta à listagem das atividades e clicar no botão do “mundo”.

8. Preenche a ficha de intenção até 5 meses antes e clica em “Guardar”

Preenche todos os campos apresentados.

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Secretaria Internacional

Depois de todos os campos preenchidos submete o formulário de intenção:

8. Preenche o formulário de projeto até 3 mês antes e clica em “Guardar”

Preenche todos os campos apresentados:

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9. Preenche a ficha de intenção até 5 meses antes e clica em “Guardar”

Preenche todos os campos apresentados.

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Secretaria Internacional

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10. Preenche o formulário de confirmação até 1 mês antes e clica em “Guardar”;

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Secretaria Internacional

Nesta fase, são inscritos e confirmados todos os elementos que participarão na atividade. Após esta confirmação, é emi-tida a Carta Internacional e ativado o seguro internacional escutista.

Seleciona o nome dos elementos que participam e clica na seta, guardando e finalizando.

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11. A Carta Internacional comprova a identidade dos participantes do projeto e que todos têm o seguro internacional ativo. A Carta Internacional deve ser impressa, acompanhando o grupo desde o início até ao fim da atividade. Os dados serão preenchidos automaticamente.

Depois da atividade ser “aprovada” pela Secretaria o responsável pela AEI poderá imprimir a Carta Internacional.

12. Preenche o relatório final até 3 meses após o regresso e clica em “Guardar”.

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Secretaria Internacional

Nota: Clicar em guardar não significa submeter para a Secretaria Internacional, apenas guarda para que possas fazer alterações de futuro, se quiseres de facto submeter os formulários terás sempre de clicar em “submeter fase…”

Recorda que apenas poderás avançar neste processo, quando a Secretaria Internacional validar cada fase.

É muito importamte que cumpras os prazos definidos pela Secretaria Internacional de modo a que possas realizar a tua AEI.

Esperamos que com este manual possas conseguir submeter todas as atividade escutistas internacionais de forma clara e no mais curto periodo de tempo.