Manual Grupo Módulos – Administrador

Atualização versão 02.638

Manual Grupo Módulos

Administrador

Passo a Passo Administrador

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ÍNDICE CADASTROS ..........................................................................................................................................................04

EMPRESAS – Geral ...............................................................................................................................................04

EMPRESAS – Administrador .................................................................................................................................05

GRUPO DE EMPRESAS ........................................................................................................................................06

GERADOR DE RELATÓRIOS DE EMPRESAS .....................................................................................................07

BANCOS – Manutenção .......................................................................................................................................07

BANCOS – Agências .............................................................................................................................................07

BANCOS – Conta Corrente .................................................................................................................................08

GERADOR DE LAYOUT DOS ARQUIVOS DE REMESSA / RETORNO ........................................................08

PARÂMETROS ........................................................................................................................................................09

USUÁRIOS ..............................................................................................................................................................09

ACESSOS ...............................................................................................................................................................10

FATURAMENTO .....................................................................................................................................................11

SERVIÇOS ..............................................................................................................................................................11

SERVIÇOS FIXOS ..................................................................................................................................................12

LANÇAMENTOS MENSAIS ..................................................................................................................................13

CÁLCULO MENSAL ...............................................................................................................................................14

CÁLCULOS AVULSOS ..........................................................................................................................................14

NOTAS FISCAIS ....................................................................................................................................................15

RECIBOS .................................................................................................................................................................15

BOLETOS ................................................................................................................................................................16

CONFIGURAÇÕES ...............................................................................................................................................16

13° HONORÁRIOS ..............................................................................................................................................17

FINANCEIRO ..........................................................................................................................................................18

(CONTAS A RECEBER) - Baixas ...........................................................................................................................18

(CONTAS A RECEBER) – Baixa Parcial ..............................................................................................................19

(CONTAS A RECEBER) – Conta Corrente ...........................................................................................................20

(CONTAS A PAGAR) – Pagamentos Fixos ........................................................................................................20

Passo a Passo Administrador

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(CONTAS A PAGAR) – Digitação Pagamentos Fixos ......................................................................................21

(CONTAS A PAGAR) – Lançamento Contas a Pagar ......................................................................................21

(CONTAS A PAGAR) – Baixas ............................................................................................................................22

FLUXO DE CAIXA ..................................................................................................................................................22

FLUXO DE RECEBIMENTOS ..................................................................................................................................23

SERVIÇOS FATURADOS ......................................................................................................................................23

LANÇAMENTOS CAIXA .......................................................................................................................................24

LIVRO CAIXA .........................................................................................................................................................24

RELATÓRIO POR HISTÓRICOS ..........................................................................................................................24

RELATÓRIO POR CONTAS .................................................................................................................................25

TERMOS ..................................................................................................................................................................25

HISTÓRICO ............................................................................................................................................................25

PROTOCOLO – Geração e Emissão ................................................................................................................26

PROTOCOLO – Baixas .......................................................................................................................................27

PROTOCOLO – Relatório Controle ..................................................................................................................28

PROTOCOLO – Documentos ..............................................................................................................................29

PROTOCOLO – Documentos Fixos ....................................................................................................................30

PROTOCOLO – Requisição de Numerários ....................................................................................................30

GUIAS AVULSAS ..................................................................................................................................................31

DARF (IRRF / 5952) .............................................................................................................................................31

GPS .........................................................................................................................................................................32

MALA DIRETA – Edição de Cartas ....................................................................................................................32

MALA DIRETA – Emissão de Cartas ..................................................................................................................33

MALA DIRETA – Edição de Etiquetas ................................................................................................................33

MALA DIRETA – Emissão de Etiquetas ..............................................................................................................34

BACKUP – Geração do Backup ..........................................................................................................................34

BACKUP – Compactação do Backup, Restauração do Backup .....................................................................35

CARACTERÍSTICAS GERAIS .................................................................................................................................35

BOTÕES DA VISUALIZAÇÃO DE RELATÓRIOS ...............................................................................................36

ANOTAÇÕES GERAIS ..........................................................................................................................................37

Passo a Passo Administrador

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CADASTROS

Todos os cadastros referentes ao Administrador estão localizados em “Arquivos”.

1. 1 EMPRESA (ARQUIVOS � EMPRESAS)

O cadastro das empresas é a primeira informação a ser preenchida no sistema.

Quando o usuário já utiliza os outros produtos como Folha de Pagamento, Escrita Fiscal e/ou

Contabilidade as informações das empresas já estarão automaticamente cadastradas, devido

ao banco de dados ser único.

O escritório de contabilidade deve ser cadastrado nesse mesmo local e informado

seu código em “Arquivos / Parâmetros / 7 - Empresa com dados do escritório”.

1 . 1. 1 Geral

Para cadastrar uma nova empresa, preencha o campo “código” com um número

disponível para utilização e tecle [Enter], a seguir preencha os dados solicitados pelo sistema,

da maneira mais completa possível.

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1 . 1. 2 Administrador

Nesta aba iremos informar os dados de cobrança/financeiros do cliente, tais como:

-Fantasia: Informar o nome fantasia da empresa.

-Contato: Informar o nome da pessoa responsável como contato na empresa.

-Endereço para entrega: Informar os dados do endereço para entrega, caso o

mesmo seja diferente do endereço cadastral da empresa.

-Contrato: Nos campos destinados aos dados para contato, iremos informar a data

inicial que a empresa se tornou cliente; a data de término que a empresa deixou de se tornar

cliente; o valor do honorário que o cliente irá pagar para o escritório; a data de vencimento

de cada honorário.

OBSERVAÇÃO:

No campo competência vencimento iremos selecionar entre “sim” ou “não”, na qual o

“sim” o sistema realiza a cobrança no mês seguinte a competência setada e o “não” o sistema

realiza a cobrança no mês setado.

Exemplo: Selecionamos o sistema no mês maio e o vencimento ocorre dia 10, com o campo

“competência venc.” selecionado como “sim” o sistema irá cobrar o honorário dia 10 de junho.

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-Impostos (Irrf): Informar o percentual.

-Impostos (Cofins): Informar o percentual.

-Impostos (Pis): Informar o percentual.

-Impostos (Csll): Informar o percentual.

-Impostos (Inss Retido): Informar o percentual.

-Impostos (Iss Retido): Informar o percentual.

-Sistemas: Marcar os sistemas que o cliente utiliza do escritório contábil.

-Parâmetros (Emitir Recibo?): Informar se a empresa terá o recibo como cobrança.

-Parâmetros (Emitir Boleto?): Informar se a empresa terá o boleto como cobrança.

-Parâmetros (Emitir N. Fiscal?): Informar se a empresa terá nota fiscal.

-Parâmetros (Baixas Por?): Informar se o sistema fará baixas, via recibo/boleto.

-Parâmetros (Serviço Fixo): Informar se a empresa terá serviços fixos mensais.

-Parâmetros (Docto Fixo?): Informar se a empresa terá documentos fixos mensais.

-Parâmetros (Tipo de Cobrança?): Informar tipo de cobrança rápida/sem registro.

1. 2 GRUPO DE EMPRESAS (ARQUIVOS � GRUPO DE EMPRESAS)

Para criar um novo grupo de empresas, informe um código disponível no sistema e

uma descrição, em seguida selecione as empresas deste novo grupo e grave. O objetivo do

grupo de empresas, entre outras, é de realizar a geração do cálculo mensal, realização de

recibos para cobrança, boletos, protocolos de uma única vez de todas as empresas do grupo.

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1. 3 GERADOR DE RELATÓRIO (ARQUIVOS � GERADOR DE RELATÓRIO DE EMPRESAS)

Este item o sistema possibilita que o usuário crie/elabore relatórios de dados

cadastrais das empresas. Informe um nome para o relatório, em seguida informe um título e

selecione os campos que o sistema deverá trazer no novo relatório e a ordem de emissão.

1. 4 BANCOS (ARQUIVOS � BANCOS � MANUTENÇÃO)

O cadastro de bancos servirá para relatórios, geração de boletos e arquivos de

remessa e retorno para as principais instituições bancárias.

Na opção (Arquivos/Bancos/Manutenção) ficará o cadastro do banco. Para criar um

novo basta:

• Informar o código do banco (Deverá ser o mesmo código fornecido pela

Federação Brasileira dos Bancos – Febraban), como por exemplo, [341] para Itaú, [237]

para Bradesco, etc.

• Na quantidade de dígitos de controle, sistema precisa que o usuário informe

quantos dígitos temos após o número da agência, podendo ser 0, 1 ou 2.

Preencha com os dados corretos nos campos solicitados e clique em [GRAVAR].

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1 . 5 AGÊNCIAS (ARQUIVOS � BANCOS � AGÊNCIAS)

Selecione o banco cadastrado anteriormente (Item “1.4”), clicando na lupa ,

em seguida preencha o código da agência e o restante dos dados solicitados pelo sistema,

e clique em [GRAVAR].

1. 6 CONTA CORRENTE (ARQUIVOS � BANCOS � CONTA CORRENTE)

• Selecione a empresa cadastrada anteriormente (Item “1.1”).

• Selecione o banco cadastrado anteriormente (Item “1.4”).

• Selecione a agência cadastrada anteriormente (Item “1.5”).

• Preencha com os dados corretos os campos solicitados pelo Sistema, e clique em

[GRAVAR]. A conta corrente da empresa é de fundamental importância para as

empresas que geram arquivos textos para créditos bancários.

1. 7 GERADOR DE LAYOUT DOS ARQUIVOS DE REMESSA/RETORNO

O sistema do Administrador realiza a geração de arquivos de remessa contendo os

dados dos boletos gerados no sistema e por meio do arquivo com extensão txt conforme o

layout fornecido por cada banco (Itaú, Bradesco, Santander, Banco do Brasil, Caixa

Econômica Federal, dentre outros). No arquivo de retorno a rede bancária gera o arquivo de

retorno e o usuário importa no sistema do administrador e conseguirá desta forma efetuar as

baixas dos clientes que efetivaram os pagamentos. Para maiores informações entre em

contato com nosso suporte técnico.

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1. 8 PARÂMETROS (ARQUIVOS � PARÂMETROS)

Os parâmetros do sistema são campos específicos que o sistema permite mais de uma

opção para realizar alguns procedimentos, orientamos que o seu uso seja realizado com a

ajuda do suporte técnico. O usuário precisa informar a “empresa que representa o escritório”,

clique nessa opção e informe a empresa e clique em “OK”.

1 . 9 USUÁRIOS (ARQUIVOS � USUÁRIOS)

Digite um usuário novo e tecle [Enter] e digite uma senha com exatamente 06 dígitos

(podendo ser letras ou números), confirme no campo abaixo, e clique em [Gravar].

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1 . 10 ACESSOS (ARQUIVOS � ACESSOS)

Selecione o usuário e em seguida o módulo no sinal de ( + ) e configure qual será o

tipo de acesso: Acesso Total, Consulta ou Sem Acesso.

Para efetuar a configuração basta selecionar o usuário no topo da tela e em

seguida clicar no sinal de + e escolher as opções de permissão no final da tela.

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FATURAMENTO

2. 1 SERVIÇOS (FATURAMENTO � SERVIÇOS)

Neste item o usuário realiza o cadastro dos serviços efetuados pelo escritório contábil.

Temos por exemplo o cadastro de honorários, impressões, taxas de cartório, dentre outros.

Devemos informar o código disponível, descrição o valor e selecionar os demais campos

solicitados pelo sistema.

O sistema controla a utilização dos serviços pelo código. Ao utilizar os códigos do

número 01 a 500 o sistema irá cobrar o valor no recibo ou boleto e ao utilizar códigos de

501 a 800 o sistema concederá abatimento/desconto dos recibos ou boletos.

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2. 2 SERVIÇOS FIXOS (FATURAMENTO � SERVIÇOS FIXOS)

Neste item o usuário realiza o cadastro de serviços fixos, ou seja, grupos de serviços.

Por exemplo, o escritório contábil realiza a cobrança de um cliente que utiliza:

- Honorário;

- Impressões;

- Recálculo de Impostos;

- 13º Honorário;

Todos os meses os mesmos valores e os mesmos serviços, com isso, ao criar um serviço

fixo marcando estes serviços o sistema gerará o cálculo de forma automática. Não é

necessário informar o serviço de honorários e para o sistema unificar os cálculos, recibos e

boletos, basta utilizar a mesma data de vencimento. Para criar um novo cadastro, devemos

seguir os passos:

1) Crie um código de serviço fixo e marque os serviços que se repetem todos os meses

e determine o período que será utilizado.

2) Insira o código de serviço fixo no cadastro da empresa na aba Administrador;

3) Realize o cálculo mensal que foram calculados automaticamente.

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2. 3 LANÇAMENTOS MENSAIS (FATURAMENTO � LANÇAMENTOS MENSAIS)

Neste item o usuário realiza o lançamento dos serviços que serão cobrados no mês.

Não é necessário informar o honorário, e os serviços fixos que estão cadastro do cliente.

Devemos lançar apenas os serviços que não se repetem todo mês, ocorre esporadicamente,

ou até mesmo tem os valores/quantidades diferentes nos meses. Para efetuar um novo

lançamento:

-Informe a data de vencimento (lembrando que para o sistema unificar estes

lançamentos com os lançamentos fixos devem ter a mesma data de vencimento);

- Informe o código da empresa (cliente do escritório contábil);

- Informe o código do serviço;

- Complemento (campo não obrigatório);

- Quantidade (deve ser informado “Sim” no cadastro do serviço;

- Valor unitário;

Ao concluir pressione o [ENTER] e os dados serão gravados. Após concluir todos os

lançamentos mensais realize o cálculo .

No ícone utilizamos na função de rateio dos valores nos clientes (empresas). Para

utilizá-lo acesse “Faturamento/Lançamentos Mensais” e pressione o botão [ESC] duas vezes,

clique no tambor verde e informe o grupo de empresas específicos ou deixe em branco para

executar em todas as empresas, após isso digite o código do serviço, valor, data de

vencimento e execute.

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2. 4 CÁLCULO MENSAL (FATURAMENTO � CÁLCULO MENSAL)

Neste item o usuário realiza o cálculo mensal dos serviços dos clientes. Para isso clique

no ícone do raio , o sistema abrirá a tela de cálculo, analise se irá marcar a opção

buscar saldo anterior (que seria o saldo negativo dos clientes, os valores em abertos), informe

o código da empresa (cliente) ou se preferir o código do grupo de empresas.

2. 5 CÁLCULO AVULSO (FATURAMENTO � CÁLCULO AVULSO)

Neste item o usuário realiza o cálculo Avulso. Deve anteriormente ter efetuado os

cálculos mensais. O avulso será em um recibo/boleto a parte. Para isso informe o código da

empresa (cliente), selecione o recibo e passe com [ENTER], informe em seguida a data de

vencimento e informe o código do serviço, quantidade e valor unitário.

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2. 6 NOTAS FISCAIS (FATURAMENTO � NOTAS FISCAIS)

Neste item o usuário realiza a geração de notas fiscais dos serviços cobrados. Para

isso analise se no cadastro dos clientes na aba Administrador a opção emite nota fiscal está

selecionada em “Sim”.

Para a emissão da nota fiscal, informe o grupo de empresas ou o código de uma

empresa específica, ou deixe zero para que o sistema faça de todas de única vez. Em seguida

digite a data de emissão, vencimento, nota inicial e selecione o modelo de configuração,

modelo da nf, série e subsérie. Após isso clique no ícone do raio .

2. 7 RECIBOS (FATURAMENTO � RECIBOS)

Neste item o usuário emite os recibos para cobrança dos clientes. Clique no ícone do

raio , informe o grupo de empresas, ou uma empresa específica e clique no raio

novamente. Necessário analisar se no cadastro da empresa na aba Administrador no item

emite recibo está selecionado como “Sim”.

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2. 8 BOLETOS (FATURAMENTO � BOLETOS)

Neste item o usuário emite os boletos para cobrança dos clientes. Clique no ícone do

raio , informe o grupo de empresas, ou uma empresa específica e clique no raio

novamente. Necessário analisar se no cadastro da empresa na aba Administrador no item

emite boleto está selecionado como “Sim”, analise também se em (Arquivos/Bancos/Conta

Corrente) temos o cadastro da conta do escritório contábil.

2. 9 CONFIGURAÇÕES (FATURAMENTO � CONFIGURAÇÕES)

Neste item o usuário tem a possibilidade de informar os dados de métricos (altura,

colunas, etc) para que as impressões de recibo, boleto, nota fiscal, ocorra em formulários

(matriciais) próprios da empresa.

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2. 10 13º HONORÁRIO (FATURAMENTO � 13º HONORÁRIO)

Neste item o usuário tem a possibilidade de calcular o valor do 13º honorário. Para

isso devemos criar um código de serviço em “Faturamento/Serviços” com a descrição própria

de 13º honorário, próximo passo é acessar o módulo “Faturamento/13º Honorário” informar:

- O código do grupo de empresa, ou empresa específica;

- O código do serviço;

- A competência e data de vencimento;

- O percentual a ser calculado sobre o honorário mensal;

- Marcar a opção “buscar o honorário do cadastro da honorário do cadastro da empresa”

ou informar o valor total para o sistema efetuar a geração;

- Clicar no raio para gerar o cálculo e em seguida acessar “Faturamento/Cálculo

Mensal” e efetuar a geração.

Observação: Os lançamentos gerados neste módulo, são levados de maneira automática

para a tela de “Faturamento/Lançamentos Mensais”

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FINANCEIRO

3. 1 CONTAS A RECEBER - BAIXAS (FINANCEIRO � BAIXAS)

Neste item o usuário realiza as baixas das contas a receber, quando estas são

quitadas de forma integral. Selecione o tipo de título “Abertos”, “Baixados”, “Todos” e os

demais filtros e pressione o [ENTER].

O sistema mostrará em cores a situação de cada título, cor amarela: títulos vencidos,

na cor azul: títulos baixados, na cor verde: títulos à vencer. A baixa pode ser realizada de

forma manual clicando em cada item, após isso pressione o [ENTER] e informe a data de

pagamento e pressione o [ENTER] novamente ou de forma automática com auxílio dos botões:

- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de

todos os itens de uma única vez.

- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de

um item por vez.

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3. 2 CONTAS A RECEBER - BAIXA PARCIAL (FINANCEIRO � BAIXA PARCIAL)

Neste item o usuário realiza as baixas das contas a receber, quando estas são

quitadas de forma parcial.

Selecione o tipo de título “Abertos”, “Baixados”, “Todos” e pressione o [ENTER], em

seguida no quadro de lançamentos selecione o título que será baixado e pressione o [ENTER]

novamente.

O sistema listará no quadro de serviços todos os serviços contidos no título selecionado,

selecione o serviço e pressione o [ENTER], digite a data de pagamento e o valor parcial que

foi pago, caso tenha o respectivo desconto e pressione o [ENTER] para concluir a baixa.

DICA: No rodapé desta tela temos as explicações de como navegar e executar as funções.

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3.3 CONTAS A RECEBER - CONTA CORRENTE (FINANCEIRO � CONTA CORRENTE)

Este é o relatório conta corrente que detalha todos os valores a receber pelo escritório.

Na tela de geração do relatório, informe um cliente específico no campo “empresa” ou deixe

vazio para que o sistema emita de todos, informe a competência inicial e final, e o modelo a

ser visualizado, sintético que permite marcar a opção saldo acumulado ou modelo analítico,

conforme o exemplo abaixo:

3. 4 CONTAS A PAGAR – PAGAMENTOS FIXOS (FINANCEIRO � PAGAMENTOS FIXOS)

Neste item o usuário pode lançar os dados de contas a pagar que se repetem todos

os meses, porém não há como saber o dia exato e o valor de cada mês, por exemplo, a

energia elétrica. O sistema permite que o usuário digite os dados incompletos.

Passo a Passo Administrador

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3. 5 CONTAS A PAGAR – DIGITAÇÃO DOS PAGAMENTOS FIXOS (FINANCEIRO � DIGITAÇÃO DOS PAGAMENTOS FIXOS)

Neste item o usuário efetua a conclusão dos lançamentos dos pagamentos fixos,

informando os dados faltantes na tela anterior.

3. 6 CONTAS A PAGAR – LANÇAMENTOS (FINANCEIRO � LANÇAMENTOS DE CONTAS A PAGAR)

Neste item o usuário realiza os lançamentos das contas a pagar de forma manual,

informando histórico, dia, complemento e valor. Após isso clique no ícone do raio para efetuar a geração.

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3. 7 CONTAS A PAGAR – BAIXAS (FINANCEIRO � BAIXAS)

Neste item o usuário realiza as baixas das contas a pagar, ou utiliza para consulta e

conferência de todos os títulos a pagar. Selecione o tipo de título “Abertos”, “Baixados”,

“Todos” e os demais filtros e pressione o [ENTER]. O sistema mostrará em cores a situação de

cada título, cor amarela: títulos vencidos, na cor azul: títulos baixados, na cor verde: títulos à

vencer. A baixa pode ser realizada clicando em cada item, após isso pressione o [ENTER] e

informe a data de pagamento e clique no botão ‘Baixar”.

3. 8 FLUXO DE CAIXA (FINANCEIRO � FLUXO DE CAIXA)

Neste item o sistema permite a emissão do controle de contas a pagar e a receber.

No relatório traz de forma diária todos os valores do escritório já baixados, pode ser emitido

de forma sintética, analítica ou em forma de gráfico, conforme o exemplo abaixo:

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3. 9 FLUXO DE RECEBIMENTOS (FINANCEIRO � FLUXO DE RECEBIMENTOS)

Neste relatório o sistema demonstra de forma sintética os valores totais a receber e

recebidos dentro do mês selecionado.

3. 10 SERVIÇOS FATURADOS (FINANCEIRO � SERVIÇOS FATURADOS)

Neste relatório o usuário pode analisar os serviços mais realizados pelo escritório

contábil e a totalização dos valores.

Podem conferir e projetar o comportamento nos períodos seguintes. É permitido

ordenar por código ou ordem alfabética.

Passo a Passo Administrador

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3. 11 LANÇAMENTOS CAIXA (FINANCEIRO � LANÇAMENTOS CAIXA)

Neste item o usuário poderá realizar de forma manual os lançamentos de caixa do

escritório ou integrar de forma automática as baixas das contas a pagar e a receber. Todos

os itens digitados neste módulo já são levados ao sistema contábil automaticamente.

- Neste ícone iremos padronizar as contas para integração com o livro caixa, no caso do “contas a receber” temos que determinar também o histórico do pagamento.

3. 12 LIVRO CAIXA (FINANCEIRO � LIVRO CAIXA)

Este é o relatório dos lançamentos realizados na tela de (Financeiro/Lançamentos de

Caixa), traz o saldo anterior e as entradas e saídas por dia, discriminando conta, histórico e

complemento.

3. 13 RELATÓRIO POR HISTÓRICOS (FINANCEIRO � RELATÓRIO POR HISTÓRICOS)

Nos lançamentos de livro caixa utilizamos somente a conta caixa, e com a ajuda dos

históricos podemos definir do que se trata cada lançamento de entrada e saída. Devido a

isso o relatório por históricos auxilia na conferência dos lançamentos. Podemos gerar

consolidado ou não, informe o período a data de emissão e a página inicial.

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3. 14 RELATÓRIO POR CONTAS (FINANCEIRO � RELATÓRIO POR CONTAS)

Quando a empresa utiliza mais de uma conta contábil liberada para o livro caixa,

com este relatório o usuário pode analisar as informações específicas de cada uma delas.

Informe a conta específica ou deixe em branco para o sistema emitir de todas, informa a

data de emissão, período, marque consolidado ou não e informe o número da página inicial.

3. 15 TERMOS ABERTURA E ENCERRAMENTO (FINANCEIRO � TERMOS)

Este item o usuário emite os termos de abertura e encerramento para o livro caixa.

Na tela de emissão selecione entre abertura ou encerramento, pessoa física ou jurídica e

informe os números das folhas, ordem e data de emissão. Em seguida clique no ícone da lupa

para emitir os termos.

3. 16 HISTÓRICOS (FINANCEIRO � HISTÓRICOS)

Para realizar o cadastramento do histórico deve-se informar o código disponível e

pressionar o “Enter” em seguida digite a descrição do histórico. Caso prefira pode realizar a

alteração das descrições dos históricos já existentes no sistema, informe o código do histórico

pressione o “Enter” realize a alteração desejada e grave.

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PROTOCOLO

4. 1 GERAÇÃO E EMISSÃO (PROTOCOLO � GERAÇÃO E EMISSÃO)

Neste item o sistema possibilita a geração/emissão dos protocolos dos documentos

enviados do escritório para os clientes. Informe o código da empresa (cliente) e pressione o

[Enter], sistema irá controlar a numeração da seguinte forma: código da empresa + 2 dígitos

do mês + 2 dígitos para o ano e o número controle dos protocolos permitindo no máximo 99

diferentes.

Digite os dados solicitados pelo sistema e insira os documentos (criado conforme o item

“4.4”, após concluir todos os campos pressione o [Enter] para os dados irem à tela acima e

em seguida botão [Esc] e por fim clique em [Gravar].

- Tem a função de gerar os protocolos para os clientes.

- Tem a função de excluir os protocolos já gerados no sistema.

- Tem a função de emitir um relatório dos protocolos criados no sistema.

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4. 2 BAIXAS (PROTOCOLO � BAIXAS)

Neste item o usuário realiza as baixas dos protocolos, quando estes são

entregues/devolvidos pelos clientes. Selecione o destinatário “Protocolo”, “Documento” ou

“Ambos”; selecione os protocolos “Abertos”, “Baixados” ou “Todos”; selecione a situação

“Todas” ou “Sem Retorno” e os demais filtros e pressione o [ENTER].

O sistema mostrará em cores a situação de cada protocolo, cor azul: baixados, na cor

amarela: sem retorno e na cor verde: sem entrega. A baixa pode ser realizada de forma

manual (clicando em cada item, após isso pressione o [ENTER] e informe a data de

entrega/retorno e horário e pressione o [ENTER] novamente) ou de forma automática com

auxílio dos botões:

- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de

todos os itens de uma única vez.

- Ao clicar realiza ou desfaz a baixa de

um item por vez.

Passo a Passo Administrador

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4. 3 RELATÓRIO CONTROLE (PROTOCOLO � RELATÓRIO CONTROLE)

Este é o relatório de controle dos protocolos. Selecione entre tipo analítico ou sintético

e os demais filtros e emita o relatório clicando na lupa ou imprima direto clicando na

impressora . Protocolos baixados ou em abertos, com retorno ou sem retorno, controle dentro do

sistema, não tendo mais a necessidade de controle manual ou arquivos de protocolos em

papel.

Passo a Passo Administrador

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4. 4 DOCUMENTOS (PROTOCOLO � DOCUMENTOS)

Este é o cadastro dos documentos que o escritório contábil envia aos clientes. Informe

um código disponível pelo sistema e insira uma descrição. Nos campos:

Classe: Selecione qual classe de documento se refere, podendo ser diversos, Gps,

Darf, dentre outros.

Tipo: 1- Escritório para o Cliente, 2- Escritório para o Cliente que retorna ao Escritório,

3- Cliente para o Escritório, 4- Cliente para o Escritório para o Cliente;

Dias Antes: Quantidade de dias que foi enviado antes do vencimento;

Dia Entrega: Dia que de entrega do documento;

Mês Vencido: Informar “sim” ou “não” para a opção do mês vencido;

Dias Retorno: Quantidade de dias que o documento deverá ser devolvido;

Complemento: Pode ser digitado manualmente ou selecionar fórmulas para

competência, data de vencimento, dentre outras clicando no ícone .

Periodicidade: Variando entre semanal, decendial, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou anual.

Serviço: Caso este documento faça parte de algum serviço cobrado pelo escritório

contábil, o usuário pode informar caso prefira.

- Segue um exemplo do cadastro de documentos:

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4. 5 DOCUMENTOS FIXOS (PROTOCOLO � DOCUMENTOS FIXOS)

Neste item o usuário realiza o cadastro de documentos fixos, ou seja, grupos de

documentos. Por exemplo, o escritório contábil realiza o protocolo para determinados clientes

que mensalmente são entregues os mesmos documentos sem alterações, conforme o exemplo

abaixo:

- FOLHA DE PAGAMENTO / - DARF IRRF SOBRE SALÁRIOS / - FGTS/SEFIP;

Com isso cria-se um grupo com estes três documentos fixos. Após isso, devemos inserir

o código de documento fixo no cadastro da empresa na aba Administrador, ao gerar o

cálculo de protocolos, serão informados os documentos de forma automática.

4. 6 REQUISIÇÃO DE NUMERÁRIOS (PROTOCOLO � REQUISIÇÃO DE NUMERÁRIOS)

Neste item o usuário emite as requisições de numerários para os clientes do escritório

contábil, trazendo todos os tributos e suas respectivas datas de vencimentos, mês de referência

e valores. São duas vias na mesma página, cada um em meia folha. Todos os valores deste

relatório são buscados do sistema de folha de pagamento e escrita fiscal.

Passo a Passo Administrador

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GUIAS

5. 1 GUIAS – GUIAS AVULSAS (GUIAS � GUIAS AVULSAS)

O sistema possibilita que o usuário emita guias avulsas de forma manual, dentre as opções que o sistema emite temos:

-GPS;

-GRCS;

-GUIA DE ISS;

-GUIA DE ICMS;

-DARF;

-DARF SIMPLES;

5. 2 GUIAS – DARF IRRF/5952 (GUIAS � DARF IRRF/5952)

Utilize este item para emissão do Darf IRRF/5952, selecione o tipo de Darf, período

de apuração, empresa, data de vencimento e clique na lupa para emissão.

Passo a Passo Administrador

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5. 3 GUIAS – GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL (GPS) (GUIAS � GPS)

Utilize este item para emissão da Guia da Previdência Social – GPS. Selecione a

empresa ou grupo de empresas, informe o código de pagamento, o período de apuração e

clique na lupa para emissão.

MALA DIRETA

6. 1 EDIÇÃO CARTAS (MALA DIRETA � EDIÇÃO CARTAS)

Neste item o usuário pode criar cartas para envio em mala direta. Elaborando os

textos manualmente ou copiando de textos existentes, temos opção de inserir fórmulas para

que o sistema traga os dados da razão social, cnpj, endereço, dentre outros. Digite um código

disponível e uma descrição, após digitação clique no botão gravar.

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6. 2 EMISSÃO CARTAS (MALA DIRETA � EMISSÃO CARTAS)

Neste item o usuário emite as cartas criadas no item anterior. Informe os dados

solicitados pelo sistema, inclusive o código do modelo criado e clique na lupa para emissão.

6. 3 EDIÇÃO ETIQUETAS (MALA DIRETA � EDIÇÃO ETIQUETAS)

Neste item o usuário elabora etiquetas para serem enviadas nos envelopes de mala

direta. Temos as variáveis no sistema para trazerem os dados automaticamente, tais como:

Razão Social, Endereço e Responsável pela empresa. Informe um código disponível e uma

descrição, selecione a impressora entre matricial ou laser/tinta, o campo de medição é

informado em milímetros digite os dados da etiqueta e grave.

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6. 4 EMISSÃO ETIQUETAS (MALA DIRETA � EMISSÃO ETIQUETAS)

Neste item o usuário emite as etiquetas criadas no item anterior. Informe os dados

solicitados pelo sistema, inclusive o código do modelo criado e clique na lupa para emissão.

BACKUP

7 . 1 GERAÇÃO DE BACKUP

O sistema possui um gerador de backup que permite fazer a cópia de segurança

em qualquer local desejado, ou seja, em qualquer pasta, disquete...

• Na área de trabalho, ou seja, onde ficam os ícones de todos os programas utilizados

clique no Ícone Intsys Backup;

• Digite em “Nome”, um título para o seu arquivo de backup, como por exemplo: (31-

05-2017) em seguida clique em .

• O Sistema abrirá uma Janela onde você determinará o local da cópia de segurança

e clique em salvar e o sistema efetuará o backup;

Feche os sistemas módulos de todas as máquinas antes de efetuar a sua cópia de segurança

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7 . 2 COMPACTAÇÃO DE BACKUP

Além do backup tradicional efetuado acima, o sistema permite compactar ainda

mais sua cópia de segurança. Depois de efetuado o backup tradicional acima:

• Clique novamente no Ícone IntSys Backup;

• Clique na ABA “ZIP” e clique em ;

• Procure o local que onde foi efetuado o backup acima, clicando duas vezes em cima

desse arquivo e clique em ; .

• O Sistema abrirá uma janela onde você determinará um local e um nome para a cópia

de segurança, clique em salvar e o sistema efetuará a compactação backup;

7 . 3 RESTAURAÇÃO DE BACKUP

• Clique no ícone de backup fora do sistema;

• Clique na aba de “restore” e clique em (lado inferior direito);

• O Sistema abrirá uma janela onde você determinará o local onde está sua cópia de

segurança, clique em abrir o sistema restaurará o backup;

CARACTERÍSTICAS GERAIS • O sistema traz no rodapé das telas, a descrição por extenso dos campos por onde se

passa o cursor.

• Não há necessidade de se fechar uma tela para se abrir outra, por exemplo.

Ex: Ao cadastrar uma empresa, percebe-se que seu município ainda não está

cadastrado, pode-se abrir a tela de cadastro de municípios, sem fechar a de cadastro de

empresas, para depois dar continuidade ao cadastro do mesmo normalmente.

• Tenha por hábito, mudar de campo com a tecla [Enter], e não a tecla [Tab].

• O Sistema traz uma barra padrão de atalhos como está abaixo (passe o mouse por

cima dos ícones para saber sua função):

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ITENS QUE VOCÊ ENCONTRARÁ NO TOPO DE TODAS AS TELAS

Os itens abaixo aparecerão em todas as telas do sistema, sendo que assim todas as

consultas, impressões de relatórios e exclusões serão feitas nas próprias telas:

BOTÕES DA VISUALIZAÇÃO DE RELATÓRIOS

Lupa para Visualização Ao clicar nela abre-se uma tela para

visualização de relatórios, com os itens da tela, ou (ALT + P)

Tecla de Consulta Serve para consultar os itens

cadastrados, em algumas telas pode-se usar o (ALT + S)

Lixeira serve para a

exclusão dos itens da tela, ou (ALT + E)

Impressora Ao clicar nela abre-se

uma tela para Impressão de relatórios, com os

itens da tela, ou (ALT + I)

Detalhamento dos Botões da Visualização de Relatórios

Botão 1: Visualiza página inteira;

Botão 2: Amplia a visualização;

Botão 3: Diminui a visualização;

Botão 4: Vai para a primeira página;

Botão 5: Vai para a página anterior;

Botão 6: Vai para a próxima página;

Botão 7: Vai para a última página;

Botão 8: Seleciona a página

Botão 9: Copia a página;

Botão 10: Configurações de impressão e número de página a ser impressa, quantidade de vias.

Botão 11: Imprime o relatório

Botão 12: Abre relatório gerados na extensão QRP (Quick Report)

Botão 13: Salva o relatório em diferentes formatos como RTF (Word), Xls (Excel), Pdf (Adobe Reader)

Botão 14: Cancela/Interrompe a geração do relatório.

Botão 16: Fecha o relatório.

As informações listadas seguem a ordem da esquerda para a direita respectivamente.

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ANOTAÇÕES GERAIS

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