manual excel

Joo Pedro Monistrio

MICROSOFT EXCEL XP

ndice

INTRODUO..................................................................................... 1 O QUE H DE NOVO ................................................................................................1 O QUE O EXCEL ..................................................................................................1 VANTAGENS DO MICROSOFT EXCEL ..............................................................................1 ENTRAR NO MICROSOFT EXCEL...................................................................................2 APRESENTAO DO ECR .........................................................................................3

JANELA DO PROGRAMA ........................................................................................................3 A BARRA DE MENUS ...........................................................................................................4 MANIPULAO DA JANELA ....................................................................................................6 BARRAS DE DESLOCAMENTO..................................................................................................7 ZOOM ..........................................................................................................................7 A FOLHA DE CLCULO ........................................................................................................7 CAIXAS DE DILOGO ..........................................................................................................8

BOTES DE COMANDO ........................................................................................8 BOTES DE OPO (RADIO BUTTON).......................................................................8 BOTES DE SELECO (CHECK BOX) .......................................................................9 LISTA DE OPES (COMBOBOX).............................................................................9 CAIXA DE TEXTO...............................................................................................9

MENUS DE ATALHO (MENUS SENSVEIS) ....................................................................................9 BOTO DE ACESSO S CLULAS ............................................................................................ 10

A FOLHA DE CLCULO (SHEET)............................................................ 11 CONSTITUIO DA FOLHA DE CLCULO ........................................................................ 11 SELECCIONAR UMA CLULA...................................................................................... 11 SELECCIONAR UM GRUPO DE CLULAS ......................................................................... 12 SELECCIONAR UMA LINHA OU COLUNA ......................................................................... 12 INTRODUO DE DADOS......................................................................................... 12

INTRODUZIR DADOS......................................................................................................... 12 INTRODUZIR DADOS EM LINHA ............................................................................................. 13 INTRODUZIR DADOS EM COLUNA ........................................................................................... 13 ALTERAR DADOS............................................................................................................. 13 ANULAR DADOS.............................................................................................................. 13 DIMENSIONAMENTO DAS COLUNAS ........................................................................................ 14 INSERIR E APAGAR CLULAS, LINHAS OU COLUNAS ....................................................................... 14 ESCONDER LINHAS OU COLUNAS ........................................................................................... 15

OPERAES COM FOLHAS DO LIVRO ........................................................................... 15 INSERIR UMA NOVA FOLHA.................................................................................................. 15 ELIMINAR UMA FOLHA....................................................................................................... 15 MUDAR O NOME DA FOLHA.................................................................................................. 15

FRMULAS...................................................................................... 16 CRIAO DE FRMULAS ......................................................................................... 16

FRMULAS COM ENDEREOS RELATIVOS.................................................................................. 17 FRMULAS COM ENDEREOS ABSOLUTOS................................................................................. 17

UTILIZAO DE FUNES ....................................................................................... 19 Data/Hora.....................................................................................................................................................20 Financeira.....................................................................................................................................................20

SOMA AUTOMTICA ......................................................................................................... 21 COPIAR FUNES PARA CLULAS ADJACENTES ............................................................................ 22 VISUALIZAO AUTOMTICA DO RESULTADO DE FUNES............................................................... 23

ATRIBUIR UM NOME A CLULAS ................................................................................ 24 DEFINIR UM NOME........................................................................................................... 24 APAGAR UM NOME........................................................................................................... 25 INTRODUZIR UM NOME NUMA FRMULA................................................................................... 25

FUNES ESTATSTICAS......................................................................................... 26 MDIA (AVERAGE) ....................................................................................................... 26

Joo Pedro Monistrio

MICROSOFT EXCEL XP

CONTAR.SE (COUNTIF) ...................................................................................................27 DESVPAD (STDEV) ......................................................................................................28 MED (MEDIAN) ...........................................................................................................28 MED (MEDIAN) ...........................................................................................................29 MODA (MODE) ............................................................................................................29 MXIMO (MAX) ...........................................................................................................29 MNIMO (MIN) ............................................................................................................29

FUNES MATEMTICAS E TRIGONOMTRICAS ............................................................... 30 ARRED (ROUND) .........................................................................................................30 INT (INT) ...................................................................................................................31 PRODUTO (PRODUCT)..................................................................................................31 RAZ (SQRT) ..............................................................................................................31 SOMA (SUM)................................................................................................................31 SOMA.SE (SUMIF) ........................................................................................................32

FUNES DE CONSULTA E REFERNCIA ....................................................................... 33 PROCV (VLOOKUP) ......................................................................................................33 PROCH (HLOOKUP)......................................................................................................35

FUNES LGICAS .............................................................................................. 36 SE (IF) ......................................................................................................................36

FUNES DATA-E-HORA........................................................................................ 38 AGORA (NOW)............................................................................................................38 DIAS360 (DAYS360)....................................................................................................38 HOJE (TODAY) ............................................................................................................38 DIATRABALHO (NETWORKDAYS) ...................................................................................38

FUNES FINANCEIRAS ......................................................................................... 39 PGTO (PMT) ...............................................................................................................39

SRIES ...........................................................................................41 CONSTRUO DE UMA SRIE.................................................................................... 41

TIPOS DE SRIE ..............................................................................................................42 VALOR DO INCREMENTO.................................................................................... 42

FORMATAO DOS DADOS NAS CLULAS.................................................43 NMEROS ......................................................................................................... 44

FORMATAO DOS NMEROS ...............................................................................................44 FORMATAO DE DATA E HORA .............................................................................................45

ALINHAMENTOS .................................................................................................. 46 CENTRAR TEXTO ATRAVS DAS COLUNAS ..................................................................................47

TIPO DE LETRA ................................................................................................... 47 LIMITES ........................................................................................................... 48 CORES............................................................................................................. 49 FORMATAO AUTOMTICA ..................................................................................... 50 COPIAR / COLAR FORMATAES ............................................................................... 51 FORMATAO CONDICIONAL .................................................................................... 52

GRFICOS .......................................................................................53 TIPOS DE GRFICOS............................................................................................. 53 ESTRUTURA DE UM GRFICO................................................................................... 53 COMO CRIAR UM GRFICO ..................................................................................... 54 ADICIONAR SRIES .............................................................................................. 56 MODIFICAR E MELHORAR GRFICOS........................................................................... 56

TTULOS E LEGENDAS .......................................................................................................56 PARA ADICIONAR UMA LEGENDA........................................................................... 57

ALTERAR FORMATOS.........................................................................................................57 MUDAR UM GRFICO EXISTENTE...........................................................................................58

GRFICOS PERSONALIZADOS................................................................................... 58

IMPRESSO .....................................................................................59 VISUALIZAO DA IMPRESSO (PRINT PREVIEW)............................................................ 59 IMPRIMIR (PRINT) ............................................................................................... 60

Joo Pedro Monistrio

MICROSOFT EXCEL XP

CONFIGURAR PGINA (SETUP PAGE SETUP) .................................................................. 60 MARGENS (MARGINS) ...................................................................................................... 61 CABEALHO E RODAP (HEADER/FOOTER) ............................................................................... 61

CABEALHO E RODAP PERSONALIZADO .................................................................. 61 FOLHA DE CLCULO (SHEET)............................................................................................... 63

BASE DE DADOS............................................................................... 64 DEFINIO DE BASES DE DADOS .............................................................................. 64 REGISTOS E CAMPOS ............................................................................................ 65 ADICIONAR E ELIMINAR REGISTOS UTILIZANDO O FORMULRIO......................................... 65 ORDENAR A BASE DE DADOS ................................................................................... 66 FILTROS ........................................................................................................... 66 FILTRO AUTOMTICO - AUTOFILTER ........................................................................... 67

CRIAR UM FILTRO AUTOMTICO (AUTOFILTER) .......................................................................... 67 CLCULO DE TOTAIS E SUBTOTAIS............................................................................. 68

ORDENAR .................................................................................................................... 68 INSERIR SUBTOTAIS/TOTAIS............................................................................................... 68

INTEGRAO DE FOLHAS DE CLCULO ................................................... 70

APNDICE I .................................................................................... 72 LISTA DE FUNES............................................................................................... 72

FUNES DE BASE DE DADOS ............................................................................................. 72 FUNES DE CONSULTA E REFERNCIA ................................................................................... 72 FUNES DE DATA E HORA ................................................................................................ 73 FUNES ESTATSTICAS.................................................................................................... 74 FUNES FINANCEIRAS..................................................................................................... 77 FUNES DE INFORMAO ................................................................................................. 79 FUNES LGICAS.......................................................................................................... 79 FUNES DE MATEMTICA E TRIGONOMETRIA............................................................................ 80 FUNES DE TEXTO......................................................................................................... 81

Joo Pedro Monistrio Pgina 1

MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

INTRODUO

O QUE H DE NOVO

Esta nova verso inclui uma nova forma de trabalhar recorrendo utilizao dos Painis de tarefas. Estes painis surgem no lado direito da janela de trabalho e permitem aceder com facilidade a vrias opes, permitindo assim ao utilizador executar operaes com maior rapidez.

O QUE O EXCEL

O Excel uma folha de clculo integrada, com funes de base de dados e a possibilidade de criao de grficos. Disponibiliza ainda, um conjunto de ferramentas de anlise dirigidas s reas de Estatstica e Financeira. O Microsoft Excel, permite:

1. Calcular e/ou simular (Frmulas e Funes) 2. Manipular bases de dados; 3. Desenhar grficos. 4. Obter/analisar informao de tabelas e/ou bases de dados 5. Analisar Dados (Ferramentas de Anlise)

VANTAGENS DO MICROSOFT EXCEL

Riqueza funcional O utilizador dispe de 65.536 linhas por 256 colunas correspondendo a 167.817.216 clulas por cada folha de clculo. O Microsoft Excel uma folha de clculo muito potente. Pode executar clculos matriciais com extrema facilidade, reduzindo o nmero de frmulas de clculo. Personalizao Uma vez realizada a sua folha de clculo ou grfico a sua apresentao tambm importante. Assim o Microsoft Excel fornece ao utilizador:

6. Uma extensa gama de fontes, de caracteres, de tamanhos e estilos diferentes (sublinhado, realce, itlico, cortado);

7. Enquadramentos de clulas e zonas sombreadas; 8. Largura de colunas e altura de linhas variveis; 9. Alinhamento de texto; 10. Formatos de nmeros definidos pelo utilizador; 11. A possibilidade de utilizao ou no dos nmeros das linhas e colunas, e a

gesto das cores no que diz respeito ao sombreado dos crans, cor das janelas, etc.

12. Incluso de objectos provenientes de outros programas; Possvel utilizao em rede possvel instalar uma rede com vrios postos de trabalho interligados. Os diferentes utilizadores podem consultar a mesma folha de clculo, mas apenas um poder actualiz-la.

~

Pgina 2 Joo Pedro Monistrio

MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Flexibilidade do programa possvel trabalhar com vrios documentos ao mesmo tempo na memria; Inserir um quadro num texto de outra aplicao; Transaccionar dados com outros programas, dentro do Windows ou utilizando as funes de import/export; Facilidade de execuo Esta ltima verso (Microsoft Excel ) coloca possibilidades nunca dantes conseguidas com as anteriores verses, nem mesmo com nenhuma folha de clculo concorrente. O produto inclui actualmente novos aspectos, desenvolvidos unicamente para tornar todas as tarefas rpidas e directas. Por exemplo, vrias janelas guiam o utilizador passo a passo atravs dos procedimentos e edies bsicas de comandos de formatao, resumindo-se tudo isto a um simples clique do rato. Barras de ferramentas programveis As barras de ferramentas so um dos aspectos mais interessantes na verso XP. So coleces de cones que executam tarefas comuns de uma maneira rpida e eficiente. Este conceito teve origem num processador de texto da LOTUS, designado por AMI PRO, sendo posteriormente utilizado noutros produtos de software, um dos quais o Microsoft Excel.

ENTRAR NO MICROSOFT EXCEL

4. Clique no boto Iniciar (Start) na barra de tarefas. 1. Abra o menu Programas (Programs). 2. Clique sobre a aplicao Microsoft Excel.

Um outro processo consiste em criar um ficheiro vazio, atravs do boto direito do rato, na localizao pretendida

e sempre que for necessrio iniciar uma sesso de trabalho em Excel deve-se ento efectuar um duplo clic no cone correspondente ao ficheiro pretendido.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

APRESENTAO DO ECR

JANELA DO PROGRAMA

13. O nome do programa Microsoft Excel no canto superior esquerdo;

14. A barra de menus: Ficheiro (File), Editar (Edit), Ver (View), Inserir (Insert), Formatar (Format), Ferramentas (Tools), Dados (Data), Janela (Window), Ajuda (Help);

15. As barra de ferramentas Padro e Formatao

16. O endereo da clula actual (A1) e a Barra de frmulas onde surge o real contedo da clula.

17. A Barra de estado e de mensagens do programa (fundo do ecr)

18. O Painel de Tarefas

Barra de Titulo Barra de Menu Minimizar, Maximizar, Fechar

Barra Padro

Barra de Formatao

Endereo da clula

Barra de Frmulas

Painel de tarefas

Barra de deslocamento

Barra de

estado

Clula seleccionada

Folhas de

clculo

Barra EuroValue

Deslocao entre folhas

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

A BARRA DE MENUS

A barra de menus do Microsoft Excel apresenta os seguintes comandos: Funes dos comandos do Menu Qualquer comando do menu pode ser acedido de duas maneiras:

19. Rato: Clique sobre a opo pretendida. 20. Teclado: Atravs da tecla [ALT] e da respectiva letra sublinhada: F, E, V, I, R,

M, D, J ou U. Ficheiro (File) Algumas opes deste menu:

21. Abrir um novo documento (folha de clculo), 22. Abrir um documento previamente gravado, 23. Fechar um documento 24. Guardar documentos 25. Imprimir documentos 26. Sair do Microsoft Excel

Editar (Edit) Algumas opes deste menu:

27. Mover, copiar ou apagar uma clula ou um grupo de clulas seleccionadas, 28. Eliminar linhas ou colunas, 29. Eliminar o contedo e/ou formatos de uma clula 30. Procurar dados na folha de clculo, 31. Deslocar-se para uma clula,

Ver (View) Algumas opes deste menu:

32. Visualizar Barras de Ferramentas, 33. Ampliar ou reduzir a folha de clculo.

Inserir (Insert) Algumas opes deste menu:

34. Inserir uma frmula numa clula, 35. Inserir clulas, linhas ou colunas na folha de clculo, 36. Inserir quebras de pgina, 37. Inserir grficos, 38. Definir um nome para uma clula ou grupo de clulas,

Formatar (Format) Algumas opes deste menu:

39. Escolher os formatos dos nmeros (monetrio, percentagem, etc.), das datas ou das horas,

40. Alinhamento dos dados [centro, esquerda, direita) numa clula ou grupo de clulas,

41. Alterar o tipo e tamanho das letras e nmeros de uma ou mais clulas, 42. Colocar ou retirar um bordo numa ou mais clulas, 43. Alterar a altura das linhas, 44. Alterar a largura das colunas.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

Ferramentas (Tools) Algumas opes deste menu:

45. Correco Ortogrfica, 46. Alterar a apresentao da folha de trabalho quanto grelha ou aos nmeros

de linha e coluna, 47. Proteger um documento com palavra-chave contra eventuais tentativas de

alterao por parte de um operador no autorizado, 48. Alterar as operaes de clculo para o automtico ou manual, 49. Definir outras opes de trabalho especificas do operador, 50. Criar ou Utilizar macros - instrues.

Dados (Data) Algumas opes do menu Dados so dedicadas a operar a base de dados do Microsoft Excel permitindo criar sries, ordenar e procurar informaes. Janela (Window) As opes do menu Janela so dedicadas s janelas (folhas de clculo ou grficos) que o operador abriu no Microsoft Excel. Assim, podemos passar de uma folha de clculo para outra e desta para um grfico. Tambm possvel visualizar todas as janelas ao mesmo tempo ou esconder janelas que no estejam a ser necessrias. Ajuda (Help) Este menu, como o seu prprio nome indica, destinado a ajudar o utilizador quando, por vezes, existirem duvidas em relao a alguns comandos ou funes do Microsoft Excel. A tecla F1, o Microsoft Excel d-lhe ajuda ao comando que est a executar. As opes dos comandos do Menu Depois de abrir a caixa das opes do comando, estas podem ser acedidas com o rato bastando para isso um clique sobre a opo, ou com o teclado sendo necessrio premir a tecla da letra sublinhada da opo, ou ainda, deslocando o cursor (com as teclas de direco) e premir ENTER quando estiver na opo pretendida. Das opes apresentadas, umas aparecem a negro e outras em cinzento que lhe indicam que as ltimas no esto disponveis no momento. Existem ainda algumas opes com reticncias(...) que lhe indicam que escolhendo estas ter ainda outras opes. Estas so seleccionadas numa caixa de dilogo a que nos referiremos mais tarde. Anular um Comando Em qualquer situao, isto , nas caixas de opo de menu ou nas caixas de dilogo, pressionar a tecla ESC anula a escolha que estava a efectuar e volta para folha de clculo. As caixas de dilogo tm, normalmente, a opo Cancelar que tambm abandona o comando.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

MANIPULAO DA JANELA

Deslocamento da janela 51. Clique sem largar sobre a barra onde indica o nome da folha de clculo; 52. Desloque a janela para a posio pretendida e largue o boto do rato;

Modificao das dimenses da janela

53. Apontar o cursor para um dos lados ou o canto da moldura da janela (o cursor muda de aspecto);

54. Clique e sem largar, desloque a moldura para as dimenses desejadas: 55. Largar o boto do rato para terminar.

Janela em pleno ecr (Maximizar)

56. Clique no boto no canto superior direita ( ). Retorno s dimenses originais (Restaurar)

57. Clique no boto ( ) direita. Segundo Plano (Minimizar)

58. Clique sobre o boto( )

Encerrar Programa ou Ficheiro (Fechar)

59. Clique sobre os botes( ) Deslocao da Janela

Linhas seguintes ou precedentes

60. Clique sobre a seta para baixo na barra de deslocao vertical para visualizar a linha seguinte.

61. Clique sobre a seta para cima na barra de deslocao vertical para visualizar a linha anterior.

62. Clique sem largar na barra de deslocao vertical largando na posio desejada.

Colunas seguintes ou precedentes

63. Clique sobre a seta para a direita na barra de deslocao horizontal para visualizar a coluna seguinte.

64. Clique sobre a seta para a esquerda na barra de deslocao horizontal para visualizar a coluna precedente.

65. Clique sem largar na barra de deslocao horizontal largando na posio desejada.

Voltar primeira clula

Por vezes torna-se necessrio ir rapidamente para o inicio da folha de trabalho.

66. Pressione [CTRL]+[HOME].

Deslocao para o fim do documento

67. Premir [CTRL]+[END].


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

BARRAS DE DESLOCAMENTO

Nos bordos direito e inferior encontram-se zonas sombreadas, designadas de barras de deslocao. Estas barras mostram-nos qual a zona da folha que estamos a trabalhar, isto , em funo da posio da barra de deslocao, sabemos se a zona visvel da folha de clculo est no inicio, a meio, ou no fim do espao disponvel, seja na barra horizontal ou na vertical. Permitem a deslocao na folha, na vertical para a barra da direita e na horizontal para a barra a baixo. mais fcil usar as barras de deslocao com o rato do que com o teclado.

ZOOM

Para trabalhar desfrutando completamente do espao disponvel, possvel alterar o tamanho da janela da folha de clculo, alargando na totalidade ou minimizando conforme as necessidades.

68. Utilize a caixa de Zoom, na barra de ferramentas Padro.

A FOLHA DE CLCULO

A janela da folha de clculo apresenta-se da seguinte forma: 69. O nome da folha de trabalho na barra de ttulo: Livro 1 (Book1); 70. Nmeros de linha na esquerda; 71. Nmeros de coluna na segunda linha do topo; 72. As clulas (o seu endereo refere-se interseco da coluna com a linha onde

est posicionada); 73. Uma barra de deslocao horizontal direita; 74. Uma barra de deslocao vertical em baixo; 75. Nome das Folhas de Clculo - Folha 1, Folha 2, Folha 3,... (Sheet1, Sheet2,

Sheet3, ...) no fundo da janela. A folha de clculo a rea quadriculada, constituda por linhas e colunas, a interseco de uma linha com uma coluna d origem a uma clula. A identificao de uma clula feita atravs de um sistema de coordenadas - Endereo - em relao coluna e linha, surgindo assim A2, B3, D58, ....

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Deste modo :

76. As colunas so identificadas por letras de A a Z, a seguir a esta passam a ser

identificadas por duas letras (AA, BA, BX, ...), correspondendo a ltima s letras IV. teremos por isso, 256 colunas em cada folha de clculo.

77. As linhas so identificadas

por nmeros de 1 a 65536.

CAIXAS DE DILOGO

Uma caixa de dilogo uma janela com possibilidade de entrar alguns parmetros que podem ser alterados e que, uma vez confirmados, determinam como o comando ir ser executado. Quase todos os comandos do menu apresentam uma caixa de dilogo antes do comando ser efectivamente realizado. Assim tambm possvel abandonar uma operao antes de confirmar a sua realizao.

BOTES DE COMANDO

Terminam ou cancelam a execuo de um comando.

BOTES DE OPO (RADIO BUTTON)

Permitem seleccionar uma de vrias opes alternativas.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

BOTES DE SELECO (CHECK BOX)

Permitem seleccionar vrias opes dentro de um grupo de opes que apresentado.

LISTA DE OPES (COMBOBOX)

Permitem visualizar todas as opes possveis para um determinado comando.

CAIXA DE TEXTO

Permitem digitar texto relativo a um determinado comando.

MENUS DE ATALHO (MENUS SENSVEIS)

Os menus de atalho so menus sensveis ao contexto, ou seja, dependendo da posio do rato assim surge um menu com os comandos referentes ao objecto ou rea seleccionada. Para visualizar os menus sensveis faa um clique com tecla do lado direito do rato sobre a clula seleccionada ou na rea seleccionada.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

BOTO DE ACESSO S CLULAS

Este boto existe no canto inferior direito de algumas caixas de texto e reduz temporariamente a caixa de dilogo ao tamanho mnimo, para que possa introduzir o intervalo seleccionando clulas na folha de clculo. Quando terminar, pode fazer clique novamente sobre o boto para visualizar a caixa de dilogo completa.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

A FOLHA DE CLCULO (SHEET)

CONSTITUIO DA FOLHA DE CLCULO

Um documento (ficheiro) em Excel designado por LIVRO (WORKBOOK) e contm, por defeito, 3 folhas de trabalho - FOLHA (Sheet) - visveis no canto inferior esquerdo do ecr

A Folha de Clculo um instrumento de clculo (muito potente) e um utilitrio de simulao. Trata-se de uma matriz estruturada de linhas e colunas cuja intercepo se designa por clula. Nas clulas podemos introduzir texto, nmeros ou frmulas. A Folha de Clculo uma grelha de 256 colunas por 65.5364 linhas. Cada intercepo de uma linha com uma coluna forma uma clula. Cada clula pode conter dados (texto, nmeros ou frmulas). A barra da esquerda da Folha de Clculo contm os nmeros que identificam as linhas. A barra sobre a Folha de Clculo contm as letras que identificam as colunas. A clula que est envolvida por um rectngulo negro, diz-se clula activa, ou seja, clula onde se ir introduzir ou processar dados. Cada clula possui um endereo prprio, formado pela letra da coluna e pelo nmero da linha. Por exemplo: A figura anterior mostra a clula activa no endereo A1 (coluna A, linha 1).

SELECCIONAR UMA CLULA

Uma clula corresponde intercepo de uma linha com uma coluna, sendo o seu endereo (posio do endereo na folha de clculo) indicado esquerda, logo abaixo da barra de menu. Quando uma clula est seleccionada existe um rectngulo negro sua volta. A Seleco de uma clula feita da seguinte forma:

78. Aponte o cursor do rato (em forma de cruz) para a clula que pretende seleccionar.

79. ... e Clique.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

SELECCIONAR UM GRUPO DE CLULAS

Outra forma de introduzir os dados consiste em seleccionar o grupo de clulas onde estes vo ser digitados. Esta operao permite uma entrada mais rpida dos dados.

80. Clique sobre a clula de partida. 81. Posicionar o cursor no outro canto do grupo de

clulas. 82. Com a tecla Shift pressionada clique nesta clula.

2 Mtodo de seleco:

83. Clique sem largar sobre a clula de partida. 84. Desloque o cursor at clula no outro canto e largue o boto do rato.

3 Mtodo de seleco:

85. Pressione a tecla CTRL 86. Clique com o rato para seleccionar clulas

no contguas.

SELECCIONAR UMA LINHA OU COLUNA

Para seleccionar uma linha ou uma coluna, ter de colocar o cursor em cima do valor das clulas (nmero ou letra) e clicar, ou seja, clicar no nmero da linha a seleccionar ou na letra da coluna.

INTRODUO DE DADOS

INTRODUZIR DADOS

A introduo de dados pode ser feita da seguinte forma:

87. Seleccione uma clula. Digite os dados. Pressione a tecla ENTER ou clique no boto da barra de frmula, para validar a entrada de dados na clula.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

INTRODUZIR DADOS EM LINHA

Este mtodo torna-se mais rpido para introduzir texto em vrias clulas pois no necessrio seleccionar a nova clula para introduzir os dados. Primeiro, ter de seleccionar o grupo de clulas onde ir introduzir novos dados.

88. Introduza o texto na primeira clula da linha seleccionada. 89. Pressione TAB para passar para a clula da direita ou SHIFT+TAB para

passar a clula da esquerda. 90. Introduza os dados. 91. Continue a introduzir os dados at ao fim da linha de clulas seleccionadas.

No deve utilizar as teclas de direco, ou clicar sobre outra clula, pois desta forma o grupo deixa de estar seleccionado.

INTRODUZIR DADOS EM COLUNA

Seleccione o grupo de clulas onde ir introduzir novos dados.

92. Introduza o texto na prime 93. ira clula da coluna seleccionada. 94. Pressione ENTER para passar para a clula da direita ou SHIFT+ENTER para

passar a clula da esquerda. 95. Introduza os dados. 96. Continue a introduzir os dados at ao fim da linha de clulas seleccionadas.

No deve utilizar as teclas de direco, ou clicar sobre outra clula, pois desta forma o grupo deixa de estar seleccionado.

ALTERAR DADOS

Por vezes torna-se necessrio alterar os dados que anteriormente tnhamos introduzido numa clula.

97. Clique sobre a clula cujo contedo pretende alterar. 98. Clique com o cursor na barra de edio na zona onde o texto est afixado de

modo a aparecer um cursor vertical a piscar ou pressione a tecla F2. 99. Modificar os dados com o auxilio das teclas de direco e das teclas:

Home - para o inicio do texto. End - Para o Fim. Delete - Para apagar o caracter sobre o cursor. - Para apagar o caracter esquerda do cursor.

100.Clique sobre a mesma ou outra clula para validar a modificao.

ANULAR DADOS

Se desejar apagar completamente o contedo de uma clula pode faz-lo do seguinte modo:

101.Seleccione a clula que deseja apagar. 102.Aceda ao menu Editar (Edit) e escolha a opo Limpar (Clear) ou

simplesmente a tecla DELETE.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

DIMENSIONAMENTO DAS COLUNAS

Quando introduzir os valores numa coluna e verificar que o texto da primeira coluna aparece cortado porque a clula seguinte j est ocupada. No entanto o contedo da primeira mantm-se. necessrio alargar a primeira coluna de forma que todo o texto possa ser visualizado.

103.Posicione o cursor do rato entre duas colunas at que a sua aparncia mude

para uma barra vertical com uma seta para cada lado 104.Clique sem largar (aparece uma linha a tracejado). 105.Com o boto premido desloque o rato para a direita ou esquerda at atingir a

largura pretendida. 106.Largue o boto do rato.

INSERIR E APAGAR CLULAS, LINHAS OU COLUNAS

Por vezes h a necessidade de inserir e apagar linhas e/ou colunas: Inserir clulas, linhas ou colunas

107.Seleccione a clula posterior ao local onde pretende inserir uma linha. 108.Escolha no menu de comandos Inserir/Clulas (Insert/Cells) para inserir

clulas; Inserir/Linhas (Insert/Rows) para inserir linhas ou Inserir/Colunas (Insert/Colunms) para inserir colunas.

Ou simplesmente clique com a tecla do lado direito do rato sobre a coluna ou linha que pretende inserir e seleccione Inserir (Insert). Aps inserir, surgir o boto representado em baixo que permite formatar a nova rea com um formato j existente. Esta opo muito til no caso de tabelas.

Apagar clulas, linhas ou colunas

109.Seleccione uma das clulas que constitui a linha ou a coluna a apagar. 110.Escolha no menu de comandos Editar/Eliminar (Edit/Delete). 111.Escolha se pretende apagar clulas, linhas ou colunas.

Ou simplesmente clique com a tecla do lado direito do rato sobre a coluna ou linha que pretende eliminar e seleccione Eliminar (Delete).


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

ESCONDER LINHAS OU COLUNAS

Para ocultar linhas ou colunas dever seleccionar a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar.

112.Abra o menu Formatar/Linhas (Format/Rows) ou Formatar/Colunas (Format/Columns)

113.Seleccione a opo Ocultar (Hide) Para mostrar linhas ou colunas ocultas, clique no menu Formatar/Linhas (ou colunas) (Format/Rows ou Columns) e seleccione a opo Mostrar (Unhide).

Poder utilizar os menus de atalho para executar estes procedimentos

OPERAES COM FOLHAS DO LIVRO

INSERIR UMA NOVA FOLHA

Atendendo que a insero feita esquerda da folha seleccionada, proceda do seguinte modo:

114.Abra o menu Inserir (Insert) e clique no comando Folha de clculo (Sheet).

Ou 115.Clique com a tecla do lado direito do rato sobre a folha onde pretende inserir

um nova, e seleccione a opo Inserir (Insert)

ELIMINAR UMA FOLHA

1. Seleccione a folha que pretende eliminar. Abra o menu Editar/Eliminar folha (Edit/Delete sheet).

Ou 116.Clique com a tecla do lado direito do rato sobre a folha a eliminar e seleccione

o comando Eliminar (Delete). Surge uma caixa de dilogo onde dever confirmar a operao: OK - elimina a folha ; Cancelar - anula a operao.

MUDAR O NOME DA FOLHA

Seleccione a folha cujo nome pretende alterar

Abra o menu Formatar/Folha (Format/Sheet)

Clique na opo Mudar o nome (Rename) Ou 117.Faa um duplo clique sobre a folha cujo nome pretende alterar.

Digite o nome para a folha e clique no boto OK.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FRMULAS

CRIAO DE FRMULAS

As frmulas de clculo so necessrias realizao de operaes aritmticas e actualizao dos dados aps modificao. Estes clculos podem ser simples operaes aritmticas ou complexas equaes matemticas. As frmulas em Excel so sempre iniciadas pelo sinal de =. Os elementos mais usuais numa frmula so os operadores, os endereos e os valores constantes.

1. Exemplo:

Tipos de Operadores

Operador Exemplo

Aritmticos

+ Adio - Subtraco / Diviso * Multiplicao % Percentagem ^ Potenciao

=15000*16% =(C10*12)/B12 =B3*12+4^2

Comparao

= Igual > Maior < Menor >= Maoir ou Igual =100000 (Devolve o valor Verdadeiro {True} ou Falso {False}, de acordo com a condio)

Endereo

rea (Range): con-junto de clulas com-preendidas entre dois endereos. Unio entre um con-junto de clulas

B3:C8 D4;D9

Texto

Concatenao: juno de dois ou mais con-juntos de texto

=G10&G11 =C12&Horas


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

FRMULAS COM ENDEREOS RELATIVOS

A utilizao de endereos nas frmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alterao nos valores que influenciam a frmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado

118. 119.Exemplo:

Seleccione a clula onde

pretende efectuar o clculo. Seleccione a clula onde pre-

tende efectuar o clculo.

1. Digite a frmula. 1. Digite o sinal de =.

2. Confirme. 2. Faa um clique na clula B3.

3. Digite o operador +.

4. Clique na clula C3.

5. Confirme. Dizemos ento que a frmula possui endereos relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereos alteram-se, adaptando-se s novas coordenadas e fazendo com que o utilizador no tenha de digitar vrias frmulas idnticas.

FRMULAS COM ENDEREOS ABSOLUTOS

Nem sempre possvel utilizar a cpia das frmulas e a sua consequente adaptao a novas coordenadas, de forma directa. A figura seguinte, na coluna E pretende-se calcular o valor total com 5% de desconto a pronto pagamento (P.P.)

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Se tentar copiar esta frmula para a linha seguinte ir verificar que o valor difere do que realmente deveria resultar do clculo. Isto porque a adaptao feita frmula copiada para a clula E6 deu origem frmula =D6*(1-E3), quando na realidade deveria ser

=D6*(1-E2). Pretende-se, ento, que exista uma adaptao s novas linhas, mas a multiplicao seja sempre feita pela clula E2. Deve-se, para isso, indic-la como eum endereo absoluto, pelo que a frmula correcta ser: =D5*(1-$E$2). O endereo absoluto difere do relativo, devido aos smbolos $. A colocao destes smbolos pode ser feita atravs da simples digitao ou pressionando a tecla F4.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

UTILIZAO DE FUNES

Uma funo de EXCEL uma frmula pr-concebida com uma aplicao especfica. As funes so vantajosas porque permitem diminuir o temo gasto na elaborao de frmulas, assim como os eventuais erros na sua elaborao. O EXCEL possui 259 funes agrupadas por:

120.Base de dados (Database & List management)

121.Data e hora (Date & time)

122.Financeiras (Financial)

123.Informao (Information)

124.Lgicas (Logical)

125.Consulta e referncia (Lookup & Reference)

126.Matemticas e trigonometria ( Math & trigonometry)

127.Estatstica (Statistical)

128.Texto (Text) Podemos aceder janela das funes atravs da instruo Inserir/Funo ou do

boto mas tambm possvel utilizar o boto da Soma Automtica Na janela das funes podemos seleccionar a categoria onde pertence a funo que desejamos usar (Ex: Lgica) ou optar por visualizar todas as funes por ordem alfabtica (Todas) ou ainda aceder ao grupo das ltimas funes utilizadas (Recm-utilizadas). Podemos tambm criar as nossas prprias funes utilizando a opo Definidas pelo utilizador.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

As funes do EXCEL tm a seguinte sintaxe:

=NomedaFuno(argumentos)

129.Regras sobre Funes 130.Iniciam sempre pelo smbolo = 131.Contm a seguir o nome da funo 132.Os argumentos da funo indicam-se entre parntesis 133.Os argumentos so separados pelos smbolos , ou ; (dependendo da

configurao do Windows) ou ainda :

134.Exemplos de algumas funes de EXCEL:

Funo Sintaxe Exemplo

Data/Hora Agora =Agora()

Data e Hora actuais =Agora()

Hoje =Hoje() Data actual

=Hoje()

Financeira Pgto =Pgto(taxa;nper;valor)

Pagamento por perodo =Pgto(15%/12;10*12;-10000) Quantia mensal a pagar, a uma taxa de 15% ao ano, durante 10 anos, para um emprstimo inicial de 10000

Matemtica

Produto =Produto(num;num;...;num) Produtos

=Produto(10;2) =Produto(C2;D7;D9)

Soma =Soma(rea) Somatrio

=Soma(G10:G21) =Soma(B5;B9;C10)

Estatstica Mdia =Mdia(rea)

Mdia Aritmtica (simples)

=Mdia(F3;F11) =Mdia(M2;M5:M8;M25)

Contar =Contar(rea) Contador

=Contar(A5;A26) Conta o nmero de clulas preenchidas com valores, na rea definida.

Consulta e referncia

Procv =PROCV(valor_proc;matriz_tabela;nm_ndice_coluna;procurar_intervalo)

=Procv(B15;A2:D10;3) Procura um valor na primeira coluna da esquerda de uma tabela e devolve o valor na mesma linha de uma coluna que especificou na tabela

Lgica Se = SE(teste_lgico;

valor_se_verdadeiro;

=Se(A2>10;Bom;Mau) Devolve um valor se uma condio especificada for avaliada com VERDADEIRO e outro valor se for avaliada como

Tipos de Argumentos: Valor Constante

Endereo (relativo ou absoluto) rea de clulas (range)

Texto (sempre entre aspas)


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

valor_se_falso) FALSO Base de Dados

BDObter = BDOBTER(base de dados;campo;critrios)

=BDObter(A1:D10;C1;B12:B13) Extrai um valor nico de uma coluna numa lista ou base de dados que corresponde s condies especificadas

Por exemplo o total da clula D4: 1. Digite o sinal de =,

escreva o nome da funo (Soma) e o primeiro parntesis.

1. Com o rato seleccione a rea de clulas que se pretende somar (B4 a B7).

2. Confirme .

SOMA AUTOMTICA

O EXCEL proporciona-lhe em modo automtico de efectuar uma soma de um grupo de clulas. Para isso execute os seguintes passos:

1. Seleccione a rea de clulas que pretende somar, mais uma, ou seja, o grupo de clulas onde se encontram os valores a somar, mais uma clula (em branco) onde ir ser colocada a soma das clulas anteriores.

ATENO! INSTALAO DE SUPLEMENTOS Inicialmente, o Excel no apresenta todas as funes disponveis. Para a utilizao de algumas funes mais especficas necessrio instalar o suplemento Ferramentas de Anlise. Aceda ao men Ferramentas, comando Suplementos e na caixa de dilogo que surge active a opo Ferramentas de Anlise.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

1. Clique no boto Soma automtica (AutoSum) na barra de ferramentas.

COPIAR FUNES PARA CLULAS ADJACENTES

Para copiar a funo de clculo para as clulas adjacentes proceda do seguinte modo:

Seleccione a clula que contm a frmula (funo). Com o rato em forma

de cruz pequena no canto inferior direito da clula seleccionada, clique sem levantar a tecla do rato, e arraste para as clulas para onde pretende copiar a frmula ou funo.

Aps arrastar a marca, surgir junto ao canto inferior direito da rea preenchida um boto que permite seleccionar outra opo de preenchimento, conforme representado nas imagens seguintes:


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

VISUALIZAO AUTOMTICA DO RESULTADO DE FUNES

O EXCEL efectua automaticamente clculos de um conjunto de valores resultantes de funes matemticas e estatsticas, sem que para isso o utilizador tenha de inserir a respectiva funo numa clula. Este resultado encontra-se na barra de estado.

135.Exemplo:

Para alterar a funo a ser utilizada, execute um clique com a tecla do lado direito do rato sobre a barra de estado e seleccione a funo que pretende para o clculo automtico.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

ATRIBUIR UM NOME A CLULAS

Quando est a construir uma folha de clculo, torna-se mais fcil identificar uma clula ou conjunto de clulas por nomes. Os nomes tornam as frmulas mais fceis de ler, reduzindo a probabilidade de escrever uma frmula incorrecta, pois referencia o nome da clula e no o seu endereo. Uma vez definido o nome, pode us-lo em funes e frmulas do mesmo modo que fazia referncia a uma clula.

DEFINIR UM NOME

Para definir um nome para uma clula: Seleccione a clula a que deseja atribuir um nome. Seleccione o menu Inserir (Insert), comando Nome (Name) e opo

Definir (Define).

Digite o nome que pretende atribuir clula na caixa Nomes no Livro

(Names in Book) Clique no boto OK.

136.Repare que na caixa de endereos ( esquerda da barra de frmulas), passou

a constar o nome da clula:


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

APAGAR UM NOME

Caso queira apagar um nome previamente definido:

Seleccione o comando Definir (Define) dentro da opo Nome (Name) do menu Inserir (Insert).

1. Seleccione o nome a apagar na caixa de listagem e clique no boto Eliminar (Delete). Todas as clulas que referenciam o nome a ser apagado, mostraro uma mensagem de erro.

INTRODUZIR UM NOME NUMA FRMULA

Atravs da utilizao do comando Colar (Paste) da opo Nome (Name) no menu Inserir (Insert) podemos visualizar todos os nomes definidos na Folha de clculo. Basta seleccionar um dos nomes, clicar no boto OK e continuar a escrever a frmula.

137.Exemplo: Pretende-se calcular o desconto ( taxa de 10%) efectuado durante o primeiro semestre.

1. Atribua um nome clula que ir conter a taxa de desconto e um nome ao total

do 1 Semestre.

1. Digite o sinal de "=". 2. Abra o menu Inserir/Nome (Insert/Name). 3. Escolha o comando Colar (Paste). 4. Seleccione o nome que pretende para a frmula e clique no boto OK. 5. Digite o operador *. 6. Repita a operao do ponto 4. E 5.. 7. Confirme o contedo da clula.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FUNES ESTATSTICAS

MDIA (AVERAGE)

Calcula a mdia aritmtica de um conjunto de valores. Sintaxe da Funo MDIA(nm1; nm2; ...) Nm1; nm2;... Intervalos para os quais se pretende clacular a mdia. Deve ter-se em conta que clulas com o valor nulo sero consideradas. Exemplo de utilizao da funo Mdia. No caso da mdia dos Km percorridos, podemos utilizar o mtodo descrito na Soma Automtica ou colocar o cursor na clula C7 e seleccionar, no boto Soma Automtica, a opo Mdia. Nesta situao as clulas com valores juntas a C7 sero automticamente seleccionadas bastando confirmar com a tecla Enter. No caso da mdia total vamos optar por utilizar a janela da funo, conforme descrito na pg.20. Em primeiro lugar devemos estar situados na clula D7 e aps aceder funo surge o grupo de clulas D4:D6 na caixa Num1, bastando em seguida confirmar no boto OK.

O resultado final ser o seguinte:


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

NOTA Os mtodos e procedimentos indicados neste exemplo so aplicveis a outras funes estatsticas como por exemplo; CONTAR, MXIMO e MNIMO e tambm no caso da funo aritmtica SOMA.

CONTAR.SE (COUNTIF)

Conta o nmero de clulas, no intervalo indicado, segundo um critrio. Sintaxe da Funo CONTAR.SE(intervalo; critrios) Intervalo rea onde esto os dados que se pretendem analisar Critrios Condio que limita a contagem Exemplo de utilizao da funo Contar.Se. Pretende-se saber quantos alunos tiveram nota superior ou igual a 10 e quantos tiveram nota inferior a 10. Para tal iremos aplicar duas funes Contar.Se respectivamente nas clulas B11 e B12. Para comear devemos estar situados na clula B11 Em seguida acedemos janela da funo. Deveremos ento seleccionar as clulas que desejamos contar (Intervalo) B22:B30. Em seguida especificamos exactamente que tipo de clulas pretendemos contar, na rea prviamente seleccionada, indicando o contedo que nos interessa (Critrio) >=10.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Para a clula B12 repetimos os passos acima indicados alterando apenas o Critrio para a condio


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

MED (MEDIAN)

Calcula a mediana, ou seja, o valor que divide a amostra (conjunto de valores) em duas parte iguais (com o mesmo nmero de elementos para cada lado). Sintaxe da Funo MED(nm1; nm2; ...) Nm1; nm2; ... Intervalos de valores para os quais se pretende calcular a mediana

MODA (MODE)

Devolve o valor que mais vezes ocorre num intervalo de valores (amostra). Sintaxe da Funo MODA(nm1; nm2; ...) Nm1; nm2; ... Intervalo de valores para os quais se pretende calcular a moda. Deve ter-se em conta que as clulas com valor nulo so includas.

MXIMO (MAX)

Devolve o maior valor de um conjunto de valores. Sintaxe da Funo MXIMO(nm1; nm2; ...) Nm1; nm2; ... Intervalo de valores cujo valor mximo ser devolvido.

MNIMO (MIN)

Devolve o menor valor de um intervalo de valores Sintaxe da Funo MNIMO(nm1; nm2; ...) Nm1; nm2; ... Intervalo de valores para os quais se pretende localizar o valor mnimo.

ATENO! VALORES NULOS E VALORES ZERO Em vrias funes necessrio ter em conta a diferena existente entre clulas vazias e as que contm valores zero: ao contrrio destas, as primeiras no so consideradas. Active a opo Valores Zero do Separador Ver, comando Opes, men Ferramentas, de modo a visualizar os valores zero.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FUNES MATEMTICAS E TRIGONOMTRICAS

ARRED (ROUND)

Arredonda o valor indicado permitindo especificar a quantidade de dgitos pretendida para esse arredondamento. Sintaxe da Funo ARRED(nm; nm_dgitos) Nm Nmero que ser alvo de arredondamento Nm_digitos Nmero de digitos em funo do qual se pretende arredondar o valor. Se o parmetro for omisso, a funo arredonda para o inteiro mais prximo. Exemplo de utilizao da funo ARRED Pretendemos obter os valores totais, j com IVA, conforme frmula representada mas apenas com duas casas decimais. Poderamos optar por aplicar um formato Moeda, como por exemplo Euro e indicar as casas decimais pretendidas ou recorrer utilizao dos

botes para aumentar ou reduzir o n de casas decimais. Ao utilizar a funo Arred devemos indicar o valor ou frmula, como no exemplo (Num), bem como o n de casas decimais que pretendemos visualizar (Num_dgitos).


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

O resultado final ser o seguinte:

INT (INT)

Arredonda o valor indicado at ao nmero inteiro mais prximo. Sintaxe da Funo INT(nm) Nm Nmero que se pretende arredondar.

PRODUTO (PRODUCT)

Multiplica os nmeros dos argumentos e calcula o seu produto. Sintaxe da Funo PRODUTO(nm1; nm2; ...) Nm1, nm2,... Nmeros entre 1 e 30 que deseja multiplicar.

RAZ (SQRT)

Calcula a raz quadrada do valor indicado Sintaxe da Funo RAZ(nm) Nm Nmero para o qual se pretende achar a raz quadrada.

SOMA (SUM)

Os procedimentos desta funo esto descritos nas pginas 20 e 24.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

SOMA.SE (SUMIF)

Adiciona valores de acordo com o critrio especificado. Sintaxe da Funo SOMA.SE(intervalo; critrios; intervalo_soma) intervalo Intervalo de clulas para a validao do critrio. Este intervalo deve ter um comprimento de clulas igual ao intervalo_soma. critrios Condio ou condies que iro limitar a soma. A condio ser verficada no intervalo (primeiro argumento desta funo). Intervalo_soma Intervalo de clulas que realmente sero somadas. Exemplo de utilizao da funo Soma.Se. Pretendemos saber quanto foi pago a cada vendedor em comisses. Para tal, iremos efectuar uma soma de todas as comisses por vendedor.

De acordo com o exemplo, vemos que a funo Soma.Se composta por 3 partes; rea onde iremos pesquisar (Intervalo) o nome do vendedor que nos interessa (Critrios) e a rea que contm os valores a somar (Intervalo_soma).


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

FUNES DE CONSULTA E REFERNCIA

PROCV (VLOOKUP)

Localiza um valor especfico na primeira coluna da esquerda numa matriz (tabela). Por outras palavras, esta funo permite a extraco de um valor de uma tabela com base num valor de pesquisa. Sintaxe da Funo PROCV(valor_proc; matriz_tabela; nm_ndice_coluna;procurar_intervalo) Valor_proc Valor a ser procurado na primeira coluna da tabela (matriz_tabela). Pode ser um nmero, uma referncia ou um texto. Matriz_tabela Tabela onde os dados so pesquisados. Os valores da primeira coluna da tabela (coluna onde feita a pesquisa do Valor_proc) devem estar ordenados por ordem ascendente. Nm_ndice_coluna o nmero da coluna de onde o valor correspondente (ao da coluna de pesquisa, onde actua o parmetro Valor_proc) extrado. Localizar_intervalo um valor lgico que indica se a pesquisa deve ser exacta ou por aproximao. Ou seja, se o parmetro for omitido a funo localiza um valor aproximado. Caso o parmetro seja falso (valor 0) a funo localiza o valor exacto. Exemplo de utilizao da funo PROCV. Esta funo permite pesquisar o contedo de uma determinada clula, na 1 coluna de uma tabela especificada, devolvendo em seguida um valor correspondente, em uma outra coluna indicada, da mesma tabela. No exemplo pretendemos introduzir um cdigo nas clulas A9, A10 e A11 e obter automticamente a respectiva descrio e o correspondente preo unitrio. Para tal iremos utilizar a funo Procv nas clulas B9:C11. No exemplo podemos ver a funo aplicada em B9 que seria copiada para B10 e B11.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

NOTA: Ao utilizarmos a funo Procv necessitamos de ter em ateno os seguintes factores: A pesquisa feita sempre na 1 coluna da tabela. A 1 coluna da tabela, onde feita a pesquisa, deve estar ordenada por ordem

crescente. Ao seleccionarmos a tabela no devemos abranger a linha de cabealho, se esta

existir. Aqui na janela da funo podemos ver a frmula que estaria na clula C9 e posteriormente copiada para C10 e C11.

Vemos que esta funo tem 4 partes: Indicar a clula onde ser introduzido o valor a pesquisar (Valor_proc) Indicar a rea da tabela onde ser efectuada a pesquisa (Matriz_tabela) Indicar o n da coluna onde est o resultado que pretendemos visualizar (Num_ndice_coluna).

(Procurar_intervalo) Este ltimo opcional e serve para indicar um Valor Lgico:

1 ou Verdadeiro, faz com que no caso de o valor introduzido na clula especificada em Valor_proc no existir seja colocado outro semelhante.

0 ou Falso s ser pesquisado um valor existente de facto na 1 coluna da tabela, caso contrrio surgir a indicao #N/D (Not Detected).


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

PROCH (HLOOKUP)

Esta funo basicamente idntica a Procv apenas a pesquisa, do contedo de uma determinada clula, realizada na 1 linha de uma tabela especificada, devolvendo em seguida um valor correspondente, em uma outra linha indicada, da mesma tabela.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FUNES LGICAS

SE (IF)

Com base numa ou mais condies, devolve um valor se o teste condio for Verdadeiro ou outro se o teste for Falso. Sintaxe da Funo SE(teste_lgico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Teste_lgico Condio ou condies que se pretendem testar. Pode ser um valor ou uma expresso. Quando existe a necessidade de combinar vrias condies recorre-se s funes lgicas E(AND) e OU(OR). Valor_se_verdadeiro Valor, expresso ou clculo se a condio for verdadeira. Valor_se_falso Valor, expresso ou clculo se a condio for falsa. Exemplo de utilizao da funo SE. Na coluna Resultado pretendemos obter uma informao referente ao aproveitamento do aluno. Para tal iremos verificar se a nota em B2 superior ou igual a 10 e se tal se verificar surgir o texto Aprovado, caso contrrio surgir o texto Reprovado.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

NOTA: Poderamos verificar se a nota era negativa, nesse caso a funo ficaria da

seguinte forma: SE(B2

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FUNES DATA-E-HORA

AGORA (NOW)

Devolve a data actual, ou seja, a data do sistema indicando a data e a hora do dia. Sintaxe da Funo AGORA()

DIAS360 (DAYS360)

Devolve o nmero de dias entre duas datas com base num ano de 360 dias (doze meses de 30 dias). Para calcular a diferena entre duas datas baseadas num ano de 365 dias, basta uma simples subtraco entre as mesmas. Sintaxe da Funo DIAS360(data_inicial; data_final; mtodo)

HOJE (TODAY)

Devolve a data actual. Sintaxe da Funo HOJE()

DIATRABALHO (NETWORKDAYS)

Devolve o nmero de dias teis compreendido entre duas datas. Sintaxe da Funo DIASTRABALHO(data_inicial; data_final; feriados) Data_inicial Data de incio. Data_final Data de fim. Feriados Datas dos feriados compreendidos no intervalo de datas especificado.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

FUNES FINANCEIRAS

PGTO (PMT)

Calcula o valor da prestao para um dado capital com base numa determinada taxa de juro e por um perodo especfico. Sintaxe da Funo PGTO(taxa; nper; va; vf; tipo) Taxa Taxa de juro. Se a prestao a calcular for mensal, ento a taxa de juro deve ser mensal. Nper Nmero de perodos. Podem ser anos, meses, trimestres ou outra periodicidade. Va Valor actual. Valor do capital inicial. Exemplo de utilizao da funo Pgto. Pretendemos saber quanto ficaremos a pagar, mensalmente, se adquirirmos uma habitao de 54.000 Euros, ficando em dvida 46.500 Euros a serem pagos em 30 anos a uma taxa anual de 9%. Ao aplicar a funo, conforme est na clula B7, deveremos introduzir os seguintes dados.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Taxa = B4/12, onde B4 representa a taxa de juro anual, mas como pretendemos calcular a prestao mensal, essa taxa ter que ser mensal. Nper = B5*12, onde B5 representa os anos, obtendo assim o n total de pagamentos. Va = -B6, representa o valor em dvida (o sinal de opcional, depende apenas da utilizao que pretendemos dar ao aplicarmos a funo Pgto. Vf = Saldo que pretende obter aps ltimo pagamento (0 se omisso) Tipo = Valor lgico: 1 pagamento no incio do perodo

0 ou omisso, pagamento no final do perodo


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

SRIES

As sries so uma ferramenta muito til em determinadas situaes, como por exemplo quando precisamos de um conjunto de clulas preenchidas com valores ou datas sequenciais ou com um determinado intervalo. Na maior parte dos casos basta digitar os dois primeiros nmeros da srie, em clulas contguas, seleccion-los e utilizando o rato em forma de cruz pequena no canto inferior direito da rea seleccionada, e arrastar na direco pretendida, de forma a criar a srie.

138.Exemplo:

CONSTRUO DE UMA SRIE

1. Digite o primeiro valor ou data.

1. Seleccione a rea de clulas onde pretende construir a srie.

2. Abra o menu Editar/Preencher (Edit/Fill).

3. Seleccione o comando Srie (Serie).

4. Escolha o tipo de srie que pretende criar e clique no boto OK.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Este comando oferece um modo rpido de criar sries cronolgicas ou numricas para o grupo de clulas seleccionado. Uma srie definida a partir de um valor inicial, um incremento, um limite e um tipo. O limite pode ser calculado automaticamente em funo do nmero de clulas seleccionado ou limitado pelo utilizador Limite (Stop Value).

TIPOS DE SRIE

Podemos obter sries em linha, ou em coluna como no exerccio, bastando para tal seleccionar um grupo de clulas em linha. Em qualquer dos casos os tipos de srie possveis so:

Linear a segunda clula igual primeira acrescida do incremento Progressiva a segunda clula igual primeira multiplicada pelo incremento

Cronolgica sucesso de datas

VALOR DO INCREMENTO

O incremento exprime a diferena entre dois nmeros sucessivos numa srie linear, o multiplicador entre dois nmeros sucessivos numa srie progressiva ou lapso de tempo duas datas numa srie cronolgica. O seu valor pode ser positivo ou negativo.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

FORMATAO DOS DADOS NAS CLULAS

Um formato define a forma como deve aparecer o resultado de uma clula ou de um grupo de clulas, no provocando qualquer alterao ao seu contedo. Trata-se apenas duma escolha de apresentao no ecr. Para formatar os dados de uma Clia ou de um grupo de clula, proceda do seguinte modo: Seleccione a clula ou grupo de clulas a formatar. Abra o menu Formatar (Format) Clique no comando Clulas (Fomat cells).

Ou 139.Clique com a tecla do lado direito do rato sobre

a rea seleccionada e seleccione Formatar Clulas (Format cells).

140.Nmero (Number) Permite formatar os nmeros ou datas de uma clula.

141.Alinhamento (Alignment) Permite alinhar os dados na(s) clula(s).

142.Tipo de Letra (Font) Permite formatar os caracteres.

143.Limite (Borders) Permite seleccionar a posio e tipos de limites.

144.Padres (Patterns) Permite atribuir cores s clulas.

145.Proteco (Protection) Protege a clula ou oculta os clculos de uma clula.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

NMEROS

FORMATAO DOS NMEROS

No que diz respeito formatao dos nmeros, pode-se escolher um formato inteiro, ou com um nmero fixo de casas decimais, os valores monetrios com o indicador monetrio eventualmente a vermelho para as operaes contabilsticas e a converso em percentagens inteiras ou com vrias casas decimais. As categorias de formatao numrica disponveis em EXCEL so:

146.Geral (General) 147.Nmero (Number) 148.Data (Date) 149.Percentagem (Percentage) 150.Cientfico (Scientific) 151.Moeda (Currency)

152.Contabilidade (Accounting) 153.Hora (Time) 154.Fraco (Fraction) 155.Texto (Text) 156.Especial (Special) 157.Personalizado (Custom)

Formataes Numricas (partindo do nmero 10500)

Categoria Resultado Descrio

Geral 10500 Nmero normal Nmero (Number) 10500,00 Casas decimais = 2

Nmero (Number) 10.500 Utilizar o . como separador de milhares; Casas decimais = 0

Moeda (Currency) 10.500 Esc. Com unidade monetria; Casas decimais = 0

Cientfico (Scientific)

10,5E+03 Casa decimais = 0

Pretende-se formatar todos os nmeros com separador de milhares e nenhuma casa decimal. Desta formar execute os seguintes passos:

Seleccione a rea de clulas a formatar. Abra o menu Formatar/Clulas (Format/Cells). Seleccione a categoria Nmero (Number). Clique na caixa Utilizar (.) como separador de milhares. Coloque 0 (zro) na caixa Casa decimais. Clique no boto OK.

Desta forma teramos:


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

FORMATAO DE DATA E HORA

Para as datas pode-se escolher v-las aparecer com ou sem dia, o ms escrito por extenso, com as primeiras trs letras ou apenas os algarismos, com ou sem ano, o ano representado apenas pelos quatro ou pelos dois ltimos dgitos.

As datas podem ainda aparecer com uma correspondncia numrica, pois o Excel calcula o nmero de dias decorridos a partir de 1/Janeiro/1900. Por exemplo: a data 1/7/97 corresponde ao dia 35612, isto , desde 1/1/1900 at 1/7/1997 so 35612 dias. Para as horas o processo o mesmo, podendo-se escolher a sua apresentao com ou sem os segundos, para um relgio de 24 ou 12 horas, e neste ltimo caso utilizar-se- AM e PM para indicar se trata de antes ou depois do meio-dia.

ainda possvel acrescentar a hora representao de uma data.

Seleccione a clula ou clulas a formatar.

Abra o menu Formatar/Clulas (Format/Cells).

Seleccione a categoria Data ou Hora.

Escolha um dos formatos data-e-hora e clique no boto OK.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

ALINHAMENTOS

Os alinhamentos podem ser efectuados atravs da barra de formatao ou do menu Formatar/Clulas (Format/Cells). Seleccione a clula ou clulas cujo contedo pretende alinhar. Abra o menu Formatar/Clulas (Format/Cells). Clique no mdulo Alinhamento (Alignment).

Avana o contedo da clula relativamente

ao lado esquerdo. Cada incremento na

caixa Avano equivalente largura

de um carcter.

Define a quantidade de rotao do texto na clula seleccionada. Utilize um nmero positivo para rodar o texto do canto inferior esquerdo para o canto superior direito da clula. Utilize graus

negativos para rodar o texto do canto superior esquerdo para o canto inferior direito da clula.

Reduz o tamanho aparente dos caracteres do tipo de letra de modo a que todos os dados existentes numa clula seleccionada caibam na coluna. O tamanho dos caracteres ajustado automaticamente se alterar a largura da coluna. O tamanho do tipo de letra aplicado no alterado.

Combina duas ou mais clulas seleccionadas

numa s clula. A referncia de clula

para uma clula intercalada a clula

do canto superior esquerdo do intervalo

seleccionado.

Altera para vertical a orientao do contedo da clula.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

CENTRAR TEXTO ATRAVS DAS COLUNAS

A opo Centrar na seleco (Center across selection) extremamente til para centrar ttulos numa folha de clculo. O texto deve ser digitado na primeira clula da rea de clulas a centrar. Seleccione a rea de clulas ao qual pretende centrar. Opo Formatar clulas no Menu Formatar. Na caixa Na horizontal, no separador Alinhamento, opo Centrar na seleco.

TIPO DE LETRA

Na barra de formatao encontramos botes para controlo do tipo de letra, dimenso e atributos dos caracteres. Ou Seleccione a clula ou clulas a formatar. Abra o menu Formatar/Clulas (Format/Cells). Seleccione o mdulo Tipo de letra (Font). Escolha o tipo de letra e clique no boto OK.

Unir clulas Alinhamento horizontal: Centro

Orientao: 22 graus

Alinha.to horizontal e vertical: centro Moldar Texto

Ajustar texto

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

LIMITES

Consiste na aplicao de traos verticais e horizontais nas clulas.

Seleccione a clula ou clulas a tratar.

Abra o menu Formatar/Clulas (Format/Cells).

Seleccione o mdulo Limite (Border). Ou

158.Clique no boto Limite (Border) na barra de formatao.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

CORES

Para aplicar cores s clulas dever seleccion-las. Clique no menu Formatar/Clulas (Format/Cells). Seleccione o mdulo Padres (Patterns)

Escolha a cor para as clulas e clique no boto OK.

Ou clique no boto Cor de preenchimento (Fill color) na barra de ferramentas Formatao.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FORMATAO AUTOMTICA

Esta ferramenta contm formataes pr-concebidas tais como tipo de letra, padres, alinhamento, nmero e limites.

Seleccione a rea clulas que pretende formatar. Abra o menu Formatar/Formatao Automtica (Format/AutoFormat). Seleccione o tipo de formato e clique no boto OK.

1 Semestre 2 Semestre Total

Produto A 10.500,00 Esc. 7.500,00 Esc. 18.000,00 Esc. Produto B 15.600,00 6.200,00 21.800,00 Produto C 8.600,00 18.600,00 27.200,00 Caixas 26.300,00 18.600,00 44.900,00 Total 61.000,00 Esc. 50.900,00 Esc. 111.900,00 Esc.

1 Semestre 2 Semestre Total

Produto A 10500 7500 18000

Produto B 15600 6200 21800

Produto C 8600 18600 27200

Caixas 26300 18600 44900

Total 61000 50900 111900


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

COPIAR / COLAR FORMATAES

Para copiar formataes de clula para outra ou outras clulas, execute os seguintes passos: Posicione-se na clula que contm os formatos a serem aplicados em outras clulas.

Clique no boto Pincel (Format Painter). O rato assume a forma de uma cruz grande com um pincel. Seleccione as clulas onde pretende aplicar o formato copiado. Ou Abra o menu Editar/Colar Especial (Edit/Paste special) e seleccione Formatos (Formats).

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

FORMATAO CONDICIONAL

Esta opo est presente no Menu Formatar e permite aplicar um determinado tipo de formato a um conjunto de clulas. No exemplo representado demonstra-se a aplicao do formato Negrito+Itlico a todas as nota superiores ou iguais a 10. possvel aplicar at 3 condies de formatao recorrendo ao boto Adicionar>>

Aps seleccionar o

grupo de clulas que contm os valores da Avaliao Contnua,

acedemos a Formatar

/Formatao condicional

Aqui seleccionamos as opes que pretendemos podendo ainda optar por acrescentar mais duas condies de formatao recorrendo ao boto

Adicionar>>

No boto Formato acedemos s opes de formatao, onde

podemos indicar desde cores a tipos

de letra ou sombreados.

No exemplo

aplicamos o formato Negrito+Itlico para

todas as notas superiores ou iguais

a 10.

O resultado final ser este


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

GRFICOS

TIPOS DE GRFICOS

Todos os valores introduzidos na folha de clculo podem ser transferidos para um grfico, possibilitando ao utilizador, uma maior facilidade na anlise dos valores e suas concluses. O Excel permite criar formatos diferentes de apresentao grfica estando nestes includos os grficos bidimensionais e tridimensionais. Apresentaremos agora, alguns dos grficos que o Excel permite criar (Grficos bidimensionais). Alguns tipos de grficos possveis no Excel:

ESTRUTURA DE UM GRFICO

EIXOS: So linhas rectas, usadas no grfico como linha de referncia.

Quase todos os grficos tem dois eixos; o eixo dos XX (a linha horizontal) e o eixo dos YY (a linha vertical).

LEGENDA: Apresenta os smbolos usados para identificar os diferentes tipos de dados no grfico.

TITULO DO GRFICO: o titulo do prprio grfico. LINHAS: So linhas verticais ou horizontais opcionais que ajudam

leitura do grfico.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

COMO CRIAR UM GRFICO

Os grficos so criados a partir de uma ou mais sries de dados. Aps ter criado a folha de Clculo com os valores apresentados, proceda da seguinte forma para criar um grfico:

Seleccione na Folha de Clculo as clulas que contm os dados para o grfico. Seleccione o menu Inserir/Grfico (Insert/Chart) ou no boto

da barra de ferramentas Padro e seleccione o tipo de grfico que pretende inserir na folha de clculo. Clique no boto Seguinte (Next). Permite seleccionar uma nova rea de clulas quer para os dados quer para sries.

Neste passo escolha os ttulos, os eixos, as linhas de grelha, a legenda, os rtulos e as tabelas de dados que pretende para o seu grfico.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

No ltimo passo escolha o local onde ir ser inserido o grfico e clique em Concluir (Finish).

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

ADICIONAR SRIES

Depois de criar o grfico, possvel adicionar uma outra srie de dados (Utilize a tabela e o grfico anterior). Sendo assim: Seleccione na folha de clculo a srie a acrescentar. Seleccione o comando Copiar (Copy) no menu Editar (Edit). Seleccione a folha ou o objecto do grfico. Seleccione o comando Colar (Paste) no menu Editar (Edit).

MODIFICAR E MELHORAR GRFICOS

O Excel cria por defeito um grfico de colunas, de seguida possvel alterar o seu tipo, inserir legendas, titulo, mudar as cores, e modificar a disposio e tipo de fontes utilizadas.

TTULOS E LEGENDAS

Para dar um titulo a um grfico ter de proceder da seguinte forma:

Seleccione o grfico. Abra o menu Grfico e clique no comando Opes do grfico (Chart/Chart options).

Seleccione Ttulos (Titles). Introduza o titulo. Valide clicando no boto OK.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

PARA ADICIONAR UMA LEGENDA

Seleccione o grfico. Abra o menu Grfico e clique no comando Opes do grfico (Chart/Chart options).

Seleccione Legenda (Legend). Seleccione Mostrar legenda (Show legend) e escolha a sua posio no grfico.

Valide clicando no boto OK.

ALTERAR FORMATOS

Poder utilizar os botes existentes na barra de ferramentas Formatao.

Ou efectue um duplo clique sobre a parte do grfico que pretende alterar.

Formatao do tipo de letra Cor de

preenchimento Cor do tipo de letra

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

MUDAR UM GRFICO EXISTENTE

Para mudar o tipo de grfico abra o menu Grfico e clique em Tipo de grfico (Chart/Chart type).

GRFICOS PERSONALIZADOS

Para alm dos grficos padro existem os grficos designados por personalizados. Abra o menu Grfico, seleccione Tipo de grfico e clique em Tipos personalizados.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

IMPRESSO

VISUALIZAO DA IMPRESSO (PRINT PREVIEW)

Todo o trabalho elaborado no EXCEL, como as folhas de clculo e os grficos, podem ser transferidos para o papel, via impressora. Para tal, h a necessidade de configurar a sada para a impressora (como o tamanho do papel, a orientao, etc.).

Seleccione Pr-visualizar (Print Preview) do menu Ficheiro (File). Ou clique no boto Pr-visualizar (Print preview) da barra de ferramentas

Padro.

Navegao de pginas

Ampliar/reduzir pginas

Configurar as pginas da folha de clculo activa Sair da Pr-visualizao e

regressar folha de clculo

Visualizar as margens das pginas da folha de clculo activa

Pr-visualizao de quebras de pgina/Vista normal.

Poder ajustar as quebras de pgina da folha de clculo activa. E redimensionar a

rea de impresso e editar a folha de clculo.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

IMPRIMIR (PRINT)

Para imprimir a folha de clculo seleccionada execute os seguintes passos:

Abra o menu Ficheiro e clique em Imprimir (File/Print). Se estiver em Ver antes (Print preview) clique no boto Imprimir (Print). Clique no boto OK para imprimir.

CONFIGURAR PGINA (SETUP PAGE SETUP)

Este comando permite controlar cabealhos, rodaps, margens, orientao da folha, linhas de grelha e escalas*.

Abra o menu Ficheiro e clique no comando Configurar pgina (File/Page setup).

* O EXCEL imprime por defeito como Cabealho (Header) o nome da folha de clculo e como Rodap

(Footer) o nmero da pgina.

Imprime as clulas seleccionadas.

Imprime a(s) folha(s) seleccionada(s).

Quantidade de cpias, por pgina, a imprimir.

Organiza pginas numeradas quando imprime mltiplas cpias de um

documento. impressa uma cpia completa do documento antes de a

primeira pgina da cpia seguinte ser impressa.

Imprime toas as folhas do livro.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

MARGENS (MARGINS)

CABEALHO E RODAP (HEADER/FOOTER)

CABEALHO E RODAP PERSONALIZADO

Para personalizar o cabealho ou o rodap efectue um clique no boto Personalizar cabealho ou Personalizar rodap (Custom header/Custom footer). Ambos tm o mesmo modo de tratamento, por isso, limitamo-nos ao Cabealho.

Centra os dados na pgina entre as margens. Verticalmente, Horizontalmente ou ambas.

Superior

Inferiror

Direita

Cabealho

Ropad

Esquerda

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

No cabealho: esquerda, o nome da folha sublinhado; direita a data de impresso.

No rodap: ao centro o nmero de pgina e o nmero total de pginas.

N total de pginas

N de pgina

Data automtica Nome do

ficheiro Nome da folha

Formatao de texto

Formatao de imagem

Inserir imagem

Ficheiro e localizao

Hora automtica


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

FOLHA DE CLCULO (SHEET)

Selecciona um intervalo da folha de clculo para imprimir.

Imprime as mesmas colunas ou linhas como ttulos em todas as

pginas de uma folha de clculo. Seleccione Linhas a repetir no

inicio se pretender especificar linhas como ttulo horizontal para

cada pgina. Seleccione Colunas a repetir esquerda se pretender

ttulos verticais em cada pgina.

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

BASE DE DADOS

DEFINIO DE BASES DE DADOS

Uma base de dados um conjunto de informaes, organizada segundo regras definidas qual se pode aceder para extrair, actualizar, acrescentar ou eliminar informao. Para dar alguns exemplos poderemos citar bases de dados bem do nosso conhecimento:

2. Contas Bancrias (A sua conta e os seus dados encontram-se organizadas numa base de dados, juntamente com outras contas).

3. Nmeros de Telefone (Quando pretendemos saber um nmero de telefone ou a morada de determinada pessoa, ligamos para as informaes, e a pessoa que nos atende, ir procurar o que desejamos numa base de dados).

4. As contas do telefone, da luz e da gua que recebemos em nossas casas, so extradas de bases de dados. Todos os exemplos dados anteriormente so organizados de uma determinada forma, para assim permitir o acesso rpido informao, sem que seja necessrio a procura em todo o ficheiro. O Microsoft Excel disponibiliza ao utilizador um conjunto de comandos de forma a facilitar a manipulao de uma base de dados ou uma lista (List). Alguns dos principais comandos: Ordenar (Sorting)

O comando Ordenar (Sort) no menu Dados (Data) permite ordenar as linhas ou registos de uma lista ou base de dados, respectivamente, de acordo com o critrio ou critrios especificados.

Filtro (Filter)

O comando Filtro (Filter) no menu Dados (Data) permite encontrar e destacar um conjunto de informaes (linhas ou registos) por forma a serem trabalhados. O filtro ou filtros especificados permitem evidenciar apenas ou linhas ou registos que satisfazem as condies.

Formulrio (Data Form)

O Formulrio (Data Form) oferece ao utilizador um meio prtico e simples de efectuar a manuteno de uma lista ou base de dados. Quando se selecciona o comando Formulrio (Form) no menu Dados (Data), o Excel faz uma leitura da informao contida na lista ou base de dados e apresenta no cran uma caixa de dilogo onde visualiza a informao de um registo.

Subtotais (Automatic Subtotals)

O comando Subtotais (Subtotals) no menu Dados (Data) permite inserir linha de subtotais para qualquer coluna (campo). O Excel, automaticamente, insere no fim da lista um total (somatrio dos subtotais).

Tabela dinmica (Pivot Table) Uma Tabela dinmica (Pivot Table) consiste numa tabela interactiva que sintetiza e permite uma anlise da informao contida numa lista ou base de dados. Pode reagrupar, organizar e analisar os dados atravs da tcnica Drag and Drop, cruzando os campos da base de dados de forma a obter outro tipo de informao que no so perceptveis na base de dados.


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

REGISTOS E CAMPOS

Um campo um espao que contm determinada informao (ex: Nome do cliente X, Telefone do Sr. Y) Um REGISTO um conjunto de campos que dizem respeito a uma entidade (pessoa, empresa, objecto, etc.) Para melhor entender a definio de campo e registo, vamos observar a base de dados da figura seguinte. O quadro apresenta uma base de dados com alguns dados sobre as facturas emitidas para os clientes de uma determinada empresa.

ADICIONAR E ELIMINAR REGISTOS UTILIZANDO O FORMULRIO

Tambm podemos utilizar o comando Formulrio (Form) do menu Dados (Data) para manipular uma base de dados. Deve estar posicionado em qualquer clula, dentro da rea da Base de dados.

Nome dos campos

Regist

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

Para adicionar um registo utilizando o Formulrio (Form):

Seleccione o comando Formulrio (Form) no menu Dados (Data). Clique no boto Novo (New). Digite os dados. Seleccione o boto Fechar (Close).

Para apagar um registo utilizando o "Formulrio" (Form).

Seleccione o comando Formulrio (FORM) no menu Dados (Data).

Desloque-se at ao registo a eliminar.

Seleccione o boto Eliminar (Delete).

Seleccione OK. Seleccione Fechar

(Close).

ORDENAR A BASE DE DADOS

Aps a introduo dos dados, o Excel permite a ordenao da base de dados segundo uma determinada chave de indexao. (Chave a ordem de indexao, ou seja, o campo pelo qual se vai proceder ordenao). Se pretender introduzir novos dados, ter de voltar a ordenar a base de dados. Posicione-se em qualquer clula dentro da Base de Dados. Seleccione o comando Ordenar (Sort) no menu Dados (Data). Escolha o nome do campo para ordenar - Ordenar por (Sort By) - (Chave de Indexao).

FILTROS

Frequentemente, surge a necessidade de, a partir de um quadro ou de uma base de dados, obter ou seleccionar um conjunto de linhas (registos) que satisfaam um ou mais critrios de seleco. Neste captulo, vamos aprender a utilizar o comando Filtro (Filter) do menu Dados (Data). Com este comando, dispomos de duas alternativas. Assim, por um lado, podemos seleccionar os registos atravs de um Filtro (AutoFilter) e na rea da lista ou base de dados ficam visveis apenas os registos que satisfazem o critrio ou critrios. Por outro lado, podemos utilizar o Filtro avanado (Advanced Filter) que consiste em


MICROSOFT EXCEL XP

Excel XP

definir uma zona de Critrios (Criteria) onde especificamos as condies de seleco de registos e colocar numa zona distinta da folha de clculo, os registos que satisfazem a condio ou condies.

FILTRO AUTOMTICO - AUTOFILTER

Seleccione no menu Dados (Data) o comando Filtro (Filter). D um Clique na opo Filtro automtico (AutoFilter).

Agregado aos ttulos das colunas surgem uns botes (drop-down arrow) que do acesso a uma List Box.

Para filtrar os dados abra a caixa de lista do respectivo campo e seleccione os dados que pretende filtrar. Abra novamente a caixa de lista e seleccione Todos (All) para visualizar todos os registos.

CRIAR UM FILTRO AUTOMTICO (AUTOFILTER)

Seleccione uma clula dentro da Base de dados. Escolha o comando Filtro (Filter) no menu Dados (Data) e

seleccione Filtro automtico (Auto Filter).

Repare que surgem botes associados a cada coluna da lista ou tabela. D um Clique no boto da coluna que contm a informao pela qual

~


MICROSOFT EXCEL XP

Excel

pretende estabelecer o filtro.

Seleccione "Personalizar" (Custom ) na lista. D um clique na drop-down da 1 caixa, de forma a seleccionar o operador

relacional que pretende utilizar no critrio. Na segunda caixa, digite o valor ou o texto com o qual pretende estabelecer a comparao.

CLCULO DE TOTAIS E SUBTOTAIS

Um dos processos de obter informao adicional numa lista ou base de dados inserir subtotais e totais. No nosso exemplo, podemos saber qual o total facturado relativamente a cada destino. Neste caso, o comando Subtotais (Subtotals) no menu Dados (Data) ir inserir na lista ou base de dados, linhas de subtot

manual excel

Documents