manual do excel e intranet

Manual do Excel e Intranet

Formador: Sérgio Nogueira


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ÍndiceO que é o Excel? ............................................................................................................................ 2

Localizar e aplicar um modelo....................................................................................................... 3

Criar um novo livro........................................................................................................................ 4

Guardar um livro ........................................................................................................................... 4

Folhas de cálculo e endereços de célula ....................................................................................... 4

Dicas para reduzir a introdução de dados............................................................................. 6

Editar dados .......................................................................................................................... 7

Moldar texto numa célula..................................................................................................... 7

Cálculos matemáticos no Excel ............................................................................................. 8

Inserir ou eliminar colunas e linhas....................................................................................... 8

Inserir ou eliminar folhas de cálculo ..................................................................................... 9

Mudar o nome de um separador de folha de cálculo........................................................... 9

Introduzir dados numa folha de cálculo........................................................................................ 9

Aplicar limites de célula .............................................................................................................. 10

Criar uma tabela do Excel............................................................................................................ 11

Aplicar sombreado da célula....................................................................................................... 11

Filtrar os dados............................................................................................................................ 11

Ordenar os dados........................................................................................................................ 12

Criar uma fórmula ....................................................................................................................... 13

Fixar painéis................................................................................................................................. 13

Colocar os dados em gráfico ....................................................................................................... 14

Gráficos Sparkline........................................................................................................................ 14

Porquê utilizar gráficos sparkline? .......................................................................................... 16

Criar um gráfico sparkline ....................................................................................................... 17

Adicionar texto a um gráfico sparkline ............................................................................... 19

Personalizar gráficos sparkline................................................................................................ 19

Controlar quais os pontos de valor apresentados .............................................................. 19

Alterar o estilo de ou formatar gráficos sparkline .............................................................. 20

Mostrar ou ocultar marcadores de dados .......................................................................... 20

Processar células vazias ou valores de zero ........................................................................ 21

Imprimir uma folha de cálculo .................................................................................................... 21

Activar e utilizar um suplemento ................................................................................................ 22

O que é a Intranet? ..................................................................................................................... 22


2

O que é o Excel?

O Excel é um programa de folha de cálculo no Microsoft Office system. Pode utilizar o

Excel para criar e formatar livros (uma colecção de folhas de cálculo) para analisar

dados e tomar decisões de negócio mais informadas. Especificamente, pode utilizar o

Excel para controlar dados, criar modelos para analisar dados, escrever fórmulas para

executar cálculos com esses dados, dinamizar os dados de várias formas e apresentar

dados numa variedade de gráficos com um aspecto profissional.

Os cenários comuns para utilizar o Excel incluem:

Contabilidade - Pode utilizar as funcionalidades de cálculo avançadas do Excel

em várias demonstrações contabilísticas financeiras, tais como demonstrações

do fluxo de tesouraria, relatórios e contas ou demonstrações dos resultados.

Orçamentações - Quer as suas necessidades sejam de carácter pessoal ou

profissional, pode criar um qualquer tipo de orçamento no Excel, por exemplo,

um plano orçamental de marketing, o orçamento de um evento ou um

orçamento de reforma.

Facturação e vendas - O Excel é também útil para gerir dados de facturação e

de vendas, podendo criar facilmente os formulários de que necessita, por

exemplo, facturas de vendas, guias de remessa ou notas de encomenda.

Relatórios - Pode criar vários tipos de relatórios no Excel que reflectem a sua

análise de dados ou resumem os seus dados, por exemplo, relatórios que

medem o desempenho de projectos, demonstram a variância entre os

resultados previstos e reais ou relatórios que pode utilizar para prever dados.

Planeamento - O Excel é uma ferramenta fantástica para criar planos

profissionais ou agendas úteis, por exemplo, um plano de aulas semanal, um

plano de pesquisa de marketing, um plano fiscal anual ou agendas que o

ajudam a organizar refeições semanais, festas ou férias.

Controlo - Pode utilizar o Excel para controlar dados numa folha de horas ou

lista, por exemplo, uma folha de horas para controlar o trabalho realizado ou

uma lista de inventário que controla o equipamento.


3

Utilizar calendários - Devido à respectiva área de trabalho semelhante a uma

grelha, o Excel presta-se à criação de qualquer tipo de calendário, por exemplo,

um calendário académico para controlar as actividades durante o ano escolar

ou um calendário do ano fiscal para controlar eventos e marcos de negócio.

Localizar e aplicar um modelo

O Excel 2010 permite aplicar modelos incorporados, aplicar os seus modelos

personalizados procurar entre os vários modelos no Office.com. O Office.com fornece

uma ampla selecção de modelos populares do Excel, incluindo orçamentos.

Para localizar um modelo no Excel 2010, efectue o seguinte procedimento:

No separador Ficheiro, clique em Novo.

Em Modelos Disponíveis, efectue um dos seguintes procedimentos:

Para reutilizar um modelo utilizado recentemente, clique em Modelos Recentes,

clique no modelo pretendido e, em seguida, clique em Criar.

Para utilizar um modelo próprio já instalado, clique em Os Meus Modelos, seleccione

o modelo pretendido e clique em OK.

Para localizar um modelo no Office.com, em Modelos do Office.com, clique numa

categoria de modelo, seleccione o modelo pretendido e clique em Transferir para

transferir o modelo do Office.com para o computador.

Nota Também poderá procurar modelos no Office.com a partir do Excel. Na caixa

Procurar modelos no Office.com, escreva um ou mais termos de pesquisa e clique no

botão de seta para procurar.


4

Criar um novo livro

1. Clique no separador Ficheiro e clique em Novo.

2. Em Modelos Disponíveis, clique em Livro em Branco.

3. Clique em Criar.

Guardar um livro

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Guardar Como.

3. Na caixa de diálogo Guardar Como, na lista Guardar com o tipo, seleccione

Livro do Excel

4. Na caixa Nome do ficheiro, introduza um nome para o livro.

5. Clique em Guardar para concluir.

Folhas de cálculo e endereços de célula

As folhas de cálculo são constituídas por colunas, linhas e células. As colunas têm

cabeçalhos alfabéticos, que começam por A, B, C e assim sucessivamente. Após as 26


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letras do alfabeto, o Excel começa os cabeçalhos de coluna por AA a AZ e, em seguida,

recomeça com AAA a ZZZ e assim sucessivamente. No total, o Excel tem 16.384

colunas.

As linhas têm cabeçalhos numéricos, que começam por 1, 2, 3 e assim sucessivamente.

Uma célula é o ponto onde uma coluna e uma linha se encontram; a célula é o local

onde se escreve. Quando clica numa célula, esta transforma-se na célula activa, com

um limite preto em redor. Qualquer coisa que escreva vai para a célula activa.

Utilize a Caixa de Nome no friso para ver o endereço da célula em que está a escrever.

Quando olha para a Caixa de Nome, se vir, por exemplo, E5, isso significa que o cursor

está na coluna E, linha 5. Os endereços de célula não só lhe indicam onde algo está

numa folha de cálculo, como também são utilizados nas fórmulas do Excel.

Para utilizar a Caixa de Nome para ir para outra célula, escreva o endereço de célula na

Caixa de Nome e, em seguida, prima ENTER. Para regressar ao início da folha, escreva

A1 na Caixa de Nome e, em seguida, volte a premir ENTER.

Navegar numa folha de cálculo

Clique em qualquer célula para mover o cursor para essa célula.

Prima ENTER para mover o cursor uma célula para baixo.

Prima a tecla de tabulação para mover o cursor uma célula para a direita.

Utilize as teclas de SETA PARA CIMA, PARA BAIXO, PARA A ESQUERDA e PARA A

DIREITA no teclado para mover o cursor em direcções diferentes.

Sugestões


6

Para obter mais informações sobre a navegação numa folha de cálculo, em

Consulte Também, na parte superior do Cartão de Referência Rápida, consulte

o tópico sobre os melhores atalhos de teclado para se movimentar num livro.

Para iniciar uma nova linha de texto num ponto específico de uma célula, faça

duplo-clique na célula, clique na localização em que pretende aplicar a quebra

de linha na célula e, em seguida, prima ALT+ENTER.

Introduzir dados

Para introduzir datas:

Utilize uma barra (/) ou um sinal de sinal de subtracção (-) para separar as

partes constituintes de uma data. Por exemplo, 15/7/2010 ou 15-Jul-2010. Para

introduzir a data actual, prima CTRL+; (ponto e vírgula).

Para introduzir uma hora

Escreva um espaço após a hora e, em seguida, escreva “a” ou “p” (no formato

de relógio de 12 horas). Por exemplo, 9:00 p. Caso contrário, o Excel introduz a

hora como AM. Para introduzir a hora actual, prima CTRL+SHIFT+; (ponto e

vírgula).

Para introduzir fracções

Deixe um espaço entre o número inteiro e a fracção. Por exemplo, 1 1/8.

Para introduzir apenas uma fracção, introduza primeiro um zero. Por exemplo,

0 1/4.

Dicas para reduzir a introdução de dados

Conclusão Automática

Se os primeiros caracteres do valor escrito numa célula corresponderem a uma

entrada anterior, o Excel preencherá automaticamente os restantes caracteres. Basta

premir ENTER ou a tecla de tabulação para aceitar a entrada.


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Preenchimento Automático

Escreva uma entrada numa célula, tal como o dia da semana ou um mês do ano. Mova

o cursor para o canto inferior direito da célula até o cursor se transformar num sinal de

adição preto. Clique e arraste a alça de preenchimento (o sinal de adição preto) para

preencher o resto da série. Pode arrastar o cursor para baixo numa coluna ou para o

lado numa linha. Liberte o botão do rato quando terminar.

Para preencher uma série de números, tem de introduzir mais de um valor. Por

exemplo, para preencher a série 2, 4, 6, 8 e assim sucessivamente, escreva 2 numa

célula e, em seguida, prima ENTER ou a tecla de tabulação. Escreva 4numa célula

adjacente e, em seguida, prima ENTER ou a tecla de tabulação. Clique e arraste,

seguindo os passos descritos anteriormente para concluir a série.

Editar dados

Efectue qualquer um dos seguintes procedimentos:

Faça duplo clique na célula que contém os dados que pretende editar OU

Clique na célula que contém os dados que pretende editar e, em seguida,

clique na Barra de Fórmulas para fazer as alterações.

Para eliminar caracteres, prima a tecla de retrocesso ou seleccione os

caracteres para os realçar e, em seguida, prima DELETE.

Para inserir caracteres, clique na célula em que precisa de escrever e, em

seguida, escreva os novos caracteres.

Para substituir os caracteres, seleccione-os e, em seguida, escreva os novos

caracteres.

Para introduzir alterações, prima ENTER ou a tecla de tabulação depois de fazer

as alterações pretendidas.

Moldar texto numa célula

No separador Base, no grupo Alinhamento, clique em Moldar Texto.


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Cálculos matemáticos no Excel

Para efectuar cálculos matemáticos no Excel, crie fórmulas, que começam sempre

com um sinal de igual (=).

Para somar, escreva =89+23

Para subtrair, escreva =89-23

Para multiplicar, escreva =89*23

Para dividir, escreva =89/23

Utilize a Soma Automática para que o Excel faça os cálculos matemáticos por si:

1. Coloque o cursor directamente abaixo dos números numa coluna ou

directamente à direita de uma linha de números.

2. No separador Base, no grupo Edição:

Para somar, clique no botão Soma Automática .

Para efectuar outros tipos de cálculo matemático, clique na seta no botão

Soma Automática e, em seguida, clique em Média, Contar Números,

Máx ou Mín.

3. Para concluir a fórmula, na folha de cálculo, prima ENTER ou a tecla de

tabulação.

Inserir ou eliminar colunas e linhas

Para inserir:

Uma coluna, clique numa célula imediatamente à direita do local onde

pretende inserir uma nova coluna, ou

Uma linha, clique numa célula imediatamente abaixo do local onde pretende

inserir uma nova linha e, em seguida:

No separador Base, no grupo Células, clique na seta abaixo de Inserir e clique

em:

Inserir Colunas na Folha ou em Inserir Linhas na Folha.


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Para eliminar:

Uma coluna ou linha, coloque o cursor na coluna ou linha que pretende

eliminar e, em seguida:

No separador Base, no grupo Células, clique na seta abaixo de Eliminar e clique

em:

Eliminar Colunas da Folha ou em Eliminar Linhas da Folha.

Inserir ou eliminar folhas de cálculo

Para inserir uma folha de cálculo, na parte inferior da folha de cálculo, clique no

último separador de folha à direita. Em seguida, clique no botão Inserir Folha

de Cálculo

Para eliminar uma folha de cálculo, clique no separador de folha que pretende

eliminar. Em seguida, clique com o botão direito do rato e seleccione Eliminar.

Mudar o nome de um separador de folha de cálculo

Clique no separador de olha da folha de cálculo que pretende eliminar e, em

seguida, clique nele com o botão direito do rato. Clique em Mudar o Nome. O

nome da folha é realçado no separador. Escreva por cima do texto existente e,

em seguida, prima ENTER.

Introduzir dados numa folha de cálculo

1. Clique na célula onde pretende introduzir os dados.

2. Escreva os dados na célula.

3. Prima ENTER ou a tecla de tabulação para passar para a célula seguinte.

1. Formatar números

1. Seleccione as células que pretende formatar.

2. No separador Base, no grupo Número, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo

junto a Número (ou prima simplesmente CTRL+1).


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3. Na lista Categoria, clique no formato que pretende utilizar e, em seguida,

ajuste as definições, se necessário. Por exemplo, se estiver a utilizar o formato

Moeda, pode seleccionar um símbolo de moeda diferente, mostrar mais ou

menos casas decimais, ou alterar a forma como números negativos são

apresentados.

Aplicar limites de célula

1. Seleccione a célula ou intervalo de células ao qual pretende adicionar um

limite.

2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique na seta junto a Limites e, em

seguida, clique no estilo de limite pretendido.


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Criar uma tabela do Excel

1. Numa folha de cálculo, seleccione o intervalo de células que pretende incluir na

tabela. As células podem estar vazias ou conter dados.

2. No separador Base, no grupo Estilos, clique em Formatar como Tabela e, em

seguida, clique no estilo de tabela pretendido.

3. Se o intervalo seleccionado contiver dados que pretenda apresentar como

cabeçalhos de tabela, seleccione a caixa de verificação A minha tabela tem

cabeçalhos na caixa de diálogo Formatar como Tabela.

Aplicar sombreado da célula

1. Seleccione a célula ou intervalo de células ao qual pretende aplicar sombreado.

2. No separador Base, no grupo Tipo de Letra, clique na seta junto a Cor de

Preenchimento e, em seguida, em Cores do Tema ou Cores Padrão, clique

na cor pretendida.

Filtrar os dados

1. Seleccione os dados que pretende filtrar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Filtrar.

3. Clique na seta no cabeçalho da coluna para apresentar uma lista na qual

possa tomar opções de filtragem.


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4. Para seleccionar por valores, na lista, desmarque a caixa de verificação

(Seleccionar Tudo). Isto remove as marcas de verificação de todas as caixas de

verificação. Em seguida, seleccione apenas os valores que pretende visualizar e

clique em OK para ver os resultados.

Ordenar os dados

Para ordenar rapidamente os dados, efectue o seguinte procedimento:

1. Seleccione um intervalo de dados, tal como A1:L5 (múltiplas linhas e colunas)

ou C1:C80 (uma única coluna). O intervalo pode incluir títulos que criou para

identificar colunas ou linhas.

2. Seleccione uma única célula na coluna pela qual pretende ordenar.

3. Clique em para efectuar uma ordenação ascendente (de A a Z ou do

número menor para o número maior).

4. Clique em para efectuar uma ordenação descendente (de Z a A ou do

número maior para o número menor).

Para ordenar por critérios específicos, efectue o seguinte procedimento:

1. Seleccione uma única célula em qualquer ponto do intervalo que pretende

ordenar.

2. No separador Dados, no grupo Ordenar e Filtrar, clique em Ordenar.


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A caixa de diálogo Ordenar é apresentada.

3. Na lista Ordenar por, seleccione a primeira coluna pela qual pretende ordenar.

4. Na lista Ordenar Em, seleccione Valores, Cor da Célula, Cor do Tipo de Letra ou

Ícone de Célula.

5. Na lista Ordem, seleccione a ordem que pretende aplicar à operação de

ordenação — alfabética ou numericamente ascendente ou descendente (isto é,

de A a Z ou de Z a A para texto ou do inferior para o superior ou do superior

para o inferior para números).

Criar uma fórmula

1. Numa célula, escreva um sinal de igual (=) para iniciar a fórmula.

2. Escreva uma combinação de números e operadores; por exemplo, 3+7.

3. Utilize o rato para seleccionar outras células (inserindo um operador entre as

mesmas). Por exemplo, seleccione B1 e, em seguida, escreva um sinal de adição

(+), seleccione C1 e escreva + e seleccione D1.

4. Prima ENTER quando acabar de escrever para concluir a fórmula.

Fixar painéis

Pode manter os cabeçalhos de coluna e de linha visíveis enquanto desloca o cursor

para baixo ou para o lado numa folha de cálculo. Note que só pode utilizar um tipo de

fixação de cada vez.

No separador Ver, no grupo Janela, clique na seta abaixo de Fixar Painéis. Para

fixar:

Apenas a primeira linha, clique em Fixar Linha de Cima.

Apenas a coluna da esquerda, clique em Fixar Primeira Coluna.

A primeira linha e a coluna da esquerda, coloque o cursor na célula

imediatamente à direita da primeira coluna e imediatamente abaixo da

primeira linha. Por exemplo, clique na B2 e, em seguida, clique em Fixar

Painéis.


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Para desbloquear os painéis, no grupo Janela, clique na seta abaixo de Fixar

Painéis e, em seguida, clique em Libertar Painéis.

Colocar os dados em gráfico

1. Seleccione os dados que pretende colocar no gráfico.

2. No separador Inserir, no grupo Gráficos, clique no tipo de gráfico para o gráfico

que pretende utilizar e, em seguida, clique num subtipo de gráfico.

3. Utilize as Ferramentas de Gráficos para adicionar elementos, tais como títulos e

etiquetas de dados e para alterar a estrutura, esquema ou formato do seu

gráfico.

Gráficos Sparkline

Pode utilizar gráficos sparkline (pequenos gráficos que cabem numa célula) para

resumir visualmente tendências junto dos dados. Dado que os gráficos sparkline

mostram tendências num espaço pequeno, são especialmente úteis para dashboards

ou outros locais em que seja necessário mostrar um instantâneo do seu negócio num

formato visual de fácil compreensão. Por exemplo, a seguinte imagem mostra como

um gráfico sparkline lhe permite ver rapidamente o desempenho de cada

departamento no mês de Maio.


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Um gráfico sparkline é um pequeno gráfico numa célula de folha de cálculo que

fornece uma representação visual de dados. Pode utilizar gráficos sparkline para

mostrar tendências numa série de valores, tais como aumentos ou diminuições

sazonais e ciclos económicos, ou para realçar valores máximos e mínimos. O gráfico

sparkline deverá ser colocado junto dos respectivos dados para maior impacto.

Ao contrário de gráficos numa folha de cálculo do Excel, os gráficos sparkline não são

objectos, um gráfico sparkline é, na realidade, um pequeno gráfico no fundo de uma

célula. A seguinte imagem mostra um gráfico sparkline de colunas na célula F2 e um

gráfico sparkline de linhas em F3. Ambos os gráficos sparkline obtêm os respectivos

dados das células A2 a E2 e apresentam um gráfico no interior de uma célula que

mostra o desempenho de um título. Os gráficos mostram os valores por trimestre,

realçam o valor alto (3/31/08) e o valor baixo (12/31/08), mostram todos os pontos de

dados e mostram a tendência de descida do ano.

Um gráfico sparkline numa célula F6 mostra o desempenho ao longo de 5 anos dos

mesmos títulos, mas apresenta um gráfico de barras de Ganhos/Perdas que só mostra


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se o ano apresentou um ganho (tal como nos anos 2004 a 2007) ou uma perda (2008).

Este gráfico sparkline utiliza valores das células A6 a E6.

Uma vez que um gráfico sparkline é um pequeno gráfico incorporado numa célula,

pode introduzir texto numa célula e utilizar um gráfico sparkline como respectivo

fundo, tal como mostrado na seguinte imagem.

Neste gráfico sparkline, o marcador de valor superior e o marcador de valor inferior

são cor-de-laranja. Todos os outros marcadores são apresentados a preto.

Pode aplicar um esquema de cores aos seus gráficos sparkline escolhendo um formato

incorporado a partir da galeria de Estilos (separador Estrutura, disponibilizada quando

selecciona uma célula que contém um gráfico sparkline). Pode utilizar os comandos

Cor do Gráfico Sparkline ou Cor do Marcador para escolher uma cor para os valores

alto, baixo e primeiro e último valor (tais como verde para alto e cor-de-laranja para

baixo).

Porquê utilizar gráficos sparkline?

Os dados apresentados numa linha ou coluna são úteis, mas os padrões podem ser, à

primeira vista, difíceis de encontrar. O contexto destes números pode ser fornecido ao

inserir gráficos sparkline junto dos dados. Ocupando uma pequena quantidade de

espaço, um gráfico sparkline pode apresentar uma tendência baseada em dados

adjacentes numa representação gráfica clara e compacta. Apesar de não ser

obrigatório, recomenda-se que a célula de um gráfico sparkline esteja directamente

junto dos respectivos dados subjacentes.

Pode ver rapidamente a relação entre um gráfico sparkline e os dados subjacentes, e

quando os dados são alterados pode ver imediatamente a alteração no gráfico

sparkline. Para além de criar um único gráfico sparkline para uma linha ou coluna de

dados, pode criar vários gráficos sparkline ao mesmo tempo, seleccionando várias


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células que correspondem a dados subjacentes, conforme é mostrado na seguinte

imagem.

Também pode criar gráficos sparkline para linhas de dados que adicione

posteriormente utilizando a alça de preenchimento numa célula adjacente que

contenha um gráfico sparkline.

O intervalo de dados utilizado por um grupo de gráficos sparkline

Um grupo de gráficos sparkline

Uma das vantagens em utilizar gráficos sparkline é que, ao contrário dos outros

gráficos, os gráficos sparkline são impressos quando imprime uma folha de cálculo que

os contém.

Criar um gráfico sparkline

1. Seleccione uma célula vazia ou um grupo de células vazias nas quais pretenda

inserir um ou mais gráficos sparkline.

2. No menu Inserir, no grupo Gráficos Sparkline, clique no tipo de gráfico

sparkline que pretende criar: Linha, Coluna ou Ganho/Perda.

3. Na caixa Intervalo de Dados, introduza o intervalo de células que contêm os

dados nos quais pretende basear os gráficos sparkline.


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Nota Pode clicar em para fechar temporariamente a caixa de diálogo, seleccionar

o intervalo de células que pretende na folha de cálculo e, em seguida, clicar em

para restaurar a caixa de diálogo para o respectivo tamanho normal.

Quando um ou mais gráficos sparkline são seleccionados na folha de cálculo, aparecem

Ferramentas de Gráficos Sparkline, apresentando o separador Estrutura. No

separador Estrutura, pode escolher um ou mais de vários comandos dos seguintes

grupos: Gráfico Sparkline, Tipo, Mostrar, Estilo e Agrupar. Utilize estes comandos para

criar um novo gráfico sparkline, alterar o respectivo tipo, formatá-lo, mostrar ou

ocultar pontos de dados num gráfico sparkline de linhas, ou formatar o eixo vertical

num grupo de gráficos sparkline. Estas opções são descritas detalhadamente na secção

seguinte.

Se o intervalo de dados incluir datas, pode seleccionar Tipo de Eixo de Data nas

opções de Eixo (Ferramentas de Gráfico Sparkline, separador Estrutura, grupo

Agrupar, botão Eixo) para dispor os pontos de dados no gráfico sparkline de modo a

reflectirem eventuais períodos de tempo irregulares. Por exemplo, se os três primeiros

pontos de dados estiverem todos separados exactamente por uma semana e o quarto

ponto de dados for um mês mais tarde, o espaço entre o terceiro e o quarto ponto de

dados é aumentado proporcionalmente para reflectir o período de tempo maior.

Também pode utilizar as opções de Eixo para definir valores mínimos e máximos para

o eixo vertical de um gráfico sparkline ou de um grupo de gráficos sparkline. A

definição destes valores ajuda-o explicitamente a controlar a escala, de modo a que a

relação entre os valores seja mostrada de uma forma mais significativa. Também pode

utilizar a opção Desenhar Dados da Direita para a Esquerda para alterar a direcção na

qual os dados são representados num gráfico sparkline ou num grupo de gráficos

sparkline.


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Adicionar texto a um gráfico sparkline

Pode escrever texto directamente numa célula que contenha um gráfico sparkline e

formatar esse texto (por exemplo, alterar a cor do tipo de letra, o tamanho ou o

alinhamento), bem como aplicar uma cor de preenchimento (fundo) à célula.

Neste gráfico sparkline, o marcador de valor superior é verde e o marcador de valor

inferior é laranja. Todos os outros marcadores são apresentados a preto. O texto

descritivo foi escrito directamente na célula.

Personalizar gráficos sparkline

Depois de criar gráficos sparkline, pode controlar quais os pontos de valor mostrados

(como o alto, baixo, primeiro, último, ou quaisquer valores negativos), alterar o tipo de

gráfico sparkline (Linha, Coluna ou Ganho/Perda), aplicar estilos a partir de uma galeria

ou definir opções de formatação individuais, definir opções no eixo vertical e controlar

como os valores vazios ou de zero são mostrados no gráfico sparkline.

Controlar quais os pontos de valor apresentados

Pode realçar marcadores de dados individuais (valores) num gráfico sparkline de linhas

ao tornar alguns ou todos os marcadores visíveis.

1. Seleccione o gráfico ou gráficos sparkline que pretende formatar.

2. Nas Ferramentas de Gráfico Sparkline, clique no separador Estrutura.

3. No grupo Mostrar, seleccione a caixa de verificação Marcadores para mostrar

todos os marcadores de dados.

4. No grupo Mostrar, seleccione a caixa de verificação Pontos Negativos para

mostrar valores negativos.

5. No grupo Mostrar, seleccione as caixas de verificação Ponto Alto ou Ponto

Baixo para mostrar o valor mais alto ou o valor mais baixo.

6. No grupo Mostrar, seleccione as caixas de verificação Primeiro Ponto ou

Último Ponto para mostrar o primeiro valor ou o último valor.


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Alterar o estilo de ou formatar gráficos sparkline

Utilize a galeria de Estilos no separador Estrutura, disponibilizada quando selecciona

uma célula que contém um gráfico sparkline.

1. Seleccione um único gráfico sparkline ou um grupo de gráficos sparkline.

2. Para aplicar um estilo predefinido, no separador Estrutura, no grupo Estilo,

clique num estilo ou clique no botão Mais no canto inferior direito da caixa

para ver estilos adicionais.

3. Para alterar a cor de um gráfico sparkline ou dos respectivos marcadores,

clique em Cor de Gráfico Sparkline ou em Cor de Marcador e clique na opção

pretendida.

Mostrar ou ocultar marcadores de dados

Num gráfico sparkline com o estilo Linha, pode mostrar marcadores de dados de modo

a poder realçar valores individuais.

1. Na folha de cálculo, seleccione um gráfico sparkline.

2. No separador Estrutura, no grupo Mostrar, seleccione qualquer uma das caixas

de verificação para mostrar marcadores individuais (tais como alto, baixo,

negativo, primeiro ou último) ou seleccione a caixa de verificação Marcadores

para mostrar todos os marcadores.

Desmarcar uma caixa de verificação oculta o marcador ou marcadores especificados.


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Processar células vazias ou valores de zero

Pode controlar a forma como um gráfico sparkline processa células vazias num

intervalo (e, por conseguinte, a forma como um gráfico sparkline é apresentado)

utilizando a caixa de diálogo Definições de Células Ocultas e Vazias (Ferramentas de

Gráfico Sparkline, separador Estrutura, grupo Gráfico Sparkline, botão Editar Dados).

Imprimir uma folha de cálculo

1. Clique ou seleccione as folhas de cálculo que pretende pré-visualizar.

2. Clique em Ficheiro e, em seguida, clique em Imprimir.

Atalho do teclado Também pode premir CTRL+P.

Nota A janela de pré-visualização será apresentada a preto e branco,

independentemente de as folhas de cálculo incluírem cores, a menos que as definições

estejam configuradas para imprimir numa impressora a cores.

3. Para pré-visualizar as páginas seguintes e anteriores, na parte inferior da janela

Pré-visualizar, clique em Página Seguinte e Página Anterior.

4. Para definir as opções de impressão, efectue o seguinte:

Para alterar a impressora, clique na caixa de lista pendente em Impressora e

seleccione a impressora pretendida.

Para efectuar alterações na configuração da página, incluindo alterar a

orientação da página, tamanho do papel e margens da página, seleccione as

opções pretendidas em Definições.


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Para dimensionar a folha de cálculo completa para se ajustar numa única

página impressa, em Definições, clique na opção pretendida na caixa de lista

pendente de opções de escala.

5. Para imprimir o livro, efectue um dos seguintes procedimentos:

Para imprimir uma parte de uma folha de cálculo, clique na folha de cálculo e,

em seguida, seleccione o intervalo de dados que pretende imprimir.

Para imprimir a folha de cálculo completa, clique na folha de cálculo para a

activar.

6. Clique em Imprimir.

Activar e utilizar um suplemento

1. Clique no separador Ficheiro.

2. Clique em Opções e clique na categoria Suplementos.

3. Perto da parte inferior da caixa de diálogo Opções do Excel, certifique-se de

que a opção Suplementos do Excel está seleccionada na caixa Gerir e clique em

Ir.

4. Na caixa de diálogo Suplementos, seleccione as caixas de verificação relativas

aos suplementos que pretende utilizar e clique em OK.

5. Se o Excel apresentar uma mensagem a indicar que não pode executar este

suplemento e solicitar a respectiva instalação, clique em Sim para instalar os

suplementos.

O que é a Intranet?

O termo intranet é ainda pouco familiar para muitos. Trata-se de uma variante daInternet, exclusivamente dedicada para empresas e daí se poder afirmar que umaintranet é uma rede corporativa, ou seja, uma rede dentro da própria empresa. AsIntranets estão relacionadas com sistemas de informação das empresas. Estasinformações podem ser consultadas tanto dentro como fora da empresa (via Internet).


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As empresas aperceberam-se da possibilidade de se criarem redes idênticas à Internet,no entanto para uso privado, a que chamamos intranet. As Intranets têm comoprincipal função a comunicação interna da própria empresa, seja entredepartamentos, filiais, fornecedores, clientes, etc., com máxima segurança e comdiferentes níveis de acesso.

As Intranets fornecem acesso rápido e fácil a dados corporativos, eliminando anecessidade de um monte de papeis, e comunicação por voz ou de modo electrónico(e-mail).

Toda a informação passa a estar disponível de um modo:

-> Imediato

-> a baixo custo

-> uma forma fácil de usar

-> simples e versátil

Vantagens de se ter uma intranet

A intranet possibilita a disponibilização de vários tipos de informação aoscolaboradores de uma forma fácil, simples e segura.

O objectivo é criar um ambiente de segurança, com uma programação visual baseadana identidade visual da sua empresa, e com uma utilização fácil e intuitiva, capaz deatender a necessidade dos seus funcionários.

De uma forma bastante resumida podemos afirmar que uma intranet permite quetodos os funcionários de uma empresa tenham a possibilidade de trocar informações,sem saírem do seu lugar: todos estão virtualmente na mesma sala.

Mas tenha em atenção a intranet não coloca toda a informação disponível a todos osutilizadores. O que acontece é que são definidos previamente os níveis de acesso, ouseja, não existe a possibilidade de um colaborador ter acesso a informação que não lhedeve ser facultada.

Uma das grandes vantagens de ter uma intranet numa empresa reside no facto de aintranet ser um programa de software onde podem estar inseridas todas asferramentas de gestão da empresa.

Hoje em dia, com os métodos tradicionais de gestão, sempre que é necessário tomaruma decisão o gestor da empresa tem de solicitar aos diversos departamentosrelatórios ou informações. Cada departamento tem uma visão específica da empresa efornece o seu parecer e por vezes os executivos tomam decisões com base em pontosde vista diferentes sobre uma mesma questão.


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Mas como é que a intranet pode ajudar o executivo que gere a empresa?

Em primeiro lugar porque se trata de uma estrutura de comunicações omnipresente.Ou seja, qualquer colaborador pode comunicar com a empresa a partir de qualquerlocal onde se encontre, bastando para isso ter uma ligação à Internet.

Um pequeno exemplo: Um colaborador do departamento de vendas está a fazer umavisita à sua carteira de clientes, que se encontram espalhados por todo o país e esteprocesso vai demorar uma semana. A empresa tem uma intranet e o colaborador,independentemente de se encontrar fisicamente na empresa, pelo acesso à intranet,através de um login e password pessoais e intransmissíveis, vai colocando informaçãosobre a sua agenda. Durante aquela semana de visitas a clientes, o colaborador,através da intranet, vai à empresa, preenche um pequeno relatório/memorando/listade observações/etc. por cada reunião. A qualquer momento o seu director tem acessoa esses mesmos relatórios e de uma forma simples poderá saber de forma imediataquais os resultados do(s) seu(s) colaborador(es).

Por outro lado, o director da empresa a certa altura precisa de saber qual apercentagem de vendas de um determinado artigo para poder decidir se deve ou nãocontinuar a produzir ou se pelo contrário deve dar início à entrada de um novo artigo.Mas o colaborador está fora da empresa e só na semana seguinte vai poder responderàs necessidades de informação do director da empresa. Nesta altura, o gestor acedeaos relatórios, faz a sua própria análise e toma decisões com base em informaçãoactualizada.

Mas vejamos um outro exemplo, o director geral da empresa está na China, numaviagem de negócios e precisa de uma informação confidencial sobre volume devendas. Mas por causa da diferença horária, só lhe será possível obter essa informaçãono dia seguinte. Através do seu computador com ligação à Internet, o director geralentra na empresa e consulta com a maior facilidade todos as informações de queprecisa, resolvendo o seu problema de forma imediata.

Resultado: A empresa conseguiu realizar um negócio que mais tarde se traduziu emgrandes lucros.

Em segundo lugar porque a informação deixa de ser enviada para passar a serconsultada apenas quando for necessário.

Por exemplo, cada vez que se processa uma alteração à tabela de preços é necessárioimprimir novas tabelas e distribui-las por todas as pessoas que possam necessitardessa informação. Com uma intranet já não é necessário ter esses custos. Ainformação está sempre actualizada e os colaboradores apenas têm de consultar naintranet a tabela de preços. Evitam-se impressões desnecessárias, e adendas a essasimpressões. Na verdade, pode até deixar de haver impressões!


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Uma outra vantagem da intranet é que é fácil de usar e não necessita deequipamentos especiais para consulta. Toda a informação está acessível, com máximasegurança. Basta haver um computador com ligação à Internet e você já está dentro daempresa.

Lembra-se daquele computador antigo que tem lá em casa? Não vai precisar deadquirir um novo computador. Na verdade só precisa mesmo de ter um modem e umalinha telefónica. Uma vez dentro da intranet já não está a trabalhar no seucomputador. Está a trabalhar no computador/servidor da empresa. E todo o seutrabalho fica registado de forma segura e sem risco de perdas.

Finalmente, é importante ter em consideração que as fases de mudança de conceitos eprocedimentos são sempre acompanhadas de alguma resistência.

A Internet já existe há muitos anos, mesmo antes da criação dos computadorespessoais. Ela era uma ferramenta utilizada pelo Pentágono, mais tarde alargou o seuâmbito de utilização às universidades e hoje em dia, graças às constantes evoluções,está disponível na grande maioria das casas e empresas em todo o mundo.

A intranet, como já foi anteriormente dito, é um novo conceito. Montar uma intranet étecnicamente fácil. Implementar a sua utilização poderá ser mais complicado porquevai alterar o modus operandi e as mentalidades das empresas. É importante que todosestejam bem cientes de que não se pretende repensar e alterar radicalmente osmétodos de funcionamento das empresas. O que se pretende é que se dê o primeiropasso. A implementação das novas tecnologias deve processar-se de uma formagradual e ajustada, de acordo com as efectivas necessidades das empresas.

Lembre-se sempre: O que custa é dar o primeiro passo…

Tendo em atenção as vantagens supra mencionadas, gostaríamos ainda de informarque há ainda outros recursos disponíveis, tais como:

A possibilidade de se fazer uma listagem das ligações telefónicas internas da empresa.Uma listagem com todas as extensões internas e correspondentes números detelefone.

Lista telefónica geral com níveis diferentes de acesso. Por exemplo: a extensão xxxpode fazer qualquer tipo de ligações (internas, para a rede fixa, para telemóveis einternacionais); a extensão kkk além das chamadas internas apenas pode fazerchamadas para telefones fixos e telemóveis; mas a extensão ddd só pode fazerchamadas internas.

Controlo de tarefas pessoal (agenda), por departamento (projecto) ou até mesmo paratoda a empresa.


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Tabelas de preços e características técnicas permanentemente actualizadas e de fácilconsulta.

Listagens/relatórios sobre um determinado produto ou gama de produtos, comparâmetros estabelecidos.

Listagens das posições das vendas da empresa.

Controlo de stocks (data de entrada, fornecedor, código de barras, factura, preço damercadoria, data de saída, etc.)

Formulários em geral

Relatórios em geral: percentagem de vendas, entrada de mercadorias, memorandos,etc. …

Relatórios de visitas e contactos efectuados com os clientes: chamadas telefónicas, e-mails, faxes, cartas, etc.

Disponibilização de informações gerais para os colaboradores da empresa. Porexemplo, dar a conhecer o novo funcionário do departamento de contabilidade; fazerconvocatórias, informar que no dia 30 de Dezembro a empresa dá o dia aosfuncionários e que lhes deseja um bom ano. Ou até mesmo colocar o Relatório eContas da empresa disponível para consulta.

Entre muitas outras vantagens, consoante as necessidades da sua empresa…

O projecto poderá contemplar ainda um re-design da sua Intranet já existente, ou,caso considere necessário, a utilização de um layout já existente para contratos demanutenções.

manual do excel e intranet

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