manual de excel - fundamental

INDÍCE

1. A ORIGEM DAS FOLHAS DE CÁLCULO .............................................................................................. 4

2. INICIAR O EXCEL ...................................................................................................................................... 5

3. AS CREDENCIAIS DO EXCEL ................................................................................................................. 6

4. REQUISITOS DE HARDWARE E SOFTWARE ..................................................................................... 6

5. ESTRUTURA DA FOLHA DE CÁLCULO ............................................................................................... 7 5.1. O ECRÃ DO EXCEL .................................................................................................................................... 8

6. GUARDAR UM DOCUMENTO ............................................................................................................... 10

7. MOVIMENTAÇÃO NA FOLHA .............................................................................................................. 10

8. SELECCIONAR .......................................................................................................................................... 11 8.1. SELECCIONAR CÉLULAS ......................................................................................................................... 11 8.2. SELECCIONAR COLUNAS ......................................................................................................................... 12 8.3. SELECCIONAR LINHAS ............................................................................................................................ 12

9. LANÇAMENTO DE DADOS .................................................................................................................... 12

10. APLICAÇÃO DE ALTERAÇÕES DE FORMA E CONTEÚDO ...................................................... 14 10.1. INSERIR LINHAS ................................................................................................................................. 14 10.2. INSERIR COLUNAS .............................................................................................................................. 14 10.3. ELIMINAR UMA COLUNA OU LINHA ..................................................................................................... 15 10.4. ANULAR A ÚLTIMA ACÇÃO ................................................................................................................. 16 10.5. REDIMENSIONAR COLUNAS E LINHAS ................................................................................................. 16 10.6. MOVER OU COPIAR CÉLULAS PARA OUTROS DOCUMENTOS ................................................................ 19 10.7. APAGAR DADOS .................................................................................................................................. 20

11.FÓRMULAS ................................................................................................................................................... 20 11.1. OPERADORES ...................................................................................................................................... 21 11.2. EXEMPLOS DE FÓRMULAS ................................................................................................................... 22 11.3. REPETIR FÓRMULAS ........................................................................................................................... 22

12. FUNÇÕES GERALMENTE UTILIZADAS ......................................................................................... 23 12.1. A FUNÇÃO SOMATÓRIO ...................................................................................................................... 23 12.2. FUNÇÕES ARITMÉTICAS ...................................................................................................................... 24 12.3. FUNÇÕES TRIGONOMÉTRICAS ............................................................................................................. 25 12.4. FUNÇÕES ESTATÍSTICAS ..................................................................................................................... 25 12.5. FUNÇÕES FINANCEIRAS ...................................................................................................................... 27 12.6. FUNÇÕES LÓGICAS ............................................................................................................................. 27 12.7. FUNÇÕES DATA E HORA ..................................................................................................................... 28 12.8. FUNÇÕES COM TEXTO ......................................................................................................................... 29

13. O MECANISMO DAS REFERÊNCIAS ............................................................................................... 30 13.1. REFERÊNCIAS RELATIVAS .................................................................................................................. 30 13.2. REFERÊNCIAS ABSOLUTAS ................................................................................................................. 32 13.3. REFERÊNCIAS MISTAS ........................................................................................................................ 33 13.4. REFERÊNCIAS CIRCULARES ................................................................................................................ 35

14. FORMATAÇÃO ...................................................................................................................................... 35 14.1. TIPOS DE LETRA E ESTILOS ................................................................................................................. 35 14.2. ALINHAMENTOS ................................................................................................................................. 36 14.3. LIMITES .............................................................................................................................................. 36 14.4. SOMBRAS OU PADRÕES ...................................................................................................................... 37

15. FUNÇÕES DE BASE DE DADOS ......................................................................................................... 37

16. COMPONENTES DA BASE DE DADOS ............................................................................................ 38

17. ORDENAR OS DADOS .......................................................................................................................... 38

18. LOCALIZAR ........................................................................................................................................... 38

19. CRIAR GRÁFICOS ................................................................................................................................ 39 19.1. CRIANDO UM GRÁFICO INCORPORADO ............................................................................................... 39

20. IMPRESSÃO ........................................................................................................................................... 42 20.1. DEFINIÇÃO DA ÁREA DE IMPRESSÃO .................................................................................................. 42 20.2. DEFINIÇÃO DO TÍTULO DE IMPRESSÃO ................................................................................................ 43 20.3. CONFIGURAÇÃO DA FOLHA ................................................................................................................ 43 20.4. CONFIGURAÇÃO DA IMPRESSORA ....................................................................................................... 44

21. VISUALIZAR A IMPRESSÃO ............................................................................................................. 44

MANUAL DE EXCEL

FORMAÇÃO CONTÍNUA – MICROSOFT EXCEL (NÍVEL I) Formador: João Marciano Sousa Pág, 4

1. A origem das folhas de cálculo O primeiro programa de folha de cálculo para computadores pessoais chamava-se

VisiCalc e surgiu por volta de 1978-79, graças à ideia de um estudante de Harvard, Dan Bricklin, quando trabalhava com professores que faziam análises financeiras para empresas e projectos de negócios. Esses estudos eram feitos em folhas de papel divididas, como habitualmente em trabalhos desse género, em colunas e linhas, envolvendo numerosos cálculos, articulados e dependentes uns dos outros. Sempre que se pretendia introduzir um novo dado ou a alteração de um variável, como, por exemplo, a taxa de juro, era necessário proceder de novo a uma longa série de cálculos repetitivos.

Brickling e o seu amigo programador Bob Frankston conseguem então levar por diante o projecto de criar um programa para computadores pessoais, que permitia resolver electronicamente as operações implicadas nas folhas de estudos financeiros.

É assim que surge a primeira folha de cálculo electrónica (Electronic SpreedSheet) - o VisiCalc - um programa para o computador pessoal Apple II. Esse programa tornou-se de imediato um sucesso comercial e contribuiu paralelamente para um aumento das vendas dos computadores pessoais Apple. Este êxito comercial levou outros fabricantes de computadores, em colaboração com peritos programadores, a empenharem-se na concepção de novos e mais aperfeiçoados programas desta categoria Software.

Assim as folhas de cálculo tornaram-se um dos grandes impulsionadores das vendas das primeiras gerações de computadores pessoais, uma vez que tinham larga e frutuosa aplicação no auxílio à gestão comercial e industrial. De tal modo que se pode afirmar que os computadores pessoais IBM PC também ficaram a dever uma quota-parte importante do seu êxito inicial a um desses programas de folha de cálculo - o Lotus 123, que é ainda hoje um dos packages de software mais difundidos e utilizados em todo o mundo.

O Excel é um programa do Windows pelo que respeita, por isso, toda a «lógica» de funcionamento dos programas conhecidos, no que se refere ao aspecto gráfico, barra de menus, botões de controlo, ascensores, etc.

Um dos principais factores de distinção reside no facto de a área de trabalho ser um reticulado de 256 colunas e 16384 filas, da intersecção das quais resultam células. Cada célula constitui a unidade básica da folha de cálculo capaz de conter dados. Esses dados podem ser texto, algarismos ou fórmulas.

O outro factor de distinção do Excel é a existência de uma barra de fórmulas que nos indica qual a célula que se encontra seleccionada e constitui a principal via de entrada de dados para as células.

Da barra de ferramentas é ainda de destacar um botão que permite o acesso à construção de gráficos de forma extremamente simples, rápida, diversificada e eficaz, bem como o botão que permite o cálculo directo de somatórios.

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2. Iniciar o Excel Para iniciar uma sessão do Windows 95 basta fazer “clic” com o rato sobre o botão

Iniciar, aparecendo um menu que contém tudo o que necessita para começar a utilizar o Windows 95.

Para iniciar o programa Excel:

1. Clique sobre o botão Iniciar (Start) 2. Aponte o cursor para Programas (Programs) 3. Aponte o cursor para Microsoft Excel 4. Faça clique sobre esse mesmo programa. 5.

Ao clicar sobre o programa Microsoft Excel este dá inicio à sua abertura, surgindo no

ecrã algo semelhante a isto : Toda a organização

gráfica é semelhante à do Word, no que diz respeito à disposição dos menus, barra identificadora do programa, botões de controlo e mesmo alguns comandos e ascenso-res.

- Por baixo da barra de menus tem uma barra de ferramentas com as opções mais usadas onde se destacam os botões que permitem a formatação de texto, o que dá acesso à área de construção de gráficos, entre outros.

- A baixo destaca-se a barra de fórmula, uma autêntica linha de escrita, um espaço que permite a entrada directa de dados.

- Na área de trabalho exitem as colunas, as filas e as células, uma das particularidades mais característica do Excel.

- A «janela» em que o programa está enquadrado pode ser minimizada, coexistir aberta com outras janelas ou dimensionada a gosto, o que também, já não é novo.

Para sair do programa basta escolher a opção «Sair» do menu «Ficheiro» ou fazer duplo-clique no botão de controlo da janela.

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3. As credenciais do Excel A folha de cálculo Excel conjuga as vantagens das folhas de cálculo com o

funcionamento integrado no mundo Windows. Esta característica, comum a todas as aplicações/programas do ambiente Windows,

permite que a informação produzida e tratada num programa seja directamente utilizável noutro programa.

Por exemplo: • O preenchimento de um cabeçalho de uma tabela que contém texto, em

Excel, pode ser feito utilizando o processador de texto Write, transferindo-se o texto em bloco para dentro da folha de cálculo, através de comandos simples e directos.

• O manuseamento de um ficheiro dBase, de média dimensão, para, por exemplo, localizar um registo ou reordenar o ficheiro, pode ser feito facilmente com o Excel através de comandos directos e de fácil compreensão.

Estas e outras características aqui enunciadas serão estudadas mais adiante.

4. Requisitos de Hardware e Software O Excel requer a seguinte configuração de Hardware:

• Um computador IBM compatível, com um processador 80386 ou superior; • Disco rígido e um floppy disk drive de 1,2 Mb de capacidade, ou superior; • O espaço mínimo em disco dependente da instalação efectuada – 24Mb para uma

instalação completa ou 8Mb para uma instalação mínima; • Um mínimo de 4 Mb de RAM (recomendados 8Mb); • Um monitor EGA (ou superior) e uma placa gráfica; • Um rato (recomendado) • Uma impressora (opcional) Adicionalmente, é requerido o seguinte Software: • Windows 95

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5. Estrutura da folha de cálculo Costuma-se distinguir um programa de folha de cálculo propriamente dito, das folhas

de cálculo ou folhas de trabalho que se produzem com base nesse mesmo tipo de programa. Em Inglês utilizam-se duas palavras diferentes para fazer tal distinção: • Ao programa de folha de cálculo chama-se spreedsheet; • Ás folhas de cálculo ou trabalhos efectuados no programa dá-se o nome de

worksheet. Podemos dizer que na folha de cálculo electrónica (electronic spreedsheet) é um

programa que proporciona uma área de trabalho ou folha de trabalho (worksheet), cuja configuração genérica é uma tabela de dupla entrada, dividida em colunas e linhas; a intersecção dessas linhas e colunas dá origem a unidades rectangulares chamadas células, e é nessas unidades elementares que se introduzem os diferentes tipos de dados, com os quais se torna possível efectuar cálculos e relações, de forma automatizada ou informática (processamento automático de informação).

A configuração e estrutura básica de uma folha de cálculo é, então, a de uma enorme tabela de dupla entrada.

• As linhas ou filas (rows) são dispostas na horizontal e numeradas de 1 até 16384

(número de linhas que o Excel dispõe). • As colunas (columns) são dispostas na vertical e representadas por letras de A a

Z, de AA a AZ, BA a BZ e assim sucessivamente até à combinação IV, correspondente à coluna número 256 (número de colunas nas folhas de cálculo – 256 (28)).

Se multiplicarmos o número 256 das colunas pelo número 16384 das linhas, teremos um número potencial de células que vai a mais de 4 milhões. A este conjunto de células chamamos – zona de trabalho.

Na maioria das folhas de trabalho (worksheet) não se costuma utilizar senão algumas dezenas ou centenas de células. Só em alguns trabalhos de maior porte, por exemplo quando se utilizam folhas de cálculo com funções de bases de dados, poderão ser utilizados vários milhares de células.

• Cada célula é representada e designada por uma letra e um número, correspondendo respectivamente à coluna e à linha em que se situa;

Por exemplo:

B5 (significa coluna B, linha 5) D1 (significa coluna D, linha 1) Q9 (significa coluna Q, linha 9), etc.

A célula que se encontra em destaque em determinado momento (ou seja,

seleccionada) chama-se célula activa.

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Para se introduzir dados numa célula é necessário seleccionar, com o rato, a célula pretendida, isto é, situe o cursor do rato em cima da célula e confirme a escolha através do “clic” do rato. Em seguida, é só inserir os dados, utilizando para isso o teclado.

A situação de célula activa pode ser alargada a um conjunto de células (como veremos mais adiante – Seleccionar Células), o qual passa ser denominado por bloco activo. Estes blocos activos costumam ser representados pela indicação da primeira e última células da série, unidas por um sinal de dois pontos (:).

Por exemplo:

A1:A5 - da célula A1 até à célula A5 B6:G8 – da célula B6 até à célula G8

O bloco de células pode ser seleccionado e, em seguida utilizado em operações

diversas, como: mover, copiar, apagar, etc. É possível articular duas ou mais folhas de trabalho entre si (guardadas em ficheiros

informáticos distintos) – o que torna possível decompor folhas de trabalho de grandes dimensões em folhas mais pequenas, mais fáceis de manipular e controlar.

Por intermédio do rato ( que nos permite um acesso mais imediato às diferentes áreas, funções e comandos), podemos percorrer as diferentes células da folha de cálculo ( não apenas as que estão visíveis num dado momento, mas todas as restantes).

5.1. O ecrã do Excel Vamos agora identificar e caracterizar as diferentes zonas do ecrã do Excel. Linha de título

Linha de menus

Linha de botões Linha de edição

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Linha de título É a primeira linha do ecrã do Excel. Nela aparece a informação do nome do ficheiro

que esteja a ser utilizado. Fazem ainda parte desta linha quatro botões, que são comuns a todas as aplicações/programas do Windows.

Temos respectivamente da direita para a esquerda:

Botão de fecho da janela Botão de ampliação da janela (maximização) Botão de redução da janela (minimização) Botão de activação do menu de controlo de janelas do Windows 95

Linha de menus Nesta linha surgem os nomes dos vários menus de comandos que o Excel diponibiliza.

A estrutura é, novamente, semelhante à de outra qualquer aplicação/programa do Windows, verificando-se, no entanto, algumas diferenças pontuais entre diferentes aplicações.

Existem nesta linha dois botões, respectivamente á direita e à esquerda:

Botão maximização/janela parcial Botão de activação do menu de controlo do Excel

Linha de botões (Toolbars) Nestas linhas surgem lado a lado uma série de botões, com símbolos inscritos. Os

botões permitem a activação directa de um comando ou menu. Esta é feita com o rato, através de um “clic” sobre o botão, como em todas as aplicações do Windows. Ao apontar o rato sobre o botão, o Excel mostra-lhe uma etiqueta amarela com o nome do botão.

Linha de edição A linha de edição é utilizada para editar o conteúdo de uma célula. Ao digitarmos os

dados numa célula da folha de cálculo, estes são inicialmente introduzidos na linha de edição e, só depois de confirmados (clicando na tecla Enter) são passados para a célula em si.

Estão definidos no lado esquerdo da linha de edição duas caixas:

Contém a identificação da célula activa no momento

Permite confirmar a introdução de dados efectuada na linha de edição, com destino a determinada célula

Permite cancelar a introdução de dados efectuada na linha de edição, com destino a determinada célula

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6. Guardar um documento Guardar documentos automaticamente enquanto trabalho 1. No menu Ferramentas (Tools), faça clique sobre Opções (Options) 2. Seleccione o separador Salvar (Save) 3. Seleccione a caixa de verificação Guardar Automaticamente Cada (Save

AutoRecover info every). 4. Na caixa Minutos, introduza o intervalo de tempo no qual deseja que o

Microsoft Excel guarde os livros e a seguir seleccione as opções que pretende. 5. Quando terminar o trabalho, faça clique sobre para o guardar. Guardar um documento novo, sem nome 1. Faça clique sobre 2. Para guardar o documento numa localização diferente da pasta Os Meus

Documentos, faça clique sobre uma unidade de disco ou pasta diferente. 3. Para guardar o documento numa pasta nova, faça clique sobre___ . 4. Na caixa Nome de Ficheiro (File Name), escreva um nome para o documento. 5. Faça clique sobre Guardar (Save). Ou 1. No menu Ficheiro (File) escolha a opção Salvar como (Save As) 2. Escolha a pasta onde deseja colocar o seu documento em Salvar em (Save In) 3. Atribua um nome ao seu ficheiro em Nome do Ficheiro (File Name) 4. Prima Ok para confirmar.

7. Movimentação na folha Pode-se movimentar na folha usando as barras de deslocação, subindo e descendo com

a lateral (elevador) ou de um lado para o outro com a inferior (tape rolante). • Ao clicar numa das setas situadas nas extremidades das barras desloca-se no

sentido indicado pela seta • Ao deslocar o botão da barra faz deslocar a folha no mesmo sentido do

movimento. • Ao clicar sobre a barra salta ao longo da folha.

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Também é possível a deslocação pela folha usando apenas o teclado com as seguintes

teclas: Seta à esquerda Desloca o cursor uma célula para a esquerda Seta à direita Desloca o cursor uma célula para a direita

Seta para cima Desloca o cursor uma célula para cima Seta para baixo Desloca o cursor uma célula para baixo

Home Coloca o cursor na primeira célula da linha Ctrl+home Salta para a primeira célula da folha

PgUp Sobe uma página PgDn Desce um página

Para saltar para uma determinada célula clique sobre o separador que identifica a

folha desejada. Os botões de direcção da barra de separadores de folha servem para, pôr a régua de

separadores no início, deslocar a régua para a esquerda, para a direita e ir para o fim da régua.

8. Seleccionar

8.1. Seleccionar células Para seleccionar ou activar uma célula basta apontar com o rato e clicar sobre essa

célula. Uma célula é identificada pela letra da coluna a que pertence, seguida do número da fila em que se encontra.

Por exemplo: A célula X42 – pertence à coluna X e à fila 42.

Ao seleccionar uma célula, a barra de fórmulas indica a designação dessa mostrando a

nossa posição nessa folha.

Para seleccionar um conjunto contíguo de células, Por exemplo: C5:F5 (os dois pontos para o Excel significam, neste caso, até), aponta-se para a

primeira célula (C5), prime-se o botão esquerdo do rato e arrasta-se até à última célula (F5) sem largar o botão do rato.

O que foi dito é também válido para selecções que compreendam células contíguas de

várias colunas e filas. O mesmo efeito pode ser conseguido automaticamente, seleccionando a primeira

célula e depois premindo a tecla «Shift» e clicando na última célula da selecção pretendida. Quando se deseja executar a selecção de células não contíguas, então, depois de

seleccionada a primeira, aperta-se a tecla «Ctrl» e fazemos a selecção das células ou conjuntos de células que desejarmos.

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8.2. Seleccionar colunas Para a selecção de uma coluna basta clicar sobre o topo da coluna, onde se encontra a

letra que a identifica . Para a selecção de colunas contíguas ou interpoladas o recurso ás teclas «Shift» e

«Ctrl», do modo descrito para as células, permite obter resultados equivalentes.

8.3. Seleccionar linhas Para seleccionar uma linha basta clicar sobre a zona de início da fila, onde se encontra

o número que a identifica. Para a selecção de linhas contíguas ou interpoladas o recurso ás teclas «Shift» e

«Ctrl», do modo descrito para as células, permite obter resultados equivalentes.

9. Lançamento de dados O lançamento directo de dados na folha de cálculo é feito «célula a célula». Para lançar dados numa célula é preciso seleccioná-la e iniciar a digitação desses

dados, que de imediato aparecem na linha de escrita da barra de fórmulas. Em seguida confirma-se a sua entrada.

A confirmação pode ser feita: • Premindo a tecla [Enter]; • Premindo uma das teclas de deslocação do cursor; • Seleccionado o botão de confirmação na linha de edição. Ou se por algum motivo nos tivermos enganado e desejarmos cancelar a digitação

também o poderemos fazer. O cancelamento pode ser feito: • Premindo a tecla [Esc]; • Seleccionando o botão de cancelamento na linha de edição. Pode acontecer que o texto ou algarismos que pretendemos introduzir numa célula seja

demasiado extenso para a largura da célula, e aí várias coisas poderão acontecer, como estudaremos mais adiante (Redimensionar colunas e linhas).

Os vários tipos de dados que podem ser introduzidos, manipulados e processados são os seguintes:

• Cadeias de texto – Podemos escrever em cada célula o texto que quisermos. Esse

texto pode ser um título do trabalho ou de uma secção da folha, informação relativa aos

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valores numéricos que se encontram ao lado ou por baixo, instruções escritas pelo utilizador, etc.

• Dados numéricos – Os dados numéricos podem ser de vários tipos e/ou formatos: Números inteiros, Positivos ou negativos, Com ou sem casas decimais em anotação científica, Em formato de percentagem ou de valores monetários, Etc.

Um tipo particular de dados que são também interpretados como valores numéricos

são as datas e as horas; este tipo de dados têm de ser escritos num formato apropriado e convencional (normalmente semelhante ao que é usado na escrita habitual); internamente para o funcionamento do programa, esses dados são convertidos em valores numéricos, como estudaremos mais à frente (Funções data e hora).

Editar dados Após a entrada de dados os botões à esquerda da barra de edição permitem:

Validar a edição na célula (equivalente ao Enter). Anular a edição (equivalente ao Esc). Abrir o Assistente de funções.

Pode definir o sentido para o deslocamento do cursor após a validação. Para tal:

Clicar em Opções (Options) do menu Ferramentas (Tools) Clicar no separador Editar (Edit) Marque a caixa de selecção «Mover selecção após Enter» (Move selection after Enter) Seleccione a direcção Clique em OK.

O Excel pode fazer correcção automática de certos valores graças a uma lista de erros

comuns. Para tal:

Cique em Correcção Automática (Auto Correct) no menu Ferramentas (Tools). Marcar «Substituir texto ao digitar» (Replace text as you type)

A caixa de diálogo Correcção Automática permite definir os erros e corrigir

automaticamente.

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10. Aplicação de alterações de forma e conteúdo

10.1. Inserir Linhas Por vezes, durante o nosso trabalho, torna-se necessário inserir uma linha entre linhas

cujas células já se encontram preenchidas. O procedimento é simples. 1. Para inserir uma só linha, seleccione uma linha completa ou uma célula na linha

imediatamente abaixo do local onde deseja inserir a nova linha. Para inserir várias linhas, seleccione o mesmo número de linhas imediatamente abaixo

do local onde deseja inserir a novas linhas. 2. Depois, no menu Inserir (Insert), faça clique sobre Linhas (Rows). ou então, Clicando no botão direito do rato escolha a opção Inserir (Insert). Por exemplo: Se precisar de uma linha nova entre as linhas 56 e 57: • seleccionamos a linha 57, • escolhemos a opção Linha (Rows) do menu Inserir (Insert). ou • clicando no botão direito do rato escolhemos a opção Inserir (Insert).

10.2. Inserir Colunas Para a inserção de novas colunas deverá utilizar um procedimento semelhante ao

anterior: 1. Para inserir uma só coluna, seleccione uma célula da coluna ou uma coluna inteira,

imediatamente à direita do local onde deseja inserir a nova coluna. Para inserir várias colunas, seleccione o mesmo número de colunas imediatamente à

direita do local onde deseja inserir as novas colunas. 2. Depois, no menu Inserir (Insert), faça clique sobre Colunas (Columns) ou então, Com o botão direito do rato escolha a opção Inserir (Insert).

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Por exemplo: Se precisar de uma coluna nova entre as colunas L e M: • seleccionamos a coluna M, • escolhemos a opção Coluna (Column) do menu Inserir (Insert). ou • clicando no botão direito do rato escolhemos a opção Inserir (Insert).

Ou

10.3. Eliminar uma coluna ou linha A destruição de linhas ou colunas pode ser perigosa porque pode haver fórmulas ou

funções que dependiam das células destruídas. No entanto, se assim o desejar, deverá faze-lo da seguinte forma:

1. Seleccione uma linha ou coluna. • Uma linha inteira - Faça clique sobre o título de linha. • Uma coluna inteira Faça clique sobre o título de coluna. 1. No menu Editar (Edit), faça clique sobre Eliminar (Delete). Ou então, Clicando com o botão direito do rato escolha a opção Eliminar (Delete)

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Ou

10.4. Anular a última acção Para anular qualquer acção, mesmo a de Eliminar

poderá utilizar duas formas: 1. Clicar no botão Anular (Undo), da barra de

ferramentas; ou 2. No menu Editar (Edit) escolher a opção

Anular (Undo).

10.5. Redimensionar colunas e linhas Quando se abre uma folha de cálculo, as colunas (e as células) assumem uma largura

predeterminada pelo programa. Por vezes quando introduzimos informação numa folha de trabalho, alguns dados

ultrapassam a largura das respectivas células. Nessas situações, a informação pode estender-se para as células adjacentes à direita ou aparecer cortada, caso na célula à direita esteja outro dado qualquer.

Os conteúdos das células não são de modo algum afectados, eles continuam por inteiro nas células onde foram introduzidos, mesmo que aparentem estar cortados ou parcialmente transpostos para outras células à direita.

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Ajustar a largura das colunas: • Manualmente: 1. Seleccione as colunas cuja largura pretende ajustar. Para alterar a largura de todas as colunas da folha de cálculo, faça clique sobre o botão

Seleccionar Todas (Select All) do menu Editar (Edit). 2. Arraste o limite à direita do título da coluna até que a coluna tenha a largura

pretendida.

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Ou 3. No menu Formatar (Format) escolha a opção Colunas (Column) e depois a opção

Largura (Width). • Automaticamente: 1. Para que a altura da coluna se ajuste ao conteúdo, faça duplo clique sobre o limite

à direita do título da coluna. NOTA: A largura da coluna visualizada na extremidade esquerda da barra de

fórmulas é o número médio de caracteres do tipo de letra standard que cabem numa célula.

É possível atribuir a uma coluna uma largura nula (ou de 0 – zero). Isto equivale a esconder ou ocultar essa coluna no ecrã (e também para a impressora); no entanto, a informação que tiver sido inserida em células dessa coluna continuará a ser guardada em memória, nos respectivos endereços dessas células. Em qualquer altura pode fazer-se reaparecer essa coluna oculta, atribuindo-lhe uma largura diferente de zero.

Ocultar uma coluna pode ter interesse para apresentar informação de outras colunas que não caberia conjuntamente no ecrã ou para imprimir apenas determinadas colunas da folha de trabalho.

Ajustar a altura das linhas • Manualmente 1. Seleccione as linhas cuja altura pretende ajustar. Para alterar a altura de todas as linhas da folha de cálculo, faça clique sobre o botão

Seleccionar Todas (Select All) do menu Editar (Edit). 2. Arraste o limite abaixo do título da linha até a linha ter a altura pretendida.

Ou 1. No menu Formatar (Format) escolha

a opção Linhas (Rows) e depois a opção Altura (Height).

• Automaticamente 1. Para que a altura da linha se ajuste ao

conteúdo, faça duplo clique sobre o limite abaixo do título da linha.

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10.6. Mover ou copiar células para outros documentos Uma vez introduzidos os dados numa folha de cálculo, eles são armazenados nas

respectivas células, num determinado formato específico do programa. No entanto, os programas permitem que se façam alterações na disposição desses dados e se introduzam alguns formatos gráficos adicionais.

Como em qualquer de processamento de texto de base de dados, auxiliares de desenho, etc., também as folhas de cálculo têm comandos ou procedimentos específicos para seleccionar blocos de informação, para em seguida se manipular esses blocos de seleccionados; por exemplo: - para os apagar, mover ou copiar, para lhes aplicar formatações gráficas, etc.

Mover ou copiar células para grandes distâncias ou para outros documentos: 1. Seleccione as células que pretende mover ou copiar. 2. Para mover a selecção, faça clique

sobre Ou No menu Editar (Edit) escolha Cortar

(Cut). Para copiar a selecção, faça clique sobre Ou No menu Editar (Edit) escolha a opção

Copiar (Copy). 1. Se pretende mover ou copiar as células

para outra folha ou livro, passe para essa folha ou livro.

2. Seleccione a célula superior esquerda da área de colagem.

3. Para mover os dados para células existentes, faça clique sobre O Microsoft Excel substitui todos os dados existentes na área de colagem.

Seguindo o método Arrastar e Colar: 1. Seleccionar o bloco 2. Com o ponteiro do rato aponte para um dos bordos da selecção, ficando o ponteiro

com a forma de seta. 3. Mantendo as teclas Ctrl+Alt premidas clicar no bordo da selecção e arrastar até

ao separador Folha desejada. 4. Quando o separador Folha estiver activado ( a sua cor passa para branco), liberte a

tecla Alt e arraste o rato para a primeira célula dessa folha mantendo a tecla Ctrl premida.

5. Liberte o botão do rato e em seguida a tecla Ctrl.

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Existem outras variantes ou opções de cópia, designadas, por exemplo, de «Cópia

Especial». Estas modalidades de cópia permitem, por exemplo: ⇒ Copiar apenas os valores numéricos, deixando de parte as respectivas fórmulas que

lhes deram origem ( isto por vezes tem bastante utilidade para transferir dados de um local para outro, onde já não interessa manter as fórmulas mas apenas os dados numéricos);

⇒ Adicionar ou subtrair os valores a copiar aos que já se encontram no local para onde se envia a cópia.

10.7. Apagar dados Par apagar um bloco seleccionado, podem existir procedimentos vários, como por

exemplo: • Usar a tecla Delete; • Clicar no botão Cortar (Cut) da barra de ferramentas; • Usara uma das opções do menu Editar (Edit) – Limpar ou Eliminar (Clear). A opção Limpar é menos radical, limitando-se a célula ou células seleccionadas de

todo o seu conteúdo, a apagar apenas a formatação assumida ou apagar apenas as fórmulas. A opção Eliminar faz desaparecer a célula, ou o conjunto de células seleccionadas,

rearrumando a folha de cálculo, e pondo no lugar das células apagadas outras células. É uma opção que deve ser utilizada com muito cuidado!

11.Fórmulas As fórmulas são constituídas por conjuntos de instruções que são escritas nas células e

que indicam ao programa o que deve ser calculado e apresentado dentro dessa célula. Todos os cálculos da folha de cálculo são executados pelas fórmulas especificadas.

Para inserir uma fórmula numa folha de trabalho, deve escolher-se a célula activa e escrever a fórmula de acordo com as regras do programa que passamos a explicar.

Uma fórmula começa pelo sinal identificador =, para as distinguir de outros tipos de dados, por exemplo: =B3+B4-C3

Nas fórmulas podem entrar diversos elementos: • valores numéricos directos, como: 100; 0,15; 5%; etc. • referências e fórmulas, como: A3,B15; Z150; etc. • intervalos ou faixas de células: A3:A9; 85:C10; etc. • nomes atribuídos a faixas: «Despesas»; «Receitas»; etc. • operadores: +; -; *; /; =; etc. • funções: SOMA; MAX; SE; etc. É necessário ter cuidado na digitação das fórmulas, pois a introdução de um caracter

errado, como um espaço onde não deve existir, ou um O (letra) em vez de 0 (algarismo), pode

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produzir um erro, como, por exemplo, o dado não ser considerado uma fórmula ou um valor numérico, mas uma frase.

- Os operadores utilizados nas fórmulas são sinais que indicam as operações que devem ser efectuadas nessas fórmulas.

- As funções são como que fórmulas predefinidas internamente pelos programas, que podem ser usadas nas fórmulas criadas pelos utilizadores, e que se destinam a tornar possível ou a facilitar a realização de determinadas operações.

11.1. Operadores Os operadores mais usuais nos diversos programas de folha de cálculo são os

seguintes: Operadores Operação

Operadores aritméticos

+ - * /

% ^

Adição (ou positivo) Subtracção (ou negativo) Multiplicação Divisão Percentagem Potenciação

Operadores comparativos ou relacionais

= < >

<= >= <>

Igual a Menor que Maior que Menor ou igual a Maior ou igual a Diferente de

Os operadores comparativos ou relacionais dão origem a fórmulas do tipo lógico; por

exemplo: =B3>B4 - dará um resultado lógico, que pode ser verdade ou falso, consoante, neste caso o valor de B3 for maior que o de B4 ou não.

Em texto usa-se o operador «&» para concatenação. Também podemos considerar operador o sinal «:», sendo a função a de indicar um intervalo ou faixa de células.

Tal como nas expressões matemáticas, os operadores usados nas fórmulas das folhas de cálculo também têm uma ordem de prioridade - aliás muito semelhante à das operações matemáticas. As principais regras são:

1) Os operadores de percentagem e de potenciação têm prioridade sobre os outros; 2) Os operadores de multiplicação e de divisão tem prioridade sobre os de adição e

subtracção e sobre os operadores relacionais; 3) Os operadores relacionais ou comparativos têm a prioridade mais baixa

relativamente aos outros operadores; 4) Quando a prioridade é semelhante, as operações efectuam-se pela ordem da

esquerda para a direita; 5) A utilização dos parênteses altera a ordem das prioridades, transferindo a mesma

para as operações dentro dos parênteses.

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11.2. Exemplos de fórmulas 1) =B3+B5*1,5

− nesta fórmula, em primeiro lugar é efectuada a multiplicação do valor B5 por 1,5 e só depois é que esse produto é adicionado ao valor em B3.

2) =(B3+B5)*1,5

− neste caso os parênteses obrigam a que seja efectuada em primeiro lugar a soma B3+B5 e só depois a multiplicação pelo valor 1,5.

3) =E3*5%/B2^2

− nesta fórmula o operador percentagem (%) é o primeiro a ser considerado (passando 5% para 0,05); em seguida é efectuada a operação de exponenciação indicada por B2^2, ou seja, o valor B2 ao quadrado, em terceiro lugar é efectuado o produto do valor de B2 ao quadrado.

4) =B3+B4>C3*100

− aqui, o último operador a ser considerado é o «maior que» (>), de modo que o sentido da fórmula é saber se é ou não verdade que a soma de B3 com B4 é maior que o produto de C3 por 100.

5) =A3&A4

− nesta fórmula entra o operador de texto (&), o que faz juntar o texto da célula A3 com o da célula A4.

6) =MÉDIA(F6:F14)

− nesta fórmula é calculado o valor médio dos dados que estão nas células F6, F7, etc. Até à F14.

7) =MÍNIMO(E7:E10)

− nesta fórmula é achado o valor mais baixo dos que estão desde a célula E7 até à E10.

11.3. Repetir fórmulas Para se obter uma fórmula pré-escrita é necessário seleccionar a célula e depois

escolher a opção Função do menu Inserir, ou ir directamente pelo Assistente de Funções ( ), Na caixa de diálogo teremos apenas que optar pela fórmula pretendida entre a enorme variedade disponível.

Quando se deseja repetir uma fórmula sem a digitar de novo existem os comandos Colar e Colar Especial do menu Editar. Para copiar uma fórmula basta então seleccionar a célula respectiva e a área (da direita ou de baixo) para onde pretendemos copiar. O Excel efectuará a actualização da fórmula.

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Uma forma simples de copiar fórmulas para células contíguas pegando na pequena cruz existente no canto inferior direito da moldura, que indica a célula seleccionada, e arrastando-a para as células desejadas. O Excel fará a actualização automática das fórmulas.

12. Funções geralmente utilizadas O Excel oferece uma quantidade considerável de funções (portanto, fórmulas

predefinidas internamente), no sentido de facilitarem a efectivação de alguns tipos de cálculos.

As funções caracterizam-se por serem seguidas de parênteses; dentro dos parênteses são inseridos os argumentos - os quais podem ser:

∗ valores numéricos directos; ∗ referências a células; ∗ intervalos ou designações de intervalos; ∗ outras funções. As funções podem ser classificadas em alguns grupos, sendo os mais significativos os

seguintes: ∗ funções aritméticas; ∗ funções trigonométricas; ∗ funções estatísticas; ∗ funções financeiras; ∗ funções lógicas; ∗ funções com datas e horas; ∗ funções com texto; ∗ etc. Esta classificação não deve ser encarada de modo muito rígido, pois algumas funções

podem entrar em mais de um grupo e existem outras funções que não têm grupo específico ou não se integram em nenhum dos referidos.

12.1. A Função Somatório A função SOMA ( ) é certamente a mais utilizada na folha de cálculo. Pode ser

considerada uma função aritmética ou algébrica e também uma função estatística. Esta função efectua a soma ou o somatório dos valores indicados. A sintaxe da função é: SOMA(valor1, valor2,...) - em que a série de valores pode ser

indicada de modo directo (valores numéricos directos), por meio de referências de células individuais, por meio de intervalos de células, etc.

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Exemplos: 1) SOMA(A1:A3) − soma os valores de A1, A2 e A3.

2) SOMA(CUSTOS) − faz o somatório dos valores contidos nas

células abrangidas pela designação de referência «CUSTOS».

3) SOMA(A1:A3;85;CUSTOS;100)

− neste caso é feito o somatório dos valores na faixa A3:A5, o valor em B5, a faixa de valores do intervalo «CUSTOS» e o valor 100.

12.2. Funções aritméticas As funções aritméticas mais conhecidas são: ABS (valor) - devolve o valor absoluto de valor numérico; por exemplo,

se na célula B3 estiver o valor -1, ABS(B3) - dá como resultado 1.

TRUNCAR (valor) - devolve a parte inteira de um valor numérico; por exemplo,

para o valor 5,75 , TRUNC(5,75) - dá como resultado 5.

INT (valor) - devolve o inteiro mais próximo, tendo em conta as regras habituais de

arredondamento; por exemplo,

INT(5,75) - dá como resultado 6. ARRED (valor, n_dígitos) - devolve um valor arredondado tendo em conta um

determinado número de posições ou dígitos do número; por exemplo, se na célula B5 estiver o valor 664.262,

• ARRED(85,2) − dá o valor 654.26; • ARRED(85,1) − dá o valor 664.3; • ARRED(85,0) − dá o valor 664; • ARRED(B5,-1) − dá o valor 660; • ARRED(B5,-2) − dá o valor 700.

ROMANO (valor; forma) - converte um valor em numeração árabe num número

romano. ALEATÓRIO () - calcula valores aleatórios, geralmente entre 0 e 1; esta é

uma das funções que não necessita de argumento - o resultado é fornecido por cálculos internos do programa, sem necessidade de argumento.

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RESTO (número, divisor) - fornece o resto da divisão de um número (dividendo)

por outro (divisor); por exemplo: RESTO(5,3) = 2. PRODUTO (valor1, valor2) - calcula o produto de um conjunto de valores; o modo

de funcionamento é semelhante ao da função «som», mas cujas operações são produtos. RAIZQ (valor) - calcula a raiz quadrada de um valor dado ou referido.

12.3. Funções trigonométricas PI - devolve um valor aproximado do valor PI. SEM (valor) - calcula o seno do valor indicado no argumento. COS (valor) - calcula o co-seno do argumento. TAN (valor) - calcula a tangente do argumento

12.4. Funções estatísticas CONTAR (valor1, valor2,...) - conta o número de dados numéricos contidos na lista

de argumentos; por exemplo:

Suponhamos que no intervalo B1:B10 todas as células contêm valores excepto B1 e B5; então: CONTAR (B1:B10) = 8 (na faixa B1:B10 há 10 células; subtraindo duas temos 8).

MÉDIA (valor1, valor2,...) - calcula a média de um conjunto de valores, dados na lista de argumentos; exemplos:

• MÉDIA(83:G3) − calcula a média dos valores da faixa

83:G3; • MÉDIA(IDADES) − calcula a média dos valores nas

células da faixa «IDADES». • MÉDIA(81;D1:E5;100) − calcula a média do valor em

B1,com os valores na faixa D1:E5 e o valor 100.

Nota: se na lista de argumentos da função «MÉDIA» forem encontradas células vazias

ou com dados numéricos, isso não afecta o cálculo correcto da média, pois só são consideradas as células com maiores valores numéricos.

O cálculo da média também pode ser afectado utilizando as funções SOMA e CONTAR; por exemplo: MÉDIA(B3:G3), é equivalente a SOM(B3:G3) / CONTAR(B3:G3).

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MÁXIMO (valor1, valor2,...) e MÍNIMO (valor1, valor2,...) - devolvem o valor máximo ou o valor mínimo de entre um série de valores indicados na lista de argumentos; exemplos:

suponhamos que os valores no intervalo B1:B4 são: 6, 10, 15, 8:

• MÁXIMO(81:84) = 15 • MÍNIMO(81:84) = 6

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12.5. Funções Financeiras A maioria das funções financeiras envolve alguma complexidade de compreensão para

quem não está habituado a operações de cálculo financeiro; no entanto, elas são bastante utilizadas em modelos de folhas de cálculo para fins profissionais, pois podem ajudar a analisar situações relacionadas com negócios e decisões empresariais.

Apresentamos a seguir duas dessas funções, apenas a título de exemplificação que nos parecem relativamente acessíveis.

TAXA (taxa, períodos, valor) - calcula o pagamento periódico devido a um

empréstimo ou investimento (valor), a uma determinada taxa, num determinado número de períodos.

Consideremos, por exemplo, um empréstimo de 1000 contos:

a) a uma taxa de 20%, para pagar em 5 prestações periódicas: =TAXA(20%, 5, 1000) - o resultado seria: -334,380 a) à taxa de 25%, para pagar em 12 prestações: =TAXA(25%, 12, 1000) - o resultado seria: -268,448

Nota: o valor negativo significa uma saída de caixa (pagamento); se se tratar de um

investimento, o valor deve entrar na fórmula com sinal negativo (pois trata-se de uma saída de verbas) e, então, o resultado já passa ser positivo (juro ou lucro a receber). PPGTO (taxa, período, períodos, valor) - calcula o pagamento em juros (Interest

payment), relativo a determinado montante (valor), a uma determinada taxa, em determinado período, dentro de um determinado número de períodos.

Retomando o exemplo anterior, poderíamos querer saber quanto teríamos de pagar (ou receber), em juros, na terceira prestação, relativa a um empréstimo ou investimento de 1000 contos, à taxa de 20%, a amortizar em 5 prestações:

PPGTO(20%, 3, 5, 1000) - e o resultado seria: -140.873.

12.6. Funções Lógicas As funções lógicas ou devolvem valores do tipo verdade ou falso, ou operam com

valores desse tipo para efectuar outros cálculos. A função lógica mais utilizada nas folhas de cálculo é a função «SE», que dá origem a

um tipo específico de fórmulas a que se pode chamar de fórmulas condicionais. SE(condição; valor_se_verdade_;valor_se_falso) • condição é uma expressão que se pretende avaliar se é verdadeira ou falsa; por

exemplo: B5>100; • valor_se_verdade é o valor ou expressão que a fórmula utilizará para efectuar

cálculos, no caso de a condição ser verdadeira;

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• valor_se_falso é o valor ou expressão que será utilizado, no caso de a condição ser falsa.

Exemplos:

1) SE(B5>100;D10*1.15;D10*1.25) − esta fórmula avalia a condição «B5>100»; se essa condição for verdadeira, é calculado o valor de D10*1.15; caso contrário, a fórmula optará pela outra alternativa, ou seja, «D10*1.25».

2) SE(A3=«SIM»;C3;0) − se na célula A3 estiver «SIM», a fórmula apresentará o valor da célula C3, caso contrário o valor será 0 (zero).

Uma função «SE» pode ser encaixada dentro de uma outra função «SE». Suponhamos a seguinte situação: SE uma empresa fizer uma encomenda igual ou superior a 100 unidades de um

certo artigo, terá um desconto de 5%; SE a encomenda ultrapassar 500 unidades, o desconto será de 8%; SE a encomenda for inferior a 100 unidades, não haverá qualquer desconto.

Suponhamos que o valor da encomenda está em C5, a fórmula que determina o

desconto poderia ser assim:

SE(C5=>100;SE(C5>500;8%;5%);0) - a fórmula pode ler-se assim: Se a encomenda é igual ou superior a 100, então, ainda temos que ver se a

encomenda ultrapassa 500; caso esta última condição seja verdadeira, o valor a ter em conta é 8%, se não, será 5%; mas ainda há que indicar qual o valor a ter em conta no caso de não se verificar a primeira condição, ou seja, encomenda inferior a 100 - neste último caso, não há desconto, ou seja, o valor a considerar é ∅ .

12.7. Funções Data e Hora As folhas de cálculo, como já referimos atrás, tratam as datas e as horas de uma forma

especial, convertendo-as em valores numéricos - isto torna possível efectuar operações com dados desta categoria. Existem algumas funções que podem ser aplicadas a este tipo de dados.

AGORA() - é uma função que apresenta um valor numérico correspondente ao dia

e hora do sistema informático.

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DATA(ano; mês; dia) - devolve o número inteiro correspondente à data indicada no

formato do argumento; por exemplo:

DATA(93;10;01) − dá como resultado 34243 o número de dias passados desde 1/1/1900 até 1/10/1993.

TEMPO (hora; minuto; segundo) - devolve um número fraccionário correspondente à

parcela de um dia decorrido desde as zeros horas até à hora indicada; por exemplo:

TEMPO(12;03;0) - dá como resultado 0.502083. Uma série de outra funções convertem os números calculados internamente em anos,

meses, dias, horas, minutos e segundos; suponhamos que na célula B5 temos a fórmula: =AGORA().

1) =ANO(B5) − dá o ano 2) =MÊS(B5) − dá o mês 3) =DIA(B5) − dá o dia 4) =HORA(B5) − dá a hora 5) =MINUTO(B5) − dá o minuto 6) =SEGUNDO(B5) − dá o segundo

Nas fórmulas das folhas de cálculo podemos efectuar operações com datas ou horas -

de forma directa ou por meio de referências. Por exemplo:

* se em B5 estiver a data 5/12/93; * se em C5 estiver a data 3/2/94; * a fórmula «=C5-B5» dará como

resultado 60 - o número de dias decorridos entre essas duas datas.

12.8. Funções com texto Também há funções que manipulam dedos de texto; por exemplo: TEXTO (valor, formato) - converte um valor numérico para um formato de string

especificado; por exemplo: TEXTO(1255;«0$») - dá como resultado 1255$.

ESQUERDA e DIREITA - devolvem uma parte à esquerda ou à direita de um

conjunto de caracteres, num determinado número de posições; por exemplo:

Se na célula A5 estiver «Folha de Cálculo»: ESQUERDA(A5,5) - apresenta o dado «Folha»;

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DIREITA(A5,7) - apresenta o dado «Cálculo». MAIÚSCULAS e MINÚSCULAS - convertem séries de caracteres para maiúsculas

ou minúscula. Por exemplo:

MINÚSCULAS(A5) = folha de cálculo; MAIÚSCULAS(A5) = FOLHA DE CÁLCULO.

13. O mecanismo das referências Quando na escrita de uma fórmula se fazem indicações a outras células da folha de

trabalho, como, por exemplo, B5 e D8, está a utilizar-se um elemento muito nas folhas de cálculo e fundamental ao seu funcionamento: a referências.

Uma referência a uma célula numa fórmula é uma indicação de que o programa deve ir procurar o valor contido na célula em questão e utiliza-la nas operações designadas na fórmula.

Uma referência acaba por ser uma forma de endereçamento específica nas folhas de cálculo. Se bem que visualmente, no ecrã, as células apareçam sob a forma de rectângulos, internamente, para o computador e para o programa, as células não são mais que formas de armazenar dados, quer ao nível da memória primaria (RAM), quer ao nível de memórias secundárias (ficheiro de disco). Por conseguinte, as referências a células são formas de endereçamento, para processamento de informação.

As referências podem ser de diferentes tipos: • Referências relativas; • Referências absolutas; • Referências mistas; • Referências circulares. A cópia de uma célula que contenha texto ou simples valores numéricos (sem

referências) não sofre qualquer alteração no seu conteúdo, para onde quer que seja copiada; já o mesmo não acontece sempre no caso de fórmulas com referências a células.

13.1. Referências Relativas As referências de células alteram-se quando se copiam células. Se a cópia da célula for

efectuada uma linha para baixo, a referência da célula muda uma linha para baixo; se a cópia da célula for feita uma coluna para o lado, a referência da célula muda uma coluna para o lado.

Vamos supor que: Na célula D3 temos uma fórmula que multiplica o valor contido na célula B2 por 1.16 (o que equivale a acrescentar 16% ao valor em B2). A fórmula será =B2*1.16

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• Se a mesma fórmula for copiada para a célula D5, ou seja, para duas células abaixo

da mesma coluna, o que acontece à referência B2? Em vez da referência se manter a mesma, ela muda para B4 e a fórmula fica: =B4*1.16

A B C D

Artigos Preço Cassete 1 550 Cassete 2 600 =B2*1,16 Cassete 3 650 Cassete X 480 =B4*1,16 Cassete Y 700

Porquê?

É que a referência B2 contida na fórmula em D3, significa que deve ser tomado em consideração o valor na célula duas colunas à esquerda (de D para B) e uma linha acima (de 3para 2).

Assim sendo, e tratando-se de uma referência relativa, ao ser copiada para D5 a

fórmula readapta-se à nova posição, mantendo a referência a uma célula – duas colunas à esquerda e uma linha acima – o que, relativamente à célula D5, para onde é copiada a fórmula, faz com que a referência passe a ser B4.

• Se a fórmula de D3 fosse copiada, por exemplo, para E2, qual a alteração sofrida

na referência a B2? Mantendo o paralelismo da posição relativa, a referência a B2 passaria a C1. Porquê?

Porque na nova posição (E2) a célula que fica duas colunas à esquerda e uma linha acima à precisamente C1.

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=C1*1,16 =B2*1,16

Por aqui se pode ver que a cópia de fórmulas de umas células para outras pode

apresentar grandes vantagens, evitando a escrita repetida de fórmulas semelhantes, mas ter que ser utilizada com adequadas cautelas para que resulte.

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A B C D Artigos Preço Preço + IVA

Cassete 1 550 =B2*1,16 Cassete 2 600 =B3*1,16 Cassete 3 650 =B4*1,16 Cassete X 480 =B5*1,16 Cassete Y 700 =B6*1,16

No exemplo que apresentamos, a disposição da primeira fórmula deveria ser na célula

D2, para manter o paralelismo com os dados na coluna B. A partir daí, essa mesma fórmula poderia ser copiada para as células abaixo, mantendo sempre o paralelismo.

Aqui reside uma das grandes potencialidades das folhas de cálculo.

Vamos imaginar que tínhamos uma lista de 30 ou 50 artigos com os preços dispostos ao longo da coluna B. Para obtermos os respectivos preços acrescentados à taxa de 16%, bastaria escrever uma só vez a fórmula «=B2*1,16», na célula D2. Essa mesma fórmula poderia ser copiada para todas as células abaixo, em correspondência com os preços na coluna B.

O mecanismo de referências relativas foi concebido para automatizar esta tipo de

situações muito comuns nas folhas de cálculo. Além do mais, é usual existir um mecanismo de cópia que efectua quantas cópia se

quiser, todas de uma só vez. Para efectuar este procedimento: • Selecciona-se a célula da fórmula pretendida, conjuntamente com toda a faixa de

células para onde se deseja copiar essa fórmula; • Preencher Abaixo (Fill Down) Ou • Preencher à Direita (Fill Right)

13.2. Referências Absolutas Neste caso as referências de células não se alteram quando se copiam células. Existe um notação convencional para fixar uma referência; por exemplo: $D2$ - os

sinais de cifrão ($) antes das referências à coluna e à linha fazem com que a referência à célula D2 passe a ser considerada uma referência absoluta - $D2$.

Para onde quer que seja copiada uma referência absoluta, ela não sofre nenhuma adaptação relativa à nova posição, mas manter-se-à sempre inalterada.

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Retomando o nosso exemplo:

A fórmula para cálculo do IVA do primeiro artigo seria: =B2*$D2$. A cópiadesta fórmula ao longo da coluna C ficaria sem o valor B2 alterado. A referência a B2 mantém-se em modo relativo, pois é o mais adequado para o efeito; por isso ela se adapta ás novas posições. A referência absoluta $D2$ mantém-se sempre a mesma.

A B C D

Artigos Preço Preço + IVA Taxa de IVA Cassetes 1 550 =B2*$D2$ 16% Cassetes 2 600 =B3*$D2$ Cassetes 3 650 =B4*$D2$ Cassetes 4 480 =B5*$D2$

13.3. Referências Mistas Enquanto que o mecanismo das referências relativas permite que as cópias façam uma

adaptação em relação à coluna e à linha, as referências absolutas fazem fixar ao mesmo tempo a linha e a coluna.

Todavia, há situações em que podemos querer fixar a coluna e deixar relativa a linha, ou vice-versa, deixar relativa a coluna e fixar a linha. Para tal, temos um outro tipo de referências: as referências mistas.

Por exemplo:

$E2 - é uma referência mista que fixa a coluna ($E) e permite a adaptação relativa da linha (2);

E$2 – é uma referência mista que permite a adaptação relativa da coluna (E) e fixa a linha ($2). No último exemplo dado, poderíamos ter escrito a fórmula na célula C2 assim:

=B2*E$2 – pois como a cópia é feita sempre na mesma coluna (C), não haveria problema de mudança de coluna E na referência E2; aqui seria utilizável a referência mista – daria o mesmo resultado que a referência absoluta.

Porém, se escrevêssemos =B2*$E2 – estaríamos a cometer um erro, pois a linha estaria em referência relativa e passaria a 3, 4, 5, etc. – o que não corresponderia à solução do problema.

Vejamos um exemplo em que o recurso a uma referência mista é o único correcto.

Suponhamos que temos um determinado orçamento anual para o funcionamento de um determinado departamento e queremos saber em cada mês e em cada rubrica qual a diferença entre o que se gastou e o que deveria ter sido gasto segundo uma previsão média mensal.

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A B C D E F G H Previsão Gastos Difer. Gasto Difer. Gasto Difer.

Rubricas Anual Janeiro Janeiro Fever. Fever. Março Março Electricidade 120 15 =C3-$B3/12 8 10

Telefone 180 12 12 15 Publicidade 240 15 10 20 Transportes 300 8 10 15

Consumíveis 360 40 30 35 Diversos 300 10 8 20

A fórmula na célula D3 (diferença entre o gasto mensal e a previsão para o mês de

Janeiro) poderia ser: =C3-B3/12 – em que C3 representava a verba gasta em Janeiro em electricidade e B3/12 a média mensal prevista para a mesma rubrica (em B3 está a previsão anual; a divisão por 12 dá a média mensal). A fórmula em D3 deve conter uma referência mista - $B3 – a qual é a adequada para se copiar a fórmula para as colunas F e H.

Na célula D3 a referida fórmula está correcta: é subtraído o valor de C3 (que é 15), ao quociente de B3 por 12 (que é 10) e o resultado será de 5, ou seja, gastaram-se 5 contos a mais que a previsão média mensal.

A cópia da mesma fórmula para as células nas linhas abaixo continua a dar respostas correctas ao problema. Por exemplo, na célula imediatamente abaixo, a fórmula seria adaptada para =D4-B4/12 e continuaria a efectuar o cálculo de forma adequada.

Porém, se copiarmos essa fórmula para coluna F (relativa ás diferenças entre o gasto e o previsto no mês de Fevereiro), a fórmula sofreria uma adaptação incorrecta: «=C3-B3/12» passando para «E3-D3/12». Quanto à referência a C3 deve manter-se em modo relativo, pois refere-se ao gasto de cada mês e esse valor está sempre uma coluna à esquerda em relação à posição da fórmula. Mas quanto à referência a B3 já não se passa o mesmo: deve fixar-se a coluna, uma vez que a verba prevista está sempre na coluna B. No entanto, também não seria correcto fixar simultaneamente a coluna e a linha como aconteceria numa referência absoluta, pois a fórmula deve ser copiada para as linhas abaixo e é necessário que se faça a adaptação à s verbas previstas em cada rubrica (ao longo das linhas).

Portanto, a fórmula correcta deve ser:

=C3-$B3/12 – em que a referência mista «$B3» é a adequada: fixa a coluna e mantém relativa a linha. Assim, basta escrever uma só fórmula em D3: «C3-$B3/12» para que, através do mecanismo de cópia, possamos colocar as fórmulas correctas em todos os outros locais onde é necessária uma fórmula semelhante.

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13.4. Referências Circulares Uma referência circular acontece quando em determinada célula se introduz uma

fórmula que se faz referência à própria célula em que se situa a fórmula. Essa referência pode ser feita de modo directo ou indirectamente: • De modo directo, se a referência à própria célula se situa directamente na fórmula; • Indirectamente; se a referência circular acontece por via de referência a uma outra

célula que por sua vez faz referência à célula onde se introduziu a fórmula. Certos programas de folha de cálculo admitem as referências circulares, outros

rejeitam esse tipo de referências. Os programas que admitem as referências circulares não deixam de as assinalar com, por exemplo, a indicação «CIRC». Com efeito, na maioria dos casos em que acontecem, as referências circulares resultam de erros.

Ainda que em certos casos as referências circulares possam ser utilizadas como recurso para resolução de problemas específicos, é preferível evitá-las, pois, na maioria dos casos, elas criam complicações e podem conduzir a resultados completamente incorrectos.

14. Formatação

14.1. Tipos de letra e estilos O Excel dispõe de toda a variedade de tipos de letra do Windows (Arial, Times New

Roman, etc.), estilos (normal, negrito, itálico) e tamanhos. Para modificar o texto de uma célula ou conjunto de células bastaria seleccionar a área

desejada e escolher a opção Célula (Cells) do menu Formatar (Format). Na caixa de diálogo clicar no separador «Fontes» e de seguida é possível escolher o tipo de letra pretendido (Fonte), o estilo, o tamanho, efeitos especiais e a cor.

No caso de o conteúdo das células ser um número possível ainda formatá-lo de modo a que o seu valor seja arredondado, por exemplo, ás centésimas, de modo a que indique as unidades em que se encontra expresso ou um conjunto de outras possibilidades a que se tem acesso através do separador «Números». A formatação dos tipos de letra ou estilos é aplicado sempre em todo o conteúdo da célula mas só tem efeito na célula seleccionada.

Existem na barra de ferramentas, botões que permitem a execução das tarefas mais

usuais: passar o tipo de letra a negrito e a itálico, aumentar ou diminuir o tamanho.

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14.2. Alinhamentos Quando o conteúdo da célula é texto, o Excel normalmente alinha-o à esquerda,

quando é um número alinha-o à direita. Para alterar este estado de coisas é necessário: • seleccionar as células cujo conteúdo se pretende realinhar • escolher umas das quatro opções que se encontram na barra de ferramentas:

alinhar à esquerda, alinhar ao centro, alinhar à direita, justificar (alinhar à esquerda e à direita)

Mas se as suas necessidades ultrapassarem estas quatro opções poderá fazer o

seguinte: • seleccionar as células cujo conteúdo pretende realinhar, • apontar para a área seleccionada e clicar no botão direito do rato, • escolher a opção Formatar células (Format cells), ou • escolher a opção células (cells) no menu Formatar (Format) • depois escolha a separador «Alinhamento»(«Alignment»)

14.3. Limites Bordas, caixilhos e sombras são elementos que permitem realçar as células destacando

o seu conteúdo. Ajudam a compor o “cenário” e permitem uma melhor compreensão da folha. Cada célula da folha de cálculo tem quatro rebordos (borders) que a delimitam. As

linhas de quadrícula da folha de cálculo dão-nos uma ideia de qual a dimensão da célula mas não pertencem à célula mas sim à zona de trabalho. O rebordo da célula é definido célula a célula e é parte integrante da mesma. O rebordo de uma célula, caso tenha sido definido, sobrepõem-se às linhas de quadrícula.

Ao rebordos das células pode estar presente ou ser retirado, bastando para tal: • Activar ou não a opção «Linhas de grelha» («Grid lines»), do quadro Opções

(Options) do menu Ferramentas (Tools). Enquanto estamos a trabalhar não tem lógica nenhuma retirar esse contorno, sob pena

de nos perdermos. No entanto, ao imprimir, pode interessar que não apareçam esses contornos e optar por uma impressão sem contornos das células.

Poderá então: • Desactivar a opção «Linhas de grelha» («Grid lines») do quadro Configurar

página (Page Setup) do menu Ficheiro (File).

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Para configurar bordas, caixilhos, sombras e mesmo padrões, usa-se a opção Células

(Cells) do menu Formatar (Format). O quadro de diálogo que aparece é simples e fácil de usar. Para colocar limites numa célula ou conjunto de células: • é preciso seleccioná-las, • escolher o separador Limite (Border) do quadro Formatar células (Format cells) É possível criar qualquer dos rebordos isoladamente ou em conjunto. Os rebordos isolados são identificados como: • rebordo de cima (Top) • rebordo de baixo (Right) • rebordo de esquerda (Left) • rebordo de fundo (Bottom) Esses rebordos podem ser definidos com a espessura desejada e à cor escolhida,

bastando para isso seleccionar cada uma dessas opções posicionando sobre ela a marca e clicando uma vez. Terminada a posição pretendida basta clicar OK.

Para definir uma caixilho completo tudo se passa do mesmo modo, só que se escolhe Contorno (Outline) na mesma caixa de diálogo para que fique definida uma linha toda à volta da célula, ou seja, um caixilho.

14.4. Sombras ou Padrões Um padrão é uma rede fina que pode recobrir todo o interior da célula sem contudo

esconder o seu conteúdo. Para colocar uma sombra numa célula ou conjunto de células basta, depoi de as ter seleccionado, escolher a opção Padrão (Pattern), do menu Formatar células (Format cells).

15. Funções de base de dados Uma folha de cálculo pode ser utilizada no sentido de nela se armazenar informação

com uma determinada disposição, informação essa que depois pode ser consultada e manipulada à maneira de uma base de dados.

Quando se fala aqui em base de dados relativamente a folhas de cálculo, deve ter-se presente que se trata de base de dados em formato simples de tabelas ou bases de dados do tipo flat-file .

A organização da informação para utilizar como base de dados, em uma folha de cálculo, tem de respeitar este principio fundamental: disposição em forma de tabela.

Normalmente, a primeira linha dos dados é reservada para se escreverem os nomes dos campos; cada coluna será tratada como um campo e o cabeçalho escrito nessa coluna designará o nome desse campo. Cada linha ou fila de dados corresponderá a um registo.

Depois de criada uma tabela de dados numa folha de cálculo, com formato específico que é necessário para o seu tratamento como base de dados essa informação (campos e registos) pode ser acrescentada, alterada, ordenada ou reordenada, utilizada para consultas,

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para extracção de dados e cálculos estatísticos, bem assim como pode ser impressa por inteiro ou apenas numa parte seleccionada para o efeito, etc.

A Base de Dados está integrada na Folha de Cálculo. Os menus são idênticos e a entrada de dados é feita como se de uma Folha de Cálculo se trata-se, facilitando a aprendizagem.

Uma lista de moradas e telefones, um dicionário são exemplos de Base de Dados. Em qualquer dos casos a base de dados é ordenada de modo a se encontrar rapidamente a informação sem que seja necessário percorrer todo o ficheiro.

16. Componentes da Base de Dados Numa Base de Dados cada linha representa um Registo. Cada uma das células é

chamada de Campo. A primeira linha da Base de Dados é para definir os Nomes dos Campos.

No Excel 7 não é necessário qualquer acção especial na folha para a tornar uma base de dados. Quando se efectuam tarefas de base de dados, tais como localizar, ordenar, ou calcular subtotais de dados, ele trata automaticamente a uma folha como uma base de dados, interpretando:

• As colunas são os campos na base de dados. • Os rótulos das colunas são os nomes de campo na base de dados. • Cada linha é um registo na base de dados.

17. Ordenar os dados Depois de terminada a introdução de dados o Excel permite ordená-los rapidamente

utilizando uma chave. Se quiser adicionar novo registos, poderá adicioná-los numa posição qualquer e voltar

a ordenar a sua folha. Para ordenar os dados: • Seleccione o conjunto de células a ordenar ( não seleccione os título). • Seleccione o comando Ordenar (Sort) no menu Dados (Data). • Seleccione uma célula do campo a ordenar. • Seleccione se quer ordenar por ordem crescente ou decrescente. • Valide clicando o botão Ok. É possível ainda ordenar por dois ou três campos. Caso existam dois primeiros campos

iguais o Excel vai ordenar pela segunda chave.

18. Localizar O Excel permite efectuar uma busca ao longo de Dados a partir de um ou mais

critérios: • Seleccione o comando Formulário(Form) no menu Dados (Data) • Seleccione o botão Critério (Criteria) • Digite a palavra ou número que deseja procurar

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• Prima Localizar Seguinte (Find Next) ou Localizar Anterior (Find Prev) para visionar as fichas que obedecem ao critério.

19. Criar gráficos Os gráficos podem ser elaborados a partir de trabalhos normais de folha de cálculo,

modelos feitos para resolver problemas comerciais ou financeiros, por exemplo; mas também é possível utilizar uma folha de cálculo especificamente para produzir gráficos com dados fixos introduzidos directamente, sem quaisquer formulas de cálculo.

Uma vez definidos os dados que se pretendem representar graficamente, o gráfico poderá ser melhorado na sua apresentação, com a introdução de títulos, legendas, escolha de diferentes tipos (linhas, barras, circular, etc.), introdução de cores e padrões, etc.

A construção de gráficos, é uma tarefa extremamente rápida e mesmo criativa. Em alguns segundos, executamos gráficos precisos e bem estruturados que nos levariam horas a realizar à mão.

Os gráficos em Excel podem ser de dois tipos: • Incorporados • Constituindo ficheiros independentes. Os gráficos incorporados são colados sobre a folha de cálculo. Têm a vantagem de

poderem ser impressos junto com a folha e permitem, estudar mais facilmente, por exemplo, o comportamento de variáveis, uma vez que reagem instantaneamente a qualquer alteração que se realiza nos dados folha. A sua desvantagem principal é só existirem enquanto a folha está aberta.

Os gráfico que constituem ficheiros independentes são gravados com extensão «xlc» e têm vida própria, sobrevivendo mesmo que a folha que lhes deu origem deixe de existir.

19.1. Criando um Gráfico Incorporado Para criar um gráfico selecciona-se os dados a converter em gráfico e depois clica-se

sobre o botão Assistente de gráficos da barra de ferramentas (o ponteiro do rato toma forma deste botão).

De seguida devemos indicar onde pretendemos embutir o gráfico, clicando no canto superior esquerdo dessa área e arrastando até ao extremo inferior direito. Deve-se procurar uma área vazia para que os dados não fiquem encobertos.

Mal se larga o botão do rato após atingirmos o extremo inferior direito da área escolhida para o gráfico surge a primeira janela de diálogo do «Assistente de Gráficos», com a referência «Passo 1 de 5». Isto quer dizer que para a construção do gráfico passaremos por cinco fases. (Para criar um gráfico independente, depois de seleccionar a série de dados opte por «Como nova folha», na opção «Gráfico» do menu «Inserir»).

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Passo 1 No primeiro só pretende que

confirmemos o conjunto de células cujo conteúdo pretendemos converter em gráfico. Bastará clicar em «Seguinte» para passarmos para o passo seguinte.

Passo 2 Escolhemos o tipo de gráficos que queremos.

Passo 3 Optamos pelo formato que desejamos.

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Passo 4 Já vemos uma simulação do gráfico e podemos realizar operações estruturais, como

por exemplo alterar a posição das séries ou usar o texto da primeira coluna para legenda do gráfico.

As opções deste passo dependem do tipo de gráfico escolhido. Sempre podemos voltar

atrás clicando em «Voltar».

O passo 5 é o do acabamentos. Permite-nos colocar um título no gráfico e legendar

cada um dos eixos. À medida que vamos realizando estas operações elas vão aparecendo na simulação do gráfico.

Quando o gráfico estiver no nosso agrado basta clicar em Terminar. Desaparece a janela do «Assistente de Gráficos» e surge na folha o gráfico acabado de construir.

Os gráficos podem ser redimensionados, copiados e apagados como qualquer outro objecto. Para estas operações é necessário, em primeiro lugar, seleccioná-lo clicando em qualquer ponto do seu interior. Surgem uns pontos negros nos seus limites que podem ser arrastados para o redimensionar. Para mudar de sítio basta apontar ao centro e depois arrastá-lo para o local desejado.

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Estando o gráfico seleccionado estará visível a barra de ferramentas «Gráficos». Esta barra de ferramentas desaparece quando a folha de cálculo é reactivada e reaparece quando o gráfico é seleccionado. Vejamos para que servem os seus botões:

Tipo de gráfico - permite escolher outras formas de gráficos. Gráfico inicial - permite anular todas as alterações no gráfico Assistente gráfico - chama de novo o assistente que nos guia na execução do

gráfico. Grelha horizontal - permite criar ou eliminar a grelha do eixo das ordenadas. Legenda – permite mostrar ou esconder a legenda do gráfico. Os gráficos são guardados com o seu próprio livro. A activação do menu pode ser feita

indiferentemente com o gráfico ou com a folha activa.

20. Impressão A impressão de um trabalho é mais complicada do que poderá parecer à primeira vista. Primeiro há que preparar a impressão, principalmente se for a primeira. É necessário

configurar a folha que se vai imprimir em termos de dimensão da folha , margens, orientação, posicionamento, escala de reprodução, cabeçalhos e rodapés, etc.

Depois é necessário configurar a impressora em termos de qualidade de impressão, páginas a imprimir, números de cópia, etc.

20.1. Definição da Área de Impressão O Excel permite ao utilizador definir qual a área do documento que deseja que saia na

impressora. Esta definição pode ser refeita em qualquer altura, prevalecendo sempre a última definição executada. Sendo assim, todos os dados do documento que não sejam incluídos na área de impressão não serão impressos.

Como definir a área de impressão: • Através da opção Ficheiro (File), Configurar Página (Paga Setup), escolher o

conjunto de opções “Sheet” (célula) e posicionar o cursor em “Área de Impressão” (“Print Area”), para definir a nova área de impressão.

• Com a janela Configurar Página (Paga Setup) aberta, seleccione na folha de cálculo, o canto inferior da área que se pretende imprimir.

• Por arrastamento do rato em direcção do topo da folha de cálculo, definir o bloco que corresponderá à nova área de impressão. Confirmar em Área de Impressão (Print Area), que o bloco ficou bem definido.

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Poderá verificar que a área de impressão ficará demarcada por linhas e traço descontínuo, que se sobrepõem ás linhas de quadrícula.

NOTA: no caso da área de impressão definida ser superior à área disponível na

página, o Excel distribui o documento por quantas páginas forem necessárias, assinalando através das linhas de traço descontínuo mais pequeno, qual a fracção da Área de impressão que fica em cada página.

20.2. Definição do título de impressão Se existir, na zona superior da folha de cálculo, alguma informação que pretenda ver

repetida em todas as páginas do documento impresso, poderá definir essa zona como título de impressão.

Para tal: • Active o comando Ficheiro (File) – Configurar Página (Page Setup) e seleccione

o conjunto de opções “Sheet”. • Indique em Repetir Linhas no Topo(Rows to Repeat at Top), o bloco que

corresponde ao título de impressão pretendido. Poderiam também ser definidos títulos para linhas, em Repetir Colunas à Esquerda

(Columns to Repeat at Left). A área do título de impressão fica identificada na linha de edição, na zona em que é

indicada a célula activa.

20.3. Configuração da folha É na configuração da folha de cálculo que se define o aspecto que esta vai ter depois

de impressa. Para tal, escolhe a opção Configurar Página (Page Setup) do menu Ficheiro (File), e configure a folha ao seu gosto.

A Orientação da folha

Existem dois tipos de orientação para a impressão de um documento numa folha: • Horizontal (Landscape); • Vertical (Portrait).

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O Cabeçalho e o Rodapé O Excel já tem preparados, para a

composição do cabeçalho e do rodapé, botões de comando que permitem a inserção do número de página, o número total de página, a data e hora, o nome do ficheiro que contém o documento e ainda a vantagem de definir a fonte em que esta informação vai ser impressa.

Para tal é necessário: • Aceder à janela Cabeçalho/ Rodapé (Head/Footer) • Através do botão Personalizar Cabeçalho (Custom Header), pode efectuar a

composição do cabeçalho e/ou do rodapé.

20.4. Configuração da Impressora A configuração correcta da impressora a

utilizar é, sem dúvida, um dos factores mais importantes na definição da qualidade do resultado final na produção de um trabalho.

Para aceder à janela de impressão, utilize ao opção Imprimir (Print) do menu Ficheiro (File). Aí poderá escolher o número de páginas que deseja imprimir, a qualidade de impressão adquirir no final da impressão (utilizando o botão Propriedades (Properties)), etc.

21. Visualizar a Impressão Antes de executar a impressão do seu trabalho,

é aconselhável realizar uma pré-impressão (visualização) do mesmo, o que lhe poupa energia, tinta, papel e tempo.

Para o fazer basta escolher a opção Ver Antes (Print Preview) do menu Ficheiro (File).

O Excel mostra-nos uma simulação do trabalho munindo-nos mesmo de lupa para a análise de pormenores.

Se desejar alterar ou emendar algum tipo de configuração, bastará clicar no botão Config (Setup). Se a pré-impressão corresponder ao que produto final que deseja, clique no botão Imprimir (Print).

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BASE DE DADOS E GESTÃO DA LISTA DE FUNÇÕES FUNÇÕES DE BASE DE DADOS Esta secção descreve as 12 funções de folha de cálculo utilizadas para cálculo de base de dados (ou lista) no Microsoft Excel. Cada uma destas funções, às quais nos referimos genericamente como BDfunção, utiliza três argumentos: base de dados, campo e critérios. Estes argumentos referem-se aos intervalos de folha de cálculo que são utilizados na função de base de dados. Sintaxe: BDfunção(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Em todas as funções de base de dados, se a referência da base de dados for a uma célula dentro de uma tabela dinâmica, o cálculo é feito apenas nos dados da tabela dinâmica. Uma base de dados do Microsoft Excel é um intervalo de células contíguas, organizadas em registos (linhas) e campos (colunas). A referência da base de dados pode ser introduzida como um intervalo de células ou como um nome atribuído a um intervalo. Sugestões: Pode utilizar qualquer intervalo que inclua cabeçalhos de campo na parte superior de cada linha de dados como o argumento base_dados. Isto é útil se quiser efectuar cálculos de BDfunção em mais de um intervalo de dados na folha de cálculo. Quando utiliza um cabeçalho de campo, tem de utilizar aspas. Se quiser criar apenas subtotais dentro da sua própria lista, utilize SUBTOTAL em vez destas funções de base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Campos de base de dados são colunas de dados com um nome de campo identificativo na primeira linha. O argumento campo pode ser dado como texto, como em "Idade" ou "Lucro" no exemplo de tabela de base de dados mostrado em baixo ou como um número de campo: 1 para o primeiro campo (Árvore, no exemplo em baixo), 2 para o segundo (Altura) e assim por diante. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. A referência a critérios pode ser um intervalo de células como A9:F10 no exemplo de tabela de base de dados mostrado em baixo ou um nome atribuído a um intervalo.

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Sugestões: Pode utilizar qualquer intervalo para o argumento critérios contanto que ele inclua ao menos um nome de campo e pelo menos uma célula abaixo do nome do campo para especificar um valor de comparação de critério. Por exemplo, se o intervalo G1:G2 contiver o cabeçalho de campo Receita em G1 e a quantia 10.000 em G2, pode definir o intervalo como CorresponderReceita e utilizar este nome como o argumento de critérios nas suas funções de base de dados. Para efectuar uma operação numa coluna inteira numa base de dados, insira uma linha em branco abaixo dos nomes de campo no intervalo de critérios. Exemplos: A ilustração seguinte mostra uma base de dados para um pequeno pomar. Cada registo contém informações sobre uma árvore. A base de dados é definida como A1:E7 e os critérios são definidos como A9:F11.

BDCONTAR(Base_dados;"Idade";A9:F10) é igual a 1. Esta função analisa os registos das macieiras com altura entre 10 e 16 e conta quantos campos de Idade nestes registos contêm números. BDCONTAR.VAL(Base_dados;"Lucro";A9:F10) é igual a 1. Esta função analisa os registos de macieiras com altura entre 10 e 16 pés e conta quantos campos de Lucro nestes registos não estão em branco. BDMÁX(Base_dados;"Lucro";A9:A11) é igual a 105$00, o lucro máximo de macieiras e pereiras. BDMÍN(Base_dados;"Lucro";A9:B10) é igual a 75.00$00, o lucro mínimo de macieiras com mais de 10 pés. BDSOMA(Base_dados;"Lucro";A9:A10) é igual a 225$00, o lucro total das macieiras.

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BDSOMA(Base_dados;"Lucro";A9:F10) é igual a 75$00, o lucro total das macieiras com altura entre 10 e 16 pés. BDMULTIPL(Base_dados;"Rendimento";A9:F10) é igual a 10, o produto do rendimento das macieiras com altura entre 10 e 16 pés. BDMÉDIA(Base_dados;"Rendimento";A9:B10) é igual a 12, o rendimento médio de macieiras com mais de 10 pés de altura. BDMÉDIA(Base_dados;3;Base_dados) é igual a 13, a idade média de todas as árvores na base de dados. BDDESVPADP(Base_dados;"Rendimento";A9:A11) é igual a 2,97, o desvio padrão estimado no rendimento das macieiras e pereiras se os dados da base de dados forem apenas um exemplo da população total do pomar. BDDESVPAD(Base_dados;"Rendimento";A9:A11) é igual a 2,65, o desvio padrão verdadeiro no rendimento das macieiras e pereiras se os dados da base de dados representarem toda a população do pomar. BDVAR(Base_dados;"Rendimento";A9:A11) é igual a 8,8, a variância estimada no rendimento das macieiras e pereiras se os dados na base de dados forem apenas um exemplo da população total do pomar. BDVARP(Base_dados;"Rendimento";A9:A11) é igual a 7,04, a variância verdadeira no rendimento das macieiras e pereiras se os dados na base de dados representarem toda a população do pomar. BDOBTER(Base_dados;"Rendimento";Critérios) devolverá o valor de erro #NÚM! porque mais de um registo satisfaz os critérios BDMÉDIA Calcula a média dos valores na coluna de campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Para obter mais informações sobre as funções de base de dados do Microsoft Excel, consulte Funções de base de dados na ajuda online. Sintaxe BDMÉDIA(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui a base de dados. Campo indica o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados.

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BDCONTAR Conta as células que contêm números que coincidem com critérios na coluna de campo de registos na base de dados. O argumento de campo é opcional. Se o campo for omitido, BDCONTAR contará todos os registos na base de dados que coincidem com os critérios. Para obter mais informações sobre as funções da base de dados do Microsoft Excel, consulte Funções de base de dados na ajuda online. Sintaxe BDCONTAR(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. BDMÁX Devolve o maior número na coluna de campo de registos na base de dados que coincide com os critérios. Para obter mais informações sobre as funções de base de dados do Microsoft Excel, consulte Funções de base de dados na ajuda online. Sintaxe BDMÁX(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados.

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BDMÍN Devolve o menor número na coluna de campo de registos na base de dados que coincide com os critérios. Para obter mais informações sobre as funções de base de dados do Microsoft Excel, consulte Funções de base de dados na ajuda online. Sintaxe BDMÍN(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. BDMULTIPL Multiplica os valores na coluna de campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Sintaxe BDMULTIPL(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. BDDESVPAD Estima o desvio padrão de uma população com base em exemplos, utilizando os números na coluna de campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Para obter mais informações sobre as funções de base de dados do Microsoft Excel, consulte Funções de base de dados na ajuda online. Sintaxe BDDESVPAD(base_dados; campo; critérios)

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Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. BDDESVPADP Calcula o desvio padrão de uma população com base na população inteira, utilizando os números na coluna de campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Para obter mais informações sobre as funções de base de dados do Microsoft Excel, consulte Funções de base de dados na ajuda online. Sintaxe BDDESVPADP(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. BDSOMA Soma os números da coluna do campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Sintaxe BDSOMA(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados.

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BDVAR Estima a variância da população com base em exemplos, utilizando os números na coluna de campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Sintaxe Sintaxe BDVAR(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. BDVARP Calcula a variância da população com base na população inteira, utilizando os números na coluna de campo de registos na base de dados que coincidem com os critérios. Sintaxe BDVARP(base_dados; campo; critérios) Base_dados é o intervalo de células que constitui uma base de dados. Campo indica qual o campo utilizado na função. Critérios é o intervalo de células que contém os critérios da base de dados. SUBTOTAL Devolve um subtotal numa lista ou base de dados. Geralmente, é mais fácil criar uma lista com subtotais utilizando o comando Subtotais no menu Dados. Quando a lista de subtotais tiver sido criada, poderá modificá-la editando a fórmula SUBTOTAL. Sintaxe SUBTOTAL(núm_função; ref1)

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Núm_função número 1 a 11 que determina que função deverá ser utilizada para se calcularem os subtotais de uma listagem. Núm_função

Função

1 MÉDIA 2 CONTAR 3 CONTAR.VAL 4 MÁXIMO 5 MÍNIMO 6 PRODUTO 7 DESVPAD 8 DESVPADP 9 SOMA 10 VAR 11 VARP

Ref1 é o intervalo ou a referência cujo subtotal se deseja obter. Observações: Se houver outros subtotais em ref1 (ou subtotais imbricados), estes subtotais imbricados são ignorados para impedir uma dupla contagem. SUBTOTAL ignora quaisquer linhas ocultas. Isto é importante quando deseja subtotalizar apenas os dados visíveis resultantes de uma lista filtrada. Exemplo: SUBTOTAL(9;C3:C5) irá criar um subtotal das células C3:C5 utilizando-se a função SOMA.

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FUNÇÕES ESTATÍSTICAS DESV.MÉDIO Devolve a média aritmética dos desvios absolutos dos pontos de dados a partir da sua média. DESV.MÉDIO é uma medida da variabilidade num conjunto de dados. Sintaxe DESV.MÉDIO(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2; ... são 1 a 30 argumentos para os quais deseja obter a média aritmética dos desvios absolutos. Também pode utilizar uma matriz única ou uma referência a matriz em vez dos argumentos separados por pontos e vírgulas. Observações Os argumentos devem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, estes valores serão ignorados; no entanto, as células com o valor nulo serão incluídas. A equação para o desvio médio é:

DESV.MÉDIO é influenciada pela unidade de medida nos dados de entrada. Exemplo: DESV.MÉDIO(4; 5; 6; 7; 5; 4; 3) é igual a 1,020408

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MÉDIA Devolve a média aritmética dos argumentos. Sintaxe MÉDIA(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2;... são entre 1 e 30 argumentos numéricos para os quais deseja obter a média. Observações: Os argumentos devem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, estes valores serão ignorados; no entanto, células com o valor nulo serão incluídas. Sugestão: Ao calcular a média das células, lembre-se da diferença entre as células vazias e as que contêm o valor nulo, sobretudo se desmarcou a caixa de verificação "Valores zero" no separador "Ver" da caixa de diálogo Opções. As células vazias não são contadas, mas as que contêm valores nulos são. Para ver a caixa de diálogo Opções, seleccione o comando Opções do menu Ferramentas. Exemplos: Se A1:A5 se chamar Pontos e contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: MÉDIA(A1:A5) é igual a 11 MÉDIA(Pontos) é igual a 11 MÉDIA(A1:A5; 5) é igual a 10 MÉDIA(A1:A5) é igual a SOMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5) é igual a 11 Se C1:C3 se chamar OutrosPontos e contiver os números 4, 18 e 7, então:

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MÉDIA(Pontos; OutrosPontos) é igual a 10,5 CONTAR Calcula quantos números estão na lista de argumentos. Utilize CONTAR para obter o número de entradas num campo numérico de um intervalo ou matriz numéricos. Sintaxe CONTAR(valor1; valor2; ...) Valor1; valor2,... são entre 1 e 30 argumentos que podem conter ou fazer referência a uma variedade de tipos de dados, mas apenas os números são calculados. Os argumentos que são números, valores nulos ou lógicos, datas ou representações numéricas em forma de texto são calculados; os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números são ignorados. Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números nesta matriz ou referência serão calculados. As células em branco, os valores lógicos, texto ou valores de erro na matriz ou referência serão ignorados. Exemplos: Se A3 contiver "Vendas", A4 contiver "12/8/90", A6 contiver "19", A7 contiver "22,24" e A9 contiver "#DIV/0!", então: CONTAR(A6:A7) é igual a 2 CONTAR(A4:A7) é igual a 3 CONTAR(A2; A6:A9; "Doze"; 5) é igual a 3 CONTAR(A1:A9; ; "2"), onde "2" é uma representação em forma de texto de um número e é igual a 5 CONTAR(0,1; VERDADEIRO; "três"; 4; ; 6,6666; 700; ; 9; #DIV/0!) é igual a 8 CONTAR.VAL

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Calcula o número de valores não vazios na lista de argumentos. Utilize CONTAR.VAL para calcular o número de células com dados num intervalo ou matriz. Sintaxe CONTAR.VAL(valor1; valor2; ...) Valor1; valor2;... são entre 1 e 30 argumentos que representam os valores que deseja contar. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informações, incluindo texto vazio (""), mas não incluindo células em branco. Se um argumento for uma matriz ou referência, as células vazias dentro da matriz ou referência serão ignoradas. Exemplos: Se A3 contiver "Vendas", A4 contiver "12/8/90", A6 contiver "19", A7 contiver "22,24" e A9 contiver "#DIV/0!", então: CONTAR.VAL(A6:A7) é igual a 2 CONTAR.VAL(A4:A7) é igual a 3 CONTAR.VAL(A3; A6:A9) é igual a 4 CONTAR.VAL(A1:A9) é igual a 5 CONTAR.VAL(1; ; 1) é igual a 3 CONTAR.VAL(A4:A7; 10) é igual a 4 MAIOR Devolve o maior valor k-ésimo de um conjunto de dados. Pode utilizar esta função para seleccionar um valor de acordo com a sua posição relativa. Por exemplo, pode utilizar MAIOR para obter o primeiro, o segundo e o terceiro resultados. Sintaxe MAIOR(matriz; k) Matriz é a matriz ou intervalo de dados cujo maior valor k-ésimo deseja determinar. K é a posição (do maior) na matriz ou intervalo de célula de dados a ser fornecida. Observações:

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Se a matriz estiver vazia, MAIOR devolverá o valor de erro #NÚM!. Se k £ 0 ou se k for maior que o número de pontos de dados, MAIOR devolverá o valor de erro #NÚM!. Se n for o número de pontos de dados num intervalo, MAIOR(matriz;1) fornecerá o maior valor e MAIOR(matriz;n) fornecerá o menor valor. Exemplos MAIOR({3.4.5.2.3.4.5.6.4.7};3) é igual a 5 MAIOR({3.4.5.2.3.4.5.6.4.7};7) é igual a 4 MÁXIMO Devolve o valor máximo de uma lista de argumentos. Sintaxe MÁXIMO(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2;... são 1 a 30 números cujo valor máximo deseja localizar. Pode especificar argumentos que são números, células vazias, valores lógicos ou representações em forma de texto numérico. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser traduzidos em números causam erros. Se um argumento for uma matriz ou referência, só serão utilizados os números nesta matriz ou referência. Serão ignoradas as células vazias, valores lógicos, texto ou valores de erro na matriz ou referência. Se os argumentos não contiverem números, MÁXIMO devolverá 0. Exemplos: Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: MÁXIMO(A1:A5) é igual a 27 MÁXIMO(A1:A5;30) é igual a 30 MED

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Devolve a mediana dos números indicados. A mediana é o número no centro de um conjunto numéricos; isto é, metade dos números possui valores que são maiores do que a mediana e a outra metade possui valores menores. Sintaxe MED(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2;... são entre 1 e 30 números a partir dos quais deseja obter a mediana. Os argumentos devem ser números ou nomes, matrizes ou referências que contenham números. O Microsoft Excel examina todos os números em cada argumento de referência ou matriz. Se um argumento matricial ou referência contiver texto, valores lógicos ou células vazias, estes valores serão ignorados; no entanto, as células com valor nulo serão incluídas. Observações: Se houver um número par de números no conjunto, então MED calcula a média dos dois números do meio. Veja o segundo exemplo que se segue. Exemplos: MED(1; 2; 3; 4; 5) é igual a 3 MED(1; 2; 3; 4; 5; 6) é igual a 3,5, a média de 3 e 4 MÍNIMO Devolve o menor número na lista de argumentos. Sintaxe MÍNIMO(núm1; núm2; ...) Núm1; núm2;... são de 1 a 30 números para os quais deseja localizar o valor mínimo. Pode especificar os argumentos que são números, células vazias, valores lógicos ou representações em texto de números. Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números causam erros.

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Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números daquela matriz ou referência poderão ser utilizados. Células vazias, valores lógicos ou valores de erro na matriz ou referência serão ignorados. Se os argumentos não contiverem números, MÍNIMO devolverá 0. Exemplos: Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: MÍNIMO(A1:A5) é igual a 2 MÍNIMO(A1:A5; 0) é igual a 0 MÍNIMO assemelha-se a MÁXIMO. Consulte também os exemplos para MÁXIMO. ORDEM Devolve a posição de um número numa lista numérica. A ordem de um número é o seu tamanho em relação a outros valores de uma lista. Se quisesse ordenar a lista, a ordem do número seria a sua posição. Sintaxe ORDEM(núm; ref; ordem) Núm é o número cuja posição se deseja localizar. Ref é uma matriz de, ou referência a, uma lista de números. Valores não numéricos em ref são ignorados. Ordem é um número que especifica como posicionar um número numa ordem. Se ordem for 0 ou omitido, o Microsoft Excel ordena o número como se ref fosse uma lista disposta por ordem descendente. Se ordem for qualquer valor diferente de zero, o Microsoft Excel ordena o número como se ref fosse uma lista disposta por ordem ascendente. Observações:

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ORDEM fornece números duplicados na mesma ordem. No entanto, a presença de números duplicados afecta a ordem dos números subsequentes. Por exemplo, numa lista de inteiros, se o número 10 aparecer duas vezes e possuir uma ordem de 5, então 11 teria uma ordem de 7 (nenhum número teria uma ordem de 6). Exemplos: Se A1:A5 contiver os números 7, 3,5, 3,5, 1 e 2, respectivamente, então: ORDEM(A2;A1:A5;1) é igual a 3 ORDEM(A1;A1:A5;1) é igual a 5 MENOR Devolve o menor valor k-ésimo do conjunto de dados. Utilize esta função para fornecer valores com uma posição específica relativa num conjunto de dados. Sintaxe MENOR(matriz; k) Matriz é uma matriz ou intervalo de dados numéricos cujo menor valor k-ésimo deseja determinar. K é a posição (a partir do menor) na matriz ou intervalo de dados a ser fornecido. Observações: Se matriz estiver em branco, MENOR devolverá o valor de erro #NÚM!. Se k £ 0 ou k exceder o número de pontos de dados, MENOR devolverá o valor de erro #NÚM!. Se n for o número de pontos de dados em matriz, MENOR(matriz;1) será igual ao menor valor, e MENOR(matriz;n) será igual ao maior valor. Exemplo: MENOR({3.4.5.2.3.4.5.6.4.7};4) é igual a 4 MENOR({1.4.8.3.7.12.54.8.23};2) é igual a 3

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FUNÇÕES MATEMÁTICAS ABS Devolve o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o próprio número sem o respectivo sinal. Sintaxe ABS(núm) Núm é o número real do qual deseja obter o valor absoluto. Exemplos: : ABS(2) igual a 2 ABS(-2) igual a 2 Se A1 contiver -16, então: RAIZQ(ABS(A1)) igual a 4 CONTAR.SE Calcula o número de células não vazias num intervalo especificado por um critério determinado. Sintaxe CONTAR.SE(intervalo; critérios)

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Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias. Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais as células que serão contadas. Por exemplo, os critérios podem expressar-se como 32, "32", ">32", "maçãs". Exemplos: Suponha que A3:A6 contém "maçãs", "laranjas", "peras", "maçãs", respectivamente. CONTAR.SE(A3:A6;"maçãs") é igual a 2 Suponha que B3:B6 contém 32, 54, 75, 86, respectivamente. CONTAR.SE(B3:B6;">55") é igual a 2 PAR Devolve núm arredondado para o número inteiro par mais próximo. Esta função pode ser utilizada para processar itens que aparecem aos pares. Por exemplo, uma grade aceita fileiras de um ou dois itens. A grade fica cheia quando o número de itens, arredondado para o par mais próximo, atingir a sua capacidade. Sintaxe PAR(núm) Núm é o valor a ser arredondado. Observações: Se núm não for numérico, PAR devolverá o valor de erro #VALOR!. Independentemente do sinal de núm, um valor será arredondado quando for diferente de zero. Se núm for um número inteiro par, não haverá arredondamento. Exemplos: PAR(1,5) é igual a 2 PAR(3) é igual a 4 PAR(2) é igual a 2 PAR(-1) é igual a -2 ARRED.DEFEITO

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Arredonda um número para baixo, aproximando-o de zero, até ao múltiplo mais próximo de significância. Sintaxe ARRED.DEFEITO(núm; significância) Núm é o valor numérico que deseja arredondar. Significância é o múltiplo para o qual deseja arredondar. Observações: Se um dos argumentos não for numérico, ARRED.DEFEITO devolverá o valor de erro #VALOR!. Se núm e significância tiverem sinais diferentes, ARRED.DEFEITO devolverá o valor de erro #NÚM!. Independentemente do sinal de núm, um valor será arredondado para baixo quando for diferente de zero. Se núm for um múltiplo exacto de significância, não haverá arredondamento. Exemplos: ARRED.DEFEITO (2,5; 1) é igual a 2 ARRED.DEFEITO (-2,5; -2) é igual a -2 ARRED.DEFEITO (-2,5; 2) é igual a #NÚM! ARRED.DEFEITO (1,5; 0,1) é igual a 1,5 ARRED.DEFEITO (0,234; 0,01) é igual a 0,23 INT Arredonda um número para baixo até ao número inteiro mais próximo. Sintaxe INT(núm)

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Núm é o número real que deseja arredondar para baixo até um número inteiro. Exemplos: INT(8,9) é igual a 8 INT(-8,9) é igual a -9 A fórmula seguinte devolve a parte decimal de um número real positivo na célula A1: A1-INT(A1) ARRED.EXCESSO Devolve núm arredondado para cima, afastando-o de zero, até ao múltiplo mais próximo de significância. Por exemplo, se quiser impedir a utilização de centavos nos preços e o produto custar 4$42, utilize a fórmula =ARRED.EXCESSO(4,42; 0,05) para arredondar os preços para cima até ao valor inteiro mais próximo. Sintaxe ARRED.EXCESSO(núm; significância) Núm é o valor que deseja arredondar. Significância é o múltiplo que deseja arredondar. Observações: Se um dos argumentos não for numérico, ARRED.EXCESSO devolverá o valor de erro #VALOR!. Independentemente do sinal de núm, um valor é arredondado para mais quando estiver a ser afastado de zero. Se núm for um múltiplo exacto de significância, não haverá arredondamento. Se núm e significância tiverem sinais diferentes, ARRED.EXCESSO devolverá o valor de erro #NÚM! . Exemplos: ARRED.EXCESSO(2,5; 1) é igual a 3

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ARRED.EXCESSO(-2,5; -2) é igual a -4 ARRED.EXCESSO(-2,5; 2) é igual a #NÚM! ARRED.EXCESSO(1,5; 0,1) é igual a 1,5 ARRED.EXCESSO(0,234; 0,01) é igual a 0,24 POTÊNCIA Devolve o resultado de um número elevado a uma potência. Sintaxe POTÊNCIA(núm; potência) Núm é o número de base. Pode ser qualquer número real. Potência é o expoente ao qual a base é elevada. Observações: O operador "^" pode substituir POTÊNCIA para indicar a potência à qual o número base deve ser elevado, tal como em 5^2 Exemplos: POTÊNCIA(5;2) é igual a 25 POTÊNCIA(98,6;3,2) é igual a 2401077 POTÊNCIA(4;5/4) é igual a 5,656854 PRODUTO Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e devolve o produto.

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Sintaxe PRODUTO(núm1; núm2; ...) Núm1, núm2,... são entre 1 e 30 números que deseja multiplicar. Observações: Os argumentos que são números, valores lógicos ou representações em forma de texto numéricos serão considerados; os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser convertidos em números causam erros. Se um determinado argumento for uma matriz ou referência, apenas os números na matriz ou referência serão considerados. As células vazias, valores lógicos ou de erro na matriz ou referência serão ignorados. Exemplos: Se a célula A2:C2 contiver 5, 15 e 30: PRODUTO(A2:C2) é igual a 2.250 PRODUTO(A2:C2; 2) é igual a 4.500 QUOCIENTE Devolve a parte inteira de uma divisão. Utilize esta função para eliminar o resto de uma divisão. Sintaxe QUOCIENTE(numerador; denominador) Numerador é o dividendo. Denominador é o divisor. Observações: Se um dos argumentos não for numérico, QUOCIENTE devolverá o valor de erro #VALOR!. Exemplos:

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QUOCIENTE(5; 2) é igual a 2 QUOCIENTE(4,5; 3,1) é igual a 1 QUOCIENTE(-10; 3) é igual a -3 ALEATÓRIO Devolve um número aleatório maior ou igual a 0 e menor que 1, distribuído uniformente. Um novo número aleatório é devolvido sempre que a folha de cálculo for calculada. Sintaxe ALEATÓRIO( ) Observações: Para gerar um número real aleatório entre a e b, utilize: ALEATÓRIO ()*(b-a)+a Se quiser utilizar ALEATÓRIO para gerar um número aleatório, mas não quiser alterar os números toda vez que a célula for calculada, poderá introduzir =ALEATÓRIO(p) na barra de fórmula e premir F9 (ou COMMAND + = no Microsoft Excel para o Macintosh) para alterar a fórmula para um número aleatório. Exemplos: Para gerar um número aleatório maior ou igual a 0, mas menor que 100: ALEATÓRIO ()*100 ALEATÓRIOENTRE Devolve um número aleatório entre os números especificados. Um novo número aleatório se devolverá sempre que a folha de cálculo for calculada. Sintaxe ALEATÓRIOENTRE(inferior; superior) Inferior é o menor inteiro que ALEATÓRIOENTRE irá devolver. Superior é o maior inteiro que ALEATÓRIOENTRE irá devolver.

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ARRED Arredonda um número até uma quantidade especifica de dígitos. Sintaxe ARRED(núm; núm_dígitos) Núm é o número que deseja arredondar. Núm_dígitos especifica o número de dígitos para o qual deseja arredondar núm. Se núm_dígitos for maior que 0, então núm será arredondado para o número especifico de casas decimais. Se núm_dígitos for 0, então núm será arredondado para o inteiro mais próximo. Se núm_dígitos for menor que 0, então núm será arredondado para a esquerda da vírgula decimal. Exemplos: ARRED(2,15; 1) é igual a 2,2 ARRED(2,149; 1) é igual a 2,1 ARRED(-1,475; 2) é igual a -1,48 ARRED(21,5; -1) é igual a 20 ARRED.PARA.BAIXO Arredonda um número para baixo até zero. Sintaxe ARRED.PARA.BAIXO(núm; núm_dígitos) Núm é qualquer número real que se deseja arredondado para baixo. Núm_dígitos é o número de dígitos para o qual se deseja arredondar núm. Observações:

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ARRED.PARA.BAIXO funciona como ARRED, com a diferença de arredondar sempre um número para baixo. Se núm_dígitos for maior que 0, então o número será arredondado para menos pelo número de casas decimais especificado. Se núm_dígitos for 0 ou omitido, então o número será arredondado para menos até ao inteiro mais próximo. Se núm_dígitos for menor que 0, então o número será arredondado para menos à esquerda da vírgula decimal. Exemplos: ARRED.PARA.BAIXO(3,2; 0) é igual a 3 ARRED.PARA.BAIXO(76,9; 0) é igual a 76 ARRED.PARA.BAIXO(3,14159; 3) é igual a 3,141 ARRED.PARA.BAIXO(-3,14159; 1) é igual a -3,1 ARRED.PARA.BAIXO(31415,92654; -2) é igual a 31400 ARRED.PARA.CIMA Arredonda um número para cima, afastando-o de zero. Sintaxe ARRED.PARA.CIMA(núm; núm_dígitos) Núm é qualquer número real que se deseja arredondado para cima. Núm_dígitos é o número de dígitos para o qual se deseja arredondar um número. Observações: ARRED.PARA.CIMA funciona como ARRED, com a diferença de arredondar sempre um número para cima. Se núm_dígitos for maior que 0, então o número será arredondado para cima pelo número de casas decimais especificado.

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Se núm_dígitos for 0 ou omitido, então o número será arredondado para cima até ao inteiro seguinte. Se núm_dígitos for menor que 0, então o número será arredondado para cima à esquerda da vírgula decimal. Exemplos: ARRED.PARA.CIMA(3,2;0) é igual a 4 ARRED.PARA.CIMA(76,9;0) é igual a 77 ARRED.PARA.CIMA(3,14159; 3) é igual a 3,142 ARRED.PARA.CIMA(-3,14159; 1) é igual a -3,2 ARRED.PARA.CIMA(31415,92654; -2) é igual a 31500

FUNÇÕES LÓGICAS

E Devolve VERDADEIRO se todos os argumentos forem VERDADEIRO; devolve FALSO se um ou mais argumentos forem FALSO. Sintaxe E(lógico1; lógico2; ...) Lógico1; lógico2;... são entre 1 e 30 condições que deseja testar e que podem ser VERDADEIRO ou FALSO. Os argumentos devem ser valores lógicos, matrizes ou referências que contenham valores lógicos. Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto ou células vazias, estes valores serão ignorados. Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, E devolverá o valor de erro #VALOR!. Exemplos

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E(VERDADEIRO; VERDADEIRO) é igual a VERDADEIRO E(VERDADEIRO; FALSO) é igual a FALSO E(2+2=4; 2+3=5) é igual a VERDADEIRO Se B1:B3 contiver os valores VERDADEIRO, FALSO e VERDADEIRO, então: E(B1:B3) será igual a FALSO Se B4 contiver um número entre 1 e 100, então: E(1<B4; B4<100) será igual a VERDADEIRO Suponha que deseja mostrar B4 se esta contiver um número entre 1 e 100 e que deseja mostrar uma mensagem se ela não contiver. Se B4 contiver 104, então: SE(E(1<B4; B4<100); B4; "O valor está fora do intervalo.") será igual a "O valor está fora do intervalo". Se B4 contiver 50, então: SE(E(1<B4; B4<100); B4; "O valor está fora do intervalo.") será igual a 50 FALSO Devolve o valor lógico FALSO. Sintaxe FALSO( ) Observações: Também pode introduzir a palavra FALSO directamente na folha de cálculo ou fórmula e o Microsoft Excel interpreta-a como o valor lógico FALSO. SE Devolve um valor se teste_lógico avaliar como VERDADEIRO, e outro valor, se for avaliado como FALSO.

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Existem duas formas sintáticas da função SE. A sintaxe 1 pode ser utilizada em folhas de cálculo e em folhas de macro. A sintaxe 2 só pode ser utilizada em folhas de macro juntamente com as funções SENÃO, SENÃO.SE e FIM.SE. Utilize SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas e para efectuar ramificações de acordo com o resultado deste teste. O resultado do teste determina o valor que será devolvido pela função SE. Sintaxe 1 Folhas de cálculo e folhas de macro SE(teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso) Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO. Valor_se_verdadeiro é o valor fornecido se teste_lógico for VERDADEIRO. Se teste_lógico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido, VERDADEIRO será fornecido. Valor_se_falso é o valor fornecido se teste_lógico for FALSO. Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido, FALSO será fornecido. Observações: Podem ser imbricadas até sete funções SE como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Consulte o último exemplo a seguir. Se estiver a utilizar SE numa macro, valor_se_verdadeiro e valor_se_falso também podem ser funções IRPARA, outras macros ou funções de acção. Por exemplo, a fórmula seguinte é permitida numa macro: SE(Número>10;IRPARA(Grande);IRPARA(Pequeno)) No exemplo anterior, se Número for maior do que 10, então teste_lógico será VERDADEIRO, a instrução valor_se_verdadeiro é avaliada, e a função de macro IRPARA(Grande) será executada. Se Número for menor ou igual a 10, então teste_lógico é FALSO, valor_se_falso será avaliado, e a função de macro IRPARA(Pequeno) é executada.

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Quando os argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso são avaliados, SE devolve o valor que foi devolvido por estas instruções. No exemplo anterior, se o número não for maior que 10, VERDADEIRO continua a ser fornecido, caso a segunda instrução IRPARA tenha sido bem sucedida. Se qualquer um dos argumentos de SE forem matrizes, cada elemento da matriz será avaliado quando a instrução SE for executada. Se algum dos argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso forem funções de execução de acção, todas as acções são executadas. Por exemplo, a seguinte fórmula de macro executa as duas funções ALERTA: SE({VERDADEIRO.FALSO};ALERTA("Um";2);ALERTA("Dois";2)) Exemplos Suponha que uma folha de cálculo de despesa contenha os seguintes dados em B2:B4 em relação às "Despesas reais" para Janeiro, Fevereiro e Março: 1500, 500, 500. C2:C4 contém os seguintes dados para "Despesas previstas" para os mesmos períodos: 900, 900, 925. Poderia escrever uma macro para examinar se está acima do orçamento num mês específico, criando texto para uma mensagem com as seguintes fórmulas: SE(B2>C2;"Acima do orçamento";"OK") é igual a "Acima do orçamento" SE(B3>C3;"Acima do orçamento";"OK") é igual a "OK" Suponha que deseja efectuar uma ordenação atribuindo letras aos números que são referenciados pelo nome Média. Consulte a tabela a seguir.

Se a Média for Devolve Maior que 89 A De 80 a 89 B De 70 a 79 C De 60 a 69 D Menor que 60 F Poderia utilizar a seguinte função imbricada SE: SE(Média>89;"A";SE(Média>79;"B"; SE(Média>69;"C";SE(Média>59;"D";"F")))) No exemplo anterior, a segunda instrução SE também é o argumento valor_se_falso para a primeira instrução SE. Da mesma maneira, a terceira instrução SE é o argumento valor_se_falso para a segunda instrução SE. Por exemplo, se o primeiro teste_lógico (Média>89) for VERDADEIRO, "A" será fornecido. Se o primeiro teste_lógico for FALSO, a segunda instrução SE é avaliada e assim por diante.

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NÃO Inverte o valor do argumento. Utilize NÃO quando quiser ter certeza de que um valor não é igual a outro valor determinado. Sintaxe NÃO(lógico) Lógico é um valor ou expressão que pode ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Se lógico for FALSO, NÃO devolverá VERDADEIRO; se lógico for VERDADEIRO, NÃO devolverá FALSO. Exemplos: NÃO(FALSO) é igual a VERDADEIRO NÃO(1+1=2) é igual a FALSO OU Devolve VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO; devolverá FALSO se todos os argumentos forem FALSO. Sintaxe OU(lógico1; lógico2; ...) Lógico1; lógico2;... são 1 a 30 condições a serem testadas que podem ser VERDADEIRO ou FALSO. Os argumentos devem ser valores lógicos ou matrizes ou referências que contenham valores lógicos. Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, números ou células vazias, estes valores serão ignorados. Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, OU devolverá o valor de erro #VALOR!. Pode utilizar uma fórmula matricial OU para ver se um valor ocorre numa matriz. Para introduzir a fórmula OU como uma matriz, prima CTRL+SHIFT (no Microsoft Excel para Windows) ou COMMAND+SHIFT (no Microsoft Excel para Macintosh).

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Exemplos OU(VERDADEIRO) é igual a VERDADEIRO OU(1+1=1;2+2=5) é igual a FALSO Se A1:A3 contiver os valores VERDADEIRO, FALSO e VERDADEIRO, então: OU(A1:A3) é igual a VERDADEIRO VERDADEIRO Devolve o valor lógico VERDADEIRO. Sintaxe VERDADEIRO( ) Observações Pode introduzir o valor VERDADEIRO directamente nas células e fórmulas sem utilizar esta função. A função VERDADEIRO é fornecida primeiramente para compatibilidade com outros programas de folha de cálculo.

FUNÇÕES DE TEXTO CARÁCT Devolve o carácter especificado pelo número de código. Utilize CARÁCT para converter em caracteres os números de código obtidos em ficheiros de outros tipos de computadores . Sintaxe CARÁCT(núm) Núm é um número entre 1 e 255 que especifique o carácter desejado. O carácter pertence ao conjunto de caracteres utilizado pelo computador. Ambiente operativo Conjunto de caracteres

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Macintosh Conjunto de caracteres do Macintosh Windows ANSI Exemplos CARÁCT(65) é igual a "A" CARÁCT(33) é igual a "!" EXACTO Compara duas séries de texto e devolve VERDADEIRO se forem exactamente iguais, caso contrário, devolve FALSO. EXACT distingue entre maiúsculas e minúsculas, mas ignora as diferenças de formatação. Utilize EXACTO para testar o texto que está a ser introduzido no documento. Sintaxe EXACTO(texto1; texto2) Texto1 é a primeira cadeia de texto. Texto2 é a segunda cadeia de texto. Exemplos EXACTO("palavra"; "palavra") é igual a VERDADEIRO EXACTO("Palavra"; "palavra") é igual a FALSO EXACTO("p alavra"; "palavra") é igual a FALSO Para certificar-se de que um valor fornecido pelo utilizador coincide com um valor num intervalo, introduza a fórmula abaixo como uma matriz numa célula. Para introduzir uma fórmula como uma matriz numa única célula, prima CTRL +SHIFT+ENTER (no Microsoft Excel para Windows) ou COMMAND+ENTER (no Microsoft Excel para o Macintosh). O nome TestarValor refere-se a uma célula que contém um valor fornecido por um utilizador; o nome CompararIntervalo refere-se a uma lista de valores de texto a ser verificada. {=OU(EXACTO(TestarValor; CompararIntervalo))} LOCALIZAR Localiza uma cadeia de texto dentro de outra cadeia de texto e devolve o número de carácter onde texto_a_localizar ocorre pela primeira vez. Também pode utilizar LOCALIZAR para

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localizar uma cadeia dentro de outra, mas, ao contrário de PROCURAR, LOCALIZAR faz distinção entre maiúsculas e minúsculas e não aceita caracteres globais. Sintaxe LOCALIZAR(texto_a_localizar; no_texto; núm_inicial) Texto_a_localizar é o texto que se deseja localizar. Se texto_a_localizar for "" (texto vazio), LOCALIZAR coincide com o primeiro carácter da cadeia de procura (ou seja, o carácter numerado núm_inicial ou 1). Texto_a_localizar não pode conter qualquer carácter global. No_texto é o texto conter o texto que se deseja localizar. Núm_inicial especifica o carácter a partir do qual a pesquisa será iniciada. O primeiro carácter em no_texto é o carácter número 1. Se omitir núm_inicial, será considerado como 1. Observações: Se texto_a_localizar não aparecer em no_texto, LOCALIZAR devolverá o valor de erro #VALOR!. Se núm_inicial não for maior que zero, LOCALIZAR devolverá o valor de erro #VALOR!. Se núm_inicial for maior que o comprimento de no_texto, LOCALIZAR devolverá o valor de erro #VALOR!. Exemplos LOCALIZAR("M";"Míriam Martins") é igual a 1 LOCALIZAR("m";"Míriam Martins") é igual a 6 LOCALIZAR("M";"Míriam Martins";3) é igual a 8 Suponha que tem uma lista de peças e números de série numa folha de cálculo, e deseja extrair os nomes das peças, mas não os números de série, de cada célula. Pode utilizar a função LOCALIZAR para localizar o símbolo #, e a função SEG.TEXTO para omitir o número de série. A2:A4 contêm, respectivamente, as seguintes peças com números de série. "Isolantes de cerâmica #124-TD45-87", "Bobinas de cobre #12-671-6772", "Resistências variáveis #116010". SEG.TEXTO(A2;1;LOCALIZAR(" #";A2;1)-1) devolve "Isolantes de cerâmica" SEG.TEXTO(A3;1;LOCALIZAR(" #";A3;1)-1) devolve "Bobinas de cobre" SEG.TEXTO(A4;1;LOCALIZAR(" #";A4;1)-1) devolve "Resistências variáveis"

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ESQUERDA Devolve o primeiro carácter (ou o carácter mais à esquerda) numa cadeia de texto. Sintaxe ESQUERDA(texto; núm_caract) Texto é a cadeia de caracteres de texto que contém os caracteres que deseja extrair. Núm_caract especifica o número de caracteres devolvidos por ESQUERDA. Núm_caract tem de ser maior ou igual a zero. Se núm_caract for maior do que o comprimento do texto, ESQUERDA devolverá texto. Se núm_caract for omitido, será considerado 1. Exemplos ESQUERDA("Preço de venda"; 5) é igual a "Preço" Se A1 contiver "Suécia", então: ESQUERDA(A1) é igual a "S" Suponha que uma loja de ferramentas atribui números de stock aos produtos. Os primeiros três caracteres do número de stock identificam o fornecedor do produto. Numa folha de cálculo, considere que o Stock se refere à célula que contém um número de stock e que a TabelaFornecedores é uma tabela de duas colunas ordenada que contém todos os números de fornecedores na primeira coluna e os nomes dos fornecedores correspondentes na segunda coluna. Pode usar a função ESQUERDA para obter os primeiros três caracteres do número de stock (um número de fornecedor) e a função PROCV para devolver o nome do fornecedor conforme indicado na seguinte fórmula: PROCV(VALOR(ESQUERDA(Stock; 3)); TabelaFornecedores; 2) NÚM.CARACT Devolve o número de caracteres numa cadeia de texto.

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Sintaxe NÚM.CARACT(texto) Texto é o texto cujo tamanho se deseja determinar. Os espaços contam como caracteres. Exemplos: NÚM.CARACT("Vila Real, VR") é igual a 13 NÚM.CARACT("") é igual a 0 A fórmula de macro abaixo inicia um ciclo PARA-SEG numa folha de macro. O número de iterações é igual ao comprimento de uma cadeia chamada ExaminarTexto: PARA("Contador"; 1; NÚM.CARACT(ExaminarTexto)) SEG.TEXTO Devolve um número específico de caracteres da cadeia de texto, começando na posição que especificar. Sintaxe SEG.TEXTO(texto; núm_inicial; núm_caract) Texto é a cadeia de texto que contém os caracteres que deseja extrair. Núm_inicial é a posição do primeiro carácter que deseja extrair como texto. O primeiro carácter em texto possui núm_inicial 1 e assim por diante. Se núm_inicial for maior do que o comprimento de texto, SEG.TEXTO devolverá "" (texto vazio). Se núm_inicial for menor do que o comprimento de texto, mas núm_inicial e núm_caract excederem o comprimento de texto, SEG.TEXTO devolverá os caracteres até ao final do texto. Se núm_inicial for menor do que 1, SEG.TEXTO devolverá o valor de erro #VALOR!. Núm_caract especifica o número de caracteres que a devolver do texto. Se núm_caract for negativo, SEG.TEXTO devolverá o valor de erro #VALOR!.

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Exemplos SEG.TEXTO("Fluxo fluído"; 1; 5) é igual a "Fluxo" SEG.TEXTO("Fluxo fluído"; 7; 20) é igual a "fluído" SEG.TEXTO("1234"; 5; 5) é igual a "" (texto vazio) MINÚSCULAS Converte todas as letras maiúsculas de uma cadeia de texto em minúsculas. Sintaxe MINÚSCULAS(texto) Texto é o texto que deseja converter para minúsculas. MINÚSCULAS não altera caracteres que não sejam letras. Exemplos MINÚSCULAS("E. E. Campos") é igual a "e. e. campos" MINÚSCULAS("Apt. 2B") é igual a "apt. 2b" MINÚSCULAS assemelha-se a INICIAL.MAIÚSCULA e MAIÚSCULAS. Consulte também os exemplos de INICIAL.MAIÚSCULA. INICIAL.MAIÚSCULA Coloca a primeira letra do texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer carácter diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas. Sintaxe INICIAL.MAIÚSCULA(texto) Texto é o texto entre aspas, uma fórmula que devolve o texto ou uma referência a uma célula que contenha o texto que deseja colocar parcialmente em maiúsculas. Exemplos

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INICIAL.MAIÚSCULA("isto é um TÍTULO") é igual a "Isto É Um Título" INICIAL.MAIÚSCULA("vale 2 centavos") é igual a "Vale 2 Centavos" INICIAL.MAIÚSCULA("76OrçaMento") é igual a "76Orçamento" DIREITA Devolve o último carácter (ou mais à direita) numa cadeia de texto. Sintaxe DIREITA(texto; núm_caract) Texto é a cadeia de texto que contém os caracteres que deseja extrair. Núm_caract especifica quantos caracteres deseja extrair. Núm_caract tem de ser maior ou igual a zero. Se núm_caract for maior do que texto, DIREITA devolverá todo o texto. Se núm_caract for omitido, será considerado 1. Exemplos DIREITA("Preço de Venda"; 5) é igual a "Venda" DIREITA("Número de stock") é igual a "k" DIREITA assemelha-se à função ESQUERDA; para obter mais exemplos, consulte ESQUERDA. MAIÚSCULAS Converte o texto em maiúsculas. Sintaxe MAIÚSCULAS(texto) Texto é o texto que se deseja converter em maiúsculas. Texto pode ser uma referência ou uma cadeia de texto. Exemplos

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MAIÚSCULAS("total") é igual a "TOTAL" Se E5 contiver "lucro", então MAIÚSCULAS(E5) é igual a "LUCRO"

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