manual do sistema eletrÔnico de protocolo sumÁrio · 2016. 8. 22. · manual sistema eletrônico...

MANUAL DO SISTEMA ELETRÔNICO DE PROTOCOLO SUMÁRIO Introdução......................................................................................................................... 2 Como acessar o sistema.................................................................................................... 3 Como efetuar o login ........................................................................................................ 5 Conheça os componentes da página ................................................................................. 6 Autuar processos .............................................................................................................. 7

Informar o interessado.................................................................................................. 7 Informar o resumo da solicitação ............................................................................... 12 Informar a Classificação do processo......................................................................... 12 Informações Complementares .................................................................................... 14 Informar Sinalização................................................................................................... 14 Informar Pendências ................................................................................................... 15 Finalizar autuação processo........................................................................................ 15

Cancelar processo........................................................................................................... 16 Consultar processos ........................................................................................................ 18

Consultar processos autuados................................................................................. 19 Consultar processos no setor .................................................................................. 21 Consultar processos por campos complementares ................................................. 23 Consultar processos por identificações diversas .................................................... 25 Consultar processos por nome e assunto ................................................................27

Corrigir processos........................................................................................................... 29 Manter pendências.......................................................................................................... 32 Manter sinalizações ........................................................................................................ 34 Distribuição de processos ............................................................................................... 36

Como consultar a distribuição de um processo? .................................................... 37 Como registrar a distribuição de um processo para análise?.................................. 38 Como encerrar a distribuição de um processo?...................................................... 41

Digitar boletim manual de tramitação ............................................................................ 43 Consultar tramitação do processo................................................................................... 46 Pesquisar boletins ........................................................................................................... 48 Cancelar tramitação do processo .................................................................................... 51 Cancelar todo boletim..................................................................................................... 53 Digitar boletim manual de arquivamento ....................................................................... 57 Anexar processos............................................................................................................ 60 Desanexar processos....................................................................................................... 62 Consultar junções ativas do processo ............................................................................. 65 Consultar histórico de junções do processo.................................................................... 67 Cadastrar usuários .......................................................................................................... 69

Como faço para incluir um novo usuário? ............................................................. 70 Como faço para atualizar os dados de um usuário cadastrado? ............................. 72 Como faço para desativar usuário cadastrado?....................................................... 75 Como faço para reativar um usuário?..................................................................... 77

Alterar senha................................................................................................................... 79 Reiniciar senha ............................................................................................................... 81 Permissão de acesso ....................................................................................................... 84

Como associar um usuário ao perfil de acesso? ..................................................... 85 Como retirar um usuário do perfil de acesso? ........................................................ 87

Manual Sistema Eletrônico Protocolo Página 2

Introdução O Sistema Eletrônico de Protocolo tem como objetivo o gerenciamento e o controle das operações referentes às funções de recebimento, registro e tramitação de processos nos órgãos usuários do sistema na Administração Pública Estadual.

Capítulo

1


Como acessar o sistema O SEP é um sistema desenvolvido que utiliza tecnologia Web. Sendo assim, é necessário que o usuário tenha instalado em seu computador um navegador web e também tenha acesso a internet.

Um navegador ou web browser, ou simplesmente browser, é um programa de computador que habilita seus usuários a interagirem com sistemas desenvolvidos com tecnologia internet.

Para usar o Sistema de Protocolo é necessário que o usuário tenha instalado na sua máquina um dos navegadores abaixo:

• Microsoft Internet Explorer versão 7 ou superior

• Mozilla Firefox versão 3.0.8

Para acessar o sistema SEP, digite a URL http://www.sep.es.gov.br na barra de endereço do seu navegador web e tecle ENTER. Você terá que receber a página abaixo:

Capítulo

2


Caso não seja possível a exibição da página de apresentação do Sistema Eletrônico de Protocolo no seu navegador, entre em contato com a área de informática do seu órgão. Se a sua área de informática tiver alguma dificuldade em corrigir o problema, ela poderá entrar em contato com a Central de Atendimento do PRODEST através do email [email protected] ou pelos telefones: 3636-7200 / 3636-7193 ou 3636-7199.


Como efetuar o login Após receber a página de apresentação do sistema SEP, você deverá proceder sua identificação para ter acesso às funcionalidades do sistema. Na página de login do sistema, você deverá informar o seu código de usuário, sua senha e depois clicar no botão Entrar.

Observação: Caso você não possua um código de usuário e senha, você deverá solicitá-lo ao gestor do sistema SEP em seu órgão.

Capítulo

3

Digite aqui o seu código de usuário.

Digite aqui sua senha.

Clique aqui para va lidar o código do usuário e a senha.


Conheça os componentes da página Após efetuar o login, você irá receber a página principal do sistema SEP, conheça abaixo os componentes que fazem parte dela.

Capítulo

4

}

Data do dia

Campo atalho

O número IP da sua máquina

Seu órgão de trabalho

Identificação do usuário Barra de menu do sistema

Área de exibição dos menus de cada módulo do sistema e também das páginas para execução das funcionalidades de cada módulo. Esta área redimensiona sua altura de acordo com o conteúdo a ser exibido.

Sair do sistema


Autuar processos

“ Processo é um conjunto ordenado de documentos com um objetivo definido.”

A funcionalidade de AUTUAR PROCESSO permite dar forma processual aos documentos recebidos. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em AUTUAR PROCESSO , você irá receber a página de autuação. Leia as instruções abaixo com atenção.

Para autuar um processo no sistema SEP, siga os passos abaixo:

PASSO Informar o interessado

Capítulo

5

1

Clique no botão “ Adicionar Interessado” para incluir um interessado .

Clique no botão “ Alterar Interessado” para alterar os dados do interessado.

Clique no botão “Remover Interessado” para retirar um interessado informado indevidamente.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de autuação.


Após clicar no botão “Adicionar Interessado”, irá aparecer a página para informar o tipo do interessado.

Existem 5 (cinco) tipos de interessados, conforme tabelas abaixo. Porém, a escolha do tipo de interessado deverá ser feita em comum acordo com o solicitante da autuação, e também seguindo os procedimentos internos do órgão ou orientações do manual do PROGED. Para informar um interessado, escolha primeiro o tipo, depois preencha corretamente os campos e depois clique no botão “Incluir ”. Um processo poderá ter vários interessados. Então, o procedimento de inclusão de interessado deverá ser executado quantas vezes forem necessárias. Interessado do tipo Órgãos do Poder Executivo Estad ual:

Selecione o tipo de interessado , clicando no botão ao lado.


Interessado do tipo Outros Órgãos Públicos:

Interessado do tipo Pessoa Física:


Interessado do tipo Pessoa Jurídica:


Interessado do tipo Sem identificação:


PASSO Informar o resumo da solicitação Neste campo, você deve sintetizar o conteúdo do documento que originou o processo. Procure ser claro, objetivo e obedecer às normas de ortografia.

PASSO Informar a Classificação do processo Você deverá escolher o tipo de classificação relativa ao processo que está sendo autuado. Existem dois tipos de classificação:

• Plano de Classificação

• Assunto Se o processo for referente a assuntos da área meio, procure utilizar o Plano de Classificação da área meio. Se o processo for da área fim, procure utilizar o Plano de Classificação da área fim do seu órgão ou utilize a classificação por Assunto.

Usando Plano de Classificação:

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3

Digite aqui o resumo.

Clique aqui para escolher o tipo de classificação.


O plano de classificação é um instrumento básico da Gestão Documental e visa à organização adequada dos documentos.

Para preencher o plano, basta digitar o nome, ou clicar em para que seja disponibilizada a opção de escolha do plano de classificação a ser utilizado.

Para preencher o item, digitar o nome ou clicar em para que seja disponibilizada a opção de escolha do item plano de classificação. Usando Tabela de Assunto:

A tabela de assuntos é utilizada no momento da autuação do processo. É a mesma tabela utilizada pelo sistema de protocolo anterior.

Para preencher, basta digitar o assunto ou clicar em para que seja disponibilizada a opção de busca do assunto.


PASSO Informações Complementares As informações complementares deverão ser usadas para complementar as chaves de busca ao processo que será autuado.

PASSO Informar Sinalização A sinalização deverá ser usada para indicar que o processo gerado necessitará de um tratamento diferenciado. Exemplo: Processos de idosos.

Para informar uma sinalização, basta digitar o nome da sinalização existente ou

clicar em para que seja disponibilizada a opção de busca das

5

4

Se você já sabe o nome de uma sinalização existente, digite aqui.

Se você não sabe, c lique aqui para buscar uma sinalização existente.

Preencha este campo conforme a padronização definida em seu órgão.

Clique aqui para buscar uma Atividade Econômica.

Informe aqui a quantidade de volumes que o processo possue.

Clique aqui para buscar um Munícipio.


sinalizações. Depois de informada a sinalização, você terá que clicar no botão “Incluir Sinalização”.

PASSO Informar Pendências Uma pendência é qualquer motivo que afeta o fluxo de tramitação do processo. Se, durante o processo de autuação do processo, você identificar que a tramitação do mesmo poderá ser prejudicada pela ausência de alguma informação, você poderá associar a respectiva pendência ao processo neste momento.

PASSO Finalizar autuação processo Para concluir a autuação do processo, é necessário clicar no botão “Autuar Processo”. Após a confirmação da autuação, você irá receber uma página com o processo autuado e poderá efetuar a emissão das etiquetas. Para cancelar a autuação, você deverá clicar no botão “Cancelar Autuação”.

7

6

Clique aqui para informar uma nova pendência.

Clique aqui para editar uma pendência selecionada.

Clique aqui para remover uma pendência selecionada.

Clique neste botão para confirmar a autuação.

Clique neste botão para cancelar a autuação.


Cancelar processo O sistema permite a cancelamento de um processo autuado indevidamente. O único requisito é que o processo tem que estar na situação de autuado. A funcionalidade que executa esta função chama-se CANCELAR PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CANCELAR PROCESSO , você irá receber a página abaixo:

Se o processo não estiver na situação de autuado, você receberá a mensagem de erro abaixo:

Capítulo

6

Informe aq ui o número do processo que será cancelado. Clique neste botão para

consultar o processo antes de cancelar.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de cancelamento.


Se o processo estiver na situação de autuado, o sistema irá exibir as informações do processo, para que você possa informar o motivo do cancelamento e concluir a ação. Veja abaixo:

Após clicar no botão , o sistema irá retornar uma página confirmando o cancelamento. Veja abaixo:

Digite aqui o motivo do cancelamento.

Clique aqui para confirmar o cancelamento.

Clique aqui para voltar à página anterior.


Consultar processos Para consultar um ou mais processos, o sistema disponibiliza várias páginas com opções de campos que podem ser preenchidos de acordo com as informações que o usuário possui. Após selecionar a consulta e preencher os campos, o usuário deverá clicar no campo consultar para que o sistema execute a consulta. Solicite o máximo de informações sobre o(s) processo(s) que você deseja buscar e preencha corretamente os campos da página abaixo. Isto irá facilitar a sua consulta. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR PROCESSOS. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Capítulo

7

No menu de PROCESSOS serão exibidas todas as funcionalidades de consulta a processos.


Consultar processos autuados Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS AUTUADOS , você irá receber a página abaixo:

Veja abaixo o resultado de uma consulta:

Clique neste botão para executar a consulta.

Clique neste botão para limpar todos os campos da página.

Clique neste botão para executar novamente a consulta.

Clique neste botão para retornar aos campos da página de consulta.

Clique neste botão para transformar o resultado da consulta em formato de relatório.


Veja abaixo o resultado da conversão de uma consulta em um relatório:

Quando uma consulta é convertida em formato de relatório, você também poderá exportá-la para o formato PDF e Excel, e efetuar buscas no próprio relatório.


Consultar processos no setor Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS NO SETOR , você irá receber a página abaixo:








Consultar processos por campos complementares Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS POR CAMPOS COMPLEMENTARES , você irá receber a página abaixo:





Clique ne ste botão para retornar aos campos da página de consulta.



Consultar processos por identificações diversas Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS POR IDENTIFICAÇÕES DIVERSAS, você irá receber a página abaixo:




Cliqu e neste botão para executar novamente a consulta.




Consultar processos por nome e assunto Após clicar em CONSULTAR PROCESSOS POR NOME E ASSUNTO , você irá receber a página abaixo:



Cliqu e neste botão para limpar todos os campos da página.





Corrigir processos O sistema permite a correção de todos os campos preenchidos na hora da autuação do processo. O único requisito é que o processo tem que estar na situação de autuado. A funcionalidade que executa esta função chama-se CORRIGIR PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CORRIGIR PROCESSO, você irá receber a página abaixo:

Capítulo

8

Clique neste botão para consultar o processo e efetuar a correção.

Informe aqui o número do processo que será corrigido.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de correção.


Veja abaixo como o sistema irá exibir as informações do processo, para que você possa efetuar a correção. Nesta área, você poderá corrigir os interessados do processo:

Nesta área, você poderá corrigir a classificação do processo:

Nesta área, você poderá corrigir as informações complementares associadas ao processo:

Nesta área, você poderá corrigir o local de autuação do processo, de acordo com o seu perfil de visibilidade:


Para finalizar a correção, clicar no botão Corrigir Processo.

Clique neste botão para confirmar a correção do processo. Clique neste botão para retornar

à página anterior.


Manter pendências O sistema permite o registro de informações que indicam situações que podem impedir o bom andamento do processo. Estas informações são consideradas pendências. Você poderá informar uma ou mais pendências para o processo, e quando essas pendências foram resolvidas, basta atualizar a informação no sistema.

A funcionalidade que executa esta função chama-se MANTER PENDÊNCIAS DOS PROCESSOS.

Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em MANTER PENDÊNCIAS , você irá receber a página abaixo: Nesta área, você deverá informar o processo que irá receber uma nova pendência ou então consultar as pendências existentes para um processo.

Capítulo

9

Informe aqui o número do processo.

Clique neste botão p ara consultar as pendências do processo informado.

Clique neste botão para informar uma nova pendência para o processo.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de manutenção das pendências.


Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar Pendências”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá visualizar todas as pendências que foram associadas a um processo e também a situação de cada uma. Para obter informações mais detalhadas sobre uma pendência, basta clicar na descrição da pendência.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Nova Pendência”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá informar uma nova pendência para o processo.

Para informar uma nova pendência, clique no botão para selecionar o tipo de pendência. Preencha o campo “Observações”, informando detalhadamente a pendência e de quem é a responsabilidade para resolvê-la.


Manter sinalizações O sistema permite que você informe sinalizações nos processos para poder indicar alguma situação de tratamento especial. Você poderá informar uma ou mais sinalizações para cada processo.

A funcionalidade que executa esta função chama-se MANTER SINALIZAÇÕES DOS PROCESSOS.

Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em MANTER SINALIZAÇÕES , você irá receber a página abaixo: Nesta área, você deverá informar o processo que irá receber uma nova sinalização, ou então consultar as sinalizações existentes para um processo.

Capítulo

10

Clique neste botão para consultar as sinalizações do processo informado.


Clique neste botão para informar uma nova sinalização para o processo.

Clique neste link para acessar a funcionalidade de manutenção das sinalizações.


Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar sinalizações”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá visualizar todas as sinalizações que foram associadas a um processo e também a situação de cada uma. Para obter informações mais detalhadas sobre uma sinalização, basta clicar na descrição da sinalização.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Nova Sinalização”, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá informar uma nova sinalização para o processo.

Para informar uma nova sinalização, clique no botão para selecionar o tipo de sinalização e clique em incluir.


Distribuição de processos O sistema permite que você registre no sistema a pessoa que está fazendo a análise do processo, para evitar controles paralelos. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu PROCESSO. Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS , você irá receber a página abaixo:

Capítulo

11

Clique neste link para acessar o submenu de distribuição de processos.

Clique neste link saber se o processo foi distribuído para análise.

Clique neste link informar uma nova distribuição para o processo.


Como consultar a distribuição de um processo? Após clicar em CONSULTAR DISTRIBUIÇÃO , você irá receber a página abaixo:

Após clicar no botão , você receberá a página abaixo:


Clique neste botão para consultar as distribuições para processo informado.

Clique aqui para fazer nova consulta.


Como registrar a distribuição de um processo para a nálise?

Após clicar em MANTER DISTRIBUIÇÃO , você irá receber a página abaixo:

Nesta área, você deverá informar o processo que será distribuído, ou então consultar as distribuições existentes para processo.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão

, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo. Nesta página, você irá visualizar todas as distribuições que foram associadas a um processo e também a situação de cada uma. Para obter informações mais detalhada sobre uma distribuição, basta clicar no texto SELECIONAR.


Clique neste botão para consultar as distribuições para processo informado antes de informar uma nova.

Clique aqui para distribuir o processo para análise .


Após clicar no botão , você receberá a página abaixo.

Preencha corretamente os campos e depois clique no botão para finalizar a distribuição.

Utilize a ferramenta de busca para localizar a pessoa que irá fazer a análise.

Clique aqui para incluir a distribuição.

Informe a sigla do Órgã o.

Informe a sigla da Unidade.

Informe aqui a data prevista para devolução. Utilize a ferramenta de calendário para informar a data.

Digite aqui alguma observação.


Após clicar no botão , você irá receber a página abaixo confirmando o registro da distribuição.

Clique a qui para fazer nova consulta.


Como encerrar a distribuição de um processo? Após clicar em MANTER DISTRIBUIÇÃO , você irá receber a página abaixo: Nesta área, você deverá informar o processo que você deseja encerrar a distribuição, ou então consultar as distribuições existentes.

Ao preencher o número do processo e clicar no botão

, você irá receber uma página com o conteúdo abaixo:


Clique neste botão para consultar as distribuições do processo.

Clique neste botão para finalizar a distribuição ativa do processo.


Após clicar no botão , você irá receber uma janela solicitando um texto de encerramento da distribuição, conforme abaixo:

Após clicar no botão , o sistema irá retornar a página de consulta do processo.

Clique neste botão para finalizar a distribuição ativa do processo.

Digite aqui o texto de encerramento da distribuição.

Clique neste botão para cancelar o encerramento.


Digitar boletim manual de tramitação A funcionalidade de digitação de boletim manual de tramitação permite o usuário registrar as tramitações ocorridas para um ou mais processos. Esta opção irá aceitar a tramitação somente nas situações 1 (Em andamento) e 2 (Dossiê). As demais situações são tratadas em funcionalidades de arquivamento. A funcionalidade que executa esta função chama-se DIGITAR BOLETIM MANUAL. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em DIGITAR BOLETIM MANUAL , você irá receber a página abaixo: Nesta área, digite o número do boletim:

Capítulo

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Clique neste link para acessar a funcionalidade de atualização do andamento.


Nesta área, você deverá informar a sigla do Órgão e do local de origem do(s) processos(s):

Atenção: Caso os processos não estejam na origem informada, o sistema não irá permitir a tramitação. Para inibir esta validação clique na validação, da localização atual para desmarcá-la. Nesta área, você deverá informar os dados de destino do processo, o responsável pelo recebimento e também data e hora:

Nesta área, você irá informar todos os processos que constam do boletim:

Ao concluir a digitação de todos os processos, clique no botão “Finalizar digitação do boletim” para efetivar a gravação das informações.

Digite aqui o número do processo.

Clique neste botão para adicionar o processo ao boletim.

Clique neste botão para gravar os dados do boletim.

Clique neste botão para cancelar o boletim e começar um novo.


Após a digitação de um boletim, clique no botão “Finalizar digitação do boletim”. O sistema irá exibir uma página similar como segue abaixo:

Clique neste botão para consultar boletins digitados.

Clique neste botão para digitar um novo boletim.


Consultar tramitação do processo A funcionalidade de consultar tramitação do processo irá exibir, em ordem decrescente, uma relação de todos os locais onde o processo tramitou. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CONSULTAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO , você irá receber a página abaixo. Para consultar a tramitação, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

13


Clique neste botão para consultar sua tramitação.

Clique neste link para acessar a página de consulta a andamentos do processo.


Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como esta abaixo:

Para obter maiores informações sobre o boletim, você deverá clicar em cima do número do boletim.


Pesquisar boletins A funcionalidade de pesquisar boletins permite a busca através de vários argumentos de pesquisa para ajudar na busca de um determinado boletim. Para utilizar esta funcionalidade, é necessário que você preencha um ou mais campos da página de pesquisa. A funcionalidade que executa esta função chama-se PESQUISAR BOLETINS TRAMITAÇÃO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em PESQUISAR BOLETINS TRAMITAÇÃO , você irá receber a página abaixo. Nesta área, você irá informar número do boletim, ou possíveis intervalos de datas de envio e recebimento, caso saiba:

Capítulo

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Clique neste link para acessar a funcionalidade para pesquisar boletins.


Nesta área, você irá informar os dados de origem do boletim, caso saiba:

Nesta área, você irá informar os dados de destino do boletim, caso saiba:

Não é obrigatório o preenchimento de nenhum campo da página de argumentos para a pesquisa. Porém, quanto mais informação você preencher, melhor será o resultado da busca. Após preencher ou não os campos para pesquisa, você deverá clicar no botão “Consultar” para que o sistema execute a pesquisa e envie a página de resposta.

Clique aqui para executar a consulta.

Clique para limpar todos os campos da página.


Após clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como esta abaixo:

Clique aqui para atualizar novamente a consulta.

Clique aqui para retornar ao preenchimento dos campos para uma nova pesquisa.

Clique no número do boletim para obter maiores informações sobre ele.


Cancelar tramitação do processo O novo sistema de protocolo irá permitir o cancelamento de uma tramitação realizada indevidamente. A funcionalidade que executa esta função chama-se CANCELAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CANCELAR TRAMITAÇÃO DO PROCESSO , você irá receber a página abaixo. Para cancelar a tramitação, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

15


Clique neste botão para consultar sua tramitação.

Clique neste link para acessar a página de cancelar tramitação.


Ao preencher o número do processo e clicar no botão , você irá receber uma página com o conteúdo similar como esta abaixo:

Após clicar no link CANCELAR, o sistema irá solicitar o motivo do cancelamento conforme página abaixo:

ATENÇÃO: O andamento que será cancelado encontra-se realçado em amarelo.

Informe o motivo do cancelamento e clique no botão para cancelar o andamento. Após confirmar o cancelamento, o sistema irá exibir a mensagem abaixo de confirmação.

Identifique o andamento indevido e clique no link CANCELAR correspondente.



Cancelar todo boletim O novo sistema de protocolo irá permitir o cancelamento de toda a tramitação de um determinado boletim, que foi digitado indevidamente. A funcionalidade que executa esta função chama-se CANCELAR TODO BOLETIM. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu TRAMITAÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CANCELAR TODO BOLETIM , você irá receber a página para informar qual boletim será cancelado. Para cancelar a tramitação, é necessário que você informe o boletim. Para facilitar à identificação do boletim a funcionalidade permite a consulta aos boletins digitados.

Conheça abaixo a página com os argumentos de pesquisa.

Nesta área, você irá informar número do boletim, ou possíveis intervalos de datas de envio e recebimento, caso saiba:

Capítulo

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Clique neste link para acessar a página de cancelar o boletim.


Nesta área, você irá informar os dados de origem do boletim, caso saiba:

Nesta área, você irá informar os dados de destino do boletim, caso saiba:

Não é obrigatório o preenchimento de nenhum campo da página de argumentos para a pesquisa. Porém, quanto mais informação você preencher, melhor será o resultado da busca.

Após preencher ou não os campos para pesquisa, você deverá clicar no botão

para que o sistema execute a pesquisa e envie a página de resposta.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com o resultado da consulta. Veja abaixo:

Identifique o boletim que deverá ser cancelado e clique em cima do seu respectivo número.


Após identificar qual o boletim que será cancelado, você deverá clicar em cima do seu respectivo número. O sistema irá exibir todo o boletim para que você possa continuar o procedimento de cancelamento. Veja página abaixo:

Clique no botão , para confirmar o cancelamento do boletim. Em seguida o sistema irá solicitar o motivo do cancelamento. Conforme abaixo:


Clique aqui para continuar o cancelamento.

Clique aqui para continuar o cancelamento.


Informe o motivo do cancelamento e clique no botão , em seguida o sistema irá perguntar novamente se você tem certeza do cancelamento. Veja abaixo:

Após clicar no botão , o sistema irá cancelar o andamento de todos os processos relacionados no boletim e apresentará uma mensagem de confirmação. Veja abaixo a mensagem de confirmação:

Clique aqui para finalizar o procedimento de cancelamento.

Clique aqui para cancelar o procedimento de cancelamento.


Digitar boletim manual de arquivamento A funcionalidade de digitação do boletim manual de arquivamento permite o usuário registrar o arquivamento ocorrido para um ou mais processos. Nesta funcionalidade, você irá informar a situação final para o(s) processo(s), seu local físico de guarda, sua conclusão e obter o seu prazo de guarda, isto se o processo for classificado através do plano de classificação. A funcionalidade que executa esta função chama-se ATUALIZAR ARQUIVAMENTO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu ARQUIVAMENTO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em ATUALIZAR ARQUIVAMENTO , você irá receber a página abaixo: Nesta área, digite o número do boletim:

Capítulo

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Clique neste link p ara acessar a funcionalidade de atualização do boletim de arquivamento.


Nesta área, você deverá informar a sigla do Órgão e do local de origem do(s) processos(s):

Atenção: Caso os processos não estejam na origem informada, o sistema não irá permitir a tramitação. Para inibir esta validação, clique na validação da localização atual para desmarcá-la. Nesta área, você deverá informar os dados de destino do processo, o responsável pelo recebimento e também data e hora:

Nesta área, você irá informar os processos que constam do boletim:

Digite aqui o número do processo.

Clique neste botão para adicionar o processo ao boletim.

Digite aqui a conclusão final do processo.

Digite o local físico de arquivamento.


Ao concluir a digitação de todos os processos, clique no botão “Finalizar digitação do boletim” para efetivar a gravação das informações.

Após a digitação de um boletim, clique no botão “Finalizar digitação do boletim”. O sistema irá exibir uma página similar como segue abaixo:

Clique neste botão para gravar os dados do boletim.

Clique neste botão para cancelar o boletim e começar um novo.

Clique neste botão para consultar boletins digitados.

Clique neste botão para digitar um novo boletim.


Anexar processos A funcionalidade de junção documental permite ao usuário registrar junções entre dois processos. Nesta funcionalidade, você irá informar o processo Mãe e qual o processo que será anexado. Maiores informações sobre como proceder uma correta anexação você irá obter no manual do PROGED. Aqui iremos descrever apenas como proceder com o registro no sistema de protocolo. A funcionalidade que executa esta função chama-se JUNÇÃO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Capítulo

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Clique neste link para acessar a funcionalidade de anexar processos.


Após clicar em JUNÇÃO , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui:

Após clicar no botão “Criar junção”, você irá receber uma página de confirmação do sistema, informando que a junção foi realizada com sucesso. Veja exemplo abaixo:

Clique no botão “Voltar” para retornar a página de junção documental.

Informe aqui o processo mãe.

Informe aqui o processo a ser anexado.

Selecione aqui o tipo de junção a ser realizada.

Escreva aqui o motivo da junção, o nome do solicitante e o local de trabalho dele.

Clique neste botão para gravar a junção.


Desanexar processos A funcionalidade de disjunção documental permite ao usuário registrar a disjunção entre processos. Nesta funcionalidade, você irá informar o processo que será desanexado. Maiores informações sobre como proceder uma correta desanexação você irá obter no manual do PROGED. Aqui iremos descrever apenas como proceder com o registro no sistema de protocolo. A funcionalidade que executa esta função chama-se JUNÇÃO. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

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Clique neste link para acessar a funcionalidade de desanexar processos.


Após clicar em DISJUNÇÃO , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui:

Após clicar no botão “Realizar disjunção”, você irá receber uma página de confirmação do sistema. Nesta página, o sistema irá exibir as junções do processo que você está desanexando e irá pedir uma confirmação.

Informe aqui o processo a ser desanexado.

Selecione aqui o tipo de disjunção a ser realizada.

Escreva aqui o motivo da disjunção, o nome do solicitante e o local de trabalho dele.

Clique neste botão para gravar a disjunção.

Clique neste botão para confirmar a disjunção.

Clique neste botão para cancelar a disjunção.


Após clicar no botão “Confirmar disjunção”, você irá receber uma página de confirmação do sistema informando que a disjunção foi realizada com sucesso. Veja exemplo abaixo:

Caso o processo desanexado possua mais alguma junção, o sistema irá exibi-la. Clique no botão “Voltar” para retornar a página de disjunção documental.


Consultar junções ativas do processo A funcionalidade de consultar junções ativas do processo irá exibir uma relação das junções ativas de um processo. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR JUNÇÕES ATIVAS. Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CONSULTAR JUNÇÕES ATIVAS , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui.

Para consultar as junções de um processo, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

20



Clique neste link para acessar a funcionalidade de desanexar processos.


Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como esta abaixo:

Clique no botão “Voltar” para você realizar uma nova consulta.


Consultar histórico de junções do processo

A funcionalidade de consultar histórico de junções do processo e que irá exibir uma relação de todas as junções que um processo possui ou já possuiu. A funcionalidade que executa esta função chama-se CONSULTAR HISTÓRICO DE JUNÇÕES.

Para acessar esta funcionalidade, clique no menu JUNÇÃO E DISJUNÇÃO . Você deverá receber a página abaixo:

Após clicar em CONSULTAR HISTÓRICO DE JUNÇÕES , você irá receber a página a seguir. Veja abaixo todos os campos que a página de consulta possui.

Para consultar este histórico, é necessário que você informe o número do processo na área abaixo:

Capítulo

21



Clique neste link para acessar a funcionalidade de consultar todas as junções realizadas para um processo.


Ao preencher o número do processo e clicar no botão “Consultar”, você irá receber uma página com o conteúdo similar como ao da próxima página.

Clique no botão “Voltar” para você realizar uma nova consulta.


Cadastrar usuários A funcionalidade de MANTER USUÁRIOS permite o cadastramento, alteração e desativação dos usuários que necessitam acessar e utilizar as funcionalidades do sistema. Permite também a alteração da senha e reinício de senha. Para cadastrar, clique no menu AUTORIZAÇÃO. Você deverá receber a página abaixo:

Depois, clique na palavra USUÁRIO para ter acesso ao menu com as funcionalidades destinadas à manutenção dos usuários, alteração de senha e reinício de senha.

• MANTER USUÁRIOS : deverá ser usada para incluir, alterar e desativar um usuário.

Capítulo

22

Clique na palavra USUÁRIO para acessar o menu de manutenção do usuário.


Após clicar em MANTER USUÁRIOS, você irá receber a página abaixo:

Você sempre irá receber uma página com os usuários existentes.

Como faço para incluir um novo usuário?

Se você necessitar incluir um novo usuário, clique no botão . Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento: Preencha corretamente os dados do usuário e evite abreviar o nome.

Exemplos de preenchimento do campo login:

usuário LUCIANO GOMES FALCÃO o login ficará LUCIANO.G.FALCAO

usuário LUCIANO GOMES FALCÃO o login ficará LUCIANO.GOMES

usuário MARLY DOS SANTOS o login ficará MARLY.SANTOS

Atenção: No preenchimento do campo login, não utilize acentuação e nem caracteres especiais.

Informe o local de trabalho. digitando as siglas do Órgão e da Unidade, ou

utilize o sistema de .


Preencha corretamente o endereço, telefone de contato e email do usuário.

Para auxiliar o preenchimento, clique no botão para obter o endereço da unidade.

Após o preenchimento correto de todos os campos, clique no botão . O sistema irá exibir os dados cadastrados com uma mensagem de sucesso na gravação.

Após a inclusão com sucesso, você deverá acessar a funcionalidade de GERENCIAR USUÁRIOS E PERFIS DE ACESSO para associar ao usuário cadastrado o seu perfil de acesso. Sem essa associação, o sistema não irá liberar nenhuma funcionalidade para o usuário cadastrado.

Atenção: A senha inicial para todo usuário será PROTOCOLO@1 (todas as letras deverão estar em maiúscula).

Finalizar a inclusão do usuário.


Como faço para atualizar os dados de um usuário cad astrado? Se você necessitar alterar um usuário que já existe no sistema, utilize o filtro de pesquisa para localizá-lo. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão

. Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento:

O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário que você desejar alterar. Preencha-o com as informações que você possui e clique no botão

. O sistema sempre irá retornar uma lista de usuários que preenchem os argumentos de busca.

Após clicar em cima do nome do usuário, o sistema irá retornar uma página com todos os dados do usuário.

Clique em cima do nome do usuário para consultar suas informações.


Somente clique no botão se você tiver certeza que encontrou o usuário

correto. Se não o encontrou, clique no botão para continuar a localizar o usuário cujos dados você deseja atualizar.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com os dados disponíveis do usuário para alteração.

Clique aqui para alterar os dados do usuário.


Após o preenchimento correto de todos os campos, clique no botão . O sistema irá exibir os dados atualizados com uma mensagem de sucesso na gravação.

Caso você desista da alteração, clique no botão para retornar à página anterior.

Clique aqui para confirmar a alteração.

Clique aqui para cancelar a alteração.


Como faço para desativar usuário cadastrado? Se você necessitar desativar um usuário que já existe no sistema, utilize o filtro de pesquisa para localizá-lo. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão


O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário que você desejar desativar. Preencha-o com as informações que você possue e clique no botão





Somente clique no botão se você tiver certeza que encontrou o usuário correto.

Se não o encontrou, clique no botão para continuar consultando até localizar o usuário que você deseja desativar.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com a mensagem abaixo, confirmando a desativação.

Clique aqui para desativar o usuário.


Como faço para reativar um usuário? Se você necessitar reativar um usuário que está desativado, utilize o filtro de pesquisa para localizá-lo. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão


O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário que você desejar reativar. Preencha-o com as informações que você possui e clique no botão





Somente clique no botão se você tiver certeza que encontrou o usuário correto.

Se não o encontrou, clique no botão para continuar consultando até localizar o usuário que você deseja reativar.

Após clicar no botão , você irá receber uma página com a mensagem abaixo, confirmando a reativação.

Atenção: Se o usuário não souber a senha que ele utilizava, por favor, acesse a funcionalidade de REINICIAR SENHA para retornar à senha padrão. Informe ao usuário o reinício de senha e solicite que ele faça a troca da mesma o mais rápido possível.

Clique aqui para reativar o usuário.


Alterar senha A funcionalidade de ALTERAR SENHA permite que o próprio usuário que está navegando no sistema possa alterar sua senha. Para alterar sua senha, clique no menu AUTORIZAÇÃO. Você deverá receber a página abaixo:

Depois, clique na palavra ALTERAR SENHA para ter acesso à funcionalidade de alteração.

• ALTERAR SENHA : deverá ser usada para alterar a senha da pessoa que está usando o sistema.

Capítulo

23



Veja abaixo a página para correção da senha:

ATENÇÃO: A NOVA senha tem que possuir no mínimo 8 caracteres, sendo pelo menos um (1) número, uma (1) letra e um (1) caractere especial ( $ * ] + = % ? ) _ ( - ` } [ ^ ~ > . , : ; | @ { ! / & \ ).

Preencha corretamente os campos e clique no botão . O sistema irá atualizar sua senha e você irá receber uma página com a mensagem abaixo, confirmando a alteração.

Digite aqui a sua senha atual.

Digite aqui a nova senha atual.

Clique aqui para confirmar a alteração da senha.

O seu login deverá aparecer aqui.


Reiniciar senha A funcionalidade de REINICIAR SENHA permite ao usuário gestor reinicializar a senha esquecida por algum usuário. Para reinicializar a senha, clique no menu AUTORIZAÇÃO Você deverá receber a página abaixo:

Depois, clique na palavra REINICIAR SENHA para ter acesso à funcionalidade de reinício de senha.

• REINICIAR SENHA : deverá ser usada para reiniciar a senha esquecida. A senha padrão é PROTOCOLO@1 (todas as letras deverão estar em maiúscula).

Capítulo

24



Após clicar em REINICIAR SENHA, você irá receber a página abaixo:

Você sempre irá receber uma página com os usuários existentes. Utilize o filtro de pesquisa para localizar o usuário cuja senha você deseja

reiniciar. Para acessar o filtro de pesquisa, clique no botão . Após clicar no botão, você irá receber a página abaixo para preenchimento:

O filtro de pesquisa irá auxiliá-lo a localizar o usuário cuja senha você deseja reiniciar. Preencha-o com as informações que você possui e clique no botão





Clique no botão . O sistema irá atualizar reiniciar a senha do usuário e terá que retornar a mensagem abaixo.

Clique aqui para reiniciar a senha do usuário.


Permissão de acesso A funcionalidade de GERENCIAR USUÁRIOS E PERFIS DE ACESSO é utilizada para liberar o acesso às funcionalidades do sistema. Para isto você deve conhecer os perfis de acesso existentes para poder dar a permissão de acesso correta ao usuário. Para associar o usuário a um perfil de acesso, clique no menu AUTORIZAÇÃO. Você deverá receber a página abaixo:

O sistema irá exibir uma página com a relação de perfis de acesso existentes. Veja o exemplo abaixo:

Capítulo

25

Cliq ue em GERENCIAR USUÁRIOS E PERFIS para acessar a funcionalidade.

Se você clicar em cima do , a página irá expandir, exibindo os usuários que estão associados a este perfil.


Veja o exemplo da página expandida abaixo:

Como associar um usuário ao perfil de acesso? Para associar um usuário cadastrado ao perfil de acesso, você deverá primeiro clicar em cima do nome do perfil de acesso para selecioná-lo. Veja abaixo:

Após selecionar o perfil, clique no botão para associar o usuário ao perfil. O sistema irá exibir uma página com a relação dos usuários do seu órgão. Veja abaixo:

Ao clicar em cima do nome do perfil “PERFIL PROTOCOLISTA”, o sistema colocou uma borda azul para realçar a seleção.


Para selecionar o usuário, é necessário que você clique em cima do nome

dele. Depois de selecionado o usuário, você deverá clicar no botão . O sistema irá exibir uma janela, solicitando a confirmação. Veja abaixo:

Se você clicou no botão , o sistema irá exibir a página com a mensagem abaixo, confirmando a inclusão do usuário no perfil de acesso. Veja abaixo:

Clique em OK para confirmar a inclusão.

Clique em CANCELAR para desconsiderar a inclusão.


Como retirar um usuário do perfil de acesso? Para retirar o acesso às funcionalidades do sistema, você terá que retirar o usuário do perfil de acesso ao qual ele foi associado. Primeiro, você deverá selecionar o perfil.

Após selecionar o perfil, clique no botão para visualizar quais usuários estão associados ao perfil. Veja abaixo:

Ao clicar em cima do nome do perfil “PERFIL PROTOCOLISTA”, o sistema colocou uma borda azul para realçar a seleção.


Para selecionar o usuário, é necessário que você clique em cima do nome

dele. Depois de selecionado o usuário, você deverá clicar no botão . O sistema irá exibir uma janela, solicitando a confirmação. Veja abaixo:

Se você clicou no botão , o sistema irá exibir a página com a mensagem abaixo, confirmando a retirada do usuário no perfil de acesso. Veja abaixo:

Clique em OK para confirmar a remoção.

Clique em CANCELAR para desconsiderar a remoção.

manual do sistema eletrÔnico de protocolo sumÁrio · 2016. 8. 22. · manual sistema eletrônico...

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