1. SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI

O SEI foi desenvolvido pelo TRF4, e trazido para a Embrapa por meio de um convênio

firmado entre a Empresa e o Ministério do Planejamento. Com o intuito de modernizar

a gestão de documentos, o sistema traz inúmeras inovações e funcionalidades que

permitem criar documentos digitais, bem como tramitá-los, acompanhar o trâmite,

entre outras.

2. PRINCIPAIS INOVAÇÕES DO SEI

2.1. Enviar documentos para a caixa de cada Setor - Cada setor, formalmente

constituído na DPGU possui uma caixa, não serão mais utilizadas caixas

compartilhadas entre diversos Setores.

2.2. Criar documentos dentro do SEI - Todos os documentos produzidos pela

DPGU serão criados dentro do SEI, em formato digital e assinados

eletronicamente. O uso do papel só será permitido em algumas exceções.

2.3. Protocolar documentos - Possibilita a formalização de processos pelo próprio

usuário, não sendo necessária a autuação no Protocolo- Geral.

2.4. Diversos Setores podem trabalhar ao mesmo tempo em determinado processo

O SEI permite que um processo esteja aberto em mais de um setor, sendo

que todos poderão fazer atualizações ao mesmo tempo. Diminuindo o tempo

de finalização do processo.

2.5. Acompanhamento de processos enviados - Possibilita acompanhar os

andamentos e as atualizações feitas nos processos enviados a outros setores.

2.6. Enviar processo ou documento por e-mail - Permite enviar processos ou

documentos para o e-mail do interessado. O e-mail ficará registrado na árvore

do processo.

2.7. Liberar acesso externo -Possibilita a liberação de acesso externo para

interessados que não tenham acesso ao SEI. Será enviado um link que dará

acesso às peças do processo, bem como as atualizações durante o tempo

permitido pelo setor.

2.8.

3. Acesso ao Sistema

O acesso ao sistema se dará através do endereço eletrônico

amarelão.sede.embrapa.br/sei (imagem 1) ou através do link embutido no Banner do

Sistema situado no campo superior direito da Intranet da Embrapa (imagem 2), ou,

ainda, no campo esquerdo da página da Intranet, denominado “Sistemas Corporativos”

(imagem 3).

O logon no sistema será realizado com o login de usuário e senha da rede da

Embrapa.

Imagem 1

Imagem 2 e 3

4. Barra de tarefas

É o manual Eletrônico do Sistema. Contém uma lista de vídeos com o

passo a passo de várias funcionalidades do SEI.

Permite ocultar ou mostrar o menu lateral esquerdo.

Pesquisa permite ao usuário localizar processos

digitando o número de protocolo do processo ou do documento.

Informa ao usuário em qual setor ele está logado. Se o

usuário tiver permissões em mais de uma unidade, é possível alterar o setor através

desse botão.

Ao clicar neste ícone o sistema remeterá o usuário a tela inicial do sistema

chamada de Controle de Processos.

Ao clicar neste ícone o usuário sairá do sistema.

5. Menu Principal

Controle de Processos Permite ao usuário voltar à tela inicial do sistema onde se

encontram os processos recebidos e os gerados pelo setor. Os processos em

vermelho são aqueles que ainda não foram visualizados.

Iniciar Processo Possibilita a abertura de processos públicos por qualquer usuário do

sistema.

Retorno Programado Permite acompanhar os processos recebidos ou enviados com

retorno programado, bem como o tempo restante para devolução ou em atraso.

Pesquisa Possibilita a consulta de documentos/processos disponíveis do sistema.

Base de Conhecimento Utilizado para registrar as atividades realizadas por cada

setor.

Textos Padrão funcionalidade em que o usuário indica um texto que seja recorrente para posterior reuso por todos que compõe a Unidade (um ou vários parágrafos padrão e até mesmo uma frase padrão), que o usuário poderá aproveitar no momento da elaboração de um documento sobre o processo ou dentro da edição de seu Documento.

Modelos utilizado para aproveitar todo um documento já feito em outro processo que

tenha partes muito similares e recorrentes em processos diversos e cotidianos da

Unidade. Por exemplo, processos no RH de Requisição de Licença para Capacitação

em que os Informes e Despachos são bastante similares em todos os processos. O

Despacho de concessão pode ser um modelo e o Despacho de denegação outro.

Estas funcionalidades são vinculadas àquela Unidade, para que cada Unidade possa

melhor organizar seu serviço, com a metodologia que agilize o trabalho diário dos

empregados que ali laboram. Cada modelo criado marca qual foi o servidor da

Unidade que o criou, fazendo com que todos os servidores da Unidade entrem em

acordo sobre os modelos que devam existir no Sistema.

Blocos de Assinaturas Utilizado para acompanhar documentos que tenham sido

enviados para assinatura ou que tenham sido recebidos para serem assinados.

Blocos de Reunião Possibilita disponibilizar processos para conhecimento de

usuários de outros setores.

Blocos Internos Utilizado para organizar os processos dentro do sistema.

Processos Sobrestados Possibilita o acompanhamento dos processos sobrestados

que aguardam alguma providência para terem continuidade.

Acompanhamento Especial Utilizado para acompanhar processos que tenham sido

enviados para outros setores, mas que continuam sendo observados pelo setor que

tramitou.

Estatísticas Possibilita a visualização das estatísticas da Unidade do usuário em um

determinado período, tais como: processos gerados, processos com tramitação,

processos com andamento fechado na Unidade, processos com andamento aberto na

unidade, tempo médio de tramitação e documentos gerados.

Assuntos

Arquivamento Utilizado somente pela unidade definida como responsável pelas

atividades de arquivo. Possibilita arquivar os originais em papel dos documentos

digitalizados e controlar o local em que foram acondicionados.

Desarquivamento Utilizado somente pela unidade definida como responsável pelas

atividades de arquivo. Possibilita desarquivar os originais em papel dos documentos

digitalizados e controlar o seu desarquivamento.

Localizadores Estabelece o meio de acondicionamento (caixa, pasta, maço) seguido

de numeração sequencial e automática, bem como o lugar (Seção de Arquivo, Sala nº

x, Protocolo) onde os documentos foram arquivados.

Grupos de E-mail Permite a criação de grupos de e-mails para facilitar o envio de

correspondência eletrônica através do sistema.

Inspeção Administrativa Permite a visualização de relatórios do Órgão, tais como:

processos gerados por Órgão, processos gerados por Órgão e Unidade, tipos de

processos gerados por Órgão, processos em tramitação por Órgão, processos em

tramitação por Órgão e Unidade, documentos gerados e recebidos por Órgão,

documentos gerados e recebidos por Órgão e Unidade, tipos de documentos gerados

e recebidos por Órgão e última movimentação de processo no Órgão.

Administração

Relatórios

6. Controle de Processos

Tela inicial do Sistema que disponibiliza os processos recebidos e gerados pela

Unidade. Todos os empregados lotados no Setor/Unidade têm acesso aos processos

por ela gerados/recebidos.

Ícones presentes no Controle de Processos

Enviar Processo – Utilizado para tramitar documentos dentro da Embrapa.

Para tramitar basta selecionar um processo, clicar nesse ícone e preencher os

campos.

Atualizar Andamento – Utilizado para acrescentar informações não

registradas automaticamente pelo sistema, nos andamentos do processo.

Atribuição de Processos – Utilizado para distribuir os processos às pessoas

responsáveis dentro do setor.

Incluir em Bloco – Utilizado para organizar os processos dentro do sistema.

Esse ícone permite incluir o processo em um Bloco interno ou em um Bloco de

Reunião. Os Blocos devem ser criados por cada setor, e funcionam como pasta de

organização.

Sobrestar Processo – Utilizado quando o processo precisa aguardar alguma

providência antes de ter prosseguimento.

Concluir processo nesta unidade - Utilizado como uma espécie de

Arquivamento do processo. Ao clicar neste ícone o processo desaparecerá da tela do

Controle de Processos, mas poderá ser recuperado na pesquisa.

Anotações - Utilizado para acrescentar alguma observação quanto ao

processo. Ao se inserir alguma anotação no processo aparecerá o símbolo para as

anotações com prioridade ou ao lado do número do processo na Tela do Controle de

Processos. As anotações ficam visíveis apenas no setor que as criou.

Processos com credencial de acesso nesta unidade – Utilizado para

controlar os processos sigilosos em que o usuário possui credencial.

Símbolos especiais

Retorno programado – Indica que o processo possui prazo e deve ser

devolvido ao setor que tramitou até a data estipulada. Quando o ícone fica vermelho,

significa que já passou o prazo.

Quando o ícone fica amarelo, significa que o processo está dentro do prazo.

Indica que o processo possui alguma anotação. Para visualizá-la

basta posicionar o mouse sobre o símbolo.

Indica que um novo documento foi incluído no processo.

7. Tramitação de Processos

Em conformidade com a Resolução xxxx/2014 os documentos no âmbito da Embrapa

devem ser produzidos, assinados e tramitados digitalmente por meio do SEI. Os

documentos originais remetidos à Embrapa serão digitalizados, inseridos no SEI e

encaminhados ao Setor responsável para arquivamento.

Receber Processo O recebimento de processo enviado à unidade ocorre quando o

usuário clica sobre o registro que estará em vermelho. O SEI registra automaticamente

no andamento do processo a hora, a unidade e o login do usuário que recebeu o

processo.

Os processos marcados de vermelho ainda não foram recebidos na Unidade

Enviar processo Esta funcionalidade é utilizada para o envio de um ou mais

processos, via SEI a outras Unidades, a fim de dar prosseguimento às ações

necessárias ao desfecho do pleito.

1. Selecione um ou mais processos

2. Clique no ícone Enviar Processo

3. Clique na opção selecionar Unidade e escolha uma ou mais Unidades para

onde deseja enviar o processo

4. O usuário poderá permanecer com o processo aberto também em sua unidade.

5. Caso o processo tenha alguma anotação, esta poderá ser removida.

6. Um e-mail poderá ser enviado à unidade destinatária informando que o processo foi

enviado.

7. Poderá ser selecionada uma data para retorno à unidade.

8. Clique no botão enviar para finalizar o procedimento.

8. Cadastramento de Processos

Autuação – Iniciar Processo

É a designação dada a documentos que se caracterizam pela sucessão de atos

coordenados que tramitam pelas unidades organizacionais visando à obtenção de

decisões e providências administrativas. No SEI todos os documentos pertencem a um

processo. Antes de inserir ou criar um documento no sistema é necessário que haja

um processo para incluí-lo. Qualquer usuário com permissão básica pode iniciar um

processo.

1. Clique na opção Iniciar Processo

2. Escolha o Tipo de Processo. O SEI disponibiliza neste campo os tipos de

processos mais utilizados pelo usuário (A). Para ver todos os tipos de processos,

clique no botão (B).

3. Escolha o Assunto, dentre os disponibilizados na caixa Classificação por

Assuntos ou escolha um, clicando no ícone lupa (C).

4. Digite o nome do Interessado. Caso ele já esteja cadastrado, aparecerá na lista de

opções na caixa abaixo(D); se não estiver, solicite o cadastramento através do e-mail

sei@embrapa.br.

5. O campo Observações desta unidade não é obrigatório, mas pode ajudar a

localizar o processo na pesquisa.

6. Escolha o Nível de Acesso.

7. Clique em Salvar para finalizar.

8. Criado o processo, é atribuído automaticamente um NUP ao mesmo. O NUP é o

Número Único de Protocolo

9. Depois de iniciado o processo, é possível incluir documentos e realizar outras

ações.

Opções do processo

Incluir documentos – Permite criar documentos e inserir arquivos digitais

(chamados de “externos”).

Ciência – Utilizado para informar que o usuário já está ciente do processo.

O símbolo aparecerá ao lado do número do processo e ao clicar em cima dele é

possível ver os setores que já deram ciência.

Consultar/Alterar Processo – Permite consultar ou alterar o registro do

processo.

Duplicar processos – Permite abrir um novo processo com documentos do

processo atual, eles terão números de protocolo diferentes e são independentes um

do outro.

Enviar correspondência eletrônica – Permite enviar os documentos do

processo por e-mail. Também é possível anexar outro documento para enviar por e-

mail.

Relacionamentos do processo – Permite relacionar o processo com outro.

Os processos relacionados ficam listados na lateral esquerda. Quando o usuário

relaciona um processo a outro, esses não tramitam juntos, mas é possível visualizar

os documentos do processo se forem públicos.

Liberar acesso externo – Permite o envio de um e-mail com link que dará

acesso aos documentos do processo. O acesso externo somente é permitido para

interessados no processo.

Acompanhamento especial – Possibilita ao usuário continuar

acompanhando o processo mesmo que ele seja tramitado para outro setor.

Gerar arquivo do processo – Permite gerar um arquivo no formato pdf do

processo. O usuário pode escolher quais documentos ele deseja incluir ou não no

arquivo.

Excluir – É possível excluir um processo criado no setor, desde que ele não

tenha sido enviado a outros setores.

Controle de Processos - Ao clicar neste ícone o sistema remeterá o usuário

a tela inicial do sistema chamada de Controle de processos.

9. Incluir documento

O SEI permite a inclusão de documentos em diversos formatos (PDF, .doc, .jpeg) no

entanto o formado obrigatório para documentos é o PDF, pois este não permite

alterações. O sistema também possibilita criar documentos e assiná-los

eletronicamente (login e senha) ou com certificação digital.

1. Clique no ícone Incluir Documento

2. Escolha o Tipo de documento

3. O tipo Externo é utilizado para documentos em meio eletrônico recebidos, tais

como PDF, .doc, .png, .jpeg etc), ou recebidos em papel e digitalizados. No caso de

documentos eletrônicos, devem ser convertidos para o formato PDF, a menos que o

formato original não o permita. Documentos recebidos em papel deverão ser

obrigatoriamente digitalizados no formato PDF.

4. Após escolhido o Tipo do Documento, preencher os dados da página Gerar

Documento.

5. No campo Texto Inicial, marcar a opção Nenhum, para iniciar um Documento.

Utilizar as opções Documento Modelo ou Texto Padrão conforme a necessidade

(ver página XX)

O documento assinado eletronicamente poderá ser editado desde qyue nção

trtenha sido visualixasado por outra área; porém, nesse caso, a assinatura será

cancelada, devendo o documento ser assinado novamente.

0

10. Retorno programado

11. Pesquisa

12. Base do Conhecimento

13. Textos padrão

14. Blocos de Assinatura

15. Blocos Internos

16. Processos Sobrestados

17. Acompanhamento Especial

18. Arquivamento

19. Desarquivamento

20. Bibliografia