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Manual de Procedimentos Adventist Commercial System - ACS

Diego Lottermann de Moraes Consultor Comercial/Fiscal

Manual de Procedimentos

Índice 1. INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................................... 3

2. CADASTROS .......................................................................................................................................................... 4

2.1. Entidade ....................................................................................................................................................... 4

2.1.1. Dados Gerais ........................................................................................................................................ 5

2.1.2. Informações Adicionais ........................................................................................................................ 7

2.2. Equipe .......................................................................................................................................................... 9

2.3. Departamento ............................................................................................................................................ 10

2.4. Pessoa Física ............................................................................................................................................... 12

2.4.1. Dados Gerais ...................................................................................................................................... 12

2.4.2. Informações Adicionais ...................................................................................................................... 13

2.4.3. Dados Fiscais ...................................................................................................................................... 14

2.4.4. Dados Comerciais ............................................................................................................................... 16

2.5. Funcionário ................................................................................................................................................ 17

2.5.1. Dados Gerais ...................................................................................................................................... 17


2.5.3. Dados Fiscais ...................................................................................................................................... 18

2.6. Pessoa Jurídica ........................................................................................................................................... 21

2.6.1. Dados Gerais ...................................................................................................................................... 21


2.6.3. Dados Fiscais ...................................................................................................................................... 23

2.6.4. Dados Comerciais ............................................................................................................................... 25

2.6.5. Produtos (Fornecedor) ....................................................................................................................... 25

2.7. Produtos e Serviços .................................................................................................................................... 26

2.7.1. Produto/Serviço ................................................................................................................................. 27

2.7.2. Impostos ............................................................................................................................................. 29

2.7.3. Departamento .................................................................................................................................... 30

2.7.4. Fornecedor ......................................................................................................................................... 31

2.7.5. KIT ....................................................................................................................................................... 31

3. Importação de XML de NF-e .............................................................................................................................. 34

3.1. Cadastro do produto do fornecedor .......................................................................................................... 34

3.2. Importação de XML de NF-e ....................................................................................................................... 35

1 |Adventist Commercial System – ACS

|6 de novembro de 2013


4. Abreviações, Siglas e Expressões. ...................................................................................................................... 40




1. INTRODUÇÃO

Observando o cenário comercial brasileiro recente pode-se notar que a grande quantidade de novas obrigações ou de alterações legais têm trazido algumas dificuldades para o gerenciamento contábil-tributário de muitas empresas. Evidentemente, muitas dessas alterações têm trazido ganhos às empresas principalmente relacionados a seus controles e a unificação de algumas obrigações acessórias que trouxeram também uma melhora considerável na busca por qualidade nas informações.

Este cenário faz com que o ganho de conhecimento necessite ser diário e o acompanhamento seja ainda mais eficaz do que sempre foi. Evidentemente que isto só traz benefícios às entidades que mudarem suas estratégias internas buscando melhorar seus processos e investir em seus funcionários, mas, mesmo assim, o caminho da mudança sempre possui alguns obstáculos que precisam ser vencidos.

Para auxiliar principalmente as entidades comerciais da Igreja Adventista do Sétimo Dia no Brasil, surgiu o Adventist Commercial System – ACS que agrega toda essa nova realidade e auxilia no novo gerenciamento das informações comerciais. A cada dia, novos processos são melhorados neste software buscando minimizar os impactos ao usuário em suas operações diárias. Seja na geração de informações para agentes externos ou internos, o ACS é desenvolvido com esforço e dedicação com o principal objetivo de auxiliar no cumprimento da missão principal da Igreja Adventista do Sétimo Dia que é levar ao conhecimento do mundo, o amor imensurável de Jesus.

Evidentemente que todo esforço realizado no desenvolvimento do aplicativo não minimiza a necessidade contínua de atualização e busca de conhecimento por parte dos usuários do sistema, pois a manipulação dele depende inteiramente do conhecimento teórico e prático do negócio em que ele está inserido.

Em meio a isso, este documento surge como mais um meio de auxiliar na utilização do software buscando sanar possíveis dúvidas do dia a dia assim como fornecer informações suficientes para que, após ter o conhecimento amplo deste manual e do negócio, qualquer usuário consiga realizar as operações essenciais para seu dia a dia.




2. CADASTROS

Os cadastros são a ferramenta principal de utilização do software. Todas as operações realizadas no software tem alguma interação com ao menos um tipo de cadastro. É extremamente importante zelar pelas informações adicionadas ao software, pois cadastros bem elaborados e bem gerenciados auxiliam muito no dia a dia dos usuários e evitam grande parte das dificuldades que poderão ocorrer posteriormente.

2.1. Entidade A tela de cadastro de entidades (Figura 01) é onde cadastramos as entidades legais que utilizarão o ACS

no banco de dados determinado. Você pode acessar a tela em REGISTROS – CADASTRO DE ENTIDADE ou através do atalho conforme imagens abaixo:

Ao ser realizada a implantação do software, a entidade será configurada e recomenda-se que não sejam feitas alterações posteriores a menos que haja real necessidade para tal. As observações referentes a cada campo serão dispostas abaixo de acordo com a disposição da tela.

Figura 01

Figura 02




2.1.1. Dados Gerais CÓDIGO: Este campo deve ser preenchido com o código numérico da entidade definido pela entidade

superior e utilizado na contabilidade para calculo do balanço. Desta forma, a informação inserida neste campo será utilizada, posteriormente, para exportação dos movimentos diários para a entidade contábil. Em muitos casos, existem duas entidades contábeis utilizando os mesmos dados fiscais, ou seja, com o mesmo CNPJ e Inscrição Estadual. Nestes casos, utiliza-se uma barra (“/”) seguida por um código numérico que deve conter no máximo três dígitos para diferenciar as entidades. Exemplo:

Entidade Código Contábil Serviço Educacional Lar e Saúde A 1234/123 Serviço Educacional Lar e Saúde B 1234/124

NOME (FANTASIA): Deve ser preenchido com a mesma descrição que consta no cadastro da entidade junto à Receita Federal do Brasil - RFB. Para saber como está o cadastro da entidade junto a RFB, acesse o site http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp e realize a consulta utilizando o CNPJ da entidade.

STATUS: Para que seja possível a manipulação de dados em uma entidade é necessário que o STATUS da mesma esteja ATIVO. Caso seja necessário inativar uma entidade deve-se solicitar acompanhamento do suporte ao ACS.

CONTA CORRENTE: Subconta contábil da entidade no plano de contas do sistema contábil. Será utilizada para contabilização. Em geral, é semelhante ao CÓDIGO.

RAZÃO SOCIAL: Deve ser preenchido com a mesma descrição que consta no cadastro da entidade junto à Receita Federal do Brasil - RFB. Para saber como está o cadastro da entidade junto a RFB, acesse o site http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp e realize a consulta utilizando o CNPJ da entidade.

CNPJ: O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é um número único fornecido pela RFB que tem por objetivo identificar uma pessoa jurídica ou outros arranjos jurídicos (condomínio, por exemplo) sendo obrigatório para operação em território brasileiro. Possui uma sequencia lógica que é verificada pelo software a cada inserção e deve ser o mesmo da entidade denominacional para onde a movimentação será contabilizada.

INSCRIÇÃO ESTADUAL: Imprescindível para operações de compra e venda de mercadorias é o registro do contribuinte do ICMS junto a Receita Estadual. Possui uma regra de validação que é conferida pelo software a cada inserção. Visto que cada unidade federativa possui sua regra de validação, é necessário que sejam preenchidos os dados referentes ao endereço para que o software realize o procedimento. Em virtude disso, a cada novo cadastro o campo é preenchido automaticamente com a expressão ISENTO a fim de que seja alterado, caso necessário, após a inserção da informação necessária para validação. Caso a entidade tenha características comerciais, a informação é obrigatória uma vez que somente empresas com esta inscrição podem realizar estes tipos de operação.



http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaJuridica/CNPJ/cnpjreva/Cnpjreva_Solicitacao.asp



Observação: Caso haja mais de uma entidade com o mesmo CNPJ e Inscrição estadual cadastrados no

banco de dados, as informações fiscais são unificadas e são gerados relatórios fiscais únicos para ambas as entidades.

INSCRIÇÃO MUNICIPAL: Registro da pessoa jurídica junto a Receita Estadual. Informação não obrigatória, mas que deve ser informada sempre que o dado existir.

CONTATO FISCAL: Contador cadastrado na Secretaria de Fazenda do estado onde a entidade está localizada como responsável pela escrituração fiscal da entidade. Nem sempre é a mesma pessoa que calcula o balanço denominacional. É importante mante o dado atualizado no software e na SEAZ sempre que houver mudança de responsável. Para saber mais detalhes sobre o responsável, consulte a secretaria de fazenda do seu estado.

NÚMERO CRC: Número do registro do contador responsável pela escrituração fiscal da entidade junto ao Conselho Regional de Contabilidade do estado onde a entidade está situada.

CPF:O Cadastro Nacional de Pessoa Física é o número do registro da pessoa com nacionalidade brasileira junto a RFB. Deve-se informar o número do documento do contador responsável pela escrituração fiscal da entidade.

DIRETOR FINANCEIRO: Nome do responsável legal pela entidade junto à receita estadual. Deve ser o mesmo que consta no cadastro da entidade junto a SEFAZ e geralmente é o tesoureiro do campo. É importante mante o dado atualizado no software e na SEAZ sempre que houver mudança de responsável. Para saber mais detalhes sobre o responsável, consulte a secretaria de fazenda do seu estado.

CPF: Deve-se informar o número do documento do responsável legal da entidade junto a SEFAZ.

OBSERVAÇÃO EM NOTA FISCAL: Para as entidades comerciais é possível inserir uma mensagem padrão a ser impressa em todas as notas fiscais emitidas. Para isso, a mensagem deve ser informada neste campo não devendo conter caracteres especiais em sua composição.

PERFIL: Define as características da entidade para utilização do software. Deve ser selecionado de acordo com as características legais e denominacionais da entidade. Toda alteração deve ser realizada com o apoio do suporte ao software.

Loja: Habilita Módulo Fiscal, incluindo operações de venda por cupom fiscal.

Colportagem: Habilita Módulo Fiscal, exceto operações de venda por cupom fiscal. Agrega opção de vendas à missionários de sustento próprio.

Almoxarifado: Disponibiliza saída de mercadorias por requisição de materiais.

É possível que outras configurações precisem ser realizadas para que as opções acima se tornem funcionais.




Após o preenchimento dos primeiros dados relacionados acima, é necessário inserir algumas informações

comerciais da entidade. Isso deverá ser feito na aba INFORMAÇÕES ADICIONAIS. Qualquer interação com as demais abas desta tela deve ser feita com acompanhamento do suporte ao software.

2.1.2. Informações Adicionais ENDEREÇO: É permitida a inserção de apenas um endereço para a entidade e o TIPO DE ENDEREÇO

selecionado deve ser o COMERCIAL tendo o campo PADRÃO habilitado. Os dados inseridos nos campos seguintes devem ser os mais claros e precisos possíveis uma vez que eles serão utilizados em diversas operações do sistema, incluindo as operações que interagem com o módulo fiscal. Não há dados especiais a serem informados nos campos ENDEREÇO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CEP que necessitem ser informados. Para os campos Número e Cidade é necessário fazer as seguintes considerações:

Número: Este campo deve ser preenchido com caracteres exclusivamente numéricos e não deve ficar em branco para entidades que emitam Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Cidade: Este campo não é de preenchimento livre. É necessário escolher uma dentre as cidades cadastradas no software. A base de dados é proveniente do último CENSO realizado pelo IBGE. Caso uma nova cidade tenha surgido e seu nome não apareça nesta relação, informe ao suporte sua necessidade junto com o código disponibilizado pelo órgão citado.

CONTATOS

TELEFONE: É importante o correto cadastro das informações de contato telefônico, pois as mesmas podem ser disponibilizadas aos poderes públicos por declarações fiscais sempre que solicitado. O campo INFORMAÇÕES existe para que algum dado importante referente a este contato seja informado, não sendo utilizado pelo módulo fiscal. Vale lembrar que deve haver ao menos um contato telefônico padrão para a entidade, pois ele será utilizado pelo módulo fiscal.

E-MAIL: Dado extremamente importante para entidades que emitam notas fiscais eletrônicas. Esta informação será utilizada para a transmissão da NF-e sempre que ela for emitida. Além do tipo de e-mail e a opção PADRÃO habilitada é muito importante que os campos E-MAIL e SENHA ENVIO NF-E estejam preenchidos conforme abaixo:

E-mail: Para nossas entidades denominacionais, o e-mail informado deve ser o mesmo criado pelo departamento de conectividade. Não se deve utilizar em hipótese nenhuma, e-mails particulares. Assim, deve seguir a seguinte lógica: [email protected].

Senha Envio NF-e: deve ser informado pelo usuário manualmente sendo que a senha será substituída visualmente pelos caracteres ####### a fim de manter segurança da informação.

Além dessas informações, deve-se entrar em contato com o suporte do software para que o SMTP de envio de e-mails possa ser cadastrado nas configurações do aplicativo a fim de habilitar o envio de e-mails automáticos com as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas.



mailto:[email protected]


É possível ainda, inserir um logo da entidade nesta tela para que os relatórios possam ser exibidos com

uma característica pessoal da entidade.




2.2. Equipe

A equipe é utilizada principalmente pelas entidades com perfil COLPORTAGEM para o agrupamento dos colportores evangelistas com características semelhantes em equipes. O cadastro da equipe auxilia na definição do centro de custo contábil a ser utilizado no momento da exportação de dados para o sistema contábil. A tela para manutenção pode ser acessada pelo caminho REGISTROS – CADASTRO DE ENTIDADE ou pelo atalho conforme imagem abaixo:

CÓDIGO: Campo liberado para edição pelo usuário. Caso ele não insira um código da sua preferência, o software preencherá o campo com o próximo número da sequencia disponível.

NOME: Deve-se informar o nome da equipe criada.

CENTRO DE CUSTO: Centro de custo contábil onde a movimentação da equipe será contabilizada. Existem outros parâmetros a serem definidos que podem interferir na contabilização nos centros de custo.

STATUS: Deve estar ativo sempre que uma equipe ainda seja utilizada. Vale lembrar que caso a equipe seja inativada é importante alterar o cadastro dos clientes relacionados a ela.

CÓDIGO E NOME: Logo abaixo das informações da equipe, há uma lista com o código e o nome das pessoas que estão relacionadas a ela.

Figura 03

Figura 04




2.3. Departamento

Os departamentos, no ACS, têm basicamente dois objetivos. O primeiro deles é dar o primeiro passo para que um inventário seja disponibilizado. Em sua grande maioria, os inventários possuem os nomes:

- ESTOQUE - DIDÁTICOS E UNIFORMES - ALMOXARIFADO

Além disso, também é na tela de departamentos onde são cadastrados os departamentos que poderão receber débitos de compras nas lojas pela opção de pagamento C/C DEPARTAMENTO.

Você pode acessar a tela de departamento pelo caminho REGISTROS – CADASTRO DE DEPARTAMENTOS ou pelo atalho conforme imagem abaixo:

CÓDIGO: Campo liberado para edição pelo usuário. Caso ele não insira um código da sua preferência, o software preencherá o campo com o próximo número da sequencia disponível.

NOME: Deve-se informar o nome do departamento criado.

CONTA CORRENTE: Código contábil a ser utilizado nas contabilizações das contas de estoque, caso o parâmetro da contabilização assim informe e não tenha sido especificado um centro de custo específico para a entidade conforme veremos abaixo.

STATUS: Deve estar ativo sempre que um departamento ainda seja utilizado. Vale lembrar que caso um departamento que esteja relacionado a um inventário (ex.: ESTOQUE) seja inativado, outras opções do aplicativo ficarão indisponíveis.

ENTIDADES RELACIONADAS:

Sempre que um departamento estiver disponibilizando um inventário e alguma entidade desejar fazer uso do mesmo, é necessário relacionar a entidade ao departamento.

Figura 05

Figura 06




ENTIDADE: Deve-se informar, manualmente, a entidade que está relacionada ao departamento e fará uso

do seu inventário.

CENTRO DE CUSTOS: Específico para a entidade, caso haja necessidade. Caso não seja informado, seguirá outros parâmetros a serem definidos na etapa de contabilização, ou geral do departamento como descrito no item CONTA CORRENTE.

USA ECF: Caso seja marcada a opção, para a entidade selecionada o inventário deste departamento aceitará baixas por CUPOM FISCAL permitindo integração com o módulo PAF.




2.4. Pessoa Física

Grande parte das pessoas que irão interagir com o software são cadastradas nesta tela. Devem ser cadastradas APENAS pessoas físicas com cadastro na RFB que irão interagir com o software. Você poderá acessá-la em REGISTROS – CADASTRO DE PESSOA FÍSICA ou através do atalho conforme imagem abaixo:

2.4.1. Dados Gerais CÓDIGO: Código da pessoa física disponibilizado automaticamente pelo software de acordo com uma

sequencia numérica. Campo inacessível ao usuário.

NOME: Nome da pessoa a ser cadastrada tal como consta em sua documentação legal.

Figura 08

Figura 07




CPF: Número do registro da pessoa física junto à RFB devendo ser informado para todos as pessoas

físicas, obrigatoriamente sendo que, antes de inserir a informação, é importante a validação do dado pelo site da RFB.

http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/CPF/CadastroPF.htm

RG: Número do registro da pessoa física junto a unidade federada. Campo não obrigatório.

CONTA CORRENTE: Subconta contábil da pessoa física no plano de contas do sistema contábil que será utilizada para contabilização da movimentação no ACS.

DATA ADMISSÃO: Para Colportores Evangelistas, é a data de ingresso na Colportagem.

DT. DE NASCIMENTO: Inserir a data de nascimento da pessoa física.

STATUS: Para que seja possível a utilização deste cadastro pelo aplicativo, é necessário que seu STATUS esteja ATIVO. Caso não deseje mais utilizá-lo, altere para INATIVO.

OBSERVAÇÃO EM NOTA FISCAL: Caso deseje informar uma mensagem específica a este cliente em suas notas fiscais, insira a mensagem neste campo.

2.4.2. Informações Adicionais ENDEREÇO: É permitida a inserção de apenas um endereço para a pessoa física tendo o campo PADRÃO

habilitado. Os dados inseridos nos campos seguintes devem ser os mais claros e precisos possíveis uma vez que eles serão utilizados em diversas operações do sistema, incluindo as operações que interagem com o módulo fiscal. Não há dados especiais a serem informados nos campos ENDEREÇO, COMPLEMENTO, BAIRRO, CEP que necessitem ser informados. Para os campos Número e Cidade é necessário fazer as seguintes considerações:


Cidade: Este campo não é de preenchimento livre. É necessário escolher uma dentre as cidades cadastradas no software. A base de dados é proveniente do censo demográfico realizado pelo IBGE no ano de 2010. Caso uma nova cidade tenha surgido e seu nome não apareça nesta relação, informe ao suporte sua necessidade junto com o código disponibilizado pelo órgão citado.

CONTATOS

TELEFONE: É importante o correto cadastro das informações de contato telefônico, pois as mesmas podem ser disponibilizadas aos poderes públicos por declarações fiscais sempre que solicitado. O campo INFORMAÇÕES existe para que algum dado importante referente a este contato seja informado, não sendo utilizado pelo módulo fiscal.

E-MAIL: Dado extremamente importante para entidades que emitam notas fiscais eletrônicas. Esta informação será utilizada para o envio da nota fiscal eletrônica ao cliente sempre que ela for emitida. Deve seguir o padrão da Figura 08.





2.4.3. Dados Fiscais

Nesta aba da tela de cadastro de pessoa física, definimos qual o papel da pessoa física cadastrada junto ao software e também quais dados serão utilizados no momento da emissão de uma nota fiscal.

Tipo de Registro

Aqui se define qual o papel desta pessoa física terá nas operações diárias. Automaticamente o sistema incluirá algumas opções que podem ser excluídas desde que não possuam relacionamento com outro registro qualquer, além da possibilidade de inserir novas características. Em geral, cada cadastro possuirá cinco tipos de registros, mas esse número pode aumentar conforme verificaremos abaixo:

PESSOA FÍSICA: Natureza da pessoa junto à RFB. Define documentos obrigatórios. Não pode ser excluído pelo usuário.

CLIENTE: Característica da pessoa no sistema. Define quais documentos são necessários. Não pode ser excluído pelo usuário.

LOCAL DE ENTREGA: É inserido automaticamente, pois em geral, o local de entrega da mercadoria é o mesmo do endereço do cliente. Caso o local de entrega da mercadoria não seja o mesmo que o endereço do cliente pode ser feita a alteração para o endereço cadastrado para algum cliente em DADOS PARA NOTA FISCAL como veremos a seguir. É importante verificar a legislação estadual para este tipo de operação.

LOCAL DE PAGAMENTO: É inserido automaticamente, pois em geral, o local de pagamento da mercadoria é o mesmo do endereço do cliente. Tem como objetivo o envio de documentos comerciais a um local diferente do local de entrega da mercadoria caso a opção esteja disponibilizada. Entretanto, como não trabalhamos com duplicatas, por exemplo, deve ser o próprio cliente.

TRANSPORTADOR: É inserido automaticamente, pois em geral, o próprio cliente é responsável pelo transporte de sua mercadoria. Caso este cliente não transporte sua própria mercadoria, em DADOS PARA NOTA FISCAL esta opção deve ser alterada como veremos a seguir.

Observação: Com exceção da opção PESSOA FÍSICA os outros dados podem ser excluídos desde que não tenham sido utilizados pelo sistema em nenhum outro local, mesmo que na mesma tela, como por exemplo, em DADOS PARA NOTA FISCAL. Utilize o atalho CTRL + DEL para excluir.

COLPORTORES EVANGELISTAS:

CREDENCIAIS: No caso dos colportores evangelistas, as credenciais são definidas inserindo uma das opções disponibilizadas pelo software (colportor (aspirante), colportor estudante, colportor ocasional, colportor

Figura 09




licenciado e colportor credenciado). Caso seja necessário alterar a credencial de um colportor, pode-se excluir esta característica e incluir uma nova. Somente com uma dessas características é permitido o cadastro e a manutenção de Notas de Garantia para um cliente.

LIDER EQUIPE/COLPORTOR: Mais utilizado para colportores estudantes, o líder é o responsável por uma equipe de colportores.

Dados para Nota Fiscal

Para que uma nota fiscal seja emitida e devidamente contabilizada alguns dados são necessários. Alguns deles podem não ser o do próprio cliente/fornecedor e, por isso, é necessário que seja realizado o relacionamento entre os participantes. Sem este relacionamento, não é possível emitir um documento fiscal. São necessários sete dados para emissão de uma nota fiscal:

TIPO DE FRETE: Existem dois tipos de frete possíveis: o FOB e o CIF. Todos os documentos fiscais contam com ao menos uma das duas opções que devem ser selecionadas pelo usuário.

FOB: “Free on Board” (“livre a bordo”) é uma modalidade de repartição de responsabilidades onde o comprador é responsável por todos os custos de envio da mercadoria desde a transportadora até seu endereço de entrega.

CIF: “Cost, Insurance and Freight” (custo, seguro e frete) ao contrário do FOB, nesta modalidade os custos de envio da mercadoria até o endereço final são de responsabilidade do remetente.

LOCAL DE SAIDA: Inventário padrão de onde as mercadorias serão retiradas ao faturar ou efetivar o estoque de uma nota desta PF.

EQUIPE: Equipe a qual o cliente está relacionado. Caso a entidade não utilize a separação de clientes em equipes, utilizar uma equipe padrão.

LOCAL DE ENTREGA: Local de entrega da mercadoria. Em geral, utiliza-se o cadastro do próprio cliente. No entanto, caso o endereço de entrega não seja o mesmo, é necessário informar o local de entrega correspondente.

LOCAL DE PAGAMENTO: Conforme descrito acima, sua funcionalidade não está aplicada ao negócio atual e, por isso, deve ser o mesmo do cadastro.

Figura 10




TRANSPORTADOR: Empresa responsável pelo transporte da mercadoria ao cliente/fornecedor. Os dados

inseridos aqui podem ser alterados caso haja mudança de transportadora. Caso ele mesmo transporte sua mercadoria, insira o nome da pessoa física nesta opção.

LIDER EQUIPE/COLPORTOR: O líder da equipe de Colportagem. Para PF´s que não tenham este relacionamento, pode-se escolher como líder padrão a própria entidade.

2.4.4. Dados Comerciais São utilizados para o calculo automático da doação voluntária. É apenas um dos parâmetros necessários

para que este cálculo seja realizado.

Adicione a opção CONTRATO DE REPRESENTAÇÃO em Tipo de Contrato inserindo, em N. Contrato, o ano da realização deste cadastro e, em Data de Início, a data a partir da qual esses cálculos devem ser realizados. Após marcar a opção ATIVO, é necessário informar os detalhes da operação em CONTEÚDO DE CONTRATO. Para esta operação, em Item do Contrato, escolha a opção DÍZIMO informando a mesma Data Inicial informada anteriormente.

Em Valor insira a alíquota aplicada de e marque as opções PERCENTUAL e ARMAZENA.

Figura 11

Figura 12




2.5. Funcionário

O cadastro de funcionários é importante principalmente para o acesso ao software. Além disso, funcionários também podem ser clientes, por exemplo. Assim, o cadastro de funcionários é muito semelhante ao de pessoa física. Você poderá cadastrar um funcionário em REGISTROS – CADASTRO DE FUNCIONÁRIO.

2.5.1. Dados Gerais CÓDIGO: Código do funcionário disponibilizado automaticamente pelo software de acordo com uma


NOME: Nome do funcionário a ser cadastrado tal como consta em sua documentação legal.

CPF: Número do registro do funcionário junto à RFB devendo ser informado para todos os funcionários obrigatoriamente sendo que, antes de inserir a informação, é importante a validação do dado pelo site da RFB.


RG: Número do registro do funcionário junto à unidade federada. Campo não obrigatório.

Figura 14

Figura 13





CONTA CORRENTE: Subconta contábil do funcionário no plano de contas do sistema contábil que será

utilizada para contabilização da movimentação no ACS. Geralmente é o mesmo código de seu registro no sistema de Recursos Humanos

DATA ADMISSÃO: Data de ingresso na entidade.

DT. DE NASCIMENTO: Inserir a data de nascimento do funcionário.


OBSERVAÇÃO EM NOTA FISCAL: Caso deseje informar uma mensagem específica a este funcionário em suas notas fiscais, insira a mensagem neste campo.

2.5.2. Informações Adicionais ENDEREÇO: É permitida a inserção de apenas um endereço para o funcionário tendo o campo PADRÃO




CONTATOS

TELEFONE: É importante o correto cadastro das informações de contato telefônico, pois as mesmas podem ser disponibilizadas aos poderes públicos por declarações fiscais sempre que solicitado. O campo INFORMAÇÕES existe para que algum dado importante referente a este contato seja informado, não sendo utilizado pelo módulo fiscal.


2.5.3. Dados Fiscais Nesta aba da tela de cadastro de funcionário, definimos qual o papel do mesmo junto ao software e

também quais dados serão utilizados no momento da emissão de uma nota fiscal.




Tipo de Registro

Aqui se define qual o papel deste funcionário nas operações diárias. Automaticamente o sistema incluirá algumas opções que podem ser excluídas desde que não possuam relacionamento com outro registro qualquer, além da possibilidade de inserir novas características. Em geral, cada cadastro possuirá cinco tipos de registros, mas esse número pode aumentar conforme verificaremos abaixo:

PESSOA FÍSICA: Natureza da pessoa junto à RFB. Define documentos obrigatórios. Não pode ser excluído pelo usuário.





LIDER EQUIPE/COLPORTOR: Mais utilizado para colportores estudantes, o líder é o responsável por uma equipe de colportores.

Figura 15

Figura 16





Para que uma nota fiscal seja emitida e devidamente contabilizada alguns dados são necessários. Alguns deles podem não ser o do próprio funcionário e, por isso, é necessário que seja realizado o relacionamento entre os participantes. Sem este relacionamento, não é possível emitir um documento fiscal. São necessários sete dados para emissão de uma nota fiscal:





EQUIPE: Equipe a qual o funcionário está relacionado. Como esta característica não é comum ao funcionário, recomenda-se que a equipe SEDE para estes cadastros.

LOCAL DE ENTREGA: Local de entrega da mercadoria. Em geral, utiliza-se o cadastro do próprio funcionário. No entanto, caso o endereço de entrega não seja o mesmo, é necessário informar o local de entrega correspondente.


TRANSPORTADOR: Empresa responsável pelo transporte da mercadoria ao funcionário. Os dados inseridos aqui podem ser alterados caso haja mudança de transportadora. Caso ele mesmo transporte sua mercadoria, insira o nome do funcionário nesta opção.

LIDER EQUIPE/COLPORTOR: No caso do funcionário, inserir a entidade onde o funcionário está cadastrado. Dados Comerciais




2.6. Pessoa Jurídica

Grande parte das pessoas que irão interagir com o software são cadastradas nesta tela. Devem ser cadastradas APENAS pessoas físicas com cadastro na RFB que irão interagir com o software. Você poderá acessá-la em REGISTROS – CADASTRO DE PESSOA FÍSICA ou através do atalho conforme imagem abaixo:

2.6.1. Dados Gerais CÓDIGO: Código da pessoa jurídica disponibilizado automaticamente pelo software de acordo com uma


NOME: Nome da pessoa a ser cadastrada tal como consta em sua documentação legal.

Figura 18

Figura 17




CNPJ: Número do registro da pessoa jurídica junto à RFB devendo ser informado para todos as pessoas

jurídicas, obrigatoriamente, sendo que antes de inserir a informação, é importante a validação do dado pelo site da RFB.


INSCRIÇÃO ESTADUAL: Número do registro da pessoa jurídica junto à unidade federada. Embora o número da inscrição não seja obrigatório, este campo deverá estar preenchido, ao menos, com o termo “ISENTO”. Para preencher este campo com o número da inscrição, é necessário, primeiro, inserir os dados do endereço, pois é feita uma validação desta inscrição de acordo com o estado da pessoa jurídica.

INSCRIÇÃO MUNICIPAL: Número do registro da pessoa jurídica junto ao governo municipal. Campo não obrigatório.

CONTA CORRENTE: Subconta contábil da pessoa jurídica no plano de contas do sistema contábil que será utilizada para contabilização da movimentação no ACS.


SUFRAMA: Número do registro da pessoa jurídica junto a Superintendência da Zona Franca de Manaus.

CONTATO: Campo livre para edição que tem por objetivo informar a pessoa com quem se realizam os contatos desta pessoa jurídica.

OBSERVAÇÃO EM NOTA FISCAL: Caso deseje informar uma mensagem específica a este cliente em suas notas fiscais, insira a mensagem neste campo.

2.6.2. Informações Adicionais ENDEREÇO: É permitida a inserção de apenas um endereço para a pessoa jurídica tendo o campo PADRÃO




CONTATOS

TELEFONE: É importante o correto cadastro das informações de contato telefônico, pois as mesmas podem ser disponibilizadas aos poderes públicos por declarações fiscais sempre que solicitado. O campo





INFORMAÇÕES existe para que algum dado importante referente a este contato seja informado, não sendo utilizado pelo módulo fiscal.


2.6.3. Dados Fiscais Nesta aba da tela de cadastro de pessoa física, definimos qual o papel da pessoa física cadastrada junto

ao software e também quais dados serão utilizados no momento da emissão de uma nota fiscal.

Tipo de Registro

Aqui se define qual o papel desta pessoa física terá nas operações diárias. Automaticamente o sistema incluirá algumas opções que podem ser excluídas desde que não possuam relacionamento com outro registro qualquer, além da possibilidade de inserir novas características. Em geral, cada cadastro possuirá cinco tipos de registros, mas esse número pode aumentar conforme verificaremos abaixo:

PESSOA JURÍDICA: Natureza da pessoa junto à RFB. Define documentos obrigatórios. Não pode ser excluído pelo usuário.





Figura 19




FORNECEDOR: Característica da pessoa no sistema. Define quais documentos são necessários.

Observação: Com exceção da opção PESSOA JURÍDICA os outros dados podem ser excluídos desde que não tenham sido utilizados pelo sistema em nenhum outro local, mesmo que na mesma tela, como por exemplo, em DADOS PARA NOTA FISCAL. Utilize o atalho CTRL + DEL para excluir.


Para que uma nota fiscal seja emitida e devidamente contabilizada alguns dados são necessários. Alguns deles podem não ser o do próprio cliente/fornecedor e, por isso, é necessário que seja realizado o relacionamento entre os participantes. Sem este relacionamento, não é possível emitir um documento fiscal. São necessários sete dados para emissão de uma nota fiscal:





EQUIPE: Equipe a qual o cliente está relacionado. Caso a entidade não utilize a separação de clientes em equipes, utilizar uma equipe padrão.

LOCAL DE ENTREGA: Local de entrega da mercadoria. Em geral, utiliza-se o cadastro do próprio cliente. No entanto, caso o endereço de entrega não seja o mesmo, é necessário informar o local de entrega correspondente.


TRANSPORTADOR: Empresa responsável pelo transporte da mercadoria ao cliente/fornecedor. Os dados inseridos aqui podem ser alterados caso haja mudança de transportadora. Caso ele mesmo transporte sua mercadoria, insira o nome da pessoa física nesta opção.

Figura 20




LIDER EQUIPE/COLPORTOR: O líder da equipe de Colportagem. Para PJ´s que não tenham este

relacionamento, pode-se escolher como líder padrão a própria entidade.

2.6.4. Dados Comerciais Utilizado para cadastramento de contratos comerciais. Não sendo o foco do negócio, não há necessidade

de inserção de informações nesta aba.

2.6.5. Produtos (Fornecedor)

Caso a pessoa jurídica tenha a característica de FORNECEDOR, nesta aba será exibido um histórico das últimas compras realizadas desta pessoa jurídica, incluindo informações do produto, nota fiscal, data, quantidade e preço.

Figura 21




2.7. Produtos e Serviços

Tratando-se de um software comercial, é claro observarmos que todas as operações realizadas por ele terão, direta ou indiretamente, a participação de um produto ou serviço. O gerenciamento das informações aqui inseridas deve ser feito com muita prudência, pois a maior parte dos dados aqui inseridos é de característica fiscal sendo que, todos eles, possuem algum tipo de influência nas operações diárias.

As características de um produto não são definidas pelo adquirente, mas por um processo de cadastro efetuado pelo fabricante/criador do produto. Assim, é importante manter as características originais do produto ao efetuar o cadastro no aplicativo. Lembre que um cadastro não é somente gerido por regas internas, mas deve obedecer também regras estabelecidas por agentes externos, em especial os agentes públicos.

Vale ressaltar ainda que cadastros bem feitos auxiliam no gerenciamento das atividades diárias enquanto que aqueles realizados sem prudência irão gerar transtornos em operações futuras.

Você pode acessar a tela em REGISTROS – CUSTOS – PRODUTOS E SERVIÇOS.

Figura 22

Figura 23




2.7.1. Produto/Serviço

Uma vez cadastrado no banco, o produto estará disponível para todas as entidades. Porém, nem todas as características são únicas e, por isso, apenas as informações inseridas nesta aba são mantidas caso este produto seja utilizado em outras entidades. Da mesma forma, qualquer alteração de dados nesta aba irá interferir em todas as entidades.

CÓDIGO: Código do produto gerado automaticamente pelo software em ordem sequencial.

NOME: Descrição do produto como informado pelo fornecedor.

ATIVO: STATUS do produto junto ao software. Um produto só pode ser inativado caso não haja relacionamentos no software. Para que um produto não se torne mais disponível para movimentação em estoque, por exemplo, deve-se utilizar outra opção que será detalhada na aba DEPARTAMENTO.

CÓDIGO DE BARRAS: Código de Barras do produto definido pelo fornecedor obedecendo a características estabelecidas pelo EAN 13.

EAN: É um código de barras padrão internacional adotado por mais de cem organizações membros do GS1. Possui em sua constituição informações como o país onde o produto foi produzido.

NCM: Código composto por oito dígitos utilizado pelo Mercosul. É informado pelo fornecedor através do documento fiscal. É definido pelo fabricante de acordo com normas estabelecidas.

ASSINATURA: Caso marcada informa ao software que este produto é uma assinatura de periódicos e, entre outros aspectos que serão tratados posteriormente, informa ao sistema que não há controle de estoque deste produto.

BONIFICÁVEL: Característica do produto junto a Colportagem. Os produtos marcados com essa característica são dispostos em um relatório de vendas específico.

CÓDIGO FORNECEDOR: Código do produto junto ao fornecedor.

ÚLTIMO PREÇO COMPRA: Para assinaturas, o último preço de aquisição do periódico. Utilizado para contabilização do CMV.·.

CALCULA DÍZIMO: Caso este produto esteja na relação de produtos que geram doações voluntárias pelos colportores evangelistas, é necessário marcar esta opção.

% DÍZIMO: Percentual de doação voluntária a ser aplicada sobre o preço de venda da mercadoria.

KIT: É um agrupador de produtos que tem por objetivo facilitar as vendas de produtos agrupados. Será detalhado a seguir.

2.7.1.1. Detalhes Origem de Produto: Característica fiscal de define o local de aquisição do produto. Primeiro dígito

da CST informada nos itens dos documentos fiscais.

Nacional: Produto produzindo e adquirido no mercado interno. Código identificador: 0.




Estrangeira – Adquirida no mercado interno: Produzido em outro país, mas adquirido no

mercado interno. Código identificador: 1.

Estrangeira – Importação Direta: Produto Produzido em outro país e importado pela própria entidade.

Unidade de Medida: Unidade quantitativa que será utilizada para movimentação do item no estoque. Estão disponíveis as opções Quilo, Metro, Litro e Unidade sendo que a ultima não permite vendas fracionadas, ou seja, só são permitidos números inteiros (Ex. 1, 2,3...).

Grupo de Produto: Agrupamento de produtos de acordo com sua característica.

Destinação do Produto: Característica fiscal que define qual será a finalidade do produto. Estão disponíveis as opções Mercadoria para Revenda, Ativo Imobilizado e Material de Uso e Consumo.

2.7.1.2. Alteração Código Produto

Caso haja mais de um produto com o mesmo código, será exibida uma lista com os produtos inconsistentes. Neste caso, é permitida a alteração do código através desta ferramenta que alterará o código do cadastro do produto aberto na tela de PRODUTOS E SERVIÇOS para o próximo da sequência. Deve ser utilizado com extrema prudência sendo que a opção altera o código que é uma informação fiscal.

Figura 23




2.7.1.3. Verificação da Situação

Para verificar uma possível inconsistência do cadastro esta aba irá listar os dados marcando, se houver, a coluna inconsistência.

2.7.2. Impostos As características tributárias inseridas aqui se referem a suas operações, ou seja, serão utilizadas nas

operações onde o cálculo dos impostos é realizado pelo próprio software.

2.7.2.1. Impostos Devem ser informados todos os tributos incidentes sobre as operações com este produto. São 4 os

impostos a serem informados sendo que há variação de alíquota entre eles de acordo com a legislação vigente.

Figura 23

Figura 24




Acima da grid onde serão informados os impostos, há botões de ação que seguem a seguinte ordem:

INCLUIR, EXCLUIR, SALVAR, CANCELAR, FILTRAR ATIVOS.

Taxas: Deve-se inserir o imposto relativo as operações sendo que deve haver, obrigatoriamente, ao menos uma opção de ICMS, apenas uma de COFINS, IPI E PIS.

Data Inicial: Preenchida automaticamente com a data de cadastro dos impostos.

Data Final: Caso seja necessário desativar um produto, a data final deve ser informada.

Cupom Fiscal: A coluna deve ser marcada uma única vez apenas quando o imposto for ICMS e deve haver, obrigatoriamente, uma situação tributária para o estado onde a entidade está localizada.

2.7.2.2. Estado(s) com imposto(s) Deve ser informada neste campo a Situação tributária do imposto selecionado no campo IMPOSTOS. Para

o ICMS, que é um imposto estadual, é necessário informar a Situação Tributária referente a cada estado da federação com quem haverá relacionamento comercial.

2.7.2.3. CFOP Relação dos CFOPs habilitados para cada tipo de imposto. Pode-se excluir um CFOP que não deva ser

utilizado para determinado produto, ou incluir novos CFOPs disponibilizados.

2.7.3. Departamento Nesta aba são inseridas as informações relativas aos inventários para o produto selecionado.

2.7.3.1. Departamento(s) Assim como em outras telas, há botões de ação como se pode observar do lado esquerdo da tela abaixo

da expressão DEPARTAMENTO. Seguindo a ordem da esquerda para a direita, na primeira linha temos as opções

Figura 25




INCLUIR, EXCLUIR, SALVAR e CANCELAR. Na segunda linha as opções disponíveis são GERAR INVENTÁRIO e IMPRIMIR.

Para cadastrar um inventário para o produto é preciso inserir, primeiro, o nome do inventário a ser utilizado. Em geral, o inventário padrão utilizado é o denominado ESTOQUE como mostra a imagem acima. Depois de selecionada a opção estoque, pode-se definir níveis máximos e mínimos de estoque que serão mostrados em um relatório específico. A última coluna desta linha é que determina a possibilidade, ou não, deste produto ser utilizado nos documentos que façam interação com o estoque. Assim, inativando a coluna ESTOQUE o usuário está informando ao software que não deseja utilizar este produto nos controles de estoque deste momento em diante. Para a primeira utilização, deixe esta opção marcada, salve a linha e, então, clique no botão GERAR INVENTÁRIO. A partir deste momento o produto estará apto a ser utilizado pelo aplicativo.

2.7.3.2. Movimentação de Lote(s) e estoque (s). Esta grid demonstra a movimentação do produto no estoque. Nela são demonstrados os inventários que

são compostos por MMAAAA onde M é o mês do inventário e AAAA é o ano. Também se podem observar as notas fiscais de entrada no estoque deste produto que são destacadas por terem a coluna NF ENTRADA marcada. Para os documentos de saída, são demonstrados apenas valores totais e maiores detalhamentos são feitos através de relatório específico. Em virtude da possibilidade de uma grande quantidade de informações, foram disponibilizadas algumas opções de filtro que facilitam a visualização. São eles: Filtrar só valores mensais, NF de Devolução, NF que efetivaram estoque, A partir do mês (selecionar).

2.7.4. Fornecedor Esta aba da tela de Produtos/Serviços traz um histórico das aquisições deste produto.

Além do fornecedor, podem ser encontrados dados como a data de entrada da mercadoria no estoque, o número da nota fiscal, a quantidade e o preço pago pela mercadoria. Conforme novas notas entrem no estoque, esta lista é acrescida de novos dados.

2.7.5. KIT A existência do KIT é totalmente virtual, não possuindo inventário ou características tributárias, pois no

momento da operação, após o usuário informar as quantidades e o KIT, ele é substituído pelos produtos que o compõe. Desta forma o KIT não aparecerá em nenhum documento fiscal, bem como em nenhuma declaração pois seu objetivo único é agrupar produtos para facilitar o processo realizado pelo usuário.

Figura 25




Para o cadastro de um KIT não é preciso informar todos os dados constantes na tela de cadastro de produtos e serviços. Assim, estão destacados apenas os campos obrigatórios. Para mais informações sobre outros campos, verificar o cadastro de produtos e serviços.

Nome: Descrição do KIT definido pelo responsável.

Código de Barras: Fornecido automaticamente pelo software. Não precisa ser preenchido manualmente.

NCM: Por ser uma informação obrigatória para todos os cadastros, está disponível o código 00000000 para cadastros de KIT.

KIT: Opção deve ser marcada para habilitar a aba ITENS DO KIT e desabilitar as abas IMPOSTOS e DEPARTAMENTO.

2.7.5.1. Detalhes Por padrão recomenda-se a utilização do seguintes dados:

Origem do Produto: Nacional

Unidade de medida: 1 Unidade

Grupo de Produto: Didáticos

Destinação do Produto: Mercadoria para Revenda

Figura 26




2.7.5.2. Itens do KIT

Na aba ITENS DO KIT da tela de cadastro de produtos e serviços, são informados os itens que farão parte do kit que está sendo criado. Assim, o usuário deverá informar os seguintes dados:

Produto e serviço: Nome do produto que irá compor o KIT.

Quantidade: Unidades deste produto que irão compor este KIT.

Não Permite Alterar: Com esta coluna marcada, a quantidade definida no cadastro do kit será fixa independente da quantidade de kits selecionados na venda.

Exemplo

O usuário está realizando uma venda de três kits para o mesmo cliente. Os itens onde a coluna Não Permite Alterar não está marcada terão a quantidade definida no cadastro do kit multiplicada pela quantidade de kits vendidos pelo usuário. Para os produtos com a coluna Não Permite Alterar desmarcada, o software não fará esta multiplicação.

De acordo com a imagem acima, teríamos:

Manual de procedimentos DSA - 4 X 3 = 12

Teste - 1

Manual de Procedimentos - 2 X 3 = 6

Figura 27




3. Importação de XML de NF-e

Com o advento da Nota Fiscal Eletrônica tornou-se possível a importação de documentos fiscais pelos software´s facilitando o trabalho diário dos usuários. Evidentemente que esta nova facilidade não diminui em nada a necessidade de conferência dos documentos fiscais a fim de validar as informações constantes nestes documentos. Abaixo, estão as orientações para utilização da ferramenta de importação de XML no ACS.

3.1. Cadastro do produto do fornecedor Para que seja possível realizar a importação de XML é preciso fazer um relacionamento entre os produtos

dos fornecedores e os produtos da entidade. Para realizar este procedimento vá em FERRAMENTAS > CONTABILIDADE> CADASTRO PRODUTOS DE FORNECEDOR (Figura 28). Recomenda-se que este processo seja realizado pela Contabilidade.

Primeiro, deve-se selecionar o fornecedor (Seta Vermelha). Feita esta seleção o sistema apresentará, automaticamente todos os produtos cadastrados para este fornecedor na aba Cadastro (Seta Verde). A tabela de

Figura 29

Figura 28




produtos dos fornecedores abaixo já estão cadastradas no sistema necessitando, apenas, o relacionamento com o produto da entidade.

• Casa Publicadora Brasileira - CNPJ 44.194.660/0001-26 • Novo Tempo - CNPJ 01.385.423/0001-30 • Superbom - CNPJ 53.135.232/0001-13

Para realizar o relacionamento entre os produtos é preciso informar:

Código: Campo obrigatório onde deve ser informado o código do produto na tabela de produtos do fornecedor.

Código de Barras: Campo opcional onde deve ser informado o código de barras do produto. Esta informação pode ser encontrada, na maioria das vezes, na próprio produto.

Descrição do Fornecedor: Campo obrigatório onde deve ser informado o nome que o fornecedor atribuiu ao produto.

NCM: Campo opcional onde deve ser informado o código da Nomenclatura Comum do Mercosul. Esta informação pode ser encontrada na NF-e ou em seu XML.

Embalagem: Campo obrigatório onde deve ser informado o tipo de embalagem utilizado pelo fornecedor na nota fiscal. Caso o fornecedor envie, em seu documento fiscal, a mercadoria em Conjuntos (CJ), é preciso digitar esta unidade de medida. É importante que a abreviação da unidade de medida seja a mesma que consta na NF-e.

Quantidade: Campo obrigatório onde deve ser informada a quantidade de itens de cada embalagem. Pode-se observar vários exemplos na Figura 29 acima.

Relacionado ao Produto - ACS: Campo obrigatório onde deve ser informado a qual produto da entidade as informações anteriores se referem.

Ativo: Deve estar marcados para os produtos que poderão ser importados através do XML da NF-e. Caso um produto esteja configurado, mas inativo, o software não permitirá a importação do mesmo.

3.2. Importação de XML de NF-e A partir do momento em que os produtos estiverem relacionados ao fornecedor conforme orientação

acima, é possível realizar a importação do XML da NF-e do fornecedor.

Antes de realizar os procedimentos abaixo descritos é essencial que seja verificada a validade do documento fiscal através de uma consulta ao portal da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br). Verificada a validade do mesmo, deve-se, então, conferir se os dados informados pelo fornecedor estão corretos. Nesta análise, é importante verificar se os produtos solicitados são os mesmos que foram solicitados, se os preços, dados da entidade e dados fiscais estão corretos, entre outros aspectos. Caso a análise identifique que as informações não estão de acordo, NÃO IMPORTE O DOCUMENTO. Informe ao fornecedor e solicite a substituição do documento fiscal ou devolva a mercadoria.



http://www.nfe.fazenda.gov.br/


Vale ressaltar que algumas validações serão realizadas antes da importação do documento fiscal. Dentre

elas está a verificação do CNPJ da entidade com o CNPJ do cliente do documento fiscal. Esta verificação visa certificar-se de que apenas documentos emitidos para a entidade sejam importados.

Para realizar a importação do XML acesse a tela MOVIMENTAÇÃO> NOTA FISCAL DE ENTRADA e preencha as informações abaixo.

A tela abrirá automaticamente na aba IMPORTAÇÃO NF-e (seta vermelha) conforme pode-se observar na Figura 31.

Fornecedor: Informar qual o fornecedor emissor da NF-e (Seta Verde). Será feita uma validação para certificar-se de que o CNPJ do emissor da NF-e é o mesmo do fornecedor selecionado pelo usuário.

Estoque: Informar qual o estoque será movimentado com a entrada do documento (Seta Azul).

Figura 30

Figura 31




Seguidos estes passos deve-se clicar na opção LER ARQUIVO (Seta Amarela – Figura 31). Uma tela será

exibida onde o usuário deverá selecionar o XML a ser importado.

Uma vez identificado o XML, o software efetuará a importação de acordo com os relacionamentos informados na tela de Cadastro de Produtos do Fornecedor. Caso haja alguma inconsistência, elas serão exibidas e precisarão ser corrigidas.

Corrigidas as divergências, clique novamente na opção LER ARQUIVO (Seta Amarela – Figura 31).

Os dados da NF-e serão exibidos na tela para conferência (Seta Vermelha – Figura 32). Caso os dados estejam corretos, clique no botão GERAR NFE (Seta Verde – Figura 32).

Figura 31

Figura 32




Após confirmar a geração do documento de entrada uma Nota Fiscal de Entrada será criada. As notas fiscais eletrônicas importadas apresentarão a mensagem NF-E IMPORTADA DO XML (Seta Vermelha – Figura 33). Após movimentar a NF-e em estoque (Seta Verde - Figura 33) será solicitada uma senha de autorização. Uma vez autorizado o procedimento, os produtos terão seu estoque movimentado.

Figura 32

Figura 33




Figura 33

Figura 34

Figura 35




4. Abreviações, Siglas e Expressões.

ACS Adventist Commercial System CNPJ Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica CPF Cadastro de Pessoa Física CRC Conselho Regional de Contabilidade IBGE Instituto Brasileiro de Geografia Estatística PF Pessoa Física PJ Pessoa Jurídica RFB Receita Federal do Brasil RG Registro Geral SEFAZ Secretaria de Fazenda SUFRAMA Superintendência da Zona Franca de Manaus GS1 Órgão internacional sem fins lucrativos com associados em mais de cem países

possuindo a cadeia de sistemas de normas mais utilizada no mundo (EAN). EAN Originalmente European Article Number renomeado para International Article

Number. NCM Nomenclatura Comum do Mercosul CMV Custo da Mercadoria Vendida



manual de procedimentos -...

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