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MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS

República Federativa do Brasil Luiz Inácio Lula da Silva Presidente da República Ministério do Meio Ambiente Marina Silva Ministra do Meio Ambiente Agência Nacional de Águas Diretoria Colegiada José Machado – Diretor-Presidente Benedito Braga Oscar de Moraes Cordeiro Netto Bruno Pagnoccheschi Dalvino Troccoli Franca Secretaria-Geral Mayui Vieira Guimarães Scafuto Secretária-Geral

MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE

AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS

MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E

ARQUIVOS

SECRETARIA-GERAL Brasília – DF

2007

© Agência Nacional de Águas – ANA Setor Policial - Área 5 – Quadra 3 – Blocos B, L e M CEP 70610-200 – Brasília – DF PABX (61) 2109-5400/ 2109-5252 Endereço eletrônico: http:\\ www.ana.gov.br Correio eletrônico: [email protected] Equipe Editorial Supervisão editorial: Andréia de Castro Costa Elaboração dos originais: Andréia de Castro Costa Revisão dos originais: Darlan Eterno Silvério de Sousa, Breno Bajo Dutra, Fabiane Fernandes Silva, Fernando Hubner e Márcia Rosa Teles Diniz. Todos os direitos reservados. É permitida a reprodução de dados e de informações contidos nesta publicação, desde que citada a fonte. Catalogação na fonte: CEDOC/Biblioteca

M294m Agência Nacional de Águas (Brasil)

Manual de gestão de documentos e arquivos. / Agência Nacional de

Águas, Secretaria-Geral, Centro de Documentação. Brasília: ANA, SGE, CEDOC,

2007.

56 p.

1. Arquivo. 2. Documentação. 3. Gestão. 4. Manual. I. Agência

Nacional de Águas (Brasil). II. Secretaria-Geral. III. Centro de

Documentação.

CDU 930.25 (035)

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ________________________________________________________ 7

Capítulo I - Centro de Documentação - CEDOC

1-DEFINIÇÃO E PROPÓSITO ______________________________________________ 10 1.1 - ESTRUTURA ________________________________________________________11 1.2 - COMPETÊNCIAS____________________________________________________ 12 1.2.1 CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO ______________________________________ 12 1.2.2 PROTOCOLO-GERAL _______________________________________________ 12 1.2.3 PROCESSAMENTO TÉCNICO ________________________________________ 12 1.2.4 ARQUIVOS SETORIAIS______________________________________________ 13 1.2.5 ARQUIVO CENTRAL________________________________________________ 13 1.2.6 BIBLIOTECA _______________________________________________________ 14

Capítulo II - Rotinas de Protocolo

2 – ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO_________________________________ 15 2.1 - RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS ________________ 15 2.1.1 - EXTERNAS _______________________________________________________ 15 2.1.2 - INTERNAS________________________________________________________ 15 2.2 - TRAMITAÇÃO______________________________________________________ 15 2.3 - DISTRIBUIÇÃO _____________________________________________________ 16 2.4 - PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS ________________________________ 16 2.5 - EMISSÃO DE VIAS __________________________________________________ 18 2.5.1 - VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS ___________________________________ 18 2.5.2 - SEGUNDA VIA ____________________________________________________ 18 2.6 - PROCESSO _________________________________________________________ 19 2.6.1 - PROCESSAMENTO ________________________________________________ 19 2.6.2 - FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO _______________________________________ 19 2.6.3- NUMERAÇÃO DE PEÇAS ___________________________________________ 21 2.6.3.1 - RENUMERAÇÃO DE PEÇAS_______________________________________ 22 2.6.4 RECEBIMENTO ____________________________________________________ 22 2.6.5 - DILIGÊNCIA ______________________________________________________ 23 2.6.6-TRAMITAÇÃO _____________________________________________________ 23 2.6.7 - DISTRIBUIÇÃO ___________________________________________________ 23 2.6.8 - JUNTADA ________________________________________________________ 24 2.6.8.1 - ANEXAÇÃO _____________________________________________________ 24 2.6.8.2 - APENSAÇÃO ____________________________________________________ 26 2.6.8.3 - DESAPENSAÇÃO ________________________________________________ 26 2.6.9 - ENCERRAMENTO DE VOLUME _____________________________________ 27 2.6.10 - ABERTURA DE NOVO VOLUME ___________________________________ 28 2.6.11- DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS _________________________________ 28 2.6.12 - DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS ___________________________________ 29 2.6.13 - RECONSTITUIÇÃO _______________________________________________ 30 2.6.14 - CONSIDERAÇÕES GERAIS ________________________________________ 31 2.6.15 - ARQUIVAMENTO DE PROCESSO __________________________________ 32

Capítulo III - Rotinas de Arquivo

3 - ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO ____________________________________ 33 3.1 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS __________________________________ 33 3.1.1OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO ____________________________________ 33 3.2 - ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS _________________________________ 34 3.2.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO ___________________________________ 35 3.3 - ATENDIMENTO ____________________________________________________ 35 3.3.1 CONSULTA A PROCESSOS __________________________________________ 35 3.3.2 - CONSULTA A DOCUMENTOS ______________________________________ 36 3.3.3 - FORNECIMENTO DE CÓPIAS _______________________________________ 36 3.4 - EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS_____________________________________ 37 3.5 - DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS_____________________________________ 37 3.5.1- ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ____________________________________ 38 3.5.2- GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS __________________________ 38 3.5.3 - ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS _____________________________________________________________ 38 3.5.3.1 - TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS ______________________________ 39

ANEXOS

GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO - GPD ___________________________ 40 MODELO DE CAPA DE PROCESSO_________________________________________41 MODELO DE FOLHA DE REFERÊNCIA_____________________________________ 43 MODELO DE RECIBO DE EMPRÉSTIMO ___________________________________ 44 MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS _______________ 45 MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL_____________________________________________________________ 46 MODELO DE PAPELETA PARA TRAMITAÇÃO INTERNA ____________________ 47 MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAÇÃO _______________________________ 48 GLOSSÁRIO ____________________________________________________________ 49 REFERÊNCIAS___________________________________ Erro! Indicador não definido.

SIGLAS

DC DIRETORIA COLEGIADA

AA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO

AG ÁREA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E CAPACITAÇÃO

AI ÁREA DE INFORMAÇÃO

AP ÁREA DE PROJETOS

AR ÁREA DE REGULAÇÃO

AUD AUDITORIA INTERNA

CGA COORDENAÇÃO - GERAL DAS ASSESSORIAS

• ASPAR ASSESSORIA PARLAMENTAR

• ASCOM ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

• ASINT ASSESSORIA INTERNACIONAL

• ASPLA ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO

COR CORREGEDORIA

GAB CHEFIA DE GABINETE

NHI NÚCLEO DE ESTUDOS HIDROLÓGICOS

SAF SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E GESTÃO DE PESSOAS

• GEGEP GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS

• GECON GERÊNCIA DE ORÇAMENTO, FINANÇAS, CONTRATOS E CONVÊNIOS

• GEEFI GERÊNCIA DE EXECUÇÃO FINANCEIRA

SAG SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO À GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS

• GERHI GERÊNCIA DE GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS

• GECAP GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO DO SISTEMA NACIONAL DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS

• GECOB GERÊNCIA DE COBRANÇA PELO USO DE RECURSOS HÍDRICOS

SAR SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DA REDE HIDROMETEOROLÓGICA

• GEFLUH GERÊNCIA DE REDES FLUVIOMÉTRICA E HIDROMETEOROLÓGICA

• GESEQ GERÊNCIA DE REDES SEDIMENTOMÉTRICA E DE QUALIDADE DA ÁGUA

• GAORH GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO DA REDE HIDROMETEREOLÓGICA

SGE SECRETARIA-GERAL

• CEDOC CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

SGI SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO

• GETEC GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

• GEGEO GERÊNCIA DE INFORMAÇÕES GEOGRÁFICAS

• GEAPS GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS E SISTEMAS

SIP SUPERINTENDÊNCIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS E PROJETOS

• GEAPR GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS • GEPRO GERÊNCIA TÉCNICA DE PROJETOS

• GESUB GERÊNCIA DE ÁGUAS SUBTERRÂNEAS

SOF SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAÇÃO

• GEOUT GERÊNCIA DE OUTORGA

• GEREG GERÊNCIA DE REGULAÇÃO

• GEFIS GERÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO

• GECAD GERÊNCIA DE CADASTRO

SPR SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS

• GELEV GERÊNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS

• GEPLA GERÊNCIA DE PLANOS DE RECURSOS HÍDRICOS

• GECRH GERÊNCIA DE CONJUNTURA DE RECURSOS HÍDRICOS

SUM SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS ,

• GEART GERÊNCIA DE ARTICULAÇÃO COM SETORES USUÁRIOS

• GEVEC GERÊNCIA DE EVENTOS CRÍTICOS

• GECAS GERÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLOS

PGE PROCURADORIA-GERAL

Manual de Gestão de Documentos e Arquivos

APRESENTAÇÃO

Este Manual constitui a terceira atualização das normas e procedimentos sobre gestão de

documentos na Agência Nacional de Águas, implantadas, inicialmente, em julho de 2002. As

atividades peculiares ao Centro de Documentação - CEDOC foram desmembradas, passando a

constituir o documento próprio denominado Manual de Funcionamento do Centro de Documentação.

Tal metodologia de trabalho, longe de ser a definitiva, pretende atender às necessidades

de gestão da informação na Agência, tendo em vista suas condições atuais. É preciso ter presente que

essas condições se encontram em constante processo de transformação, decorrente do amadurecimento

institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que buscam a

otimização das atividades da Agência.

No âmbito interno, a ANA alcançou um considerável nível de gestão de protocolo,

arquivo e biblioteca, desde a sua criação, passando da situação de possuir, em 2001, um único setor da

informação, denominado Protocolo-Geral, para um Centro de Documentação, em 2002, subordinado à

SGE, unidade de assessoramento à Diretoria Colegiada.

No âmbito externo, a Agência tem sido referência como Case de sucesso em

implantação da gestão documental para inúmeras instituições, transferindo conhecimento e experiência

para a administração pública e privada. O diferencial da Agência está na sua capacidade de prestação

de serviços, disponibilizando a informação como base à tomada de decisão, fazendo parte do dia-a-dia

dos dirigentes, especialistas e servidores em geral.

Ressalta-se como indispensável, para a implantação do modelo adotado, o apoio

participativo das unidades organizacionais, sempre com postura crítica construtiva e, principalmente,

com espírito pró-ativo.


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Capítulo I - Centro de Documentação - CEDOC

1 - DEFINIÇÃO E PROPÓSITO

O Centro de Documentação - CEDOC tem por finalidade a racionalização da produção

documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento, registro, produção,

expedição, tramitação, consulta, empréstimo, classificação, indexação, arquivamento, avaliação,

preservação do conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos

pela Agência Nacional de Águas - ANA, em decorrência do exercício de suas atividades, bem

como a aquisição, seleção, disponibilização e disseminação da produção bibliográfica de

interesse dos especialistas e do público em geral.

O CEDOC foi concebido como instrumento otimizador da informação, objetivando

dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funções,

visando ao apoio à tomada de decisões.


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1.1 - ESTRUTURA O CEDOC, unidade subordinada à Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os

Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentação - CEDOC e

administrativamente às suas respectivas unidades organizacionais.

Cabe a cada unidade organizacional a definição do espaço físico, dos recursos materiais

e profissionais necessários ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais.

PROCESSAMENTO

TÉCNICO

BIBLIOTECA

CENTRO DE

DOCUMENTAÇÃO –

CEDOC

ARQUIVO

CENTRAL

PROTOCOLO -

GERAL

ARQUIVOS

SETORIAIS


________________________________

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1.2 - COMPETÊNCIAS

1.2.1 Ao CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO, subordinado à Secretaria-Geral, compete:

1.2.1.1 gerir a política de documentação da ANA, garantindo a recuperação da

informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória;

1.2.1.2. normalizar os procedimentos de recebimento, registro, produção,

expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta, empréstimo,

digitalização e certificação digital de documentos de arquivo, bem como

os de aquisição, intercâmbio, tratamento, alimentação de base de dados,

empréstimo e avaliação de documentos bibliográficos;

1.2.1.3 executar as atividades pertinentes ao Protocolo-Geral, ao Processamento

Técnico, ao Arquivo Central e à Biblioteca; e

1.2.1.4 orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de

Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a

legislação vigente, especialmente com as normas do Conselho Nacional

de Arquivos – CONARQ, e presidir as Comissões Permanentes de

Avaliação de Documentos1 e de Documentos Sigilosos2.

1.2.2 Ao PROTOCOLO-GERAL compete:

1.2.2.1 receber os documentos encaminhados à ANA; 1.2.2.2 encaminhar os documentos de âmbito externo; 1.2.2.3 atender ao público.

1.2.3 Ao PROCESSAMENTO TÉCNICO compete:

1.2.3.1 cadastrar e fazer tramitar os documentos recebidos; 1.2.3.2 aplicar o Código de Classificação de Documentos aos documentos

recebidos;

1 O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD. 2 O Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, dispõe sobre a constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos – CPADS.


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1.2.3.3 promover a digitalização dos documentos passíveis de serem

digitalizados;

1.2.3.5 proceder à autuação dos processos; 1.2.3.6 atender aos usuários internos.

1.2.4 Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de

Documentação e administrativamente às suas unidades organizacionais, compete:

1.2.4.1 fazer tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e

recebidos das demais;

1.2.4.2 aplicar o Código de Classificação de Documentos aos documentos

produzidos pela sua UORG;

1.2.4.3 arquivar os documentos; 1.2.4.4 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos aos documentos

produzidos pela sua UORG;

1.2.4.5 transferir documentos ao Arquivo Central; 1.2.4.6 atender às solicitações de empréstimo e consulta aos documentos sob sua

guarda.

1.2.5 Ao ARQUIVO CENTRAL compete:

1.2.5.1 preservar o acervo arquivístico produzido e recebido no desenvolvimento

das funções e atividades da ANA;

1.2.5.2 manter o intercâmbio com as unidades organizacionais, visando à

integração e uniformização das atividades;

1.2.5.3 eliminar os documentos após a aprovação da lista de eliminação pela

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e do Arquivo

Nacional;

1.2.5.4 receber os documentos transferidos ao Arquivo Central;


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1.2.5.5 atender às solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob

sua guarda;

1.2.5.6 prestar assistência técnica aos Arquivos Setoriais para classificação,

eliminação e transferência de documentos.

1.2.6 À BIBLIOTECA compete:

1.2.6.1 planejar, coordenar e avaliar as atividades de organização, tratamento e

alimentação de base de dados, relativas aos acervos bibliográficos e de

multimeios;

1.2.6.2 adquirir, controlar e manter os documentos bibliográficos e multimeios,

tornando-os disponíveis a consultas;

1.2.6.3 catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e

distribuir o material bibliográfico e multimeios;

1.2.6.4 definir critérios de avaliação do acervo bibliográfico armazenado; 1.2.6.5 divulgar os produtos disponíveis e serviços prestados pela Biblioteca; 1.2.6.6 tratar e sistematizar a legislação de interesse do órgão, mantendo a sua

permanente atualização;

1.2.6.7 promover a comutação bibliográfica com instituições nacionais e

estrangeiras; 1.2.6.8 realizar pesquisas e compilar bibliografias.


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Capítulo II - Rotinas de Protocolo

2 – ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO 2.1 - RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS

2.1.1 - EXTERNAS

Toda correspondência de âmbito externo destinada à ANA será recebida e registrada,

em sistema informatizado, pelo Protocolo-Geral.

2.1.2 - INTERNAS Toda correspondência de âmbito interno será recebida, fisicamente e em sistema

informatizado, pela UORG destinatária.

Antes de receber, fisicamente, um documento, o destinatário deverá verificar:

a) se está cadastrado e com tramitação em sistema. Caso contrário, deve-se solicitar

ao Arquivo Setorial de origem seu cadastramento e tramitação;

b) se a tramitação física coincide com a tramitação eletrônica;

c) o despacho, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do

documento tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para

autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc;

d) se o documento está datado.

2.2 - TRAMITAÇÃO

Entende-se por tramitação a movimentação de um documento de uma unidade

organizacional para outra.

Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no

Protocolo-Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-

feiras, véspera de feriados e pontos facultativos.

Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo

VEDADA a tramitação informal.

A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última

unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação

no sistema informatizado.


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Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos

responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição

dentro das unidades organizacionais.

Ao fazer tramitar um documento, o remetente deverá proceder da seguinte forma:

a) indicar, física e eletronicamente, a unidade para a qual o documento está sendo

remetido;

b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razões do

encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para empenhar, para

arquivar, para consulta etc;

c) informar a data da remessa.

2.3 - DISTRIBUIÇÃO Entende-se por distribuição a movimentação de um documento à pessoa física da

mesma unidade que decidirá ou prestará informações sobre a matéria nele tratada.

Ao distribuir um documento, o remetente deverá proceder da seguinte forma:

a) indicar, física e eletronicamente, a pessoa para a qual o documento está sendo

remetido;

b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razões do

encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para

empenhar, para arquivar, para consulta etc;

c) informar a data da remessa.

2.4 - PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS

O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional será responsável pelo

cadastramento, em sistema informatizado, de correspondências a serem tramitadas e expedidas.

O controle da numeração para cada tipo de correspondência será fornecido

automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados será efetuado, de forma

descentralizada, em cada unidade organizacional. A numeração das correspondências deverá ser

seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano.

Cabe ao Arquivo Setorial a execução das seguintes rotinas, antes de fazer tramitar

um documento:

a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal

competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de Atos

Oficiais, providenciando qualquer correção necessária;


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b) verificar se não faltam folhas ou anexos;

c) cadastrar a correspondência assinada no Sistema;

d) emitir a Ficha de Acompanhamento de Documentos - FAD; e

e) fazer tramitar a correspondência para UORG destinatária.

Cabe ao Arquivo Setorial a execução das seguintes rotinas, antes de fazer tramitar

um documento ao Protocolo-Geral para expedição:

a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal

competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de

Atos Oficiais, providenciando qualquer correção necessária;

b) verificar se não faltam folhas ou anexos;

c) cadastrar a correspondência assinada no Sistema;

d) providenciar cópia(s) quando necessário;

e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondência;

f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondência, por exemplo,

SEDEX, AR etc;

g) emitir a etiqueta de endereçamento;

h) fazer tramitar a correspondência para o Protocolo-Geral providenciar sua

expedição;

i) arquivar uma cópia da correspondência juntamente com o documento que lhe deu

origem (se houver).

Os envelopes das correspondências oficiais, a serem expedidas, deverão conter:

Remetente

Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP

Espécie, nº e Ano

Destinatário

Pronome de tratamento Nome Cargo ou função Unidade Órgão Endereço Cidade-CEP


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2.5 - EMISSÃO DE VIAS

2.5.1 - VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS

São documentos cujo conteúdo implica obrigações recíprocas, tais como tratados,

acordos, ajustes, contratos e convênios, ou ordens com igual peso jurídico e administrativo,

dirigidos a várias repartições dependentes do mesmo comando. Todos são originais, já que

contêm todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenças acessórias, como no caso de

diferentes destinatários. Terão vias (ou originais múltiplos) os tipos de documentos abaixo:

• Acordo de Cooperação;

• Auto de Infração;

• Circular;

• Comunicação Interna;

• Contrato;

• Convênio;

• Ofício Circular.

As cópias não devem ser confundidas com as vias, estas se destinam a ações jurídicas

ou administrativas simultâneas. Já aquelas constituem a reprodução de um documento

formalmente idêntico a um original. Sua finalidade pode ser: a) reproduzir originais existentes e

b) substituir originais desaparecidos.

2.5.2 - SEGUNDA VIA É a via recuperada do documento perdido ou extraviado. Caso ocorra o extravio do

documento original, poderá ser emitida uma segunda via, conforme os procedimentos a seguir:

a) cadastramento da 2ª via do original extraviado, com novo número de ordem, no

sistema informatizado de gestão de documentos;

b) impressão da Ficha de Acompanhamento de Documentos – FAD.

Deverá ser registrada em “Comentários”, no sistema informatizado de documentos, a

ocorrência, citando o número do documento extraviado e o atual.

A via poderá ter cópia, cujo carimbo de “Confere com o Original” dá validade a esta,

desde que o original tenha sido expedido ou extraviado.


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2.6 - PROCESSO

2.6.1 - PROCESSAMENTO Somente o Processamento Técnico poderá proceder à formação, anexação, apensação,

desapensação, renumeração de peça, encerramento, abertura de volume, desentranhamento de

peças, desmembramento de peças e reconstituição de processos. Tais procedimentos ocorrerão

mediante solicitação do interessado por meio da Guia de Providência de Documentos – GPD.

2.6.2 - FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO

É a abertura do processo, formalizada pela Guia de Providência de Documentos – GPD, a

partir de documentos relativos:

a) à defesa e à declarações de direitos;

b) às obrigações assumidas em decorrência de contratos e acordos administrativos;

c) aos registros administrativos e funcionais;

d) às operações contábil-financeiras;

e) às provas em juízo ou fora dele; e

f) aos conteúdos que exijam estudo mais aprofundado, requerendo pareceres

técnicos, despachos e anexos, dentre outros.

Devem-se observar, também, as orientações contidas na Resolução nº 270, de 14 de

julho de 2003, e na Instrução Normativa nº 1, de 16 de outubro de 2001, da Procuradoria-Geral.

Cópia de documento, para autuação de processo, será aceita desde que:

a) autenticada por cartório;

b) contiver carimbo com a expressão “CONFERE COM O ORIGINAL”, fornecido

por servidor da ANA.

Carimbo – Confere com o Original

Os processos deverão ser formados com capa branca e a forma de apresentação deverá

ser em folha dupla.

As rotinas para formação de processo são:

Confere com Original

Assinatura


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INTERESSADO

a) preencher o formulário denominado “Guia de Providência de Documentos -

GPD”;

b) dispor os documentos na ordem em que comporão o processo;

c) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico.

PROCESSAMENTO TÉCNICO

a) receber a documentação;

b) verificar a existência de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo

assunto, avaliar, juntamente com o autor da GPD, a pertinência de anexação dos

documentos ao processo já existente;

c) prender a capa, juntamente com toda a documentação, com prendedor plástico,

obedecendo à ordem cronológica, do mais antigo para o mais recente, isto é, os

mais antigos serão colocados em primeiro lugar e os documentos recentes virão

logo em seguida;

d) registrar, na capa e na primeira peça do processo, o respectivo número, órgão de

origem, interessado e assunto;

e) carimbar e numerar as folhas. O carimbo deverá conter a unidade, instituição,

número de folha, número do processo e rubrica do servidor que estiver numerando

o processo na parte superior direita, sempre que possível;

f) carimbar o verso da última folha do processo com o carimbo “Conferido”;

g) localizar cada documento que compõe o processo no Sistema e efetuar a interface

com o processo formado;

h) digitalizar o processo, se cabível;

i) identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhamento.

O processo classificado como sigiloso deverá tramitar dentro de envelope lacrado

contendo o número do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo.

O número do processo deverá ser colocado, obrigatoriamente, na capa e na primeira

peça do processo.

O envelope que encaminha a correspondência não será peça do processo, devendo ser

descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente e ao

código emitido pelos Correios. Exceção para os casos em que o envelope servir para

comprovação de fatos.


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2.6.3 - NUMERAÇÃO DE PEÇAS As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser

utilizado carimbo próprio, conforme modelo abaixo, aposto, sempre que possível, no canto

superior direito da página, recebendo a primeira folha o número 1.

A numeração das folhas iniciais será efetuada no Processamento Técnico quando da

formação do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelas unidades / servidores que as

inserirem.

A numeração das folhas atribuída aos processos deverá obedecer à ordem seqüencial e

cronológica não se admitindo repetições de números ou diferenciação por meio de letras ou

quaisquer outros símbolos.

A capa do processo não será numerada.

Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos

Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitação nos órgãos públicos

federais, não poderão, em hipótese alguma, ser renumerados.

Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal

só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta. Não havendo

falhas, prosseguir-se-á com a seqüência numérica existente.

Havendo documento de tamanho pequeno, deverá ser colado numa folha de papel A/4,

para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais peças, sem perigo de

extravio. O carimbo de numeração de peças deverá abranger seus cantos superiores e o papel em

que está colado, evitando-se a sua retirada. Atenção para não prejudicar informações constantes

no verso.

Numeração de Peças Pequenas


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2.6.3.1 - RENUMERAÇÃO DE PEÇAS Jamais poderá haver peças com a mesma numeração. Caso seja detectada a falha,

deverá ser posto carimbo de SEM EFEITO sobre a página numerada incorretamente e, em

seguida, deverá ser realizada a renumeração.

Carimbo – Sem Efeito

Carimbo - Termo de Renumeração de Peças

As rotinas para solicitação de renumeração de peças são:

INTERESSADO

a) preencher o formulário denominado “Guia de Providência de Documentos -

GPD”, indicando as peças a serem renumeradas;

b) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico.

2.6.4 RECEBIMENTO Ao receber um processo, o responsável pelo Arquivo Setorial deverá verificar:

a) se o processo está despachado para a sua unidade;

b) se o despacho está assinado e carimbado pelo remetente;

c) se todas as folhas do processo estão numeradas;

d) se o número de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo;

e) se a unidade remetente procedeu à atualização da tramitação no sistema;

f) se a data de remessa é compatível com a do recebimento.

Caso algum desses itens não tenha sido atendido, o processo deverá ser devolvido à

unidade remetente para cancelar a última tramitação e proceder aos ajustes necessários

solicitados em despacho de diligência.

TERMO DE RENUMERAÇÃO DE PEÇAS Em....../....../......., atendendo a GPD nº..........., procedi à renumeração das folhas deste Processo nº............, a partir da folha número............................................................. Por constar, eu......(cargo)......................... subscrevo e assino.

............................... Servidor Carimbo

SEM EFEITO


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2.6.5 - DILIGÊNCIA É o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis

ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido à unidade organizacional ou ao órgão

responsável pela falha, a fim de corrigi-la ou saná-la.

2.6.6 -TRAMITAÇÃO Entende-se por tramitação a movimentação de um processo de uma unidade

organizacional para outra.

Constituem rotinas indispensáveis à tramitação de processos:

a) a indicação da unidade para a qual está sendo remetido o processo;

b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que

deixa a unidade;

c) o registro, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do processo,

tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para


d) a data da remessa.

Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como:

para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a

necessidade de complementar a ação a ser executada.

2.6.7 - DISTRIBUIÇÃO Entende-se por distribuição a movimentação de um processo à pessoa física da mesma

unidade que decidirá ou prestará informações sobre a matéria nele tratada.

Constituem rotinas indispensáveis à distribuição de processos pelos Arquivos Setoriais:

a) a indicação do nome da pessoa para a qual está sendo remetido o processo;

b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que é

distribuído;

c) o registro, de forma clara e precisa, das razões do encaminhamento do processo,

tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para


d) a data da remessa.


24

Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como:

para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a

necessidade de complementar a ação a ser executada.

2.6.8 - JUNTADA É a união de um documento a processo ou de um processo a outro, com o qual tenha

relação ou dependência. A juntada de um processo a outro processo pode se dar por anexação ou

apensação.

Caberá a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a documento

ou processo realizar a anexação também no Sistema Informatizado de Controle de Documentos.

Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande circulação que

forem necessários à instrução de processo, devem ter uma cópia da respectiva publicação, colada

em folha em branco, contendo o nome do jornal, a data, a seção e a página. O mesmo

procedimento deverá ser realizado quando forem feitas alterações de qualquer natureza nos atos

essenciais a instrução de processo que forem publicados nesses veículos.

2.6.8.1 - ANEXAÇÃO União de um processo a outro, ao qual se incorpora, definitivamente. A juntada de

documento a processo se dá por anexação.

Será feita somente quando houver dependência entre os processos e / ou documentos a

serem anexados.

Utilizada quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais ou semelhantes.

O processo principal fica à frente, e o outro, acessório, é anexado a ele.

Em caso de anexação de documento a processo, este deverá ser colocado ao final dos

autos, em ordem cronológica, e receber carimbo contendo campos para numeração seqüencial,

número do processo e rubrica do responsável pela anexação.

No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco

da última folha de despacho com o carimbo “EM BRANCO”.

Carimbo - Termo de Juntada por Anexação

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO Em...../......./......, atendendo a GPD da peça......................., faço anexar ao presente processo de nº(s)........................o processo nº............, passando o todo a constituir-se de........................................peças.



25

Entende-se como processo principal aquele que, pela natureza de sua matéria, poderá

exigir a anexação ou a apensação de um ou mais processos como complemento a sua decisão.

Entende-se como processo acessório aquele que apresenta matéria indispensável à

instrução do processo principal.

A metodologia adotada para juntada por anexação é:

a) colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

b) retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e

anexar os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;

c) renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo à numeração já

existente no principal;

d) lavrar o “Termo de Juntada por Anexação” na última folha do processo principal.

O processo principal deverá ser o mais antigo;

e) anotar, na capa do processo principal, o número do processo(s) acessório(s) que

foi juntado;

f) registrar, no sistema informatizado de gestão de documentos, a juntada por

anexação.

Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “TERMO DE

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá

vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser

consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o

“TERMO DE JUNTADA”.

Carimbo - Termo de Ressalva

Caberá ao Processamento Técnico realizar a anexação de processos também no Sistema

Informatizado de Controle de Documentos.

TERMO DE RESSALVA A(s) peça(s) de nº(s)......................do processo nº....................................após a juntada por anexação, corresponde(m) à(s) peça(s) nº(s)..........................................do conjunto processado.

...............................

Servidor Carimbo


26

2.6.8.2 - APENSAÇÃO È a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, mantendo

cada um a sua numeração específica, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em

matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

Utiliza-se a apensação quando se trata de interessados diferentes e assuntos iguais ou

semelhantes.

Cada processo permanecerá com o seu respectivo número e quantitativo de peças,

continuando a numeração das suas peças independente, um do outro, nos vários processos.

Deverá ser anexada a GPD de solicitação de apensação como última peça do processo

principal, devendo o termo de apensação constar neste bem como no(s) acessório(s).

Carimbo - Termo de Juntada por Apensação

Quando for feita referência a peças ou elementos constantes do processo, dever-se-á

indicar a respectiva folha citada na instrução, e, em caso de apensação, indicar-se-á, também, o

número do processo apensado.

Após a apensação, anotar na capa do processo principal o(s) número(s) do processo(s)

apensado(s).

Caberá ao Processamento Técnico realizar a apensação de processos também no

Sistema Informatizado de Controle de Documentos.

2.6.8.3 - DESAPENSAÇÃO

É a separação de dois ou mais processos quando alcançado o efeito que levou à

apensação.

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Em...../......./......, atendendo à GPD da peça......................., faço apensar ao presente processo de nº.......................o(s) processo(s) de nº(s)...............................................................

...............................

Servidor Carimbo


27

A unidade organizacional deverá solicitar a desapensação de peças mediante o

preenchimento de Guia de Providência de Documentos – GPD.

Carimbo - Termo de Desapensação

Para desapensação de processo será observada a seguinte metodologia:

a) separar os processos;

b) anexar a GPD de solicitação de desapensação no processo principal contendo o

pedido inicial de apensação;

c) carimbar o verso da GPD com o Termo de Desapensação;

d) carimbar o verso da última peça do(s) processo(s) acessório(s) ou da subseqüente,

quando faltar espaço naquela, com o Termo de Desapensação;

e) anotar na capa do processo principal e acessório(s) a desapensação;

f) realizar a desapensação dos processos no Sistema Informatizado de Controle de

Documentos;

g) tornar sem efeito a anotação do número do(s) processo(s) apensado(s).

Caberá ao Processamento Técnico realizar a desapensação de processos.

2.6.9 - ENCERRAMENTO DE VOLUME

Os autos não deverão exceder 200 (duzentas) folhas em cada volume.

Quando o volume apresentar numeração próxima ou igual a 200 (duzentas) folhas,

deverá ser solicitado o encerramento deste e a formação de outro volume.

O encerramento será efetuado mediante carimbo no verso da última peça do(s)

processo(s) ou na subseqüente, quando faltar espaço naquela, conforme modelo abaixo:

TERMO DE DESAPENSAÇÃO Em......./......./......., atendendo à GPD da peça............, faço desapensar do processo nº ..................o(s) processo(s) de nº(s)......................., que passam a tramitar em separado.



28

Carimbo - Termo de Encerramento

O encerramento será feito no ato de abertura de volume.

A unidade organizacional deverá solicitar o encerramento de volume e a abertura de

outro por meio da Guia de Providência de Documentos – GPD.

2.6.10 - ABERTURA DE NOVO VOLUME Quando um volume de processo apresentar numeração próxima ou igual a 200

(duzentas) folhas, aproximadamente, deverá ser providenciada a abertura de novo volume.

O volume criado deverá ter suas folhas numeradas a partir do número da última folha

(Termo de Encerramento) do volume anterior.

A solicitação de abertura de volume ao Processamento Técnico deverá ser realizada pela

unidade organizacional, detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas, por

meio de Guia de Providência de Documentos – GPD.

Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º

volume, 2º volume e assim por diante.

O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão

apensados ao processo com carimbo constando o número deste e a palavra “ANEXO”.

2.6.11- DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS O desentranhamento ou a retirada de peças dos processos poderá ocorrer quando houver

interesse da Administração, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prévio

da autoridade competente.

A unidade organizacional deverá solicitar ao CEDOC o desentranhamento de peças

mediante o preenchimento de Guia de Providência de Documentos – GPD.

Para desentranhamento de peças de um processo será observada a seguinte metodologia:

a) retirar as peças do processo;

TERMO DE ENCERRAMENTO Em....../....../......., atendendo à GPD da peça nº..........., procedi ao encerramento deste volume nº.......do Processo nº.........., contendo.........folhas, abrindo-se......... em seguida o volume nº..................................................

...............................

Servidor Carimbo


29

b) carimbar o verso da peça anterior à retirada de peça(s) ou a subseqüente, quando

faltar espaço naquela, com o Termo de Desentranhamento;

c) manter no processo cópia do documento retirado com o carimbo de “Confere com

Original”. A cópia não será numerada, sendo que o processo cujas peças foram

retiradas conservará a sua numeração original permanecendo vago o número

correspondente ao desentranhamento;

d) efetuar a exclusão do arquivo digital das peças retiradas do processo no Sistema

Informatizado de Controle de Documentos, quando o processo tiver sido

digitalizado.

Carimbo - Termo de Desentranhamento

É vedada a retirada da primeira peça do processo.

Quando retirada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o mesmo

número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne ao processo, deverá ser

colocada no final deste, com outra numeração.

Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de

retirada de peças na cópia do documento retirado, que deverá conter a data e a assinatura de

recebimento da parte interessada.

2.6.12 - DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS A separação de parte da documentação de um processo para formar outro será realizada

pelo CEDOC mediante solicitação da autoridade competente por meio da Guia de Providência de

Documentos – GPD.

Para desmembramento de peças de um processo, será observada a seguinte

metodologia:

a) retirar as peças do processo;

TERMO DE DESENTRANHAMENTO Em........../......../.........., atendendo à GPD de nº..................., faço a retirada do presente processo da(s) peça(s) nº ..............



30

b) carimbar o verso da peça anterior à retirada de peça(s) ou a subseqüente, quando

faltar espaço naquela, com o Termo de Desmembramento;

c) manter no processo cópia do documento desmembrado com o carimbo de

“Confere com Original”. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas

peças foram desmembradas conservará a sua numeração original permanecendo

vago o número correspondente ao desmembramento;

d) efetuar a exclusão das peças do processo no Sistema Informatizado de Controle de

Documentos, quando o processo tiver sido digitalizado;

e) proceder à autuação dos documentos retirados, renumerando suas folhas.

Quando desmembrada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o

mesmo número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne ao processo, deverá ser

colocada no final deste, com outra numeração.

Carimbo - Termo de Desmembramento 2.6.13 - RECONSTITUIÇÃO É o ato pelo qual o Processamento Técnico reconstitui o processo extraviado.

Constatado o extravio de processo autuado, a UORG onde se deu o desaparecimento

providenciará:

a) Comunicação Interna destinada ao CEDOC informando sobre o extravio do

processo. A referida Comunicação Interna deverá ser assinada pelo último

servidor detentor do processo extraviado e conter um despacho que caracterize

que foi dado conhecimento à chefia imediata do extravio do processo;

b) 2ª via do original extraviado e impressão do controle da tramitação no sistema

informatizado de gestão de documentos; e

c) a Guia de Providência de Documentos – GPD solicitando a reconstituição.

Deverá ser registrada no sistema informatizado de documentos a ocorrência, citando o

número do processo extraviado e o atual.

TERMO DE DESMEMBRAMENTO

Atendendo à GPD de nº ........., a(s) peça(s) de nº(s) ................ a ............... do processo nº.................................... foi(ram) retirada(s) por motivo de desmembramento e anexada(s) ao processo nº ..................................................................................

Em ......... / ......... / .......... ...................................

Assinatura Carimbo


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ATENÇÃO:

A reconstituição de processo extraviado tem caráter excepcional e não exclui o

procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do

processo no momento do extravio.

O Centro de Documentação, ao reconstituir os autos, enviará uma Comunicação Interna

à UORG detentora do processo no momento do extravio, solicitando a sua localização no prazo

de 30 (trinta) dias. Caso o processo não seja encontrado neste período, o CEDOC enviará nova

Comunicação Interna à Superintendência de Administração, Finanças e Gestão de Pessoas – SAF

solicitando a apuração de responsabilidade de servidor.

2.6.14 - CONSIDERAÇÕES GERAIS O processo deverá permanecer sempre com a capa emitida pelo órgão de origem, sendo

vedada a substituição da capa do processo por qualquer outra forma de identificação.

Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo deverá ser feita por meio de

despacho. Deverá ser utilizada somente a frente da folha de despacho, não sendo permitida a

inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.

Todo processo deverá conter despacho na última peça, informando a providência a ser

tomada e para qual setor está sendo encaminhado. Não se deve proceder ao encaminhamento de

processo por comunicação interna e ofício. Para tanto, deve ser utilizada a folha de despacho.

A expedição de processos da ANA para outras instituições deverá ser precedida de

digitalização pelo Processamento Técnico para efeito de consulta.

A cópia de um processo não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como

se fosse o processo original. Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se

usar um carimbo que o identifique como CÓPIA.

Não existe cancelamento de processos. A unidade organizacional responsável pelo

assunto do processo poderá arquivá-lo, quando exaurida sua finalidade ou o objeto da decisão se

tornar impossível, inútil, ou prejudicado por fato superveniente.

Para inclusão no processo de documentos que não possam ser perfurados e/ou

numerados, estes deverão ser colocados em envelopes a serem presos ao processo.

Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha

valor documental e para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir

certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. Portanto,

não se recomenda anexar mensagem de correio eletrônico em processo sem a devida certificação

digital.


32

Quando a unidade fizer alguma solicitação para os seus servidores (benefícios, cursos,

passagens etc), o interessado deverá ser aquele que receberá o benefício, jamais a unidade

organizacional que está solicitando ou concedendo.

Devem ser observados os princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo-se

absoluta discrição com relação às informações neles contidas.

Deve ser dispensado adequado tratamento físico aos documentos, observando-se

cuidados de higiene no seu manuseio, fazendo-se furos centralizados e as dobras necessárias com

simetria, utilizando-se material adequado, evitando uso de grampos metálicos, clips e

preservando-se informações ao apor carimbos etc.

2.6.15 - ARQUIVAMENTO DE PROCESSO O arquivamento do processo se dará:

a) por indeferimento do pleito;

b) pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

c) pela expressa desistência do interessado; ou

d) quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.


33

Capítulo III - Rotinas de Arquivo

3 - ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO

3.1 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob

um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas

relacionadas ao processamento técnico da informação.

Todo documento deverá ser classificado e arquivado de acordo com o Código de

Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio,

estabelecido pelo CONARQ, por meio da Resolução nº 14, de 2001, e com o Código de

Classificação de Documentos de Arquivo: Atividades-Fim da Agência Nacional de Águas.

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes

operações:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que

assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe

corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo

do documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o documento é

arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando-se os dados do

documento em folha(s) de referência a ser (em) arquivada(s) na(s) pasta(s)

correspondente(s) ao(s) assunto(s) secundário(s);

b) CODIFICAÇÃO: consiste na verificação do código numérico atribuído ao assunto

de que trata o documento e na aposição do referido código no canto superior direito

da primeira folha(s) do documento. Quando necessário, deverá ser utilizado o Índice

(contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente) anexo, para agilizar a

localização do código correspondente ao assunto tratado.

3.1.1 - OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo

com seu conteúdo;

b) localizar o(s) assunto(s) no Código de Classificação, utilizando o Índice, quando

necessário;

c) anotar o código na primeira folha do documento; e

d) preencher a(s) Folha(s) de Referência para os assuntos secundários.


34

Observação: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a

anotação do(s) código(s) correspondente(s).

3.2 - ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Os documentos da fase corrente, inclusive processos, serão arquivados nos Arquivos

Setoriais por tempo determinado pela Tabela de Temporalidade, anexa.

Após o vencimento do prazo de guarda nas unidades, tais documentos deverão ser

transferidos para o Arquivo Central.

Uma vez classificado e após sua tramitação nas referidas unidades, o documento deverá

ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame para verificar se se destina realmente ao

arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será mantida ou

alterada;

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo

assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a

possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será

possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto,

organizando-os previamente para o arquivamento;

Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código poderão formar

dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos

processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso,

nome de pessoa, órgão, entidade ou lugar) serão registrados na capa, de forma a facilitar sua

identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em

caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita economizar espaço no arquivo,

uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês, de diferentes assuntos,

correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.

Exemplo:

Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL

Dossiês: 061.1– EDITORAÇÃO.PROGRAMAÇÃO VISUAL

061.2–DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO

- Deve-se organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa,

órgão, entidade ou lugar, sempre que a quantidade de documentos o justificar e desde que

relativos a um mesmo assunto.


35

Exemplo:

Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO

Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, a serem

ordenados alfabeticamente.

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta

suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase, deve-

se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar

perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.

3.2.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO

a) verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o

documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

c) ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem

estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês.

Verificar a existência de cópias, eliminando-as (caso o original não exista, manter

uma única cópia);

d) fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores

plásticos, à exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas

suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;

e) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as

pastas suspensas, gavetas e caixas, por meio de notações registradas nas projeções

das pastas ou etiquetas;

f) alimentar sistema informatizado com os dados da localização dos documentos.

3.3 - ATENDIMENTO O acesso aos conjuntos documentais que estão no Arquivo Central é ostensivo para

todos os servidores da Agência. As condições para consulta são:

3.3.1 CONSULTA A PROCESSOS

• as UORGs poderão solicitar processos a qualquer tempo, por telefone, e-mail ou

pessoalmente. O processo poderá ser consultado nas dependências do Arquivo

Central ou ser entregue à unidade;


36

• para usuários externos, a consulta deverá ser solicitada oficialmente por meio de

correspondência destinada à Secretaria Geral – SGE. A consulta será liberada, após

autorização da SGE, e ocorrerá nas dependências do Arquivo Central.

3.3.2 - CONSULTA A DOCUMENTOS

• as UORGs poderão solicitar os documentos, cuja transferência tenha sido realizada

por elas mesmas, a qualquer tempo, por telefone, e-mail ou pessoalmente. O

documento poderá ser consultado nas dependências do Arquivo Central ou será

entregue na unidade;

• para usuários externos, a consulta a documentos das UORGs em fase

intermediária deverá ser solicitada oficialmente por meio de correspondência

destinada à Secretaria Geral – SGE. A consulta será liberada após autorização da

SGE. A consulta aos conjuntos documentais listados abaixo é ostensiva, sendo

realizada nas dependências do Arquivo Central:

- Fundo Flávio Barth;

- Planos Diretores;

- Acervo da Rede Hidrometeorológica Brasileira.

Toda consulta, mesmo que não resulte em empréstimo, deve ser registrada em

formulário de atendimento.

3.3.3 - FORNECIMENTO DE CÓPIAS

O fornecimento de cópias de processos e documentos em fase intermediária, das

UORGs, para usuário externo, deverá ser solicitado com antecedência, e oficialmente, para

aprovação pela Secretaria-Geral. Dos conjuntos documentais listados para consulta ostensiva, as

cópias podem ser fornecidas livremente, nas seguintes maneiras:

• preferencialmente será fornecida cópia dos documentos digitalizados e gravados

em CDs e DVDs, sendo que o usuário deverá fornecer as mídias para realizar a

gravação.

• cópias em papel serão fornecidas mediante o depósito do valor correspondente na

Conta Corporativa da ANA, no Banco do Brasil, por meio da Guia de Recolhimento

da União – GRU, a ser fornecida ao solicitante.


37

3.4 - EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS

Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do

arquivo para:

a) empréstimo aos usuários;

b) prestar informações; ou

c) efetuar uma juntada.

Nesta fase, é importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de

Empréstimo, no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos

retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e,

posteriormente, a data da devolução do documento. O Recibo de Empréstimo tem como

finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua

freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e

recolhimento.

Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização

do(s) documento(s) retirado(s).

O controle de empréstimo de documentos será realizado por Sistema Informatizado de

Controle de Documentos, devendo o recibo de empréstimo ser assinado pelo solicitante, e ser

arquivado tal como Guia-Fora, para substituir o documento na pasta de onde foi retirado,

devendo ser eliminado quando da devolução do documento.

O prazo de devolução do documento será limitado, podendo ser prorrogado, conforme

solicitação do usuário, por igual período.

Não haverá empréstimo de documentos/processos para usuários externos, exceto por

determinação judicial. Neste caso tanto a parte interessada como o seu advogado poderão obter o

empréstimo do processo.

3.5 - DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A destinação estabelecida aos documentos poderá ser a eliminação, para os documentos

desprovidos de valor, ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento

são consideradas importantes para fins de prova, informação ou pesquisa.

O CEDOC será responsável por articular e orientar as unidades organizacionais para

execução dos procedimentos de destinação de documentos, observando o contido nas Resoluções

nº 2, de 18 de outubro de 1995, nº 5, de 30 de setembro de 1996, e nº 7, de 20 de maio de 1997,

do CONARQ, ou nas que as sucederem.


38

3.5.1- ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a aplicação da Tabela

de Temporalidade de Documentos e aprovação da Lista de Eliminação pela Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos da ANA e pelo Arquivo Nacional.

3.5.2 - GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS Serão recolhidos ao Arquivo Nacional, de acordo com os prazos previstos na Tabela de

Temporalidade da ANA, os documentos de Guarda Permanente, considerados de valor histórico,

ou seja, aqueles cuja preservação deverá ser em caráter definitivo, em função de seu valor.

Os documentos recolhidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo Nacional,

sendo assegurado a este, conforme disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o

acesso, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no

entanto, o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.

Cabe ressaltar que os documentos da fase permanente poderão, também, ser custodiados

pela ANA, caso haja a autorização do Arquivo Nacional. Tal autorização será negociada tão logo

esta Agência esteja com o Arquivo Central estruturado e com os documentos devidamente

organizados.

3.5.3 - ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS

SETORIAIS

a) verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com

os conjuntos documentais definidos na Tabela de Temporalidade, e proceder à

organização, se for o caso;

b) observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois, neste caso, ele

deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda

ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos

instrumentos de controle;

c) separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de

guarda estabelecido para esta fase;

d) eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar se encontrem no mesmo

conjunto ou dossiê;

e) preencher a lista de eliminação de documentos;


39

f) encaminhar a lista de eliminação de documentos à Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos para análise e aprovação;

g) após aprovação, a listagem será encaminhada à DIREC para aprovação e envio ao

Arquivo Nacional;

h) após a aprovação pelo Arquivo Nacional, o arquivo setorial e o Central

procederão à eliminação dos documentos listados, conforme o caso;

i) transferir os documentos da fase intermediária para cumprirem os prazos no

Arquivo Central.

3.5.3.1 - TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

Os documentos destinados a cumprir prazos na fase intermediária serão transferidos para

o Arquivo Central de acordo com os seguintes critérios:

a) serão transferidos ao Arquivo Central apenas os documentos de Arquivo,

definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela ANA, em decorrência

do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte de

informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de

Temporalidade, anexa;

b) a transferência será somente de documentos originais, excetuando-se os casos

cujos originais tiverem desaparecido, e os expedidos, dos quais só existem cópias;

c) as unidades arquivísticas (pastas, processos, dossiês, conjunto de fitas, discos,

fotografias e outros) serão transferidas segundo a ordem e a organização mantidas

nos arquivos setoriais;

d) quando da transferência das unidades arquivísticas, serão delas retirados os

grampos e ferragens; as pastas suspensas serão substituídas por pastas de cartolina

sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;

e) os documentos transferidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo

Central;

f) somente serão aceitas as transferências que estiverem de acordo com as exigências

fixadas na presente Manual, devendo o Arquivo Central devolver a documentação

incorreta ao Arquivo Setorial de origem para correção de eventuais falhas

verificadas.


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GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO - GPD

Data: ____/_____/____

PROCEDÊNCIA: _____________________________________________________________ (origem do documento) INTERESSADO: _____________________________________________________________

_____________________________________________________________ ASSUNTO: _____________________________________________________________

_____________________________________________________________ MARCAR COM “X” A PROVIDÊNCIA SOLICITADA:

AUTUAÇÃO

ANEXAÇÃO AO PROCESSO Nº____________________________

APENSAÇÃO AO PROCESSO Nº _________________________

DESAPENSAÇÃO DO PROCESSO Nº ___________________________

ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO DESENTRANHAMENTO DA(S) FOLHA(S) ____ A _____

ENCERRAMENTO DESMEMBRAMENTO DA(S) FOLHA(S) ____ A _____

ABERTURA DE VOLUME

RECONSTITUIÇÃO

A PARTIR DA FOLHA:_____________ OUTROS:__________________________

REGISTRO E CADASTRAMENTO

______________________________________

Solicitante RECEBI EM: _____/_____/_____ HORA:____________RUBRICA_____________________ Observações:

MODELO DE GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO

(indicar a pessoa ou órgão interessado pelo processo ou documento)

(Indicar resumidamente o assunto a ser tratado no processo ou documento)


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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

INTERESSADO:

ASSUNTO:

REFERÊNCIA:

M O V I M E N T A Ç Õ E S S

E Q. DATA DE PARA MOTIVO

01 / / 02 / / 03 / / 04 / / 05 / / 06 / / 07 / / 08 / / 09 / / 10 / / 11 / / 12 / / 13 / / 14 / / ANEXOS: APENSAÇÃO/ANEXAÇÃO

MODELO DE CAPA DE PROCESSO


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M O V I M E N T A Ç Õ E S S

E Q. DATA DE PARA MOTIVO

15 / / 16 / / 17 / / 18 / / 19 / / 20 / / 21 / / 22 / / 23 / / 24 / / 25 / / 26 / / 27 / / 28 / / 29 / / 30 / / 31 / / 32 / / 33 / / 34 / / 35 / / 36 / / 37 / / 38 / / 39 / / 40 / / 41 / /


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MODELO DE FOLHA DE REFERÊNCIA

FOLHA DE REFERÊNCIA

RESUMO DO ASSUNTO: DADOS DO DOCUMENTO: Nº: DATA: ESPÉCIE:

REMETENTE: DESTINATÁRIO:

CÓDIGO DO ASSUNTO

VER:


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MODELO DE RECIBO DE EMPRÉSTIMO

RECIBO DE EMPRÉSTIMO

CLASSIFICAÇÃO: _____________________________________________________________

RESUMO DO ASSUNTO:_________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

REQUISITADO POR:_____________________________________________________________ SETOR: ______________________ TELEFONE: ______________________________________ DATA:________/___________/___________ ENCAMINHADO POR: RECEBIDO POR: _____________________________________ ____________________________________

assinatura e carimbo assinatura e carimbo

DEVOLVER EM :___/ ____/____ PRORROGADO PARA___/___/___ DEVOLVIDO EM: ___/ ____/___


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MODELO DE LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ORGÃO/ENTIDADE

UNIDADE/SETOR

ORGÃO/SETOR:_______________

LISTAGEM Nº:_________________

FOLHA Nº:____________________

UNIDADE DE

ARQUIVAMENTO

OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA CÓDIGO OU

Nº DO ITEM ASSUNTO/SÉRIE DATAS-LIMITE

QUANT.

ESPECIFICAÇÃO

LOCAL/DATA ___________

___/___/___

_______________

RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO

LOCAL/DATA

____________

___/___/___

___________________

PRESIDENTE DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO

LOCAL/DATA

____________

___/___/___

AUTORIZO:

__________________ AUTORIDADE DO

ÓRGÃO A QUEM

COMPETE AUTORIZAR


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MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL

Gênero Documental

Documentos recolhidos ( ) textuais ( ) filmográficos

Procedência: _________________________ ( ) sonoro ( ) micrográficos

Proveniência: ________________________ ( ) cartográfico ( ) informático

( ) iconográfico

Tipo e nº

das

embalagens

utilizadas

no

transporte

Tipo e nº das

unidades de

acondicionamento

Descrição do Conteúdo das unidades

de acondicionamento Datas-limite Observações

Data-Limite:_______________________________________________________________________

Nome:____________________________________________________________________________

Cargo:____________________________________________________________________________

Matrícula:_________________________________________________________________________

Assinatura:________________________________________________________________________


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MODELO DE PAPELETA PARA TRAMITAÇÃO INTERNA

TRAMITAÇÃO INTERNA

DATA:________/__________/_________

DE:___________________________ PARA:__________________________________________________

DOCUMENTO ( ) ________________________________________________________________________

PUBLICAÇÃO ( ) ________________________________________________________________________

OUTROS ( )_________________________________________________________________________

ABRIR PROCESSO DAR SUGESTÃO

ACOMPANHAR DAR PARECER

ANEXAR CÓPIA DO EXPEDIENTE INFORMAR

ANEXAR PROCESSO FALAR-ME

ARQUIVAR CRITICAR E REVISAR

ATENDER PROVIDENCIAR

DEVOLVER CONHECER

URGENTE MINUTAR RESPOSTA

COMENTÁRIOS:__________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________


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MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAÇÃO

CONTROLE DE DIVULGAÇÃO

DATA:________/__________/_________

DE:___________________________ PARA:______________________________________________

DOCUMENTO ( )_____________________________________________________________________

PUBLICAÇÃO ( )_____________________________________________________________________

OUTROS ( )_______________________________________________________________

VISTO/DATA VISTO/DATA

AA ________________________________ COR ________________________

AG ________________________________ PGE _________________________

AI ________________________________ NHI _________________________

AP_________________________________ AUD ________________________

AR ________________________________ SAR ________________________

ASCOM ____________________________ SAF_________________________

ASINT _____________________________ SIP _________________________

ASPAR_____________________________ SAG ________________________

ASPLA _____________________________ SOF_________________________

CGA _______________________________ SPR _________________________

GAB _______________________________ SUM ________________________

SGE _______________________________ SGI _________________________

COMENTÁRIOS:____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________


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GLOSSÁRIO ACERVO – Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo. ACONDICIONAMENTO – Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação e manuseio. ARMAZENAMENTO – Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este fim. ARQUIVAMENTO – Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos. ARQUIVO CENTRAL – Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração e pela guarda dos documentos da Fase Intermediária e Permanente (dependendo da aprovação do Arquivo Nacional). Também chamado de Arquivo Geral. ARQUIVO CORRENTE – 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação. 2. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários. ARQUIVO PERMANENTE – 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico. ARQUIVO SETORIAL – Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. ASSUNTO - O tema principal do conteúdo do documento. ATIVIDADE-FIM – Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. ATIVIDADE-MEIO – Atividade de apoio empregada para execução da atividade-fim, ou seja, atividade administrativa, financeira, patrimonial etc. AVALIAÇÃO – Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos. CLASSE – Cada divisão que compõe um sistema de classificação. CLASSIFICAÇÃO – Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo.


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CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS – Sistema de código derivado de um Plano de Classificação. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO – Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documento de um arquivo. CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos. CÓPIA – A cópia apresenta um documento formalmente idêntico a um original. Suas finalidades podem ser: a) reproduzir originais existentes e b) substituir originais desaparecidos. As cópias não devem ser confundidas com os originais múltiplos, estes se destinam a ações jurídicas ou administrativas simultâneas. DESCRIÇÃO – Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO – Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação. DIGITALIZAÇÃO – Processo de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. DILIGÊNCIA – É o ato pelo qual um processo, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão responsável pela falha, a fim de corrigi-la ou saná-la. DOCUMENTAÇÃO – 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos. DOCUMENTO - Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte utilizado. DOSSIÊ – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto. ELIMINAÇÃO – Destruição de documento que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. ESPÉCIE DOCUMENTAL – Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório. FASE CORRENTE – Aquela na qual os documentos se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. FASE INTERMEDIÁRIA – Aquela na qual os documentos, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. FASE PERMANENTE – Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados.


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FOLHA DE PROCESSO – São as duas faces de uma página do processo. GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. GRAU DE SIGILO – Gradação de sigilo atribuída a um documento ou parte dele em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecer. ÍNDICE – Produto da indexação, como instrumento de pesquisa autônomo ou complemento de outro. INTERESSADO – Pessoa ou organização afetada pela ação ou decisão do órgão ou entidade. JUNTADA – É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo e realiza-se por Anexação ou Apensação. JUNTADA POR ANEXAÇÃO – É a união definitiva e irreversível de 1 (um) ou mais processo(s) / documento(s), a 1 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. JUNTADA POR APENSAÇÃO – É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. NUMERAÇÃO DE PEÇAS – É a numeração atribuída às partes integrantes do processo. ORDENAÇÃO – Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método. ORIGINAL – É o documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. É a versão final de um documento, já na sua forma apropriada. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). O original conserva todos os caracteres externos e internos com os quais foi emitido. Diplomaticamente, considera-se no original: 1. o seu caráter de primeiro, de matriz; 2. o seu caráter de acabado, perfeito, limpo. PÁGINA DO PROCESSO – É cada uma das faces de uma folha de papel do processo. PEÇA DO PROCESSO – É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. PERÍODO DE RETENÇÃO – Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os


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documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. PRAZO DE ELIMINAÇÃO – Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não-considerados de valor permanente. PRAZO DE GUARDA – Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção. PRESERVAÇÃO – Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento. PROCEDÊNCIA – A unidade organizacional que originou o documento. PROCESSO - Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ação judiciária ou contábil-financeira, seguindo tramitação em que recebe pareceres, anexos e despachos. PROCESSO ACESSÓRIO – É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal. PROCESSO PRINCIPAL – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou apensação de um ou mais processos como complemento à sua decisão. PROTOCOLO-GERAL – É a unidade encarregada de recebimento e expedição de documentos junto ao órgão ou entidade. PROTOCOLO SETORIAL – É a unidade encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades de protocolo central. RECOLHIMENTO – 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística. 2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente. RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO – Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada. REGISTRO – É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo, e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. SEGUNDA VIA - É a via recuperada do documento perdido ou extraviado. SELEÇÃO – Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO – Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e conservação de documentos ou arquivos, bem como acesso ágil às informações neles contidas.


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SISTEMA DE ARQUIVOS – Conjunto de arquivos que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns. TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. TERMO DE DESAPENSAÇÃO DE PEÇAS – Utilizado para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados. TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS – Utilizado para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo. TERMO DE ELIMINAÇÃO – Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados. TERMO DE ENCERRAMENTO – Utilizado para registrar o encerramento do volume do processo. TERMO DE RETIRADA DE PEÇAS – Utilizado para registrar a retirada de peça(s) do processo. TERMO DE RESSALVA – Utilizado para informar que, ao se proceder à anexação de um processo a outro, foi constatada a ausência de peça(s). TRAMITAÇÃO – É a movimentação do processo ou documento de uma unidade organizacional a outra por meio de sistema próprio. TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. VALOR ADMINISTRATIVO – Valor que um documento possui para a administração produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros. VALOR FISCAL – Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. VALOR INFORMATIVO – Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório. VALOR LEGAL – Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. VALOR PERMANENTE – Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo. VALOR PRIMÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.


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VALOR SECUNDÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos. VIAS OU ORIGINAIS MÚLTIPLOS: são documentos cujo conteúdo implica obrigações recíprocas tais como as expressas em tratados, acordos, ajustes, contratos, convênios, ou ordens com igual peso jurídico e administrativo, dirigidos a várias repartições dependentes do mesmo comando. Todos são originais, já que contêm todos os elementos essenciais, mesmo havendo diferenças acessórias, como no caso de diferentes destinatários.

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REFERÊNCIAS

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instrução Normativa nº 1, de 18 de abril de 1997. Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos no Arquivo Nacional. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 79, p. 8254-8256, 28 de abril de 1997, Seção 1.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Subsídios para um dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Disponível em: < http://www.arquivonacional.gov.br/download/dic_term_arq.pdf >. Acesso em 18 abr. 2007.

ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística: contribuição para o estabelecimento de uma terminologia arquivística em língua portuguesa. São Paulo: CENADEM, 1990. BRASIL.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006.

BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de gestão de documentos. Brasília: ANEEL, 2000.

BRASIL. Lei nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 9 jan.1991.

CASTRO, Astréa de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza Moraes e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico, 1998.

CONARQ. Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, Seção 1.

_____.Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, estados e municípios. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 198, p. 20558, 11 de outubro de 1996, Seção 1.

_____.Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 97, p. 10718-10719, 23 de maio de 1997, Seção 1.


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_____.Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-meio, a ser adotado como modelo pra os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-meio da Administração Pública. Diário Oficial da República Federativa do Brasil. Brasília, DF, p. 2, 8 de fevereiro de 2002, Seção 1.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos: e-arq Brasil. [Rio de Janeiro], 2006. 132 p.

GLOSSÁRIO técnico. Brasília: Agência Nacional de Águas, [ 2002?]. Disponível em: < http://www.ana.gov.br/Glossario/vocabulario.asp>. Acesso em: 19 nov. 2004.

MINISTÉRIO DA DEFESA (Brasil). Portaria Normativa nº 1.243, de 21 de setembro de 2006. Dispõe sobre os procedimentos gerais referentes à gestão de processos, no âmbito do Ministério da Defesa e dos Comandos das Forças Armadas. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, v. 184, p. 5-8, de 25 de maio de 2006, Seção 1.

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispõe sobre os procedimentos para utilização dos serviços de Protocolo no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 7, p.101 a 105, 9 de janeiro de 2003, Seção 1.

MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG, quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único de processos e documentos. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, v. 140, p. 80, de 19 de maio de 2003, Seção 1.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 4 reimp. - Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.

MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE

manual de gestÃo de documentos e...

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