Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 20131 NDICE 1.APRESENTAO ........................................................................................................................ 3 2.INTRODUO .............................................................................................................................. 4 3.FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS ................................................................ 5 3.1.O que um Projeto? ................................................................................................................. 5 3.2.O que Gerenciamento de Projetos? ................................................................................... 6 3.3.A trplice restrio em Gerenciamento de Projetos ............................................................. 7 3.4.As reas de conhecimento em gesto de projetos na viso do PMI ................................ 8 3.5.O Planejamento em Projetos .................................................................................................. 9 3.6.Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010 .................................................. 9 4.Iniciando com o MS-PROJECT ................................................................................................ 10 4.1.Viso Geral:.............................................................................................................................. 10 4.1.1.Guias de Menus ...................................................................................................................... 10 4.1.2.Barra de Ferramentas Padro .............................................................................................. 10 4.1.3.Barra de Modos ....................................................................................................................... 11 4.1.4.Principais Vises: .................................................................................................................... 11 4.1.4.1.O Grfico de Gantt: ............................................................................................................. 11 4.1.4.2.Planilha de Recursos: ......................................................................................................... 11 4.1.4.3.O Grfico de Recursos: ...................................................................................................... 11 4.1.4.4.A Planilha de Uso do Recurso: ......................................................................................... 11 4.1.4.5.A Planilha de Uso da Tarefa: ............................................................................................. 11 4.1.4.6.O Diagrama de Rede: ......................................................................................................... 12 5.Iniciando com MS-Project .......................................................................................................... 13 5.1.Criando um novo arquivo de projetos .................................................................................. 13 5.2.Configurao inicial do MS-Project ...................................................................................... 13 5.3.Calendrios do projeto. .......................................................................................................... 13 5.4.Informaes iniciais do projeto. ............................................................................................ 15 6.Criando o Cronograma do Projeto ........................................................................................... 17 6.1.Criando a Estrutura Analtica do Projeto ............................................................................. 17 6.1.1.Diferena entre EAC e EAP .................................................................................................. 19 6.2.Registrando as atividades ..................................................................................................... 20 6.3.Propriedade das atividades ................................................................................................... 20 6.4.Durao das atividades .......................................................................................................... 21 6.4.1.Criando prazos diferentes para atividades com mesma durao. .................................. 22 6.5.Sequenciamento das atividades ........................................................................................... 24 6.5.1.Ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) .................................................................................. 24 6.5.2.Ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) ................................................................................... 24 6.5.3.Ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) ............................................................................ 24 6.5.4.Incio-Trmino IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. ..................... 24 6.6.Retardo ou adiantamento das atividades ............................................................................ 25 6.6.1.Retardo nas ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) ............................................................. 26 6.6.2.Retardo em ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) ............................................................... 27 6.6.3.Retardo em ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) ....................................................... 27 Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS2 6.6.4.Antecipaes em ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) .................................................... 27 6.6.5.Antecipaes em ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) ..................................................... 28 6.6.6.Antecipaes em ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) ............................................. 28 6.7.Entendendo os tempos de retardo e espera. ..................................................................... 28 6.8.Visualizando o cronograma do projeto. ............................................................................... 28 6.9.Restries do projeto. ............................................................................................................. 29 6.10.Diviso da execuo de uma tarefa em varias etapas. .................................................... 30 6.11.Atividades Recorrentes. ......................................................................................................... 30 6.12.Alterando o calendrio das atividades. ................................................................................ 31 6.13.Metas, Marcos ou Milestone. ................................................................................................ 32 6.14.Modos de Viso e Tabelas. ................................................................................................... 32 7.Melhores prticas para construo de cronogramas. ........................................................... 34 7.1.1.No utilizao de tempo de espera no sequenciamento TI. ............................................ 34 7.1.2.No utilizao de tempo de espera/antecipao informado em dias(horas). ............... 34 7.1.3.Durao mxima das atividades ........................................................................................... 35 8.Recursos ...................................................................................................................................... 36 8.1.1.Registrando os Recursos ....................................................................................................... 36 8.1.2.Relacionando os Recursos s atividades. .......................................................................... 37 8.1.3.Problemas de alocao dos recursos; alterao da durao das tarefas. .................... 38 8.1.4.Problemas de alocao dos recursos; recursos superalocados. .................................... 39 8.1.5.Grficos de Recursos ............................................................................................................. 40 8.1.6.Uso dos Recursos ................................................................................................................... 40 9.Controle da Execuo do Projeto ............................................................................................ 41 9.1.Linhas de Base no MS-Project ............................................................................................. 41 9.2.Controle da execuo das tarefas ........................................................................................ 42 9.2.1.Atualizando a data de status do projeto .............................................................................. 42 9.2.2.Visualizando as linhas de andamento ................................................................................. 43 9.3.Controle da execuo atravs da informao do percentual executado ....................... 44 9.3.1.Reprogramando as atividades .............................................................................................. 45 9.4.Controle da execuo atravs da durao restante. ......................................................... 45 10.Relatrios ..................................................................................................................................... 47 11.Filtros ............................................................................................................................................ 48 12.Classificao ................................................................................................................................ 49 13.Sobre o Autor............................................................................................................................... 50 Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 20133 1.APRESENTAO Este livro foi criado a partir de diversas solicitaes de alunos dos cursos que ministro, e retrata todo o contedo do curso de gerenciamento de projetos com prtica no MS-Project. Emboraomercadoeditorialestejarepletodelivrossobregerenciamentodeprojetosetambm paraaoperaodoMS-Project,livroscomcontedosmuitobonscomoosdeRicardoViana Vargas,osalunossentemfaltadealgomaisprticoeresumidoequemostredemaneirabem diretacomopoderemosutilizardemaneirainteligente,amparadonasmelhoresprticasde gerenciamento de projetos difundido pelo PMI, o software MS-Project. O livro poder ser utilizado como fonte de consulta para assuntos especficos ou tambm ser lido de forma integral, pois segue uma lgica de construo de cronograma a partir do seu incio at a fase de controle do mesmo. Mesma lgica que utilizo nos cursos desta ferramenta. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS4 2.INTRODUO O Microsoft Project um poderoso programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar para planejar, gerenciar e utilizar como fonte de informaes para seu projeto. EstelivrotemoobjetivodeservirdeapoioautilizaodoMS-Projectedirigidaquelesque querem entender e utilizar de maneira inteligente e produtiva este aplicativo. O formato deste livro est organizado de maneira que voc poder seguir o passo a passo para criar, editar e controlar um projeto. Assimcomoqualqueroutroaplicativovoltadoparaogerenciamentodeprojetos,autilizaodo MS-Project s poder ser realizada de maneira satisfatria se o usurio tiver conhecimentos, pelo menos bsico, das melhores prticas de gerenciamento de projetos. Sem estes conhecimentos, o MS-Projectdeixarousurioopera-lodemaneiratotalmenteequivocadaeasinformaes obtidas podero no ser uteis ao gerente de projetos.Equivocadamentemuitasorganizaesaindapensoquetendoasatividadeseseu sequenciamentojsetemumcronograma.Duranteaapresentaodocontedodestelivro apresentaremosteoriasdegerenciamentodeprojetosquemostramanecessidadedetermos outrosdocumentos,taiscomoohistogramadematriaserecursoshumanos,paraqueo cronograma seja vlido e til ao empreendimento. Sem estes documentos, o cronograma passa a ser somente um desenho do grfico de gantt sem embasamento prtico. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 20135 3.FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS AutilizaoeficazdoMSProjectenvolvemuitomaisdoqueosimplesentendimentodecomo funcionaoprograma.Diferentementedeoutrossoftwarestaiscomoo Word,oMS-Projectest interligado com as disciplinas ou as prticas a que ele vem auxiliar o gerenciamento de projetos. Portanto, no basta apenas entender como o funcionamento desse software, faz-se necessrio ali-lo ao conhecimento das melhoresprticas de gesto de projetos, para que assim ele possa ser operado de maneira correta e as informaes dadas por ele tambm possam ser entendidas e interpretadas corretamente. Um exemplo da importncia do conhecimento das melhores prticas preconizadas pelo PMI o simplesfatodequenuncadeveremosdigitarnascolunasIncioeTermino,poiscasoocorra, estaremos colocando em risco a sade de nosso cronograma e tornando o mesmo uma simples planilha de dados. Noseroabordadasaquitodasastcnicaseferramentasemtornodaprticade gerenciamentodeprojetosnassuas10principaisreasdecompetncias,poisoMS-Project consegue atuar de maneira satisfatria em apenas 3 delas ( Escopo, Tempo e Custo). Porem nos captulosseguintesestaremosmostrandocomooaplicativopodeserutilizadocomosuportes outras reas de atuao. Dessaformaaconselhvelqueseprocureentendereaprenderemmaiorprofundidadeas disciplinas de gerenciamento de projetos, para que assim possamos cada vez mais operar o MS-Project de maneira inteligente. Aorganizaodestelivrotrazinicialmenteumaapresentaodasdefiniesbsicase necessriasparaqueoprogramapossaserutilizado,enoscaptulosseguintessero apresentados os diversos processos presentes nos captulos de gerenciamento do escopo, tempo ecustosdoPMBOKecomopoderemosutilizaroMS-Projectcombasesnestasmelhores prticas. Tambm sero apresentadas tcnicas presentes em livros complementares ao PMBOK, do prprio PMI ou no. 3.1.O que um Projeto? Segundo Ricardo Vianna Vargas, projeto pode ser definido como: Umempreendimentonorepetitivo,caracterizadoporumaseqnciaclaraelgica de eventos, com incio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendoconduzidoporpessoasdentrodeparmetrospr-definidosdetempo,custo, recursos envolvidos e qualidade. Portanto, todo projeto possui, por definio, algumas caractersticas bsicasrelacionadas. como por exemplo: Empreendimento no repetitivo oA palavra projeto, que vem do Latin, que resulta da unio de pro que significa algo que procede a uma ao e o verbo iacere que significa: levar, arremessar, lanar. Significa ento lanar algo novo, isto j deixa claro que todo projeto criado para produzir algo novo. Logo s tcnicas de Projeto e consequentemente o MS-Project no pode, ou tero dificuldades de serem utilizadas em processos contnuos. Sequncia clara e lgica de eventosoTodoprojetotemumasequencialgicaaserseguidaparaqueomesmovenhaa ser concludo. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS6 Incio e fim bem definidos oEstadefinioclssicadeprojetoedirecionaparaquetodoprojetodeveriater uma data de inicio e uma data de trmino bem definida, porem hoje sabemos que os projetosvoltadosparainovaonemsempretemumfimbemdefinidoemesmo assim poderemos aplicar tcnicas de planejamento e elaborar um cronograma para ele. Objetivo especfico claro, nico e bem definido. oTodoprojetotemumobjetivoparaoqualelefoielaborado.Novamosconfundir objetivo com escopo, pois so conceitos diferentes. Conduzido por pessoas oTodoprojetoparaserexecutadonecessitadepessoastrabalhandonomesmo. Assim uma rea de grande importncia est relacionada anlise e tratamento dos relacionamentos entre estas pessoas. Parmetros pr-definidos de tempo, custo, recursos humanos, qualidade, etc. oA maioria dos projetos sempre est sujeito a limitaes de custo, prazo, qualidade, ets.Comoexemplodestaslimitaesteramosocasoondeoprojetonopoderia custar mais que R$ 1.000.000,00 ououtro caso onde o projeto deveria terminar no mximo em uma determinada data. Em gerenciamento de projetos, definimos estes parmetros como Restries. No podemos confundir Restrio com Premissa, pois so conceitos diferentes.Tambm podemos afirmar que o foco de um projeto obter objetivos previamente identificados e responsabilidade do gerente do projeto conduzi-lo na direo da concretizao destes objetivos, combasenosparmetrosestabelecidos,comoporexemplo,otempo,ocustoeosrecursos; enquanto se mantm dentro de um padro de qualidade previamente definido. 3.2.O que Gerenciamento de Projetos? SegundooPMBOKOGerenciamentodeprojetosaaplicaodeCONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superarasexpectativasdosstakeholders(interessados,atores,participantes)equeenvolveo balanceamento de: Escopo, tempo, custo e qualidade; Necessidades (requisitos definidos) e expectativas (subjetivos ou no definidos); Diferentes expectativas e necessidades de todos aqueles que participam do projeto direta ou indiretamente. Issoindicaque,paraogerenciamentodeprojetos,nonecessrioapenasavontadeoua necessidade da realizao dessa tarefa. preciso reconhecer que o gerente de projetos precisa de conhecimentos especficos de vrias reas para melhor desempenhar as suas funes. Existe uma tendncia das empresas em administrar as operaes com a abordagem de projeto. Essa abordagem, de forma simplificada, prev a aplicao das tcnicas, habilidades, ferramentas e conhecimento de gerenciamento de projetosna conduo de operaes da empresa. O termo usado para essa tendncia ou filosofia o administrao por projetos, que visa alinhar os grandes objetivos estratgicos da empresa com inmeros projetos, coordenados e gerenciados, de forma a garantir a sua execuo no menor tempo, na melhor qualidade e no melhor custo. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 20137 3.3.A trplice restrio em Gerenciamento de Projetos Embora o conceito de projeto bem executado tenha como foco o atendimento s necessidades e acertos realizados com os stackholders (partes interessadas), as metas estabelecidas pela trplice restrio continuam muito fortes.

Onde :Custo: O projeto deve ser executado de acordo com o oramento definido. Escopo:Oprojetodeveentregar/executartodososprodutoseserviosnecessriosa entrega do seu produto principal. De maneira um pouco simplificada poderamos dizer que escopoacoleodetodososprodutoseserviosacertadoscomocliente.Existem tcnicas para se definir com maior qualidade o escopo do projeto, tais como uma EAP ou maquete do projeto que no fazem parte do contedo deste livro, porem seu conhecimento vital para a construo de bons cronogramas. Tempo:Oprojetodeveserexecutadonotempoprevisto.Nopodemosconfundirtempo com prazo. O prazo sempre se refere a uma data acertada, enquanto o tempo se refere a quantidadedehorasnecessriasaexecuo.Poderemosterporexemplouma determinada atividades de 5 dias ( 40h ) executada em um determinado prazo ou com um prazo maior, sendo estas datas afetadas pela jornada de trabalho da mesma ( calendrio ), por exemplo oAtividadede5dias(40horas)iniciandonasegundaesendoconduzidaemuma jornada de trabalho de 8 horas, o seu termino previsto ser na sexta-feira da mesma semana. oAtividadede5dias(40horas)iniciandonasegundaesendoconduzidaemuma jornadadetrabalhode5horas,oseuterminoprevistosernaquarta-feirada semana seguinte.. Umaconfusoseformouquandoossoftwaresdegerenciamentodetemponomearama colunadetempocomoDuraoecolocaramasunidadescomoDias,Semana,Meses. Devemos entender que quando informamos que uma durao de uma determinada tarefa de10Dias,oMS-Projectestentendendoqueaatividadeserrealizadaem80horas (Dia = 8Hs), assim se a tarefa estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 8hs ela ter umprazoparaserexecutada,poremseestiveratreladaaumajornadadetrabalhode4 horas o prazo ser totalmente diferente.Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS8 Estesfatoressointerdependentesesujeitosaalteraesnodecorrerdoplanejamentoe/ou execuo do projeto. A gerncia dessas variveis feita sob o ponto de vistasistmico, onde se admite que a modificao do valor de uma delas ter um impacto previsvel em todas as demais. Istosignificaquemuitasvezesareduo,porexemplo,davariveltempoacarretaremum incremento na varivel recursos ou implicar na alterao de alguma especificao do produto. Alm disso, qualquer que seja a mudana ocorrida em uma das variveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rpida tomada de deciso que corrija a mudana de curso, garantindo a continuidade do processo. Tambm importante lembrar que toda e qualquer modificao no contedo das variveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto. 3.4.As reas de conhecimento em gesto de projetos na viso do PMI OPMI-ProjectManagementInstitute-identifica10(dez)reasdeconhecimentoem gerenciamento de projetos atravs do PMBOK 5Edio. Apesar da abordagem de apresent-las de forma separada, por razes didticas, devemos estud-las com a percepo de que todas elas estointimamenteeinexoravelmenteinterligadas.Ogerenciamentodeumprojetosema aplicao do conhecimento de uma ou mais destas reas poder implicar em uma deficincia do prprioprojetoque,invariavelmente,sconstatadatardiamente,noantessemseter despendido muito esforo, custo e tempo para encontrar as razes desta deficincia. Como explica Margareth Carneiro , durante algum tempo o principal enfoque do gerenciamento deprojetoseraagernciadotempo:fazercomqueascoisasacontecessemdentrodoprazo esperado.Emalgumasempresas,emespecialnogoverno,oenfoquedegerenciamentode projeto era mais oramentrio, ou seja, quando acabasse o dinheiro, acabaria o projeto. Outroselementosforamsejuntandoaogerenciamentodoprojeto,almdoprazoecustos,o escopo(oquedeveriaserfeito).Foramidentificadoscomoimportanteparaagestodeum projeto tratar a questo de qualidade, ou seja, atender ao especificado e tratado entre as partes.Outrosaspectosforamseagregandoaogerenciamentodeprojeto,taiscomoriscoe comunicao. Todo projeto tem risco e o planejamento e tratamento desses riscos faz parte das atividadesdegerenciamentodoprojeto.Comunicaotambmfatorfundamentalemum projeto.Semadevidacomunicaoentreosenvolvidosumprojetopodeestarfadadoao insucesso.Asinformaesdevemfluirnotempo,naprofundidadeenocontedodesejadopor cada envolvido, de acordo com a sua necessidade ou grau de envolvimento. No devemos esquecer que os projetos so executados por pessoas. Ento o cuidado com o ser humano,amotivaodaequipe,orecrutamentodepessoasespecializadasparacadatipode tarefa,otreinamento,aformaodetimeeoutrosaspectossotambmfundamentaisao sucesso do projeto. Alguns projetos tm que adquirir bens ou produtos e o gerenciamento dessas aquisies tambm so importantes para a conduo de um projeto. Percebe-seentoqueogerenciamentodeprojetosenvolveotratamentodevriosaspectos importantes.Nametodologiaessesaspectossochamadosdedisciplinas.Vemosentoque apoiam a administrao de projetos disciplinas de: Gerenciamento de integrao entre os elementos do projeto; Gerenciamento de escopo de projeto; Gerenciamento de tempo do projeto; Gerenciamento do custo; Gerenciamento da qualidade; Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 20139 Gerenciamento de recursos humanos; Gerenciamento de comunicao; Gerenciamento de risco; Gerenciamento de contratos. Gerenciamento das partes interessadas. Estasdisciplinasjuntas,aliadasstcnicas,mtodoseferramentasdecadauma,apoiama conduodoprojetode formaagarantirqualidade,atendimentoaosprazos,custoserequisitos desejados. Cabe ao gerente de projetos integrar todas essas disciplinas, cuidando de todos esses aspectos desdeoinciodoprojeto,passandopeloplanejamentoeoutrasfasesdoprojeto,atasua concluso. A Integrao dos processos tambm tratada como uma disciplina pelo PMI. Ametodologiadegerenciamentodeprojetosabasesobreaqualtodosostrabalhosdevero ser efetuados. O software apenas auxiliar o gerente a estruturar a metodologia de maneira mais eficaz e integrada de trabalho. 3.5.O Planejamento em Projetos Em qualquer atividade de uma organizao o planejamento deve sempre ser encarado como uma rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se executaemuito,masmuitomesmo,segastarefazendoumtrabalhoque,comumdevido planejamento, poderia ter sido evitado. Costumeiramente,acredita-sequenoprecisodizerque,comumenfoqueemprojetospara uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis nuancesdeumprojeto.Normalmente,parte-sedoprincpioquetodososparticipantesdeum projeto tm como princpio um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem distante desta viso.Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!! 3.6.Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010 Nestematerial,ecomoauxliodoMS-Project2013vamosseguirumaestruturasimples,mas eficaz,deplanejamento.Nafiguraabaixo,soapresentadasasetapasparaquesepossa elaborarocronogramadoprojetoeutiliza-lonoMSProject2013.Duranteotranscorrerdeste livro, cada etapa abaixo ser definida no software. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS10 4.Iniciando com o MS-PROJECT4.1.Viso Geral: O MS Project uma ferramenta automatizada de apoio Gerncia de Projetos, onde possvel planejar e acompanhar as atividades, recursos e outrasvariveis de um projeto. OMSProjectumaferramentapertencentefamliaOfficedaMicrosofte,portanto,utilizaos padres conhecidos dessa interface com o usurio.A figura abaixo apresenta esta interface. Uma boa notcia para quem est iniciando com a operao deste aplicativo que ele poderia ser pensando como uma planilha Excel. Ambos os aplicativos trabalham com linhas e colunas. 4.1.1. Guias de Menus Os Guias de Menus do MS Project tem as seguintes opes: 1.ARQUIVO: Trata das operaes com arquivos. 2.TAREFAS: Cuida das operaes ligadas as tarefas. 3.RECURSOS: Cuida das operaes ligadas aos Recursos. 4.PROJETO: Cuida das operaes ligadas aos projetos. 5.EXIBIO: Cuida da formatao de textos, tabelas, fontes, etc. 6.FERRAMENTAS: Disponibiliza ferramentas para formatao do Grfico de Gantt. 4.1.2. Barra de Ferramentas Padro ABarradeFerramentasPadrocontmumasriedebotesqueservemdeatalhopara comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus. Planilha de Tabelas Guias de Menu Grfico de Gantt Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201311 4.1.3. Barra de Modos ABarrademodosexibeconesdeatalhocomosmodosdeexibiomaisfreqentemente usados no MS Project, nos quais voc poder clicar para mostrar o modo desejado. 4.1.4.Principais Vises: Inicialmente,verificamosqueoMSProjectpossuitrsformatosbsicosparaexibiras informaes. So eles: Os Grficos Que representam graficamente as informaes. So grficos os modos de exibio Grficos de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e Calendrio. AsPlanilhas - Querepresentaminformaesemlinhasecolunas.Cadalinhacontm informaes sobre uma tarefa ou recurso individual. Cada coluna contm um campo onde vocinsereinformaesespecficassobretarefasourecursos.(AscolunasnoMicrosoft Project so, em geral, chamadas de campos.) OsFormulrios Querepresentaminformaesemumformatosemelhanteaum formulrioempapel.Elesmostraminformaessobreapenasumatarefaourecursode cada vez.4.1.4.1.O Grfico de Gantt: NaelaboraoeconduodeprojetosoGrficodeGantt,semdvida,omaisutilizadoea mais importante visualizao no MS Project. Ele o padro de visualizao quando inicializamos o software.OmododeexibioGrficodeGanttmostraasinformaessobreastarefasrelativasaoseu projetocomotextooucomogrficodebarras.Todasasinformaesquesoinseridascomo texto so tambm exibidas no formato de grfico de barras. 4.1.4.2.Planilha de Recursos: O modo de exibio Planilha de Recursos exibe as informaes sobre cada recurso do Projeto. 4.1.4.3.O Grfico de Recursos: O modo de exibio Grfico de recursos exibe graficamente as informaes sobre a alocao, o trabalho ou o custo dos recursos ao longo do tempo. Voc poder analisar as informaes sobre umrecursodecadavez,sobrerecursosselecionadosousobreumrecursoeosrecursos selecionados ao mesmo tempo. Ao exibir esses dois tipos de informaes, voc ver dois grficos (um para o recurso individual e outro para os recursos selecionados) podendo assim compar-los. 4.1.4.4. A Planilha de Uso do Recurso: A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas abaixodeles.Elarelacionacadarecursoaostrabalhosqueelesteroquedesempenharno projeto. 4.1.4.5.A Planilha de Uso da Tarefa: OmododeexibioUsodatarefaexibeastarefasdoprojetocomosrecursosatribudos agrupados abaixo delas. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS12 4.1.4.6.O Diagrama de Rede: O Diagrama de Rede um modo de visualizao que mostra as dependncias entre as tarefas do projeto como um grfico de fluxo de rede. As tarefas so representadas por caixas ou ns e as dependncias de tarefa so representadas por linhas que conectam as caixas. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201313 5.Iniciando com MS-Project 5.1.Criando um novo arquivo de projetos A criao de um novo arquivo de projeto poder ser realizada atravs de trs opes : Quandosolicita-seaaberturadoMS-Projecteexecuta-seaopoArquivo/Salvar Como. Quandosolicita-seaaberturadeumnovoprojetoatravsdobotoNovonaBarrade ferramentas. Quandosolicita-seosalvamentodeumprojetojabertoatravsdaopo Arquivo/Salvar Como. 5.2.Configurao inicial do MS-Project O MS-Project permite a configurao de vrios itens especficos de um projeto, tais como:moeda,modo de exibio das datas,modo de exibio padro,taxa padro dos recursos,clculo automtico ou no do impacto das alteraes realizadas em um projeto,calendrio padro do projeto,horas de trabalho dirias, semanais e mensais, etc. Estas configuraes so realizadas atravs da opo Arquivo / Opes.

5.3.Calendrios do projeto. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS14 AntesdetrabalharmososcalendriosnoMS-Project,necessriotermosumaconscinciado que um calendrio. De maneira simplificada podemos dizer que calendrio tem a funo de nos mostraremquaisdiasdevemostrabalhareemquaisoutrosdiasno,equandodevemos trabalharquantashorasserodetrabalho.Assimsendo,comrelaostarefasoscalendrios determinamcomoelasseroagendadas,considerandootempodasuadurao.Podemos tambm definir calendrio como sendo a nossa jornada de trabalho. Sempreexistirumcalendrioassociadoaoprojeto,quepordefinioinicialdar-seonomede CalendrioPadro(Podersermodificado).Poderemostambmassociarcalendrioss atividades ou recursos especficos e caso isto ocorra deveremos ter o cuidado de informar qual o calendrioaatividadedeverseguir;oassociadoaoprojetoouoassociadoatarefaouo associado ao recurso. O MS-Project j vem configurado com trs calendrios: Padro:Calendrio-basequeconfiguraumaagendade8horasdiriasdetrabalhode segunda-feira a sexta-feira, no horrio das 9h s 12h e das 13h s 18h. 24 Horas: Configura uma agenda sem nenhum perodo de folga. Turno da Noite: Configura uma agenda de perodo noturno, de segunda a sbado das 23h s 8h. Novos calendrios podero ser criados, conforme a necessidade do projeto. Para se alterar e/ou criar novos calendrios dever ser utilizada a opo Projeto / Alterar perodo de trabalho Para alterar o calendrio padro ou qualquer outro calendrio que venha ser criado, utilizaremos a guia Excees, onde colocaremos um nome para a exceo, sua data de inicio e sua data de termino. Logo depois deveremos selecionar a opo de Detalhes. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201315 Em detalhes poderemos: Determinar se a exceo se refere a uma folga ou perodo de trabalho Sendo a mesma relacionada a um perodo de trabalho, informar quantas horas de trabalho estaro associadas aos dias de trabalho. Aperiodicidadedaexceo,sediariamenteafetaratodososdiasdointervalo,se semanalmente poder ser escolhido quais os dias da semana, etc. Intervalo de dias a ser impactado pela exceo. 5.4.Informaes iniciais do projeto. LogoapsacriaodeumnovoarquivodeprojetonoMS-Project,faz-senecessrioo fornecimento dos dados iniciais do projeto, tais como a Data de incio, calendrio do projeto, etc.Esta ao realizada atravs da opo Projeto / Informaes Sobre o projeto. Estas informaes podero ser alteradas posteriormente a qualquer momento. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS16 Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201317 6.Criando o Cronograma do Projeto 6.1.Criando a Estrutura Analtica do Projeto AEstruturaAnalticadoProjetoEAP,umaferramentaapresentadapeloPMBOKna disciplina de Gerenciamento de Escopo, para configurao dos resultados do projeto diretamente relacionados com seus objetivos, conforme a seguinte definio:Umagrupamentodoselementosorientadosaoprodutodoprojetoqueorganizaedefineo escopo global do projeto. Cada nvel inferior representa uma definio crescentemente detalhada de um componente do projeto. Os componentes do projeto podem ser produtos ou servios. AEAParepresentaogrficadosresultadosdoprojetosendofundamentalparaa especificaoeestimativaderecursos,tempoecustos,assimcomomontagemdaequipedo projeto composta por especialistas e os trabalhadores, com seus papis definidos em termos de autoridade e responsabilidade em cada atividade do projeto.OMS-Projectnofazdistinoentreumprodutoeumaatividade.Estatarefaterqueser executadapeloGerentedoProjetoduranteafasedeplanejamento.Normalmenteumitemda EAP dever ser executado atravs de diversas atividades. Para se registrar os itens da EAP no MS-Project, dever ser fornecida a descrio de cada item nacolunaNomedaTarefaeasuaorganizaohierrquicadeverserdefinidaatravsde recuos para direira/esquerda. Uma regra que devemos seguir evitar a existncia de nomes iguais entre os diversos itens da EAP. Esta regra se estender mais adiante para o registro das atividades do projeto. Em resumo, nopoderemosterduaslinhasnoMS-Projectcomamesmadescrio,emboraoaplicativo permita isto. OltimonveldaEAPchamadodePacotedeTrabalhoesernormalmentedecompostoem atividades. Exemplo : EAP simplificada de um prdio de 2 andares emA - formato grfico. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS18 B Em formato de texto C- No MS-Project Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201319 6.1.1. Diferena entre EAC e EAP Durante muito tempo os oramentos, principalmente os elaborados em engenharia seguiram uma estruturachamadaEAC.Estaestruturatemcomobasenoosprodutos/serviosaserem entreguesesimagrupamentosdecomposiesdeservios,comopoderamosverificarno quadrocomparativoabaixo.AEACnopoderserutilizadaparaelaboraodecronogramas, pois este documento tem como base a estrutura EAP, logo se torna necessrio que as empresas comecemaelaborarseusoramentosdemaneiracompatvelcomaestruturaEAPqueser posteriormente detalhada em atividades. Em alguns casos, poderamos at ter a mesma estrutura nos oramentos e cronogramas, o que facilitaria em muito o planejamento/controle financeiro do projeto, alm de evitar retrabalho entre as equipes oramentrias e de planejamento. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS20

6.2.Registrando as atividadesA criao das atividades de um projeto decorrente da decomposio dos pacotes de trabalho da EAP. Para cada item de menor nvel da EAP, chamado de pacote de trabalho, deve-se relacionar todas as atividades necessrias para executar a sua entrega. Neste momento ainda no devemos nos preocupar com os recursos necessrios execuo das tarefas,nemcomotemponecessrioexecuo.Estasaesserotrabalhadas posteriormente. NoMS-Project,oregistrodasatividadesrealizadocomainserodetarefasabaixodecada itemdaEAP.DemaneirasimilaracomoregistramosaEAP,poremumaregradeverser seguida; O nome das tarefas devem sempre iniciar com um verbo no infinitivo. 6.3.Propriedade das atividadesAsatividadesinseridassorelacionadasavriaspropriedades,quepodemseracessadas atravs da opo Projetos / Informaes Sobre a tarefa ou simplesmente clicando duas vezes na atividade. Vrias destas propriedades sero trabalhadas neste livro. Comoprimeiraguiadetrabalho,poderamosutilizaraguiadeObservaespararegistrarpor exemplo,durantea fasedeplanejamento,onossodicionriodaEAP/Cronogramae na fasede execuo poderamos fazer um acompanhamento fotogrfico da execuo de cada tarefa. Especificamenteparaareadeengenharia,estaguiapoderserutilizadapararegistraro memorial descritivo dos pacotes de trabalho/atividades. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201321 6.4.Durao das atividadesParacadaumadasatividadespresentesnoprojeto,deverserinformadootempototal necessrio para a sua concluso. Devemos ter em mente que o tempo, ou a sua durao,de uma atividade no representa o seu prazo como somos induzidos a pensar devido a forma como os softwares nomearam as unidades comosendoemDias,Semanas,Meses.Quandoinformarmosqueumaatividadetemcomo durao 5 Dias, estamosinformando que esta atividade tem uma previso de ser executada em 40 horas e que a quantidade de dias fsicos ser decorrente por exemplo do calendrio ao qual esta atividade est associada, ver exemplo abaixo.Por padro, o MS-Project sempre mltipla os quantitativos das duraes informadas pela seguinte regra; Dia multiplica por 8 horas, Semana multiplica por 40h e Ms multiplica por 160 horas. Outro item muito importante termos cincia que o tempo total para entrega de um item da EAP no necessariamente a soma da durao de todas as atividades, pois poderemos ter atividades em paralelo por exemplo. Aduraodasatividadespodeserinformadaemdias,horas,semanas,mesesouminutos. PorminternamenteoMS-Projectsempreconverterestasduraesemhoras.Quando fornecemosaduraodeumaatividadeemdias,porexemplo,oMS-Projectconverte automaticamenteestaduraoemhorasearquivaamesma.Estainformaoserautilizada paraadeterminaodadatadeincioetrminoconsiderandoashorasdetrabalhodirias presentes no calendrio do projeto. Quandoinformadoqueumatarefatemduraode0(zero)horas,oMS-Projectentendequea tarefa corresponde a um marco. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS22 6.4.1. Criando prazos diferentes para atividades com mesma durao. Um exemplo de que as informaes presentes na coluna Durao no se referem a prazos e sim atempos(horas)deexecuodastarefaspoderserdemostradoseguindo-seosseguintes passos: Criarumnovocalendriocomapenas4horasdetrabalhodiriasdesegundaa sexta.

Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201323 Criarduastarefas,ambascom5diaseapenasaumadastarefasassociaro calendrio criado anteriormente.

Observar que as duraes sero as mesmas, porem os prazos sero diferentes.

Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS24 6.5.Sequenciamento das atividadesParaa execuodeumprojeto, normalmenteteremos umaordemdeexecuodas atividades. Isto se deve principalmente a trs fatores: Ordem natural de execuo das tarefas. Fatores Mandatrios. Execuo de projetos anteriores direciona a uma melhor ordem de execuo das tarefas. Fatores Discretos. Forasexternasaocontrato foram aumdeterminadosequenciamento naexecuodas tarefas. OssoftwaresdeplanejamentoeconsequentementeoMS-Projecttrabalharamestesmotivosse utilizando de 4 tipos de ligaes. 6.5.1. Ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) Estetipodeligaoomaiscomumnoscronogramasetemcomobaseapremissaquea atividade anterior tem que terminar para a posterior iniciar. No MS-Project basta colocar o nmero da predecessora da atividade B na coluna Predecessora. Ex: 4 TI 6.5.2. Ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) Este tipo de ligao tem como base a premissa que a atividade posterior dever iniciar no mesmo momentoqueaatividadeanterior.NoMS-Projectbastacolocaronmerodapredecessorada atividade B na coluna Predecessora. Ex: 4 II 6.5.3. Ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) Estetipodeligaotemcomobaseapremissaqueaatividadeposteriordeverterminarno mesmomomentoqueaatividadeanterior.NoMS-Projectbastacolocaronmeroda predecessora da atividade B na coluna Predecessora informando o tipo TT. Ex: 4 TT 6.5.4. Incio-Trmino IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. oMelhornoutilizarestetipodeligao,poispoderafetaroclculodocaminho crtico. Ainformaodosequenciamentodeexecuodastarefas,poderserfeitaatravsdo preenchimento da coluna Predecessora na tabela Entrada. O tipo de relacionamento padro utilizado o TI, se quisermos alterar este tipo relacionamento deveremos digitar o tipo com o qual Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201325 queremosrelacionarastarefas.Casotenhadvidas,podertrabalharcomaspropriedadesda tarefa, guia Predecessoras. 6.6.Retardo ou adiantamento das atividadesNaexecuodasatividadesdeumprojetopodemsurgirsituaesondeteremosqueexecutar umadeterminadatarefa,quenormalmenteseriaexecutadanoterminodesuapredecessora (ligao tipo TI), antes do termino desta ltima. Nestes casos existiro paralelismos de execuo de tarefas e isto normalmente ocorre quandotemos necessidade de promover uma antecipao do termino da execuo do projeto. Temos que sempre ter em mente que esta ao promove o surgimento de riscos de retrabalho. Outrasituaoquecomcertezapoderemosterqueincluiremnossoscronogramasa necessidadede alteraromomentodeinciodeumatarefacomo sendodepoisdealgumtempo depois da predecessora. Neste caso falamos que existir retardo na execuo.Estas antecipaes ou retardos de incio de tarefas normalmente ocorrem devido a restries de recursos ou situaes impostas pela prpria natureza das atividades. Exemplos: Retardos:Tempo de espera da cura de uma laje; Tempo de espera da liberao de um recurso; Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS26 Tempo de espera pela homologao de um produto pelo cliente. Adiantamentos Antecipao da execuo na tentativa de diminuir o prazo total do projeto. Em gerenciamento de projetos tratamos os retardos tambm como folgas (slack), que podem ser subdivididas em folgas livres (free slack) e folgas totais (total slack). ParaexecutarmosistonoMS-ProjectutilizaremosorecursodeLatnciapresentenaguia Predecessores, nas propriedades da tarefa.

6.6.1. Retardo nas ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o termino da atividade A ( Concretagemporexemplo)eaatividadeB(Desforma).Nestecasoutilizamosumavariao deste tipo de ligao. No Ms-Project basta colocar o nmero da predecessora da atividade B na coluna Predecessora acrescido do tempo de espera necessrio.Ex : 4TI+3d. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201327 6.6.2. Retardo em ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) PoderemosteranecessidadedepromoverumaesperadetempoentreoinciodaatividadeA (limpeza do terreno, por exemplo ) e a atividade B ( Remoo entulhos ). Neste caso utilizamos umavariaodestetipodeligao.NoMs-Projectbastacolocaronmerodapredecessorada atividade B na coluna Predecessora e indicar a diferena de tempo a ser realizada.Ex : 4II+3d. 6.6.3. Retardo em ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) Poderemos ter a necessidade de promover uma espera de tempo entre o trmino da atividade A (Limpeza do terreno por exemplo ) e a atividade B ( Remoo entulhos ). Neste caso utilizamos umavariaodestetipodeligao.NoMs-Projectbastacolocaronmerodapredecessorada atividadeBnacolunaPredecessorainformandootipoTTeindicaradiferenadetempoaser realizada.Ex : 4TT+3d. 6.6.4. Antecipaes em ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) Poderemosteranecessidadedepromoverumaantecipaodetempoentreoterminoda atividade A ( limpeza do terreno por exemplo ) e a atividade B ( remoo entulhos ). Neste caso utilizamosumavariaodestetipodeligao.NoMs-Projectbastacolocaronmeroda predecessoradaatividadeBnacolunaPredecessoraacrescidodotempodeantecipao necessrio.Ex : 4TI-3d. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS28 6.6.5. Antecipaes em ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) Poderemos ter a necessidade de promover uma antecipao de tempo entre o incio da atividade A(Arrumarasalaporexemplo)eaatividadeB(limparasala).Nestecasoutilizamosuma variaodestetipodeligao.NoMs-Projectbastacolocaronmerodapredecessorada atividade B na coluna Predecessora.Ex : 4II-3d.

6.6.6. Antecipaes em ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) Poderemosteranecessidadedepromoverumaantecipaodetempoentreotrminoda atividade A ( Arrumar a sala por exemplo ) e a atividade B ( limpar a sala ). Neste caso utilizamos umavariaodestetipodeligao.NoMs-Projectbastacolocaronmerodapredecessorada atividadeBnacolunaPredecessorainformandootipoTTeindicaradiferenadetempoaser realizada Ex : 4TT-3d.

6.7.Entendendo os tempos de retardo e espera. Devemos entender que os valores informados para os retardo e antecipaes so entendidos pelo MS-Project como sendo em horas. Estes seroi convertidos da mesma forma que a coluna Durao convertida em horas como j detalhamos anteriormente. Assim quando informamos que existira uma espera de 7 dias entre duas tarefas, isto no significar que sero de 7 dias fsicos, pois caso o calendrio do projeto esteja trabalhando com uma quantidade de horas diferente de 8horas dirias e caso tambm existam feriados e fins de semana no perodo, este quantitativos de dias fsicos ser bem maior, ou poder ocorrer que se o calendrio estiver trabalhando com uma quantidade de 16horas dirias, o quantitativo de dias fsicos ser bem menor. 6.8.Visualizando o cronograma do projeto. Aps o fornecimento da EAP do projeto, das atividades necessrias para a entrega dos produtos, daduraodestasatividades,dadefiniodaspredecessoras,dosajustesviaretardosou adiamentos, teremos condies de visualizar o cronograma do projeto. A visualizao poder ser realizado atravs das vises Gantt de Controle ou Grfico de Gantt. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201329

OGrficodeGanttouGanttdeControlepermiteavisualizaotemporaleoacompanhamento de tarefas, alm de permitir a visualizao rpida do caminho crtico. Caminho Crtico o maior caminho para a execuo do projeto, ou a sequncia de atividades com folga zero. AdiferenaentreGanttdeControleouGrficodeGantt,queoprimeirojtrsconfiguradaa apresentao do caminho Crtico. Devemos ter cincia da importncia do caminho crtico, encarando estas informaes como uma grandefontededadosparatomadasdedecisoquandooassuntoprazodasatividadese assim promover uma reduo de perdas financeiras. Por exemplo, quando quisermos antecipar o prazodoprojeto,poderemospreverumajornadadetrabalhomaiornasatividades,porem somenteparaasatividadesqueestiveremnocaminhocrtico,eumoutroexemploquando estamos na fase de execuo e por ventura o projeto se encontrar atrasado, neste caso somente as atividades do caminho crtico deveriam ter atividades programas para horas extras.. 6.9.Restries do projeto. Todoequalquerprojetopodeestarsujeitoarestriesnoseuacompanhamento.Normalmente estasrestriesestorelacionadasaoprazonecessrioexecuodoprojeto,aocustodo projeto, ou at mesmo em relao qualidade do projeto. OMS-Projectpermiteoregistroeconsequenteavaliaodoimpactodasrestriesrelativas varivelprazo,quetantopodemestarassociadasaoprojetocomoumtodocomotambma algumas atividades do projeto. Para registrarmos as restries no MS-Project utilizaremos a guia Avanado, nas propriedades da tarefa. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS30 6.10.Diviso da execuo de uma tarefa em varias etapas. Duranteoplanejamentoouexecuodeumaatividade,podesernecessriaadivisodasua execuo.Normalmentequandoestefatoocorreduranteafasedeplanejamentodividimosa atividadeem duasou mais atividades, pormesterecurso ficadifcildeserutilizadona fasede execuo,poisadivisodatarefapodeserdecorrentedealgumanecessidadedeparadada execuo,comoporexemplo,aexistnciadechuvasemumaatividaderelacionadaapintura externa de uma edificao. AdivisodaexecuodeumatarefarealizadaatravsdobotoDividirtarefapresentena barra de ferramentas. Este recurso quando utilizado, poder colocar em risco a qualidade do cronograma, pois na fase deexecuo/controle,noteremoscomoinformaraexecuodeumadeterminadaparteda atividade.

6.11.Atividades Recorrentes. NadecomposiodaEAPpodemsurgiratividadesquevoserepetirvriasvezesdurantea execuodoprojeto.Umexemplodestetipodeatividadessoasrelacionadasareuniesde acompanhamento necessrias entrega dos produtos pr-programados. PararegistrarmosatividadesrecorrentesnoMS-ProjectutilizaremosaopoTarefa/Tarefa Peridica Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201331 . 6.12.Alterando o calendrio das atividades. Normalmentetodasasatividadesdeumprojetoobedecemsconfiguraesexistentesno calendrio ao qual o projeto est associado (Projeto / Informaes Sobre o Projeto) em relao aos horrios de trabalhos dirios, feriados existentes, etc. No entanto podem existir situaes onde seja necessrio criar um calendrio especifico para uma determinadaatividade,ougruposdeatividades.Istoacontecequando,porexemplo,devido existncia de rudos na execuo da atividade ela s pode ser executada no perodo da manh. Pararegistrarmosumcalendrioespecficoparaumaatividadenecessrioqueprimeiroseja criadoestenovo.Aassociaodatarefacomocalendrioespecficorealizadanaguia Avanado presente nas propriedades da tarefa. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS32 A mudana do calendrio de determinada atividade promove alterao dos prazos do cronograma sem, no entanto, modificar o esforo para sua execuo. 6.13.Metas, Marcos ou Milestone. O planejamento de um projeto pode prever a execuo de entregas de produtos em determinadas datasfixas,oupodemsercriadasaesqueiromarcaroinciodeumafasepara,asim,ser possvel definir o incio da fase seguinte. Normalmenteestasaes(tarefas)podemnoenvolveroplanejamentodeduraoparaasua execuo, ou recursos.Estas tarefas so conhecidas normalmente como MARCOS, METAS ou MILESTONES e no MS-Project, fazemos a criao e registro delas informando sua durao como 0 ( zero). 6.14.Modos de Viso e Tabelas. O MS-Project capaz de armazenar uma grande quantidade de informaes, que muitas vezes podem at prejudicar o entendimento do projeto.Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201333 De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project como sendo uma grande planilha Excel, comvriascolunas.Quandoocultamosumacolunanosignificaqueapagamosassuas informaes, elas apenas estaro ocultas. Para facilitar a utilizao do programa, o MS-Project est dividido em diversos modos de viso e cadaumdelesdirecionadoaotratamentodeumdeterminadoconjuntodeinformaes.Estes modos de viso podem ser exibidos atravs da Barra de Modos ou acessando o menu Exibir. Basicamente existem dois tipos de viso: Asqueapresentamsomenteinformaesgrficas,comoporexemplo,avisode Diagrama de rede. As que apresentam informaes grficas e tambm colunas de dados, como por exemplo, o Grfico de Gantt. Neste caso falamos queaviso tem Tabelasassociadas, que podem ser visualizadas atravs da guia Exibio.

Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS34 7.Melhores prticas para construo de cronogramas. OPMI,atravsdecomplementosaoPMBOKpublicoualgumasmelhoresprticasparaa construo de cronogramas, entre as quais poderemos destacar: 7.1.1. No utilizao de tempo de espera no sequenciamento TI. Quando encontramos sequenciamentos TIcom apresenadetemposdeespera( TI+4dias por exemplo), sabe-se hoje, que isto seja um forte indicio de que esquecemos de detalhar atividades. Um exemplo que poderamos trabalhar ocorre quando temos em nossos cronogramas um tempo deesperaentreaatividadedeassinaturadocontratoeoinciodaobra,provocadopela necessidadedemobilizao,transportedeequipamentos,etc.Naverdade,deveramoster colocado estas atividades no cronograma e sequenciar todas como sendo TI, por exemplo.Outro equivoco pode ocorrer quando informamos, por exemplo, um tempo de espera entre duas atividadescomo5TI+10dias,podemosserdirecionadosapensarque10diasdepoisde concluda uma a atividade predecessora a sucessora ir iniciar, porem estamos informando que 80hs depois de concluda a atividade e respeitando o calendrio do projeto a atividade sucessora deverterseuincioprogramado.Istopodercausarerrosquandoquisermos,porexemplo, registrar o tempo de cura de uma laje, pois forneceramos 20d e fisicamente teramos quase um msdeesperadevidoaossbados,domingoeferiados.Nestecassomelhorinformaremdias corridos,colocandotempodeesperacomosendo5TI+10dd(doisDs).Esterecursotambm poder ser utilizado nos fornecimento do tempo das tarefas, quando o MS-Project ir considerar o tempo das tarefas em dias corridos, ver exemplo abaixo :

7.1.2. No utilizao de tempo de espera/antecipao informado em dias(horas). Quando informamos o tempo de espera/antecipao em dias/horas/semanas/meses, verificamos que o MS-Project utiliza o calendrio para determinar quantos dias fsicos sero respeitados entre astarefas,poremumoutroerropoderocorrer.Imaginemosduastarefascomomostradaa seguir.Naprimeirasituaootempodaprimeiraedasegundasoosmesmoseteremososeguinte sequenciamento.

Na segunda situao o tempo da primeira foi reduzido devido ao deslocamento de mais pessoas para a sua execuo e ai teramos a seguinte situao. Poderistorealmenteocorrer?PoderaatividadeBiniciarantesdaatividadeAiniciar?Uma sada para este tipo de problema informarmos as antecipao em termos percentuais. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201335 7.1.3. Durao mxima das atividades Uma regra que deveremos tentar seguir serefere a durao mxima de qualquer atividades em qualquercronograma,que:Aduraomximadeumaatividadeduasvezesotempode controledocronograma,ouseja,seformosatualizarocronogramatodasemana,adurao mxima das atividades ser de 10 dias.Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS36 8.Recursos Como presente na definio de Projetos, a execuo do mesmo e consequentemente das tarefas definidas,sempre necessitar de recursos, sejameleshumanos, matrias ou financeiros. Assim temos que fazer o planejamento da utilizao destes recursos para todo o projeto. Demaneiradireta,podemosafirmarquenaverdadetodaatividadepresentenoprojeto necessitar de recursos para ser executada. Exceo se faz as atividades do tipo Marco. Desta forma oplanejamento dautilizaodosrecursosnecessriosexecuodo projetorealizado atravs do planejamento dos recursos necessrios execuo das atividades do projeto.As melhores prticas de gerenciamento de projetos sugerem que as condies consideradas no planejamentodoesforosejamregistradas.Paraistopode-seutilizarocampoobservaes presente nas propriedades das tarefas. 8.1.1. Registrando os Recursos O MS-Project, na verso 2013, trabalha com trs tipos de recursos : Recursos Trabalho Referem-se a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mo de obra e aluguel de equipamentos.Paraestetipoderecurso,oMS-Projectpodecontrolarasuadisponibilidadee, posteriormente, indicar as super-alocaes correspondentes. Pode-setambmassociarcalendriosdiferentesdoscalendriosdoprojetoeda atividade. Recursos Materiais No utilizam hora extra e grupo de trabalho,No se pode especificar disponibilidade,No utilizam calendrios.. Recursos Custos Pode ser utilizado para associar servios com custos fixos, porem podem prejudicar o clculo do valor agregado. Antesderelacionarmostodos osrecursosnecessrios execuodecadatarefa,teremosque registr-los no MS-Project. Isto feito atravs do modo de viso Planilha de recursos.

Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201337 8.1.2. Relacionando os Recursos s atividades. Quandoregistramososrecursosnecessriosexecuodeumatarefa,oMS-Projectcalcula uma nova informao denominada Trabalho. OTrabalho aquantidadedehoras aseremutilizadasnaexecuo da atividade ecalculada basicamente pela multiplicao da durao da tarefas pela quantidade derecursos tipo Trabalho na tarefa.Por exemplo: Para uma atividade que tem durao dedois dias e utilizao de dois recursos do tipo trabalho, teremos: Considerando que um dia de trabalho tem oito horas (calendrio do projeto), um dia dessa atividade ter 16 horas de trabalho. Ento, em dois dias, o trabalho ser de 32 horas. Parainformarosrecursosdasatividades,deveremosestartrabalhandocomumavisoque mostreasatividadesdoprojetoeosrecursosdastarefaspoderoserinformadosdevrias maneiras: Atravs da coluna Nome dos recursos; Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia Recursos; Utilizando a tela Atribuir Recursos. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS38

8.1.3. Problemas de alocao dos recursos; alterao da durao das tarefas. Podeocorreroproblemadealteraonasduraesdastarefas,quandodofornecimentodos recursosnastarefas.Esteproblemaestassociadoaotipodetarefaatualmenteemuso,que poder ser de 5 tipos: Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201339 Durao Fixa Controlada pelo Empenho Durao Fixa Sem ser Controlada pelo Empenho Trabalho Fixo Unidades Fixas Controladas pelo Empenho. Unidades Fixas Sem ser Controladas pelo Empenho. Paraevitarmostranstornos,deveremossomentetrabalharcomatividadesdotipoDuraoFixa sem ser Controlada pelo empenho. 8.1.4. Problemas de alocao dos recursos; recursos superalocados. Poderemoscometeralgunsenganosquandodarealizaodoplanejamentodosrecursosdas atividades, como por exemplo, alocarmos os mesmos recursos para atividades diferentes, porm programadasparaseremexecutadasnomesmoperodo.Destaformaorecursoestaria trabalhandomaisdoqueas8horasdiriasnormais.Aesteproblemadamosonomede superalocao de recursos. OMS-Projectapresentadevermelho,navisoplanilhaderecursos,quaisrecursosesto superalocados. Recursos superalocados significam que em alguma parte do cronograma eles esto trabalhando mais do que o especificado na coluna Unidades Mximas em relao ao calendrio em uso. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS40 8.1.5. Grficos de Recursos Reconhecendo-sequeexistemrecursossuperalocadosemnossocronograma,poderamos identificar em qual perodo do projeto isto ocorre.Paraaidentificaodestesperodospode-seutilizaravisodeGrficodeRecursoscomo mostrado abaixo. Umaoutrainterpretaoquepoderemosterdestavisoeadisponibilidadedoshistogramasde nosso projeto, sejam com base nos recursos humanos ou matrias. Desta forma teramos toda a programao de recursos matrias ou humanos necessrios a nosso projeto, melhorando assim a possibilidade de sucesso de cumprimento dos prazos estabelecidos po cronograma.

8.1.6. Uso dos Recursos UmaoutraformadevisualizarmosasutilizaesdosrecursosatravsdavisodeUsodos recursos como poderamos ver abaixo. Esta viso nos d a ideia de QUEM-QUANDO-QUANTO os recursos so utilizados no projeto. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201341 9.Controle da Execuo do Projeto Ao termino da fase de planejamento teremos em mos vrios documentos, tais como : Documento de detalhamento do escopo do projeto; Cronogramas; Oramentos; Planos de trabalho; Detalhamento dos Recursos; Riscos;Plano de Comunicao; etc; Todos estes documentos iro compor o que denominamos Plano de Projeto.O plano de Projeto nadamaisqueareuniodetodososdocumentosgeradosdurantea fasedeplanejamento e que iro servir de controle para a execuo do projeto. Comoomundonoperfeito,dificilmenteexistirumplanejamentoquenosofrerajustes, sejamdecustos,cronogramas,etc,duranteaexecuodeexecuodoprojeto.Quandoisto ocorrer os documentos devero ser atualizados em uma nova verso e um novo plano de projeto dever ser criado. Cada verso destes planos de projetos denominada de Linhas de Base ou Baselines. Estas linhas de base serviro como ponto de referencia para o acompanhamento do andamento da execuo do projeto em relao ao seu planejamento. 9.1.Linhas de Base no MS-Project AgravaodasLinhasdeBaseserealiza na opoProjeto /GravarLinhasdeBase eoMS-Project permite a gravao de at 11 linhas de base. Deveremosnotarqueapsaprimeiragravaodalinhadebase,avisoGanttdeControle passaamostraroplanejamentoesituaoatualdosplanejamentosrealizadosparacadauma das tarefas do projeto. Nopodemosconfundiraatualizaoperidicadocronogramacomacriaodeumanovade base.Estaltimasserrealizadaquandoocorreracordoscomaspartesinteressadas, Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS42 enquanto a atualizao peridica tem a inteno de mostrar os desvios do cronograma corrente em comparao com a linha de base vigente, no sentido de providenciarmos aes corretivas e eliminarmos os desvios. 9.2.Controle da execuo das tarefas Umadasinformaesquedeverestarpresentenoplanodoprojeto,omodopeloqualser realizadoocontroledaexecuo,poisoGerentedoprojetodeversaberexatamentecomoir cobrar as informaes dos recursos envolvidos no projeto, como por exemplo : Periodicidadedoacompanhamento:Dequantoemquantotemposerfeitoum levantamento do andamento da execuo do projeto. Modelo do acompanhamento: Como os recursos devero informar o andamento da execuo. O MS-Project permite o registro de diversas metodologias de controle de execuo dos projetos. Neste livro vamos trabalhar com duas delas: Informando o percentual de execuo da tarefa; Informando o percentual de execuo da tarefa e reprogramando o restante de sua execuo. Para trabalhar com estas opes, deixar visvel o menu de controle. 9.2.1. Atualizando a data de status do projeto Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201343 OMS-Projectnecessitaserinformadosobrequaldatadeverrealizarascomparaesdos avanos a serem informamos das atividades, pois sem esta informao no ter como identificar possveis desvios. Esta data dever ser informada como a data de status em Projetos / Informaes. 9.2.2. Visualizando as linhas de andamento ParafacilitaravisualizaodadatadestatusatualmenteregistradanoMS-Project,poderemos solicitar a solicitar a visualizao da linha de andamento, conforme tela abaixo. Aslinhasdeandamentonosdarumavisualizaogrficadoandamentodoprojeto.Neste momentovisualizemosfacilmenteasatividadesqueseencontramatrasadasouadiantadas quanto ao seu planejamento. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS44 9.3.Controle da execuo atravs da informao do percentual executado

Amaneiramaisprticaerpidaparacontrolaraexecuodeumprojetoinformaro percentual executado de cada tarefa nas medies realizadas. Para executar esta ao no MS-Project poderemos: Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo Porcentagem Concluda na guia Geral. Informando o % executado diretamente do menu de controle. Incluindo a coluna % Concludo em uma tabela. Embora esta seja a maneira mais comum de controle de execuo de projetos no MS-Project ou em qualquer outro aplicativo, apresenta diversas falhas, tais como: Opercentualinformando,teoricamentecomoofsicodaatividade,entendido peloMS-Projectcomoopercentualdetempojgastonatarefa,eeste percentualpodersermodificadopeloprprioaplicativocasoocorrauma alterao na durao da tarefa. Ver exemplo abaixo: A-Inicialmenteatarefatemumaduraode10diaseinformamos50% executado B-Modificandoaduraodatarefapara15dias,opercentualaltomaticamente ser modificado. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201345 OmotivoqueinicialmenteoMS-Projectarquivouquejtinhasidoinformado umtotalde40h,comosendoototaldehorasjrealizado(50%),quando modificamosaduraopara15dias,ototaldehorasdatarefapassaaserde 120h e como j informamos que j gastamos 40h com a mesma, o percentual do tempo gasto ( que imaginamos incialmente ser o fsico) para a ser de 33,33% O percentual de avano mostrado para as atividades resumo e atmesmo para o projeto no pode ser entendido como sendo o percentual de avano do projeto, pois as atividades podem ter unidades (m3, m2, kg, etc) diferentes entre se e ai nunca teremos o percentual de avano fsico de um projeto. Esta informao no est ligada a utilizao do MS-Project e sim ao conceito equivocado que sempre existe um percentual fsico executado de todo o projeto. O percentual executado de uma tarefa at o dia da medio pode no expressar exatamente quanto de esforo foi gasto na atividade.Opercentualexecutadononosmostracomoestprevistooterminoda execuo datarefa.Eleretratao passadoe deixadetrabalharcomo futuro. O percentual fsico realizado at o momento tem uma dificuldade menor do que o restante a ser executado. Acomparaoentreaexecuodoprojetoeoseuplanejamentopodeserrapidamente visualizado atravs da viso Gantt de Controle. 9.3.1. Reprogramando as atividades Paracorrigiralgunsdosproblemasapresentadosanteriormente,devidoaofornecimentodo percentual executado das tarefas, poderemos utilizar as colunas de Incio real e Termino real das tarefas.Destaformaoscronogramasestarosendoajustadosacadainciooutrminodas tarefas. 9.4.Controle da execuo atravs da durao restante. Existeummtododecontroledeexecuodeprojetos,quecomumpoucodeprticasetorna to fcil, ou at mais fcil, do que o mtodo percentual apresentado anteriormente. Chamaremos este mtodo de Durao restante. Estemtodotemcomopremissaautilizaodetemposjgastosnarealizaodastarefase quantotempoaindasonecessriosparaaconclusodestas.Ainformaodepercentual executado no considerada. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS46 Para executar esta ao no MS-Project deveremos Selecionar a opo Tarefas/Tarefas/Atualizar Tarefas. Informar a datas de Incio real e Termino real, se a atividade tiver sido concluda. Caso a atividade no tenha sido concluda informar, Durao Real que corresponde a quantos dias do calendrio j se trabalhou desde o Incio Real da tarefa at a data de Status do Projeto,Duraorestantequecorrespondeaquantosdias(horas)sonecessrios para se concluir a tarefa. Estemtodo,quandoaplicadojpromoveareprogramaodocronogramaeatualizaodo caminho crtico do projeto, caso os resultados informados tenham provocado alguma alterao no mesmo. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201347 10.Relatrios Ogerentedeprojetostemqueterdetectadoduranteoplanejamentosnecessidadesde comunicaes que devero ser entregues a todos os envolvidos com o projeto. As informaes que sero entregues aos recursos relacionados a execuo das tarefas sero totalmente diferentes s entregues aos patrocinadores do projeto. OMS-Projecttemconfiguradodiversostiposderelatriosrelacionadosaalgumas necessidades especficas. Acessado atravs da opo Exibir / relatrios, alem de permitir a construo de novos. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS48 11.Filtros Muitasvezesnecessriaaapresentaodeapenasalgumaspartesdoprojeto,comopor exemplo : Atividades ainda no iniciadas. Atividades de um determinado recurso. Atividades com custo acima de determinado valor. Atividades com concludas entre um determinado perodo de datas. Conseguiremos este recurso com a introduo de filtros. O MS-Project permite a visualizao de Vises,Tabelas e Relatrios atravs da aplicao de diversos filtros pr-programados, alem de permitir a construo de novos. Melhores Tcnicasde Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica emMS-Project 201349 12.Classificao OMS-ProjectpermiteavisualizaodasVises,TabelaseRelatriosatravsdaaplicao de diversas Classificaes pr-programadas alem de permitir a construo de novas. Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS50 13.Sobre o Autor Engenheiro Civil, tem MBA em Gerenciamento de Projetos pela Gama FIlho (RJ), certificao em gerenciamento de projetos pelo Project Management Institute ( PMP e PMI-SP) e tambm como especialista em Gerenciamento de Projetos com MS-Project pela Microsoft (MCTS).TrabalhoucomoGerentedeInformticaemorganizaescomoGruposChaves,Grupo VotorantimeProcengeConsultores.Amaisde15anosvemsededicandoatividades relacionadas a Gerenciamento de Projetos. MinistracursosdeGerenciamentodeProjetosePrticasdeConstruodeCronogramasde Projetos com utilizao do MS-Project e Primavera P6, sendo tambm professor das cadeiras de Gerenciamento de Projetos no MBA de Gerenciamento de Obras da Universidade Cidade de So Paulo ( INBEC). Foi Diretor de educao continuada do Chapter PMI-PE e atualmente atua como voluntrio. Paracontato,sugestesecrticassobreestematerialenviaremailpara contato@heronsantos.com.br, ou atravs do site www.heronsantos.com.br.