introduÇÃo - fiemg · 2016. 4. 13. · 2 introduÇÃo para assegurar a excelência do processo...
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INTRODUÇÃO
Para assegurar a excelência do processo que envolve a tramitação das Solicitações de Compras no
Sistema FIEMG, a SIGC/Gerência Integrada de Suprimentos – GISU, juntamente com a
SIGC/Gerência Integrada de Planejamento, Projetos e Processos – GIPP, desenvolveu este Manual
com o objetivo de orientar os usuários sobre os principais pontos relacionados à operação do
Workflow de Solicitações de Compras.
A SIGC/GISU permanecerá à disposição de todos para sanar eventuais dificuldades na operação e
aprimorar os procedimentos.
SIGC/Gerência Integrada de Suprimentos
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ÍNDICE
1- WORKFLOW DE SOLICITAÇÕES DE COMPRAS .................................................................................... 4
1.1- TERMOS UTILIZADOS NO WORKFLOW ......................................................................................... 4
2- INÍCIO DO PROCESSO DE COMPRAS ................................................................................................. 5
3- 1ª ATIVIDADE: “TRAMITAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS” ............................................... 7
3.1 COMO TRAMITAR A SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ............................................................................. 7
3.1.1 TRAMITAR PARA APROVAÇÃO ....................................................................................................... 10
3.1.2 TRAMITAR PARA ANALISTA .......................................................................................................... 10
3.1.3 TRAMITAR PARA ÁREA TÉCNICA ................................................................................................. 11
3.1.4 COMO ANEXAR ..................................................................................................................................... 14
4- APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS .................................................................................. 15
4.1 COMO APROVAR .................................................................................................................................... 15
5- ATIVIDADE ANALISTA ........................................................................................................................ 18
6- PARECER ORÇAMENTÁRIO ................................................................................................................... 20
7- AUTORIZAÇÃO SUPERINTENDENTE .................................................................................................... 20
8- AUTORIZAÇÃO PRESIDENTE ............................................................................................................... 21
9- RECEBIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS NA GISU ............................................................ 22
10- ACOMPANHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS ....................................................................... 22
11- SOLICITAÇÃO DE COMPRAS APÓS TRAMITAÇÃO CONCLUÍDA ...................................................... 25
12 – CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................................................... 26
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1- WORKFLOW DE SOLICITAÇÕES DE COMPRAS
O Workflow de Solicitações de Compras é um sistema implantado para tramitar a solicitação de
compras (SC), por meio eletrônico, com a finalidade de agilizar o processo de autorização e
recebimento dos documentos na Gerência Integrada de Suprimentos, assim como permitir o seu
acompanhamento pelo solicitante.
O sistema vem substituir o processo atual, que consiste na tramitação física da SC. Buscando
melhorar esse fluxo de tramitação, o workflow permite que as assinaturas e carimbos sejam
substituídos por aprovações eletrônicas, sendo o documento impresso somente pela GISU. O
sistema possibilita ainda o acompanhamento efetivo do fluxo pelo solicitante, identificando todas as
etapas de aprovação / autorização já cumpridas, bem como aquelas que ainda são necessárias.
1.1- TERMOS UTILIZADOS NO WORKFLOW
o ATIVIDADE: Dentro do workflow cada grupo de ação é chamado de atividade. Assim, no
decorrer do processo, temos diversas atividades como, por exemplo: Tramitação,
Aprovação, Análise Técnica, Aprovação Orçamentária e Autorizações conforme Quadro
de Alçadas.
o ATOR EXECUTOR: Cada atividade é realizada por um ator executor, que é quem receberá
um comunicado via e-mail, alertando sobre a necessidade de realização de uma tarefa.
o TRAMITAR: É o mesmo que enviar. Dizer que a Solicitação é tramitada para análise
técnica, é o mesmo que dizer que a Solicitação é enviada para análise técnica.
o FLUXO: É todo o trajeto que será percorrido pela Solicitação de Compras - SC até que a
Gerência Integrada de Suprimentos – GISU a receba, eletronicamente.
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2- INÍCIO DO PROCESSO DE COMPRAS
O início do processo de compras se dá com a emissão e aprovação da Solicitação de Compras no
Sistema ERP. A partir daí, ao invés de imprimir e direcionar o documento físico para as devidas
autorizações, o ATOR EXECUTOR irá receber, depois de 60 (sessenta) minutos da execução do
procedimento dentro do ERP, um e-mail para início da tramitação da SC no Workflow de Solicitações
de Compras, ou seja, o processo que antes era realizado de forma manual acontecerá
eletronicamente.
Recebido o e-mail, basta que o ATOR EXECUTOR clique sobre o link para que seja direcionado ao
sistema de Workflow. Abaixo, modelo de e-mail que será recebido:
Após clicar no link, você será direcionado para o sistema de Workflow, devendo digitar usuário e senha, que
são os mesmos que você utiliza para acesso à rede interna do Sistema FIEMG:
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OBSERVAÇÃO IMPORTANTE Alternativamente, o acesso ao sistema de Workflow poderá ser
feito através da Intranet / Meus Aplicativos / Fusion:
Optando por este meio de acesso, o ATOR EXECUTOR será direcionado para a tela na qual
deverá inserir seu usuário e sua senha (conforme explicado acima) e, em seguida, o sistema lhe
apresentará a tela principal, conforme abaixo:
Nesta tela, você terá acesso às seguintes opções:
Caixa de entrada: As Solicitações de Compras que estão aguardando uma ATIVIDADE a ser
realizada pelo ATOR EXECUTOR. Para dar início a esta ATIVIDADE, deve-se clicar sobre a
TAREFA.
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Caixa de saída: As Solicitações de Compras tramitadas para outros ATORES ficarão salvas
nessa caixa, até que a próxima ATIVIDADE seja realizada por este outro ATOR e o processo
prossiga o fluxo.
Minhas solicitações: Nessa pasta, o ATOR EXECUTOR poderá visualizar as Solicitações de
Compras que ainda não foram recebidas na GISU.
3- 1ª ATIVIDADE: “TRAMITAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE
COMPRAS”
Após acessar o sistema através do link disponível no e-mail ou, alternativamente, pela intranet, o
ATOR EXECUTOR deverá realizar a primeira atividade do sistema de Workflow, que é a tramitação
da Solicitação de Compras, conforme indicado a seguir.
3.1 COMO TRAMITAR A SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
1º Clicar na aba Tramitação;
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Após clicar na aba Tramitação, você terá acesso à tela abaixo:
2º Preencha os campos:
TIPO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS: Selecione uma das quatro opções disponíveis.
Cotação de Preços / Licitações: selecione esta opção quando a Solicitação de Compras objetivar o
início de processo de cotação de preços ou licitação.
Dispensa/Inexigibilidade: selecione essa opção para Solicitações de Compra que tiverem como
objetivo compor processo de Dispensa ou Inexigibilidade de Licitação, regulamentadas pela
Instrução Normativa IN 05-07.
Fornecedor Selecionado I Marca/Modelo específico: selecione esta opção quando houver
justificativa da Área / Unidade para a contratação de fornecedor específico (item 7.4.1 da Instrução
Normativa IN 05-06) ou quando houver a necessidade técnica de indicação de marca, modelo ou
fabricante, também mediante justificativa (item 7.3.1 da Instrução Normativa IN 05-06).
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Registro de Preços: selecione esta opção quando a Solicitação de Compras tiver como objetivo a
aquisição de materiais ou serviços já licitados e que possuam Registro de Preço, conforme listagem
disponível na Intranet / Documentos Úteis / Corporativos / Compras e Contratações / Registro de
Preços.
PREVISTO NO ORÇAMENTO: Informar se a despesa relativa à Solicitação de Compras possui
previsão orçamentária.
SELECIONE A SUPERINTENDÊNCIA: informar a Superintendência vinculada à Solicitação de
Compras e que, em caso de valores superiores a R$ 20.000,00, deverá autorizar a SC no sistema de
Workflow.
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ATIVIDADE TRAMITAÇÃO ATIVIDADE APROVAÇÃO
TRAMITAR PARA: é necessário selecionar uma das opções disponíveis (Aprovação, Analista, ou
Área Técnica), para que o sistema identifique qual fluxo a Solicitação de Compras deverá seguir, conforme
detalhamento abaixo:
3.1.1 TRAMITAR PARA APROVAÇÃO
Se a opção escolhida em “Tramitar para” for Aprovação, a SC seguirá diretamente para a atividade
APROVAÇÃO. O Gerente responsável receberá um e-mail solicitando a realização dessa atividade.
OBSERVAÇÃO: Caso seja o Gerente a tramitar a SC, automaticamente aparecerá na caixa de entrada (vide
item 2 acima) a Atividade APROVAÇÃO, para realização.
FLUXO:
3.1.2 TRAMITAR PARA ANALISTA
Essa opção é importante quando as informações para o processo de compra ou contratação necessitar de
complementações, com anexação de documentos, escopos, desenhos, etc., por um Analista.
Quando for esse o caso, deverá ser selecionada a opção “Enviar para analista”, devendo ser informado o
nome do Analista que receberá a Solicitação de Compras via sistema.
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OBSERVAÇÃO: Na medida em que o nome for sendo digitado, o sistema apresentará as opções de envio
(assim como ocorre quando operamos o nosso correio eletrônico).
Ao clicar em ENVIAR, o Analista selecionado receberá um e-mail requerendo que cumpra a ATIVIDADE de
análise solicitada.
Após a finalização da atividade pelo Analista, a Solicitação de Compras retornará para a atividade de
APROVAÇÃO. O Gerente responsável receberá um e-mail solicitando a realização desta atividade.
FLUXO:
3.1.3 TRAMITAR PARA ÁREA TÉCNICA
A tramitação para “aprovação técnica” se faz necessária nas hipóteses previstas nos itens 6.1.1, 6.1.2 e 6.1.3
da Instrução Normativa 05-06. Dessa forma, o ATOR EXECUTOR deverá, antes de tudo, verificar se os bens
ou serviços demandados exigem tal aprovação.
OBSERVAÇÃO: Caso você necessite tramitar para Analista e, também, para Aprovação Técnica, deverá, nesse
momento, optar pelo envio ao Analista (para que as informações sejam complementadas), encaminhando
para Aprovação Técnica na atividade de APROVAÇÃO (item 4, abaixo).
Quando a opção escolhida em “Tramitar para” for Área Técnica, você deverá informar qual área técnica
receberá a Solicitação de Compras para emissão do parecer, dentre as opções oferecidas pelo sistema e
previstas na IN05-06 (Gerência Integrada de Tecnologia da Informação – GITI, Gerência Integrada de
ATIVIDADE TRAMITAÇÃO ATIVIDADE ANALISTA ATIVIDADE APROVAÇÃO
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ATIVIDADE TRAMITAÇÃO ATIVIDADE ÁREA
TÉCNICA ATIVIDADE APROVAÇÃO
Engenharia – GIEN, Gerência Integrada de Cerimonial e Eventos – GICE ou Centro de Inovação e Tecnologia –
CIT).
Após o recebimento e análise da área técnica, a SC retornará para a atividade APROVAÇÃO. O Gerente
responsável receberá um e-mail solicitando a realização da TAREFA.
FLUXO:
INFORME O NOME DO GERENTE APROVADOR: informar o nome do Gerente
responsável pela aprovação da Solicitação de Compras. Essa opção só aparecerá após preenchimento do
campo anterior – “TRAMITAR esta solicitação para”.
OBSERVAÇÃO: Na medida em que o nome for sendo digitado, o sistema apresentará as opções de envio
(assim como ocorre quando operamos o nosso correio eletrônico).
ESTA SOLICITAÇÃO É RATEADA?: informar se a Solicitação de Compras é rateada com
outras Unidades, desde que da mesma Entidade. Escolhendo “Sim”, as informações do rateio deverão ser
relacionadas no campo Observações/Informações de rateio, ou anexadas na aba arquivos.
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OBSERVAÇÕES/INFORMAÇÕES DE RATEIO: campo livre para edição. A informação
descrita nesse campo ficará salva e será visualizada na aba TRAMITAÇÃO. Exemplo: se a tramitação for para
uma área técnica, o campo livre permite a descrição de alguma solicitação/informação para contribuir com a
análise.
CANCELAR A SOLICITAÇÃO: aqui você poderá cancelar a tramitação da SC. Fazendo isso a
Solicitação de Compras será cancelada no Workflow, mas ATENÇÃO: ela não será cancelada no ERP. De todo
modo, para tramitar novamente, será necessário emitir uma nova Solicitação de Compras no ERP,
reiniciando-se todo o procedimento no sistema de Workflow.
ANEXAR ARQUIVOS
Antes de iniciar a TRAMITAÇÃO da SC, é possível anexar documentos. Nesse momento deverão ser anexados
arquivos como:
Escopos, descritivos, ou detalhamento da aquisição ou serviço;
Desenhos, plantas, imagens, projetos;
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Documentação exigida no item 7.4.1 da Instrução Normativa 05-06, nos casos em que a compra se
destinar a Fornecedor Específico;
Justificativa para ratificação do Superintendente, nos casos em que indicar Marca, Modelo, ou
Fabricante.
Resumo das cláusulas contratuais, quando a SC der origem a contrato.
Documentação exigida no item 4.2.1 da Instrução Normativa 05-07, inclusive justificativa a ser
ratificada pelo Superintendente, para os casos em que a compra se destinar a Dispensa ou
Inexigibilidade de Licitação.
3.1.4 COMO ANEXAR
1 - Clicar na aba ARQUIVOS;
2- Clicar em Novo;
3 - Preencher o nome do arquivo e o assunto;
4 - Carregar o documento – Escolher arquivo >> abrir;
5 - Clicar em ok.
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6 - Arquivo anexado. Para anexar outros documentos clicar em NOVO.
Após anexar todos os documentos, clicar em Enviar, conforme abaixo.
BOTÃO ENVIAR/SALVAR: Clicando no botão ENVIAR, a ATIVIDADE tramitação será finalizada e a SC
seguirá para a próxima atividade. Por sua vez, clicando em SALVAR a tramitação ficará aguardando a
finalização da ATIVIDADE, que só será concluída com a escolha da opção ENVIAR.
4- APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
A aprovação da Solicitação de Compras acontece dentro da atividade APROVAÇÃO. É nesse momento que o
sistema registra os dados do Gerente aprovador, bem como a hora e a data da aprovação.
O Gerente irá realizar a atividade APROVAÇÃO na sequência da atividade TRAMITAÇÃO, ou posteriormente,
quando a Solicitação de Compras retornar de um Analista Interno ou da Área Técnica.
4.1 Como Aprovar
1º - Com o término da atividade TRAMITAÇÃO, o Gerente receberá um e-mail solicitando que acesse o
sistema para aprovar a SC. Para realizar essa atividade, basta clicar no link do workflow que aparecerá no e-
mail, ou acessar diretamente o sistema através da intranet.
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2º - Clicar na aba ANÁLISE TÉCNICA I APROVAÇÃO.
3º - Na aba Nome do Gerente, é possível adicionar comentários.
4º – Clicar na aba Dados da Aprovação e, em seguida, selecionar uma ação (Aprovado, Enviar para Analista
ou Enviar para Área Técnica). Observe-se que a possibilidade de envio da SC para um Analista ou para
aprovação técnica é disponibilizada tanto na atividade TRAMITAÇÃO quanto na atividade APROVAÇÃO.
Selecionando Aprovado, a Solicitação de Compras seguirá o fluxo de Aprovação Orçamentária e de
Autorização de Compra (conforme Quadro de Alçadas).
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Selecionando a ação Enviar para Analista, será aberto um campo para informar o nome do Analista
que receberá a atividade para realização.
ATENÇÃO: Após realização da tarefa pelo Analista, a SC retornará ao Gerente, para aprovação.
OBSERVAÇÃO 1: Esse encaminhamento possui a mesma finalidade do item 3.1.2 tratado acima.
OBSERVAÇÃO 2: Na medida em que o nome for sendo digitado, o sistema apresentará as opções de
envio (assim como ocorre quando operamos o nosso correio eletrônico).
OBSERVAÇÃO 3: As considerações registradas pelo Analista ficarão salvas na caixa APROVAÇÃO I
ANÁLISE TÉCNICA. Para visualizá-la, basta clicar na lupa.
Selecionando a ação Enviar para Área técnica, será habilitado um campo onde é necessário informar
qual área técnica receberá a SC.
ATENÇÃO: Caso a área técnica aprove a SC, esta seguirá automaticamente para o fluxo de
autorizações (conforme Quadro de Alçadas), ou seja, a SC somente retornará para o Gerente se a
Área Técnica reprovar a Solicitação de Compras ou solicitar alguma alteração.
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OBSERVAÇÃO: Esse encaminhamento possui a mesma finalidade do item 3.1.3 tratado acima. Deve
ser observada a necessidade de Aprovação Técnica conforme hipóteses previstas nos itens 6.1.1,
6.1.2 e 6.1.3 da Instrução Normativa 05-06. Caso esta Aprovação já tenha ocorrido na etapa de
TRAMITAÇÃO, não há necessidade de novo envio à área técnica.
5º Após selecionar uma ação, você ainda poderá anexar documentos na aba ARQUIVOS, conforme
orientação do item 3.1.4 tratado acima.
Ao final, clicar em ENVIAR, para que a atividade siga a ação selecionada!
5- ATIVIDADE ANALISTA
Recebendo uma atividade por e-mail, o Analista deverá acessar o sistema de Workflow clicando no link. A
atividade a ser realizada pelo Analista pode estar registrada no campo “Observações/Informações de rateio”
da aba TRAMITAÇÃO, ou no campo “Comentários – Gerente” da aba Nome Gerente. Após identificar a tarefa
que lhe cabe, realizar a sequência abaixo:
1- Clicar na aba Análise técnica I Aprovação;
2- Clicar em Novo;
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Após clicar em novo aparecerá a tela a seguir:
1. Campo livre para comentários.
2. Após inserir os comentários, clique em Ok.
3- Clicar na aba Arquivos, caso precise anexar algum documento.
OBSERVAÇÃO: Orientações de como anexar documentos encontram-se no item 3.1.4, acima.
Concluída a atividade do Analista, este deve clicar em ENVIAR para que a SC retorne para
aprovação do Gerente. O botão salvar permite que as atividades realizadas sejam salvas,
para um posterior envio.
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6- PARECER ORÇAMENTÁRIO
Não é necessário tramitar para a Gerência Integrada de Orçamento e Custos - GIOC. O próprio
sistema de Workflow direciona a SC para análise orçamentária nos casos em que a Solicitação de
Compras for superior a R$ 20.000,00.
7- AUTORIZAÇÃO SUPERINTENDENTE
A autorização do Superintendente ocorrerá conforme Quadro de Alçadas e nas hipóteses previstas
na Instrução Normativa 05-06.
Quando for o caso, o Superintendente receberá, em sua caixa de e-mail, uma mensagem
informando que uma Solicitação de Compras aguarda autorização. Cabe-lhe clicar no link do
workflow (disponível no e-mail) ou acessar diretamente o sistema (através da intranet), para
realização da ATIVIDADE de Autorização.
O Superintendente conseguirá visualizar todas as informações pertinentes à SC, bastando navegar
nas abas SOLICITAÇÃO, TRAMITAÇÃO, ANÁLISE TÉCNICA I APROVAÇÃO e ARQUIVOS.
Para Autorizar:
1 – Clicar na aba GIOC I SUPERINTENDÊNCIA I PRESIDÊNCIA
2 – No campo Aprovação, selecionar uma das opções: Aprovado, Aprovado sem disponibilidade
orçamentária ou Reprovado.
3 – O campo Observações – Superintendente, é livre para comentários, os quais serão visualizados
pelo Suprimentos.
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4 – Para finalizar, clicar em ENVIAR.
OBSERVAÇÃO: Caso o Superintendente reprove a Solicitação de Compras, essa será cancelada
dentro do Workflow. Para tramitar novamente, o solicitante deverá emitir uma nova Solicitação de
Compras no ERP, reiniciando-se todo o procedimento no sistema de Workflow.
8- AUTORIZAÇÃO PRESIDENTE
Nos casos em que a Solicitação de Compras, de acordo com o Quadro de Alçadas, necessitar da
Autorização do Presidente, o Workflow lhe encaminhará um e-mail solicitando a realização da
tarefa.
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9- RECEBIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS NA GISU
Após concluir toda a tramitação, a Solicitação de Compras chegará a GISU.
Caso a SC não esteja em condições de processamento, a GISU poderá retorná-la ao Gerente
aprovador para as devidas correções. Isso pode ocorrer, por exemplo, quando o escopo /
especificação não for suficiente para o processo de cotação ou licitação, quando deixar de ser
anexado algum documento essencial para o processo, etc.
10- ACOMPANHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS
O acompanhamento da Solicitação de Compras poderá ocorrer em qualquer momento, mediante
acesso ao sistema de Workflow, via intranet (vide item 2 deste Manual).
10.1 Quando a SC ainda estiver em tramitação:
1 – Abrir a SC e clicar em Histórico.
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2 – Serão visualizadas as Tarefas Pendentes e as Tarefas Executadas.
10.2 Após o recebimento definitivo da SC pela GISU:
1- Clicar em Processos, no menu lateral.
2- Clicar em Consulta.
3- Preencher o campo código, com o número da Solicitação de Compras (com todos os zeros).
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4- Clicar em Pesquisar.
5- Clicar na Lupa.
6- Navegar pelas abas e acompanhar todas as informações da Solicitação de Compras.
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11- SOLICITAÇÃO DE COMPRAS APÓS TRAMITAÇÃO CONCLUÍDA
O quadro acima apresenta todos os logs de aprovação: um para cada atividade realizada.
ATENÇÃO: A Solicitação de Compras somente será impressa pela GISU.
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12 – CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com a implantação do workflow de Solicitações de Compras, fica eliminada a necessidade de
registrar o documento no aplicativo Docweb: o acompanhamento pode ser feito conforme
indicado no item 10 deste Manual.
Quando da ausência do Gerente ou do Superintendente, em razão de férias ou outro
motivo, o aviso de substituição (Designação) deve ser encaminhado para o Núcleo de
Processos - GIPP, nos endereços: [email protected] ou [email protected] .
Caso o usuário necessite de suporte na operação do sistema, poderá acionar as pessoas
indicadas abaixo:
Áreas e Unidades - SEDE
Maysa Vilete – 31 3263 4814 Franciely Martins – 31 3263 6872
[email protected] [email protected]
Áreas e Unidades do SESI / SENAI
Márcia Mosqueira – 31 3263 4209 Caroline Cristina – 31 3263 4438
[email protected] [email protected]
SIGC/Gerência Integrada de Suprimentos – GISU
SIGC/Gerência Integrada de Planejamento, Projetos e Processos – GI
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