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UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

INFORME DE AUDITORÍA

Informe de auditoría No.: AU-07/09 Fecha del informe: 28 agosto 2009

Fecha de auditoría: 24 al 28 de agosto 2009 Norma: ISO 9001-2008

Tipo de auditoría: Interna/Anual

La presente auditoría ha sido solicitada por la Alta Dirección, quien definió los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se le reconoce como el cliente de la misma.

1. Objetivo de auditoríaVerificar la implementación y eficacia de los procesos del SIGC.

2. Alcance de la auditoríaProcesos declarados en el SIGC.

3. Verificaciones realizadasPor medio de entrevistas, encuestas y revisión documental se procedió a verificar el cumplimiento de los criterios de la auditoría en los procesos y áreas bajo alcance de la misma.

Para la identificación de hallazgos de conformidad y, en su caso establecer y calificar las No conformidades encontradas, el equipo auditor utilizó los siguientes criterios:

• Documentación vigente del SIGC.• Norma ISO 9001:2008

Revisión 3: Agosto 15, 2007 Página 1 de 17 Código: PO-03/FO-05Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA

http://sigc.uqroo.mx/


4. ConclusionesLa Universidad de Quintana Roo cuenta con un sistema de gestión de calidad implantado y documentado, el cual demuestra evidencia de su operación, sin embargo, no se encuentra evidencia documental suficiente de que la Alta Dirección:

Evalúe las necesidades y adopte las acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir o se implementen avances substanciales.

Promueva en la Comunidad Universitaria (docentes y administrativos) un sentido de pertenencia, orgullo y satisfacción hacia el sistema. Por el contrario se visualiza como una carga adicional de trabajo. Se considera que la actualización de sus procesos y la mejora continua está a cargo del Responsable del SIGC y no del dueño del proceso.

Prevalece la costumbre de que personal continúa otorgando los servicios y productos basados en su experiencia, responsabilidad y conocimientos, independientemente de lo declarado en el SIGC.

Se asegure que exista un plan permanente de capacitación dirigido al personal, sin importar si son o no dueños de procesos. Se asegure que los dueños de procesos consideren como su responsabilidad la actualización de la información declarada en

el SIGC. Se asegure que el SIGC funciona como una “herramienta” para el adecuado cumplimiento de las funciones, aún cuando

existan cambios en las áreas, es decir, los procesos deben ser las guías para la operación institucional. Se asegure que la actualización de la información en el SIGC, comunicada por cada área, sea incorporada en tiempo forma

por el Departamento de Organización y Métodos. Se asegure que los dueños de los procesos otorguen la importancia a las auditorías internas de calidad y participen

respetando la agenda documentada con plena anterioridad. Y evitar que concurran eventos importantes como capacitación y realización del POA 2010 , evaluación de Modelo Educativo…

Debe asegurarse que los Auditores Internos dispongan de todos los recursos necesarios y facilidades para el correcto cumplimiento de sus funciones.

Debe asegurarse que la información generada en la Alta Dirección descienda a todos los niveles, utilizando una comunicación asertiva y formal.

Debe asegurarse que los Círculos de Calidad estén operando.




5. Anexos:Resumen de No ConformidadesAgenda de trabajoEquipo de Auditores

PARA PODER CONOCER EL CONTENIDO DE ESTE INFORME SE NECESITA PERMISO DEL CLIENTE DE LA AUDITORÍA.




ANEXO I

Resumen de No Conformidades

NO. TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CRITERIO UTILIZADO

1 No Conformidad Mayor

No se realiza el seguimiento a las

observaciones de las auditorías anteriores.

No en todos los casos se encuentra evidencia documental que sustente el cumplimiento del plan de acciones correctivas de las auditorías anteriores. Ejemplo: Departamento de Organización y Métodos, DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeación, DAF, Cómputo y SG.

ISO 9001:20084.2.4.

8.5.1; 8.5.2 y 5.1d

2 No Conformidad Mayor:

No existe una metodología

documentada que permita dar seguimiento a los

procesos.

No en todos los casos se encuentra evidencia documental de que se realice la evaluación del desempeño de los procesos y/o productos. Ejemplo: Departamento de Organización y Métodos, DCI, DCSEA, DCPH, DDS, Planeación, DAF, Cómputo y SG.

4.18.2.3 y 8.2.4


No está actualizado el SIGC. No existe

correspondencia entre la operación actual y lo

documentado.

Existen actividades, funciones, áreas y departamentos no declarados en la documentación del SIGC. Ejemplos: Se han realizado cambios en los dueños y procedimientos de las siguientes áreas:

1. Abogado General – SENTRE, 2. Planeación-PROMEP-Desarrollo

Institucional/Departamento de Programación y Presupuesto

3. Las Secretarías Técnicas de Investigación y Posgrado de las 4 Divisiones Académicas con la Dirección de Investigación y Posgrado, PROMEP.

4.1 4.2.45.4.2 5.5 1

y 5.5.2





4. Departamento de Finanzas-SENTRE

El Manual de Organización Institucional declarado en el SIGC corresponde a 2005.


No se mide la satisfacción del Cliente o en su defecto, cuando se mide no se analizan los resultados obtenidos.

No en todos los casos se analizan los resultados de la medición de la satisfacción del Usuario por lo tanto no se toman las acciones necesarias para mejorar el grado de satisfacción. Ejemplo: Cómputo, Abogado General, CENEI.

No existe evidencia de que se estén aplicando instrumentos para medir la satisfacción de los usuarios o clientes. Ejemplo:

1. Secretaría General, 2. Planeación,3. Gestión -Unidad Cozumel, 4. Divisiones Académicas- DCSEA, DDS, DCI,

DCPH en: Formación Profesional, Generación y aplicación innovadora

del Conocimiento Vinculación y Difusión de la Cultura,

5.68.2.1


No existen procesos definidos para la

realización del producto.

No en todos los casos se efectúan acciones de revisión verificación y validación, concernientes a la realización de los productos. No están definidos, o los entrevistados no los conocen o no los aplican. Ejemplo:

1. Recursos Materiales y Servicios Generales2. Recursos Humanos3. Recursos Financieros4. Secretaría General5. Planeación

4.2.47.1





6. Cómputo7. Divisiones Académicas

6 No conformidad Mayor:

No se lleva un adecuado control de la

documentación del SIGC.

Se encontró evidencia documental del uso de formatos no declarados en el SIGC, Ejemplos:

1. El Programa de Mantenimiento Vehicular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, “Cuadro de Inform P Contrat UQROO-007-09” que se envía por correo electrónico;

2. Departamento de Cómputo tiene el formato DCT003/FO-01 que utiliza para la “Recepción de Equipos”; DCT003/FO-02 que se utilizó el 7 de julio de 2009;

3. Formato para la evaluación de Cuerpos Académicos por parte de las CIESCA; Formatos para la Modalidad de Titulación DCSEA

Se encontró evidencia de que no en todos los casos, las fichas de proceso están actualizadas en el SIGC, Ejemplos: Recursos Humanos

1. POLÍTICAS, vacaciones, apoyo escolar, apoyo para lentes, premio al trabajador administrativo,

2. PUNTOS DE CONTROL , préstamos de fondo de ahorro, días económicos solicitados y

3. El plan de acciones correctivas tienen datos del 2007

4.2.1 c) y d), 4.2.3, 4.2.4 y

5.5.2


No se lleva un adecuado

No existe un programa de inducción, capacitación, seguimiento y evaluación de la eficacia de la formación de los recursos humanos

El personal en muchas de las ocasiones no recibe

5.5.26.2





control en la inducción, contratación y formación del personal, así como la capacitación del SIGC

capacitación de acuerdo a las actividades que desempeña.


No se han determinado y proporcionado los

recursos necesarios para la implementación de

procesos que coadyuven al desarrollo de los recursos humanos

No en todos los casos se mostró evidencia de la existencia de acciones encaminadas al desarrollo de recursos humanos.

1. Los proyectos de capacitación con base a competencia laboral, sistemas de administración para instituciones de educación superior y digitalización de documentos del personal incluidos en el SIGC desde 2007, no han tenido avance alguno, no se han planificado, valuado, ni presupuestado , ni se tiene idea de cuándo se llevará a cabo.

2. Se programó en la PARRILLA OVAR implementar un programa de higiene y seguridad laboral con la visión de lograr un clima organizacional adecuado para cumplirse en abril del presente año y a la fecha no se ha realizado ninguna acción al respecto.

5.5.26.1 y 6.2

9 No conformidad Menor:

No se evalúa a Proveedores

No en todos los casos se encontró evidencia de que se esté evaluando a proveedores. Ejemplo:

1. Divisiones Académicas2. Abogado General3. Cómputo4. Planeación

7.4.1





5. Secretaría General




NOTIFICACIÓN Y AGENDA DE AUDITORÍAPor medio de la presente se notifica la realización de la auditoría de calidad en las fechas y horarios enseguida indicados.

Agenda

No. de Auditoría: AU-07 Fecha de Auditoría: 24 al 28 de agosto 2009

Objetivo de la Auditoría: Verificar la implementación y eficacia de los procesos del SIGC

Alcance de la Auditoría: Procesos declarados en el SIGC

AgendaHorario Proceso y/o Producto Auditor Departamento Responsable Observaciones

Lunes24 agosto11:00- 13:00 E-1 Gestión

Equipo 1Lic.Alberto del

Moral CimaLic.Miguel Marcial

Canul DzulLic. Luis Ernesto

Bazam Pérez

Coordinación de Unidad Cozumel

M C. Erika Leticia Alonso Flores

Lunes 24 agosto

17:00-18:00

P-1 Formación Profesional




Bazam Pérez

División de Desarrollo Sustentable

Unidad Cozumel

Dr. Alejandro Alvarado Herrera




Lunes 24 agosto

18:00-19:00

P-2 Generación y Aplicación Innovadora

del Conocimiento




Bazam Pérez


Unidad Cozumel


Martes 25 agosto

9:00-10:00

P-3 Extensión, Vinculación y Difusión

de la Cultura




Bazam Pérez


Unidad Cozumel


Martes 25 agosto

10:00-11:00

S-2 Administración de Recursos Financieros




Bazam Pérez

Departamento de Apoyo

Administrativo Unidad Cozumel

Lic. Heyden Rubén Herrera Medina

Martes 25 agosto

11:00-12:00

S-3 Administración de Recursos Humanos










Bazam Pérez

Martes 25 agosto

12:00-13:00

S-4 Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales




Bazam Pérez




Miércoles 26 agosto

11:00-12:00E-1 Gestión

Equipo 7Lic. Cristina Caamal

PérezME.Tessie Minerva

Priego ConchaLic. Ana Laura Ucán

Yeladaqui

Rectoría Dr. José Luis Pech Várguez


9:00-11:00

E-1 Gestión Equipo 7Lic. Cristina Caamal



Yeladaqui

Secretaría General Dr. Enrique Baltar Rodríguez

Jueves 27 agosto

9:00-11:00

E-1 Gestión Equipo 7Lic. Cristina Caamal


Secretaría Técnica Ing. Miguel ángel Alfaro Juárez





YeladaquiMiércoles 26

agosto9:00-11:00

E-2 Desarrollo, integración y seguimiento

de instrumentos estratégicos

Equipo 6MC.Ma. de

Guadalupe Cuéllar Espadas

Lic. Kristal Palacios Mar

Lic. Angelina YahTorres

Dirección de Planeación

Ing. William Ramírez Romero

Jueves 27 agosto

11:00-13:00

E-3 Servicios jurídicos y de auditoría

Equipo 7Lic. Cristina Caamal



Yeladaqui

Abogado General Lic. Fernando Pacheco Palí


9:00-11:00


Equipo 3Lic. Rosario Lima

PitaLic. José Antonio Jiménez Morales

Lic. Lhol-Há Mena Rivas

Lic. Rubén Castro Mólgora

División de Ciencias Sociales y Económico

Administrativas

MDI.Harald Albrecht Arellano


12:00-14:00


del Conocimiento


PitaLic. José Antonio


Administrativas





Jiménez MoralesLic. Lhol-Há Mena

RivasLic. Rubén Castro

MólgoraJueves 27

agosto9:00-11:00


de la Cultura


PitaLic. José Antonio Jiménez Morales

Lic. Lhol-Há Mena Rivas

Lic. Rubén Castro Mólgora


Administrativas



9:00-11:00


Equipo 4Lic.Miguel Marcial

Canul DzulLic. Ana Beatriz

García ChanLic. Gabriela

Rodríguez OjedaLic. Mario Antonio

Cano Pérez

División de Ciencias Políticas y

Humanidades

Dra. Bonnie Lucía Campos Cámara


12:00-14:00


del Conocimiento





Cano Pérez


Humanidades





Jueves 27 agosto

9:00-11:00


de la Cultura





Cano Pérez


Humanidades



9:00-11:00


Equipo 5Lic. Lila García

ÁlvarezLic. Carlos Antonio

Carballo AlbaLic. Ignacio Alonso

VelascoLic. Virginia Patricia

Pérez Cárdenas

División de Ciencias e Ingeniería

MC. Roberto Acosta Olea


12:00-14:00


del Conocimiento



Carballo AlbaLic. Ignacio Alonso

VelascoLic. Virginia Patricia

Pérez Cárdenas



Jueves 27 agosto

9:00-11:00


de la Cultura



Carballo Alba






Lic. Ignacio Alonso Velasco

Lic. Virginia Patricia Pérez Cárdenas

Jueves 27 agosto

9:00-11:00

S-1 Administración de servicios de cómputo y

telemática

Equipo 6MC.Ma. de

Guadalupe Cuéllar Espadas

Lic. Kristal Palacios Mar

Lic. Angelina Yah Torres

Departamento de Cómputo y Telemática

Lic. Gabriel Delgado


9:00-11:00

S-2 Administración de Recursos Financieros

Equipo 2Lic. Francisco

Sánchez-HidalgoLic. Lourdes

Aguayo CabañasIng.Claudia Chargoy

Rosas

Dirección de Administración y

Finanzas

Lic. Miguel Méndez Rosel


12:00-14:00

S-3 Administración de Recursos Humanos



Aguayo CabañasIng.Claudia Chargoy

Rosas


Finanzas


Jueves 27 agosto

9:00-11:00

S-4 Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales



Aguayo Cabañas


Finanzas





Ing.Claudia Chargoy Rosas

Auditores: Equipo 1

Lic.Alberto del Moral CimaLic.Miguel Marcial Canul DzulLic. Luis Ernesto Bazam Pérez

Equipo 2Lic. Francisco Sánchez-HidalgoLic. Lourdes Aguayo Cabañas

Equipo 3Lic. Rosario Lima Pita

Lic. José Antonio Jiménez MoralesLic. Lhol-Há Mena Rivas

Lic. Rubén Castro MólgoraEquipo 4

Lic. Lic.Miguel Marcial Canul DzulLic. Ana Beatriz García ChanLic. Gabriela Rodríguez OjedaLic. Mario Antonio Cano Pérez

Equipo 5Lic. Lila García Álvarez

Lic. Carlos Antonio Carballo AlbaLic. Ignacio Alonso Velasco

Equipo 6MC.Ma. de Guadalupe Cuéllar Espadas

Lic. Kristal Palacios MarLic. Angelina Yah Torres

Equipo 7Lic. Cristina Caamal Pérez

ME.Tessie Minerva Priego ConchaRevisión 3: Agosto 15, 2007 Página 16 de 17 Código: PO-03/FO-05

Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA



Lic. Ana Laura Ucán Yeladaqui

Fecha de elaboración: __28 de agosto de 2009Fecha de entrega: _____ 2 septiembre 2009Fecha de aprobación: ____________________



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