importação de pedidos de...

Importação de Pedidos de Compra

DESENVOLVENDO SOLUÇÕES

Autor: REPTEC TECNOLOGIA - Márcio Bertelli

Doc. Vrs. 02

Revisão: TEOREMA SISTEMAS - Laila Maria

Aprovado em: Abril de 2015.

Nota de copyright

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Importação Pedidos de

Compra

Módulos:

Gestão Administrativa

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1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO:

Esclarecer o uso do processo de entrada de notas fiscais como um processo operacional para dar sequência aos

Pedidos de Compra e entrada de estoque em empresas usuárias do módulo de Gestão Administrativa.

1.2 ÍNDICE:

1. VISÃO GERAL ............................................................................................................................ 2

1.1 MOTIVAÇÃO: ..................................................................................................................................... 2

1.2 ÍNDICE: ............................................................................................................................................... 2

1.3 INTRODUÇÃO: .................................................................................................................................... 2

1.4 OBJETIVO: .......................................................................................................................................... 3

2. INSTRUÇÕES GERAIS .............................................................................................................. 3

2.1 IMPORTAÇÃO DE COMPRA ................................................................................................................ 3

3. REFERÊNCIAS ........................................................................................................................... 9

4. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS ........................................................................................... 9

1.3 INTRODUÇÃO:

Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos

básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou conhecimento de pelo menos

algum outro módulo Teorema. Demais manuais e vídeos de processos para assistência de todos os agentes

e usuários se encontram no Ambiente de Aprendizagem da área restrita do sítio Teorema.

Para o correto funcionamento do sistema certifique-se de que o computador atende aos requisitos

mínimos de hardware e sistema operacional solicitados:

Processador Pentium IV ou superior – AMD 2.0 ou superior;

RAM 1GB ou mais;

Disco Rígido de 120GB ou mais;

Sistema Operacional (Windows XP /Windows 8);

Resolução de vídeo igual a 1280 x 720 ou mais alta;

Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada;

Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup.

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Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais

dúvidas com relação ao procedimento de Importação de Pedidos de Compra para entrada de itens de

estoque.

Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou

melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema, botão na barra de ferramentas,

fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva.

1.4 OBJETIVO:

Um documento de Compras é um instrumento usado para suprir necessidades de materiais ou serviços por

Compras. A importação de notas de entrada em Pedidos de Compra automatiza o processo e proporciona maior

integridade dos dados.

2. INSTRUÇÕES GERAIS

A importação do Pedido de Compra na entrada de notas fiscais tem o objetivo de tornar o processo de

compras seguro e eficiente, onde podemos importar o Pedido de Compras sem a necessidade de redigitação

evitando o retrabalho, e possíveis erros de digitação, e proporciona o controle de saldo de itens a entregar,

caso o Pedido de Compra seja entregue em etapas.

2.1 IMPORTAÇÃO DE COMPRA

No exemplo da Figura 1, o Pedido de Compra aprovado e autorizado, ou seja, a compra já foi efetuada e a

nota fiscal está pronta para a entrada no estoque da empresa.

Figura 1 Pedido de Compra.



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No Movimento de Itens do Pedido de Compra pode-se observar que os itens constantes estão

registrados para o centro de custo 003.004.014, e quando este Pedido de Compra for importado para Estoque

/Entrada e Saída de itens, deverão manter o mesmo centro de custo após a realização da importação, Figura

2.

Figura 2 - Centro de Custo nos itens do Pedido de Compra.

Para efetuarmos o processo de importação do Pedido de Compras na entrada da nota fiscal, em

Estoque/Entrada e Saída de Itens, Figura 3.

Figura 3 Menu Entrada e Saída de Itens.

Na tela exibida habilitar a aba 2 Entradas, clicar em incluir, e incluir algumas informações iniciais antes

da importação:

Número do Documento;

Série;

Modelo/Espécie do documento;

Data de emissão;

Data de Entrada/Saída;

Valor dos itens;

Com as informações iniciais, clicar em Importar/Importar Compras, Figura 4.



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Figura 4 Importando Pedido de Compras.

Na próxima tela localizar o Pedido de Compra desejado, filtrando pelo fornecedor, número do pedido

ou outra variável que identifique a necessidade. Após, localizado o pedido, Figura 5, marcar os itens que

serão importados de acordo com o que foi recebido na nota fiscal, pois em alguns casos pode ser que haja o

recebimento parcial da mercadoria.

Figura 5 Localizando o Pedido de Compra.

Detalhe dos Centros de Custos alocados nos itens, sendo o mesmo cadastrado no pedido inicial,

Figura 6.



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Figura 6 Centro de Custo dos itens.

Neste exemplo, importamos o pedido na sua totalidade, assim após a liberação do documento o

Pedido de Compra passará para o Status “Fechado”, pois não houve saldo a entregar. Também podemos

observar que o Centro de Custo foi mantido na importação para a entrada de estoque, Figura 7.

Figura 7 Itens importados estoque.

Pode-se concluir que a importação manteve todas as características do Pedido de Compras

registrado inicialmente, não havendo distorção das informações.

Não confundir com o Centro de Custo para contabilização, variável que é registrada no lançamento

das notas fiscais conforme destacado na Figura 8, que permite somente um centro de custo principal e não

por itens como é o caso do Pedido de Compra. Ressaltamos ainda, que para a integração com a contabilidade

o sistema deverá estar parametrizado corretamente.



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Figura 8 Centro de Custo para contabilização.

Ao utilizar compras por importação de mercadorias, pode-se realizar a entrada diretamente em Nota

Fiscal de entrada emitida pela própria Empresa, para poder controlar o processo de compras, indicação da

Figura 9.

Figura 9 Importar Pedidos de Compra na Nota Fiscal.

Ao receber o XML da NF-e é necessário conter o número de pedido, chamado de “xPed” e a

sequência chamado de “nItemPed”, exatamente como está no XML representado na Figura 10. No sistema

tem que ter o Pedido de Compra lançado para o respectivo fornecedor com o número e o item, para que na



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importação da nota de entrada o sistema busque o pedido deste fornecedor e verifique se existe pedido de

compra cadastrado com o item relacionado.

Figura 10 Parte de XML de NF-e.



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3. REFERÊNCIAS Documentos de Compras. Disponível em:

http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/pt/75/ee0aaf55c811d189900000e8322d00/content.htm?frameset

=/pt/75/ee0aaf55c811d189900000e8322d00/frameset.htm&current_toc=/pt/75/ee1fa755c811d189900000e8

322d00/plain.htm&node_id=8&show_children=false. Acesso em: abril de 2014.

4. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS AMD - Advanced Micro Devices.

GB – Gigabyte.

UF – Unidade de Federação.

***

Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente.

Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança!

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