implementar metodologia de gestao de processos de trabalho no poder judiciario do estado do rio de...

8/16/2019 Implementar Metodologia de Gestao de Processos de Trabalho No Poder Judiciario Do Estado Do Rio de Janeiro

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IMPLEMENTAR METODOLOGIA DE GESTÃO DE

PROCESSOS DE TRABALHO NO PODER JUDICIÁRIO

DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

FRM-PJERJ-006-01 Rev. 00 Data: 13/09/2010__ 1/9

1. Escopo ou finalidade do projetoO projeto visa implantar método de gestão de processos de trabalho em 100% das

prestadoras de jurisdição de 1º grau, tendo como base o Sistema Normativo do PoderJudiciário do Estado do Rio de Janeiro (SIGA/PJERJ).O produto final deste projeto será a implementação Rotinas Administrativas (RAD)Operacionais, que estabelecem os critérios e procedimentos de execução necessários esuficientes à realização dos processos de trabalho do PJERJ de forma controlada em todas asprestadoras de jurisdição de 1º grau, alinhando assim o projeto à Meta Prioritária 5 do CNJ,estabelecida pelos Presidentes dos Tribunais brasileiros no 3º Encontro Nacional doJudiciário em 26 de fevereiro de 2010. Entendendo-se por implementar a ação Ação detreinar os envolvidos em um processo de trabalho, com o fim de habilitá-los à execução deatividades em conformidade com os requisitos relacionados na respectiva RAD.O Business Process Management Notation (BPMN) une gestão de processos de trabalho etecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações atravésda melhoria dos processos de trabalho. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas paraanalisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos de trabalho envolvendo recursoshumanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. O BPM tem como objetivoprover o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia, os objetivos e a cadeiade valor das organizações.O BizAgi é um software BPMN, indicado pelo CNJ para modelagem dos processos de trabalhoque permite desenhar os processos de trabalho de forma ágil e simples em um ambientegráfico intuitivo.Para o atingimento dessa meta é indispensável a capacitação de servidores dos NúcleosRegionais (NUR), que atuarão como Multiplicadores, para que possam apoiar nadisseminação da metodologia. Estes servidores, designados “Facilitadores do SIGA”, serãocapacitados pela DGDIN para o repasse dos conhecimentos / procedimentos / atividades deimplementação junto às unidades, apoiando e orientando os gestores

(Escrivães/RE/Secretários) durante todo o processo, tudo sob a orientação da DGDIN que jáiniciou trabalho semelhante no 02, 04, 05 e 12 NUR. No 01 NUR os Facilitadores serãoservidores indicados pela Corregedoria Geral de Justiça; nos demais NUR, a indicação serádos respectivos Juízes Dirigentes.Preferencialmente, a função de Facilitador do SIGA deve recair no Assistente do NUR quecoordena a equipe; por pelo menos dois servidores do Setor de Fiscalização; pelo Agente deCapacitação e pelo Síndico Regional. Há núcleos que também incluem servidores do setor depessoal. Além disso, o ideal é que tenham tido experiência na atividade fim.Para auxiliar na implementação do modelo e na atualização e adequação do conteúdo dasRAD, será utilizado o mesmo procedimento adotado pela certificação, tendo um JuizCoordenador por competência (recaindo em Magistrados de unidades certificadas para ascompetências em que haja unidades certificadas).

2. Alinhamento estratégico

CONTRIBUIÇÃO DIRETA

TEMA: Alinhamento e IntegraçãoOBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades do Judiciário

CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA


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TEMA: Gestão de PessoasOBJETIVO ESTRATÉGICO: Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes nos magistrados eservidores TEMA: Eficiência OperacionalOBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos.

3. Clientes do projeto

Desde o ano de 2004 o PJERJ vem realizando trabalho junto a diversas unidades executorase judiciais, como varas cíveis, de família, de Órfãos e Sucessões e Juizados Especiais paraque possam ser certificadas pela Norma ISO. Dentre tais trabalhos, são mapeados osprocessos de trabalho e documentados com definição de indicadores de desempenho edefinição das responsabilidades. A referida documentação, no PJERJ é conceituada comoRotinas Administrativas (RAD) e são comumente divididas pelos seguintes assuntos:Objetivo, Campo de Aplicação e Vigência, Definições, Responsabilidade Gerais, condiçõesgerais e os capítulos que descrevem as atividades, Indicadores e Gestão de Registros.

Atualmente (março/2011), há, aproximadamente 567 RAD no PJERJ. Essas rotinasadministrativas operacionais são identificadas por competência (Ex.: Cível, Criminal, Órfãose Sucessões, Etc.) ou pela Unidade Executora (Ex.: DGDIN, DGCON, DGPES, Etc.) e todo otrabalho foi iniciado com as unidades que participam do processo de certificação.Atualmente, nas unidades judiciais de 1º grau, esse trabalho vem sendo multiplicado porfacilitadores do Sistema Integrado de Gestão dos Núcleos regionais. Mas até o início de2010, somente foram trabalhadas 107 unidades das 653.

Para que as organizações funcionem de forma eficaz, elas têm que identificar e gerenciarprocessos inter-relacionados e interativos. A implementação sistemática da metodologia degestão dos processos de trabalhos são fundamentais para o funcionamento eficiente e eficaz

da prestação jurisdicional.O PJERJ, ao ampliar a implementação do método de gestão de processos de trabalho, gerabenefícios como:

Identificação de problemas (gargalos) de atividades;Minimização do retrabalho;Identificação de possibilidades de delegações;Definição de procedimentos mais ágeis;Acompanhamento do desempenho da execução dos processos de trabalho.

Assim, há mais aprimoramento dos serviços prestados, com base na melhoria contínua.É necessário destacar que, caso a implementação da metodologia não seja realizada, asunidades judiciais do PJERJ que não estão incluídas na implementação do SIGA continuarãotrabalhando de forma empírica, sem a garantia dos resultados pretendidos, sem adequado

monitoramento dos indicadores de desempenho, o que, entre outros pontos, registra, aeficiência do trabalho realizado.O novo modelo proposto para as RAD, justifica-se pela maturidade do Sistema de GestãoIntegrada do PJERJ, que já permite Rotinas Administrativas mais objetivas, baseadas emfluxo de dados.Além disso, o PJERJ evidenciará atraso na implementação de uma moderna ferramenta degestão, que, inclusive, já está em fase de implementação por outros Tribunais do país,ficando à margem da estratégia definida para o Judiciário Nacional, pelo Conselho Nacionalde Justiça.


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3.1. Unidades intervenientes

ASCER: Prover diárias para apoio à realização de visitas aos Núcleos Regionais.

4. Marcos e entregas do projeto1. MARCOS / RESULTADOS:

PLANEJAMENTO

MARCOS / ENTREGASCRONOGRAMA

RESPONSÁVEL NAUNIDADE

ÁREA INTERVENIENTE(Resp. Nominal)

CUSTOPESO

%INÍCIO TÉRMINO

Etapa: Modernização das RAD

Marco 1Conscientização dos RD/RASquanto ao Projeto

16/04/2011 15/05/2011 2,00%

Entrega1

Convocação dos RAS/RD parareunião

16/04/2011 30/04/2011 DEDOC GBDIN - 0,50%

Entrega2

Elaboração de material para areunião

16/04/2011 15/05/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega3

Realização da reunião 01/05/2011 15/05/2011 DEDOC - - 1,00%

Marco 2 Treinamento em BPMN 01/06/2011 30/11/2011 15,00%

Entrega1

Solicitar curso à ESAJ 01/06/2011 15/06/2011 DEDOC GBDIN - 0,50%

Entrega2

Definir público-alvo, quantidade deturmas e conhecimento necessário

01/06/2011 15/06/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega3 Realizar reunião com ESAJ paradiscutir detalhes 01/06/2011 15/06/2011 DEDOC - - 1,00%

Entrega4

Elaborar apostila e material 16/06/2011 15/07/2011 DEDOC ESAJ - 5,00%

Entrega5

Validar material e apostila 10/07/2011 20/07/2011 DEDOC ESAJ - 1,00%

Entrega6

Definir cronograma de treinamentocom os RD/RAS

01/07/2011 15/07/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega7

Enviar cronograma à ESAJ 10/07/2011 15/07/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega8

Realizar capacitação 01/08/2011 30/11/2011 DEDOC ESAJ ??? 6,00%

Marco 3Estabelecimento de novo

ormato de RAD

01/03/2011 30/11/2011 8,00%

Entrega1

Elaborar RAD Modelo 01/03/2011 15/03/2011 DEDOC - - 5,00%

Entrega2

Validar primeira minuta na DGDIN 16/03/2011 31/03/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega3

Aprovação do Modelo na DGDIN 01/04/2011 15/04/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega4

Aprovação do Modelo na Administração Superior

16/04/2011 30/04/2011 DEDOC GBDIN - 1,00%

Entrega5

Realizar análise crítica do ModeloPiloto

16/11/2011 30/11/2011 DEDOC - - 1,00%


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ÁREAINTERVENIENTE(Resp. Nominal)

CUSTOPESO

%INÍCIO TÉRMINO

Etapa: Elaborar RAD VUNI

Marco4

Estabelecimento do NUR Piloto 01/03/2011 15/05/2011 2,50%

Entrega1

Levantar Varas de Juízo nico ou deCom-petência Ampla, validando comos NUR

01/03/2011 15/03/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega2

Definir NUR com a qual se iniciará opiloto

16/03/2011 31/03/2011 DEDOC DGDIN - 0,50%

Entrega3

Aprovar NUR Piloto com a Administração Superior

16/04/2011 30/04/2011 DGDIN - - 0,50%

Entrega4

Reunir-se com o Juiz Dirigente doNUR Piloto para apresentar projeto

01/05/2011 15/05/2011 DEDOC - - 1,00%

Marco

5Diagrama de Contexto 01/05/2011 31/05/2011 2,50%

Entrega1

Elaborar minuta de Diagrama deContexto para Unidades deCompetência Ampla

01/05/2011 15/05/2011 DEDOC - - 2,00%

Entrega2

Validar primeira minuta de Diagramade Contexto para Unidades deCompetência Ampla

16/05/2011 31/05/2011 DEDOC - - 0,50%

Marco6

Elaborar RAD(Validação do novo modelo)

16/05/2011 31/10/2011 20,00%

Entrega1

Definir cronograma de elaboraçãodas RAD

16/05/2011 15/06/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega2

Validar cronograma NUR Piloto 16/06/2011 15/07/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega

3

Elaborar RAD de acordo com

cronograma estabelecido16/06/2011 30/09/2011 DEDOC - - 6,00%

Entrega4

Formatar RAD na DGDIN 16/06/2011 30/09/2011 DEDOC - - 4,00%

Entrega5

Validar minuta de RAD com DGFAJ 16/06/2011 30/09/2011 DEDOC - - 1,00%

Entrega6

Validar minuta de RAD com NURPiloto

01/07/2011 15/10/2011 DEDOC - 300,00 2,00%

Entrega7

Publicar RAD 16/07/2011 31/10/2011 DEDOC - - 1,00%

Entrega8

Implementar RAD no NUR Piloto 01/08/2011 31/10/2011 DEDOC - 300,00 4,00%

Entrega9

Realizar análise crítica daImplementação no NUR Piloto

16/10/2011 31/10/2011 DGDIN - - 1,00%

Marco7

Implementar RAD nos demais NUR 16/10/2011 30/11/2011 5,00%

Entrega1

Promover encontro com todos osJuízes, Escrivães/RE e Facilitadoresdos demais NUR

16/10/2011 31/10/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega2

Apresentar RAD de Competênciaampla para os Facilitadores dosdemais NUR

16/10/2011 31/10/2011 DEDOC - - 1,50%

Entrega3

Implementar RAD nos demais NURonde exista Varas de Competência

Ampla01/11/2011 30/11/2011 DEDOC - 300,00 3,00%


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CUSTOPESO

%INÍCIO TÉRMINO

Etapa: Elaborar RAD VCIV-UNI

Marco 8 Diagrama de Contexto 01/05/2011 31/05/2011 2,50%

Entrega1

Elaborar minuta de Diagrama deContexto para Cartório Unificado

01/05/2011 15/05/2011 DEDOC - - 2,00%

Entrega2

Validar primeira minuta deDiagrama de Contexto paraCartório Unificado

16/05/2011 31/05/2011 DEDOC - - 0,50%

Marco 9 Elaborar RAD 16/03/2011 15/09/2011 17,50%

Entrega1

Definir cronograma de elaboraçãodas RAD

16/03/2011 15/04/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega2

Validar cronograma no CartórioUnificado

16/04/2011 30/04/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega3

Elaborar RAD de acordo comcronograma estabelecido

01/05/2011 31/07/2011 DEDOC - - 6,00%

Entrega4

Formatar RAD na DGDIN 01/05/2011 31/07/2011 DEDOC - - 3,50%

Entrega5

Validar minuta de RAD comDGFAJ

01/05/2011 31/07/2011 DEDOC - - 1,00%

Entrega6

Validar minuta de RAD comCartório Unificado

16/05/2011 15/08/2011 DEDOC - - 2,00%

Entrega7


Entrega

8

Implementar RAD nos com

Cartório Unificado 16/06/2011 15/09/2011 DEDOC - - 3,00%


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CUSTOPESO

%INÍCIO TÉRMINO

Etapa: Mapear VEP

Marco10

Estabelecimento de contatocom VEP

01/03/2011 31/03/2011 1,00%

Entrega1

Reunir-se com Gestor da VEPpara apresentar projeto

01/03/2011 15/03/2011 DEDOC DGDIN - 0,50%

Entrega2

Inserir Gestores da VEP noSIGA

16/03/2011 31/03/2011 DEDOC GBDIN - 0,50%

Marco11

Diagrama de Contexto 16/03/2011 31/05/2011 15,00%

Entrega1

Realizar mapeamento dosprocessos de trabalho da VEP

16/03/2011 31/05/2011 DEDOC - - 12,00%

Entrega2

Elaborar Diagrama de Contextoda VEP

01/05/2011 31/05/2011 DEDOC - - 2,50%

Entrega3

Validar Diagrama de Contextoda VEP

16/05/2011 31/05/2011 DEDOC - - 0,50%

Marco12

Elaborar RAD 16/04/2011 30/06/2011 9,00%

Entrega1

Definir cronograma deelaboração das RAD

16/04/2011 30/04/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega2

Validar cronograma na VEP 01/05/2011 15/05/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega3

Elaborar RAD de acordo comcronograma estabelecido

01/05/2011 15/06/2011 DEDOC - - 4,00%

Entrega

4 Formatar RAD na DGDIN 01/05/2011 15/06/2011 DEDOC - - 1,00%

Entrega5

Validar minuta de RAD comDGFAJ

01/05/2011 15/06/2011 DEDOC - - 1,00%

Entrega6

Validar minuta de RAD com aVEP

01/05/2011 15/06/2011 DEDOC - - 0,50%

Entrega7


Entrega8

Implementar RAD na VEP 16/06/2011 30/06/2011 DEDOC - - 1,00%

2. ENTREGAS / PRODUTOS:

OBS: Detalhamento na Planilha para Monitoramento de Projetos


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5. Custos do projeto

Categoria DetalhamentoResponsável

pela AquisiçãoMétodo deAquisição

ExercícioFinanceiro

Data Limitepara

Aquisição(Em cadaexercício

financeiro)

CustoEstimado

(Por categoriae exercíciofinanceiro)

Realização de obrase instalações

--- --- --- --- --- ---

--- --- --- --- --- ---

Aquisição de

equipamentos(permanente)

--- --- --- --- --- ---

--- --- --- --- --- ---

Aquisição dematerial (consumo)

--- --- --- --- --- ---

--- --- --- --- --- ---

Diárias e passagens

6 diárias paraacompanhamento da

implementação no NURPiloto

ASCERPagamento

pelo TJ2011 Até Out/2011

R$ 900,00

(Custo deaprox. R$150,00 porservidor)

--- --- --- --- --- ---

Serviços deTerceiros

--- --- --- --- --- ---

--- --- --- --- --- ---

Treinamentos

Curso Modelagem emBIZAGI para 10 servidores

DGPESPagamento

pelo TJ2011 Até Set/2011 R$ 6.000,00

--- --- --- --- --- ---

Outros --- --- --- --- --- ---

--- --- --- --- --- ---

TOTALGERAL: R$ 6.900,00


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6. Indicadores e metas do projeto

INDICADOR DERESULTADO DO PROJETO:

Percentual de unidades prestadoras de jurisdição com gestão de processosde trabalho implementada

LINHA DE BASE: 35% unidades prestadoras de jurisdição (107 unidades)

META Mapear os processos de trabalho de 100% das competências das unidades judiciais do PJERJ até Dezembro/2014.

INDICADOR DERESULTADO DO PROJETO: Percentual de RAD modernizadas

LINHA DE BASE: 0%

META Modernizar 100% das RAD do PJERJ, de acordo com a nova metodologiade modelagem de processos (BPMN), até Dezembro/2014

INDICADOR DE CONTROLEDO PROJETO: Índice de cumprimento do cronograma

LINHA DE BASE: 0%

META 100% do projeto concluído até final de Dez/2011

INDICADOR DE CONTROLEDO PROJETO: Índice de cumprimento do orçamento do projeto

LINHA DE BASE: R$ 0,00

META R$ 6.900,00

7. Riscos do projeto

Categoria: Custo/Tempo/Qualidade/Outros

Probabilidade: (1) Baixa; 2 (Média); 3 (Alta); (4) Muito Alta

Impacto: (1) Baixo; (2) Médio; (3) Alto; (4) Muito Alto

Severidade: Impacto x Probabilidade, de 1 a 3 – baixo riscode 4 a 5 – médio riscode 6 a 9 – alto riscode 10 a 16 – altíssimo risco


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Resposta: A resposta, caso o risco de concretize, pode demandar uma revisão nocronograma do projeto, por isso, deve ser objetiva.

IDENTIFICAÇÃOSe

(Causa)Então

(conseqüência)Categoria Probabilidade Impacto Severidade Resposta

Se as unidadescertificadas não se

engajarem noaprimoramento das RAD

(...)

(...) não se poderáimplementar processosde trabalho adequados.

Qualidade Baixa Muito Alto Médio Risco

Conscientizarmagistrados e

servidoresquanto a

importância doprojeto.

Se os Facilitadores detodos os NUR não se

engajarem noaprimoramento das RAD

(...)

(...) não se verificarãoos mesmos resultadosda implementação da

gestão de processos detrabalho em todos os

NUR.

Qualidade Média Média Médio Risco

ConscientizarJuízes

Dirigentes dosNUR e

Facilitadores doSIGA quanto a

importância doprojeto.

8. Gestor do Projeto

Nome Cargo

Marcelo Tristão Batista Diretor de DepartamentoTelefone Endereço Eletrônico Lotação3133-1906 [email protected] DGDIN/DEDOC

9. Aprovação do Projeto

Elaborado por Data Assinatura Marcelo Tristão Batista 11/04/2011

Revisado por Data Assinatura Maria Deures Martins Ferreira 02/08/2010

Ciente das Unidades Intervenientes Data Assinatura Juíza Cristiane Cantisano Martins

ESAJ

ASCER

Aprovado por / Magistrado responsável Data Assinatura Dr. Gilberto de Mello Nogueira Abdelhay Jr.

Recebido por / DGDIN Data Assinatura

AtualizaçõesData Versão Descrição Revisado por Aprovado por

01/12/10 01 Atualização do escopo para alteração da meta,

retirando as Varas de Órfãos e Sucessões.

11/04/11 02 Atualização do escopo para 100% das unidades judiciais e modernização do formato das RAD

OBS.1: Sempre que verificada a necessidade de atualização do projeto, toda a fase de planejamento deve ser realizada, inclusivecom análise crítica e reaprovação do plano de projeto pelos interessados.

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