Guia do Usuário

Project Web App Iniciativas Estratégicas

Sumário

SUMÁRIO ................................................................................................................................ 3

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................ 4

LISTA DE TABELAS ................................................................................................................ 5

1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 7

1.1 O que é o PWA? ..................................................................................................................... 7

1.2 Entendendo o SharePoint ....................................................................................................... 7

1.3 Microsoft Project ..................................................................................................................... 8

1.4 Ambiente PWA – Iniciativas Estratégicas ................................................................................ 8

2. MÓDULO DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS .................................................................. 11

2.1 Entendendo a página inicial .................................................................................................. 11

2.2 Iniciativas Estratégicas .......................................................................................................... 12

2.3 Riscos. .................................................................................................................................. 12

2.4 Problemas ............................................................................................................................. 14

2.5 Mapa Estratégico .................................................................................................................. 15

3. ENTENDENDO O MÓDULO DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS .................................... 17

3.1 Criação de uma nova Iniciativa Estratégica ........................................................................... 17

3.2 Central de Projetos Detalhada .............................................................................................. 19

3.3 Microsoft Project ................................................................................................................... 22

3.4 Editar uma nova Iniciativa Estratégica .................................................................................. 24

4. ETAPAS E TAREFAS ....................................................................................................... 25

5. SITE DA INICIATIVA ESTRATÉGICA ............................................................................... 27

5.1 Página Inicial ........................................................................................................................ 27

5.2 Repositório de Documentos .................................................................................................. 27

5.3 Tarefas ................................................................................................................................. 29

5.4 Calendário ............................................................................................................................ 29

Lista de Figuras

FIGURA 1 - VISÃO GERAL DO PWA .................................................................................................................................................... 7 FIGURA 2 - TELA INICIAL DO MÓDULO DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS ....................................................................................................... 9 FIGURA 3 - CENTRAL DE PROJETOS .................................................................................................................................................... 9 FIGURA 4 - LISTA DE RISCOS ........................................................................................................................................................... 10 FIGURA 5 - LISTA DE PROBLEMAS .................................................................................................................................................... 10 FIGURA 6 - JANELAS NA PÁGINA INICIAL ............................................................................................................................................ 11 FIGURA 7 - NOVO RISCO ............................................................................................................................................................... 13 FIGURA 8 - CADASTRO DE UM NOVO RISCO ....................................................................................................................................... 13 FIGURA 9 - NOVO PROBLEMA ......................................................................................................................................................... 14 FIGURA 10 - CADASTRO DO NOVO PROBLEMA ................................................................................................................................... 14 FIGURA 11 - MAPA ESTRATÉGICO ................................................................................................................................................... 15 FIGURA 12 - INICIATIVA POR OBJETIVO ............................................................................................................................................. 16 FIGURA 13 - CRIANDO UMA NOVA INICIATIVA .................................................................................................................................... 18 FIGURA 14 - CADASTRO DE UMA NOVA INICIATIVA ESTRATÉGICA ........................................................................................................... 19 FIGURA 15 - NOVA INICIATIVA CRIADA NA CENTRAL DE PROJETOS ......................................................................................................... 19 FIGURA 16 - VISÃO GERAL DA CENTRAL DE PROJETOS .......................................................................................................................... 20 FIGURA 17 - MENU SUPERIOR DA CENTRAL DE PROJETOS .................................................................................................................... 20 FIGURA 18 - ÍCONE DO CRONOGRAMA ............................................................................................................................................. 23 FIGURA 19 - CRONOGRAMA PROJECT .............................................................................................................................................. 23 FIGURA 20 - PUBLICANDO O CRONOGRAMA ...................................................................................................................................... 24 FIGURA 21 - EDIÇÃO DAS INFORMAÇÕES DA INICIATIVA ....................................................................................................................... 24 FIGURA 22 - VISÃO GERAL DA PÁGINA DE ACOMPANHAMENTO ............................................................................................................. 25 FIGURA 23 - ALTERAÇÃO DA FASE DA INICIATIVA ESTRATÉGICA ............................................................................................................. 26 FIGURA 24 - SITE DO PROJETO ....................................................................................................................................................... 27 FIGURA 25 - PÁGINA INICIAL DA INICIATIVA ESTRATÉGICA ..................................................................................................................... 27 FIGURA 26 - ESTRUTURA DE PASTAS ................................................................................................................................................ 28 FIGURA 27 – NOVO DOCUMENTO ................................................................................................................................................... 28 FIGURA 28 - MODELOS DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................................ 29 FIGURA 29 - ACESSANDO À PÁGINA DE TAREFAS ................................................................................................................................. 29 FIGURA 30 - LISTA DE TAREFAS ....................................................................................................................................................... 29 FIGURA 31 - ACESSO AO CALENDÁRIO .............................................................................................................................................. 30 FIGURA 32 - ADICIONAR REGISTRO NO CALENDÁRIO ........................................................................................................................... 30 FIGURA 33 - CONECTAR COM O OUTLOOK ........................................................................................................................................ 31 FIGURA 34 - CALENDÁRIO DA INICIATIVA ESTRATÉGICA ....................................................................................................................... 32

Lista de Tabelas

TABELA 1 - COMPATIBILIDADE DOS NAVEGADORES COM O PWA ............................................................................................................. 8

6

1. INTRODUÇÃO

O Guia ao usuário tem o intuito de fornecer informações detalhadas sobre como utilizar o módulo de Iniciativas Estratégicas presente no sistema Project Web App (PWA). Esta busca auxilia um melhor entendimento no gerenciamento das novas iniciativas dentro do PWA e dos elementos presentes nesse sistema.

1.1 O que é o PWA?

O Project Web App é uma interface web que busca consolidar diversas funcionalidades de gerenciamento de projetos em um mesmo sistema, possibilitando o controle e gerenciamento de informações do projeto, a atualização do status das tarefas que compõem o empreendimento, dentre outros recursos. O Project Web App utiliza a plataforma Microsoft SharePoint, assim como o recurso de barra de ferramentas encontrado em outros programas do Microsoft Office. O aplicativo também permite um trabalho de colaboração, para que vários usuários possam acessar, revisar e atualizar projetos simultaneamente.

De maneira geral, o sistema PWA, juntamente ao Microsoft Project Professional, permite o planejamento colaborativo, atualizações de tarefas, controle, monitoramento de riscos e compartilhamento de documentos entre os membros do grupo de trabalho, gerentes de projeto e outras partes interessadas.

Podemos referenciar as funcionalidades do PWA da seguinte forma:

Figura 1 - Visão geral do PWA

1.2 Entendendo o SharePoint

O SharePoint é uma ferramenta de colaboração que visa facilitar o compartilhamento de informações, assim, provendo um ambiente centralizado para o compartilhamento de dados, documentos, web links, anúncios e calendários. Com base nessa plataforma, o Project Web App foi desenvolvido, possuindo funcionalidades essenciais para o gerenciamento das Iniciativas

Todos os processos de criação e edição de conteúdo das informações presentes no PWA são funcionalidades do SharePoint, além das características de permissão de usuário, o que permite leitura e edição.

Atualmente, o SharePoint é compatível com os seguintes navegadores de internet.

Tabela 1 - Compatibilidade dos navegadores com o PWA

Navegadores Compatível

Internet Explorer 10

Internet Explorer 9

Internet Explorer 8

Internet Explorer 7

Internet Explorer 6

Google Chrome (Versão mais recente)

Mozilla Firefox (Versão mais recente)

Apple Safari

1.3 Microsoft Project

O Microsoft Project consiste em um software de gerenciamento de projetos, o qual permite que os membros da equipe gerenciem tarefas, façam colaborações, enviem quadros de horários e sinalizem problemas e riscos do projeto.

1.4 Ambiente PWA – Iniciativas Estratégicas

O Acesso ao módulo de Iniciativas Estratégicas dentro do Project Web App pode ser realizado através do link http://project.dnit.gov.br/IniciativasEstrategicas.

Antes de iniciar a navegação, é necessário realizar a autenticação na ferramenta, onde deve inserir o nome do usuário DNIT e sua senha, normalmente os mesmos dados que utilizam para acessar o Portal AD e o computador DNIT.

Lembre-se de colocar “intranet\” antes do usuário DNIT.

Figura 2 - Tela Inicial do módulo de Iniciativas Estratégicas

A página inicial do módulo de Iniciativas Estratégicas fornece um menu de “Início Rápido”, à esquerda, onde se encontram links para acessar informações pertinentes às iniciativas previamente inseridas no sistema, lista de riscos e problemas cadastrados. Ambas as opções serão detalhadas nesse manual. Estas podem ser acessadas por meio dos ícones apresentados no centro da Figura 2.

Ao selecionar o link Iniciativas Estratégica, será exibida a Central de Projetos, a qual contém as iniciativas estratégicas previamente cadastradas, conforme ilustrado na Figura 3.

Nota: Os dados presentes nas imagens são fictícios e utilizados apenas para exemplificar o conteúdo abordado no Manual.

Figura 3 - Central de Projetos

A Central de Projetos representa todas as iniciativas estratégicas criadas no sistema. Sua visualização utiliza como base o perfil de acesso do usuário, ou seja, nem todas as iniciativas estratégicas são visíveis dentro da página.

Ao acessar a lista de Riscos, é possível visualizar, de uma forma geral, todos os riscos registrados, tanto por iniciativa estratégica quanto por objetivo pré-definido no mapa estratégico.

Figura 4 - Lista de Riscos

Além da lista para cadastro dos Riscos, existe uma outra lista com a finalidade de cadastrar problemas pertinentes as iniciativas estratégicas.

Figura 5 - Lista de Problemas

As funcionalidades disponíveis nas páginas Central de Projetos, Listas de Riscos e Problemas serão detalhadas nos próximos capítulos.

2. MÓDULO DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

2.1 Entendendo a página inicial

Este sistema foi criado com o intuito de organizar e gerenciar todas as atividades e documentos referentes as iniciativas estratégicas levantadas pelo DNIT. O sistema é web, ou seja, deve ser acessado via internet e pode ser acessado simultaneamente por diversos usuários.

A página inicial do módulo de iniciativas estratégicas foi dividida em duas janelas com informações:

Figura 6 - Janelas na página inicial

A primeira janela visualizada à esquerda da imagem apresenta três opções de escolha:

Iniciativas Estratégicas

Riscos

Problemas

A segunda janela apresenta estas mesmas opções, porém em um formato diferente, além do Mapa Estratégico, onde é possível selecionar os objetivos estratégicos e visualizar as iniciativas estratégicas vinculadas.

2.2 Iniciativas Estratégicas

Gerenciar projetos através do Project Web App (PWA) é uma responsabilidade essencial do módulo de iniciativas estratégicas. Ao selecionar a opção “Iniciativas Estratégicas”, a Central de Projetos do sistema é exibida na tela, trazendo diversos detalhes de todas as iniciativas estratégicas criadas, conforme apresentado na Figura 3.

Nota: A visualização das iniciativas estratégicas dessa página é mostrada com base no perfil de acesso do usuário.

A Central de Projetos possui diversos modos de exibição das informações fornecidas ao usuário. Na Central de

Projetos, é possível:

Exibir um portfólio dos projetos ou projetos individuais. Você pode visualizar as informações de resumo sobre múltiplos projetos ou as informações detalhadas sobre projetos individuais;

As informações do projeto podem ser exibidas em uma escala de tempo detalhada ou de alto nível, com a capacidade de aplicar filtros e agrupar em modos de exibição diferentes;

Abrir um plano de projeto no modo de edição ou somente leitura do Project Professional ou PWA.

Atualizar o projeto com uma lista de tarefas do SharePoint;

Criar uma equipe de projeto a partir do grupo de recursos com base nos níveis de habilidade necessários para o seu projeto e a disponibilidade de recursos;

Estabelecer um plano de recursos associado a um projeto. Um plano de recursos permite que você planeje a alocação de recursos, sem exigir que você tenha atribuições específicas;

Definir as permissões de projeto para recursos individuais ou grupos para exibir ou editar seu projeto;

Fazer check-in de projetos que passaram por check-out;

Fechar tarefas específicas em um projeto, evitando mais atualizações por parte dos membros da equipe;

As informações resumidas e detalhadas do projeto visíveis no modo de exibição da Central de Projetos à esquerda do gráfico de Gantt podem ser exportadas para o Microsoft Excel ou impressas;

Acessar o site do seu projeto individual, sendo possível criar um quadro de discussões, uma lista de arquivos e documentos relacionados, atualizar os problemas e riscos e configurar uma biblioteca de documentos;

Mostrar ou ocultar subprojetos;

Atualizar o tipo de projeto da empresa associado ao projeto.

No Capítulo 3, serão exibidas as principais funcionalidades da Central de Projetos, junto as informações

pertinentes a cada opção disponível no sistema.

2.3 Riscos

Risco é um evento que apresenta probabilidade de acontecer, impactando o projeto de forma negativa (ameaça) ou positiva (oportunidade).

Os riscos são cadastrados no link “novo item” do campo “Riscos”.

Figura 7 - Novo Risco

Ao selecionar a opção “Novo item”, um novo formulário será aberto para a obtenção de informações pertinentes ao novo risco a ser elaborado. Os campos a serem preenchidos estão detalhados abaixo:

Figura 8 - Cadastro de um novo risco

Nome do Risco: Campo de texto obrigatório para informar o nome do risco a ser cadastrado.

Impacto/Criticidade: Campo obrigatório para identificação do impacto e criticidade do risco a ser cadastrado.

Objetivo: Campo obrigatório de escolha para definição do objetivo que sofrerá impacto com o risco cadastrado.

Iniciativa Estratégica: Campo obrigatório de escolha para definição da iniciativa estratégica que sofrerá impacto com o risco cadastrado.

Status: Campo obrigatório de escolha para definição do status do risco.

Responsável: Campo a ser utilizado para identificação do responsável por gerenciar o risco a ser cadastrado.

Data da Solução: Campo de data para referenciação da data da solução do risco.

Ação: Campo de texto para detalhamento das ações a serem realizadas para gerenciar o risco.

Estratégia: Campo obrigatório de escolha com a estratégia a ser adotada para tratamento do risco.

2.4 Problemas

A análise de riscos consiste em relacionar eventos relevantes possíveis, avaliar as probabilidades de que esses eventos se concretizarem e definir seus possíveis impactos. A partir do momento que um risco é concretizado, um problema deve ser cadastrado para posterior registro das possíveis ações para solucionar o problema.

O problema também pode ser gerado diretamente na iniciativa estratégica, ou seja, não é necessário que exista um risco previamente identificado. Ao acessar a lista de problemas, caso necessite criar um novo registro, deve-se selecionar a opção “Novo item”.

Figura 9 - Novo problema

Ao selecionar a opção “Novo item”, um novo formulário será aberto com o intuito de obter informações pertinentes ao novo problema a ser criado. Os campos a serem preenchidos estão detalhados abaixo:

Figura 10 - Cadastro do novo problema

Risco Associado: Campo de escolha com os registros cadastrados na lista de riscos. Pode ser selecionada a opção “Nenhum”.

Descrição: Campo de texto a ser preenchido para descrever detalhes do problema.

Impacto associado: Campo de texto para descrição do impacto associado ao problema a ser criado.

Ação: Campo de texto para detalhamento das ações a serem realizadas para gerenciar o problema.

Responsável: Campo a ser preenchido para identificação do responsável pelo gerenciamento do problema a ser cadastrado.

Status: Campo obrigatório de escolha para definição do status do problema.

Data da Resolução: Campo de data para referenciação da data de resolução do problema.

2.5 Mapa Estratégico

O mapa estratégico do DNIT representa um modelo de gestão que traduz sua estratégia em objetivos estratégicos, facilitando sua compreensão. Logo, o diagrama expõe as prioridades estratégicas do DNIT.

Ao acessar a página inicial do módulo de iniciativas estratégicas, é possível verificar a existência do Mapa Estratégico. O mapa facilita a navegação do usuário, pois as iniciativas podem ser buscadas através do objetivo, ou seja, todas as iniciativas estratégicas criadas estão distribuídas por objetivo dentro do sistema. Assim, o mapa facilita o acesso às informações de uma determinada iniciativa.

Figura 11 - Mapa Estratégico

Ao clicar sobre o objetivo desejado, uma nova lista com informações das iniciativas estratégicas é exibida ao usuário, como ilustrado abaixo. No exemplo a seguir foi selecionado o objetivo “Implantar o Planejamento Integrado”.

Figura 12 - Iniciativa por objetivo

A lista selecionada apresenta as seguintes colunas.

Título: Nome do objetivo.

Iniciativa Estratégica: Nome das iniciativas estratégicas criadas para determinado objetivo.

Link Acesso: Link para direcionar para o site da iniciativa estratégica.

3. ENTENDENDO O MÓDULO DE INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

Como explicado no capítulo anterior, o módulo de gestão das iniciativas estratégicas foi totalmente criado com base no Microsoft Project e no Microsoft SharePoint. Sua navegação ocorre diretamente via web com acesso apenas dentro do ambiente intranet do DNIT. Nesse capítulo serão abordados os seguintes tópicos:

Criação de uma nova Iniciativa Estratégica;

Central de Projetos;

Edição através do Microsoft Project;

Alterando o cadastro da iniciativa estratégica.

3.1 Criação de uma nova Iniciativa Estratégica

As Iniciativas Estratégicas no âmbito do DNIT são projetos desenvolvidos para atingir os objetivos definidos no Mapa Estratégico. O módulo foi criado com o intuito de consolidar as principais informações referentes as iniciativas em uma única plataforma.

A página inicial do módulo fornece duas formas de acesso ao modo Central de Projetos. As funcionalidades do módulo de Iniciativas Estratégicas são disponíveis baseadas no perfil de acesso do usuário. Os perfis existentes são:

Gestores/Responsável pela iniciativa: Usuários que possuam acesso de leitura e edição.

EGE – Escritório de Gestão Estratégica: Os usuários desse grupo deverão possuir permissão de acesso total no sistema. Além disso, deverão visualizar todas as iniciativas cadastradas

Ao acessar o menu superior, diversas opções são disponibilizadas baseadas no seu perfil de acesso no módulo de Iniciativas Estratégicas.

Para criação de uma nova iniciativa deve-se acessar na página Inicial o link Iniciativas Estratégicas >> Projetos >> Novo, conforme figura 13.

Figura 13 - Criando uma nova iniciativa

Para a criação da nova iniciativa, é necessário preencher as informações no campo “Cadastro de Iniciativa Estratégica”. As informações pertinentes a cada campo estão detalhadas abaixo:

Nome: Inserir o nome da Iniciativa Estratégica a ser criada (Campo Obrigatório).

Gestor de Projeto: Inserir o nome do Gestor da Iniciativa. (Campo Obrigatório)

Gestor Secundário: Inserir o nome do Gestor secundário da Iniciativa (ponto focal para assuntos estratégicos nas Diretorias)

Objetivo: Inserir o objetivo estratégico.

Diretoria: Inserir o nome da diretoria responsável pela Iniciativa.

Coordenação: Inserir o nome da coordenação responsável pela Iniciativa.

Data de início da Iniciativa: Informar data de início da Iniciativa. (Campo Obrigatório).

Data de término da Iniciativa: Informar data de término da Iniciativa. (Campo Obrigatório).

Figura 14 - Cadastro de uma nova iniciativa estratégica

Após o preenchimento total do cadastro inicial da iniciativa estratégica, deve-se selecionar a opção “Salvar” no menu superior esquerdo da página. Ao preencher os campos obrigatórios e salvar, a página será redirecionada para Central de Projetos, a qual irá conter a iniciativa cadastrada. No exemplo, foi criada uma nova iniciativa com o nome “Teste Material”.

Figura 15 - Nova iniciativa criada na Central de Projetos

3.2 Central de Projetos Detalhada

Ao finalizar a criação de uma nova Iniciativa Estratégica, a mesma estará visível na página Central de Projetos.

Dentro da Central de Projetos existem duas janelas. A primeira apresenta detalhes dos dados referentes a iniciativa, e a segunda apresenta o gráfico de Gantt.

Os detalhes de projeto possuem as principais informações de cada projeto cadastrado. As colunas exibidas nesta tela são:

% Concluído: Representa o percentual médio de conclusão das atividades contidas no cronograma do projeto. A média que aparece nesta tela é automática, porém o preenchimento do percentual de conclusão de cada atividade deve ser preenchido manualmente no cronograma de cada projeto pelo gestor da iniciativa.

Nome da iniciativa: Descrição da iniciativa cadastrada;

Objetivo: Objetivo cadastrado para a iniciativa;

Gestor de projeto: Gestor designado para o projeto;

Diretoria: Diretoria responsável pela iniciativa;

Coordenação: Coordenação responsável pela iniciativa;

Início: Início da iniciativa. Incluído no cadastro da iniciativa;

Término: Data final da iniciativa. Incluído no cadastro da iniciativa;

O gráfico de Gantt é um gráfico utilizado para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representam o início e o fim de cada fase, e aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico.

Figura 16 - Visão geral da central de projetos

Ao selecionar uma Iniciativa Estratégica, um menu superior é exibido com diversas opções para a configuração do projeto.

Figura 17 - Menu superior da Central de Projetos

Como citado anteriormente, as opções mostradas estão diretamente ligadas ao tipo de acesso que o usuário possui. Segue abaixo uma breve descrição sobre cada opção que pode ser selecionada no menu superior exibido na Figura 17.

Novo: Utilizado para criação de uma nova iniciativa estratégica. Importante destacar que, ao selecionar a opção “Novo”, deve ser utilizada apenas a opção Iniciativa Estratégica; as demais não devem ser selecionadas.

Aberto: Utilizado para abrir o projeto selecionado dentro da Central de Projetos. Há duas formas de abrir o projeto. Uma é através do próprio navegador, e a outra é através do Microsoft Project. Sendo possível também abrir apenas para visualização ou para edição.

Adicionar Sites do SharePoint: Opção para criar novos projetos no Project Web App a partir de listas de tarefas existentes.

Criar Equipe: Utilizado para adicionar recursos ao projeto. Essa funcionalidade também pode ser encontrada no Microsoft Project.

Planejamento de Recursos: Utilizado para planejar a alocação de recursos dentro do projeto. Essa funcionalidade também pode ser encontrada no Microsoft Project.

Permissões do Projeto: Utilizado para a exibição e edição do projeto para determinados usuários.

Fazer Check-In de Meus Projetos: Utilizado para forçar “check-in” dos projetos que foram editados pelo seu usuário.

Nota: A notação “check-in” e “check-out” é um termo comum nos sistemas de gerenciamento de projetos e documentos como, por exemplo, o Microsoft SharePoint. O propósito dessa funcionalidade é evitar conflitos de edição em um ambiente onde diversos usuários acessam ao mesmo tempo.

Check-in: O termo descreve o processo de adicionar ou modificar um item criado previamente no intuito de substituir uma versão anterior. Logo, caso coloque um item na opção “check-in”, qualquer alteração só será realizada após a seleção da opção “check-out”, ou seja, as alterações podem ser revertidas caso tenham sido feitas de forma incorreta.

Check-out: O termo descreve o processo de evitar que alterações sejam realizadas simultaneamente em um mesmo arquivo. Caso um arquivo esteja em “check-out”, o mesmo fica travado e evita que outros usuários realizem edição nesse arquivo.

Um exemplo prático seria a edição de um cronograma dentro do módulo de iniciativas estratégicas. Supondo que o cronograma esteja em “check-out”, apenas o usuário “João” que colocou esse cronograma nesse estado consegue fazer edição, evitando que qualquer outro usuário acesse o modo edição do cronograma, apenas a visualização do mesmo fica disponível. Caso “João” realize diversas alterações no cronograma, essas informações só serão mostradas para os outros usuários se a opção de “check-in” for selecionada.

Ampliar/Reduzir: Opção para mostrar em maior ou menor escala de tempo as atividades do projeto no gráfico de Gantt.

Rolar para o Projeto: Opção para ir direto ao gráfico de Gantt do projeto selecionado.

Estrutura de Tópicos: Especifica o nível de estrutura de tópicos a ser utilizado no modo de exibição.

Exibir: Contém opções de visualizações pré cadastradas para os itens da Central de Projetos.

Filtrar/Agrupar por: Edita o formato em que os projetos serão apresentados dentro da Central de Projetos.

Adicionar Projeto/Adicionar Tarefas: Utilizado para adicionar projetos e tarefas na linha do tempo.

Exportar para o Excel: Utilizado para exportar o cronograma para o formato excel.

Imprimir: Opção disponível para imprimir o cronograma.

3.3 Relatório

A ferramenta possibilita a criação de exibições diversas para a visualização e exportação dos dados da central de projeto. Existem atualmente 3 exibições pré-cadastradas:

Clicar em Projetos > Relatório

Ao selecionar a opção relatório um arquivo excel com as principais colunas dos projetos será gerado

A criação e edição de exibições é feita pela TI através da abertura de chamados no portal (http://portalad.dnit.gov.br/ti/Lists/Registro%20%20Chamados%20TI/Item/newifs.aspx).

3.4 Microsoft Project

O Microsoft Project é uma ferramenta de gestão de projetos que permite planejar e gerenciar projetos. O PWA apresenta um link direto com o Microsoft Project, possibilitando que o cronograma da iniciativa estratégica seja aberto no Project Professional e, assim, permite visualizar e realizar alterações do cronograma.

Nota: Essa funcionalidade só se concretiza caso o Microsoft Project esteja instalado na máquina e esteja utilizando o navegador Internet Explorer.

Cada iniciativa estratégica criada possui um ícone que abre o cronograma diretamente no Microsoft Project, como pode ser visto na Figura 18.

Figura 18 - Ícone do cronograma

Esse ícone representa o cronograma principal da iniciativa estratégica. Todos os demais cronogramas do projeto podem ser vistos a partir deste ou através da opção “Cronograma” dentro do módulo.

Ao selecionar o ícone, o Microsoft Project é aberto com as colunas definidas no modelo de projeto das iniciativas estratégicas. Todas as informações inseridas no cronograma através da plataforma do Project serão replicadas para a versão web do sistema, logo, o cronograma estará disponível através do módulo online das iniciativas estratégicas.

Figura 19 - Cronograma Project

Dentro da ferramenta Microsoft Project, é possível verificar o nome da Iniciativa Estratégica a ser editada, além da informação sobre “Check Out” da mesma. Como explicado anteriormente, o cronograma deve estar no processo de “Check Out” para a realização da edição, opção que também bloqueia esta atividade para outros membros, evitando conflitos.

Na Figura 19, é possível verificar que o cronograma foi aberto apenas no modo “visualização”. A partir do momento em que o cronograma se torna editável, as alterações só serão concluídas se a opção “Check In” for selecionada. Toda edição de conteúdo por meio do Microsoft Project deve ser publicada junto ao módulo de iniciativas estratégicas, ou seja, as informações só serão inseridas na plataforma web quando selecionada a opção “Arquivo” e, em seguida, “Publicar”, como pode ser visto na Figura 20.

Figura 20 - Publicando o cronograma

3.5 Editar uma nova Iniciativa Estratégica

Conforme apresentado no tópico 2.1, o preenchimento dos dados gerais é realizado no momento de criação de uma nova iniciativa estratégica. Caso necessite checar ou alterar estas informações após sua criação, elas podem ser acessadas a partir da Central de Projetos. Deve-se apenas selecionar a iniciativa a qual deseja-se modificar e, em seguida, selecionar a opção “Cadastro da Iniciativa Estratégica” no menu à esquerda.

Ao acessar, todas as informações previamente cadastradas são exibidas. Caso necessite realizar algum tipo de alteração, selecione opção “Editar” e, em seguida, modifique diretamente no campo desejado no menu superior, conforme Figura 21.

Figura 21 - Edição das informações da Iniciativa

4. ETAPAS E TAREFAS

A partir da criação de uma nova Iniciativa Estratégica, é preciso acompanhar seu andamento por meio da execução das tarefas e evolução das fases. Por essa razão, foi criada a página de acompanhamento da iniciativa. Esta pode ser acessada a partir da Central de Projetos, selecionando a iniciativa estratégica desejada.

Figura 22 - Visão Geral da página de acompanhamento

A página Acompanhamento da Iniciativa Estratégica apresenta três campos de informação:

- Fase da Iniciativa Estratégica;

- Tarefas da Iniciativa Estratégica; e

- Tarefas à serem concluídas na Fase.

Na parte superior da página, é possível verificar a fase da iniciativa estratégica (Planejamento, Execução, Encerramento).

OBS.: A fase é alterada quando as tarefas definidas em cada fase são executadas e concluídas.

No campo “Tarefas do Fluxo de Trabalho” são apresentadas todas as atividades por fase da iniciativa estratégica.

O campo “Tarefas à serem concluídas neste estágio” apresenta as atividades pendentes, o status e a descrição da atividade. No exemplo exposto nesse material, observa-se que o cronograma se encontra como “pendente”. A partir do momento em que as tarefas são finalizadas, as caixas de seleção do campo “Tarefas do Fluxo de Trabalho” devem ser marcadas para informar que a tarefa foi executada. Após a seleção das caixas, as tarefas são removidas da situação de “pendente”.

No exemplo da Figura 22, observa-se que existem três tarefas pendentes. Ao concluí-las, é possível verificar que o status da iniciativa estratégica é alterado para “Execução” e uma nova lista de tarefas é inserida e apresentada, como ilustrado na Figura 23.

Figura 23 - Alteração da fase da Iniciativa Estratégica

Todo o controle de execução e validação das tarefas são feitos manualmente. A evolução da iniciativa estratégica se dá pela conclusão das tarefas, desde a etapa de planejamento até o encerramento.

O encerramento da Iniciativa Estratégica se dá quando o Patrocinador aprova todas as entregas do Projeto.

5. SITE DA INICIATIVA ESTRATÉGICA

5.1 Página Inicial

Toda iniciativa estratégica possui um site contendo diversas informações tais como: documentos, tarefas, calendário do projeto, riscos, dentre outras. Esse site pode ser acessado a partir da Central de Projetos, após a seleção da iniciativa desejada.

Dentro da iniciativa, um menu à esquerda fornece diversas opções, dentre elas o “Site do Projeto”.

Figura 24 - Site do Projeto

Ao acessar o site da iniciativa estratégica, é possível verificar na tela inicial informações referentes ao resumo do projeto e ao repositório de documentos. O resumo do projeto utiliza como base as informações do cronograma do Microsoft Project mostrando as próximas atividades a serem realizadas e as atividades atrasadas.

Figura 25 - Página inicial da iniciativa estratégica

5.2 Repositório de Documentos

O repositório de documentos é um campo que permite anexar todos os documentos referentes ao projeto.

O acesso aos documentos pode ser realizado o clicar na opção “Documentos da Iniciativa Estratégica”.

O intuito desse local é anexar todas as versões e documentos pertinentes a iniciativa estratégica. Atualmente, a estrutura de documentos foi dividida em pastas, como ilustrado na Figura 26.

Figura 26 - Estrutura de pastas

Observação: Todos os documentos cadastrados das iniciativas estratégicas deverão ser preenchidos e anexados na ferramenta como requisito de evolução do projeto. As versões dos documentos que requerem assinatura de patrocinador/gestor deverão ser anexadas com a assinatura dos mesmos.

O EGE é responsável pelo upload dos documentos: TAP, EAP, Cronograma e Termo de Solicitação de Mudança. Os gestores deverão encaminhar esses documentos assinados ao EGE.

Os gestores serão responsáveis por anexar o documento “Relatório Individual de Iniciativas Estratégicas” assinado pelo Diretor.

Para anexar um novo documento, deve-se selecionar a opção “Novo Documento”.

Figura 27 – Novo documento

Escolha um arquivo: Opção para selecionar o arquivo que deseja anexar ao repositório.

Pasta do Destino: Incluir o caminho (pasta) em que deseja inserir o arquivo selecionado anteriormente.

Comentários sobre a Versão: Incluir informações pertinentes ao documento a ser anexado.

Caso necessite, existe dentro do site da iniciativa estratégica um repositório com modelos dos documentos pré-definidos, ou seja, modelos dos principais arquivos a serem incluídos, por exemplo, TAP, EAP e Cronograma. Seu acesso pode ser realizado através do menu à esquerda, como ilustrado na Figura 28.

Figura 28 - Modelos de Documentos

5.3 Tarefas

Tarefas são ações necessárias na execução do projeto. As Tarefas podem ser inseridas e visualizadas na página de Acompanhamento da Iniciativa Estratégica, além de poderem também ser acessadas por meio do menu à esquerda na opção “Tarefas”.

Ao acessar o campo “Tarefas”, uma nova página será aberta com informações detalhadas acerca das tarefas criadas.

Figura 29 - Acessando à página de tarefas

Figura 30 - Lista de Tarefas

A criação e edição das tarefas são realizadas pelo link “Editar Projeto” conforme ilustrado no aviso presente no quadro amarelo da Figura 30.

5.4 Calendário

Uma outra funcionalidade presente no site da iniciativa estratégica é o calendário, onde é possível cadastrar todos os registros de datas do projeto. Por fazer parte do pacote Microsoft, o calendário pode ser sincronizado com o outlook, facilidade que será explicada a seguir.

O calendário pode ser acessado através do menu à esquerda da página inicial, na opção “Calendário”.

Figura 31 - Acesso ao calendário

O calendário é exibido na página conforme Figura 32. Para realizar um novo registro, deve-se selecionar a data desejada e, em seguida, clicar em “+ Adicionar”.

Figura 32 - Adicionar registro no calendário

Para efetuar o registro de um novo evento no calendário, é necessário preencher o formulário contendo os seguintes campos:

Título: Campo de texto obrigatório para informar o título do registro a ser cadastrado no calendário.

Local: Campo de texto para identificar o local, caso exista.

Hora de Início: Campo de data obrigatório para definir data de início do registro.

Hora de Término: Campo de data para definir data de término do registro.

Descrição: Campo de texto para inserir informações pertinentes ao registro.

Categoria: Campo de escolha para informar a categoria do registro.

Evento de dia inteiro: Campo de escolha para informar o período do evento.

Recorrência: Campo de escolha para informar se o registro será recorrente.

Caso necessite sincronizar o calendário da iniciativa estratégica com o seu Outlook, deve-se selecionar a opção “Conectar com o Outlook” presente na aba “Calendário”, no menu superior da lista, conforme ilustrado na Figura 33.

Figura 333 - Conectar com o Outlook

Ao sincronizar o calendário da iniciativa estratégica e o Outlook, um novo calendário será inserido. Assim, ambos os calendários poderão ser visualizados, um ao lado do outro. Caso adicione algum registro direto pelo Outlook,

o mesmo será replicado para o calendário via web, ou seja, mesmo realizando o registro localmente, todos os que possuem acesso ao site dessa iniciativa estratégica conseguirão visualizar o novo registro.

Figura 344 - Calendário da Iniciativa Estratégica

33