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WIKI-IN Apex-Brasil

Guia de Referência

Guia de Referência – WIKI-IN Apex-Brasil

Sumário

ConteúdoApresentação................................................................................................................................................................................................................................................................. 3

WIKI-IN Apex-Brasil........................................................................................................................................................................................................................................................ 4

Visão Geral................................................................................................................................................................................................................................................................. 4

Conceito..................................................................................................................................................................................................................................................................... 4

Benefícios Esperados................................................................................................................................................................................................................................................. 6

Princípios Fundamentais............................................................................................................................................................................................................................................ 7

Política de Uso........................................................................................................................................................................................................................................................... 8

Perfis de Acesso.......................................................................................................................................................................................................................................................... 9

Estrutura de Conteúdo.................................................................................................................................................................................................................................................. 10

Ações Apex............................................................................................................................................................................................................................................................... 10

Gestão Interna de Unidades.................................................................................................................................................................................................................................... 10

Gestão de Processos................................................................................................................................................................................................................................................ 11

Produtos Apex.......................................................................................................................................................................................................................................................... 11

Principais Funcionalidades............................................................................................................................................................................................................................................ 12

Login......................................................................................................................................................................................................................................................................... 12

Navegação............................................................................................................................................................................................................................................................... 13

Editar Páginas.......................................................................................................................................................................................................................................................... 14

Inserir Arquivos........................................................................................................................................................................................................................................................ 15

Inserir Links.............................................................................................................................................................................................................................................................. 16

Unidade de Planejamento – Apex-Brasil 2009© 2


Apresentação

Alessandro G. TeixeiraPresidente da Apex-Brasil

Maurício BorgesDiretor de Negócios

Ricardo SchaeferDiretor de Gestão e Planejamento

Marcos ValeCoordenador da Unidade de Planejamento

Autor:

Carlos PadillaAnalista de Gestão e Negócios

Igor BrandãoAnalista de Gestão e Negócios



WIKI-IN Apex-Brasil

Visão Geral

O WIKI-IN Apex-Brasil é a ferramenta corporativa que a Apex-Brasil disponibiliza aos colaboradores internos para a gestão de conhecimento, especialmente, com aplicação para gestão de conteúdo e divulgação de dados qualitativos e não-estruturados.

Conceito

Os wikis são um dos elementos da chamada Web 2.0, de forma bastante geral, baseiam-se em um novo paradigma de produção de conteúdo, que parte dos usuários para os próprios usuários - sites de compartilhamento de vídeos (como o YouTube), de fotos (Flickr), bookmarks (Del.icio.us), blogs e redes sociais atestam a crescente popularidade do modelo.

O Wiki corporativo proporciona a gestão coletiva do conhecimento organizando dados qualitativos e não-estruturados, a partir de um sistema amigável e de fácil utilização. Os colaboradores atuam na edição dos documentos coletivamente, sem que o conteúdo tenha que ser revisto antes da sua publicação.

No mundo corporativo, a aplicação deste modelo pressupõe não mais uma comunicação hierarquizada, que parte da cúpula para a base, mas uma construção difusa das idéias dentro da empresa.

O WIKI-IN Apex-Brasil está acessível na internet por meio do endereço http://wiki-in.apexbrasil.com.br.


http://wiki-in.apexbrasil.com.br/


Benefícios Esperados

1) Gestão de Conteúdo / Documentação: Os Wikis são ideais para concentrar os esforços do grupo na produção intelectual de documentos.

Exs: Relatórios, papers, resumos, manuais, estudos, notas técnicas, artigos, páginas colaborativas, melhores práticas, métodos inovadores, processos utilizados, processos e políticas corporativas, etc.

2) Gestão do Conhecimento : Os Wikis ajudam a dar visibilidade ao conhecimento tácito existente dentro da organização. Esta é a ferramenta ideal para guardar e recuperar informações extremamente úteis ao dia-a-dia.

3) Gestão da Comunicação de Projetos: O Wiki se mostra como uma grande ferramenta da comunicação do projeto, uma das áreas de maior importância segundo as principais práticas de gestão. Oferece uma estrutura flexível a partir da construção de links (não como um diretório ou sistema de arquivos), organizando tudo referente ao projeto em um único lugar. Reduz a dispersão de informações e documentos provocada por emails e outros meios. Permite a discussão sobre temas relativos ao projeto, através de fórum e da divulgação de notícias atualizadas.

4) Comunidades Virtuais: Os Wikis podem ser um meio bastante simples e eficaz de organizar comunidades emergentes. Permite reunir um grupo de pessoas para elaborar ou discutir um produto ou uma meta da organização. Exs.: Agenda, calendário, atas, apresentações, follow-ups, etc.

5) Colaboração com o Cliente: Possibilita criar um canal de colaboração para discutir sobre produtos, processos e projetos. Algumas organizações passam a registrar sua comunicação com clientes em ambientes wiki com o objetivo de reunir informação para melhorar a prestação do serviço e gerar novas idéias.

Exs: Tendências de Mercado, coleta de dados, informação sobre parcerias, notificar usuários sobre novos produtos, materiais de marketing, segmentação, etc.

É esperada uma colaboração responsável e construtiva, em termos de conteúdo e conduta, agregando valor de forma responsável à memória coletiva da organização.



Princípios Fundamentais

Para aprimorar a experiência de colaboração neste espaço, listamos os princípios fundamentais que balizam a nossa wiki corporativa.

1) Liberdade: O colaborador é livre para expressar-se e contribuir com conteúdos para a memória organizacional.

2) Iniciativa: As iniciativas de construção de conteúdo corporativo e a participação pró-ativa de cada colaborador são incentivadas e bem-vindas.

3) Coparticipação: O conteúdo divulgado é compartilhado por todos os autores, portanto não há um dono dos artigos ou dos documentos publicados, a memória organizacional é fruto da coparticipação.

4) Ética: A boa-fé é um pressuposto estabelecido, e é esperado um comportamento ético que será balizado pelas políticas de uso do wiki corporativo.

5) Responsabilidade: É esperada uma colaboração responsável e construtiva, em termos de conteúdo e conduta, agregando valor de forma responsável à memória coletiva da organização.



Política de Uso

1) Coexistência com Sistemas Legados: Evite publicar conteúdo que sobrepõe funcionalidades existentes nos sistemas legados da organização, tais como: CRM, Sistema de Gestão de Projetos, RM CORPORATE, BUSINESS INTELIGENCE, INTRANET e o PORTAL CORPORATIVO.

2) Controle de Documentos: Recomendamos o controle de versionamento dos documentos, citando o autor, a data da criação e da publicação, informando as fontes, e respeitando os direitos autorais quando aplicável.

3) Conteúdo Livre: A publicação de conteúdo é livre, devendo-se respeitar a estrutura de menu do wiki corporativo. É recomendável: a imparcialidade, evitando emitir opiniões ou defender pontos de vista; evitar a publicidade explícita ou autopromoção; e criar páginas para pesquisas de opinão. Não assine as contribuições em artigos mesmo que seja o criador, pois o objetivo é disponibilizar uma ferramenta de conteúdo coletivo.

4) Conduta Ética: Comporte-se de forma civilizada, respeite os outros colaboradores, e mesmo que não esteja de acordo com eles procure o consenso. Evite fazer ataques pessoais e generalizações, lembre-se que há registro de modificações.

5) Estilo Culto: Escreva os artigos em português correto de acordo com a língua culta, evite gírias ou o "internetês", não escreva apenas com letras maiúsculas.



Perfis de Acesso

O WIKI-IN Apex-Brasil possui um conjunto de perfis de acesso abrangente para contemplar diversos papéis dos membros da equipe. A seguir, são listados os principais perfis e as respectivas atribuições:

Administrador de Sistemas – Fará a configuração de perfil dos usuários conforme a requisição dos Administradores de Conteúdo e de Política de Uso, efetuando a restrição de acesso às áreas internas exclusivas. Além disso, zelará pela performance do sistema, pela integridade do conteúdo e pela segurança da informação.

Administrador de Política de Uso – Será responsável por elaborar a política de uso e por colaborar com os administradores de conteúdo para assegurar a conformidade com a política de uso

Administrador de Tipo de Conteúdo – Os administradores de tipo de conteúdo administrarão o conceito proposto para a estrutura de 1º e 2º nível, para que este seja respeitado e que a sua evolução seja coerente com a gestão do conhecimento dentro do wiki corporativo.

Administrador de Conteúdo – Os administradores de conteúdo irão classificar os usuários definindo e requisitando o perfil de acesso dos demais membros de sua unidade. Eles serão responsáveis pelo uso adequado da ferramenta, gerindo o conteúdo inapropriado, os desvios de conceito e de conduta, e buscarão incentivar a colaboração para alcance dos benefícios esperados.

Editor Interno – Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica da APEX, contribuindo com conteúdo pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso

Editor Externo – Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica externa à APEX, contribuindo com conteúdo pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso

Leitores – Poderão navegar no Wiki Corporativo, consultando as informações disponibilizadas nas diversas páginas



Estrutura de ConteúdoA estrutura de menu do WIKI-IN está organizada e quatro submenus, conforme a descrição a seguir.

Ações Apex

Este espaço deverá ser utilizado para a gestão e divulgação das ações da APEX realizadas ou em andamento. As ações Apex estão agrupadas por ano e por categoria de produto APEX, conforme o produto em que a ação está vinculada.

Gestão Interna de Unidades

As Unidades Apex terão este espaço para a sua gestão interna, onde poderão ser organizados processos, produtos e documentos relativos ao interesse exclusivo da Unidade em questão. Além disso, podem ser feitos follow-up de reuniões, fórum de discussões, armazenamento de conteúdo, divulgação de índices e notícias, etc.



Gestão de Processos

Esta seção destina-se a divulgação do portfólio de processos da Agência, conforme mapeado pelo escritório de processos da Unidade de Planejamento. As informações aqui contidas estão organizadas de forma homogênea e uma mesma metodologia de mapeamento de processos foi aplicada a todos os macroprocessos aqui divulgados. Os fluxogramas e cadeia de valor e demais informações dos processos foram intensivamente discutidos com as unidades líderes dos processos em questão.

Produtos Apex

Neste espaço divulga-se o portfólio de produtos da Agência, tal como categorizado pela Unidade de CRM. Este conteúdo tem caráter informativo para que todas as Unidades possam compreender as características e detalhamento dos produtos entregues aos nossos stakeholders.



Principais Funcionalidades

Login

Para acessar o WIKI-IN e experimentar a rede social da APEX, cada colaborador interno deve usar o seu login/senha de rede. Caso não tenha acesso, o usuário deverá solicitá-lo ao administrador de conteúdo de sua Unidade que repassará a solicitação ao email da Unidade de Planejamento.

Conforme descrito na seção perfil de acesso, os Editores Internos:

Serão responsáveis por agir de forma pró-ativa na colaboração para a memória coletiva, em uma ótica da APEX, contribuindo com conteúdo pertinente e atualizado, seguindo as boas práticas e respeitando a política de uso.



Navegação

A navegação no WIKI-IN é muito simples e intuitiva, e ocorre como em qualquer página web, através do uso de menus e submenus, localizados à direita da página, ou clicando nos links existentes em cada página.



Editar Páginas

Para fazer a sua contribuição ao WIKI-IN Apex-Brasil, você deverá clicar no botão “Editar Página” e digitar o texto a ser incluído na página. Lembramos que todas as alterações ficam registradas com o login do usuário que realizou a contribuição.



Inserir Arquivos

Ao editar uma página do WIKI-IN, o usuário poderá incluir arquivos ou imagens que respaldarão e adicionarão valor ao conteúdo da página, servindo de referência aos leitores interessados. A ferramenta é bastante flexível e aceita arquivos de vários formatos, tais como, apresentações em PowerPoint, planilhas em Excel, Documentos em PDF ou WORD, imagens em JPEG, GIF, etc.

Para anexar um arquivo ou imagem, basta clicar no local indicado na figura abaixo.



Inserir Links

Ao editar uma página o usuário poderá incluir links para facilitar a navegação dos leitores da página. Estes links podem servir de atalho para outras páginas do próprio WIKI-IN ou para sites externos para mais informações sobre um determinado assunto, por exemplo.

Para incluir ou remover um link, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o texto selecionado e digitar o endereço ao qual você deseja direcionar a navegação.



NOTAS____________________________________________________________________________________________________________________________________________

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