guia básico de processoscorporativos do sistema...

1ª Versão

Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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CNI / Diretoria de Serviços Corporativos

1ª VersãoCNI / Diretoria de Serviços Corporativos

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PROCESSO DE CONTAS A PAGAR

Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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ÍNDICE

1 - INTRODUÇÃO

2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO

4.1 - RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO

5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL


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1 – INTRODUÇÃO

O processo de “Contas a Pagar” tem como função gerir recursos e honrar as obrigações financeiras.

Este processo tem início na atividade receber documento de autorização de pagamento acompanhado do

documento fiscal pertinente classificado e término na atividade encaminhar movimento diário para a

contabilidade.

Os indicadores propostos para sua medição são: índice de pagamentos realizados no prazo, índice de

não conformidade de processo de pagamento, percentual de multas e juros pagos, prazo médio de

pagamento, quantidade de pagamentos por entidade.

As saídas deste processo têm como destinos: os processos de gestão do fluxo de caixa e gestão contábil,

os fornecedores, empregados, parceiros e Entidades do Sistema Indústria.



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2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES


Contas a pagar

Gestão da Arrecadação

Mapa de distribuição da arrecadação

Recebimento de material e/ou serviço

Gestão de Convênios

Devolução de saldo e repasse para convenentes e

executores

Gestão da Folha de Pagamento

Folha de pagamento gerada e autorizada e apuração de

encargos da folha

Repasses regulamentares para as entidades, reembolsos,

apoios financeiros, patrocínios e empréstimos

Arrecadação distribuída / devolvida

Arquivos de processamento de pagamentos (CNAB)

Repasses regulamentares para as entidades e

empréstimos liquidados

Gestão Contábil

Pagamentos liquidados

Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscal pertinente classificado

Gestão de Viagens

Despesas de viagens

Arquivos de retorno e processamento de

pagamento

Gestão do fluxo de caixa e aplicações

financeirasMovimentação diária de saídas de

recursos e disponibilidades

Necessidades de resgate

Resgates realizados

Classificação / Escrituração fiscal e contábil

Documentos fiscais

Empregados

Requisição de adiantamento

Dirigentes

Gestão do Fundo Fixo de Caixa

Solicitação de Fundo fixo

Gestão do cadastro de fornecedores

Cadastro de fornecedores atualizados Colaboradores

Fornecedores

Gestor

Movimento diário de caixa

Entidades do Sistema Indústria

Informações gerenciais

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ORIGEM ENTRADA

PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS

Estatutos, regimento e regulamento; Regulamento de contrato/licitações; Ordens de serviço / políticas

de pagamento; Plano de contas e pronunciamentos contábeis; Legislações fiscais e

tributárias; Contratos de convênios

Contas a Pagar

INÍCIO FIM

Receber documento de autorização de pagamento

acompanhado do documento fiscal

pertinente classificado

Encaminhar movimento diário para

a contabilidade

FUNÇÃO: Gerir recursos e honrar as obrigações financeiras.

ÁREA RESPONSÁVEL

Financeiro

3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

SAÍDA DESTINO


Classificação / Escrituração fiscal e contábil

Documento de autorização de pagamento acompanhado do

documento fiscal pertinente classificado

Folha de pagamento gerada e autorizada e apuração de

encargos da folha

Solicitações de repasses regulamentares para as entidades, reembolsos, apoios financeiros,

patrocínios e empréstimos

Requisição de adiantamentoGestão Contábil

Gestão do fluxo de caixa e aplicações

financeiras

Movimentação diária de saídas de recursos e disponibilidades

Pagamentos liquidados

Fornecedores, empregados, parceiros e Entidades do

Sistema Indústria

Mapa de distribuição da arrecadação

Devolução de saldo e repasse para convenentes

e executores

Movimento diário de caixa

Informações gerenciais

Dirigentes

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO


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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)


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Atividade: Documento de autorização de pagamento acompanhado do documento fiscalpertinenteRecomendação: Integrar as contas a pagar com os sistemas de compras legados tais como:produção, viagens e projetos, bem como sensibilizar os gestores sobre a necessidade deinteragir com a área financeira sobre desembolsos não previstos no planejamento anual daunidade como forma de garantir a previsão dos pagamentos com o fluxo de caixa dasEntidades.

Atividade: Programar pagamentoRecomendação: Estabelecer cronograma de data de pagamento obedecendo calendário deobrigações a fim de mitigar possíveis exposições a riscos tributários e preservar a imageminstitucional, garantindo os pagamentos conforme acordado com fornecedores e empregados.

Atividade: Compor documento para pagamentoRecomendação: Sistematizar a previsibilidade de pagamentos a fim de minimizar impactos nagestão de investimentos, como por exemplo: tributação de impostos com resgates nãoplanejados (no caso de CNI, Federação e IEL) e impactos nos retornos nas aplicaçõesfinanceiras (taxas) em função do volume e tempo de permanência.

4.1 – RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO


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Atividade: Verificar se é pagamento eletrônicoRecomendação: Minimizar pagamentos por meio de cheques e carta de autorização, a fim dereduzir tarifas bancárias e ter maior controle de processamento junto aos bancos e autonomiana conciliação bancária.

Atividade: Fechar movimento diário de caixaRecomendação: Diariamente, realizar conciliação bancária, a fim de obter informações sobreas disponibilidades com maior tempestividade.

Atividade: Emitir relatório gerencial com disponibilidade financeiraRecomendação: Emitir relatório com a movimentação diária de entradas e saídas de recursose disponibilidades financeiras para permitir a gestão do fluxo de caixa e apoiar na tomada dedecisão.


4.1 – RECOMENDAÇÕES GERAIS DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

Recomendação para todo o processo: Pagamentos de despesas de convênios onde há movimentação peloSICONV devem seguir o mesmo fluxo estabelecido, sendo desprezadas as atividades de “programar pagamento”até a atividade “importar arquivo retorno”, levando em consideração que a programação e autorização de pagamentose dá por meio do SICONV.

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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

1Índice de pagamentos realizados no prazo

(Quantidade de pagamentos realizados no prazo/ Total de pagamentos realizados) x 100

Prazo %Maior, Melhor

Mensal

2Índice de não conformidade de

processo de pagamento

(Quantidade de processos não -conformes / Total de processos

recebidos) x 100Qualidade %

Menor, Melhor

Mensal

COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?

FUNÇÃO DO PROCESSO: Gerir recursos e honrar as obrigações financeiras.



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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

3Índice de multas e juros pagos por atraso no pagamento

(Valor total de multas e juros pagos por atraso / Total de pagamentos

realizados) x 100Prazo %

Menor, Melhor

Mensal

4 Prazo médio de pagamento(∑ das variações das contas

Fornecedores no período / Valor das Compras no período) x 360

Prazo DiasMaior, Melhor

Mensal

5Quantidade de pagamentos por

entidade∑da quantidade de pagamentos

realizados por entidadeQualidade Qtde NA Mensal


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José Mauro Telles Silva – Gerente Executivo de Finanças

Lucineide de Santana Sousa Aguiar – Gerente de Operações Financeiras

E-mail: [email protected]

Telefone: (61) 3317-9386

Em caso de dúvidas e sugestões:

Luciana Sarkis de Oliveira Araújo – Analista Financeiro

E-mail: [email protected]

Telefone: (61) 3317-9697

6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL


mailto:[email protected]

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