governo do estado de mato grosso secretaria …

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSOSECRETARIA ESTADUAL DE FAZENDA

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

Unidade Administrativa: GABINETE DO SECRETÁRIOPRAZO DE

ARQUIVAMENTO(em anos)

DESTINAÇÃOFINALSETOR

DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL

Corrente Intermediário Perm. Eliminar

OBSERVAÇÕES

Ata 4 X

Auto de Arresto 4 X

Auto de Remoção eDepósito 1 X Original ASPA

Autorização 4 X

Certidão 4 X

Declaração 4 X

Ordem de Serviço 4 X

Pauta de Reunião 1 X

Planejamento Estra-tégico 2 X

Original APDO

Processo referente apiso salarial 3 X

Projeto (PNAFEQualifaz, e outros) 4 X

Original APDO

Proposta (Redução degastos e outras) 2 X

Recorte de Jornal 1 X Ass. de Imprensa

Relatório Anual deAtividades 3 X

Relatório de Ati-vidades(Fiscal,Coordenadorias e outros)

4 X

Termo de Confissão deDébitos 4 X

Original AGENFA

Termo de Contrato Enquanto VigenteX

GSADAssessoria Jurídica

Termo de Comoda-to Enquanto VigenteX


GABINETE DOSECRETÁRIO(GS)/ GABINETEDOSUBSECRETÁRIO (GSS)

Termo de Declara-ção3 X

PRAZO DEARQUIVAMENTO

(em anos)

DESTINAÇÃO FINALSETOR

DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ato Relativos a RH2 X

Controle CRH/Publicado no D O

Demonstrativo Mensalde Gastos comCombustível

1 XControle na GSOP

Planilha de Controle deComunicação Interna 2 X

Planilha de Controle deOfício 2 X

Planilha de Controle dePortaria 2 X

Planilha de Expo-siçãode Motivos 2 X

GABINETE DEDIREÇÃO (GD)

Portaria1 X

Original arquivado naCOTRI e publicadono D. O.

Ata2 X

Ordem de Serviço2 X

CORREGEDORIA FAZENDÁRIA

(COFAZ)

Processo Adminis-trativo, Disciplinar e deSindicância

XPermanecerá naCorregedoria

Projeto PNAFE Enquanto VigenteX

Relatório de Inspe-ção5 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Atestado Médico 1 X Controle CRH

Comunicação InternaRecebida/Expedida 12 X

Controle de infor-mação de processo

Decisão de Julga-mentoX

Permanecerá naUnidade

Ficha de Andamen-to deProcessos X

Permanecerá naUnidade

Ficha de Controle deFreqüência 1 X

Controle CRH

Livro de Protocolo X E

Ofício recebido eexpedido 12 X

Informações ane-xasaos processos

Planilha de Distri-buiçãode Carga dosJulgamentos

2 XSomente paracontrole interno

Recibo de Paga-mentoEfetuados 1 X

Controle CRH


ÓRGÃO DEJULGAMENTODE PROCESSOSADMINISTRATIVO TRIBUTÁRIOS(OJPAT)– Unidade deJulgamento de 1ºGrau (UJS)

Relatório Mensal deAtividades 2 X

Acordão/ Ementa/Decisão X

Permanecerão noConselho

Boletim Diário deOcorrência (BDO) 1 X

Original no CRH

Ficha de Andamen-to deProcessos X

Permanecerá noConselho

Ficha de Controle deFreqüência 1 X

Controle CRH

Livro de Ata X

Livro de Protocolo X

Prestação de ContaAntecipada de pa-gamento de Pessoal

1 XControle CRH


Relatório Mensal deAtividades 2 X

OJPAT –ConselhoAdministrativoTributário de 2ºGrau (CAT)

Resolução3 1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Carta Precatória5 X

DecisãoX

Permanecerá naAssessoria

DecretoX


Diário Oficial5 X

InformaçãoX


JustificativaX


Mandado de Segu-rança- TRT e outros

Enquanto VigenteX

ParecerX


ASSESSORIAJURÍDICA(AJUR)

Pedido de Reconsi-deração X


Pedido de ReexameX


Portaria2 X

Publicada no DiárioOficial

Processo (Tribunal deContas, Adminis-trativoe outros)

Enquanto VigenteX

Relação das AGENFAS Enquanto VigenteX

Termo de Contrato,Concessão, Cessão deUso, Convênio e Doação

XPermanecerá naAssessoria

Tomada de Preço1 X

Original no CRF


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Jornal Interno (A NotaAí) 1 X

Um exemplar

Recorte de Jornal1 X

ASSESSORIA DEIMPRENSA

Realises1 X

Matérias elabora- aspara publicar nosMeios de Co-municação.


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata1 X

Certidão de atuali- zaçãode Valores em AçõesJudiciais

2 X

Comparativo Con-solidado do ICMSGarantido

1 X

Decreto Enquanto VigenteX

Demonstrativo Ana-líticodo Ajuste Or-çamentárioAnual

4 X

Demonstrativo deConsulta de Indi-cadoresEconômicos

XArquivado no setor

Demonstrativo deDespesas com Diá-rias 1 XDemonstrativo deExecução Orçamen-táriae Financeira

1 X

Demonstrativo deOmissão de reco-lhimento do ICMSGarantido

1 XOriginal no ICMSGarantido

Demonstrativo doPagamento da Dí-vidaPública

1 X

Demonstrativo daReceita 1 X

Original na CAR

Dossiê do Estudo daEconomia em MT 1 X

Dossiê do Fundo deAval 1 X

Dossiê da ReformaTributária 1 X

ASSESSORIAECONÔMICA(AECON)

Lei Enquanto VigenteX

SETORDE ORIGEM

TIPODOCUMENTAL


(em anos)

DESTINAÇÃOFINAL OBSERVAÇÕES


Parecer1 X

Plano, Meta Estra-tégiae Ações de Governo 4 X

Portaria Enquanto VigenteX

Prestação de ContasAntecipada de Paga-mento de Pessoal(PCAPP)

1 XControle CRH

Proposta Orçamen-tária4 X

Proposta de Pres-taçãode Serviço(Consultorias)

1 X

Projeto do Acom-panhamento daArrecadação dosMunicípios

1 X

Projeto de Incentivo parao Comércio 1 X

Projeto Paraíso1 X

Quadro de Detalha-mento de Despesa(QDD)

1 X

Recibo de Paga-mentoEfetuado 1 XRecorte de Jornal

1 XAssessoria deImprensa

Relatório deAcompanhamento daArrecadação

1 XOriginal CAR

Relatório1 X

(continuação)ASSESSORIAECONÔMICA

Tabela de ÍndicesEconômicos X



(em anos)

DESTINAÇÃOFINAL OBSERVAÇÕESSETOR

DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


Ata 1 X

Avaliação de curso 2 X

Dossiê de Avalia-ção deGestão

Enquanto VigenteX

Dossiê de Consul-torias Enquanto VigenteX

Dossiê da estruturaOrganizacional X


Dossiê do Lay Out 4 XDossiê do Planeja-mento Estratégico

Enquanto VigenteX

Dossiê do Progra-ma 5S

Enquanto VigenteX

Projeto Qualifaz Enquanto VigenteX

ASSESSORIA DEPLANEJAMENTOE DESENVOLVI-MENTOORGANI-ZACIONAL(APDO)-Gerência deDesen-volvimentoOrganiza-cional(GDO)


Ata 1 XPlanejamento Estra-tégico/Plano de ação

Enquanto VigenteX

Planilha de Libera-çãode Orçamento 2 XPlanilha de Memó-ria deCálculo 1 X

ASSESSORIA DEPLANEJAMENTOE DESENVOLVI-MENTOORGANI-ZACIONAL(APDO)- Gerência dePlanejamento eOrçamento

Planilha de Orça-mento2 X

Planilha de Rema-nejamento de Or-çamento

2 X

Planilha de Suple-mentação de Orça-mento

2 X

Quadro de Detalha-mento de Despesa-(QDD)

2 X

Orçamento(GPLAN)



(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

APDO– Unidade deCoorde-naçãoEstadual (UCE)do ProgramaNacional de Apoioa AdministraçãoFiscal para osEstados (PNAFE)


Livro Ata Enquanto VigenteX

Livro de Controle deProcessos

Enquanto Vigente1 X

COMISSÃO DELICITAÇÃO

Processo Licitatório4 X

Somente cópia, ooriginal no CRF


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Apostila Enquanto VigenteX

Ata 1 X Cópia

Atestado 1 X Original na CRH

Aviso de Férias 1 X Original no CRH

Certificado de conclu-são de curso

_ _ _ _ Arquivar até o in-teressado retirar

Check List- Cursos 1 X Relação de material

Cronograma de Cursos 1 X Está no Relatórioanual

Declaração 1 X Para o servidor

Escala de Férias 1 X Sistema CRH.Ficha de Avaliação(Cursos e Eventos) 2 X

Consta na tabula-çãode Avaliação

Ficha de Inscrição 1 X Cursos e eventos

Folders ( eventos ) 2 X

Lista de Presença 2 X Permanente na EFFLista de recebimento deCertificado 2 X

Permanecerá na EFF

Livro de controle e his-tórico de Certificados

Enquanto VigenteX

Permanecerá na EFF

Mapa Demonstrativo deDébito e Crédito 1 X

Para o controle doorçamento da EFF

Nota Fiscal 1 X Cópia

Ordem de Serviço 1 X

Pauta de Reuniões 1 X

Pedido de Adiantamen-to 1 X

Original na CRF

Pedido de Combustívele Lubrificantes 1 X

Original na GSOP

ESCOLA DEFORMAÇÃOFAZENDÁRIA(EFF)

Planilha de Controle deTráfego de Veículos 1 X

Original na GSOP

Portaria Enquanto vigenteX

Cópia somente parainformação

Proposta de Cursos 1 X De empresas

Proposta de Orçamento 1 X

Quadro de Colabora-dores

Enquanto VigenteX

Atualizadoregularmente


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Recibo de Paga-mento aAutônomo (RPA) 1 X

Cópia

Recibos de Paga-mentos Efetuados 1 X

CRH

Relação de Equi-pamentos Recebidos eEncaminhados


Relação de Partici-pantes (Eventos)

2 XRelatório Anual deAvaliação (Eventos) 1 XRelatório de Atendi-mento Técnico 1 X

Somente paracontrole interno

Relatório de Ativi-dadesHelp Desck 1 X


Relatório Semanal dosEquipamentos deInformática


Relatório de Repas-sedos Eventos 1 X

Relatório de Veí-culos1 X


Tabulação da Ava-liação2 X

Termo de Contrato 1 X Com empresas oupessoas que dãocursos para a EFF

Termo de Entrega 1 X

Termo de Referên-cia(ProjetoPNAFE) 1 X

Original na APDO-UCE

Termo de Respon-sabilidade de Equi-pamentos

1 XPara controle desequipamentos em-prestados pela EFF

(continuação)ESCOLA DEFORMAÇÃOFAZENDÁRIA

Termo de Respon-sabilidade de BensMóveis

XPermanecerá na EFF

Unidade Administrativa : GABINETE DO SECRETÁRIOPRAZO DE



DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Agenda2 X

Comunicação Inter-naExpedida e Rece-bida 1 4 XDiário Oficial

1 XExemplar paraconsulta naBiblioteca

Fax1 X

Folder de Divul-gaçãode Eventos 1 X

Permanecer os queindicam evidênciapara o servidor

E- mail1 X

Livro de Protocolo2 X

DOCUMENTOSCOMUNS ATODOS OSARQUIVOS

Memorando1 4 X

Ofício Recebido eExpedido 2 3 X

Quadro de Remessa deDocumentos 1 X

Relatório de Assi-duidade de Servidor 1 X

Controle CRH

Requerimento2 X

Requisição de Mate-rialao almoxarifado (RMA) 1 X

Controle GMAP

Unidade Administrativa: COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FAZENDÁRIO (CGSIAD)


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Atestado Médico1 X

Anexado no dossiêdo funcionário

Atestado por Tempo deServiço 1 X

Válido por 30 dias

Boletim de Ocor-rência1 1 X

Não é maisproduzido.

Certidão por Tempo deServiço 1 1 X

Válido por 30 dias

Dossiê do Funcio-nário EnquantoVigente X

Toda a documen-tação do servidor

Escala de Férias1 X

Registrado e publi-cado no DOE

Ficha de Controle deAssiduidade 2 3 X

Controle mensal

Ficha de Controle deCarteira Fun-cional 1 X

Renovadaanualmente

Folha de Pagamento 4 X

Folha de PagamentoSuplementar 4 X

Formulário de Eventos(FX) 2 1 X

Todas as altera-çõessão registra-das

Livro de Assenta- mentode Pessoal

EnquantoVigente X

Livro Índice de No-mesde Pessoal

EnquantoVigente X

Ordem de PensãoJudicial

Enquanto VigenteX

Registrado e arqui-vado no Dossiê doservidor

COORDENADORIA DERECURSOSHUMANOS(CRH) -Gerência deAdministração deRecursosHumanos (GRH)

Planilha de OrdemNumérica

EnquantoVigente X

Somente para con-trole da gerência


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES


2 5 X

Processo de Pessoal-Adicionais,Atos,Averbação de tem-po de serviço, Por-tarias,Licenças(Trat. deSaúde,Inter. Par-ticular,Prêmio)

X

Registrado earquivado no Dossiêdo Funcionário.

Processo de Pessoal -Férias,Licença ges-tante,Remoção, ADisposição,Transfe-rência

1 X

Registrado e arqui-vado no dossiê doservidor. Análise doque está no ArquivoGeral

Recibo de Paga-mentoEfetuado 5 X

Documento não émais produzido

(continuação)GERÊNCIA DE

RECURSOSHUMANOS

Relatório de Cotas1 X

Original na GEPRO

Relatório de Despe-sasde Pessoal 1 X

Original na ASPA

Relatório de Fre-qüência2 3 X

Controle mensal

Relatório deGerenciamentoAutomático de Ponto

2 3 XControle mensal

Relatório para Paga-mento de Indeniza-çãode Transporte

3 1 XConsiderar o prazoapós o pagamento

Retribuição Com-plementar Variável- RCV 3 1 XAvaliação de Even-tos

1 XRegistrado nosistema

Projeto de Atendi-mentoao Servidor

EnquantoVigente X

CRH – Gerênciade Atendimentoao Ser Humano(GASH)

Relatórios Enquanto VigenteX


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Aviso de Recebi-mento(AR) 1 X

Faturas (Correio)2 X

Primeira Via Cood.Rec. Financ

Guia de Postagem -Carta Registrada e CartaSimples

1 X

Lista de Postagem1 X

Listagem de Movi-mentopara ECT 1 X

ECT-Empresa deCorreios eTelégrafos)

Quadro de Remessa deDocumento 1 X

Segunda Via

Quadro de Remessa deMalote 1 X

Segunda Via

Relação de Documen-tos encaminhados pelasCoordenadorias 1 X

SEDEX 1 X Terceira Via

COORDENADORIA DERECURSOSMATERIAIS(CRM) - Gerênciade ApoioAdministrativo(GAA)- Malote

Termo de Recebi-mentode DAR 3 2 X

Relatório de Entrega deProcessos 2 X

Registrado nosistema

CRM- GAA- Protocolo

Relatório de Trami-tação2 X

Registrado nosistema


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Certificado de Veí-culos EnquantoVigente

Acompanha oVeículo

Faturas Sanemat,Telemat e outras) 1 X

Original na Coord.Rec. Financeiro

Ficha Individual deConsumo de Com-bustível por Veículo

Enquanto VigenteX

Liquidação de Em-penho1 X


Multa de Trânsito Enquanto VigenteX

Encaminhadas aoórgão que está u-tilizando o veículo

Nota de Empenho1 X


COORDENADORIA DERECURSOSMATERIAIS(CRM)- Gerência deServiçosOperacionais(GSOP)

Nota Fiscal1 5 X

Terceira Via. 1ªViana CRF

Ocorrência com oVeículo

Enquanto VigenteX

Orçamentos de preços1 X

Original Coord. Rec.Financeiro.

Planilha de Consu-mode Combustível 1 5 X

Planilha de Controle deLigações Inter-urbanas 1 X

Somente paracontrole mensal

Planilha de Controle deTelefonemas Irregulares 5 X

Planilha de Controle deTráfego 1 X

Somente paracontrole

Relatório de Acom-panhamento de Ser-viços de Limpeza

1 X

Requisição de Com-bustível 1 X


Requisição de Pas-sagens 1 X


Termo de Como-dato Enquanto VigenteX

Original na GSAD

Termo de Respon-sabilidade de Veículo

Enquanto VigenteX


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Nota Fiscal/Fatura5 X

Primeira Via na CRF

Liquidação de Em-penho1 X

Primeira Via na CRF

Relatório de Audi-torias1 X

Original CRF

Relatório Gerencial1 X

Requerimento Li-cençaPrêmio 1 X

Original no Rec.Humanos

Requisição de Pas-sagens 1 X

Primeira Via na CRF

Termo de Comoda-to/Cessão de Uso

Enquanto Vigente5 X

Registrado no TCEASSEJUR

Termo de Contrato Enquanto Vigente5 X

Registrado no TCEASSEJUR.

Termo de Convênio Enquanto Vigente5 X


CRM – Gerênciade ServiçosAdministrativos(GSAD)

Termo de Doação5 X



(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Balanço Anual1 X

Original na Coord. deContabilidade

Formulário de Re-manejamento naDotação de Material

1 1 X

Livro de Baixa Enquanto VigenteX

Nota Fiscal de Ma-terialde Consumo ePermanente

1 1 XPrimeira via na Cood.de Rec. Financeiros

Relatório de Aten-dimento de Material deConsumo 1 1 X

Gerado através dasRequisições deMaterial

Relatório dos BensBaixados 1 X

Relatório dos BensIncorporados 1 X

CRM – Gerênciade Materiais ePatrimônio(GMAP)

Relatório de Emis-sãode Nota Fiscal 1 1 X

Fica registrado nosistema

Registro Patrimo-nial porNota Fiscal 1 1 X


Requisição de Ma-terial1 1 X

Recebido dasdiversas unidades

Termo de Baixa de VidaÚtil 1 1 X

Lavrado no Livro deBaixa

Termo de Cessão deUso

Enquanto VigenteX


Termo de Comoda-to Enquanto VigenteX


Termo de Contrato Enquanto Vigente GSADAssessoria Jurídica

Termo de Respon-sabilidade de BensMóveis

1 X

Termo de Transfe-rênciade Bens Mó-veis 1 1 X


Tomada de Preço1 1 X

Cópia para com-frontar com aNota Fiscal


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


Aviso de Férias1 X

Controle na CRH.

Escala de Férias1 X

Controle na CRH.


1 XControle na CRH.

Processo de Proces-samento de Dados 5 X

COORDENADORIA DERECURSOS DETECNOLOGIADEINFORMAÇÃO(CRTI)- Gerência deSistemas (GSIS)

Relatório de Via-gem1 X

Controle na CRF

Escala de Operado-res1 X

Listagem de Movi-mentoCorreios (ECT) 1 X

Relatório de Acom-panhamento de Ar-quivoRecebido Via STM-400-SITRAN

1 X

CRTI – Gerênciade Produção(GPRD)

Relatório de Controle deprocessamento 1 X

Não é mais produ-zido e está regis-trado no sistema


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata 2 X Projeto PNAFE

Catálogo/prospecto 2 X

Escala de Plantão –Suporte 1 X

Certificado dosComponentes de E-quipamentos

Enquanto VigenteX

Documento/ Segu-ro deVeículos

Enquanto VigenteX

Dossiê de Serviços deTelecomunicação

Enquanto VigenteX

Faz parte do ProjetoPNAFE

Lista de Presença deCursos 1 X

Manual de Opera-ção deEquipamentos

Enquanto VigenteX

Arquivado naGerência

Manual de Proce-dimentos Técnicos

Enquanto VigenteX


Nota de Empenho 1 X Controle na CRF

CRTI – Gerênciade SuporteTécnico

Nota FiscalEnquanto Vigente

X2ª via-Para garantiados equipamentos

Planilha de Controle deEquipamento

Enquanto VigenteX


Planilha de Controle deHoras Extras 1 X

Não é mais produzi-do.Controle na CRH

Planta de ProjetosLógicos

Enquanto VigenteX



Proposta de Orça-mento1 X

Prestação deserviços

Registro de Softwa-re Enquanto VigenteX


Relatório Técnico 1 X

Solicitações atendi-das ependentes 2

X De serviço, equi-pamento e outros

Termo de Contrato EnquantoVigente

X GSADAssessoria Jurídica

Termo de Respon-sabilidade de Equi-pamento

Enquanto VigenteX

Arquivado naGerência (ProjetoPNAFE)


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Boletim de Crédito Enquanto Vigente5 X

COORDENADORIA DERECURSOSFINANCEIRO(CRF)- Gerência deProgramação eExecuçãoFinanceira(GPEF)

Demonstrativo dasVariações Patri-moniais(Anexo 8)

5 X

CRF-Gerência deE-xecuçãoOrçamentá-ria dadespesa (GEOD)

Ficha de Cópia deEmpenho 5 X

Para controle interno;não é mais produzido

Balancete Mensal2 X

Balanço Anual2 X

Conciliação Bancá-ria2 X

Original na Coord.De Contabilidade

Ficha de Prestação deContas de A-diantamento

2 XRegistrado nosistema

Ficha de Prestação deContas de Diá-rias 2 X

Ordem de Pagamen-toEspecial (OPE)

Enquanto VigenteX

Processo de Paga-mento e Prestação deContas de Diárias

4 3 X

Processo de Restos aPagar Cancelados 4 3 X

Processo de Paga-mento da Folha dePagamento

5 X

Processo de paga-mento 4 X

Processo Licitatório 5 X Modalidade CartaConvite, Tomada depreços, e concorrên-cia pública

COORDENADORIA DERECURSOSFINANCEIROS(CRF)– GerênciaTomada deContas (GTC)

Relação Anual dePagamentos Emitidos(Situação de Empenho) 4 X

Antigamente era oLivro de Controle dePagamentos


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

CRF-Unidade deCo-ordenaçãoEstadual (UCE)do ProgramaNacional de Apoioa AdministraçãoFiscal para osEstados (PNAFE)

Projeto PNAFE( Projeto Tributário,Financeiro eProcuradoria Geral doEstado

Enquanto VigenteX

Toda a documen-tação financeiradeste projetodeverá serpermanente


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata1 X

Auto de Penhora,Registro, Remoção eDepósito

Enquanto VigenteX

Após conclusão doProcesso

Consolidação dasDespesas Orçamen-tárias

3 XOriginal na APDO

Controle dos Pro-cessosLicitatórios 1 XDemonstrativo deDespesa com Con-trato 1 X

Original GSADASSEJUR

Demonstrativo Sin-téticoda Fase 1 X

Original na APDO

Diagnóstico das Co-ordenadorias 2 X

Estatuto do ServidorPúblico

EnquantoVigente X

Original na Cood. deRec. Humanos

Estatística5 X

Estrutura Organiza-cional

Enquanto VigenteX

Original na APDO

Índice Econômico Enquanto VigenteX

Legislação Finan-ceirade Licitação

Enquanto VigenteX

ASSESSORIA DEPLANEJAMENTOADMINISTRATIVO (ASPA)

Mapeamento dasCoordenadorias 2 XMedição dos Indica-dores das Coorde-nadorias

1 X

Minuta Enquanto VigenteX

Norma Estadual deLicitação

Enquanto VigenteX

Orçamento para Li-citação 1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Pedido de Reserva eCompra 1 X

Somente para controleinterno

Planilha de Com-pressibilidade deSuplementaçãoOrçamentária

1 XOriginal na Coord. deRecursos Financeiros

Planilha de Controle deCombustível 1 X

Original na GSOP

Plano de Ação Plu-rianual 5 X

Original na APDO


(continuação)ASSESSORIA DEPLANEJAMENTOADMINISTRATIV

OASPA

Previsão das Neces-sidades 1 X


Proposta de Cursos1 X

É renovadoanualmente

Proposta de Orça-mentos de Empresas 1 X

Regulamento do sis-tema Gerenciamen-topelas Diretrizes

Enquanto VigenteX

Relação de Despe-saspor Dotação 1 X

Sistema SIAF

Relação dos Itens doEstoque 1 X

GEMAP

Relação de Mate-riais Enquanto VigenteX

GEMAP

Relatório de VisitaTécnica 1 X

Relatório de Com-trolede Consumo de Material 1 X

Controle GMAP

Relatório do Perfil dasDespesas 5 X

Original na CRF

Relatório de Previ-sãode Utilização de Materialde Consumo

1 X Controle GMAP

Relatório de Plane-jamento Estratégico

3 X

Original na APDODesdobramento deMeta do CGSIAD

UNIDADE ADMINISTRATIVA: COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FAZENDÁRIO – CGSIADPRAZO DE



DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Agenda2 X

Comunicação Inter-na /MemorandosExpedido e Recebido

2 X

Diário Oficial1 X

Exemplar paraconsulta na Biblioteca

Fax1 X

Folder de Divulga-çãode Eventos 1 X

Permanecer os queindicarem evidên-ciapara o servidor

E- mail1 X


Ofício Recebido eExpedido 2 XQuadro de Remessa deDocumentos 1 X

Relatório de Assi-duidade de Servidor 1 X

Controle CRH

Requerimento2 X


Requisição de Material(RMA) 1 X

Controle GMAP

Unidade Administrativa: COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA ESTADUAL(CGSIAF)


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Demonstrativo deResíduos Passivos aPagar

1 X

Pedido de Autori-zaçãoPrévia para Despesas 1 X

Registrado no sistema

COORDENADORIA DEPROGRAMAÇÃOE CONTROLEFINANCEIRO(CPCF)- Gerência deAnálise e

Planilha de Débito daTesouraria 1 X

Relatório da Despe-as-(SIA 613) 1 X


Relatório de Fecha-mento de Despesa 1 X


Relatório do MaloteEletrônico 1 X

Somente para ocontrole

Relatório de Previ-sãoda ProgramaçãoFinanceira

1 XRegistrado no sistema

Relatório de Progra-mação FinanceiraRealizada


Análise eControle daDespesa (GACD)

Resumo das Folhas dePagamento 1 X

Original na GEPF


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata1 X

Autorização de Re-passe (AR) 1 X

Aviso de Crédito1 X

Apuração da Recei-ta Liquida Real-RLR 2 X

Boletim de Atua-lizaçãode Cadastro de Usuários 1 X


Boletim do ICMS(Imposto sobre Cir-culação de Merca-doriase Serviços)

1 X

Controlado na GCA -CAR

Boletim de Recolhi-mento de Arrecada- çãoEstadual-BRAE


Cheque Devolvido Enquanto VigenteX

Até o resgate da dívida

Comunicado de Cre-denciamento e Cadas-tramento de Bancos



Demonstrativo daArrecadação Es-tadual 1 X

Produzido pela CAR

Demonstrativo deArrecadação ICMS 75%por Municípios

1 XNão é mais produ-zido. Controle naCAR

Demonstrativo deArrecadação ICMS 80%por Exatorias

1 XProduzido pela CAR

CPCF- Gerênciade Análise eControle daReceita (GACR)

Demonstrativo deCréditos a Terceiros 1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Demonstrativo daDistribuição do FPM

1 X


Demonstrativo daDistribuição de Cotas 1 X

Demonstrativo daReceita Estadual 1 X


Demonstrativo dePorcentagem (%)Aplicados


Demonstrativo deRecolhimento (PRODEIe outros)

1 1 XAcompanhamento naCODE

Gerência deAnálise eControle daReceita (GACR)

(continuação)

Demonstrativo deRepasse 1 X

Sistema da GEPF

Demonstrativo deTransferências Federais 1 1 X

Sistema da GEPF

Demonstrativo do Valordo Limite do PagamentoMensal

2 X

Dossiê da Arreca-daçãoX

Não é mais produ-zido.Produzido pela CAR

Extrato Bancário1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES


Para o acompa-nhamento da pu-blicação do FPM

Planilha de Acom-panhamento Diário daArrecadação

1 XProduzido pelaCoordenadoria deArrecadação

Planilha de Acom-panhamento do Im-postosobre Produ-tosIndustrializados (IPI)

1 X

Produzido pelaCoordenadoria deContabilidade

Planilha de Acom-panhamento deReceitas Federais

1 XProduzido pelaCoordenadoria deContabilidade

Planilha de Controle deRelatórios pedi-dos aoCEPROMAT

1 XSomente para controleinterno

Planilha da Evolu-ção daArrecadação ICMS100%


Planilha de Infor-maçãode Arreca-dação deTributos Estaduais



Processo de Soli-citaçãode Restitui-ção 1 X

Cópias

Procuração paraRealizações de SaquesBancários

XPermaneceráarquivado na Gerência

Quadro de Apura-ção –Relatório SIA 731 1 X

Original na CCON

Quadro Informativo daArrecadação Mensal 1 X

CAR


(continuação)

Quadro de Previsão deCrédito para osMunicípios -Quadro I



(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Quadro Resumo dosBalancetes Mensais

Enquanto VigenteX


Relação de Aviso deCrédito em Conta 1 X

Substituídos pelosExtratos Bancários

Relação das impor-tâncias Creditadas noFPM 1 X


Relação de Órgãos eUsuários

Enquanto VigenteX


Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaOrçada com a ReceitaArrecadada-SIA 731

1 X

Original naCoordenadoria deContabilidade


(continuação)

Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaOrçada com a ReceitaArrecadada Recursos doTesou-ro (ACHR 522)

Enquanto Vigente X

Original naCoordenadoria deArrecadação (CAR)

Relatório do Acom-panhamento da Ar-recadação 75% (AGY1920)

1 X

Relatório de Apura-çãode Boletins deArrecadação-BRAESAGY 1870)

1 X

Substituido peloDemonstrativo deCrédito

Relatório de Arre-cadação por Con-tribuinte

1 XCAR

Relatório de Auto-rização de Repasse(AGY 1111 R)

1 XRealizado para asConciliações Diárias

Relatório da ReceitaAnalítica Recolhida 1 X

CAR

Relatório da ReceitaRecolhida no Pe-ríodo 1 X

CAR


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Relatório das Im-portâncias Credi-tadasao FPM (ACYR 580)

1 1 X

Este relatório éproduzidomensalmente

Relatório das Im-portâncias credita-dasao FPM(ACYR 565)

1 1 X

Contém dados dasemana, mês e ano.Está regis-trado nosistema.

Relatório do Resu-moacumulado de DespesaOrçamen-tária (SAI 617) 1 X

Original naCoordenadoria deContabilidade

Tabela de ContaFinanceira 1 X

Atualizadaregularmente

Tabela de Banco1 X

Tabela de Paga-mentode Tarifas

Enquanto VigenteX

Termo de Contrato Enquanto Vigente X Contratos cominstituições financeiras


(continuação)

Termo de Convênio Enquanto VigenteX


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata 2 XCópias de atas dediversos órgãos doEstado

Atestado de CréditoCancelado 3 X

Autorização de Repasse(ARR) 1 X


Boletim de CréditoConsolidado 1 X


Cheque SalárioCancelados X

Conforme Portariainterna serão elimi-nados no prazo de 120dias


Demonstrativo de CotasExtras 1 X


Demonstrativo da CotaFinanceira 1 X


Demonstrativo dasDespesas a seremPagas com a Receita

1 XNão é mais controladopor esta gerência

COORDENADORIA DEPROGRAMAÇÃOE CONTROLEFINANCEIRO(CPCF)– Gerência deExecução eProgramaçãoFinanceira(GEPF)

Demonstrativo Mensalde Arre-cadação 1 X

Não é mais controladopor esta gerência

Demonstrativo Mensaldas Libera-ções deCotas e Pa-gamentos


Demonstrativo Mensalda Progra-maçãoFinanceira


Demonstrativo Mensalde Receitas e Despesas 1 X


Demonstrativo Mensalda Receita Prevista 1 X

Registrado no sistemae na GACR


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Demonstrativo daMovimentação Fi-nanceira


Demonstrativo dePagamento 1 X

Conforme Portaria N º

Demonstrativo dePagamento em Crédito/Olerites

X

Demonstrativo daPrevisão da Receita eDespesas

1 XSomente parainformação

Demonstrativo daReceita Anual 1 X

Não é mais contro-ladopela gerência

Demonstrativo deRepasse Efetuado 3 X


Demonstrativo de SaldoFinanceiro – Restos aPagar


Demonstrativo daSituação Financeira 1 X


Demonstrativo dastransferências Federais 1 X


Dossiê do Movi-mentoMensal da Folha dePagamento – ConvênioMS/ MT-

5 X

Permanecerá nagerência

Folha de PagamentoX

Fluxo de Arrecada-ção2 X

Está incluído no ARR

Informação do FPM)1 X

Dados inclusos noBalanço Anual

(continuação)

Gerência deExecução eProgramaçãoFinanceira-GEPF

Instrução Normativa Enquanto VigenteX


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES


Levantamento doFaturamento, Arre-cadação e Consumo dosÓrgãos e ICMS aRecolher

1 X

Controle na GACRPara efeito deencontro de contas

Listagem de Docu-mentos para Convê-nio

Enquanto VigenteX

Livro de Controle dePagamento

Enquanto VigenteX


Livro de Controle daProgramação

Enquanto VigenteX


Livro de Fluxo de Caixa Enquanto VigenteX


(continuação)

Gerência deExecução eProgramaçãoFinanceira-GEPF

Malote Recebidos eExpedidos 1 X

Somente paracomunicação entre osórgãos

Nota de Ordem ban-cária Consolidada 1 X

Controle diário, nosistema

Ordem de Pagamen-toEspecial (OPE) 1 X


Planilha de Controle deSaldo de Cheque Salário 1 X

Planilha de Encar-gosParcelados 1 X



Prestação de ContaAntecipada de Paga-mento de Pessoal(PCAPP)

1 5 X

Previsão de Duo-décimo3 X


Processamento deConsignações 1 XProcesso Deferido

2 XSomente parainformação


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Programação Finan-ceira (D os órgãos doEstado)



Original na APDO

Quadro de Faturas(CEMAT e outras) 1 X


Quadro Cenário daProgramação Finan-ceira Anual (Fonte 100Rec. Do Tesouro)


Quadro de Progra-mação Financeira 1 X

Quadro Demons-trativodo Movi-mento deFundos


Recibos de ChequesSalários/ Olerite 1 XRecibo do Paga-mento/Depósito de PensãoJudicial 1

X

Relação dos Paga-mentos Efetuados 1 X

Relação dos Regis-trosRejeitados por MeioMagnético

1 XEliminar depois quechega ao banco e ocredor recebe

Relatório Consigna-ções(AGU6K75RI) 1 X


Relatório Contábil/Extratos Bancários 1 X

Relatório de Con-trolede Liberações dasOrdens Bancá-rias eBoletim de Crédito 1 X


(continuação)Gerência deExecução eProgramaçãoFinanceira-

GEPF

Relatório de Con-troleOrçamentário deMaterial

1 XControle no GMAP


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


(continuação)Gerência de

Relatório de Con-troleOrçamentário deMaterial

1 XControle no GMAP

Relatório do Con-vênioMato Grosso do Sul eMato Gros-so(Pagamento de PessoalInativo)

3 X

Relatório de Crédito emConta 1 X


Relatório Mensal daPrevisão e Paga-mento da Dívida

1 XProduzido pela CODE

Relatório do Movi-mentoDiário/ Paga-mento (SAI626)


Relatório da Previ-sãode Arrecadação ICMS(75,80,100%)

1 XProduzido pela CAR

Relatório das Recei-tasX Despesas Reais 3 X

Controle naCoordenadoria. deContabilidade

Relatório das Recei-tas1 X

Controle no siste-ma

Relatório referente apagamento de pessoal 3 X


Relatório de Refle-xão(Ajuste Fiscal) 3 X


Repasse (FUNDEF,SEDUC e outros) 1 X

GACR. Incluso noBalanço Anual

Resumo da Folha dePagamento XResumo dos Paga-mentos Cancelados X

Termo de Acordo Enquanto VigenteX

Termo de Contrato Enquanto VigenteX

Via na CCON

Execução eProgramaçãoFinanceira-

GEPF


Controle na GSADASSEJUR


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


Balanco Orçamentá-rio eFinanceiro Anual X

Tomada de Contasanual

Balancete Orçamen-tárioe Financeiro Mensal X

Permanecerá nacoordenadoria

Certidão de Crédito eMedições

Enquanto Vigente3 X

Demonstrativo da dívidafundada interna eexterna anual

XPermanecerá nacoordenadoria

Demonstrativo da dívidafundada interna eexterna mensal

Enquanto Vigente3 X

Demonstrativo da dívidacom encargos sociais efiscais

2 3 X

Demonstrativo de o-perações de Crédito

Enquanto Vigente3 X

Demonstrativo dePagamento da Dívi-da eEncargos

2 3 XQuadromem

Demonstrativo dePagamento e Previ-são Enquanto Vigente

3 X

Secretaria do Te-souroNacional eBACEN

Demonstrativo dasPrevisões da Dívida eEncargos

2 3 X

Demonstrativo dePrevisões e Paga-mentos –PRODEI 2 3 X

Programa de De-senvolvimentoIndustrial

Livro de Controle dePagamento

Enquanto VigenteX


COORDENADORIADECONTROLE DADÍVIDA E DOSENCARGOSESTADUAIS(CODE)

Planilha dos Contra-tosda Dívida e En-cargos X


Processo de Paga-mento 7 X

Relatório de SaldoDevedor

Enquanto Vigente3 X

Refere-se ao Ter-mode Contrato

Termo de Contrato daDívida e Encar-gos X



(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


Balanço Geral do Estadode Mato Grosso X

Balanço de OutrosEstados

Enquanto Vigente2 X

COORDENADORIA DECONTABILIDADE(CCON) –Gabinete

Orçamento Anual doEstado

Enquanto VigenteX

Conciliação Bancá-ria5 X

Extrato BancárioBEMAT 2 XPosição Atual dasContas Bancárias 2 XRelação de Créditos

2 5 XReferente a Folha dePagamento

Relação de Descon-tos2 5 X

Referente a Folha dePagamento

Relatório de Clas-sificação da Folha dePagamento

2 5 X

CCON – Gerênciade Conciliação eControle Analítico(GCCA)

Resumo AgênciasBancárias 2 5 X

Balanço, Balancete eConciliação dos Órgãos 5 X

Integra o BalançoGeral

Boletim Financeiro2 X

Notas de Empenhos dosÓrgãos 2 8 X

Prestação de ContasBalanços,Balancetes eConciliações

5 X

Relatório da Folha dePagamento 1 X

De todos os órgãos

CCON – Gerênciade Apoio TécnicoContábil (GATC)

Resumo da Folha dePagamento 2 X

Encaminhado pelaSAD


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Boletim Bancário 2 X

Contrato 2 X

Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaOrçada e Arre-cadada X

SIA 729

Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaOrçada e Arre-cadadadas Diretas

X SIA 731

Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaOrçada e Arre-cadadapor Fonte

X SIA 741 e 742

CCON – Gerênciade RegistrosContábeis(GREC)

Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaa Consolidar

X SIA 744

Relatório de Acom-panhamento da re-ceitatotal Orçada eArrecadada Direta eIndireta

X SIA 733

Relatório de Confe-rência da Receita X SIA 730

Relatório de Emis-sãode Receita Rea-lizadono Trimestre

X SIA 734

Relatório por Ele-mentoe Fonte X SIA 743

Relatório da ReceitaOrçada e arrecadadaIndiretas

X

Relatório Informa-tizadoda CAR X

ACHPR 522

Relatório da Receita porElemento X SIA 735

Relatório TrimestralConsolidado Diretase indiretas

XSIA 738SIA 739SIA 740


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata Enquanto VigenteX

Autorização de Re-passe 1 X

Somente para consulta

Balanço Geral do Estado Enquanto VigenteX

Produzido na CCON


Demonstrativo dosResíduos Passivos aPagar

1 XOriginal na GACD

Ficha de Inscrição paraCurso 1 X

EFF

Ficha Técnica deEquipamento

Enquanto VigenteX

Para o controle do arcondicionado

Fluxograma e matri-zesdas Unidades X

Permanecerá naAssesssoria


Listagem Múltipla1 X

Seplan.Registrado nosistema

Manual Técnico deOrçamento

Enquanto VigenteX

Produzido pela Seplan

Planejamento Estra-tégico CGSIAF 1 X

Planilha de Ajuste FiscalAnual

Enquanto VigenteX

Planilha de Débitos daTesouraria 1 X

Original na GACD

Planilha de Previsão deDespesa com Pessoal 1 X

Somente para consultaatualizado mensal/

Planilha de Restos aPagar 1 X

Original na GACD

Projeto Qualifaz Enquanto VigenteX

Original na APDO


Projeto controlado naAPDO (UCE).

ASSESSORIA DEPLANEJAMENTOFINANCEIRO(ASPF)

Quadro Demons-trativodo Movi-mento de Fundo 1 X

Somente para consulta


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

(continuação)Relação dos Itens doEstoque

Enquanto VigenteX

Controlado na GMAP

Relatório Anual deAtividades CGSIAF 4 XRelatório de Avalia-çãodos Resultados 1 X

Original na APDO

Relatório RD FonteXGrupo de Despesa 1 X

CCONFVGD

Resolução Enquanto VigenteX

Resumo das Ativi-dadesdas Coorde-nadorias(Relatório de Atividades)

1 XConsta no relatórioAnual do CGSIAF

ASSESSORIA DEPLANEJAMENTO

FINANCEIRO(ASPF)


Cópia

Unidade Administrativa: COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA INTEGRADO DE ADDMINISTRAÇÃO FINANCEIRA ESTADUAL -CGSIAF


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Agenda2 X

Comunicação In-ternaExpedida e Recebida 2 X

Diário Oficial1 X

Fax1 X

Folder de Divul-gaçãode Eventos 1 X

Permanecer os queregistram evidên- ciapara o servidor

E- mail1 X


Memorando1 X

Ofício Recebido eExpedido 2 X


Relatório de Assiduidadede Servidor 1 X

Controle CRH

Requerimento2 X


Requisição de Mate-rialao almoxarifado –RMA 1 X

Controle GMAP

Unidade Administrativa: COORDENADORIA GERAL DO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA ESTADUAL(CGSIAT)


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Livro de Controle deRemessa 1 9 X

Nota Fiscal de Saí-da,Interna e entrada 3 meses 10 X

Nota de Conheci-mentode Transporte 3 meses 5 X

Notificação de Con-tribuinte 1 9 X

Sistema Integrado deInformação sobreOperações Interes-taduais com merca-dorias- SINTEGRA

Planilha de Mani-festode Transporte 3 meses 10 X

Planilha Totaliza-dora(Lote) 1 5 X

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO (CAR)- Gerência deControle de NotasFiscais (GCNF)

Processo de Autori-zação Retroativa paraser Usuário do SistemaEletrônico de Dados

1 X

Recibo de ArquivoMagnético (SINTEGRA) 1 5 X

Relatório de AtividadesAnual 1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Demonstrativo daArrecadação Esta-dualpor Tributo (CHR 893)


Documento de Ar-recadação Modelo 1(DAR 1)

3 meses 10 X


10 XNão é mais produzido


3 meses 10 XTerceira Via Exatoria

Documento dePrestação de Contas 1 5 X

Relação de Docu-mentos Duplicados(CHR 225)


Relatório de Acom-panhamento da Re-ceitaOrçada com aArrecadada/CHR 522


Relatório de Arre-cadação por Agên-ciaBancária e por Data deArrecada-ção-CHR 888,889, 890

1 X


Relatório Compara-tivode documentosarrecadados-CHR55 A


COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO(CAR)- Gerência deContro-le deArrecadação(GCA)

Relatório de Crítica deDocumentos deArrecadação-CHR 203



(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ata de Incineração10 X

Não é mais produzida

Carga de Documen-toFiscal (CDF) 1 X

Declaração Anual deMovimento Eco-nômico(DAME)

2 8 XNão é mais produzido

Declaração Anual deEstoque de Pro-dutor(DAEP)

2 8 X

Declaração de Esto-queAnual do Co-mércio(DEAP)

2 8 X

Documento de Ar-recadação Cancela-doModelo 3-DAR 3

1 9

Guia de Informação deApuração Rural 2 8 X

Pedido de Cance-lamento ou Anula-ção deDocumento Fiscal(PECAM)

1 9 XRegistrado no sistema

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO (CAR)Gerência deInforma-çãoFiscal (GIF)

Pedido de Emissão deDocumento Fis-cal(PEDF)

1 X

Processos de Recur-sosde Prefeituras Contra oÍndice de Participaçãodos Municípios

2 3 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Relação de Remessa deDocumento 1 X

Anexado ao proto-colode Entrega

Relação do Valor a-dicionado por um-nicípio(ACYR 582)

1 XSubstituído pelo ACYR600. Regis-trado nosistema

Relação das Varia-çõesdos Índices (ACYR 540) 5 X

Relatório de Auto deInfração e Impo-sição deMulta (ACYR 551)


Relatório Totaliza-dor5 X

Relatórios 582 e 600

Relatório do ValorAdicionado Apura-do noDAR Avulso (ACYPR018)

1 X


Relatório de ValorAdicionado Comér-cio eIndustria DAMES comBaixa (ACYR 530)

1 X


Relatório Valor CréditoRecurso 1 X


Relatório Valor De-voluções (Anexo II GuiaICMS) (DHRPR 090)


Relatório Valor dePrestação de Ser-viço(Anexo I Guia ICMS)(DHRPR 090)


(continuação)

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO (CAR)Gerência deInforma-çãoFiscal (GIF)

Termo de Recebi-mento3 7 X

De DAR 3


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Aviso de Cobrança1 X

Devolvido pelo Correio

Certidão de Regula-ridade Cadastral 1 X

Comunicado1 X

Devolvido pelo Correio

Dossiê de CadastroComércio e Indús-tria(CCI)

Enquanto Vigente10 X

Dossiê de Cadastro deContribuinte do CadastroAgrope-cuário –CAP


Contém 1ª Via do PAC

Ficha de ProcessosPendentes sob Pena deSuspensão 528

3 X

Informação1 X

Intimação1 X

Devolvido pelo correio

Processo de Baixa deCadastro 1 10 X

Para CCI e CAP

Processo de Reca-dastramento de con-tribuinte do CAP 1 X


Processo de Reso-luçãoX

Permanecerá naGerência

Processo de Reva-lidação X


COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO– CARGerência deCadas-tro- GCAD


Relatório de Produ-çãoMensal de Ati-vidades 1 X

Controle GEPRO

Relatório de viagem 1 X Controle CRF

Resolução 1 X Publicado no DOESolicitação de rela-tório,reativação e cadastro deempresa

3 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Aviso de Cobrança3 2 X

Devolvido pelo correio(ECT)

Disquete de Parcela-mento Protocolado nasAGENFAS

Enquanto Vigente1 X

Até a quitação doparcelamento

Plano de Ação doProjeto Tributário

Enquanto VigenteX

Faz parte do ProjetoPNAFE

Processo de Com-provação de Paga-mento de Tributos

2 8 X

Relatório de Omis-sosEstimativa 1 XRelatório de Omis-sosICMS Garantido 1 X

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO (CAR)– Gerência deConta CorrenteFiscal (GCCF)

Relatório de Omis-sosICMS Normal 1 X

Aviso de Recebi-mento-AR-devolvido 2 2 X

Devolvida pelo Correio(ECT)

Aviso de Recebi-mentode Estimativa 5 5 XDisquete de Revisão deEstimativa 1 X

Recebido docontribuinte

Notificação de Em-quadramento e revi-sãode Estimativa (NERE)

5 5 XSubstituiu a Noti-ficação de Enqua-dramento e Lança-mento de Estimati-va(NELE)

Processo de Desen-quadramento de Es-timativa

5 5 X

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO- CAR –Estimativa

Processo de Solici-taçãode Saldo Cre-dorHomologado Deferido

5 5 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Autorização1 1 X

Certidão1 1 X

Informações1 1 X

Ordem de Serviço1 1 X

Quadro de Remessa deDocumentos 1 1 X

Relatório de Produ-tividade Fiscal 1 X

CCORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO–CAR– Apoio Adminis-

trativo

Relatório de ValeTransporte 1 X

Demonstrativo daArrecadação Esta-dual 1 X

Controle na GCA


Original COTRI

Processo de Audi-toriaTributária

Enquanto VigenteX

Relatório de Docu-mentos de Arreca-dação(ACHPR 009, AGRPC495 e outros)

1 X


Relatório Diário daArrecadação 1 X

Relatório de Fecha-mento da Arreca-dação 1 X

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO- CAR– Assessoria daCoordenadoria

Relatórios ProjetoPNAFE

Enquanto VigenteX


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Boletim de Altera-ção1 9 X

Não é mais produzido

Declaração1 9 X


Documento de Ar-recadação Modelo 1(DAR 1) Devolvido

1 1 X

Intimação1 5


Livro de Controle deNúmero de Lote 1 9 XLivro de Controle deRemessa de Do-cumentos

1 9 X

Livro de Protocolo dePareceres Infor-mativos

1 9 X

Notas Fiscais deEntrada 3 meses 10 X


Original na GEPRO

Parecer InformativoQuanto ao Pedido doContribuinte

1 9 XPrimeira ViaContribuinte

Planilha de Controlede ProdutividadeFiscal

1 XIncluído no Rela-tórioranking.Re-gistrado nosistema

Relação de Proces-sosEntregues 1 5 X


Relatório Mensal deAtividades Fiscais 1 X

Original na GEPRO

COORDENADORIA DEARRECADA-ÇÃO(CAR)- ICMS Garantido

Relatório Ranking deProdutividade doCalculador

1 XIncluído no Rela-tórioMensal de AtividadesFiscais e registrado nosistema. GEPRO


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Ajuste SINIEF(Sistema IntegradoNacional deInformaçõesEconômicos Fiscais

XÉ do Conselho Na-cional de PolíticaFazendária-CONFAZPermanecerá naGerência

Ata3 X

Do CONFAZ

Comunicação In-ternaRecebida e Expedida 12 X

COORDENADORIA DETRIBUTAÇÃO(COTRI)- Gerência deProces-sos deLegislaçãoTributária (GPLT)

Convênio ICMSX

Do CONFAZ

Decreto10 X

Diário Oficial doEstado X


Diário Oficial da União5 5 X

Exemplar na Biblioteca

InstânciaExtraordinária X


Instrução NormativaX

Permanecerá naGerência. Publica-dano DOE

Instrução Orientati-vaX


Livro de protocolo deControle de Processos X


Minuta3 X

Ofícios Recebidos eExpedidos 12 XPortaria

XPublicada no DOE

Processo de Com-sulta e RestituiçãoTributária

XPermanecerá naGerência

Projeto de Lei5 X

Protocolo ICMS X Do CONFAZ


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Aviso de Recebi-mento5 5 X

Comunicado5 5 X

Credencial para La-cração e Deslacra-çãode MáquinasRegistradoras

5 5 X

Original no Processo

Demonstrativo Au-xiliarda Apuração doRecolhimento do ICMS 1 5 X

Devolvido pelo correio

Demonstrativo deSubstituição Tri-butária 1 5 XDossiê das FirmasCredenciadas paraLacração e Desla-cração de MáquinasRegistradoras

X


Ficha de Controle deMáquina Regis-tradora

Enquanto VigenteX

Guia de Postagem1 X


Livro de Controle deEntrada e Saída deProcesso Espe-cial


Listagem de Regi-meEspecial 1 2 X

Livro de Registro deApuração do ICMS 1 5 X

Cópia

Livro de Registro deComunicado de Re-gime Especial


COORDENADORIA DETRIBUTAÇÃO –COTRI-Gerência deProces-sosEspeciais

Livro de Termo deAcordo, De Anuên-cia,De Responsabi-lidadee de Regime Especial

X



(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Mandado de Segu-rança 1 X

Cópia

Parecer dos Equipa-mentos Emissor deCupom Fiscal- ECF


Pauta Portaria1 X

Disponível na Internet

Planilha de Controlede Devolução deLacres


Portarias1 X

Cópia

Processo de Lacra-ção, Deslacração eIntervenção de Má-quina Registradora

X


Processos de Re-gimeEspecial 2 10 X

Processos Suspen-sosde Regime Es-pecial 2 10 X

Relatório de Com-trolede ICMS- RegimeEspecial

1 5 X

Requerimento deEntrega de Lacres X


Termo de Acordo5 7 X

Gerência de Pro-cessos Especiais

(continuação)

Termo de Respon-sabilidade 5 7 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES



Somente cópias

Relatório Mensal deServidores 1 1 X

COORDENADORIA DETRIBUTAÇÃO-Gerência desuporte aoatendimento docontribuinte(GSAC) Relatório de Previ-são

Orçamentária 1 X

Cheques Cancela-dos1 5 X

Conciliação Bancá-ria1 5 X

Cópia de Cheques1 5 X

Referente a Paga-mento de Diárias

Demonstrativo deDiárias 1 X

Controle interno

Demonstrativo deGastos com Diárias 1 5 X

Documentos Refe-rente a Pessoal 1 X

Licenças, Férias,Atestados e outros.

Extrato Bancário1 5 X


Planilha de Acom-panhamento deCheques Pendentes

1 X

Processo de Paga-mento de Diária 1 3 X 1ª via CRF

Requisição de Com-bustível 1 5 X

COTRI-Gerência deapoio afiscalização(GAF)

Requisição de Pas-sagem 1 5 X

Termo de Respon-sabilidade 1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Certificado de Ma-tricula de Garimpei-ro X

Ficha de Controle deAssiduidade 1 X

Original CRH

Intimação1 X

Livro de Controle deProcessos e Do-cumentos Fiscais

Enquanto VigenteX


Prestação de ContaAntecipada 1 X

Encaminhado ao CRH

AGÊNCIAFAZENDÁRIA(AGENFA)- Setor de ApoioAdministrativo

Processo de Infor-mação Administra-tiva 1 4 X

Autorização de Im-pressão de Docu-mentos Fiscais

5 5 XDados incluídos naFicha de registro

Certidão de Ido-neidade das Gráfi-cas 1 X

Declaração de Do-cumentos Fiscais 1 X

Ficha de Registro deAutenticação de Do-cumentos Fiscais

Enquanto VigenteX

Permanece no setoraté abaixa da empresa

Processo de Auto-rização e Extravio deDocumentos Fiscais 2 8 X

Requerimento paraRegistro de Docu-mentos Fiscais

1 X

AGENFA – Setorde Autorização deImpressão deDocumentosFiscais (AIDF)

Processo de Auto-rização e Extravio deDocumentos Fiscais

2 8 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Aviso de Recebimento(AR) 1 X

Certidão Negativa deDébitos Gerais 2 3 X

Segunda via

Documento de Ar-recadação (DAR)Automatizado, Nor-mal, ICMS Garanti-doe Estimado

X

Permanecerá 6 (seis)meses no arquivocorrente.Registrado no sistema


Enquanto Vigente3 X

Até a inspeção daCorregedoria

Ficha Cadastral (FC) Enquanto VigenteX

Enquanto a empre-sanão for baixada

Livro de Carga de DAR3


Notificação de En-quadramento deEstimativa (NERE) eRevisão de Esti-mativa

2 3 X

A 3 ª Via da Revisãopor disquete

Processo de Contes-tação ICMS Garan-tido 1 9 X

AGENFA- Setor deAtendimento aoContribuinte

Processo de Com-testação de Termo deApreensão e Depósito 2 4 X

Processo Manual deRevisão de Estima-tiva 2 8 X

Processo de Revisãode Estimativa 2 3 X

É controlado pela(CAR)


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Atestado de Produ-tividade Fiscal 1 X

Controle GEPRO



Até a inspeção daCorregedoria

Ficha de Controle deDébitos Fiscais

Enquanto Vigente5 X

Anexada ao PAT apósconclusão

Intimação1 X

Livro de Carga de DAR3


Livro de Protocolo deDefesa do Com-tribuinte

Enquanto Vigente2 X

Livro de Registro deAuto de Infração

Enquanto Vigente5 X

Após conclusão doProcesso e inspe-çãoda Corregedoria

Mapa de Posiciona-mento Fiscal – Par-celamento/ Tramita-ção

1 X

Processo Adminis-trativo Tributário (PAT)

EnquantoVigente 6 X

Após conclusão doProcesso e inspe-çãoda Corregedoria

AGENFA – Setorde ProcessosFiscais

Termo de Vista1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES


Enquanto Vigente3 X

Até inspeção daCorregedoria

Dossiê dos Produ-tores Rurais X

Permanecerá no setor

Livro de Carga deDocumento de Ar-recadação Modelo 3(DAR 3)

Enquanto Vigente1 X

Notas Fiscais Avul-sasEmitidas

Enquanto Vigente8 X


Pedido de Autori-zação de Crédito

Enquanto Vigente5 X


AGENFA– Setor deEmissão deDocumentos Fis-cais

Pedido de Utiliza-çãode Crédito

Enquanto Vigente5 X


Livro de Protocolo deBaixa

Enquanto Vigente5 X

Até o ano deconclusão do Livro

Livro de ProtocoloGeral

Enquanto Vigente5 X

Até o ano deconclusão do Livro

AGENFA – Setorde Protocolo

Termo de Elimina-çãode Documentos X


Livros Contábeis,Notas Fiscais eBloco de Notas uti-lizadas das Empre-sasque entraram comProcesso de Baixa

1 10 XApós conclusão dabaixa e emissão daCertidão de Baixa ocontribuinte terá dezanos para re-tirar osdocumen- tos fiscaisna Agenfa.

Livro de BaixaX


AGÊNCIAFAZENDARIA-AGENFA– Setor de Baixa

Processo de Baixa5 X

Registrado no sistemae Dossiê na GCAD


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Documentos Refe-rentes a Pessoal 1 X

Licenças, Férias,atestados e outros

Guia de Trânsito1 5 X



Registrado no sistemae GEPRO

Processo Referente aoTermo de Apre-ensãoe Depósito

2 4 X

Relatório dos PostosFiscais 2 X

Controle GEPRO

COORDENADORIA DEFISCALIZAÇÃO(COFIS)- GerênciaExecutiva deFiscalização deMercadorias emTrânsito(GETRANS)

Termo de Apre-ensãoe Depósito 2 4 X

Pedido de Autori-zação de Crédito(PAC)


Pedido de Utiliza-çãode Crédito (PUC)


Processo de Dili-gência

Enquanto Vigente5 X

Processo de Pedido deAutorização de Crédito(PAC)

Enquanto Vigente O Processo retornapara o contribuinte

Processo de Pedido deUtilização de Crédito(PUC)

Enquanto Vigente O Processo retornapara o contribuinte

COFIS–Gerência deCré-ditos e Apoioa Fiscalização(GECAF)

Processo de Solici-tação de Certidão deRegularidade Fiscal

1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

Auto de Infração2 8 X

Ficha de Análise deProdutividade Fiscal 2 X

Referente ao Saldo deCotas


Incluído no Relatóriode Atividades Fiscais

Relatório de Ativi-dades da Gerência 2 X

Relatório da Jornadade Posto Fiscal 2 8 X

Referente ao grupoAFATE

Relatório Mensal dasAtividades dos Fiscais 2 8 X

Referente ao grupoFTE

COORDENADORIA DEFISCALIZAÇÃO(COFIS)- Gerência deProgramação eAnálise deFiscalização eProdutividadeFiscal (GEPRO)

Relatório de Pro-grama Especial 1 X

Incluído no Relatóriode Atividades Fiscais

Documentos Refe-rente a Pessoal 1 X

Licença, Férias,Atestados e outros

Ordem de ServiçoEspecial 1 X

Relatório de Ativi-dades da Gerência 2 X

Relatório de Ativi-dades dos Segmen-tos 2 X

COORDENADORIA DEFISCALIZAÇÃO(COFIS)- GerênciaExecutiva deFiscalização –GEFIS

Solicitação de Diá-Rias 1 X


(em anos)


DE ORIGEMTIPO

DOCUMENTAL


OBSERVAÇÕES

governo do estado de mato grosso secretaria …

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