Gestão e Controlo

Modulo 5

Controlo de Custos

O que é a Gestão de custos?

A Gestão de custos é o controlo de F&B. É um poderoso instrumento de gestão que contribui de uma forma decisiva para o

sucesso de uma unidade hoteleira.

Todos os produtos utilizados na unidade hoteleira devem ser objecto de

controlo permanente e sistemático, fazendo com que o estabelecimento obtenha maior rentabilidade, menos despesas e por

conseguinte, mais lucro.

A gestão de custos ou o controlo de F&B

deve garantir o exacto desempenho das secções de armazenagem, produção e venda, de

forma a impedir a existência de quaisquer erros, excessos ou irregularidades capazes de afectar os resultados finais do exercício.

Para acabar com estes erros há várias

acções de controlo que são exercidas sistematicamente nas principais etapas do

circuito de mercadorias.

▫1-Compra▫2-Recepção▫3-Armazenagem▫4-Distribuição ▫5-Produção▫6-Venda

Na maioria dos casos as irregularidades, os erros a nível de custos e de vendas, são consequência das unidades hoteleiras

terem uma ausência ou ineficácia do sistema de controlo.

Pois, este tem o objectivo de criar as condições necessárias para que a pessoa responsável por essa gestão, a qualquer

momento possa detectar situações

irregulares e depois corrigir os erros existentes.

•Estes casos de irregularidades, na maioria dos casos acontecem devido:

•Compras ineficientes (desnecessárias);•Favoritismo de fornecedores;•Excesso de desperdício;•Deterioração dos alimentos perecíveis;•Desvio de mercadorias;•Fixação incorrecta dos preços de venda;•Vendas não facturadas;•Insuficiência de profissionalismo por

parte dos funcionários da unidade.

Com efeito, as acções de controlo devem detectar estas situações, evitando que as

mesmas se propaguem, através da criação de normas que regulamentam todos os procedimentos de trabalho, bem como através

de medidas de correcção adequadas.

Um exemplo é, a implantação de um sistema

de controlo – programas informáticos, fiscalização por parte do director da unidade.

Factores a considerar na implantação de um

sistema de controlo

Qualquer estabelecimento relacionado com a restauração deve ter um sistema de

controlo implantado mas, contudo a complexidade deste sistema deve ser

proporcional a cada situação.

Isto significa que o controlo é um

instrumento flexível e facilmente adaptável a qualquer operação hoteleira, desde o mais pequeno restaurante até à maior cadeia de hotéis.

•Este sistema deve ter algumas características como:

Exactidão – os dados obtidos através dos cálculos dos valores dos custos e das vendas devem ser rigorosos

• Tempo útil – o sistema deve projectar a apresentação de uma informação diária, semanal, mensal, semestral ou anual, consoante as necessidades. O não cumprimento deste pressuposto anula a utilidade e o interesse da informação e, por conseguinte, o objectivo do controlo

•Objectividade – implica a criação do melhor sistema de controlo sendo ou não de mais fácil utilização. O seu mecanismo deve proporcionar à operação resultados visíveis e satisfatórios.

•Prioridade – o sistema deve relevar os factores mais importantes para a obtenção dos resultados desejados

•Custo efectivo – o investimento no sistema de controlo deve ser inferior à redução dos custos que irá originar.

•Flexibilidade – atendendo a que as operações estão em constante mutação, o sistema deve, por isso, ser suficientemente flexível para se moldar a essas situações

•Aceitação – o pessoal ao serviço da unidade deve compreender e aceitar o sistema de controlo, o pessoal envolvido deve participar no projecto do sistema e cumprir todos os procedimentos por ele exigidos.

 

Estas, são as características que um sistema de controlo deve ter

par que haja um maior controlo e gestão de custos.

Quem é o responsável pela fiscalização e gestão de custos de uma unidade

Em termos de fiscalização e analise, os responsáveis são:

Todas as pessoas que trabalham numa unidade são responsáveis por uma boa gestão de custos

Director da Unidade

Chefe de contabilidade

Os sistemas de controlo devem incidir directamente nas etapas de do circuito das mercadorias, de uma forma

crescente e faseada.

•1ªFase – Compra de mercadorias•2ªfase – Recepção de mercadorias •3ªfase – Armazenagem/economato•4ªfase - Gestão de stocks•5ªfase- Distribuição /Produção•6ªfase- controlo e gestão do ponto de

venda

1ªFase – Compra de mercadorias

A compra de mercadorias e o seu aprovisionamento é a maneira que a unidade abastece esta põe a disposição,

nas melhores condições de qualidade

e preço, as matérias-primas necessárias para cada secção da unidade hoteleira.

O acto da compra e uma tarefa de grande

responsabilidade, e deve ser feita com o maior rigor possível, pois esta

envolve muitos recursos financeiros, e se não for bem efectuada envolve também factores de

qualidade no produto final.

É essencial que a encomenda das compras ou mesmo a própria compra seja

feita exclusivamente por uma pessoa ou por um serviço específico, esta deve ser o chefe de compras, ou o chefe de economato.

Todas estas compras devem seguir uma

metodologia própria, isto é qualquer que seja a dimensão da unidade, o responsável pelo serviço, todas elas devem seguir formas de encontrar uma

rentabilização, que traga benefícios a unidade.

A metodologia usada pelas unidades deve reger-se pelos seguintes aspectos (estes já foram abordados em módulos anteriores):

•Rotação das existências em armazém (inventory turnover)

•Ponto em que o ecónomo deve executar determinada encomenda

•Prazos de pagamento•Fornecedores•Produtos•Quantidades

A outros aspectos que são essências para ter a quando da compra dos produtos:

•Características da operação e da clientela •Condições de armazenagem•Mercados abastecedores•Documentação de apoio•Ficheiros de fornecedores•Pedidos de compra•Tabela de comparação de preços entre

diferentes fornecedores •Auditorias ao serviço de compras:

Auditoria é em um exame cuidadoso e sistemático das actividades desenvolvidas em determinada empresa ou sector, cujo

objectivo é investigar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas (em conformidade) à consecução dos objectivos.

As auditorias podem ser classificadas em

 auditoria externa e auditoria interna

2ªfase – Recepção de mercadorias

A recepção de mercadorias é a fase seguinte ao ciclo da compra e que merece

igualmente alguns cuidados especiais em termo de controlo.

Apesar de ter que haver cuidados acrescidos, há algumas unidades hoteleiras

que descuram por completo, os controlos básicos, na recepção da mercadoria. Pois geralmente os funcionários acham que é uma tarefa

demorosa, e não necessária, não querendo perder tempo com ela.

Mas, é essencial criar normas rígidas para a recepção dos produtos no sentido

de evitar possíveis discrepâncias entre a matéria encomendada e a matéria oferecida, e para que os produtos

encomendados venham no seu perfeito estado de conservação

A pessoa responsável por estas funções e

o ecónomo.

Além desta rigorosa verificação, há aspectos que a unidade hoteleira tem que ter em conta, para que a perecibilidade dos produtos aumente:

•Localização e equipamento que o economato dispõe

•Normas de recepção•Fichas de armazenamento em zonas de

frio

•Mapa diário de entrada de mercadorias•Condições de armazenagem de

mercadorias•Auditoria a recepção de mercadorias, isto

é, fiscalizações periódicas, á laboração da recepção de mercadorias, por parte do director de F&B.

3ªfase – Armazenagem/economato

De uma forma resumida o economato é a secção responsável pelo

armazenamento e distribuição das matérias-primas pela unidade hoteleira.

. Esta é responsável pela distribuição:

•Géneros alimentícios•Bebidas•Artigos de higiene e limpeza•Artigos de manutenção•Material de escritório•Reserva de material de exploração•Roupas equipamento diverso

A armazenagem destes produtos de várias variantes, precisa de condições

específicas de armazenamento, por isso a necessidade de divisórias próprias para cada tipo de produto, pois se este

rigor de conservação não existir haverá muitos prejuízos, pois com mas condições de armazenamentos os produtos estragar-se-ão mais depressa, e outros perderam qualidade.

4ªfase - Gestão de stocks

Stock  ou existências, são os nomes dados para definir:

-Quantidades armazenadas

-Ou em processo de produção de quaisquer recursos necessários para dar origem a um

bem, com a função principal de criar uma independência entre os vários estágios da cadeia produtiva.

Destinando-se a uma utilização futura.

A gestão de stocks é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo

de empresas, assim como na casa de cada pessoa.

Desde o início da sua história que a humanidade  usa stocks de variados recursos, de modo a suportar o seu

desenvolvimento e

sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos.

No meio hoteleiro, se por um lado o

excesso de stocks representa custos operacionais e de oportunidade do capital

empatado, por outro lado níveis baixos

de stocks podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos.

•Estas são as razões para que uma unidade

hoteleira deve ter ma boa gestão de stocks, para que não existam casos de défice de produtos, ou dinheiro parado.

Por isso se for feita a pergunta ”Um stock é útil?”

a resposta é sim em diversos aspectos, pois como foi referido acima se não houver stock o comércio de produtos é impossível, mas é necessário haver uma racionalização desse stock, para que haja

um equilíbrio, isto é um stock médio

5ªfase- Distribuição /Produção

•Para que seja possível um a

distribuição dos produtos em cada secção necessário fazer uma

requisição interna. Nenhum produto poderá ser entregue sem o respectivo documento comprovativo, pois

assim evitar-se-á desvios

E quando no final de cada mês, for feita

uma avaliação comparativa entre os materiais comprados e as matérias

utilizados esteja correcta.

Para que a gestão da distribuição seja

feita com mais rigor deve ser criado um

mapa diário de requisições e um

resumo diário de exploração.

A criação destes métodos, leva a um apuramento total de mercadorias saídas do economato.

Estes valores posteriormente são adicionados ao valor do mês em execução fazendo-se o balanço de requisições feitas.

O cálculo do resumo diário de exploração

dá-nos a percepção imediata e diária do capital investido e movimentado em mercadorias na unidade hoteleira.

Outra forma de gestão de custos a nível da distribuição e produção é o cálculo da

“Reconciliação Mensal do Custo da Produção Alimentar”.

Este cálculo resume-se através de um mapa:

•Vendas de alimentação registadas nos vários pontos de venda

•E os custos de produção resultantes das vendas acima referidas.

Este mapa ainda fornece dados sobre:

•Ratio do “Food Cost”» a percentagem

global do custo da alimentação verificada no mês em análise

•Turnover» este indicador diz-nos o

número de rotações médio das mercadorias realizado nesse mesmo mês

Estes resultados do cálculo da Reconciliação Mensal do Custo da

Produção Alimentar, devem ser

comparados aos valores de orçamentos. E caso necessário tomar

medidas adequadas no sentido de aproximar esses valores

Para a aumentar o Turnover, podem ser tomadas medidas como:

•Acelerar o tempo de entrega das mercadorias

•Reduzir substancialmente os stocks mínimos, existentes no economato, na cozinha, nos restaurantes….

Para a redução do valor do “Food Cost”, são utilizadas as seguintes acções:

•Efectuar um levantamento dos

produtos mais consumidos e de custo mais elevado (carne, peixes, mariscos, legumes) e verificar se as normas

estabelecidas para o seu circuito estão a ser compridas, desde a sua compra até ao seu consumo.

•Reduzir com precaução, algumas

capitações ou retirar determinadas confecções que se possam considerar

supérfluos.

•Aumentar gradualmente o preço de

venda de alguns pratos, principalmente aqueles que mais receitam originam.

•Melhorar a eficácia de todo o sistema de controlo

•Adoptar medidas eficazes contra o roubo através:

•Da responsabilidade de todo o pessoal•Verificação regular do circuito de

mercadorias e dos seus respectivos registos.• Inspecção dos locais de depósito de lixo• Protecção das janelas dos pisos inferiores

com acesso fácil para o exterior.•Verificação das entradas e saídas do pessoal

no estabelecimento, e os respectivos haveres.

Planeamento racional das ementas e dos menus, de forma a evitar

desperdícios e dar melhor aproveitamento a todos os produtos.

•Fomentar o aumento das vendas. Este

aumento origina, em parte, a redução de alguns custos, o que permite reduzir o

“Food Cost”. Este aumento de vendas pode ser estimulado através:

• Promoção da imagem da unidade através dos “média”

• Realização de jornadas de gastronomia• Maior divulgação às empresas, agencias

de viagem, e outras entidades, oferecendo melhores condições que a concorrência.

•Criação de alternativas complementares ao serviço normal, uma maior oferta (buffets, convívios)

•Proporcionar aos clientes animação vários pontos de venda

Venha festejar o dia mais feliz da sua vida, nas

nossas Suites

6ªfase- Controlo e Gestão do Ponto de Venda

•Também é necessário, um controle e

uma gestão de custos aquando da venda dos produtos.

A preparação e a organização da oferta são o ponto de partida para o inicio de qualquer actividade relacionada com F&B. O seu correcto planeamento e a sua perfeita estruturação constituem sem dúvida uma base fundamental para

atingir os objectivos traçados.

•Há vários aspectos que tem que ser considerados, e que são essenciais para

uma boa planificação da oferta:

•Escolha das ementas

•Tipo de serviço

•Fixação de preços

•Apresentação do meio de venda

Com isto todas as secções de venda de

uma unidade devem estar preparadas e organizadas com varias alternativas.

EX:Restaurante: carta de restaurante, carta de dia, carta de vinhos, carta de águas, carta de azeites.

Fixação dos Preços de Venda (Pricing)

O cálculo dos preços da venda dos

produtos, simples ou compostos, do departamento de F &B, deve ser alvo de um estudo e uma análise

rigorosos de forma a garantir a

melhor rentabilização deste sector. Apesar da legislação hoteleira permitir a livre fixação dos preços de venda ao público

Torna-se crucial a análise dos seguintes factores:

Rácio de custo e margem de contribuição - Para atingir o rácio de custo ideal poderá ser utilizada uma das seguintes fórmulas para o cálculo do preço de venda:Preço de venda = Preço de custo/ % rácio

Ou

Preço de venda = Preço de custo X factor multiplicador

•Ex:

se pretendermos atingir um rácio de custo de 25% para um determinado produto que nos custa 2€, teremos que o vender a 8€.

No entanto, esta regra não poderá ser aplicada sem também serem

analisadas as respectivas margens de contribuição (lucro). Em muitos casos verifica-se a necessidade de elevar o rácio de custo de um determinado produto, apesar de o mesmo apresentar uma confortável margem de contribuição

Inversamente, poderá dar-se o caso de ser necessário reduzir o custo com o objectivo de atingir uma margem de lucro satisfatória

Por estas razões, a correcta análise dos rácios de custo, só tem fundamento, quando a avaliação é efectuada no

conjunto e não em termos individuais.

De qualquer modo, a utilização das fórmulas atrás mencionadas para o cálculo do preço de venda de cada

produto é importante, na medida em que permite avaliar o preço de venda

ideal.

Existem outros aspectos a ter em conta no Controlo e Gestão do Ponto de

Venda , são eles:

•A concorrência:

é fundamental a análise do mercado nas

vertentes do preço praticado, na qualidade do serviço e da qualidade do produto vendido.

Pois se estes aspectos não forem satisfatórios as unidades com características

semelhantes a nossa, a concorrência,

vai conseguir superar nos e ter mais lucro.

•Popularidade / Grau de procura:

este é outro factor muito importante,

relativo á fixação de preços.

Pois segundos as lei do mercado e as leis

económicas, quanto maior a procura, o

preço também aumenta. Esta subida dos preços, aquando da subida da procura

pode provocar uma quebra de consumo, por isso ser muito importante uma análise muito rigorosa do mercado.

Uniformização:

outra forma para uma mais fácil gestão, e para uma facilidade do controlo e a

uniformização dos preços de venda. Esta pode ser efectuada em produtos com

características semelhantes

Taxa de IVA:

por último, em todos os preços fixados

deverá estar presente a soma do valor de IVA.

Depois de analisadas as formas de

reduzir e controlar o custo, em cada momento do circuito de mercadorias.

Podemos fazer uma Analise

Estatística. Esta estatística dar-nos á

um controlo da rentabilidade de cada departamento da unidade, levando a

uma correcção dos resultados errados.

São formas de cálculo:

Cálculo do custo unitário:Custo unitário = quantidade de produto

Nº de doses vendidas

Cálculo do preço de venda médio por refeição:

Preço de venda médio por refeição = volume de vendas

Nº de lugares X rotação

Cálculo do preço médio de venda almoço / jantar:

Preço médio de venda almoço / jantar = volumes de vendas almoço/jantar

Nº de lugares X rotação

Cálculo da receita média anual:

Receita média anual = volume de vendasNº de lugares X Rotação X nº Dias de

Funcionamento

Atribuição do preço de venda do prato pelo custo:

Atribuição do preço de venda do prato pelo custo = Y X Preço de custo

Y = 1% De custo

É com estas formas acima referidas neste trabalho, que se obtém, e se corrige o

controlo de custos de uma unidade hoteleira.