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Gestão e Controlo
Modulo 5
Controlo de Custos
O que é a Gestão de custos?
A Gestão de custos é o controlo de F&B. É um poderoso instrumento de gestão que contribui de uma forma decisiva para o
sucesso de uma unidade hoteleira.
Todos os produtos utilizados na unidade hoteleira devem ser objecto de
controlo permanente e sistemático, fazendo com que o estabelecimento obtenha maior rentabilidade, menos despesas e por
conseguinte, mais lucro.
A gestão de custos ou o controlo de F&B
deve garantir o exacto desempenho das secções de armazenagem, produção e venda, de
forma a impedir a existência de quaisquer erros, excessos ou irregularidades capazes de afectar os resultados finais do exercício.
Para acabar com estes erros há várias
acções de controlo que são exercidas sistematicamente nas principais etapas do
circuito de mercadorias.
▫1-Compra▫2-Recepção▫3-Armazenagem▫4-Distribuição ▫5-Produção▫6-Venda
Na maioria dos casos as irregularidades, os erros a nível de custos e de vendas, são consequência das unidades hoteleiras
terem uma ausência ou ineficácia do sistema de controlo.
Pois, este tem o objectivo de criar as condições necessárias para que a pessoa responsável por essa gestão, a qualquer
momento possa detectar situações
irregulares e depois corrigir os erros existentes.
•Estes casos de irregularidades, na maioria dos casos acontecem devido:
•Compras ineficientes (desnecessárias);•Favoritismo de fornecedores;•Excesso de desperdício;•Deterioração dos alimentos perecíveis;•Desvio de mercadorias;•Fixação incorrecta dos preços de venda;•Vendas não facturadas;•Insuficiência de profissionalismo por
parte dos funcionários da unidade.
Com efeito, as acções de controlo devem detectar estas situações, evitando que as
mesmas se propaguem, através da criação de normas que regulamentam todos os procedimentos de trabalho, bem como através
de medidas de correcção adequadas.
Um exemplo é, a implantação de um sistema
de controlo – programas informáticos, fiscalização por parte do director da unidade.
Factores a considerar na implantação de um
sistema de controlo
Qualquer estabelecimento relacionado com a restauração deve ter um sistema de
controlo implantado mas, contudo a complexidade deste sistema deve ser
proporcional a cada situação.
Isto significa que o controlo é um
instrumento flexível e facilmente adaptável a qualquer operação hoteleira, desde o mais pequeno restaurante até à maior cadeia de hotéis.
•Este sistema deve ter algumas características como:
Exactidão – os dados obtidos através dos cálculos dos valores dos custos e das vendas devem ser rigorosos
• Tempo útil – o sistema deve projectar a apresentação de uma informação diária, semanal, mensal, semestral ou anual, consoante as necessidades. O não cumprimento deste pressuposto anula a utilidade e o interesse da informação e, por conseguinte, o objectivo do controlo
•Objectividade – implica a criação do melhor sistema de controlo sendo ou não de mais fácil utilização. O seu mecanismo deve proporcionar à operação resultados visíveis e satisfatórios.
•Prioridade – o sistema deve relevar os factores mais importantes para a obtenção dos resultados desejados
•Custo efectivo – o investimento no sistema de controlo deve ser inferior à redução dos custos que irá originar.
•Flexibilidade – atendendo a que as operações estão em constante mutação, o sistema deve, por isso, ser suficientemente flexível para se moldar a essas situações
•Aceitação – o pessoal ao serviço da unidade deve compreender e aceitar o sistema de controlo, o pessoal envolvido deve participar no projecto do sistema e cumprir todos os procedimentos por ele exigidos.
Estas, são as características que um sistema de controlo deve ter
par que haja um maior controlo e gestão de custos.
Quem é o responsável pela fiscalização e gestão de custos de uma unidade
Em termos de fiscalização e analise, os responsáveis são:
Todas as pessoas que trabalham numa unidade são responsáveis por uma boa gestão de custos
Director da Unidade
Chefe de contabilidade
Os sistemas de controlo devem incidir directamente nas etapas de do circuito das mercadorias, de uma forma
crescente e faseada.
•1ªFase – Compra de mercadorias•2ªfase – Recepção de mercadorias •3ªfase – Armazenagem/economato•4ªfase - Gestão de stocks•5ªfase- Distribuição /Produção•6ªfase- controlo e gestão do ponto de
venda
1ªFase – Compra de mercadorias
A compra de mercadorias e o seu aprovisionamento é a maneira que a unidade abastece esta põe a disposição,
nas melhores condições de qualidade
e preço, as matérias-primas necessárias para cada secção da unidade hoteleira.
O acto da compra e uma tarefa de grande
responsabilidade, e deve ser feita com o maior rigor possível, pois esta
envolve muitos recursos financeiros, e se não for bem efectuada envolve também factores de
qualidade no produto final.
É essencial que a encomenda das compras ou mesmo a própria compra seja
feita exclusivamente por uma pessoa ou por um serviço específico, esta deve ser o chefe de compras, ou o chefe de economato.
Todas estas compras devem seguir uma
metodologia própria, isto é qualquer que seja a dimensão da unidade, o responsável pelo serviço, todas elas devem seguir formas de encontrar uma
rentabilização, que traga benefícios a unidade.
A metodologia usada pelas unidades deve reger-se pelos seguintes aspectos (estes já foram abordados em módulos anteriores):
•Rotação das existências em armazém (inventory turnover)
•Ponto em que o ecónomo deve executar determinada encomenda
•Prazos de pagamento•Fornecedores•Produtos•Quantidades
A outros aspectos que são essências para ter a quando da compra dos produtos:
•Características da operação e da clientela •Condições de armazenagem•Mercados abastecedores•Documentação de apoio•Ficheiros de fornecedores•Pedidos de compra•Tabela de comparação de preços entre
diferentes fornecedores •Auditorias ao serviço de compras:
Auditoria é em um exame cuidadoso e sistemático das actividades desenvolvidas em determinada empresa ou sector, cujo
objectivo é investigar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas (em conformidade) à consecução dos objectivos.
As auditorias podem ser classificadas em
auditoria externa e auditoria interna
2ªfase – Recepção de mercadorias
A recepção de mercadorias é a fase seguinte ao ciclo da compra e que merece
igualmente alguns cuidados especiais em termo de controlo.
Apesar de ter que haver cuidados acrescidos, há algumas unidades hoteleiras
que descuram por completo, os controlos básicos, na recepção da mercadoria. Pois geralmente os funcionários acham que é uma tarefa
demorosa, e não necessária, não querendo perder tempo com ela.
Mas, é essencial criar normas rígidas para a recepção dos produtos no sentido
de evitar possíveis discrepâncias entre a matéria encomendada e a matéria oferecida, e para que os produtos
encomendados venham no seu perfeito estado de conservação
A pessoa responsável por estas funções e
o ecónomo.
Além desta rigorosa verificação, há aspectos que a unidade hoteleira tem que ter em conta, para que a perecibilidade dos produtos aumente:
•Localização e equipamento que o economato dispõe
•Normas de recepção•Fichas de armazenamento em zonas de
frio
•Mapa diário de entrada de mercadorias•Condições de armazenagem de
mercadorias•Auditoria a recepção de mercadorias, isto
é, fiscalizações periódicas, á laboração da recepção de mercadorias, por parte do director de F&B.
3ªfase – Armazenagem/economato
De uma forma resumida o economato é a secção responsável pelo
armazenamento e distribuição das matérias-primas pela unidade hoteleira.
. Esta é responsável pela distribuição:
•Géneros alimentícios•Bebidas•Artigos de higiene e limpeza•Artigos de manutenção•Material de escritório•Reserva de material de exploração•Roupas equipamento diverso
A armazenagem destes produtos de várias variantes, precisa de condições
específicas de armazenamento, por isso a necessidade de divisórias próprias para cada tipo de produto, pois se este
rigor de conservação não existir haverá muitos prejuízos, pois com mas condições de armazenamentos os produtos estragar-se-ão mais depressa, e outros perderam qualidade.
4ªfase - Gestão de stocks
Stock ou existências, são os nomes dados para definir:
-Quantidades armazenadas
-Ou em processo de produção de quaisquer recursos necessários para dar origem a um
bem, com a função principal de criar uma independência entre os vários estágios da cadeia produtiva.
Destinando-se a uma utilização futura.
A gestão de stocks é um conceito que está presente em praticamente todo o tipo
de empresas, assim como na casa de cada pessoa.
Desde o início da sua história que a humanidade usa stocks de variados recursos, de modo a suportar o seu
desenvolvimento e
sobrevivência, tais como ferramentas e alimentos.
No meio hoteleiro, se por um lado o
excesso de stocks representa custos operacionais e de oportunidade do capital
empatado, por outro lado níveis baixos
de stocks podem originar perdas de economias e custos elevados devido à falta de produtos.
•Estas são as razões para que uma unidade
hoteleira deve ter ma boa gestão de stocks, para que não existam casos de défice de produtos, ou dinheiro parado.
Por isso se for feita a pergunta ”Um stock é útil?”
a resposta é sim em diversos aspectos, pois como foi referido acima se não houver stock o comércio de produtos é impossível, mas é necessário haver uma racionalização desse stock, para que haja
um equilíbrio, isto é um stock médio
5ªfase- Distribuição /Produção
•Para que seja possível um a
distribuição dos produtos em cada secção necessário fazer uma
requisição interna. Nenhum produto poderá ser entregue sem o respectivo documento comprovativo, pois
assim evitar-se-á desvios
E quando no final de cada mês, for feita
uma avaliação comparativa entre os materiais comprados e as matérias
utilizados esteja correcta.
Para que a gestão da distribuição seja
feita com mais rigor deve ser criado um
mapa diário de requisições e um
resumo diário de exploração.
A criação destes métodos, leva a um apuramento total de mercadorias saídas do economato.
Estes valores posteriormente são adicionados ao valor do mês em execução fazendo-se o balanço de requisições feitas.
O cálculo do resumo diário de exploração
dá-nos a percepção imediata e diária do capital investido e movimentado em mercadorias na unidade hoteleira.
Outra forma de gestão de custos a nível da distribuição e produção é o cálculo da
“Reconciliação Mensal do Custo da Produção Alimentar”.
Este cálculo resume-se através de um mapa:
•Vendas de alimentação registadas nos vários pontos de venda
•E os custos de produção resultantes das vendas acima referidas.
Este mapa ainda fornece dados sobre:
•Ratio do “Food Cost”» a percentagem
global do custo da alimentação verificada no mês em análise
•Turnover» este indicador diz-nos o
número de rotações médio das mercadorias realizado nesse mesmo mês
Estes resultados do cálculo da Reconciliação Mensal do Custo da
Produção Alimentar, devem ser
comparados aos valores de orçamentos. E caso necessário tomar
medidas adequadas no sentido de aproximar esses valores
Para a aumentar o Turnover, podem ser tomadas medidas como:
•Acelerar o tempo de entrega das mercadorias
•Reduzir substancialmente os stocks mínimos, existentes no economato, na cozinha, nos restaurantes….
Para a redução do valor do “Food Cost”, são utilizadas as seguintes acções:
•Efectuar um levantamento dos
produtos mais consumidos e de custo mais elevado (carne, peixes, mariscos, legumes) e verificar se as normas
estabelecidas para o seu circuito estão a ser compridas, desde a sua compra até ao seu consumo.
•Reduzir com precaução, algumas
capitações ou retirar determinadas confecções que se possam considerar
supérfluos.
•Aumentar gradualmente o preço de
venda de alguns pratos, principalmente aqueles que mais receitam originam.
•Melhorar a eficácia de todo o sistema de controlo
•Adoptar medidas eficazes contra o roubo através:
•Da responsabilidade de todo o pessoal•Verificação regular do circuito de
mercadorias e dos seus respectivos registos.• Inspecção dos locais de depósito de lixo• Protecção das janelas dos pisos inferiores
com acesso fácil para o exterior.•Verificação das entradas e saídas do pessoal
no estabelecimento, e os respectivos haveres.
Planeamento racional das ementas e dos menus, de forma a evitar
desperdícios e dar melhor aproveitamento a todos os produtos.
•Fomentar o aumento das vendas. Este
aumento origina, em parte, a redução de alguns custos, o que permite reduzir o
“Food Cost”. Este aumento de vendas pode ser estimulado através:
• Promoção da imagem da unidade através dos “média”
• Realização de jornadas de gastronomia• Maior divulgação às empresas, agencias
de viagem, e outras entidades, oferecendo melhores condições que a concorrência.
•Criação de alternativas complementares ao serviço normal, uma maior oferta (buffets, convívios)
•Proporcionar aos clientes animação vários pontos de venda
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6ªfase- Controlo e Gestão do Ponto de Venda
•Também é necessário, um controle e
uma gestão de custos aquando da venda dos produtos.
A preparação e a organização da oferta são o ponto de partida para o inicio de qualquer actividade relacionada com F&B. O seu correcto planeamento e a sua perfeita estruturação constituem sem dúvida uma base fundamental para
atingir os objectivos traçados.
•Há vários aspectos que tem que ser considerados, e que são essenciais para
uma boa planificação da oferta:
•Escolha das ementas
•Tipo de serviço
•Fixação de preços
•Apresentação do meio de venda
Com isto todas as secções de venda de
uma unidade devem estar preparadas e organizadas com varias alternativas.
EX:Restaurante: carta de restaurante, carta de dia, carta de vinhos, carta de águas, carta de azeites.
Fixação dos Preços de Venda (Pricing)
O cálculo dos preços da venda dos
produtos, simples ou compostos, do departamento de F &B, deve ser alvo de um estudo e uma análise
rigorosos de forma a garantir a
melhor rentabilização deste sector. Apesar da legislação hoteleira permitir a livre fixação dos preços de venda ao público
Torna-se crucial a análise dos seguintes factores:
Rácio de custo e margem de contribuição - Para atingir o rácio de custo ideal poderá ser utilizada uma das seguintes fórmulas para o cálculo do preço de venda:Preço de venda = Preço de custo/ % rácio
Ou
Preço de venda = Preço de custo X factor multiplicador
•Ex:
se pretendermos atingir um rácio de custo de 25% para um determinado produto que nos custa 2€, teremos que o vender a 8€.
No entanto, esta regra não poderá ser aplicada sem também serem
analisadas as respectivas margens de contribuição (lucro). Em muitos casos verifica-se a necessidade de elevar o rácio de custo de um determinado produto, apesar de o mesmo apresentar uma confortável margem de contribuição
Inversamente, poderá dar-se o caso de ser necessário reduzir o custo com o objectivo de atingir uma margem de lucro satisfatória
Por estas razões, a correcta análise dos rácios de custo, só tem fundamento, quando a avaliação é efectuada no
conjunto e não em termos individuais.
De qualquer modo, a utilização das fórmulas atrás mencionadas para o cálculo do preço de venda de cada
produto é importante, na medida em que permite avaliar o preço de venda
ideal.
Existem outros aspectos a ter em conta no Controlo e Gestão do Ponto de
Venda , são eles:
•A concorrência:
é fundamental a análise do mercado nas
vertentes do preço praticado, na qualidade do serviço e da qualidade do produto vendido.
Pois se estes aspectos não forem satisfatórios as unidades com características
semelhantes a nossa, a concorrência,
vai conseguir superar nos e ter mais lucro.
•Popularidade / Grau de procura:
este é outro factor muito importante,
relativo á fixação de preços.
Pois segundos as lei do mercado e as leis
económicas, quanto maior a procura, o
preço também aumenta. Esta subida dos preços, aquando da subida da procura
pode provocar uma quebra de consumo, por isso ser muito importante uma análise muito rigorosa do mercado.
Uniformização:
outra forma para uma mais fácil gestão, e para uma facilidade do controlo e a
uniformização dos preços de venda. Esta pode ser efectuada em produtos com
características semelhantes
Taxa de IVA:
por último, em todos os preços fixados
deverá estar presente a soma do valor de IVA.
Depois de analisadas as formas de
reduzir e controlar o custo, em cada momento do circuito de mercadorias.
Podemos fazer uma Analise
Estatística. Esta estatística dar-nos á
um controlo da rentabilidade de cada departamento da unidade, levando a
uma correcção dos resultados errados.
São formas de cálculo:
Cálculo do custo unitário:Custo unitário = quantidade de produto
Nº de doses vendidas
Cálculo do preço de venda médio por refeição:
Preço de venda médio por refeição = volume de vendas
Nº de lugares X rotação
Cálculo do preço médio de venda almoço / jantar:
Preço médio de venda almoço / jantar = volumes de vendas almoço/jantar
Nº de lugares X rotação
Cálculo da receita média anual:
Receita média anual = volume de vendasNº de lugares X Rotação X nº Dias de
Funcionamento
Atribuição do preço de venda do prato pelo custo:
Atribuição do preço de venda do prato pelo custo = Y X Preço de custo
Y = 1% De custo
É com estas formas acima referidas neste trabalho, que se obtém, e se corrige o
controlo de custos de uma unidade hoteleira.