gestion electrÓnica de documentos
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ELECTRONIC MANAGEMENT OF DOCUMENTSTRANSCRIPT
EJE TEMÁTICO No.6 Gestión Electrónica de Documentos
Expositores:
Joehán L. Romero
Ángela Patricia Chaves
Jeimy Peñuela
Gloria María Zapta
GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
NOVENO SEMESTRE
2011
INTRODUCCIÓN
Con esta presentación buscamos
dar a conocer aspectos básicos de
la gestión documental, las ventajas
y desventajas de la gestión
documental tradicional en papel y
de los Sistemas de Gestión
Electrónica de documentos (SGED)
y los aspectos a tener en cuenta
para la implementación de un
SGED.
Qué es la gestión documental?
La Gestión documental es un
“Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la
planificación, manejo y
organización de la
documentación producida y
recibida por las
entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización
y conservación”(1)
(1) Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos de
Colombia
La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los
documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a
los documentos desde que se producen o reciben en las distintas
unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en
función de su valor testimonial o histórico.
Por qué la gestión documental?
1. Es necesaria la
organización,
recuperación y
difusión de
documentos de
manera eficiente
2. Sin gestión
documental no hay
buena gestión de
información ni
gestión del
conocimiento
3. Debe aprovecharse
el uso de las
Tecnologías de
Información y
comunicación como
herramienta
indispensable para
la eficiencia en la
gestión de
documentos
Porque:
La Gestión documental en papel
El modelo tradicional de gestión
basado en el papel genera:
Costos salariales:
Localización y recuperación de los
documentos; la recuperación de
documentos representa entre el 10 y el
20% del tiempo total de cualquier
empleado. Análisis del Gartner Group
sitúan el costo persona/tiempo en más
de 1 dólar/documento.
Tratamiento y gestión de los
documentos; cada vez que se necesita
un documento es necesario su posterior
rearchivo, con un costo en tiempo y por
tanto en salarios, importante.
Distribución de los documentos; se
tardan horas, incluso días, en enviar la
documentación a otros centros y/o
clientes con un costo en mensajería, fax
elevado.
Costos administrativos:
Espacio de almacenamiento; el
almacenamiento de la documentación es un
costo oculto para la empresa que se puede
estimar en más de 25 centavos de
dólar/documento al año.
Duplicación de documentos; el 30% de las
hojas almacenadas son copias que realizan
otras personas o departamentos diferentes al
que ha elaborado el original.
Material de archivo; papel, carpetas, etc. El
costo de los insumos es muchas veces
evitable. El incremento del costo del papel
desde 1995 es superior al IPC.
Seguridad; es imposible controlar el acceso a la documentación, generando una
nula confidencialidad, salvo que se destinen recursos humanos específicos, con
el consiguiente costo adicional.
Pérdida de documentos; es frecuente la pérdida de documentos, sobre todo los
conflictivos, ocasionando problemas importantes, obligando a repetir el trabajo
realizado. Además no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas
ante posibles desastres naturales (incendio, inundación).
Calidad del servicio; los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir
la documentación solicitada lo que se traduce en una disminución en la calidad
del servicio ofrecido.
Gestión; las empresas, tradicionalmente, han considerado la gestión de la
documentación y el archivo como una actividad secundaria "algo inferior", sin
planificación.
Pérdida de oportunidad:
Con los adelantos de la
tecnología la aparición de
las computadoras y con
ellas los documentos
electrónicos desde
mediados del siglo
pasado, la sociedad en
general se ha visto
avocada a tratar con un
soporte documental
“desmaterializado”
puesto que, aunque en
los circuitos y en las
memorias internas se
encuentran “escritos” los
documentos, estos no
pueden ser localizados y
leídos sino a través de
las máquinas que los
crearon.
¿Y de donde los Sistemas de Gestión electrónica de documentos?
Esta nueva realidad
virtual y la necesidad
de seguir teniendo el
documento como
soporte de todas las
transacciones habidas
y por haber que
realicen las entidades
naturales y jurídicas
han planteado la
exigencia de encontrar
un tratamiento al
documento electrónico
y al mismo tiempo
aparece la necesidad
de crear un sistema de
Gestión electrónica de
documentos (SGED).
La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y
software lo relativo a la conversión de documentos en papel a
imágenes digitalizadas y a la creación de documentos electrónicos
que jamás estarán escritos en papel.
Pero no se trata únicamente de hacer conversiones
del medio análogo al digital, sino de poner los
documentos al servicio de las entidades que los
producen y reciben. El SGED nos debe ayudar a
manejar tanto el documento en papel como lo hemos
venido haciendo y el nuevo documento electrónico o
digital.
Detrás de esta parte
tecnológica debe
crearse la estructura
que permita la
organización,
clasificación,
descripción y en
general los procesos
que se han llevado a
cabo por muchos
años con el
documento en papel
y es esta la estructura
que manejamos en
nuestra profesión. Se
siguen necesitando
las TRD, las TVD, los
sistemas de
inventario y otros
derivados, adaptados
a las nuevas
condiciones
Reducción de costos
salariales
•Disminución del
tiempo de localización
y recuperación de los
documentos al ser
accesibles desde el
propio puesto de
trabajo.
•Disminución del
tiempo en tratamiento
y gestión, el usuario
no tiene que
rearchivar cada
documento al trabajar
con él en pantalla.
•Disminución del
costo de distribución;
al estar los
documentos
accesibles en
cualquier puesto, se
eliminan los gastos de
mensajería, fax, etc.
Disminución de costes administrativos
•Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo.
Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o una bodega de
custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000
páginas escaneadas, un DVD puede almacenar 1.800.000 páginas de listados o
225000 páginas escaneadas.
•Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier
momento desde cualquier puesto.
•Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las
copias.
Ventajas de la implementación de un SGED
Disminución de la pérdida de oportunidad
•Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a
determinados usuarios definiendo niveles de confidencialidad que llegan a partes
de un documento.
•No existen documentos extraviados o perdidos.
•Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos "in situ" en
sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto.
•Aumento de la productividad.
•Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación.
•Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo
una ventaja competitiva a la empresa.
•Longevidad; la vida estimada para un CD-Rom es de 30 años, a lo
que habría que añadir la vida de los equipos (tanto computadores
como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es
que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en
aproximadamente 7 años.
•Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y
evolucionar el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto dela
documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo
cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación.
•Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del
uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se
elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para
los usuarios, reduce este impacto considerablemente.
PROBLEMAS ASOCIADOS A
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE
DOCUMENTOS
Metodología para la Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos
Organización del proyecto :
•Definir el alcance y Planificar los pasos que se
van a dar.
•El Plan de Lanzamiento definirá claramente el
alcance.
Objetivos del plan de lanzamiento son:
•Asegurar el cumplimiento de los objetivos del
proyecto.
•Crear el equipo del proyecto.
Las Actividades principales del plan de
lanzamiento son:
•Elaborar un plan detallado del proyecto.
•Constitución del equipo e información del
mismo a los participantes.
Determinación de las evaluaciones a realizar.
Los Resultados del plan se
concretarán en:
•Equipo constituido y
organizado.
•Plan detallado del proyecto.
•Conocimiento y compromiso
de las personas implicadas
en dicho plan.
•Análisis de la situación
actual
•Objetivos del análisis son:
•Obtener un diagnóstico integrado de la situación actual.
•Identificar la oportunidades de mejora del sistema.
Actividades principales:
•Análisis de las expectativas de la empresa.
•Identificación de los procesos para el alcance del proyecto.
•Análisis de la documentación de la empresa, destacando:
•Estudio de los documentos vitales.
•Estudio de los documentos activos.
•Estudio del sistema de clasificación.
•Evaluación del sistema de ordenación.
•Análisis del sistema de recuperación de los documentos en la
empresa, contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad.
•Estudio del flujo de información.
•Identificación de los usuarios.
Metodología para la Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos
Metodología para la Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos
Los Resultados obtenidos se concretarán en
un Diagnóstico integrado de la situación
actual:
•Identificación de los puntos fuertes del
sistema actual y de las oportunidades de
mejoramiento detectadas.
•Requerimientos funcionales y técnicos para
el sistema de gestión electrónica documental.
•Conclusiones respecto al alcance del
proyecto.
El análisis de la situación requiere recoger
toda la información pertinente al alcance del
proyecto.
•Fuentes de información.
•Entrevistas con el personal.
•Información sobre los documentos.
•Inventario de documentos.
Buena Gestión Documental la
llave para una buena gestión de
Información y Conocimiento
SGD: Sistema de Gestión Documental
SGI: Sistema de Gestión de Información
SGC: Sistema de Gestión del Conocimiento
CONCLUSIONES
Si hacemos la analogía
con el tradicional
sistema de gestión de
documentos en
papel, tenemos que
encontrar la manera de
organizar, clasificar
describir, guardar, gestio
nar, almacenar, compart
ir y eliminar el
documento electrónico
de tal forma que cumpla
en su totalidad las
expectativas y
condiciones que hasta el
momento han cumplido
los documentos en
soportes materializados.
Son muchos los interrogantes que
deben responderse antes de
estructurar un SGDE, puesto que
internamente dentro del computador
solo existen secuencias binarias, es
decir ceros y unos que se expresan en
algunos casos como carga electrónica
de una partícula. De esto solo
tendremos una representación en las
pantallas del computador o una
interpretación por medio de un
dispositivo de salida como una
impresora.
El futuro del profesional en Ciencias de la Información
y la Documentación está asociado muy
estrechamente a que entendamos en toda su
dimensión y manejemos con seguridad y eficiencia
los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (
SGED).
CONCLUSIONES
ECUADOR. VII REUNIÓN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS DEINFORMACIÓN [en línea] Citado en 15 de marzo de 2011.Disponible en <Proyecto de digitalización del archivo histórico delascompañías.www.iimv.org/actividades2/05Tecnolog/Ecuador_digitalizac.ppt>
IFLA. Directrices para proyectos de digitalización [en línea]Citado en 18 marzo de 2011. Disponible en<http://www.mcu.es/archivos/docs/pautas_digitalizacion.pdf>
FERNANDEZ V. Luis David. IESA Instituto de Estudios Superioresen Administración [en línea] Citado en 22 de marzo de 2011.Disponible en<http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf>
BIBLIOGRAFÍA