gestão de partes interessadas - 26/02/2014 - evento técnico mensal - pmi-mg

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Evento Técnico MensalFevereiro/2014

André Augusto Choma, PMP, PMI-RMP

Palestra: Gerenciamento das Partes Interessadas - Uma Abordagem Prática

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Contextualizando...

Como atender as expectativas das suas partes interessadas?

Como engajá-las para o sucesso do projeto?

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Resultado...

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Agenda

• Introdução

• Por que gerir as partes interessadas?

• O que o Guia PMBOK® sugere?

• Case – integração de sistemas

Evento Técnico Mensal – Fev/2014

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Agenda

• Introdução





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Introdução

Quem são as partes interessadas do projeto?

Quais são as principais dificuldades em gerenciar as partes interessadas?

• Identificá-las• Entender suas expectativas• Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades• Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto• Gerenciar as mudanças de expectativas


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Introdução

Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto

• E por parte da equipe

Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme

• Lembram do WikiLeaks?


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Introdução

Tratar com as partes interessadas requer habilidades de comunicação por parte do Gerente do Projeto

• E por parte da equipe

Lembre-se que a necessidade de comunicação dos stakeholders não é uniforme

• Lembram do WikiLeaks?• O episódio da ONG


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Agenda

• Introdução





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Por que gerir as Partes Interessadas?

Elas são parte do projeto

E são essenciais para o seu sucesso ou fracasso

E elas estão lá, quer você queira ou não!• Ignorar não é uma estratégia!


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Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos

• High profile


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Fonte: globo.com

High ProfileHigh Profile

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Algumas estratégias utilizadas por equipes de projetos

• High profile

• Low profile

• “No” profile


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Fonte: folha.com.br

No ProfileNo Profile

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Perceberam como muito do que diz respeito à gestão das partes interessadas está ligado à COMUNICAÇÃO?


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Fonte: pmcanvas.com.br

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Agenda

• Introdução





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O que o Guia PMBOK® sugere?

Fonte: Guia PMBOK© 5ª edição (2013)

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O que o Guia PMBOK® sugere?

Fonte: Guia PMBOK© 5ª edição (2013)

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Agenda

• Introdução





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Case – integração de sistemas

O projeto:• Integrar o ERP XYZ com o sistema de leilão da BM&F


ERP

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Os desafios:

• Técnico: sistemas distintos

• Prazo: demanda do negócio para que o projeto fosse entregue em 5 meses

• Gestão das partes interessadas:

• Acordo com a BM&F

• Informação relevante para o mercado

• Diversas áreas envolvidas

• Empresa de gestão de projetos terceirizada

• Recursos cedidos de forma matricial


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Estratégias:

• Desafio – Gestão das Partes Interessadas:

• Não tínhamos ideia de quem seriam todos os envolvidos

• Quatro semanas de identificação das partes interessadas

• Perguntas:

• Como você se vê afetado pelo projeto?

• Em que fase você precisa ser envolvido?

• Que requisito de escopo da sua área deve ser considerado?


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Estratégias:

• Desafio - Técnico:

• Diversas reuniões para entendimento do sistema da BM&F e do escopo da integração

• Envolvimento de alguns dos melhores profissionais das áreas matriciais

• Congelamento do padrão de entrada/saída da BM&F mediante contrato

• Formalização do detalhamento do escopo, com validação de técnicos e gestores (prazo)

• Detalhamento do cronograma de execução (prazo)


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O que foi feito?

• Depois da identificação de todos os envolvidos, foi definido o padrão de comunicação

• Definida também a frequência

• Equipe técnica: reuniões semanais ou quinzenais, dependendo da demanda

• Áreas a serem envolvidas durante o projeto: de acordo com o prazo acordado

• Todos os envolvidos, principalmente no nível gerencial e executivo: “Informativo do Projeto”


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Objetivos do “Informativo do Projeto”

• Manter todos os envolvidos informados sobre o andamento do projeto

• Promover o projeto internamente

• Destacar os avanços do projeto e dar reconhecimento à equipe

• Trazer para a equipe as notícias externas sobre o projeto


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Outras ações de engajamento das partes interessadas:

• Banner na entrada da empresa

• Notícia no jornal Valor Econômico


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Resultados alcançados

• Grande engajamento dos envolvidos

• Especialistas técnicos

• Disponibilidade das equipes

• Inputs no momento adequado

• Sentimento de participação

• O projeto foi completado “quase” no prazo

• No dia do lançamento do projeto, as ações da empresa subiram mais de 3%

• O sucesso do projeto foi atribuído pelos clientes à boa gestão das partes interessadas!


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Fatores críticos de sucesso

Entenda que, nos momentos iniciais do projeto, é preciso entender muito bem quem são as partes interessadas, suas expectativas e seu nível de influência.

Defina como interagir com as partes interessadas, nos diferentes níveis.

Construa uma relação de confiança em um ambiente de transparência.

Perceba o ambiente para compreender o quanto suas ações têm correspondido às expectativas. Corrija o rumo quando necessário.


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Fatores críticos de sucesso

E um último alerta:

Quase sempre um problema na gestão das partes interessadas aparece “disfarçado”, como:

• Mudanças de escopo

• Não aceitação do escopo por parte do cliente

• Conflitos

• Falta de cooperação entre os envolvidos

• Atrasos

• Etc...


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Obrigado!

André Augusto Choma, PMP, PMI-RMPPMI-MG

[email protected]

LinkedIn: www.linkedin.com/pub/dir/Andre/Choma

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