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Módulo I

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SUMÁRIO

Introdução.....................................................................................................................3

Unidade 1 – Administração de compras ........................................................................5

1.1. Abordagem Histórica..........................................................................................6

1.2. Gestão de Compras........................................................................................... 10

1.3. Conceitos utilizados em Gestão em Compras.................................................... 16

1.4. Formação e Atuação do Profissional da Área de Compras ................................ 21

1.5. Ciclo operacional.............................................................................................. 23

1.6. O novo perfil do comprador.............................................................................. 25

Unidade 2 – Área de Compras..................................................................................... 28

2.1. Atribuições da área de compras ........................................................................ 29

2.2. Tipos de compras ............................................................................................. 35

2.3. Classificação de Materiais ................................................................................ 38

2.4. Documentos usados pela área de compras......................................................... 41

2.5. Requisição de compras ..................................................................................... 45

2.6. Estratégias e metas ........................................................................................... 49

2.7. Modelos de Negócios na Cadeia de Suprimentos .............................................. 54

2.8. Atendimento ao Cliente .................................................................................... 56

Unidade 3 – Processos de Gerenciamento ................................................................... 60

3.1. Coleta e cotação de preços................................................................................ 61

3.2. Controle de compras e estoque ......................................................................... 63

3.3. Seleção de fornecedores e análise das propostas ............................................... 72

3.4. Supply Chain Management............................................................................... 76

3.5. Strategic Sourcing ............................................................................................ 81

Conclusão do Módulo I............................................................................................... 83

3

Introdução

Todos nós passamos por processos de compras em nosso cotidiano, e assim,

estamos acostumados com os procedimentos mais comuns

relativos a essas atividades.

Sem perceber, estamos exercendo funções que

também são utilizadas nas rotinas de um departamento de

compras, como a seleção do produto que vamos adquirir, a escolha da marca que

julgamos ser de melhor qualidade e o processo de negociação com o vendedor.

Mesmo assim, o processo de compras de produtos dentro de uma empresa exige

um maior conhecimento nos procedimentos do que as transações que fazemos

cotidianamente. Para aquele que deseja ser um bom profissional de compras, é preciso

dominar conhecimentos específicos sobre a área de compras.

A visão tradicional de compras dentro do processo de produção era que esta

função deveria considerar apenas o preço dos

produtos, sem que avaliasse outras variáveis

como qualidade, qualificação do fornecedor e

condições de entrega e pagamento.

Atualmente, o setor de compras assume um

papel estratégico dentro da empresa, pois a

influência das compras no custo do produto final pode variar entre 50% e 80%.

Apresentaremos, ao longo do curso, a rotina de um departamento de compras,

quais são as atribuições que o profissional deve ter para exercer suas funções e como a

área de compras se relaciona com os demais departamentos dentro da empresa.

Veremos também quais os modelos de compras que podem ser adotados por uma

empresa e quais estratégias o funcionário de compras poderá usar para melhorar seu

trabalho.

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Estudaremos também o conceito de gestão da cadeia de produção, processo que

está sendo cada vez mais adotado na produção de bens e que é essencial para tornar a

empresa mais competitiva no mercado.

Além disso, mostraremos como ocorre o processo de negociação com os

fornecedores, como se tornar um bom negociador e quais estratégias podem ser usadas

para que se alcance o objetivo procurado na negociação.

No final do curso, veremos a importância do desenvolvimento da informática e da

tecnologia da informação, quais as ferramentas que auxiliam no processo de compras e

na cadeia de produção e como ocorre a automação da cadeia produtiva.

Bons estudos!

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Unidade 1 – Administração de compras

Olá,

Nesta unidade vamos aprender sobre a história do comércio, o conceito de

gestão e como ele se aplica a área de compras, além dos termos mais usados nesta

profissão.

Também apresentaremos como se dá o ciclo de trabalho no departamento de

suprimentos, quais são as características mais procuradas em um profissional de

compras e, por fim, qual é o novo perfil de comprador procurado pelas grandes

empresas.

Bom estudo!

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1.1. Abordagem Histórica

É difícil saber com precisão quando se iniciou o comércio na humanidade.

Sabemos que no início das sociedades, as negociações eram feitas através do escambo,

ou seja, uma troca direta de um produto por outro que não envolvia dinheiro.

Este sistema era muito comum nas sociedades

antigas, que eram menos complexas em tamanho, pois estes

povos não conheciam a utilização do dinheiro ou a moeda.

Considerando que estas sociedades eram muito

simples e pouco integradas, podemos deduzir que sua

produção era baseada nas famílias, que produziam o necessário para sua sobrevivência e

trocavam o excedente com seus vizinhos de acordo com suas necessidades.

Com o passar do tempo, as sociedades foram se tornando mais complexas e

maiores, a variedade e quantidade de produtos trocados cresceu na mesma proporção.

Neste contexto, as trocas eram cada vez mais complicadas, uma vez que, ao trocar dois

produtos diferentes, não era possível ter a noção exata do valor de um em relação ao

outro. Assim, tornou-se necessário um meio de

troca que tornasse equivalentes todos os

produtos trocados no mercado.

A partir desta necessidade é que surgiu

a moeda como meio de troca na sociedade. Sua

utilidade foi a de criar um referencial único

para toda e qualquer troca, e apresentava a vantagem de que poderia ser aceita para

compra de qualquer tipo de mercadoria, além de ser um objeto fácil de ser transportado

(em substituição aos produtos volumosos, como muitos sacos de batatas, por exemplo,

que têm um tamanho muito grande e um valor de troca baixo), fácil de ser fracionado e

de alta durabilidade.

7

Para ilustrar esta evolução no processo de troca e comércio, podemos citar a

civilização Suméria, que ficava na região baixa da antiga Mesopotâmia (atual Iraque).

Com surgimento datado do ano 4.000 A.C., inicialmente o comércio era realizado

trocando produto por produto, através do escambo.

Com o desenvolvimento da civilização Suméria, a base de troca de um produto

por outro, tornou-se ineficiente, e os sumérios

passaram a usar a barra de ouro ou a de prata como

referência de troca, uma vez que seu valor era

reconhecido em todos os lugares onde o comércio era

realizado.

O mais comum, em todas as civilizações que

tiveram a passagem do escambo para o comércio foi à utilização de metais para

confecção das moedas, pois estes produtos eram valorizados em todos os lugares. Mas

lembramos de que existem exceções significativas ao uso de metais como moeda de

troca, tal como o sal, que foi utilizado como padrão para as trocas comerciais por povos

como os gregos e romanos.

Historicamente, o ouro sempre foi utilizado como referência de preço para troca

de mercadorias entre os países e de poder econômico de uma nação, ou seja, a reserva

em ouro de um país media a sua riqueza.

Foi assim desde que os países começaram a se relacionar economicamente, na

expansão mercantilista da Europa, ocorrida no Século XV, quando países europeus

como Portugal e Espanha expandiram seus mercados – através de colônias ultramarinas

–, realizando comércio com países da África, Ásia e América, até a 2 ª Guerra Mundial,

ocorrida entre os anos de 1938 e 1944, com a vitória dos países aliados – liderados pelos

Estados Unidos.

A partir da Conferência de Bretton Woods, em 1944, o dólar americano passou a

ser valor de referência internacional de moeda, sendo determinado um valor fixo de

8

gramas de ouro para um dólar. Ainda hoje existe o mercado de ouro, que se relaciona

com o mercado internacional de trocas baseado em dólares americanos.

A mesma conferência serviu para definir o funcionamento do sistema econômico

internacional e como seria feito seu gerenciamento. A importância desta conferência foi

a criação de mecanismos internacionais para regulamentar o comércio, pois cada país

deveria implementar uma política monetária que mantivesse o seu câmbio em um

determinado patamar.

A política monetária é um sistema de

regras que o país adota para manter

equilibrado o valor de sua moeda perante o

dólar, que envolve controle da quantidade de

moeda em circulação dentro do país, das

políticas de empréstimos adotadas e da taxa

de juros cobrada naquele território.

Além disso, a Conferência de Bretton Woods criou o Fundo Monetário

Internacional (FMI), uma organização internacional (liderada pelos Estados Unidos),

que tem a função de equilibrar o comércio internacional através da vigilância das taxas

de câmbio internacionais, e que também conta com um fundo comum, no qual investem

os países economicamente mais fortes que o compõe e que pode ser emprestado em

auxílio a países com dificuldades financeiras.

Com a introdução da moeda, do capital

financeiro, é que surge a figura dos compradores

e dos vendedores na sociedade. A partir da

implementação da moeda como meio de troca,

podemos dizer que a variação dos preços de um

produto se baseia na Lei da Oferta e da

Procura.

Simplificadamente podemos definir a Lei da Oferta e da Procura como uma

relação entre preço de um produto, sua disponibilidade no mercado e a demanda: se um

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produto tem uma demanda alta pelos consumidores, e há pouca oferta deste produto, o

preço tende a subir. Inversamente, se há alta disponibilidade do produto e pouca procura

de compra desta mercadoria, o preço tende a cair.

A Lei da Oferta e da Procura nos mostra que a tendência é que, se a necessidade

pelo produto for estabilizada, o preço também se

estabilizará.

Um fator que altera a disponibilidade de um

produto no mercado é a concorrência, se apenas um

produtor vende determinado produto, ele poderá

colocar o preço muito acima dos custos de produção

do mesmo, mas se existir concorrentes, a tendência

do preço geral do produto é baixar, o que beneficia em geral os consumidores.

Com a grande complexidade do mercado, devido a maior troca de produtos entre

os países, a concorrência entre diferentes fornecedores aumenta. Como saber qual

fornecedor escolher, quais características considerar na hora de realizar uma compra?

Diante desta pergunta é que vemos a importância do comprador dentro da sociedade de

hoje.

O comprador é um profissional que trabalha exclusivamente selecionando

fornecedores, negociando com eles e obtendo o melhor preço de venda, o que tem uma

grande influência no preço final de um

produto. Sem um bom comprador, a empresa

perde competitividade e não terá como ser

bem sucedida no mercado.

Podemos citar o exemplo da montadora Ford, que revolucionou o mercado ao

produzir em série o primeiro carro, do modelo Ford-T. A montadora revolucionou o

processo de produção em série, barateando imensamente o custo de um automóvel. Mas

a montadora enfrentou um problema para o qual não estava preparada: seus carros eram

10

pintados apenas da cor preta e, com o barateamento dos carros, mais pessoas tiveram

acesso a ele e sua demanda mudou – queriam carros de outras cores.

O dono da empresa, Henry Ford, não teve a visão de mercado de que poderia ser

superado por uma eventual concorrente, afinal até aquele momento apenas a sua

empresa era capaz de produzir carros a um preço tão baixo, e declarou que “O

consumidor pode ter o carro da cor que quiser, desde que seja preto”. A consequência

foi a ascensão da General Motors, que atendeu ao mercado superando a Ford, que nunca

mais retomou seu posto de líder do segmento automobilístico.

Este exemplo ilustra que mesmo as maiores empresas não podem perder de vista

a competitividade no mercado, e que devem sempre estar atentas às demandas dos

consumidores, pois a concorrência é alta e qualquer falha nesse sentido pode determinar

a ruína de uma empresa.

Se um comprador erra na hora de escolher um fornecedor, por exemplo, a

empresa concorrente terá preços mais baixos e não haverá condições de competitividade

para a primeira empresa. Veremos mais detalhadamente na sequência do curso a visão

antiga da área de compras e a reformulação de seu papel dentro das empresas.

1.2. Gestão de Compras

Há grande confusão entre os termos administrar, gerenciar e gerir. Enquanto a

administração se refere ao cotidiano da empresa, lidando com problemas financeiros,

patrimoniais e administração pessoal, o termo gerenciamento se refere a divisões

específicas da empresa (como marketing e produção, por exemplo), e a gestão trata de

grupos especializados, tanto quanto no que se refere a administração quanto ao

gerenciamento. Por isso temos as expressões gestão de riscos ou gestão de qualidade.

A gestão é um processo de especialização, que

visa aperfeiçoar o funcionamento das funções a ela

correspondentes por meio de decisões, que sempre

11

deverão ser baseadas em critérios específicos e no recolhimento de grande quantidade

de informação para embasar a escolha. Assim, a gestão de cada área da empresa é

responsável por tingir as metas daquele departamento, alinhada aos objetivos da

empresa como um todo.

Desta Forma, podemos definir o gestor como aquele funcionário responsável

pelo desenvolvimento dos planos estratégicos e operacionais de seu departamento,

construindo estruturas e regras para o funcionamento de seu setor a fim de programar e

coordenar os planos propostos.

O gestor é definido de acordo com seu papel dentro da empresa, ele deve

interpretar os objetivos da organização e, a partir destes, elaborar uma estratégia a fim

de atingir suas metas, através da organização, direção, controle e liderança sobre o

grupo.

A tomada de decisões está embasada em

diversas variáveis em qualquer setor da empresa, e o

gestor deverá ter amplos conhecimentos para estar

habilitado a tomar decisões estratégicas que

beneficiem a empresa.

Algumas áreas que o gestor deverá dominar são, por exemplo, economia, direito,

matemática e contabilidade, recursos humanos, psicologia e ciências humanas e sociais.

Quanto melhor preparado estiver o profissional, mais rapidamente e com melhor

eficácia ele poderá tomar decisões, que sem dúvida se converterão em benefícios para

empresa, fazendo com que se destaque dos demais funcionários.

Gestão em Compras

A gestão de compras é atribuída ao departamento de compras (ou suprimentos)

de uma empresa, que é responsável pela aquisição de materiais e suprimentos

necessários para esta. Este segmento também pode adotar outras nomenclaturas em

diferentes organizações, como por exemplo: gestão da aquisição, gestão da cadeia de

12

suprimentos (em inglês “Supply Chain Management”), gestão de compras, função de

compras, entre outras.

Podemos distinguir a função compras por segmento empresarial de atuação da

empresa em uma prestadora de serviços, o comprador será responsável pelo suprimento

de materiais necessários ao funcionamento interno da organização em uma revendedora,

o funcionário do setor de suprimentos negociará com fornecedores para obter o melhor

preço para revenda; e no segmento industrial, em que o funcionário que administra as

compras da empresa deverá administrar a reposição de matéria-prima necessária para o

processo de produção, além de administrar o estoque desta matéria-prima conforme

veremos detalhadamente ao longo do curso.

Tradicionalmente, nas empresas, a gestão da aquisição de produtos era vista

como uma função essencialmente burocrática, em que a única variável importante era

comprar pelo menor preço.

Atualmente, essa função vem assumindo papel central nos negócios, devido à

quantidade de recursos financeiros que esta área movimenta, passando a ser um centro

de lucros e não mais apenas um centro de

despesas, já que a participação no custo do

produto ou serviço final vendido pela empresa

chega a ser de até 80%.

As empresas entendem que a função

compras integra o processo logístico, sendo

parte ativa da cadeia de suprimentos.

A definição adotada pelo Council os Logistics Management, uma organização

sem fins lucrativos constituída por pessoas do mundo inteiro que tem interesse ou atuam

em logística e gestão da cadeia de produção, a respeito do gerenciamento da cadeia de

suprimentos, diz que: “gerenciamento da cadeia de suprimentos é a coordenação

estratégica e sistêmica das funções de negócio tradicionais bem como as ações táticas

que perpassam essas funções numa companhia e através de negócios dentro da cadeia

13

logística com o propósito de aprimorar a performance de longo prazo das companhias

individualmente e da cadeia de suprimentos como um todo”.

A cadeia de suprimento não lida apenas com fornecedores e fabricantes, mas

suas funções também se estendem às transportadoras (na entrada de produtos na

empresa, em função de prazos estabelecidos), com os depósitos, com os varejistas, com

os próprios clientes e com diversos setores da empresa.

O gerenciamento da cadeia de suprimento é uma tarefa complexa, que engloba a

administração da logística integrada da empresa, que é a utilização de tecnologias

avançadas, combinadas ao gerenciamento de informações de pesquisa operacional,

visando o planejamento e controle de uma grande rede de fatores envolvidos na

produção e distribuição de produtos.

A área de compras também é responsável pela administração do nível de estoque

dos produtos necessários à produção, uma vez

que deve haver equilíbrio na quantidade

estocada. A manutenção de um grande estoque

apresenta a vantagem de não faltar matéria-

prima para produção, o custo de seu

armazenamento é alto e o risco de deterioração

do material é maior ainda, por outro lado, manter

o nível de estoques baixo faz com que a empresa trabalhe sempre com um limite

arriscado, onde qualquer problema na aquisição de matéria-prima significa paralisação

da produção e consequente perda de dinheiro.

Além de administrar os estoques, o setor que administra as compras deverá

negociar com os fornecedores. A negociação é a etapa fundamental que determina o

preço final dos produtos definindo a competitividade da empresa.

Podemos resumir todas as responsabilidades do setor de compras nos seguintes

fatores:

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- Obtenção de produtos e serviços nas quantidades e qualidades necessárias, após a

análise baseada nos custos de estoque e demandas produtivas;

- Obtenção de produtos e serviços ao menor custo possível, após análise do

custo/benefício do produto em questão;

- Contratação de um fornecedor que proporcione um bom serviço e que cumpra os

prazos estabelecidos;

- Manutenção de uma relação sólida com os fornecedores.

Para que o setor de suprimentos da empresa tenha sucesso na execução de seu

trabalho, é fundamental que ele esteja integrado aos demais departamentos e processos

da empresa.

A área de compras irá receber e processar informações vindas destes outros

setores e, para que possa responder com eficiência, é preciso que esteja completamente

informada sobre os processos de produção e as lógicas de funcionamento

departamentais.

O início do trabalho no departamento de compras

começa com a solicitação, por parte do setor que necessita

do produto ou do serviço, ao setor de compras.

Como neste curso nós trataremos especificamente

do papel da administração de suprimentos em indústrias,

podemos dizer que o pedido virá do setor de produção da

empresa. Feito o pedido, o setor de compras analisará se aquele material já possui

fornecedor e, se não tiver, caberá ao profissional de compras a avaliação de possíveis

fornecedores.

A escolha de um fornecedor é uma tarefa complexa, que deve ser feita com base

em critérios rígidos, como o nome da empresa no mercado, a capacidade de atender aos

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prazos estabelecidos, os preços frente às concorrentes no segmento, a qualidade do

material e as condições de pagamento e negociação.

É muito importante que a postura do profissional de compras seja ética, uma vez

que neste tipo de transação comercial pode haver muitos meios de influenciar a escolha

do fornecedor por meios não éticos, o que prejudica a empresa e o produto final vendido

por ela.

Após o processamento do pedido e determinação do fornecedor, a área de

compras ficará responsável pelo acompanhamento do material até o depósito ou

diretamente ao setor de produção, o que dependerá das necessidades deste último,

ficando a cargo do departamento de suprimentos, o direcionamento deste material.

A recepção do produto e verificação de qualidade de acordo com o pedido feito

previamente, também ficam a cargo do setor de compras, uma vez que, se o material

não estiver de acordo com as especificações dadas pelo setor de produção, este setor e

toda empresa serão prejudicados pela paralisação do processo produtivo.

Nesta etapa do ciclo de compras, o departamento de administração de

suprimentos estará o tempo todo interligado ao departamento de logística, responsável

pela coordenação de saída, transporte, entrada e armazenamento de produtos e matérias-

primas. É importante que estes dois setores tenham uma boa comunicação entre si, uma

vez que são interdependentes, e a falha de um, acarreta prejuízos diretamente ao outro e

à empresa como um todo.

Em grandes empresas, onde a necessidade de ter um setor de compras bem

estruturado é fundamental para execução do negócio, todo o processo na área de

compras, desde o pedido feito dentro da empresa ao pedido feito ao fornecedor, e a

chegada do produto ao destino final, é intermediado por softwares especializados neste

tipo de acompanhamento.

16

1.3. Conceitos utilizados em Gestão em Compras

O profissional que trabalha na administração do setor de suprimentos de uma

empresa deve ter conhecimento do processo produtivo e de suas etapas, a fim de poder

suprir as necessidades demandadas pelo setor de produção. Podemos dizer que se deve

ter conhecimento das seguintes variáveis relativas ao ciclo de compras:

- Recurso patrimonial. São bens e equipamentos que compõe o capital ativo da

empresa, como computadores, equipamentos em geral, prédios, instalações e veículos

de uma empresa.

- Recursos materiais. Itens que uma empresa usa no seu cotidiano na

elaboração do produto final. Os recursos materiais podem ser materiais auxiliares,

matérias primas, produtos em processo e produtos acabados.

- Capital imobilizado. Quantidade de dinheiro investido em forma de estoque; é

parte do patrimônio da empresa, que poderia estar investido em ações que gerassem

lucro. Desta forma, quanto mais capital imobilizado, mais dinheiro a empresa perde,

uma vez que está perdendo os possíveis lucros que o capital poderia gerar em outros

investimentos.

- Custo de armazenamento. É o custo gerado pelo estoque de material ou

produtos necessários à produção de um bem, uma vez que o armazenamento precisa da

manutenção de uma estrutura física, de funcionários disponíveis para administração do

estoque e de equipamentos; desta forma, quanto mais estoque, maior o custo de

armazenamento do mesmo.

- Custo de risco. Refere-se ao custo de manutenção do estoque em termos que

os produtos podem se deteriorar, tornarem-se obsoletos e também a pequenos furtos do

estoque.

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- Materiais auxiliares. São os materiais que não se incorporam ao produto final,

como por exemplo, óleos de corte, material de escritório e material de manutenção.

- Matéria-prima. É o material que serve para produção de um produto e se

incorpora no produto final.

- Produtos em processo. Material que está no meio do processo de produção.

- Produtos acabados. Trata-se do produto final da produção, já acabado, pronto

para ser vendido ou entregue caso tenham sido feitos sob encomenda.

- Especificidades do material usado na produção. Ao conhecer o tipo de

material utilizado, em que suas características influenciam o processo de produção e

como este produto pode ser encontrado de diferentes formas no mercado, o funcionário

da área de compras estará habilitado para comparar diferentes tipos de fornecedores (em

relação à qualidade do produto e preço, por exemplo), saberá quais características

considerar na compra (por exemplo, se o material deteriora rapidamente, não deverá

planejar um grande estoque) e, consequentemente, será um melhor negociador no

momento da negociação com seu fornecedor, uma vez que terá pleno conhecimento do

assunto.

- Mercado de fornecedores e variáveis relativas ao preço do produto. É

muito importante que o profissional de suprimentos conheça quais são melhores

fornecedores de acordo com a demanda da empresa, e que saiba quais são as variáveis

que influenciam no preço de um produto (uma indústria que necessita de componentes

plásticos terá o preço de seus suprimentos afetados por uma alta no petróleo, por

exemplo).

- Supply Chain Management (SCM), ou gestão da cadeia de suprimentos.

Seguindo a definição do Council os Logistics Management, se trata da “coordenação

estratégica e sistêmica das funções de negócio tradicionais bem como as ações táticas

que perpassam essas funções numa companhia e através de negócios dentro da cadeia

18

logística com o propósito de aprimorar a performance de longo prazo das companhias

individualmente e da cadeia de suprimentos como um todo”.

- Cadeia produtiva. O comprador deverá estar inteirado de todo o modo de

produção do produto, pois saberá o momento em que o produto entrará na cadeia

produtiva, e terá como planejar estoque e prazos baseado na necessidade do setor de

produção da matéria-prima.

- Canais de distribuição. Trata-se da dependência reconhecida entre empresas

comerciais. Devido à complexidade do mercado, as empresas foram forçadas a

desenvolver relacionamentos com outras empresas, a fim de estabelecer uma rede de

benefícios através da especialização. Dessa forma, os empresários perceberam que as

empresas não são autossuficientes, mas que a integração entre elas poderia levá-las a se

tornarem mais competitivas em suas áreas de atuação.

- Consumidor. Há dois tipos de consumidores, o primeiro é um indivíduo ou

uma unidade familiar que adquire bens e serviços a fim de satisfazer necessidades

pessoais, e o segundo é um usuário empresarial, cujas compras são realizadas por uma

empresa, a fim de executar um trabalho dentro dela.

- Consumidor intermediário. Perspectiva, na cadeia de suprimentos, que

reconhece que o produto passa por consumidores intermediários até seu consumidor

final, como por exemplo, em empresa que vende sabão em pó para um mercado

varejista para que ele revenda o produto ao consumidor final.

- Just in Time. Este é um conceito de produção baseado na minimização (se

possível eliminação completa) de perdas na produtividade, e de constante melhoria.

Para isso é preciso manter apenas o estoque necessário, melhorar a qualidade do produto

para minimizar as perdas em função de defeitos de produção, reduzir o tempo de

produção otimizando o tempo.

- Logística. É o processo pelo qual ocorre o transporte e armazenamento de

produtos. O funcionário de compras deve conhecer a fundo os processos logísticos

19

inerentes ao ciclo de compras, como a chegada do produto ao armazém, a sua

estocagem, e como este produto será direcionado ao processo produtivo, para que possa

calcular o tempo entre cada uma destas etapas a fim de não atrasar a produção.

- Clientes Internos. São os departamentos da própria empresa que fazem

solicitações ao setor de compras.

- Clientes Externos. São os clientes da empresa, que consomem o produto final

da produção.

- Inventário do estoque. O inventário serve para conferir e contar os produtos

que estão no estoque. Assim o comprador saberá a quantidade de produto armazenado e

poderá fazer um planejamento para as futuras compras, minimizando as perdas e o

tempo ocioso da produção.

- Funcionamento dos demais departamentos da empresa. Numa indústria ou

unidade fabril, não só o setor de produção demanda bens e serviços ao setor de compras,

mas outros departamentos da empresa também dependem desta área para suprir suas

necessidades. Conhecer o funcionamento da empresa como um todo habilita ao

funcionário do setor de compras coordenar a demanda pelo serviço ou material,

impedindo a paralisação de algum setor pela falta de bem ou serviço necessário ao seu

funcionamento.

- Exercício fiscal. Período de 12 meses em que as empresas são obrigadas a

seguir a Lei Fiscal do país. No Brasil, o ano fiscal coincide com o ano civil, sendo

iniciado no dia 1 de janeiro e encerrado em 31 de dezembro.

- Política de compras. Conhecer a política de compras de uma empresa é

fundamental, pois a partir dela o profissional deverá pautar-se para definir o fornecedor

e a quantidade comprada.

- Lei da Oferta e da Procura. É a relação entre preço de um produto, sua

disponibilidade no mercado e a demanda por ele: se um produto tem uma demanda alta

20

pelos consumidores, e há pouca oferta deste produto, o preço do mesmo tende a subir.

Inversamente, se há alta disponibilidade do produto e pouca procura de compra desta

mercadoria, o preço cai. O entendimento da Lei da Oferta e da Procura, no setor de

compras, é essencial, pois a disponibilidade e a demanda influenciam diretamente o

preço do produto, o que capacita o comprador no momento da negociação com

fornecedores.

- EDI (intercâmbio eletrônico de dados ou em inglês Electronic Data

Interchang). Conceito que abrange a troca de informações por meios eletrônicos,

quaisquer que sejam estes meios.

- MRP (materials requirement planning, em português planejamento das

necessidades dos materiais). É uma estratégia que visa determinar as necessidades da

produção em relação à compra de materiais que serão usados na cadeia de fabricação de

um produto.

- T.I. (tecnologia da informação). Trata-se do departamento da empresa

responsável por toda parte tecnológica,

relacionada aos computadores, processamentos,

softwares e manutenção. T.I. refere-se a todas as

atividades relacionadas à computação.

- Hardware. É a parte física do

computador, ou seja, um conjunto composto por

componentes eletrônicos, circuitos e placas, que contém os dispositivos para processar e

guardar informações.

- Software. É a parte lógica do hardware: o software é o que conhecemos como

“programa”, ou seja, ele é capaz de integrar as partes do hardware (como memória,

disco rígido, unidade de CD ROM) e torná-las úteis para as pessoas.

21

1.4. Formação e Atuação do Profissional da Área de Compras

O profissional de compras ainda

não conta com uma formação em curso

superior específica para esta área. Em

geral, podemos dizer que este setor é

composto por pessoas formadas em

administração de empresas, economia,

engenharia de produção ou tecnologia em

processos gerenciais, atualmente oferecidos pela Fundação Getúlio Vargas.

Para o profissional que já atua na área e para os que estão iniciando, é muito

importante que se especializem e façam cursos de reciclagem periodicamente, através

de cursos de pós-graduação ou especialização em instituições de ensino superior ou

através de cursos de educação à distância.

Algumas faculdades oferecem cursos de especialização para profissionais que já

atuam na área, como a Especialização em logística empresarial na Universidade

Mackenzie e como a especialização em gestão de compras no varejo, da Fundação

Getúlio Vargas.

O profissional da área de compras procurado pelas empresas não é mais de um

simples burocrata, como se pensava no passado.

A partir de uma visão mais ampla das empresas a respeito do setor de compras,

como já mencionamos, o empregador

procura um funcionário com amplos

conhecimentos, que vão além das

capacidades administrativas e

gerencias, pois ainda que estes sejam

traços fundamentais do perfil de um

comprador em uma grande

22

corporação, ele também deve possuir conhecimentos em informática, contabilidade,

direito tributário e relações internacionais (no caso do fornecedor ser uma

multinacional, por exemplo).

Ressaltamos também que um bom profissional na área de gestão de compras

será aquele que tenha bons conhecimentos em técnicas de negociação, que saiba falar

pelo menos mais um idioma, de preferência o inglês, que é o mais utilizado em relações

comerciais com empresas multinacionais e estrangeiras, capaz de tomar decisões

medindo suas consequências e que seja objetivo e claro em suas negociações, a fim de

evitar a criação de vínculos pessoais com os fornecedores – fato que sempre pode levar

ao questionamento a respeito da honestidade do comprador e comprometer a imagem

deste e da empresa.

As estratégias adotadas por esse profissional devem levar em conta as

consequências de suas decisões na empresa como um todo, tanto na área interna, com

reflexos em setores como financeiro, marketing, planejamento e logística, quanto na

relação da empresa com o mercado, com os fornecedores e seus parceiros de negócio

em geral, ou seja, na imagem da empresa.

O trabalho no setor de administração de suprimentos

Em uma grande empresa, o setor de compras é estruturado hierarquicamente em

uma divisão que vai do auxiliar de compras ao gerente de compras. Podemos distinguir

as principais atribuições de cada cargo como segue:

- Auxiliar de compras. Responsável por transcrever pedidos, pela cobrança de

propostas, por auxiliar a atualização periódica do follow-up, funções de organização de

arquivos em geral, pela emissão e pelo carimbo de protocolos e pela elaboração de

pedidos simples.

- Comprador. Este profissional negociará com fornecedores, elaborará e

acompanhará o follow-up e fará a comparação entre propostas de diferentes

fornecedores.

23

- Comprador Sênior. Ele participará de negociações de itens de valores altos,

fará a análise de propostas comerciais mais complexas e dos fornecedores, além de

realizar visitas técnicas e de elaborar pedidos de alta complexidade (devido à

complexidade do produto, dos custos ou dos termos da negociação).

- Chefe/Gerente. É responsável pelo planejamento, organização, gestão pessoal

e orientação de toda área de compras. O chefe ou gerente também é responsável pelo

relacionamento da área de compras com os demais setores da empresa, com grandes

fornecedores e responde diretamente ao diretor da empresa pelas consequências das

decisões tomadas neste setor.

1.5. Ciclo operacional

É importante que o profissional de compras tenha conhecimento de todas as

etapas do ciclo operacional de gestão de suprimentos para que, ainda que não atue

diretamente na execução de todas as fases, se uma delas não for executada ou tiver sido

mal feita o conhecimento de todo processo permitirá ao comprador identificar o erro e

corrigi-lo, sem comprometer todo o ciclo de compras.

Podemos distinguir o ciclo de compras nas seguintes etapas:

1) Pedido de compra do departamento solicitante. Listagem do produto,

detalhando os seguintes itens:

- Qual departamento é o solicitante;

- Especificidade do material, detalhando quanto e qual a qualidade que serão

necessários;

- Unidade de medida;

- Quando e onde o produto será utilizado;

24

- Informações complementares, específicas a cada produto.

O pedido deverá ser feito pelo departamento solicitante e encaminhado ao setor

de compras, que analisa o pedido de acordo com os custos máximos autorizados pela

empresa para aquele determinado tipo de custo.

2) Coleta de orçamentos dos fornecedores e amostras do produto

demandado. Levantamento de pelo menos três orçamentos de fornecedores distintos,

assim como uma amostra do produto (se o tipo de pedido requer esta informação, para

assegurar a qualidade do mesmo), pois a seleção destes é uma das principais atribuições

do departamento de compras. O Departamento de Compras deve manter uma lista com

fornecedores aprovados para requisição de orçamento, mesmo no caso de itens

pequenos.

3) Negociação com fornecedores. Esta etapa é fundamentalmente atribuída ao

setor de compras, que será responsável pela negociação do preço, das condições de

pagamento e estabelecimento dos prazos de entrega necessários.

4) Definição de fornecedores. Pessoa ou empresa que produz, fabrica, importa,

distribui, comercializa produtos ou forneça serviços, podendo ser nacional ou

estrangeira, pública ou privada, inclusive bancos, instituições financeiras e seguradoras.

5) Emissão do pedido de compra. A emissão da ordem de compra, uma vez

aceita pela empresa fornecedora, configura um contrato legal, que implica na

obrigatoriedade de entrega das mercadorias de acordo com os prazos especificados no

contrato de compra estabelecido. O departamento de compras deve reter um protocolo

da ordem de compra que enviar ao fornecedor, a fim de poder conferir a mercadoria no

momento da recepção da mesma.

6) Acompanhamento do pedido e entrega. Desde a saída do material do

fornecedor a chegada do mesmo na empresa, o comprador deverá acompanhar o

processamento e todo processo logístico que implica na entrega da mercadoria, a fim de

evitar possíveis atrasos e consequente paralisação na produção.

25

7) Recebimento do material e conferência com o pedido executado. Na

recepção do material, a carga deve ser inspecionada, a fim de verificar que foram

enviados os itens corretos, na quantidade solicitada e que não houve danos à mercadoria

no transporte. A ordem de compra deverá ser usada como referência para comparação

do pedido recebido com o que foi pedido. Se houver qualquer dano à mercadoria, o

departamento deverá entrar em contato com o fornecedor e tomar as devidas

providências.

8) Direcionamento do produto. A partir da conferência do material, se não

houver nenhuma disparidade entre o solicitado e o enviado, a mercadoria deverá ser

enviada ao setor solicitante para o armazenamento ou para o setor produtivo.

9) Registro de entrada no estoque. No caso de armazenamento, deverá ser

feito o registro no estoque, constando data de entrada do produto, quantidade e local de

armazenamento.

10) Entrada da matéria-prima ou produto no processo produtivo. Este

processo consiste na saída do produto do estoque para entrada na produção. O

profissional de compras deve saber quando esta etapa se dá para que possa planejar o

controle dos estoques e novas solicitações do pedido.

1.6. O novo perfil do comprador

Tradicionalmente, o papel do comprador dentro da corporação era visto como

operacional e burocrático. Atualmente, o setor

compras tem-se tornado central para aquelas

empresas que visam atender bem seus clientes e que

querem reduzir custos – isto é garantido, em grande

parte, pela boa estruturação do setor de compras e por

funcionários competentes.

26

O profissional da área de suprimentos era, antigamente, definido como o

responsável por gerenciar o fluxo de suprimentos na proporção e no prazo necessário ao

fluxo de produção, contando com a instabilidade de fornecedores e adversidades na

logística, ao menor custo possível.

Atualmente, o que as empresas procuram é um estrategista, capaz de estabelecer

relações sólidas com seus fornecedores, que consiga administrar ciclos de compras

complexos, que seja hábil em planejar em longo prazo e que veja que as necessidades de

compras como investimento. Vamos listar algumas das características que as empresas

procuram nos compradores:

- Grande capacidade de negociação com fornecedores.

- Linguagem correta e objetiva, para que fiquem claros os termos da negociação

– o que evita problemas de comunicação entre cliente e fornecedor.

- Boa apresentação pessoal, agir com clareza e profissionalismo perante os

fornecedores, evitando a criação de vínculos de intimidade, o que pode comprometer a

ética profissional.

Entre as atribuições do profissional responsável pelas compras, podemos citar:

- Desenvolver ações de compras, acompanhamento no mercado dos produtos

vitais para o processo produtivo da empresa;

- Realização de contratos com fornecedores;

- Negociação com fornecedores – sempre respeitando os princípios de ética.

- Pesquisar novos fornecedores;

27

- Equilíbrio na relação custo/benefício na hora da decisão da compra, avaliando

as condições de pagamento, preço, prazo de entrega e qualidade do produto.

- Criar e atualizar um follow-up com todas as movimentações no setor de

compras.

28

Unidade 2 – Área de Compras

Olá,

Nesta unidade estudaremos as diferenças entre as abordagens tradicionais

utilizadas pelas empresas em relação ao departamento de compras, e qual é a postura

mais difundida atualmente entre os empresários.

Veremos como o setor de compras assume um papel estratégico dentro das

empresas, uma vez que o custo final de um produto é muito influenciado pelo valor de

compra dos suprimentos que são utilizados no início do processo produtivo.

Depois, veremos como o departamento de compras interage com as outras áreas

da empresa, quais são os tipos de compras que podem ser feitas, como é feita a

classificação de materiais e quais são os documentos mais utilizados nesta rotina de

trabalho.

Veremos detalhadamente como é feita uma requisição de compras, quais são as

estratégias de compras que podem ser adotadas por uma empresa, os possíveis modelos

de negócios e fundamentos de atendimento ao cliente.

Bom estudo!

29

2.1. Atribuições da área de compras

Até meados da década de 1970, podemos dizer que a função compras era apenas

uma função burocrática, ou seja, não ocupava um papel estratégico do ponto de vista

dos gestores da empresa ou da indústria. Isso quer dizer que este departamento era visto

apenas como um centro de operações, onde as ações se davam mecanicamente e o único

objetivo do setor era obter o menor preço de compra.

A Crise do Petróleo na década de 1970 levou a um rápido aumento no nível de

preços do petróleo, em decorrência da limitação

da oferta do produto no mercado, por parte dos

países exportadores de petróleo, e alterou

profundamente o cenário internacional, uma vez

que a oferta de matérias primas diminuiu

juntamente com considerável alta de preços –

como consequência da menor disponibilidade de

petróleo, que é matéria-prima para produção de milhares de itens de primeira ordem

para indústrias e empresas.

A partir disto, os empresários começaram a perceber a função estratégica da área

de compras, uma vez que saber o que, quanto, quando e como comprar, mostrou-se

essencial para todas as empresas.

O valor gasto com as compras de suprimentos para produção, em uma indústria,

tem um impacto final que varia entre 50% e 80% no total da receita bruta. Desta forma,

o setor de compras influencia diretamente no lucro obtido pela empresa. Também se

torna cada vez mais claro que o setor de compras, quando bem administrado e operando

eficientemente, diminui o risco de prejudicar clientes e outros departamentos da

empresa devido a falta de planejamento na hora de comprar suprimentos.

Alguns especialistas chamam este novo papel do setor compras como a

Revolução da Cadeia de Suprimentos. O estudo de Donald J. Bowersox, David J. Closs

30

e M. Bixby Cooper no livro “Gestão da Cadeia de Suprimentos e Logística” nos mostra

que, na década de 1990, o tempo médio que uma empresa gastava no processo de retirar

o pedido do estoque e entrega ao cliente variava entre 15 e 30 dias. Considerando os

padrões atuais, isso já é um longo tempo de espera para o consumidor e, se alguma

variável do processo não acontecesse conforme o planejado (falta de estoque, erros no

processo da ordem dos pedidos, problemas no gerenciamento logístico do material), o

tempo de espera era ainda maior.

Com o desenvolvimento de novas tecnologias, como o EDI (intercambio

eletrônico de dados), a estruturação de canais de distribuição mais eficazes, as novas

estratégias de marketing, logística e fabricação, a dinâmica da relação entre empresa e

cliente se modificou, fazendo com que aumentasse a qualidade do serviço e com uma

quantidade de recursos menor que no passado.

Podemos listar esquematicamente as funções atribuídas ao departamento de

compras em uma empresa:

- Recebimento do pedido de compras do setor produtivo, assim como dos demais

departamentos da empresa.

- Cotação de preços e seleção de fornecedores.

- Negociação com fornecedores, que envolve prazo de entrega do produto,

condições de pagamento e preço.

- Acompanhamento da entrega do produto.

- Inspeção da mercadoria recebida de acordo com o pedido realizado.

- Direcionamento do material para estoque, para o departamento solicitante ou

diretamente para o setor de produção.

- Administração do estoque de produtos.

31

- Análise e planejamento das necessidades de compras futuras do setor

produtivo.

Em toda grande empresa, é fundamental centralizar todos os pedidos de

suprimentos no setor de compras. Um dos maiores erros de muitas corporações é a

confusão desta atribuição com rotinas administrativas em geral, atribuindo a

responsabilidade das compras a pessoas não especializadas, como auxiliares

administrativos, estagiários ou secretárias. Sem desvalorizar as atribuições destes

profissionais, é preciso reconhecer que, dentro de uma grande corporação, compras

feitas sem a consideração do melhor custo/benefício geram um custo desnecessário para

empresa.

É necessária a estruturação de um setor de compras composto por profissionais

qualificados, onde o funcionário mais valorizado é aquele que, além de ter formação e

especialização na área, conhece os fornecedores disponíveis no mercado, tem noções de

finanças (para cálculo de custo/benefício dos produtos, por exemplo), e que conhece as

necessidades da empresa.

32

Texto complementar

“Em 1999, com a desvalorização do real, as importações ficaram muito mais

caras. Muitos fornecedores quiseram repassar esse custo, o que causaria um aumento

geral dos preços, ou seja, inflação. Entretanto, o departamento de compras das grandes

redes varejistas se recusaram a comprar de fornecedores que aumentaram abusivamente

seus preços. Segundo eles próprios explicaram, a área de compras deve assumir o papel

de controlador de preços e autorizador de aumentos. Um diretor do Pão de Açúcar

comentou que a área de compras deve funcionar como um dique, deixando passar

apenas um pouquinho de água e garantiu que não fez nenhuma encomenda, que só

compraria de quem não aumentasse os preços abusivamente. Essa estratégia pode ser

melhor compreendida pelo poder de barganha do comprador e a grande concorrência

entre fornecedores, como ele mesmo explicou, “para cada cinco fornecedores em linha,

há cinco querendo entrar”. Ela decorre também da influência que o departamento de

compras tem com relação à imagem institucional da empresa. Já o Carrefour

simplesmente suspendeu a compra de duas das mais famosas marcas de café, trocando-

as por outras mais baratas, porque elas tinham aumentado seus preços em ate 45%. Os

fabricantes criticaram essa estratégia dos varejistas de não aceitar os aumentos dos

fornecedores, afirmando que ela era pura jogada de marketing. Como disse uma nota

divulgada pela empresa dona das duas marcas de café recusadas pelo Carrefour devido

ao reajuste dos preços, “eles estão se aproveitando desta situação critica para passar a

imagem de que são os guardiões dos preços””.

Fonte: Martins, Petronio G. e Alt, Paulo Renato Campos. “Administração

de Materiais e Recursos Patrimoniais”. Editora Saraiva, São Paulo, 2000. (pág.67)

33

Interação da área de compras com os demais departamentos da empresa

Podemos dizer que toda empresa que visa ser bem sucedida no alcance de seus

objetivos deve trabalhar no sentido de integrar seus departamentos o máximo possível, a

fim de que seus esforços se somem no objetivo de alcançar as metas estabelecidas pela

empresa.

A área de compras interage com os demais departamentos da empresa,

recebendo e processando informações (em geral solicitações de compras), assim como

enviando aos outros departamentos informações necessárias aos seus processos de

tomadas de decisão.

Podemos relacionar as informações que chegam e saem do departamento de

compras em relação às outras áreas da empresa:

Setor de Fabricação ou Produção

Entrada: demanda de matéria-prima ou de materiais necessários à produção e

informações sobre estoque.

Saída: prazos de entrega de mercadorias e previsão de recebimento de material.

Departamento de Qualidade

Entrada: dados a respeito da qualidade dos produtos, que serão considerados no

momento da escolha dos fornecedores, no momento de chegada do produto solicitado, e

especificações dos produtos demandados.

Saída: histórico sobre a qualidade dos produtos dos fornecedores.

34

Engenharia de Produto e de Processos

Entrada: detalhes sobre a necessidade de novos materiais, produtos que devem

ser pesquisados e comprados, solicitações de levantamentos prévios sobre fornecedores

e preços.

Saída: informações sobre fornecedores, preços e prazos de entrega.

Departamento Jurídico

Entrada: pareceres sobre processos de compra, contratos assinados, assessoria

jurídica.

Saída: pedidos de análise e pareceres, informações sobre os fornecedores.

Departamento de TI ou Informática

Entrada: informações a respeito de novas tecnologias que podem ser usadas no

processo de compras, suporte técnico para EDI.

Saída: dados sobre fornecedores, cópias de ordens de compra, contratos de

prestação de serviços.

Departamento de Marketing e Departamento de Vendas

Entrada: informações sobre o mercado de compradores, novos concorrentes,

novos produtos, novas tecnologias de produtos e processos.

Saída: custos de promoções, informações sobre o mercado fornecedor.

35

Departamento Financeiro

Entrada: custo das compras, limite de gastos, disponibilidade de caixa, assessoria

no momento da negociação com os fornecedores e no momento em que se tratar sobre

condições de pagamento.

Saída: orçamentos de compras, compromissos de pagamentos, custo dos itens

comprados, informações para estudos sobre a relação custo/benefício da compra.

2.2. Tipos de compras

Conforme vimos, a decisão da compra no departamento de suprimentos vem da

necessidade demandada por outros departamentos ou pelo setor produtivo. Dependendo

da origem da compra, podemos classificá-la como local ou por importação, sendo

necessária a presença de um especialista em comércio exterior nesta operação. De

acordo com a natureza do produto, podemos dividir os tipos de compra em duas

categorias: compras para investimento e compras para consumo. Vamos detalhar estes

dois modelos abaixo.

Compra para investimento

É o ato de comprar bens e equipamentos que compõe o capital ativo da empresa,

ou seja, são recursos patrimoniais. Podemos

chamar de bens patrimoniais: prédios,

equipamentos e veículos da empresa, por

exemplo. Os bens patrimoniais podem ser

divididos em:

- Equipamentos. Exemplos: máquinas

operatrizes, caldeiras, reatores, pontes rolantes, ferramentas especiais, veículos,

computadores e móveis.

36

- Prédios, terrenos e jazidas. Exemplos: edifícios e instalações prediais em geral,

terrenos e jazidas.

Compra para consumo

É a compra de matéria-prima e produtos necessários para produção, incluindo

material de escritório – também pode ser

denominado “compra de custeio”. As compras

para consumo podem ser divididas nas seguintes

categorias:

- Compra de materiais produtivos. Os

materiais produtivos são as matérias primas e outros materiais que integram o produto

final, o que varia de uma empresa para a outra.

- Compra de materiais improdutivos. Os materiais improdutivos são aqueles

consumidos cotidianamente e que não farão parte do produto final.

A organização no setor de compras

A política do departamento de suprimentos definirá como serão feitas as

compras da empresa de acordo com a necessidade da produção. As compras podem ser

centralizadas ou descentralizadas, e é comum que as empresas formem um comitê de

compras, em que representantes das áreas que demandam pedidos ao setor de compras

participam das decisões deste setor.

Centralizar as decisões de compras ocorre quando todos os pedidos de compras

são feitos por um único departamento e atingem todas as filiais da empresa. Por

exemplo, quando uma empresa tem filiais por todo país e sua matriz é na cidade de São

Paulo, se as compras são centralizadas, isso significa que a matriz em São Paulo

realizará todos os pedidos de compras que se referem as filiais, ainda que estejam muito

distantes.

37

Existem defensores da centralização e da descentralização do setor compras, a

eficiência do modelo adotado variará de acordo com o porte da empresa e do tipo de

produto fabricado. Apresentamos abaixo as vantagens de cada modelo.

Vantagens da centralização

- O comprador passa a ter um maior poder de pressão perante os fornecedores

em virtude de maior poder de compra (pois os volumes das compras são maiores).

- Redução dos preços médios dos produtos.

- Melhor análise do mercado de fornecedores, em decorrência da maior

especialização do serviço de compras.

- O valor dos preços entre as diferentes unidades da empresa é uniformizado.

- O estoque é melhor gerido.

- O procedimento de compras é o mesmo para todas as unidades da empresa.

Vantagens da descentralização

- O comprador tem maior conhecimento dos problemas locais de fornecimento.

- O setor de compras tem maior agilidade em atender às demandas da sua

própria unidade.

- A administração de quantidade e qualidade de material estocado atende às

necessidades regionais de produção.

- Aumento da flexibilidade na aquisição de materiais.

- Maior autonomia para administração da filial.

38

Analisando os fatores relativos a cada modelo, podemos dizer que a melhor

política adotada pela empresa será de combinar a centralização e a descentralização das

compras de acordo com a categoria do produto.

Itens de grande valor devem ser comprados de maneira centralizada, enquanto

aqueles de valor reduzido devem ser comprados diretamente pela unidade que fará uso

deles, uma vez que sua circulação é maior e deve atender às necessidades regionais das

filiais.

2.3. Classificação de Materiais

O de setor compras lida com produtos e matérias primas no seu cotidiano,

fazendo orçamentos, verificando a qualidade do

material a ser comprado, analisando e planejando a

necessidade de compra dos produtos de acordo com o

processo produtivo.

Com isso, conhecer a classificação dos

materiais e sua inserção na cadeia de produção se torna

fundamental para o profissional da área de compras.

A classificação dos materiais é uma forma de

agrupá-los de acordo com suas características comuns e

seu uso no processo de produção. É de suma importância que o profissional do setor de

compras conheça os conceitos de classificação de materiais, uma vez que muitos

departamentos de suprimentos dividem seus compradores de acordo com a categoria do

produto a ser comprado, e saber classificar o produto faz parte do planejamento de

estoque. Os materiais podem ser classificados de acordo com os seguintes critérios:

39

Identificação

Primeira etapa de classificação, que é o registro das características particulares

do produto. Os dados podem ser: dimensão das peças, acabamento do produto, cor,

normas técnicas do material e referências da peça ou da embalagem. A identificação

pode ser descritiva, quando relata detalhadamente todos os dados do material ou

produto, e referencial, quando se refere ao nome dado ao produto pelo fornecedor.

Codificação

A codificação é a atribuição de uma numeração padrão ao produto, a fim de

identificá-lo através de seus números ou letras. A classificação pode ser feita através de

números (sistema numérico), através de letras (sistema alfabético), através de números e

letras (sistema alfanumérico) ou através de código de barras. Este passa a ser o “nome”

do produto.

Cadastramento

Esta fase diz respeito ao cadastro do produto nos registros da empresa, com

todos os dados relativos ao material ou produto.

Catalogação

A catalogação é a última etapa na classificação do material, ocorre quando todos

os dados referentes ao produto são identificados, codificados e cadastrados a fim de

serem disponibilizados para consulta a todas as áreas da empresa. Deve-se evitar uma

catalogação complexa, pois os dados devem ser postos de forma simples para que haja

um bom entendimento do que está sendo dito por qualquer profissional que precisar

daquela informação.

40

Fluxo de Materiais

Do momento em que o material entra no processo produtivo até a elaboração do

produto final, ele sofre transformações e acréscimos, fazendo com que passe

gradativamente de uma classificação para outra. Ele passa por cinco estágios de

transformação, conforme ilustra a figura abaixo.

Conforme ilustrado, os materiais se classificam de acordo com seu estágio no

processo de produção. Todo produto acabado deve ter passado por todos os estágios

anteriores. Em cada um destes momentos, a empresa deverá ter no seu estoque, cada um

desses tipos de materiais ao longo do processo de produção. A quantidade que deverá

ser estocada e o momento da compra de cada tipo de material são responsabilidades do

setor de compras.

41

2.4. Documentos usados pela área de compras

O setor de compras lida com diversos documentos em seu cotidiano. Desde

formulários de pedido de compras até contratos com fornecedores. Os formulários

internos, protocolos e contratos são específicos para cada empresa e para cada situação

de compra, mas há um conjunto de documentos que sempre está presente na rotina do

comprador e que deve ser conhecido minuciosamente, a fim de evitar possíveis erros de

compras que sempre prejudicam a cadeia produtiva. Relacionamos abaixo os

documentos mais utilizados e suas especificidades.

Formulário de pedido de compra

Documento enviado ao setor de compras pelos clientes internos (departamentos

de dentro da própria empresa). Itens presentes no formulário de pedido de compra:

definição da unidade que será utilizada, quantidade da unidade, o preço unitário e a

especificação do suprimento.

Ordem de serviço

A ordem de serviço é um documento que especifica um serviço a ser executado.

Quando é emitida para os funcionários internos de uma empresa, em geral, trata-se de

um comunicado determinando a execução de determinado serviço. Quando a ordem de

serviço dirige-se a um fornecedor, ela deverá especificar os dados do produto solicitado

(nome, identificação, quantidade, prazo de entrega).

Contratos

Os tipos de contratos mais utilizados entre clientes e fornecedores são os de

pedido de compra, contrato em aberto, por cotas de fornecimento ou entrega, de

fornecimento em conta corrente, de fornecimento de serviços e de intenção de compra.

42

Um pedido de compra ou pedido de fornecimento é considerado um contrato, e é

um meio de formalizar a compra, em especial de pedidos repetitivos, que apresentam

um custo baixo e curto prazo de entrega.

O contrato aberto (também conhecido como

contrato guarda-chuva) é aquele que define preços

unitários e condições do serviço de fornecimento

após a negociação entre empresa e fornecedores.

Quando o setor de compras precisar do

produto, ele emitirá uma ordem de serviço definindo

apenas o prazo de entrega (ou outras variáveis não

contempladas no contrato), uma vez que os outros

fatores já estão definidos.

Este tipo de contrato é usado por montadoras, por exemplo, uma vez que com

este tipo de acordo firmado podem programar a entrega de peças e planejar sua

incorporação no processo produtivo com antecedência.

Um contrato por cotas de fornecimento ou entrega é um modelo em que o cliente

compromete-se a comprar uma quantidade fixa do produto por determinado tempo, por

exemplo, 1.000 unidades em um mês.

O contrato de fornecimento em conta corrente é aquele em que o comprador faz

os pedidos durante determinado período de tempo, um mês, por exemplo, e no final

deste período o fornecedor emitirá uma única fatura. É usado nas compras de pequenos

valores realizados com alta frequência.

O contrato de fornecimento de serviços estabelece que o fornecedor, prestará um

determinado tipo de serviço, de qualquer tipo ou natureza. É utilizado para formalizar

uma prestação de serviços, como por exemplo, terceirização do serviço de T.I. ou

limpeza.

43

Por último, o contrato de intenção de compra é o menos utilizado, e se dá

quando um fornecedor desenvolve um novo produto, os compradores se comprometem

a adquiri-lo, permitindo aos fornecedores uma estimativa de quanto será vendido. Isso

acontece, por exemplo, na compra de um novo modelo de avião.

Orçamento

Trata-se de uma listagem de custos, relacionando nome do produto, custo

unitário, unidade utilizada, quantidade de unidades solicitadas, preço total do item e

custo total do orçamento.

Inventário

É a relação de contagem física dos bens materiais em estoque que serão usados

no processo produtivo, e que precisa ser o mais minucioso quanto possível nos detalhes

descritos. Empresas que manufaturam produtos em geral possuem três módulos de

inventário de seus produtos:

- Inventário do Estoque de Matéria-prima. Como o próprio nome diz, é o

inventário que relaciona toda matéria-prima que será utilizada no processo produtivo,

listando dados referentes às quantidades, valores e descrição dos materiais.

- Inventário do Material em Processo. Conforme vimos anteriormente, os

materiais em processo são aqueles que já entraram na cadeia de produção e serão

transformados em produtos mais complexos, este inventário relaciona tais produtos para

contabilizar sua quantidade no processo de produção.

- Inventário dos Produtos Finais. Relação dos dados a respeito dos produtos

acabados que serão comercializados pela empresa.

Em relação ao modo como são executados os inventários, podemos dividi-los

em duas categorias: o inventário periódico e o inventário rotativo.

O inventário periódico é aquele feito em um período determinado, em geral ao

final de um exercício fiscal ou duas vezes ao ano, e quando é feita a contagem física de

todos os itens estocados. São deslocados vários funcionários com a função específica da

44

contagem, uma vez que esta deverá ser feita em um curto período de tempo (entre 1 e 3

dias em geral).

O inventário rotativo é o procedimento de contagem permanente dos itens em

estoque. A empresa contrata trabalhadores com a função específica de contar os

produtos em estoque, de forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez a

cada exercício fiscal.

Protocolo

Os protocolos são documentos que listam o fluxo de determinado material, que o

acompanham até o receptor que deve assinar o protocolo, constando que está recebendo

os itens relacionados nas quantidades citadas. O protocolo serve como documento

comprobatório de entrega de materiais e de documentos. Existem protocolos com vários

usos, como protocolo de entrada e saída de materiais e protocolo entrega e recebimento

de documentos, por exemplo.

Notas fiscais

As notas fiscais são documentos que comprovam a realização de uma transação

comercial, tanto no que diz respeito à compra e venda de produtos quanto na

contratação de serviços. São usadas para o pagamento do serviço ou bem adquirido, e

posteriormente armazenadas em arquivo para documentar a ação de compra de um

produto ou serviço.

Fatura

Documento que relaciona os custos de várias vendas a prazo, onde podem ser

incluídas mais de uma nota fiscal. Geralmente o comprador receberá a fatura de um

fornecedor de quem sempre compra bens de baixo valor e com alta frequência.

45

2.5. Requisição de compras

Podemos dizer que o processo de requisição de compras, geralmente, começa a

partir da necessidade de determinado setor dentro da empresa de suprimento de

material, ou da necessidade do setor de produção na fabricação de um bem. A partir da

constatação dessa necessidade, o setor solicitante realiza o pedido do produto ao setor

de compras através de um formulário padrão adotado em cada empresa.

Ao receber a solicitação, o setor de compras irá verificar se a empresa já tem um

fornecedor padrão para aquele produto e, se

tiver, encaminhará o pedido para o

fornecedor via formulário de requisição de

compras, que deve ser sempre protocolado.

Se a empresa não tiver um fornecedor já

estabelecido, o responsável pela compra

deverá realizar um levantamento de, no

mínimo, três fornecedores do produto em

questão, e solicitar a eles um orçamento.

Além disso, o funcionário deverá fazer um levantamento de dados da empresa,

visando à análise das garantias que o fornecedor pode oferecer. Os orçamentos, assim

como o levantamento feito sobre cada fornecedor, deverão passar por uma avaliação

técnica, de adequação do produto e de precificação. O parecer da análise técnica deverá

ser encaminhado para o departamento financeiro, para que este verifique se os valores

estão dentro do orçamento geral da empresa.

Após este processo, o solicitante deverá colher à aprovação final do setor

financeiro juntamente com a aprovação da análise técnica. A partir da obtenção da

aprovação final, o setor de compras fará a solicitação para o fornecedor aprovado. É

importante destacar que a solicitação de compras feita ao fornecedor deverá sempre ser

o mais detalhada possível para evitar possíveis erros de comunicação e atrapalhar a

relação entre cliente e fornecedor.

46

Feito o pedido, o setor de compras é responsável pelo acompanhamento do

mesmo até que ele chegue ao local de destino. Na entrega do material solicitado, um

funcionário do departamento de compras deve ser designado para conferência do

produto, a partir da solicitação de compra protocolada pelo fornecedor. Se houver

alguma incompatibilidade, a mercadoria deverá ser devolvida e o responsável deverá

entrar em contato com o fornecedor para solicitar um novo pedido.

Este tipo de erro geralmente indica um fornecedor pouco comprometido, e o

gerente da área de compras deve avaliar se é o caso de troca de fornecedor em futuros

pedidos de compra. Se na conferência do produto a mercadoria entregue corresponder

ao solicitado, o funcionário do setor de compras ficará responsável por encaminhar o

produto ao departamento solicitante do mesmo.

Planejamento e Controle da Produção (PCP)

Nas empresas que trabalham com manufaturas, é importante a presença do setor

de Planejamento e Controle da Produção (PCP), para lidar com a complexidade do ciclo

produtivo. O PCP assume uma dupla função: a responsabilidade pelo planejamento e

pela programação do ciclo produtivo de materiais. O profissional de compras deve

conhecer o funcionamento do PCP, uma vez que lida diretamente com ele na requisição

de materiais, e deve responder às solicitações com a maior agilidade possível, a fim de

evitar a parada do setor de produção; o Planejamento e Controle da Produção é um elo

estratégico para o trabalho de um comprador.

Por um lado, o PCP analisa as necessidades do setor produtivo antecipadamente

e, assim, o que deverá ser solicitado em termos de matérias primas, materiais, serviços,

mão de obra, máquinas e equipamentos.

Este setor também monitora e controla o funcionamento do setor de produção

frente ao planejamento realizado anteriormente, corrigindo eventuais falhas que possam

acontecer durante a cadeia de produção. Desta forma, o Planejamento e Controle da

Produção está presente durante todo processo produtivo, seja no planejamento e

programação na fabricação do produto, controlando o funcionamento do ciclo

47

produtivo, assim como depois da execução, analisando os resultados obtidos com

aqueles previamente projetados.

Além de se relacionar com o departamento de compras, o PCP interage com os

departamentos de engenharia industrial, na programação de máquinas e equipamentos,

com o departamento de recursos humanos, na solicitação de mão de obra, setor

financeiro, a fim de calcular os níveis de estoque (baseados na disponibilidade

financeira da empresa), e a produção para programar e supervisionar o ciclo produtivo.

O Planejamento e Controle da Produção trabalha com grande quantidade de

informações, e por isso deve estar organizado em fases de trabalho, a fim de organizar

todos os dados relevantes e realizar o planejamento e controle da produção. Detalhamos

abaixo, respectivamente, as quatro fases principais de trabalho.

Projeto de Produção

A primeira fase estabelece os parâmetros do PCP, definido como será realizado

o sistema de produção e quais serão suas dimensões. O projeto de produção permite

uma visão ampla de todo ciclo produtivo, de como ele poderá operar e das necessidades

para produzir resultados. O projeto se apoia em determinados critérios, como:

- Quantidade e características das máquinas e equipamentos. Este dado vai

basear a avaliação da capacidade de produção da empresa, através do levantamento das

máquinas e equipamentos disponíveis em cada setor da produção.

- Quantidade de pessoal disponível. Refere-se ao quadro de pessoas e de cargos

que elas ocupam na empresa, o que da uma ideia da força de trabalho disponível.

- Quantidade de estoque e especificidades da matéria-prima. Este critério

permite a avaliação da disponibilidade dos insumos para produção, feito a partir dos

dados fornecidos pelo inventário de matérias-primas.

48

- Métodos e procedimentos de trabalho. Análise do tempo gasto para realização

de um trabalho e como ele é executado.

Coleta de informações

A segunda fase do PCP é a etapa de coleta de informações, que terá a função de

embasar o projeto de produção, permitindo sua montagem, quantificação e dinamização.

É o detalhamento da primeira fase. Os dados a serem considerados neste levantamento

são, respectivamente: a capacidade dos equipamentos de produção e fatores que

influenciam sua eficiência; a sequência da cadeia de produção; qual é o método usado

na realização de uma tarefa pelo trabalhador e quanto tempo ele demora, em média, para

execução da mesma; o horário de trabalho e possíveis incentivos para aumentar a

produtividade; e, por fim, o volume de material estocado e controle de estoque.

Planejamento da produção

A terceira fase do Planejamento e Controle da Produção é responsável pela

definição do que a empresa produzirá por determinado período de tempo, e esta

determinação será baseada na capacidade de produção aliada à expectativa de vendas do

produto a ser fabricado. O planejamento da produção é realizado em três etapas,

conforme a seguir:

1) Formulação do plano de produção. É a indicação do que a empresa pretende

produzir e o período de tempo em que isto deverá ser feito. Esta etapa dimensiona a

carga de trabalho, para que não haja sobrecarga nem períodos de ociosidade no setor

produtivo.

2) Programação da produção. Trata-se do detalhamento do plano de produção,

definindo quando as tarefas e operações relativas à produção deverão ser realizadas,

assim como a quantidade de tarefas que será distribuída em determinado espaço de

tempo.

49

3) Execução do plano de produção. É a fase em que o plano de produção é

realizado, e isto é feito através da emissão de ordens feitas aos departamentos

envolvidos, como ao setor de compras, por exemplo. Nesta fase, o departamento de

suprimentos pode receber uma ordem de compra do PCP, que é a solicitação de matéria

prima ou material.

Controle da produção

É a última fase de trabalhos do Planejamento e Controle da Produção, e neste

momento o objetivo é acompanhar, supervisionar, avaliar e regular a atividade

produtiva, a fim de mantê-la de acordo com o planejado.

2.6. Estratégias e metas

Elaborar uma estratégia é a preparação de um conjunto de meios de ação para se

alcançar um fim determinado. A palavra estratégia vem do grego, a partir da

composição de stratus (exército) e ago

(liderança, comando), e seu significado

primário é “a arte do general”. Em uma

empresa, a estratégia é utilizada para

alcançar os fins propostos pela empresa em

sua política, em um prazo determinado.

Dependendo da empresa e de seu

processo produtivo, ela adotará determinada estratégia de compra. Existem, a rigor,

duas estratégias relacionadas aos suprimentos de produtos e materiais relativos à

produção: a verticalização e a horizontalização.

A verticalização prevê que a empresa irá produzir internamente todos os

insumos que necessitar em seu ciclo produtivo. Este modelo foi predominantemente

utilizado no início do século XX. A principal vantagem dele é a independência perante

fornecedores e a assimilação dos lucros que seriam repassados para estes.

50

A desvantagem é uma diminuição da flexibilidade da empresa para alterar seu

processo produtivo, uma vez que ela possui um grande capital imobilizado na forma de

equipamentos e instalações, o que torna muito custoso uma alteração do processo

produtivo em razão da alteração da demanda, por exemplo.

O exemplo clássico do modelo verticalizado é a montadora Ford que, no começo

do século XX, produzia todos os itens necessários à produção do veículo Ford-T, como

aço, vidro, centenas de componentes, pneus e até mesmo a borracha para fabricação dos

automóveis (chegando a plantar seringueiras no Amazonas para tal).

A horizontalização, ou terceirização (também conhecida como parcerias),

refere-se à estratégia de comprar de fornecedores o máximo possível de itens

necessários para produção do produto final, a não ser processos fundamentais do ciclo

produtivo, por uma questão de exclusividade no uso de determinada tecnologia, controle

da qualidade do produto e responsabilidade final sobre o mesmo.

Este é o modelo mais largamente utilizado pelas empresas atualmente, uma vez

que reduz os custos de produção, já que não há necessidade de imobilizar capital em

instalações e equipamentos, assim como aumenta a flexibilidade da empresa, que pode

produzir de acordo com as variações da demanda no mercado. As desvantagens deste

modelo são poucas, mas podemos citar a possível perda do controle tecnológico sobre a

produção de componentes e a perda de parte do lucro, que é repassado ao fornecedor.

Estratégias dentro de um modelo terceirizado

Para um profissional de compras, é essencial que seja capaz de elaborar e

executar estratégias, a fim de alcançar os objetivos propostos pela organização, uma vez

que seu trabalho afeta diretamente os lucros obtidos e a competitividade da empresa no

mercado em que atua.

51

Tradicionalmente, as empresas não valorizavam uma relação profissional que

aproximasse compradores e vendedores, mas

atualmente é reconhecido que, para a realização

de uma estratégia de compras eficaz, capaz de

dar suporte ao setor produtivo, é necessário o

estabelecimento de uma parceria entre

compradores e fornecedores mais sólida e

próxima, em termos profissionais.

Foram desenvolvidas três estratégias a serem aplicadas para a melhoria contínua

deste fluxo entre compradores e fornecedores: consolidação do volume, integração

operacional dos fornecedores e gestão do valor. Apresentaremos mais detalhadamente

as estratégias a seguir.

Estratégia da Consolidação do Volume

A estratégia de consolidação do volume representa a redução na quantidade de

fornecedores de determinado insumo. Até os anos de 1980, a prática mais comum

adotada pelas empresas era ter um grande número de fornecedores, pois um número

elevado de propostas incentivaria a diminuição do valor da oferta e reduziria a

dependência da empresa em relação a seus fornecedores.

A vantagem de se consolidar volumes é o aumento da participação do

comprador nos negócios de seu fornecedor, e este fato apresenta muitas vantagens para

o comprador. Em primeiro lugar, o poder de negociação do comprador aumenta.

Em segundo lugar, mas não menos importante, o fornecedor retira vantagens

desta parceria, uma vez que o grande volume demandado permite maior investimento

no setor produtivo de sua empresa – já que ele possui um contínuo investimento nela,

vindo da compra constante de suprimentos –, fato que barateia o custo de seu produto e

aumenta sua eficiência. Se o comprador sempre muda de fornecedores, estes não terão

incentivos para realizar tais investimentos.

52

É fato que ter um único fornecedor apresenta riscos, e por isso, a estratégia de

consolidação do volume é sempre acompanhada de rigorosos estudos sobre a seleção e

certificados apresentados pelos fornecedores, a fim de avaliar os riscos. Esta estratégia

não implica em comprar sempre de um mesmo fornecedor todos os produtos ou um bem

específico, mas que a quantidade de fornecedores diminua. Em todo caso, quando

apenas uma fonte de suprimentos é eleita, é essencial que se estruture um plano

alternativo.

Estratégia da Integração Operacional dos Fornecedores

É a etapa seguinte à consolidação de volumes, e que visa criar uma sinergia entre

compradores e vendedores, baseando-se na reciprocidade entre eles, a fim de melhorar

os serviços prestados. É o desenvolvimento de uma aliança para reduzir o custo do

produto e aumentar a integração operacional, onde compradores e fornecedores

trabalham em um esforço contínuo para identificar os processos envolvidos na cadeia de

suprimentos e adequá-los às necessidades presentes na cadeia de produção. Redução de

custos, desenvolvimento de uma parceria que beneficie tanto compradores quanto

vendedores e eliminação de desperdício são os grandes objetivos da integração

operacional dos fornecedores.

Podem ser usadas varias estratégias a fim de aperfeiçoar a relação comprador-

vendedor. Um exemplo é o envio, por

parte do setor de compras, de

informações detalhadas sobre vendas e

pedidos da empresa e, a partir destes

dados, o fornecedor é capaz de se

posicionar melhor para atender as

necessidades do comprador a um custo

mais baixo, uma vez que o primeiro usa as informações no planejamento de seu setor

produtivo, reduzindo as práticas ineficientes em termos de custos para o produto final.

Outro método, que pode ser utilizado em conjunto com os outros, é o

estabelecimento de um canal direto de informações, reduzindo o tempo para realização

53

do pedido e diminuindo o risco de erros de comunicação. Em algumas empresas, foi

desenvolvida uma parceria que implementou o aprendizado bidirecional, como é o caso

da Honda dos Estados Unidos:

“Por exemplo, a Honda norte-americana trabalha junto com os fornecedores

para melhorar a gestão de qualidade destes. A Honda visita as instalações do

fornecedor e ajuda a identificar maneiras de melhorar a qualidade. Tais melhorias

acabam por beneficiar a Honda porque reduzem os custos de retrabalho do fornecedor

e oferecem à Honda materiais de melhor qualidade.” (Bowersox, Closs e Cooper, em

“Gestão da Cadeia de Suprimentos e Logística”, pág. 94.

Estratégia da Gestão do Valor

A gestão do valor é uma estratégia complexa, que só pode ser concretizada se a

integração operacional dos fornecedores for realizada antes. Esta estratégia pressupõe a

definição do fornecedor na etapa inicial de desenvolvimento do produto, para que ele

trabalhe em parceria com a empresa e o custo final do produto diminua.

No desenvolvimento de um produto há cinco etapas, a partir do surgimento da

ideia, a avaliação da mesma, o desenvolvimento do conceito, e elaboração do projeto e,

por fim, a realização do protótipo. Quanto mais avançada está a elaboração do produto,

mais difícil será alterar o projeto.

Por outro lado, alterações no início dessa cadeia são mais facilmente

assimiladas. Desta forma, se a empresa define o fornecedor no início do projeto, muito

antes da real necessidade de fornecimento do produto, é possível que este analise o

projeto inicial e contribua no mesmo a fim de reduzir os custos de produção.

54

Este foi o caso de uma montadora de automóveis que, durante o projeto de um

para-choque para um novo modelo de

automóvel, em desenvolvimento, recebeu a

visita do engenheiro da empresa responsável

pelo fornecimento de um suporte, que já havia

sido definido desde o projeto inicial.

Este engenheiro da fornecedora

perguntou ao engenheiro de projetos da

montadora se seria possível deslocar a posição do suporte 1,3 cm e, após a análise, o

último respondeu que a mudança poderia ser feita sem custos adicionais no produto

final. Com esta pequena mudança, a fornecedora poderia produzir o suporte a partir de

moldes que já possuía, e não precisaria investir na elaboração de novos moldes, o que

reduziria o custo entre 25 e 30%.

Desta forma, vemos que a gestão do valor atua de forma integrada com a

consolidação de volume e a integração operacional dos fornecedores. Por ser muito

abrangente, esta estratégia vai além do setor de compras, e necessita da colaboração de

outros profissionais, tanto dentro da empresa quanto fora dela. É importante que

departamentos como engenharia, produção, marketing e logística, assim como os

funcionários dos fornecedores atuem em conjunto para realização desta estratégia.

2.7. Modelos de Negócios na Cadeia de Suprimentos

Modelo Preventivo

Também podendo ser conhecido como modelo empurrado, este é o modelo

tradicionalmente utilizado pelas empresas desde a Revolução Industrial. Uma vez que as

informações sobre o padrão de compras do cliente não eram disponibilizadas, já que as

empresas não estabeleciam vínculos sólidos com seus fornecedores, as operações

industriais eram planejadas de acordo com a expectativa de venda.

55

Como essa previsão em geral não condizia com o que era realmente demandado,

havia uma descontinuidade entre o que planejavam e o que de fato executavam, o que

implicava em aumento dos custos de produção.

As etapas típicas do modelo de negócios preventivo são: prever, comprar

materiais, fabricar, armazenar, vender e entregar. Em empresas que distribuem produtos

já manufaturados, era necessário realizar a compra de um grande estoque baseado na

estimativa de vendas. O maior problema desta prática é que, a probabilidade da previsão

de vendas se mostrar equivocada era grande, o que tornava o negócio altamente

arriscado.

Modelo Reativo

O modelo de negócios reativo difere do preventivo, pois ele visa eliminar ou

reduzir ao máximo as compras baseadas em previsões. Para isto, ele conta com a

integração de todos os elementos na cadeia de suprimentos, a fim de realizar as compras

como resposta à demanda do mercado, e não antes dela.

No momento em que todos que compõe o ciclo produtivo unem esforços e se

comunicam melhor, aparecem oportunidades de reduzir o estoque geral e eliminar o

retrabalho. Como este modelo visa responder à demanda por produtos, esta prática

agiliza o processo de produção e entrega de produtos, satisfazendo o cliente.

Além disso, o modelo reativo tem menos etapas que o preventivo, e são elas:

vender (para o consumidor final), comprar

componentes e materiais, fabricar e

entregar para o cliente. O fato de ter

menos etapas reduz o custo do produto e

diminui o tempo entre o recebimento da

encomenda e da entrega ao consumidor.

A grande vantagem do modelo

reativo, e o motivo pelo qual ele é largamente utilizado nas empresas atualmente, é que

56

este é o modelo perfeito para empresas que vendem produtos customizados, e este

segmento tem ganhado cada vez mais força no mercado atual. Os canais de

comunicação direta do cliente com a empresa (em particular meios eletrônicos) fazem

com que a demanda por produtos personalizados cresça a cada dia. O cliente participa

diretamente no processo reativo, e isso tem, no mínimo, três benefícios. O primeiro é

que o envolvimento do cliente na escolha do produto proporciona a ele grande

capacidade de escolha.

Além disso, os clientes ficam mais bem informados sobre preços e condições

dos produtos, o que lhes dá um poder maior de barganha, podendo negociar e obter

descontos, por exemplo. Por fim, a grande quantidade de informações do cliente

provoca inovações no quadro de escolhas proporcionado pela empresa, uma vez que os

clientes têm a possibilidade de personalizar cada vez mais itens no produto que

adquirem.

2.8. Atendimento ao Cliente

O atendimento ao cliente, do ponto de vista da gestão em compras, visa atender

o consumidor final do produto fabricado pela empresa, assim como em ser atendido

pelos fornecedores uma vez que a empresa que

solicita suprimentos é cliente da fornecedora.

A fim de atender clientes internos e na

avaliação do desempenho de fornecedores, o

profissional de compras deve conhecer as variáveis

que diferenciam uma empresa da outra em termos de

serviços prestados.

Em uma empresa com um programa básico de atendimento ao cliente, o aspecto

principal focado para se alcançar esse objetivo é o foco na logística, onde as qualidades

fundamentais do serviço se encontram em três variáveis: disponibilidade, desempenho

57

operacional e confiabilidade do serviço. Veremos mais detalhadamente estes fatores

abaixo.

Disponibilidade

O fator disponibilidade é a capacidade do fornecedor em dispor do produto no

momento da demanda do cliente. Em geral, as empresas fornecedoras acumulam um

grande estoque do material em função da previsão de compra do cliente, mas isso

significa grande capital imobilizado em estoque.

O ideal é a empresa ser capaz de combinar o mínimo de estoque para atender aos

pedidos, reduzindo o capital investido em estoque. Na avaliação do critério

disponibilidade considera, em geral, a frequência de falta de estoque, a eficiência no

atendimento e o envio dos pedidos de forma completa, de acordo com o solicitado.

Desempenho Operacional

É o tempo na entrega do pedido ao cliente, e na análise da eficiência do

desempenho operacional de um fornecedor deve-se considerar a velocidade da entrega,

a capacidade da empresa em se adaptar a novas demandas dos clientes e a habilidade do

fornecedor em superar erros e corrigir as falhas operacionais.

Confiabilidade do Serviço

É a capacidade de a empresa fornecedora administrar vários aspectos do pedido,

como o envio do produto de acordo com o solicitado, enviar as notas fiscais

corretamente, enviar ao local correto no tempo combinado, entre outras variáveis que

podem ser listadas.

Mas a característica mais valorizada pelos clientes é a capacidade do

fornecimento de informações a respeito dos pedidos antecipadamente, por exemplo,

avisar um eventual atraso na entrega ou falha no produto enviado, pois o cliente odeia

58

surpresas: prefere ser avisado delas com antecedência a fim de planejar-se para

contornar falhas inesperadas.

Em um contexto onde as empresas são interdependentes, o atendimento ao

cliente enfrenta três desafios básicos: superar as discrepâncias no espaço, tempo e

quantidade e variedade.

A discrepância no espaço trata-se do fato de que raramente os locais de produção

de um bem são os mesmos daqueles onde eles são consumidos. Para superar este

desafio entre local de produção e local de consumo, é essencial estruturar uma logística

capaz de atender a todos os compradores.

As diferenças entre os cronogramas de produção e de consumo resultam no

problema chamado de discrepância do tempo, como por exemplo, um produto agrícola,

que tem produção sazonal, mas que possui demanda o ano inteiro do mercado. Como

muitos insumos são produzidos antes da fabricação, é necessária a manutenção de um

estoque para garantir a continuidade da produção.

Quantidade e variedade discrepantes se refere ao fato de que empresas de

manufatura geralmente se especializam na produção de determinado produto em larga

escala, preterindo investir na produção de uma variedade maior de produtos. Por outro

lado os clientes encomendam pequenas quantidades de um número maior de itens.

Assim, vemos como é importante alinhar as necessidades do comprador às capacidades

produtivas do fornecedor.

Para solucionar estes problemas, Louis P. Bucklin, em seu livro A Theory of

Distribution Channel Structure, propõe quatro tipos de serviços prestados pelo

fornecedor de produtos, como resposta às demandas dos clientes: conveniência espacial,

tamanho do lote, tempo de espera ou entrega e variedade de produtos. Como diferentes

clientes possuem diferentes demandas, para cada caso é necessária a adaptação destes

serviços. Veremos abaixo as especificidades de cada serviço.

59

Conveniência Espacial

A conveniência especial se refere à acessibilidade de um produto, ou seja, o

tempo e o trabalho que o comprador investirá na obtenção do produto. Uma

conveniência espacial elevada ocorre quando os produtos são oferecidos em vários

lugares e em grande quantidade, facilitando o acesso a eles. Este fator influencia

diretamente toda estrutura da cadeia de suprimentos, além de ser uma variável

importante no custo logístico do produto.

Tamanho do Lote

Este serviço se refere ao número de unidades que o cliente compra em cada

negociação. Se o cliente precisa de grande quantidade de material, ele terá custos com o

armazenamento do mesmo, tanto na estocagem como custos com a deterioração do

produto. Se o fornecedor oferecer lotes menores, reduzirá o custo de armazenagem do

comprador, além deste ser beneficiado por adquirir um material a um custo menor do

que se o comprasse avulso no mercado.

Tempo de Espera

É o tempo total que o cliente espera pela mercadoria, entre a realização de seu

pedido e a entrega do produto. Quanto menor o tempo de espera do cliente, mais

eficiente é a cadeia de suprimentos. A rigor, quanto mais tempo o cliente espera, maior

será seu incômodo, mas este tipo de cadeia de suprimentos geralmente oferece um custo

mais baixo do produto, o que acaba recompensando os clientes.

Variedade de Produtos

Este serviço é referente aos diferentes tipos de produtos oferecidos por um

fornecedor, como por exemplo, mercados, que podem chegar a oferecer mais de 35 mil

produtos de tipos e marcas diferenciadas em suas prateleiras.

60

Unidade 3 – Processos de Gerenciamento

Olá,

Nesta unidade vamos aprender como é feita a cotação de preços de um produto,

como é feito o controle de compras e o controle do estoque de compras e quais são as

classificações que um estoque pode ter.

Em seguida, veremos como a logística se relaciona diretamente com o

departamento de compras e com o estoque, também aprenderemos como calcular os

itens de um estoque de acordo com sua importância econômica.

No final do capítulo, mostraremos quais são os critérios para seleção de

fornecedores e os conceitos de gerenciamento da cadeia de produção (Supply Chain

Management) e Strategic Sourcing.

Bom estudo!

61

3.1. Coleta e cotação de preços

Uma das principais funções do departamento de compras é a análise e cotação de

preços dos fornecedores, assim como informar aos outros departamentos dos resultados

destas análises, a fim de encontrar o melhor

fornecedor.

Tradicionalmente, a função de cotar preços era

orientada somente a fim de se conseguir um menor

preço. Com o desenvolvimento das empresas e o

reconhecimento do papel estratégico do setor de

compras, isso mudou, e atualmente os compradores têm que considerar outras variáveis,

além do menor preço, na hora de definir um fornecedor.

Em geral, podemos dizer que a cotação de preços se relaciona com os descontos

ofertados pelo fornecedor, uma vez que estes podem oferecer descontos para grandes

pedidos de compras ou para pagamentos à vista, por exemplo. Mas quando o comprador

leva em consideração o desconto na compra de um grande volume de produto, por

exemplo, ele deverá considerar também que aliado a uma grande compra virá um

determinado custo de manutenção de estoque.

O profissional da área de compras também deve considerar a estrutura oferecida

pelo fornecedor, como as operações logísticas que ele dispõe. Estas estruturas logísticas

influenciam o custo do material na medida em que elas influenciam os prazos de

entrega, por exemplo.

Podemos listar as variáveis que influenciam na pesquisa da coleta e cotação de

preços como sendo: estudo dos materiais, análise econômica, análise de fornecedores,

análise do custo e do preço, análise das embalagens e transportes e análise

administrativa.

62

O estudo dos materiais é a análise da tendência da demanda da empresa em

determinado período de tempo (entre um e dez anos), que leva em conta a variação dos

preços dos fornecedores daquele material, as perspectivas de inovações tecnológicas

que podem ou poderão ser associadas a produção ou extração do produto e a projeção

de possíveis substituições daqueles fornecedores, como um plano alternativo caso os

selecionados não sejam capazes de cumprir os prazos determinados.

A análise econômica dos produtos e dos fornecedores é o estudo dos efeitos das

flutuações econômicas globais e locais sobre o preço do

produto estudado. A análise econômica também se

estende à avaliação do próprio fornecedor, verificando

se a empresa apresenta condições de fornecimento dos

materiais de acordo com as especificações do pedido

realizado.

Junto à análise econômica, vem à análise do fornecedor, que visa o levantamento

dos fornecedores que já trabalham com a empresa assim como de outros em potencial.

Esta análise inclui a visitação das instalações dos fornecedores a avaliação de seu

desempenho no mercado.

A avaliação do custo e do preço visa o levantamento comparativo de preços em

relação ao mercado, contrapondo diferentes fornecedores do mesmo material. A análise

das embalagens e transporte visa à consideração do impacto destes custos sobre o custo

final do produto, verificando métodos alternativos de entrega e métodos de melhoria nas

embalagens, por exemplo.

Por fim, a análise administrativa se refere ao controle dos formulários utilizados

no processo de compras, tanto entre fornecedores e empresa quanto entre os clientes

internos e o departamento de compras. Esta etapa envolve a inserção de meios

eletrônicos para facilitar o pedido de compras e a rotina deste departamento, assim

como a elaboração de relatórios periódicos para acompanhamento dos processos.

63

Na etapa de coleta e cotação de preços, é importante que o profissional do setor

de compras padronize as nomenclaturas e unidades de medida em que solicita seus

orçamentos. Se não o fizer, pode receber orçamentos com medidas diferentes e

nomenclaturas que podem exigir um retrabalho no momento da comparação de preços.

3.2. Controle de compras e estoque

O controle de compras e estoque tem uma importância central dentro do

processo de produção de um bem. O controle de estoque é o elemento regulador no

fluxo da produção. Seu objetivo é garantir que a empresa produza e venda da forma

mais eficiente possível e que, para isso, utilize o menor capital de giro, ou seja,

minimize ao máximo o capital parado em estoque.

O acúmulo de suprimentos em estoque representa capital imobilizado que

poderia ser investido, ou seja, qualquer acúmulo acima da necessidade imediata do

suprimento na linha de produção é visto como um desperdício.

Neste contexto, o papel do profissional de compras é planejar a aquisição de

suprimentos, levando em conta o período em que deverá comprar a quantidade a ser

adquirida e a qualidade do material, tudo isso para minimizar a quantidade de produto

estocado e, consequentemente, de capital imobilizado. Assim, o comprador mantém um

fluxo contínuo de materiais em parceria com seus fornecedores, garantindo o aumento

da produtividade e competitividade da empresa.

Em uma indústria é essencial que o material a ser utilizado na produção esteja

disponível no momento em que ele será introduzido no processo de produção. O

funcionário do setor de compras da indústria deve equilibrar as variáveis 1)

armazenamento da matéria-prima no momento em que ela precisa ser introduzida no

processo de produção e 2) não permitir a acumulação de grandes quantidades de

material parado. Se houver uma eventual falta de matéria-prima toda empresa será

prejudicada, uma vez que haverá necessariamente pessoal inativo na linha de produção

e corre-se o risco de que os prazos estabelecidos não sejam cumpridos, passando uma

64

imagem negativa da empresa para seus clientes. Assim, torna-se necessário que o

funcionário da área de compras adote uma estratégia que vise garantir um estoque com

o mínimo de insumos e que seja rápido na reposição dos suprimentos.

A estratégia do setor de compras para garantir essas necessidades deverá incluir,

no mínimo, os seguintes requisitos:

- Atualização periódica do custo de cada produto;

- Determinação de quando será feito o pedido de compra para um determinado

período de tempo com base nas expectativas de venda, permitindo o planejamento

antecipado de compras futuras e, consequentemente, do estoque;

- Controle constante da oferta do material em estoque, para suprir sua falta

rapidamente quando necessário;

- Comparar o custo da falta do suprimento com o custo de seu acúmulo em

estoque;

- Inventários diários para conferência com o que está no estoque;

- Manutenção de um sistema de informação integrado, que permita o acesso aos

dados do suprimento (sua disponibilidade em estoque).

Classificação de Estoques

Uma vez que os estoques representam uma grande quantidade de capital

imobilizado da empresa, eles recebem um tratamento minucioso em termos contábeis.

Para estes fins, podemos dividi-los em cinco grandes categorias, conforme detalhamos a

seguir.

65

Estoque de matérias primas

É o armazenamento dos itens que serão utilizados no processo de produção e

serão transformados, independente se forem materiais diretos ou indiretos, ou seja, se

serão ou não incorporados ao produto final, assim como os materiais auxiliares, como

material de escritório ou de limpeza. Desta forma, uma matéria prima pode ser um

computador de bordo que será utilizado na montagem de um avião, assim como um

pedaço de madeira que será utilizado para confeccionar uma cadeira.

Estoque de produtos em processos

São os produtos que já entraram no processo produtivo, mas ainda não foram

transformados em produtos acabados. Algumas empresas denominam estes produtos

como “produtos que estão no meio da fábrica”.

Estoque de produtos acabados

É o estoque dos produtos que já passaram pela fase final de produção, e estão

prontos para venda. São os produtos finais a serem entregues aos consumidores finais.

Estoques em trânsito

São os itens que já saíram da fábrica e estão a caminho do estoque e que não

chegaram ao destino final.

Estoques em consignação

Refere-se ao estoque dos produtos que ainda não foram vendidos, e que estão

sob propriedade da própria empresa até que sejam vendidos.

66

Estoques e Logística

A administração dos estoques está intimamente relacionada à logística, uma vez

que é esta que determinará como os produtos chegarão ao estoque, como serão

armazenados e organizados. A logística é considerada elemento chave para o

gerenciamento da cadeia de suprimentos.

Conforme já vimos, uma administração eficiente do estoque implica na compra

de suprimentos no tempo certo, pois se for antecipada aumentará a quantidade estocada,

gerando capital imobilizado, e se for atrasada, paralisará o processo produtivo, gerando

prejuízos para empresa em ambos os casos.

Como meio de classificar os itens do estoque, a fim de melhorar a administração

do mesmo, reduzindo custos e aumentando a competitividade, apresentamos uma

classificação dos produtos estocados de acordo com sua importância. Apesar de antiga,

esta classificação ainda é utilizada na literatura relevante, e se mostra muito eficiente na

administração dos estoques. Esta classificação é conhecida por Curva ABC ou

Diagrama de Pareto.

Vilfredo Pareto, economista italiano do século XIX, desenvolveu o gráfico em

forma de barras que visa classificar a frequência das entradas de materiais, do maior

para o menor, o que permite a hierarquização das prioridades entre diferentes produtos.

A partir do Diagrama de Pareto, podemos identificar quais produtos são responsáveis

pelas maiores perdas e, desta forma, minimizá-las.

67

Abaixo, a representação gráfica do Diagrama de Pareto.

Representação da Curva ABC

Abaixo apresentamos a proporção dos itens em estoque da Curva ABC,

relacionando a quantidade estocada com o valor que aquele produto representa para

empresa.

Classificação Quantidade

estocada

Valor em forma

de estoque

A 20% 80%

B 30% 15%

C 50% 5%

Para compreendermos melhor a classificação de Pareto, apresentamos as

características dos itens A, B e C.

68

Itens da Classe A

São os itens mais importantes do estoque, uma vez que são os produtos de maior

valor, pois têm maior importância econômica. A estimativa é que 20% dos materiais

estocados correspondem a 80% do valor de capital imobilizado.

Itens da Classe B

Os itens da categoria B estão em segundo lugar em questão de importância, e são

considerados valiosos logo após os itens da classe A. A estimativa é que 30% dos

produtos em estoque correspondem a 15% do valor capital investido em estoque.

Itens da Classe C

São os últimos na classificação de importância dos produtos estocados, mas não

deixam de ser importantes, uma vez que a produção não se dá sem a presença destes

materiais. Mas eles estão em último lugar na importância da administração dos estoques

justamente porque seu impacto econômico é menor comparado aos itens da classe A ou

B, o que demandaria menos esforço na sua estocagem. Estima-se que 50% do material

estocado valem 5% do capital imobilizado.

Cálculo do Diagrama de Pareto

Para aprender a calcular a classificação ABC conforme vimos, utilizaremos a

medida de cálculo do Consumo Médio Mensal (CMM), que é a soma dos itens

consumidos em 12 meses divididos por 12, ou seja, CCM = Σ de itens utilizados em 12

meses / 12.

Para ilustrar o cálculo do CMM, apresentamos a tabela abaixo, que apresenta a

classificação de acordo com os critérios de produto na classe A, B ou C.

69

Descrição das colunas

1 – Quantidade de produtos

2 – Códigos do produto, de acordo com a classificação de materiais.

3 – Custo unitário do material

4 – Cálculo do CMM

5 – Multiplicação dos valores do custo unitário do item (coluna três), em R$,

pelo CMM calculado, a fim de identificar o custo total do material

6 – Porcentual do CMM

7 – Enumerar os valores da coluna seis de 1 a 15

8 – Classificação em classe A, B ou C, de acordo com o percentual da coluna

seis.

70

Para saber se o item será da classe A, B ou C, deve-se somar os valores até

chegar aproximadamente aos valores estabelecidos como parâmetros para essas classes,

que são 80%, 15% e 5%, respectivamente. No exemplo, somamos na ordem em que os

itens foram classificados, de acordo com a coluna sete, assim somamos os produtos 1, 2,

3 e 4 e chegamos à soma de 79,37%, classificando estes produtos como de classe A. Ao

somar os produtos 5, 6 e 7, de acordo com a classificação da coluna sete, chegamos ao

valor de 15,18%, classificando-os como itens da classe B. Os produtos restantes, que

vão dos itens 8 a 15, são aqueles que compõem a classe C.

É importante notarmos que, ao fazer essa soma, devemos delimitar que a soma

dos produtos a ser considerada é aquela mais próxima dos valores 80%, 15% e 5%. No

exemplo citado, se tivéssemos somado o item cinco naqueles da classe A, a soma seria

de 86,30% e, por este motivo, consideramos a soma dos itens 1 a 4 (79,37%), pois

estava mais próxima do valor padrão de 80% estabelecido por Pareto.

Desta forma encontramos a porcentagem do valor estocado de cada produto, que

podemos representar na tabela abaixo.

ClassificaçãoCapital em

estoqueQuantidade de

Itens

A 79,37%B 15,18%

C 5,45%Total 100%

Para calcular a quantidade de itens da classe A, B e C na tabela acima, é preciso

calcular o número de itens de cada categoria, dividi-los pelo número total de itens

utilizados na tabela e multiplicar por 100, assim como segue:

71

Dessa forma, a tabela ficará com os seguintes valores:

ClassificaçãoCapital em

estoqueQuantidade de

Itens

A 79,37% 26,67%B 15,18% 20%

C 5,45% 53,33%Total 100% 100%

Conhecendo estes parâmetros, o profissional de compras poderá planejar o

estoque e evitar o acúmulo de capital imobilizado sem necessidade imediata para o setor

de produção, aumentando a lucratividade e competitividade da empresa. É importante

notar que estes valores consideram apenas as variáveis: valor investido e quantidade de

itens, desconsiderando outros fatores relativos ao estoque, como a deterioração do

mesmo, a possibilidade de obsolescência do produto e pequenos furtos eventuais ao

estoque, que podem influenciar no custo de armazenamento.

72

3.3. Seleção de fornecedores e análise das propostas

A escolha de um fornecedor é uma das tarefas mais importante do profissional

de compras. A seleção de fornecedores deve observar rigorosos padrões, que envolvem

a reputação da empresa no mercado, preço em comparação com as concorrentes, prazo

de entrega, qualidade do produto, prazo para

pagamento e entrega de produtos.

Um bom fornecedor é aquele que

cumprirá os prazos determinados, e que

atenderá melhor aos critérios utilizados na

avaliação. Em certos casos, é importante que o

fornecedor possua o certificado ISO 9001.

A sigla ISO é a abreviação de International Organization for Standardization,

que em português significa Organização Internacional para Padronização, uma

instituição não governamental que atua em 157 países na padronização da gestão da

qualidade, normatizando regras que regem o ambiente de trabalho, os processos dentro

da empresa, a satisfação dos clientes, e a qualidade dos serviços oferecidos em geral. A

importância de um fornecedor possuir o ISO 9001 é que ele é um atestado de qualidade

do serviço, e contribui para a reputação e confiabilidade da empresa.

Para entendermos a importância da escolha de um bom fornecedor dentro do

contexto global da empresa, basta que analisemos dois casos de empresas com

reconhecido nome no mercado. A primeira é a Mattel, fabricante de brinquedos, que em

2007 teve o prejuízo de US$ 30 milhões, além de ter suas ações desvalorizadas na bolsa

de valores, devido à fabricação de brinquedos com altos níveis de chumbo.

A empresa alegou que seu fornecedor não cumpriu os procedimentos mundiais

de teste e seleção de tintas, ou seja, que os altos níveis de chumbo tinham vindo de

materiais vindo de seus fornecedores.

73

Já a fabricante de computadores Dell, no ano de 2006, teve que recolher mais de

quatro milhões de baterias de computadores portáteis já vendidos, pois as mesmas

apresentavam o risco de explodir durante o uso do computador, devido a uma falha de

fabricação do produto do seu fornecedor de baterias. Seu prejuízo foi de US$ 300

milhões, divididos com seu fornecedor, além de ter manchado a imagem da empresa

perante seus clientes.

Desta forma, vemos que é de fundamental importância que o profissional do

setor de compras se habilite na escolha de seus fornecedores, pois uma compra errada

pode acarretar em milhões de dólares em prejuízo, além de arranhar a imagem da

empresa perante seu cliente.

Afinal, se estas duas empresas tivessem adotado sistemas mais rigorosos de

controle de qualidade dos produtos fornecidos, elas teriam economizado milhões em

prejuízos e sua imagem institucional não estaria abalada.

Na escolha das fontes de fornecimento de um produto, a empresa pode fazer a

escolha entre três opções de abastecimento:

1) Fonte Única. É quando o fornecedor atende exclusivamente a empresa

compradora, e ocorre em casos em que o produto é patenteado, ou se trata de uma

matéria-prima muito específica.

2) Fonte Múltipla. É a escolha de mais de um fornecedor para determinado bem

ou serviço a ser adquirido, e isso proporciona concorrência entre eles para o

fornecimento do melhor preço.

3) Fonte Simples. É a parceria a longo prazo entre fornecedor e comprador, que

ocorre através da escolha de um único fornecedor para determinado bem ou serviço

dentre outras possibilidades, o que proporciona benefícios tanto para compradores como

para vendedores.

74

Se a empresa opta pela fonte múltipla, desenvolverá uma relação do tipo fonte

simples, é necessário que faça a análise das possibilidades de fornecimento. Para isso, o

funcionário do setor de compras deve, primeiramente, ao receber a solicitação de bens

ou serviços, escolher um determinado número de fornecedores a serem consultados – no

mínimo três – em uma pesquisa de mercado. Esta pesquisa pode utilizar várias técnicas,

como o levantamento do cadastro de compras (a fim de verificar se já há outra empresa

cadastrada para aquele tipo de serviço), a utilização de guias comerciais que realizam o

cadastro de fornecedores, as revistas especializadas e associações profissionais que

agrupam fornecedores da categoria procurada.

Depois da seleção dos fornecedores que serão analisados, inicia-se a relação

entre fornecedor e comprador. A evolução deste relacionamento passa por três fases:

avaliação dos fornecedores, desenvolvimento do relacionamento com eles e negociação.

Veremos mais detalhadamente cada etapa abaixo.

Avaliação

O processo de avaliação de um fornecedor deve passar por critérios rigorosos,

definidos de acordo com a política de cada empresa. Mas podemos dizer que existem

algumas variáveis relevantes que sempre devem ser consideradas na análise de um

fornecedor em potencial, conforme segue:

- Custo. Trata-se da verificação de se os custos do produto estão de acordo com

outros da mesma categoria encontrados no mercado, partindo do princípio que eles

deverão ser o mais reduzidos possível.

- Qualidade. A qualidade dos produtos fornecidos deve ser demonstrada pelo

fornecedor, tanto em relação ao produto que venderá, quanto no que se refere a seus

processos internos, em especial na questão da logística interna da empresa, que garantirá

o cumprimento de prazos de entrega, por exemplo. A qualidade pode ser medida por

certificados como o ISO 9001, por exemplo, conforme vimos.

75

- Pontualidade. É como um subitem da qualidade, uma vez que para o

desenvolvimento de uma relação de confiança entre compradores e vendedores, o

cumprimento de prazos é categoria fundamental.

- Flexibilidade. O fornecedor flexível é aquele capaz de se adaptar a novas

demandas, assim como introduzir mudanças no seu processo produtivo, a fim de

melhorar a qualidade de seus produtos e serviços, reduzindo custos, o que beneficia

tanto quem compra como aquele que vende.

- Produtividade. Refere-se à relação de custo/benefício na produção de bens por

parte dos fornecedores.

- Instalações. Em uma avaliação do fornecedor, é essencial a visitação das

instalações em que produz o bem a ser vendido, para a análise das condições em que

ocorre o processo produtivo, e se ele dispõe de meios para produzir com a qualidade

esperada.

- Capacitação Gerencial e Financeira. Como o próprio nome já diz, trata-se da

avaliação da capacidade gerencial e financeira da empresa, ou seja, se o fornecedor

possui estruturas administrativas bem definidas, assim como capacidade financeira

saudável, ou seja, se está em dia com o pagamento de impostos e se possui capital de

giro para atender à demanda do cliente.

Desenvolvimento

A partir da avaliação inicial, o cliente irá decidir se investirá no fornecedor, e a

partir disso inicia-se o desenvolvimento da

relação de ambos, que culminará na negociação

dos produtos.

A avaliação inicial mostrará quais pontos

devem ser trabalhados entre os dois pontos da

transação e, a partir disso, cliente e fornecedor

76

trabalham em conjunto para melhoria contínua, como por exemplo, na proposta de

investimento para melhoria do processo produtivo do fornecedor, como no caso que

vimos da Honda. Ao visitar a fábrica de seus fornecedores, a Honda foi capaz de

compreender seu processo produtivo e consequentes oportunidades para melhorá-lo, o

que se traduziu em melhores serviços e produtos – sem falar em menores custos, uma

vez que estas melhorias levaram a uma redução dos custos de produção.

Em outro exemplo, do Grupo Bosch, a empresa exige que seus parceiros sejam

ecologicamente responsáveis, tornando como critério básico na seleção de fornecedores

o cumprimento da legislação ambiental vigente. Além disso, toma-se o cuidado de

inspecionar as condições de trabalho da mão-de-obra dos fornecedores. Como explica

Gerson Fini, diretor do Departamento de Compras, Qualidade, Logística e

Desenvolvimento de Fornecedores da Bosch, "O fornecedor deve oferecer igualdade de

tratamento a todos os seus empregados, não fazendo qualquer tipo de discriminação,

como em função de origem, sexo, raça, convicções políticas, crença religiosa ou idade".

Negociação

O processo de negociação é uma etapa complexa, e acontece simultaneamente

ao desenvolvimento da relação entre comprador e vendedor, por essa razão, veremos

adiante, mais detalhadamente, todas as etapas da negociação.

3.4. Supply Chain Management

Supply Chain Management, em português, significa gerenciamento da cadeia de

suprimentos. O conceito se refere à administração logística da cadeia de compras, que

engloba a utilização de tecnologias avançadas – como o gerenciamento de informações,

EDI, pesquisa operacional – a fim de planejar e controlar uma cadeia complexa na

produção e distribuição de um bem. A integração da cadeia de suprimentos alinha

operacionalmente fornecedores e clientes, assim como suas redes de distribuição.

77

O conceito básico em gestão de cadeia de suprimentos é a integração. Baseada

na integração entre empresa compradora e empresa fornecedora, é criado um fluxo

contínuo entre estes dois polos e suas ligações ficam mais fortes, aumentando sua

representatividade no mercado.

Mas o fluxo implícito na gestão de cadeia de suprimentos é uma relação

complexa, como quando fornecedores trabalham em muitos fluxos em diferentes

cadeias de suprimentos, o que pode comprometer seus serviços em questões de lealdade

e confidencialidade.

Outro fator é a alta mobilidade presente nesse modelo, uma vez que empresas

trocam de fornecedores constantemente; além disso, algumas cadeias de suprimentos

podem ser alteradas pela disponibilidade do bem em questão ao longo do ano, por

exemplo, quando a produção de um produto é sazonal.

Em uma empresa, uma cadeia de suprimentos é influenciada, a rigor, por cinco

forças, que atuam dentro da empresa assim como no mercado em geral: a gestão

integrada, a capacidade de resposta, a sofisticação financeira, a globalização e a

transformação digital.

Veremos a seguir estas variáveis mais detalhadamente, a fim de compreender

melhor a gestão da cadeia de suprimentos e aprender como superar seus desafios.

Gestão Integrada

A visão administrativa tradicional, chamada de funcional, defendia que a

empresa deveria ser rigorosamente dividida em departamentos e valorizava o

desempenho individual e, quando muito, de departamentos isoladamente.

Esta visão foi superada uma vez que os empresários perceberam que a

colaboração entre diferentes departamentos, assim como a colaboração entre comprador

e fornecedor, é mais produtiva e se traduz mais rapidamente em redução de custos e

aumento da competitividade da empresa.

78

O objetivo da gestão integrada é a redução do custo no processo total, e não em

processos específicos, analisando qual será a melhor relação de custo/benefício. Como

exemplo disso, podemos imaginar que uma empresa pode investir na logística da

entrega de seu produto ao reduzir o custo do estoque (em uma quantidade maior que o

investimento no processo logístico), o que fornece um produto mais eficiente e

confiável, melhorando a imagem da empresa e sua reputação no mercado e reduzindo o

custo total do produto.

Para o desenvolvimento da gestão integrada, é importante que o administrador

invista na evolução de três critérios básicos:

- Colaboração. É o alinhamento operacional dentro da cadeia de suprimentos de

uma empresa. Em muitos mercados, toda a cadeia de suprimentos em que uma empresa

está envolvida são parâmetros para competitividade de grandes empresas.

- Extensão Empresarial. Este critério trata-se da gestão integrada entre cliente e

fornecedor, a fim de planejar e facilitar as transações entre estes dois, através do

compartilhamento de informações e da especialização dos processos.

- Prestadores de Serviços Integrados. Antigamente, as empresas terceirizavam

os serviços para parceiros especializados, como por exemplo, no caso de transportes e

armazenamento, tendo cada prestador um custo. Atualmente, os prestadores oferecem

serviços integrados, que incluem transporte e armazenamento, por exemplo, que são

conhecidos como serviços com valor agregado. Os prestadores são conhecidos como

prestadores de serviços logísticos terceirizados e quarteirizados.

Capacidade de Resposta

Este fator é relacionado à evolução tecnológica, que revolucionou a gestão das

empresas como um todo. Pensando nas diferenças entre modelo de negócios preventivo

e reativo, conforme já vimos no curso, percebemos que a capacidade de resposta está

intimamente relacionada à implementação do sistema reativo, capaz de produzir de

79

acordo com a demanda, ou seja, de orientar a produção de acordo com as necessidades

do mercado.

Sofisticação Financeira

Este conceito refere-se à agilidade de atendimento de uma demanda de modos

mais rápidos, flexíveis e a preços competitivos no mercado. Uma cadeia de suprimentos

mais rápida significa, para a empresa, menos capital de giro necessário para suportar as

transações. Desta forma, para o desenvolvimento da sofisticação financeira, é preciso o

desenvolvimento de três aspectos:

- Conversão de Caixa. A conversão de caixa é o tempo despendido entre a

compra das matérias primas para produção e venda do produto, ou seja, quando o

produto se torna capital de venda. O desenvolvimento da conversão de caixa é o

aumento da rapidez com que o capital investido em produtos em estoque se transforma

em produto vendido.

- Minimização do Tempo Ocioso. O tempo ocioso é o tempo em que o produto

adquirido, que entrará no processo produtivo, fica parado em estoque, na forma de

capital imobilizado. A minimização do tempo ocioso visa reduzir o máximo possível

essa diferença temporal entre o produto ser adquirido, armazenado, introduzido no

processo produtivo e finalmente virar capital em forma de venda.

- Giro de Caixa. O giro de caixa é o capital que a empresa dispõe para

investimento, e o desenvolvimento dessa estratégia está ligado à redução do valor de

giro de caixa investido ao longo da cadeia de suprimentos, minimizando o capital

imobilizado e maximizando o giro de caixa, o que aumenta a competitividade da

empresa e seu lucro.

Globalização

O crescimento do mercado global proporciona enormes vantagens para as

empresas, e sua dinâmica e demandas não podem ser ignoradas dentro da perspectiva do

80

gerenciamento da cadeia de suprimentos. Países como a Índia e o Brasil, que são

considerados ‘em desenvolvimento’ frente aos países ‘desenvolvidos’ da Europa e

América do Norte, tem um grande potencial para empresas que vendem bens duráveis

como eletrodomésticos, roupas etc.

Além do grande mercado potencial que pode ser

encontrado em diversos países, de acordo com a especialidade da

empresa, a globalização apresenta vantagens no que se refere à

eficiência operacional, na medida em que oferece opções

estratégicas na compra de matérias-primas, além de que a

diferença nas leis tributárias de um país para o outro possa gerar

incentivos para a produção no local que impuser uma menor

carga tributária.

Em uma empresa multinacional, inserida no contexto de globalização mundial

do mercado, enfrenta-se quatro problemas em relação às suas dimensões: a primeira, é

que a distância entre produção e consumo, e entre os locais de chegada e saída de

produtos é muito grande; o segundo problema é que, devido às leis governamentais

locais, a burocratização é maior, o que exige maior número de documentos, licenças,

etc.; em terceiro lugar podemos dizer que estas empresas lidam com uma grande

diversidade de práticas trabalhistas e diversidades ambientais, para as quais devem estar

preparadas.

Por fim, para se implementar uma cadeia de suprimentos que seja bem sucedida,

é essencial o entendimento das demandas dos consumidores locais, uma vez que suas

preferências podem ser – e na maioria dos casos, de fato – são diversas daquelas dos

consumidores do local de origem da empresa. A compreensão da diversidade e da

especificidade das demandas é essencial e uma empresa globalizada.

Transformação Digital

O desenvolvimento tecnológico vem transformando o modo como as empresas

conduzem os negócios. Em termos da gestão da cadeia de suprimentos, a evolução

81

tecnológica introduz novos meios de processamento, com a troca mais rápida de

informações, aceleração dos processos – logística, transportes, comunicação entre

compradores e vendedores, informações financeiras, entre outros. A transformação

digital reinventa as operações de uma empresa, garantindo que os benefícios da

tecnologia se distribuam a toda empresa.

3.5. Strategic Sourcing

A palavra Strategic Sourcing, em português, significa procura estratégica, e é

um processo estratégico aplicado ao setor de suprimentos de uma empresa, que o

estrutura a fim de que os compradores se especializem em uma família de produtos e

apliquem determinados procedimentos de compras a eles. Estes procedimentos visam

analisar o custo total da compra de determinada família de materiais através do estudo

destes, quando são feitos mapeamentos para o entendimento de suas particularidades, da

qualidade do serviço prestado pelo fornecedor e da relação do produto com o mercado

(qual sua disponibilidade, faixa de preços, etc.).

Esta análise permite que o profissional do setor de compras identifique quais são

os custos externos que pesam no preço do produto final, além da possibilidade de listar

os demais custos que também têm esta influência, como os custos de transporte e

armazenamento, por exemplo. Para a implementação do Strategic Sourcing, é

necessário que a empresa adote um conjunto de procedimentos, a fim de viabilizar este

estudo. Alguns dos procedimentos mais usuais são:

- Divisão do setor de compras de acordo com a família de bens e serviços a

serem adquiridos.

- Definição da estratégia a ser utilizada com os fornecedores, de acordo com seu

segmento dentro do setor de suprimentos.

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- Análise de quais são as variáveis que influenciam na ‘força’ ou na ‘fraqueza’

dos compradores e dos fornecedores, quando estabelecidas as estratégias a serem

utilizadas com fornecedores na negociação.

- Acompanhamento da estratégia adotada e verificação de sua eficácia.

- Gestão da demanda por produtos, ou seja, controlar o consumo de bens e

serviços, minimizando os excessos.

A importância da realização deste estudo profundo dos materiais e das variáveis

que influenciam seu custo permite que o comprador encontre uma maior relação

custo/benefício na aquisição de bens, além de ampliar seu conhecimento do mercado

fornecedor e acelerar o fluxo da cadeia de suprimentos.

83

Conclusão do Módulo I

Neste módulo você aprendeu sobre a história do comércio, o conceito de gestão

e como ele se aplica a área de compras, além dos termos mais utilizados nesta profissão.

Você também pôde aprender como o setor de compras assume um papel

estratégico dentro das empresas e como interage com as outras áreas da empresa.

Para dar continuidade ao seu curso, faça a avaliação referente ao Módulo I, em

seguida você terá acesso ao material do Módulo II.

Boa Sorte!