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GERENCIAMENTO DE ESTOQUES DE GRANDES

E MEGAEVENTOS: A VISÃO ESTRATÉGICA

COMO FORMA DE ORGANIZAÇÃO

ANDRE LUIZ JERONIMO DA SILVA (IFRN)

[email protected]

Leandro Lima Ribeiro (IFRN)

[email protected]

Marcus Vinicius Dantas de Assuncao (IFRN)

[email protected]

O presente artigo tem como objetivo analisar os conceitos de gestão e

planejamento da Logística em grandes e megaeventos, assim como estudar

as políticas de gestão de estoques adotadas por seus promoters. Trata-se de

uma pesquisa do tipo bibliográfico-exploratório-analítico, que utilizou dos

procedimentos de caráter qualitativo. Os dados foram retirados de duas

fontes: estudo bibliográfico sobre a área de eventos e gestão de estoques e

entrevistas com pessoas ligadas ao ramo de atividade. Foram utilizadas

fontes secundárias e primárias para a realização do estudo. Os resultados

estão caracterizados por análises divididas em três partes: análise dos

conceitos de gestão e planejamento nos grandes e megaeventos, a gestão de

estoques adotada pelos organizadores de grandes e megaeventos e as

principais dificuldades encontradas para a efetivação dos eventos. Os

resultados obtidos foram analisados e foi observado que deve existir uma

ligação entre as áreas de Gestão, Comunicação e Turismo, cada vez mais

precisa, para o aprimoramento do setor de Eventos. Além disso, é notório

que alguns organizadores de eventos ainda desconhecem os conceitos de

gestão e estratégias para se efetivar um bom trabalho, e grande parte das

empresas optam por uma gestão de estoque terceirizada.

Palavras-chave: Eventos, Logística, Gestão de Estoques

XXXV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Perspectivas Globais para a Engenharia de Produção

Fortaleza, CE, Brasil, 13 a 16 de outubro de 2015.



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1. Introdução

Em um mundo informatizado, o evento assume um papel fundamental quanto à integração e

ao ajuntamento de um público-alvo, ao debate de ideias, à promoção empresarial- seja com

fins lucrativos ou não- e a tantos outros segmentos que o engloba e o constitui.

Os eventos podem ser vistos como sendo algo extraordinário e especial aos olhos humanos,

visto que a sociedade foi educada num sentido restrito quanto aos assuntos culturais e

empresariais, segmentos que comumente utilizam o termo “evento” para suas festividades,

como uma apresentação de teatro clássico, concertos, workshop, videoconferência, feiras

literárias, dentre outros.

Em um plano paralelo à Sociologia, pode-se subdividir os eventos em uma concepção clássica

e cultural, ou o que se pode chamar de erudita e popular. Para Tomazi (2010), o evento

erudito abrangeria expressões artísticas como a música clássica de padrão europeu, as artes

plásticas, o teatro e a literatura de cunho universal. O evento popular encontra expressão nos

mitos e contos, danças, música, feira de artesanato.

São exemplos de eventos de teor erudito uma apresentação de ballet clássico, e popular o

carnaval.

Ademais, tem-se o conceito de evento corporativo, aquele que é promovido por empresas com

as mais diversas finalidades, como uma confraternização ou um seminário de capacitação.

Entrementes, para a culminância de um evento seja este qual for, de qualquer esfera, dos mais

diversos fins, e dos mais diversificados segmentos, é indispensável um planejamento e um

controle logístico, que será responsável por todo o desencadeamento das operações e,

consequentemente, a efetivação dos objetivos traçados. Além do enlace das áreas de Gestão,

Turismo e Comunicação. Para Ferreira (2009), organizar um evento é uma tarefa complexa e

que envolve grandes responsabilidades, em geral, é programado em todos os seus mínimos

detalhes pelos organizadores. É planejado, em suma, para atrair a atenção e despertar o

interesse do público.

Diante do exposto, o presente trabalho tem como finalidade principal o estudo aplicado e

analítico dos conceitos de gestão e planejamento da Logística em grandes e megaeventos.



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Além do estudo de execução da gestão de estoques utilizados pelas empresas organizadoras

de eventos, pretendendo apontar as principais dificuldades, estratégias utilizadas e a presença

ou ausência de um plano organizacional.

A motivação maior desse artigo é a falta de estudo aprofundado sobre o tema de gestão de

estoques na área de grandes e megaeventos. Há uma lacuna na literatura que deve ser

preenchida. Esse trabalho urge dessa necessidade, é um assunto ainda insipiente na literatura

especializada, merecendo total atenção e estudo.

2. Referencial Teórico

De acordo com Maia e Oliveira (2009), o referencial teórico tem como finalidade revisar a

produção acadêmica da área, explicitando as opções teóricas de um diálogo crítico com as

outras visões e concepções.

O presente referencial é dividido em três partes: Eventos, Logística e Gestão de Estoques.

2.1 Eventos

Segundo Tenan (2002), evento é um acontecimento que não é rotineiro no cotidiano das

pessoas; fato que desperta a atenção. Para a autora, o evento possui certas singularidades,

características próprias, como exclusividade, se for continuamente repetido deixa de ser

evento; pessoas, sem pessoas não é possível sua realização; interesses em comuns, a

culminância do evento está diretamente ligada ao seu público.

Para corroborar com essa ideia, Campos, Wyse e Araújo (2002) definem evento como algo

que foge à rotina e é projetado para reunir um grupo de pessoas.

Brito e Fontes (2002) vão mais além e enxerga a necessidade de uma ligação entre uma boa

gestão que envolve pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação

de um projeto, visando atingir o seu público-alvo com medidas concretas e resultados

projetados.

Quanto à sua classificação, evento, de acordo com Tenan (2002), pode ser dividido em

diversas categorias, como segue o quadro abaixo:



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Quadro 1- Classificação dos tipos de eventos

CLASSIFICAÇÃO

Frequência Permanentes; esporádicos; únicos; de

oportunidade.

Localização Fixos ou itinerante

Forma de participação Adesão ou determinação

Alcance do público De massa ou nicho

Dimensão De grande, médio ou pequeno porte.

Objetivo Científicos; educacionais; sociais;

institucionais; comerciais ou políticos.

Área de interesse

Artísticos; científicos; cívicos; culturais;

folclóricos; educativos; empresariais;

esportivos; religiosos; recreativos; sociais ou

governamentais.

Escopo geográfico

Locais; municipais; estaduais; nacionais;

internacionais; mundiais e regionais, quanto

ao Estado, país ou continente.

Tipologia Dialogais; sociais; competitivos;

demonstrativos e de premiação.

Fonte: Tenan (2002)

Assim, pode-se observar que a preocupação maior do evento está diretamente relacionada

com seu público-alvo e sua forma de organização. Para Matias (2010),

Evento é um acontecimento que, desde as suas origens, na

antiguidade, e em sua trajetória histórica até chegar aos tempos



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modernos, sempre envolve várias pessoas nas diversas fases do

planejamento e organização, como também atrai um grande número

de participantes. (Matias, 2010, p.01)

Quanto à definição de grande evento, podemos observar um défice na Literatura, visto que

poucos escritores desempenharam pesquisas ligadas a esse ramo. Ainda assim, Matias (2010)

define um grande evento sendo um encontro que envolve mais de 500 participantes.

Já em relação a um megaevento, Matias (2010) o define como sendo um encontro que

envolve mais de 5 mil participantes.

2.2 Logística

O Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa (1975) afirma que Logística seria o ramo de

organização e gestão de meio e materiais, para uma ação ou para um evento.

Ballou (2006) define Logística como sendo um setor que não só abrange todo o fluxo de

materiais, desde a matéria-prima ao desencadeamento do processo de produção, mas também

lida com o fluxo de serviços, o qual é considerado, pelo autor, como uma área de crescentes

oportunidades de aperfeiçoamento.

Novaes (2007) robustece a ideia de Ballou e caracteriza Logística como sendo um processo de

planejar, operar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, bem

como os serviços e informações associados, seguindo uma cadeia que vai desse o ponto de

origem até o ponto de consumo. Nessa concepção, Bowersox e Closs (2011) esquematiza a

Logística como sendo uma cadeia que vai desde o ponto de origem ao destino final, de forma

econômica, eficiente e efetiva, levando em consideração as necessidades e preferências dos

clientes, como ilustra o quadro a seguir:

Quadro 2- Definição esquemática de Logística

PONTO

DE

ORIGEM DESTINO

FINAL

FLUXO E ARMAZENAGEM

Matéria-prima

Produtos em processo

produtos acabados

Informação

Dinheiro

DE FORMA

ECONÔMICA,

EFICIENTE E

EFETIVA

SATISFAZENDO AS

NECESSIDADES E

PREFERÊNCIAS DOS

CLIENTES



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Fonte: Bowersox e Closs (2011)

2.3 Gestão de Estoques

Ballou (2006) afirma que “estoque são acumulações de matérias-primas, suprimentos,

componentes, materiais em processo e produtos acabados que surgem em numerosos pontos

do canal de produção e logística das empresas”.

Paoleschi (2009) ratifica a ideia de Ballou e define estoques como sendo qualquer quantidade

de bens físicos que, de certa forma, são conservados, de forma improdutiva, levando como

variável um intervalo de tempo.

Sobre gestão de estoques, Ballou (2006) afirma que o assunto merece total atenção, pois há

muitas questões há serem estudadas. Contudo, o autor classifica o assunto em três grandes

segmentos, como mostra o quadro a seguir:

Quadro 3- Segmentos da gestão de estoques

Os estoques são mais comumente gerenciados como itens isolados localizados em pontos

exclusivos de armazenamento;

O controle de estoques será visto como gerenciamento agregado de estoques;

O gerenciamento de estoques entre múltiplos pontos e múltiplos elos ao longo da cadeia de

abastecimento.

Fonte: Ballou (2009)

Por outro lado, Paoleschi (2009) ver o gerenciamento de estoques não só sendo uma

ferramenta de planejamento estratégico, mas também como uma ferramenta operacional.

Para Paoleschi (2009)

Uma empresa deve cuidar da gestão de estoques como o

principal fundamento de todo o seu planejamento tanto

estratégico como operacional, porque um controle correto

dos estoques elimina desperdícios de tempo, de custo, de

espaço e vai atender o cliente no momento em que ele

deseja. (Paoleschi 2009, p.123)



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Ainda de acordo com Paoleschi (2009), a gestão de estoques deve visar o menor custo sem a

ocorrência de falta de materiais. Para o pícaro do projeto, o autor afirma que deve-se haver a

elaboração de alguns controles e a aplicação de indicadores de comando, visando a exatidão

do estoque.

3. Metodologia

A presente metodologia trará a explicação dos procedimentos utilizados para a elaboração

desse estudo, traçando os meios pelos quais foram desenvolvidos. Para Barros (2005, p.80)

apud Maia e Oliveira (2009, p. 132), a metodologia remete a uma determinada maneira de

trabalhar algo, de eleger ou construir materiais, de extrair algo destes materiais, de se

movimentar sistematicamente em torno do tema definido pelo pesquisador.

Quanto à classificação dessa metodologia, foram adotadas as variáveis que toma como

referência a natureza do estudo, os objetivos de estudo e os procedimentos de coletas de

dados.

Quanto à natureza, a presente pesquisa se estrutura como sendo qualitativa. Conforme

Günther (2006), a pesquisa qualitativa é uma ciência baseada em textos, ou seja, a coleta de

dados produz textos que, nas diferentes técnicas analíticas, são interpretados

hermeneuticamente.

Quanto aos seus objetivos, esse trabalho se configura como sendo uma pesquisa exploratória.

As pesquisas exploratórias, segundo Gil (2008), proporcionam uma maior familiaridade com

o problema (explicitá-lo). Pode envolver levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas

experientes no problema pesquisado. Andrade (2001) complementa dizendo que esta

configura-se como a fase preliminar, que busca proporcionar maiores informações sobre o

assunto que vai ser investigado.



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Quanto aos procedimentos de coleta de dados, foram utilizados de levantamento bibliográfico

(fonte secundária) para aprofundamento da compreensão sobre as estratégias utilizadas pela

área de Turismo para a culminância de um grande evento. Além disso, Foram realizadas seis

entrevistas- não estruturadas- com pessoas familiarizadas com o assunto de eventos, levando

em consideração a classificação dos tipos de eventos, quanto à área de interesse, apontados

por Tenan (2002): (Artísticos; científicos; cívicos; culturais; folclóricos; educativos;

empresariais; esportivos; religiosos; recreativos; sociais ou governamentais).

Para a apresentação dos resultados, foram utilizados gráficos e tabelas para melhor

compreensão (Fontes primárias). A análise da primeira tabela leva em consideração os

eventos apontados pelos entrevistados. A análise da segunda tabela leva em consideração dois

fatores: eventos apontados pelos entrevistados, e megaeventos que já possuíam estudos, no

campo acadêmico, sobre a organização dos estoques.

4. Resultados

A pesquisa em questão foi realizada por meio de 6 (seis) entrevistas- não estruturadas- com

pessoas que possuíam algum vínculo com a realização de eventos. Os dados foram tabulados

e analisados conforme abaixo.

Quadro 4- Divisão dos Resultados

Análise dos conceitos de gestão e planejamento

Gestão de estoques em grandes e megaeventos

Principais dificuldades

Fonte: própria

4.1- Análise Dos Conceitos De Gestão e Planejamento

Tabela 1- Nota Atribuída aos Eventos Analisados Quanto à Adoção de Conceitos de Gestão e

Planejamento

EVENTO ÁREA NOTA

Exposições de Artes Artístico 2

Apresentação de

teatro/dança

Artístico/

Cultural/ folclórico

2

SECITEC Educacional 2



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CONNEPI Educacional 3

Buffet Empresarial 2

Congresso Empresarial Empresarial 3

Desfile cívico Cívico 2

Padroeiro Governamental 3

Dia das crianças Social 1

Jern´s Esportivo 3

1- Não adota conceitos de Gestão e Planejamento

2- Adota, em parte, os conceitos de Gestão e Planejamento

3- Adota e executa os conceitos de Gestão e Planejamento

Fonte: própria (Dados primários)

Observa-se na tabela 1 que as empresas organizadoras de eventos, assim como as pessoas

responsáveis pela sua realização (promoters), em sua maioria, apesar de conhecerem as etapas

de um evento (pré-evento, transevento, pós-evento) e saberem a importância de uma boa

gestão aplicada para o píncaro de um planejamento preciso e eficiente; não adotam com plena

relevância os conceitos gerenciais, nem um plano organizacional, além de não possuírem

ferramentas estratégicas quanto a soluções de possíveis falhas e avarias apresentadas no

decorrer de um grande e megaevento.

Com exceção de alguns grandes e megaeventos como o Jern´s (Jogos escolares do Rio Grande

do Norte), Festa de Padroeiro de São Gonçalo do Amarante (Mártires de Uruaçu e Cunhaú),

Congressos Empresariais e eventos educacionais, como o CONNEPI; os demais eventos

estudados se restringem apenas a adoção de um roteiro de projeto- primordial para a

elaboração de um projeto com informações básicas que direcionem o desenvolvimento das

atividades necessárias à sua efetivação.

Os grandes e megaeventos analisados, que receberam nota 3 (três), apresentaram um plano

organizacional eficiente. Ou seja, eles adotam ferramentas como o Check List- mensurar o

evento, uma relação de providências, tarefas ou necessidades do evento, como reserva do

local, definição de tema e programação do evento, patrocínio, envio de cartas convite para

autoridades, palestrantes, reserva de equipamentos audiovisuais, uma preocupação quanto à

acomodação dos participantes, treinamento e etc; Briefing- conjunto de informações e



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instruções facultadas com antecedência aos organizadores de eventos sobre os aspectos mais

relevantes do evento que será organizado, como hospedagem, transporte, serviços de

alimentação; Estratégia de comunicação e marketing e mídias alternativas- parajet, jornal,

revistas, rádios e TV; Brainstorming- tempestade de idéias; Benchmarking- ferramenta

utilizada para se efetuar a análise externa do desempenho da organização.

4.2- Gestão de Estoque em grandes e megaeventos

Durante a elaboração deste trabalho, foi analisado que a maioria das empresas que organizam

grandes e megaeventos terceirizam seus serviços. Elas apenas entram com o suporte, além do

investimento financeiro. Na maioria das entrevistas, foi apontado que a terceirização é

utilizada como uma visão estratégica, pois a adoção de estoques geraria diversos custos de

armazenagem e supervisão dos produtos estocados. Outro benefício da terceirização seria a

redução dos custos quanto à manutenção e o controle dos estoques, evitando, dessa forma, a

deterioração e a obsolescência dos produtos. Nesse segmento, ainda se opta pela contratação

de diversas empresas que se responsabilizam por seus próprios estoques. Dessa forma, a

afirmativa de Paoleschi (2009) de que um controle correto dos estoques elimina desperdícios

de tempo, de custo, de espaço e vai atender o cliente no momento em que ele deseja é

corroborada na prática pelos organizadores e empresas de eventos.

Ainda foi analisado que grandes e megaeventos utilizam dos estoques transitórios, que são

utilizados temporariamente, ou seja, depois de cumprirem sua função, são descartados,

eliminados, excluídos, por parte da empresa organizadora. Os estoques transitórios são

utilizados em megaeventos, como a Copa FIFA e as Olimpíadas, que trabalham com estoques

temporários, como medalhas específicas para os eventos, bolas (Jabulani- Copa do Mundo da

África do Sul 2010, Brasuca- Copa do Mundo Brasil 2014).

Quadro 5- Classificação Quanto à Gestão de Estoque Utilizada em Grandes e Megaeventos

EVENTO ÁREA GESTÃO UTILIZADA

SECITEC Educacional Terceirizado

CONNEPI Educacional Terceirizado

Buffet Empresarial Terceirizado



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Congresso Empresarial Terceirizado/Transitório

Desfile cívico Cívico Terceirizado

Padroeiro Governamental Terceirizado

Dia das crianças Social Transitório

Copa do Mundo Esportivo Transitório

Olimpíada Esportivo Transitório


No quadro 5, podemos analisar a gestão utilizada pelos organizadores de eventos. Grande

maioria utiliza-se do serviço terceirizado, enquanto outros trabalham com estoques

transitórios.

4.3- Principais dificuldades

Quanto às dificuldades para a realização dos eventos, pode-se observar que grande parte das

insatisfações, apontada pelos entrevistados, está ligada à falta de planejamento organizacional.

Questões como mobilidade de pessoas, falta de logística, estratégias e problemas financeiros

também foram apontados pelos entrevistados, como mostra o gráfico a seguir:

Gráfico 1- Principais Dificuldades ao se Elaborar um Evento



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Em relação a analise dos resultados, na fase do pós-evento, foi apontado, pelos entrevistados,

que, em suma maioria dos casos, é utilizada uma avaliação de desempenho, que busca

aprimorar os serviços prestados e corrigir os erros eventuais decorridos durante sua

realização.

5. Conclusão

Os principais objetivos deste trabalho foram analisar a adoção dos conceitos de gestão e

planejamento, e a gestão de estoques utilizada pelas empresas do ramo de eventos e por seus

promoters. Pode-se concluir que grande parte dos organizadores de eventos não se preocupam

com a adoção de conceitos da área de gestão e planejamento. Eles apenas se restringem a

mensuração do evento, organização do local, data, público-alvo e necessidades básicas para a

realização do evento.

A respeito da gestão de estoques utilizada, observa-se que grande parte das empresas de

eventos terceirizam seus estoques. A estratégia de terceirizar visa um menor custo para a

empresa, despreocupação. Devido a isso, no ramo de eventos, os serviços terceirizados vão

desde iluminação, som, palco ao cafezinho distribuídos aos participantes.



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Pode-se concluir também que é indispensável o enlace das áreas de Gestão, Turismo e

Comunicação, pois não é possível uma trabalhar isolada da outra, todas devem estar bem

articuladas para evitar possíveis falhas no desencadear do projeto.

Esse trabalho não dá conta de responder a tantas outras abordagens sobre sistemas de controle

gerencial que possam ser aplicáveis aos eventos. Aqui, foram adotadas simplificações e o

objeto de estudo limitou-se aos grandes e megaeventos apontados pelos entrevistados.

Entretanto, futuros estudos podem desvelar estas e outras questões relacionadas a esses e

outros grandes e megaeventos.



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6. Referências Bibliográficas

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