MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃOAUDITORIA INTERNA

SECRETARIA DE ORIENTAÇÃO E AVALIAÇÃO

PARECER SEORI/AUDIN-MPU Nº 797/2017

Referência : Despacho nº 11.685/2017. PGEA 0.02.000.000057/2017-91.

Assunto : Administrativo. Documentos eletrônicos. Guarda e destinação de documentos financeiros, fiscais e trabalhistas de origem externa. Usuário externo.

Interessado : Secretaria-Geral do Ministério Público Federal.

Mediante Despacho nº 11.685/2017, de 10 de julho de 2017, o Excelentíssimo

Senhor Secretário-Geral do Ministério Público Federal, solicitando manifestação inicial desta

Auditoria Interna do MPU, encaminha consulta formulada pelo Excelentíssimo Senhor

Procurador-Chefe da Procuradoria da República em São Paulo, por meio do Ofício nº

9637/2017, de 10/7/2017 (PR-SP-00053021/2017), concernente à guarda e destinação final

dos documentos físicos financeiros, fiscais e trabalhistas originários de órgãos externos ao

MPF, pessoas físicas e jurídicas, recebidos pelos Coordenadores das unidades vinculadas

(PRMs).

2. O i. Consulente daquela Procuradoria noticia que os documentos, inicialmente,

são utilizados para a instrução dos procedimentos de pagamentos efetuados pela

Administração, e, realizados os pagamentos, são mantidos sob guarda do Setor de

Conformidade dos Registros de Gestão, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados a partir da

aprovação das contas pelo TCU. Por fim, são transferidos ao arquivo geral, para cumprimento

dos prazos especificados na Tabela de Temporalidade Documental para guarda e destinação

final. Em síntese, informa que, na tramitação física, os documentos são mantidos arquivados e

eliminados na própria PR/SP.

3. Registra, no entanto, que, aparentemente, com o trâmite eletrônico, a situação

se modifica, haja vista o teor do § 1º do art. 23 da Portaria PGR nº 350/2017, no sentido de

que “os documentos físicos recebidos de órgão externo ao MPF, pessoa física ou jurídica,

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deverão ser digitalizados e arquivados na área responsável pela abertura do envelope ou

invólucro do documento, até que sejam transferidos para o arquivo da unidade”.

4. Portanto, entende que, a partir da implementação do Sistema Único Digital, a

guarda e a destinação final dos documentos pode e deve ser feita na unidade vinculada que os

recebeu, em consonância com o teor do dispositivo acima transcrito.

5. Alega, porém, que resta dúvida se esta Audin-MPU, o CNMP, o TCU e outros

órgãos demandantes, na realização dos seus trabalhos, aceitarão integralmente os processos e

documentos eletrônicos. Informa, inclusive, que a Instrução Normativa Audin-MPU nº

01/2008, expedida no contexto da tramitação física dos documentos, determina que o

arquivamento ocorra nas unidades das capitais (art. 4º), comando que entende ter se tornado

incompatível com a previsão ínsita na Portaria PGR/MPF nº 350/2017.

6. Diante disso, e vislumbrando a necessidade de alinhamento das normas supra,

indaga:

(I) Se os fiscais de contratos poderiam orientar os órgãos externos e contratados (pessoas físicas e jurídicas) a enviarem os documentos por e-mail;

(II) Qual seria o local e procedimento correto para guarda e destinação final de tais documentos;

(II) (sic) Caso devam ser transferidos para a PR-SP, em que momento devem ser encaminhados (na fase de guarda ou na da destinação final) e em que setor devem ser mantidos (Setor de Conformidade ou Arquivo Geral);

(III) Caso devam ser mantidos na PRM que os recebeu, qual o regular procedimento, considerando as demandas da AUDIN, CNMP e TCU, bem como eventuais demandas trabalhistas e fiscais

7. Em exame, vale trazer a lume primeiramente o art. 4º da Instrução Normativa

nº 1/2008 desta Auditoria Interna, bem como os artigos da Portaria nº 350/2017, de interesse

para deslinde da questão, todos in verbis:

INSTRUÇÃO NORMATIVA AUDIN-MPU Nº 1, DE 20 DE AGOSTO DE 2008

Art. 4º As unidades gestoras do Ministério Público da União deverão manter os documentos relativos aos atos de execução orçamentária, financeira e patrimonial devidamente arquivados na própria unidade, em ordem cronológica, em local seguro e de fácil acesso, à disposição da Auditoria Interna e do Controle Externo, pelo prazo de cinco anos, a contar

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da data de julgamento das contas pelo Tribunal de Contas da União, sem prejuízo da observância dos prazos previstos em legislações específicas, tais como a previdenciária e a tributária.

§ 1º Os processos e documentos relativos a licitações, dispensas, inexigibilidades, contratos, convênios ou similares deverão ser arquivados separadamente, por modalidade de licitação ou de contratação.

§ 2º A retirada de qualquer documento arquivado será precedida, obrigatoriamente, de registro que a comprove, evidenciando o responsável pela retirada, fixando-se prazo máximo não superior a trinta dias para devolução.

Art. 5º Os processos resultantes de aditamentos contratuais deverão ser anexados aos processos originais.

Art. 6º As prestações de contas de suprimentos de fundos, inclusive as decorrentes de uso do Cartão de Pagamento do Governo Federal, deverão ser anexadas aos respectivos processos de concessão.

PORTARIA PGR/MPF Nº 350/2017

(...)

Considerando as normas que dispõem sobre a utilização de meios eletrônicos para a prática de atos administrativos, procedimentais e processuais, notadamente a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001; a Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006; a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012; e a Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015 (Código de Processo Civil);

Considerando os benefícios inerentes à adoção de instrumentos tecnológicos que permitam a prática de atos em meio eletrônico e a substituição da tramitação de documentos, procedimentos e processos em meio físico;

(...)

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º A utilização e o funcionamento do Sistema Único do Ministério Público Federal – MPF como meio eletrônico de prática de atos administrativos, procedimentais e processuais e de registro, distribuição, tramitação, instrução e controle de documentos, procedimentos e processos obedecerão ao disposto nesta Portaria e na legislação pertinente.

Parágrafo único. Os atos reportados no caput compreendem os afetos ao exercício da função administrativa (atividade meio), bem como os relacionados às atividades finalísticas, da esfera judicial ou extrajudicial, do MPF.

Art. 2º Para os fins desta Portaria, entende-se por:

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III - assinatura eletrônica: as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:

assinatura digital: baseada em certificado digital, de uso pessoal e intransferível, emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, na forma da lei e regulamentação específica;

IV - assinatura cadastrada: realizada mediante uso de login e senha pessoal, fornecidos após cadastro específico do usuário no MPF;

(...)

IX - digitalização: processo de conversão de um documento originalmente físico para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado;

(...)

XI - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento físico para o formato digital; ou

documento nato-digital: originalmente produzido em meio eletrônico;

(...)

XVII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de autos ou documentos eletrônicos;

(...)

XXII - usuário externo: qualquer pessoa física ou jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, às informações produzidas ou custodiadas pela Instituição no Sistema Único e que não seja caracterizada como usuário interno ou usuário colaborador;

(...)

XXIII - usuário interno: membro ou servidor ativo do MPF que tenha acesso, de forma autorizada, às informações produzidas ou custodiadas pela Instituição no Sistema Único

Parágrafo único. Considera-se inserido no conceito de documento qualquer registro de informação no Sistema Único, de modo permanente e idôneo, que resulte da prática de um ato e o represente.

Art. 3º São objetivos desta Portaria:

I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade dos atos praticados no âmbito do Sistema Único e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover a utilização de meios eletrônicos, com celeridade, segurança, transparência e economicidade, para a realização de atos, procedimentos e processos;

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III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação; e

IV - facilitar o acesso às informações institucionais.

CAPÍTULO II

DO SISTEMA ÚNICO

Seção I

Das disposições gerais

Art. 4º O Sistema Único compreenderá:

I - o controle da protocolização, da classificação, da distribuição, da tramitação, da instrução, da avaliação e do arquivamento de expedientes;

II - a padronização do tratamento de dados e informações administrativas, procedimentais e processuais;

III - a produção, o registro e a comunicação dos atos administrativos, procedimentais e processuais; e

IV - a disponibilidade de dados essenciais à atuação institucional e dos órgãos de controle.

Art. 5º São diretrizes que regem o Sistema Único:

I - confiabilidade, autenticidade e integridade dos atos praticados por meio de sua utilização, bem como das informações relativas a expedientes cadastrados nas bases de dados institucionais;

II - acessibilidade;

III - responsividade;

IV - independência da plataforma computacional;

V - transparência, disponibilidade e agilidade na obtenção de informações seguras e precisas sobre a atuação do MPF, observado o grau de sigilo ou restrição de acesso atribuído às informações, consoante os normativos do MPF e a legislação pertinente;

VI - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal;

VII - integração de soluções de tecnologia da informação e melhoria no seu alinhamento com as necessidades de negócio;

VIII - facilidade e agilidade na obtenção de informações gerenciais e de caráter estratégico relativas a expedientes; e

IX - automatização de procedimentos operacionais.

Seção II

Do acesso ao sistema e da sua restrição

Art. 6º O acesso ao Sistema Único será disponibilizado para os usuários externos na internet, no endereço eletrônico http://www.mpf.mp.br, e, para os usuários internos e colaboradores,na intranet.

Art. 7º Para utilização do Sistema Único, faz-se necessário o prévio credenciamento do usuário.

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§ 1º O credenciamento será realizado mediante o cadastramento de conta de

identificação única do usuário (login) e de senha pessoal e, conforme a devida autorização de acesso a funcionalidades do sistema, a concessão de perfil de acesso.

§ 2º A credencial ou autorização de acesso é pessoal e intransferível, devendo o credenciamento ser realizado sempre em nome próprio.

Art. 8º O credenciamento dos usuários externos far-se-á mediante o preenchimento de formulário de cadastro, a ser disponibilizado na página oficial do MPF na internet, com as seguintes informações:

I - pessoa física:

a) nome completo;

b) e-mail;

c) número de quaisquer dos documentos de identificação civil, e respectivo órgão expedidor, mencionados no art. 2º da Lei nº 12.037, de 1º de outubro de 2009;

d) número de inscrição no Cadastro de Pessoa Física – CPF;

e) endereço residencial completo; e

f) número de telefone.

II - pessoa jurídica:

a) razão social;

b) e-mail;

c) número de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;

d) endereço completo;

e) número de telefone; e

f) as informações mencionadas no inciso I, referentes ao representante legal da pessoa jurídica.

§ 1º Na hipótese de credenciamento de advogado, o formulário deverá conter,

apenas, as informações mencionadas no inciso I, alíneas “a”, “b”, “d” e “f”, além da indicação do endereço profissional e do número de inscrição na Ordem dos Advogados do Brasil.

§ 2º A indicação do número e a apresentação do respectivo documento não serão exigidos para a pessoa física ou jurídica que não estejam obrigadas a possuir CPF ou CNPJ, respectivamente, nos termos da legislação pertinente, fato que deverá ser apontado em campo próprio do formulário.

§ 3º Após o preenchimento do formulário, o interessado, pessoalmente, deverá

apresentar ao MPF os originais ou cópias autenticadas em cartório dos documentos e comprovantes das informações mencionados no formulário e, quando se tratar de pessoa jurídica, do ato constitutivo e das suas

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alterações e do ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrados.

§ 4º Na hipótese de ausência de unidade do MPF na localidade de residência do interessado, a apresentação de que trata o parágrafo anterior poderá ser realizada na unidade do Ministério Público do respectivo Estado, nos termos de convênio que venha a ser firmado.

§ 5º Fica a critério da unidade do MPF aceitar a apresentação das cópias autenticadas em cartório a que se referem o §3º quando não houver unidade do MP estadual na localidade de residência do interessado

§ 6º Quando o interessado possuir certificado digital, emitido por autoridade certificadora credenciada na ICP-Brasil, o credenciamento dar-se-á pelo simples preenchimento e assinatura digital do formulário de que trata este artigo, ficando dispensado da apresentação de que trata o § 3º.

§ 7º O credenciamento do usuário externo deverá ser concluído no prazo de até 5 (cinco) dias úteis da data da apresentação da documentação.

§ 8º O credenciamento de usuário externo será indeferido no caso de descumprimento das normas previstas nesta Portaria.

§ 9° Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pelo MPF, poderão conter a exigência de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do Sistema Único.

§ 10º O credenciamento implicará a aceitação das normas estabelecidas nesta Portaria pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.

Art. 9º O credenciamento do usuário interno servidor e do usuário colaborador será realizado mediante solicitação da chefia imediata, observadas as disposições desta Portaria.

Art. 10. Aos usuários serão atribuídos os seguintes níveis de acesso ao Sistema Único:

I - nível 1: habilita o usuário externo a acessar o inteiro teor de expedientes

específicos, observadas as normas sobre sigilo e restrição de acesso;

II - nível 2: habilita o usuário colaborador a acessar o inteiro teor de expedientes localizados no setor em que exercer as suas atividades, observadas as normas sobre sigilo e restrição de acesso;

III - nível 3: habilita o usuário interno a acessar o inteiro teor de expedientes em trâmite ou arquivados no MPF, observadas as normas sobre sigilo e restrição de acesso;

IV - nível 4: além do acesso indicado no inciso anterior, habilita o usuário interno a acessar o inteiro teor de expedientes sigilosos ou sob restrição de acesso, em trâmite ou arquivados no MPF, ressalvado o disposto no art. 12, § 2º, inciso III, desta Portaria.

§ 1º O acesso por usuários externos ao inteiro teor de expediente eletrônico deverá ser previamente autorizado pelo membro que preside o feito, quando afeto à área de atuação finalística, ou pelo chefe do setor responsável pelo expediente, quando afeto à área de atuação administrativa, nos termos das normas pertinentes.

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§ 2º Conforme autorização do procurador natural, quando o expediente estiver afeto à área finalística, ou do chefe do setor responsável, quando afeto à área administrativa, poder-se-á permitir ao usuário externo o acesso a funcionalidades de peticionamento, inserção de documentos e recebimento de comunicações, intimações e notificações nos expedientes mencionados no caput, inciso I.

(...)

Art. 16. A prática de atos administrativos, procedimentais e processuais e o registro, a distribuição, a tramitação, a instrução e o controle de expedientes no MPF dar-se-ão por intermédio do Sistema Único, ressalvadas as seguintes situações: I - quando a utilização do Sistema Único se revelar tecnicamente inviável ou, no caso concreto, puder implicar algum prejuízo ao interesse público; II - quando o ato, nos termos das normas internas, deva ser praticado por meio da utilização de outro sistema institucional específico. § 1º Nas hipóteses excepcionais do inciso I, os atos poderão ser praticados em meio físico, com posterior digitalização e inserção no sistema, registrando, conforme o caso, a tramitação correspondente.

(...)

Art. 18. Os documentos eletrônicos produzidos no MPF terão garantia de autoria, autenticidade e integridade, nos termos da lei, mediante utilização de assinatura eletrônica.

§ 1º A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida e presume-se verdadeira em relação ao signatário.

§ 2º Sem prejuízo do disposto no parágrafo anterior, a utilização da assinatura digital deverá ser realizada nos termos das normas pertinentes a cada área de atuação do MPF.

§ 3º Na área administrativa, deverão ser assinados, preferencialmente, com o uso do certificado digital, os seguintes atos:

I - pareceres, laudos e notas técnicas;

II - atos com conteúdo decisório;

III - portarias, instruções normativas e demais atos que, nos termos da legislação vigente, devam ser publicados no Diário Oficial da União;

IV - certidões, atestados e outros que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo ao MPF; e

V - os praticados por usuários externos.

(...)

Art. 23. Os expedientes físicos de origem externa, recebidos pelo MPF, serão registrados, digitalizados, inseridos e movimentados no Sistema Único, devendo ser arquivados os respectivos autos ou documentos físicos que ficarem na posse da Instituição, nos termos desta Portaria e conforme Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

§ 1º Os documentos físicos recebidos de órgão externo ao MPF, pessoa física ou pessoa jurídica, deverão ser digitalizados e arquivados na área responsável pela abertura do envelope ou invólucro do documento, até que sejam transferidos para o arquivo da unidade.

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§ 2º A forma de apresentação do expediente físico recebido para digitalização deverá ser registrada no Sistema Único pelo respectivo usuário, conforme os tipos abaixo especificados:

a) original;

b) cópia autenticada por cartório;

c) cópia autenticada administrativamente; ou

d) cópia simples.

§ 3º A conferência da digitalização será realizada, exclusivamente, por usuários internos.

§ 4º A digitalização deverá ser realizada de forma a manter a integridade, a autenticidade e, quando for o caso, o sigilo ou a restrição do expediente.

§ 5º A digitalização de expedientes deverá ser realizada com resolução mínima de 200 dpi e com Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), preferencialmente no modo “tons de cinza”, e salva em formato “PDF/A”.

§ 6º O expediente cuja digitalização não possa ser realizada, por motivo técnico, ou não deva ser realizada, por motivo de interesse público, tramitará, de modo justificado, em meio físico, sem prejuízo dos devidos registros, no Sistema Único, das informações a ele pertinentes e das suas movimentações, para controle informatizado de sua tramitação.

§ 7º A área responsável pelo arquivo da unidade somente receberá documento físico que tenha sido objeto de digitalização que contenha o número de registro de sua inserção atribuído pelo sistema.

§ 8º O expediente de natureza sigilosa ou restrita será encaminhado fechado ao respectivo destinatário, com indicação, no envelope, do número de registro no Sistema Único, cabendo ao setor do destinatário, se for o caso, a conversão para o formato eletrônico.

§ 9º O expediente de natureza sigilosa ou restrita sem identificação do destinatário será aberto pelo chefe do setor responsável pelo seu recebimento e encaminhado ao setor competente em envelope lacrado, com a indicação de sigilo e do respectivo número de registro no sistema, cabendo ao destinatário, se for o caso, a conversão para o formato eletrônico.

Art. 24. O expediente digitalizado inserido no Sistema Único com garantia da origem e de seu signatário, na forma desta Portaria, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração.

(...)

Art. 27. Os expedientes eletrônicos deverão ser arquivados no sistema pela área responsável por sua conclusão, e avaliados conforme prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do MPF.

(...)

Art. 30. Os documentos produzidos no Sistema Único conterão elementos que permitam verificar sua autenticidade por meio da página oficial do MPF na internet.

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8. Da leitura da Instrução Normativa Audin – MPU nº 1/2008, observa-se que a

finalidade principal da norma é garantir que os documentos referentes aos atos de execução

orçamentária, financeira, patrimonial e os documentos referentes às contratações estejam

guardados em um local seguro, de forma organizada e de fácil acesso. Ou seja, busca

assegurar, antes de tudo, a manutenção da integridade desses documentos arquivados e a sua

fácil disponibilização quando necessário ao Órgão de Controle Interno, ao CNMP, ao TCU e

a outros órgãos. É de se perceber, também, que esse normativo (em atualização), foi editado

ainda em tempos de predominância absoluta de processos físicos e na oportunidade em que a

unidade gestora, regra geral, é quem instruia os processos, recebia e arquivava documentos

referentes aos atos antes mencionados. Um outro ponto que merece ser destacado nessas

ponderações iniciais é que as disposições da Portaria PGR nº 350/2017 tem alcance maior,

pois também abrange o tratamento a ser dado aos documentos relativos a área finalística,

conforme se dessume do parágrafo único do art. 1º do regulamento do Sistema Único. Porém,

na essência, também estabelece diretrizes no sentido de se garantir a guarda segura,

integridade e acessibilidade aos documentos (art. 5º), bem assim que estes podem ser

arquivados na unidade que os recebeu.

9. Pois bem, ante essa nova realidade de processos digitais cada vez mais

presentes na Administração Pública, o acesso aos documentos pode facilmente ser feito por

meio eletrônico, no caso do MPF, pelo Sistema Único.

10. Assim, com a tramitação eletrônica dos procedimentos e documentos

administrativos e com a prática de atos por outras unidades, não há mais necessidade que esta

Auditoria Interna tenha acesso aos documentos físicos na unidade gestora, visto que os

documentos inseridos no Sistema Único, na forma da Portaria PGR/MPF nº 350/2017, têm

força probante de originais e podem ser acessados eletronicamente, até mesmo da própria

Audin-MPU. Desse modo, não existe óbice para que os documentos sejam arquivados na

unidade em que for aberto o envelope ou invólucro, consoante dispõe o § 1º do art. 23 da

multicitada Portaria.

11. Note-se que o referido artigo consignou apenas que, até que sejam

encaminhados para o arquivo da unidade, os eventuais documentos físicos recebidos e

digitalizados, que ficarem na posse da Instituição, devem ficar no setor que abriu o invólucro

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ou envelope, deixando em aberto a possibilidade de a guarda e destinação final ficarem na

própria unidade que recebera o documento, observadas as demais disposições do regulamento

em tela. 12. Por outro lado, percebe-se que a norma em debate não estabeleceu quais

documentos físicos recebidos de usuários externos devem ser mantidos na guarda da unidade,

tendo apenas apontado, no art. 23, que devem ser arquivados os autos ou documentos que

“ficarem na posse da Instituição”.

13. Dessa forma, torna-se essencial observar a forma como, em geral, a

Administração Pública tem tratado a questão de documentos físicos. Para isso, importa

transcrever o disposto sobre o assunto na Instrução Normativa TCU nº 68/2011, a qual dispõe

sobre o recebimento de documentos a serem protocolados junto ao Tribunal de Contas da

União e no Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a

realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração

pública federal direta, autárquica e fundacional:

INSTRUÇÃO NORMATIVA TCU Nº 68/2011

Art. 4º Em caráter excepcional, havendo a impossibilidade de o interessado encaminhar os documentos em meio eletrônico, poderá ser protocolada no TCU cópia em papel ou, quando couber, segunda via do respectivo documento.

§ 1º Somente serão recebidos, pelo TCU, documentos originais em papel quando houver determinação legal para tal procedimento.

§ 2º Cabe ao interessado a guarda, pelo prazo legal pertinente, do documento original cuja cópia em papel ou segunda via for protocolada junto ao TCU.

§ 3º Após o recebimento, o TCU providenciará a conversão do documento em papel para o meio eletrônico, observada a devida certificação digital que garanta a fidedignidade da versão eletrônica com o documento apresentado.

§ 4º O TCU efetivará, para as cópias de documento em papel ou segundas vias, guarda temporária por até seis meses e posterior descarte.

§ 5º Objetos protocolados no TCU, para fins de constituir peça em processo, cuja digitalização não seja tecnicamente viável, serão, quando possível, convertidos, pelo Tribunal, em arquivo eletrônico por meios alternativos, de modo a viabilizar a inserção nos autos eletrônicos, cabendo, posteriormente, a devolução desses objetos ao respectivo fornecedor.

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§ 6º Quando do protocolo de documento em papel, o TCU entregará comprovante de recebimento, no qual constará, quando se tratar de cópias em papel ou de segundas vias, aviso sobre a guarda temporária por até seis meses e o posterior descarte.

Art. 5º O encaminhamento de documentos em meio eletrônico é feito mediante utilização de serviço de protocolo eletrônico disponível no Portal do Tribunal na Internet (Portal TCU).

§ 1º Para utilização do serviço de protocolo eletrônico é necessário prévio credenciamento do usuário.

§ 2º O credenciamento é ato pessoal e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio do Portal TCU.

§ 3º Norma do TCU deve disciplinar o credenciamento de usuários e a utilização do serviço de protocolo eletrônico.

Art. 6º Os documentos eletrônicos recebidos pelo Tribunal devem atender aos requisitos de autenticidade, integridade e validade jurídica preconizados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou assegurados, para casos específicos e nos termos da lei, mediante assinatura por login e senha.

§ 1º O envio de documentos por meio eletrônico e com assinatura baseada em certificado digital, de uso pessoal e intransferível, emitido por autoridade certificadora credenciada à ICP-Brasil ou, para casos específicos, mediante assinatura por login e senha, dispensa a apresentação posterior de originais, cópias autenticadas ou segundas vias, ressalvada a hipótese de arguição de falsidade do documento eletrônico.

§ 2º O Tribunal indicará quais documentos poderão ter a assinatura eletrônica viabilizada mediante login e senha, observada a legislação em vigor.

DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015

Art. 11. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

(...)

Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

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§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 3º A administração poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:

I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e

III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e

b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da administração e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.

Art. 13. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 14. A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.

14. Extrai-se da leitura da IN TCU nº 68/2011 que a guarda dos documentos

originais, cuja cópia ou segunda via foram protocolados no TCU, caberá ao interessado pelo

prazo legal pertinente. O órgão, após digitalização, apenas manterá a segunda via e cópias,

temporariamente, pelo prazo máximo de 6 (seis) meses.

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15. De igual modo, o Decreto nº 8.539/2015 claramente indicou como

procedimento mais adequado a devolução do documento original para guarda do interessado.

Assim, estabeleceu que, caso a digitalização não possa ocorrer imediatamente, com a

devolução, em seguida, do documento ao interessado, a apresentação do original ocorrerá

acompanhado de cópia, a qual será conferida com o documento original pelo protocolo, com

imediata devolução do original ao interessado. As cópias autenticadas administrativamente ou

as cópias simples poderão ser descartadas logo após a respectiva digitalização.

16. A tendência, portanto, que se observa na Administração Pública, é a

entrega/devolução dos documentos físicos originais para a guarda dos interessados. Esse

procedimento mostra-se mais adequado com os princípios que fundamentam a implementação

dos processos eletrônicos.

17. Quanto à aceitação por órgãos externos, como CNMP e TCU, de documentos

eletrônicos, vale notar que, atualmente, a regra na Administração Pública é adoção do meio

eletrônico para envio, recebimento e armazenamento de documentos. Aliás, o caminhar nessa

direção pode ser verificado na norma da Corte de Contas, acima transcrita, a qual estabelece,

como regra, o envio, pelo interessado, de documentos por meio eletrônico. A entrega física é

apenas para os casos excepcionais, quando houver impossibilidade de envio eletrônico.

18. Ademais, como já citado, o art. 24 da Portaria PGR/MPF nº 350/2017

estabelece que o expediente digitalizado inserido no Sistema Único com garantia da origem e

de seu signatário, na forma da Portaria, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada

a alegação motivada e fundamentada de adulteração. Assim, certamente não haverá

dificuldades para que os órgãos externos, como CNMP e TCU, por exemplo, aceitem os

documentos inseridos no Sistema Único em substituição aos documentos físicos. A este

propósito, cabe registrar que a Resolução CNMP nº 119/2015, que institui o sistema

eletrônico de processamento de informações e prática de atos processuais no âmbito daquele

e. Conselho, tem como fundamento a “substituição da tramitação de documentos em meio

físico pelo meio eletrônico, como instrumento de celeridade e qualidade da prestação do

serviço público”.

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19. Quanto à possibilidade de aceitação de documentação enviada por correio

eletrônico, verifica-se que a Portaria PGR/MPF nº 350/2017 não tratou expressamente dessa

possibilidade. A norma prevê o cadastramento do usuário externo no Sistema Único, com

perfil para peticionar, inserir documentos, receber comunicações, intimações e notificações,

conforme disposto na Seção II – Do Acesso ao Sistema e da sua Restrição. Inclusive, o § 9º

do art. 8º dispõe ser possível solicitar aos licitantes, nos editais de contratação de bens,

serviços e obras, bem como nos contratos e acordos celebrados pelo MPF, que façam o

credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do Sistema

Único.

20. O fato é que a Portaria não tratou explicitamente do assunto, mas também não

vedou o recebimento de documentos por correio eletrônico. Parece apenas existir uma

preferência para que os documentos sejam enviados pelo Sistema Único. Aliás, não poderia

ser diferente, visto que hoje o correio eletrônico é o meio mundialmente mais utilizado para

comunicação e envio de documentos. O Decreto nº 8.539/2015, no art. 11, inclusive,

estabelece a possibilidade de o interessado enviar documentos, por meio eletrônico, o que,

acreditamos, abarca também e-mails.

21. Dessa forma, tem-se que não existe óbice para que os documentos sejam

enviados por correio eletrônico, desde que seja assegurada a autoria, autenticidade e

integridade do documento.

22. Em face do exposto, somos de parecer que:

I) os documentos poderão ser recebidos por e-mail, desde que seja possível

assegurar a autoria, autenticidade e integridade do documento, mas, pelo que se

infere da Portaria PGR/MPF nº 350/2017, preferencialmente, devem ser

inseridos pelo usuário externo no Sistema Único;

II) o arquivamento inicial dos documentos deve ser feito na área responsável

pela abertura do envelope ou invólucro, podendo a guarda e a destinação final

dos documentos ser realizada na unidade que os recebeu;

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III) as demandas desta Auditoria Interna e de outros órgãos externos estarão

atendidas com a visualização dos documentos digitalizados, inseridos no Sistema

Único, nas condições estabelecidas pela Portaria PGR nº 350/2017.

É o Parecer que submetemos à consideração superior.

Brasília, 18 de setembro de 2017.

JOSÉ GERALDO DO E. SANTO SILVAChefe da Divisão de Legislação Aplicada

ROGÉRIO DE CASTRO SOARESCoordenador de Orientação de Atos de Gestão

De acordo.À consideração do Senhor Auditor-Chefe.

Aprovo.Transmita-se à SG/MPF e à SEAUD.Em 18/9/2017.

MARA SANDRA DE OLIVEIRASecretária de Orientação e Avaliação

SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIMAuditor-Chefe

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