freelog consulting -- como conduzir uma terceirização logística?

Tudo sobre

terceirização logística

Como conduzir uma

terceirização logística?

14 de Agosto de 2014

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information.

Agenda

Sobre a Freelog

Escopo da palestra

Metodologia & boas praticas

Agradecimentos

2

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information

Uma das principais empresas de consultoria em melhoria da performance operacional

da França, principalmente nos âmbitos da Supply Chain & Logística

15 anos de experiência

30+ consultores, combinando perfis com background nas áreas de consultoria e operações

4 escritórios no mundo: Paris, Toulouse, Hong Kong e São Paulo (2008)

Consolidada e reconhecida experiência em Supply Chain e Logística

400+ projetos realizados em mais de 20 países

Referência mundial na indústria de Aerospace & Defence

Comprovada experiência na engenharia e gestão de projetos complexos

Metodologias e ferramentas robustas

3

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information 4

Supply Chain

Competitiveness

Operations

Excellence

Organizational

performance

Cycle times reduction

S&OP and planning methods

Sourcing

Collaborative process with customer or supplier

Supplier development

Network design

Transport optimization

Warehouse optimization

Storage strategy & stock balancing

VMI induction

Supply & Logistics IT tools

Lean logistics

Service level recovery

Kaizen blitz approach

Focused diagnosis

Support decision tools mock up

Continuous improvement

4

Áreas de expertise nas quais temos mais de 1,5 década de experiência

Logistics master plan

Supply chain strategy

Benchmarks

Organization re-engineering

Logistics transformations

Operations blueprint & set up

Complex Program & Project Management

Logistics

Competitiveness


Aerospace &

Defense

Logistic Services Telecom & High Tech Process Retail

Energy & Transport Healthcare Automotive Others Industries

* Lista não exaustiva.

6

Algumas das empresas com as quais já tivemos a oportunidade de

trabalhar no Brasil e/ou no mundo


Offices

Aerospace & Defense

Automotive

Energy

Distribution & Logistics Providers

Infrastructure & Transportation

Health & Chemistry

Electronics & High Tech

Industrial equipment

Other Industries

Luxury

Headquarter

7

Nosso modelo de negócios exige uma grande agilidade para

acompanhar nossos clientes aonde a necessidade se apresentar


Os depoimentos são veiculados nas principais

revistas de Supply Chain & Logística

7

Pub Freelog 2013 & 2014 – Tecnologística & Mundo Logística (Brazil) | Supply Chain Magazine (France)

Uma campanha está em andamento para

ajudar a tornar a Freelog conhecida no país

Ao invés de dizer que somos confiáveis,

convidamos alguns clientes para fazê-lo

“A gente conhece bem nossos clientes... e eles conhecem ainda melhor

nossos resultados”


Pub Freelog 2013 & 2014 – Mundo Logística & Tecnologística (Brazil) | Supply Chain Magazine (France)

Mais dois depoimentos dados espontaneamente por alguns de nossos

clientes, e outras publicações já estão por vir


Pub Freelog 2013 & 2014 – Tecnologística & Mundo Logística (Brazil) | Supply Chain Magazine (France)

Trabalhamos com o foco de alcançar, e se possível superar, no final de

cada projeto a expectativa de nossos clientes


Agenda

Sobre a Freelog

Escopo da palestra


Agradecimentos

10

© 2014 FREELOG Consulting. Confidential and Proprietary Information. 11

Falaremos neste evento sobre metodologias e boas práticas para poder

conduzir uma terceirização (BID) com resultados vencedores

Decisão BID Implantação

Processo de Terceirização Logística

Metodologia completa e aplicável,

integral ou parcialmente,

aos diferentes tipos de terceirização

Boas práticas obtidas por anos de

experiência auxiliando clientes em

processos de terceirização

1 2

Introduziremos, ao longo da apresentação da metodologia, as

boas práticas que nossas experiências nos permitiram assimilar


Agenda

Sobre a Freelog

Escopo da palestra


Agradecimentos

12


Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8 Sem9 Sem10 Sem11 Sem12 Sem13 Sem14 Sem15 Sem16

Suporte à resposta dos 3PLs

Workshops & avaliação de riscos

B

C

Entendimento & especificação

A

Negociação finalD

Lançamento da RFQReunião inicial do projeto

Data limite para recebimento das ofertas

Seleção para workshopsWorkshops com 3PLs

Decisão final

Assinatura contrato & preparação para implantação

O roadmap abaixo representa uma abordagem geral para uma terceirização

Pravariar em função da complexidade, vamos fixar um contexto hipotético:

i. Terceirização das operações logísticas e gestão do transporte

ii. Consulta entre 6 e 10 players (3PLs)

iii. Grande número de SKUs (20.000+), com relativa complexidade de armazenagem e de picking

iv. Considerando recursos disponíveis (consultoria e/ou recursos próprios) para desenvolvimento do projeto





B

C


A

Negociação finalD




Decisão final


Esta fase tem por objetivo especificar a RFQ que será enviada aos 3PLs

1. Definição dos players (3PLs)

2. Envolver as partes interessadas para garantir alinhamento

3. Especificar o tender (serviços necessários, produtos e

processos, sistemas de gestão, formulação comercial, etc.)

4. Criar template padrão para a resposta dos 3PLs

1. Benchmarks podem ser usados para a identificação dos 3PLs

2. É preciso envolver times de TI, Compras, Fiscal e Comercial

3. Quanto mais detalhado for a RFQ (fotos, esquemas,

ilustrações...), mais qualidade teremos nas respostas

4. Um template único é chave para agilizar a análise das ofertas

Metodologia Boas práticas


É recomendável listar os players no início do projeto, elencando os

aspectos básicos para viabilizar a participação dos mesmos no BID

15

Nacionalidade Escopo de serviços Experiência na indústria

Observações

Contatos


Uma vez definida a lista de empresas a participar, entramos em contato

com as mesmas apresentando o projeto e solicitando o NDA assinado

16

Carta convite

Apresentação da empresa

Escopo em linhas gerais

Detalhamento dos prazos

Non-disclosure agreement (NDA)

Apresentação do projeto

Estabelecimento das regras de confidencialidade

Assinatura dos responsáveis


Detalhar ao máximo a atividade, produtos e principais características

das operações que serão terceirizadas robustecerá a resposta dos 3PLs

17

Fluxos e fotos

Tabelas e gráficos

Esquemas e KPIs

BID deadlines


Nós desenvolvemos um sumário padrão com os principais pontos que

devem ser tratados em uma RFQ

Principais pontos:

Sumário

Confidencialidade

Contexto (cliente e RFQ)

Detalhamento das operações

Requisitos de armazenamento

Sistemas de informação

Parâmetros administrativos e contrato

Processo do BID (regras e deadlines)

Templates para resposta

Glossário

18


Estabelecer um template padrão para a resposta facilita a análise e

comparação das ofertas

19

Template padrão (11 páginas no caso deste projeto),

que foi entregue aos 3PLs para o preenchimento

Foram solicitadas desde informações financeiras,

composição societária, até o pricing em função dos

FTEs a serem alocados para os volumes dados





B

C


A

Negociação finalD




Decisão final


Nesta fase prestamos todo o suporte necessário à boa resposta dos 3PLs

5. Solicitar assinatura de NDA (confidencialidade), se necessário

6. Lançada a RFQ, suportar o processo e responder às eventuais

dúvidas dos 3PLs

7. Receber e compilar as ofertas para analise posterior

5. Por tratar muitas vezes de estratégias e números confidencias

(volumes, valores, etc.), recomendamos assinatura de NDA

6. Compilar as dúvidas e enviar à todos os participantes

7. Para que ninguém seja prejudicado, temos que respeitar o

deadline. Importância de follow up com 1 sem de antecedência



As dúvidas dos 3PLs devem ser respondidas com prontidão, compiladas

e enviadas aos demais participantes

21

Dúvidas não esclarecidas na RFQ devem ser

tratadas e as informações adicionais reportadas

aos demais participantes (questão de igualdade)

Esse processo se intensifica nas semanas

anteriores ao deadline para a resposta dos 3Ps(após avaliação interna da participação e definição do time para responder)





B

C


A

Negociação finalD




Decisão final


As ofertas são então detalhadas e promovemos um workshop com os 3PLs

8. Compilar ofertas, promover analise preliminar, benchmarks e

alinhamento com partes interessadas para seleção de finalistas

9. Convidar finalistas para workshops (apresentação da oferta,

comercial, time, DILO, pricing, modelos de TI / fiscal, etc.)

10. Finalizar analise de riscos e formalizar decisão (3PL vencedor)

8. Definir requisitos mínimos à serem respeitados (quantitativos e

qualitativos), examinar demonstrativos financeiros e estratégias

9. Workshop = ~1,5 dias/3PL; visitar as operações com 3PL;

conhecer responsável pela implantação; detalhar pricing, etc.

10. Risco = Probabilidade x Impacto / máximo 3-5 participantes



Weight

(1 to 5)

Technical analysis

localization 4 4,75 3,75 3,75 4,00 2,75

Surface (Layout; logistics means; allocated WH) 3 3,25 4,00 3,75 2,75 1,50

Process definition / Process quality 3 3,00 4,50 2,25 2,25 2,75

Understanding of HB needs/ global proposal quality 2 2,50 4,75 2,50 2,50 2,25

Organization sizing / productivity 4 3,00 3,25 3,25 2,75 3,50

Aerospace experience 2 3,75 1,50 4,00 2,25 3,00

Company reputation (Benchmark) 2 2,50 3,25 4,25 2,75 3,50

Extension possibilities 2 3,75 4,25 3,00 3,00 2,00

CSC Offices 3 3,25 3,50 2,25 2,50 1,25

It tools 2 3,00 4,00 3,25 3,00 3,50

Organization Agility (weekends, ...) 3 3,33 2,67 3,67 2,33 3,33

Infrastructure quality (security, facilities) 3 4,50 4,00 3,75 2,75 1,50

Costs analysis

Variable part

Anual cost (1 shift) 5 4,75 2,25 3,25 3,75 3,50

Anual cost (2 shifts) 5 3,50 3,00 4,50 4,50 3,75

Fix costs

Real estate 3 2,00 3,00 2,25 4,25 3,00

operations fix costs 5 2,00 4,00 3,00 3,00 3,00

Starting costs 4 2,33 4,00 2,83 4,67 1,33

3 3,28 3,47 3,29 3,26 2,73

General

Blueline experience 1 2 4 2,2 2 4

Inportation volume/ customs clearance process experience 3 2 3,4 4,8 3,4 4,8

organization type (centralization /dedicated) 3 2,4 3,4 3,8 2,6 3,6

IT capabilities (Softway) 3 2,6 4,4 4,2 2,6 3

Costs Analysis

unitary costs/ PI (without blueline) 5 3,8 4,8 1,2 3,8 4,4

unitary costs/ PI (with blueline) 5 3,8 4,8 1,2 2,8 3,8

Unitary costs transport (without Blue line) 3 4 3 1,25 4,5 3,5

2 3,17 4,11 2,45 3,23 3,90

General

Dedicated transport fleet (owned/subcontracted) 3 2,6 3 4,2 2,6 3,2

Transport process organization (4PL/control Tower) 4 1,75 3,5 4,25 3,5 3,25

IT capabilities (Track and Trace, TMS) 4 1,75 3,75 3,75 4 3,5

Organization Agility (cut offs, week-ends) 3 2,33 3,33 3,67 3,00 2,67

Aerospace experience 1 3,8 2,6 4 3,2 4

Costs analysis

Shuttle costs 4 4,4 3,2 4,8 3 2,2

Distribution cost to SP 3 4,25 2 4,5 2 3,25

Distribution cost to RJ 3 4,2 2 4,6 2 3,2

Distribution cost to BELEM 3 3,8 1,8 4,6 2 4

2 3,11 2,89 4,28 2,86 3,17

22,41 24,40 23,33 21,96 22,33

22,41 24,40 23,33 21,96 22,33

24,40 23,33 21,96 22,33

GLOBAL TRANSPORTS

FINAL MARK

Marks (1 to 5)

Ware

ho

usin

g

GLOBAL WAREHOUSING MARK

Cu

sto

ms c

leara

nce

GLOBAL CUSTOMS CLEARANCE

Tra

nsp

ort

Uma análise quantitativa e qualitativa decidirá os finalistas (workshops)

23

Os resultados são compilados por categoria

e será a base para a seleção dos finalistas

Com as propostas e os respectivos templates

preenchidos, inicia-se a análise das ofertas

Quotation Template - Warehouse Provider Name

This sheet is to be complete by the Logistics operator

Blue cells have to be filled by provider

Grey cells may not be modified by provider

Prices have to be given in Brazilian Reals (R$)

1 - Variable Part

This quote includes

- Productive force cost (taxed salary, bonuses, working clothing, etc…)

- Costs relative to location (or equivalent) of material handling machines and radiofrequency/vocal terminals (rent/amortization, energy, maintenance)

- Consumables

- Margin

Consideration 1 : regular working hours (from 8 am to 5h30 pm)

Operation type UnitAnnual

Quantity Unitary cost Annual cost Comments

Reiceiving & cosmetic inspection PN IN 20.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Storage operations PN IN 15.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Preparation & Packing (Spare parts sales) PN OUT 23.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Preparation & Packing (Spare parts MRO) PN OUT 27.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Reverse activity PN 240 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Warehouse Inventory PN 14.000 0 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Total for one year 0 BRL

Consideration 2 : extended working hours (from 7 am to 11 pm)

Operation type UnitAnnual

Quantity Unitary cost Annual cost Comments

Reiceiving & cosmetic inspection PN IN 20.000 8,90 BRL 178.000 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Storage operations PN IN 15.000 8,93 BRL 133.950 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Preparation & Packing (Spare parts sales) PN OUT 23.000 9,92 BRL 228.160 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Preparation & Packing (Spare parts MRO) PN OUT 27.000 9,93 BRL 268.110 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Reverse activity PN 240 84,80 BRL 20.352 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Warehouse Inventory PN 14.000 4,19 BRL 58.660 BRL Salaries, benefits, taxes costs

Total for one year 887.232 BRL

2 - Fix costs (per month) :

Cost per month Comments

Real estate 74.845,18 BRL Rent cost

Insurance and taxes : Real estate insurance/stocks, taxes 2.332,94 BRL Taxes, insurance costs

IS : IT material, servers 1.801,37 BRL Investmens on hardware e software

Telecommunications Internet, phone line 1.195,36 BRL Mobile phone, Nextel and phone costs

Other fix costs : security, energy, maintenance of installations, waste processing, cleaning, reception, etc.. 35.931,54 BRL Utilities, security infrastructre and other costs

Management structure and indirect costs : salaries, charges, business trips... 34.912,24 BRL Staff for operation management costs

Margin over fix costs 37.754,65 BRL

Others : to be precised by the provider 0 BRL

Total per month 188.773 BRL

Total over a year (x12) 2.265.279 BRL

3.1 - Starting costs - activity launch (per month)Should be amortized for the whole contract

Cost per month Comments

IS development 0 BRL

Site configuration 16.412,04 BRL Infrastructure for storage and site configuration costs

Workforce training / Project management 1.166,23 BRL Start Up management costs

Total per month 17.578 BRL

Total over a year (x12) 210.939 BRL

CEVA

Operation costs

Operation costs


Uma análise aprofundada dos finalistas é feita nos benchmarks e workshops

24

Item Provider Customer evaluationWarehouse

operations

Transporte

operations

Customs

clearance

Transport

agility

Transport quality

(damaged goods)

Tracking

qualityBlue line efficiency Agility

Critical

processes

treatment

Total

Average

1 CEVAFIAT 4 4 N/A 4 4 5 No 4 4 5 4,25

Ford 3 3 N/A 3 3 3 No 3 3 3 3,00


operations

Transporte

operations

Customs

clearance

Transport

agility

Transport quality

(damaged goods)

Tracking


Critical

processes

treatment

Total

Average

2 PANALPINAGama Italy 5 N/A N/A N/A N/A N/A No 4 4 3 4,00

Cassio 5 1 4 3 1 1 No 3 3 4 2,78


operations

Transporte

operations

Customs

clearance

Transport

agility

Transport quality

(damaged goods)

Tracking


Critical

processes

treatment

Total

Average

3 SCHENKERZF 4 4 4 3 4 2 No 3 3 5 3,56

Embraer N/A N/A N/A N/A N/A N/A No N/A N/A N/A N/A


operations

Transporte

operations

Customs

clearance

Transport

agility

Transport quality

(damaged goods)

Tracking


Critical

processes

treatment

Total

Average

4 Kuehne+NagelC&A 3 4 4 5 4 5 No 4 4 5 4,22

Johnson & Johnson 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4,9


operations

Transporte

operations

Customs

clearance

Transport

agility

Transport quality

(damaged goods)

Tracking


Critical

processes

treatment

Total

Average

5 SDVOBERTHUR TECHNOLOGIES N/A 4 3 4 4 4 No 3 3 3 3,50

Emerson N/A N/A 3 N/A N/A N/A No N/A N/A N/A 3,00

Notas : 5 - Ótimo

4 - Bom

3 - Regular

2 - Ruim

1 - Pessimo

obs Schenker terceriza a armazenagem

3,25

AVALIAÇÃO FEITA DIRETO COM OS CLIENTES

3,63

3,39

3,56

4,56

Benchmarks com clientes não-indicados e que

apresentem características semelhantes às

operações da empresa são extremamente válidos

Condução dos workshops

(apresentação da oferta, comercial, time, DILO,

pricing, modelos de TI / fiscal...)


Uma análise detalhada dos riscos para a operação ligada aos diferentes

3PLs complementa as análises anteriores e será a base para a decisão

25

3PL / Operação

Risco identificado Componentes do risco

Possíveis mitigações


Uma síntese dos principais resultados é realizada e o vencedor escolhido

26

...

A diretoria decide que será o 3PL vencedor e passamos à fase final do BID





B

C


A

Negociação finalD




Decisão final


Por fim, temos por objetivo fechar a negociação e assinar o contrato

11. Em conjunto com o 3PL vencedor, finalizar a negociação do

BID e elaborar contrato de prestação de serviço

12. Definir internamente as estratégias para implantação (recursos,

datas chave, treinamento, integrações de TI, ramp up, etc.)

13. Definir cronograma e implementar projeto de implantação

11. Não é porque temos um 3PL que o contrato está fechado.

Enviar minuta do contrato junto com a RFQ é recomendado.

12. Planejar a implantação é chave, pois ela representa 3-6 meses

de trabalho, podendo chegar a 1 ano (alta complexidade)

13. Atenção com o ramp up e o prazo de estabilização (~3 meses)



A elaboração do contrato pode “emperrar” em pequenas discordâncias

sobre pontos críticos, sendo importante o envio da minuta anteriormente

28

É importante detalhar corretamente as expectativas

da empresa, principalmente nos pontos ligados ao

ramp up, estabilização das operações, multas...

Uma vez acertados os pontos de discordância,

ambas as empresas celebram com um contrato

de serviço logístico a terceirização


Uma boa preparação é fundamental para um BID profissional e uma

terceirização com resultados vencedores!

29


Agenda

Sobre a Freelog

Escopo da palestra


Agradecimentos

30


Muito obrigado!

Agradecemos à Mundo Logística pela

oportunidade e esperamos ter agregado

valor à esta importante iniciativa

Me coloco à disposição para aprofundar

este o tema e responder, aqui ou

posteriormente, às dúvidas da plateia

freelog consulting -- como conduzir uma terceirização logística?

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