fonai- goiania novembro 2013 gerardo lemos do amaral jr

25
(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br FONAI- GOIANIA FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr. Gerardo Lemos do Amaral Jr. Controles: Controles: Sua Importância na Sua Importância na Organização Organização

Upload: christmas

Post on 07-Feb-2016

28 views

Category:

Documents


0 download

DESCRIPTION

FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr. Controles: Sua Importância na Organização. A Pirâmide de Controles. AUDITORIA Processo-chave Processo Crítico. Medidores. desempenho. Sistema Gerencial de Controles. Programa Auditoria: Processos Chave/Críticos. Diretoria. - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Page 1: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

FONAI- GOIANIAFONAI- GOIANIANovembro 2013Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr.Gerardo Lemos do Amaral Jr.

Controles:Controles:Sua Importância na Sua Importância na OrganizaçãoOrganização

Page 2: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

A Pirâmide de ControlesA Pirâmide de Controles

Diretoria

Controlespraticados

AUDITORIA

Processo-chave

Processo Crítico

Medidores

desempenho

Diretoria

GestorGestor

Processos

Controles Internos

Objetivos

Page 3: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Sistema Gerencial de Controles

Identificação Processos

Diretoria

Gestores

Controles Internos

Análise Processo

Elaboração de Medidores

Programa Auditoria:

Processos Chave/Críticos

Atingir objetivos operacionais e de controles

Page 4: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

AMBIENTE DE CONTROLESAMBIENTE DE CONTROLES

PresidentePresidente

Auditoria

PROCESSOS

Finanças Vendas Recursos Humanos Compras Jurídico

Delegação

Rodízio

Determinação funções

Segregação

normas

Page 5: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

BENEFÍCIOS DO SISTEMA GERENCIAL DE CONTROLESBENEFÍCIOS DO SISTEMA GERENCIAL DE CONTROLES

Levar ao conhecimento da Diretoria Executiva:

1. Fragilidade dos controles praticados em processos-chave e críticos;

2. Identificação de processos que possam vir a prejudicar o alcance de um objetivo;

3. Tomada de ações corretivas para a consecução desse objetivo;

4. Dificultar e/ou inibir a ocorrência de fraudes.

RESPONSABILIDADES DO GESTOR DE PROCESSOSRESPONSABILIDADES DO GESTOR DE PROCESSOS

Page 6: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

INSTRUMENTOS DO SGCINSTRUMENTOS DO SGC1. Conceito Responsabilidade por Controles a. Nível Gerencial b. Estrutura organizacional2. Análise de Processos a. Responsabilidade Diretoria b. Responsabilidade do Gestor3. Controles Internos a. Responsabilidade de implementação: Gestor b. Responsabilidade de suporte: Controle Interno c. Responsabilidade de aferição: Auditoria Interna4. Auditoria Interna a. Foco em processos-chave e processos críticos b. Matriz de risco de um processo5. Medidores de Desempenho a. Responsável pela implementação: Gestor b. Responsável pelo suporte: Controle Interno

Page 7: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

CONCEITO RESPONSABILIDADE POR CONCEITO RESPONSABILIDADE POR CONTROLESCONTROLES a. Nível Gerencial

O Gestor é responsável pela:O Gestor é responsável pela:

1. Adequação de seus processos; 2. Adequação dos controles praticados; 3. Consecução de objetivos; 4. Gerenciamento de Recursos.

b. Estrutura Organizacional (DIRETORIA)

1. Todos são responsáveis por controles do processo; 2. Eliminar o sentimento de impunidade: não “dou bola” para controle

CONTROLE É PROBLEMA DA AUDITORIA/CONTROLE INTERNO:

GRANDE ERRO

Page 8: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

ANÁLISE DE PROCESSOSANÁLISE DE PROCESSOS a . Responsabilidade da Diretoria a . Responsabilidade da Diretoria

1. Incentivar aos gestores na busca da excelência dos processos; 2. Avaliação dos resultados apurados pela Auditoria Interna, através

de seus relatórios, e avaliação dos resultados do sistema de medidores de desempenho do processo.

b. Responsabilidade do Gestorb. Responsabilidade do Gestor

1. Avaliar constantemente a eficiência de seu processo; 2. Estar atento aos processos utilizados por outras organizações; 3. Mudar em tempo hábil; 4. Ser pioneiro.

Page 9: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

CONTROLES INTERNOSCONTROLES INTERNOS

a . Responsabilidade de implementação : Gestora . Responsabilidade de implementação : Gestor

1. avaliar periodicamente a adequação dos controles praticados no processo; 2. efetuar testes (auto-controle); 3. cobrar resultados dos colaboradores e tomar ações

b. Responsabilidade de suporte : Controle Internob. Responsabilidade de suporte : Controle Interno

1. revisões preventivas nos processos-chave e críticos; 2. participação efetiva nas modificações e/ou novos controles; c. Responsabilidade de aferição: Auditoria Internac. Responsabilidade de aferição: Auditoria Interna

1. foco nos processos-chave e críticos em aspectos relevantes; 2. auditoria pró-ativa: melhoria de controles e processos

Page 10: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

FORMAS DE CONTROLE INTERNO

Controle Interno

Tipo Contábil Estrutural Administrativo

AlcanceProteção Ativos

Idoneidade Registros

Organizacional

(Política/Proced.)

Gerencial

Processos

Métodos

ObjetivoVeracidade registros

Legalidade atos

Responsabilidade Controles

Propriedade Proc.

Efic. Processos

Normas/Instr.

MeiosPlano contas

Conciliações

Contagem física etc.

PDAA

Premiação/Penal

Código Conduta

Segregação

Rodízio

Análise de Repetição

Circularização etc.

Page 11: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Controles Internos Controles Contábeis:

Métodos e procedimentos diretamente ligados à guarda do patrimônio e a fidelidade dos registros . Contas de controle: conciliação permanente entre os registros operacionais e contábeis das principais contas da organização . Contagens físicas: realização (surpresa) de contagem de ativos (caixa, estoques, etc.) . Sistema de conferência, aprovação e autorização de gastos

Controles Administrativos:

Métodos e procedimentos ligados a eficiência e controle dos processos operacionais . Segregação de funções: estabelece independência entre as funções de operação, registro e controle. As fases de uma operação não podem estar concentradas em uma só pessoa. . Rodízio de funcionários: aplicável aos processos críticos . Determinação de funções: claramente definido por funcionário metas, objetivos, responsabilidades e atribuições . Circularização, verificação física, análise de repetições: checagem de dados, confirmação de existência e porque da repetição de pagamentos um mesmo fornecedor

Page 12: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Controles Estruturais Controles OrganizacionaisControles Organizacionais

1. Delegações de autoridade (níveis de alçada) são definidas de acordo com os níveis organizacionais e necessidades da operação.

2. Os proprietários dos processos entendem o funcionamento dos controles

em suas áreas e estão cientes da responsabilidade pela operação, manutenção e melhorias dos controles praticados.

3. As transmissões de cargo, temporárias ou definitivas, são feitas de forma a garantir a continuidade das atividades e controles que inclui completas explicações sobre procedimentos e controles em vigor.

4. Existe um programa de Avaliação de Desempenho periódico, para todos os funcionários, que contemple objetivos de controle para o período, como forma de criar na empresa um “conceito de responsabilidade por controle”.

Page 13: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Controles Estruturais Controles de Políticas e ProcedimentosControles de Políticas e Procedimentos

1. Existem políticas e procedimentos que estabeleçam claramente os princípios / valores da Organização com relação a:

a) padrões de conduta ética no negóciob) condição para aceitação de brindes/presentes

2. Para as atividades do processo sob a responsabilidade do “proprietário” estas políticas e procedimentos:

a) foram definidas com base no ambiente de negócios, objetivos do processo e identificação de riscos potenciais

b) estão disponíveis e de fácil acesso aos funcionáriosc) estão atualizadas e adaptadas às necessidades atuaisd) determinam claramente como devem ser executadas

3. Os procedimentos são revistos e atualizados sempre que um processo é modificado

Page 14: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Controles Estruturais Controles Gerenciais

1. Para as atividades sob a responsabilidade do proprietário do processo estão presentes controles que garantam que as políticas e procedimentos vigentes:

a) são do conhecimento de todos os funcionários b) estão sendo cumpridas d) estão sendo executadas de acordo com as metas estabelecidas

2. A gerência efetua periodicamente revisões e análises das atividades do

processo como forma de: a) garantir a existência de relatórios operacionais adequados para o perfeito gerenciamento do processo b) monitorar o desempenho com base nas metas estabelecidas c) assegurar que a estrutura de controles é adequada através da correção dos pontos fracos encontrados

3. A estrutura de controles é revisada sempre que houver mudanças no ambiente de negócios, nas atividades do processo ou na implementação de novos sistemas

Page 15: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA

a. Focoa. Foco

1. Processos-chave OBJETIVOSOBJETIVOS

2. Processos críticos RECEBIMENTOS RECEBIMENTOS DesviosDesvios PAGAMENTOS PAGAMENTOS

b. Elaboração de uma Matriz de Riscob. Elaboração de uma Matriz de Risco

Avaliar dentro do processo as atividades de maior risco quanto a: Materialidade; vulnerabilidade; riscos operacionais, de estratégia e patrimoniais; Materialidade; vulnerabilidade; riscos operacionais, de estratégia e patrimoniais; gestão; imagem interna e externagestão; imagem interna e externa

Page 16: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Objetivos Auditoria Interna

EXAMINAR A INTEGRIDADE DAS INFORMAÇÕES EXAMINAR A INTEGRIDADE DAS INFORMAÇÕES FINANCEIRAS E OERACIONAIS DA EMPRESAFINANCEIRAS E OERACIONAIS DA EMPRESA

AVALIAR A GESTÃO DOS PROCESSOS VIS A VIS AVALIAR A GESTÃO DOS PROCESSOS VIS A VIS OBJETIVOS ORGANIZACIONAISOBJETIVOS ORGANIZACIONAIS

IDENTIFICAR OS PONTOS FORTES E FRACOS DA IDENTIFICAR OS PONTOS FORTES E FRACOS DA GESTÃO GESTÃO

AVALIAR SE OS CONTROLES PRATICADOS AVALIAR SE OS CONTROLES PRATICADOS ATENDEM AOS OBJETIVOS DE CONTROLE DO ATENDEM AOS OBJETIVOS DE CONTROLE DO PROCESSOPROCESSO

Page 17: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Perfil do Auditor

IMPARCIALIDADEIMPARCIALIDADE

SIGILOSIGILO

BOM SENSO NA PUBLICAÇÃO DE UM BOM SENSO NA PUBLICAÇÃO DE UM PONTOPONTO

CONHECIMENTO TÉCNICOCONHECIMENTO TÉCNICO

OBJETIVIDADEOBJETIVIDADE

EVITAR PRÉ JULGAMENTOEVITAR PRÉ JULGAMENTO

ASSESSORIA ASSESSORIA

Page 18: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

MEDIDORES DE DESEMPENHOMEDIDORES DE DESEMPENHOa. Responsável pela implementação : GESTORa. Responsável pela implementação : GESTOR

Criar Medidores de Desempenho (exemplo:BSC) para avaliar o andamento do processo quanto a consecução dos objetivos.

Perspectiva de Processos Internos Perspectiva de Indicadores Financeiros Perspectiva de Clientes Perspectiva de Aprendizado e Crescimento

b. Responsável pelo suporte : Área de Controle b. Responsável pelo suporte : Área de Controle

Monitorar resultados dos medidores e dar suporte ao gestor na busca de solução

Page 19: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

ESTRUTURA LÓGICA DO BSCESTRUTURA LÓGICA DO BSC

Perspectiva Funcionários

Funcionários satisfeitos e capacitados

Perspectiva Processos

Processos ágeis e controlados

Perspectiva Clientes

Aumento de Participação Mercado e Fidelidade clientes

Perspectiva Financeira

Resultados financeiros

Alcance de metas

Page 20: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

RECONHECIMENTO/PENALIDADESRECONHECIMENTO/PENALIDADES ATINGIR OBJETIVOS OPERACIONAIS ATINGIR OBJETIVOS DE CONTROLE COMPROMISSO COM PLANO DE AÇÃO (AÇÕES, DATAS) COMPROMISSO COM MELHORIA DOS PROCESSOS E CONTROLES RECONHECIMENTO . MAIOR BONUS . OPORTUNIDADE DE CARREIRA . MAIOR VISIBILIDADE NÃO TER CONTROLES NÃO SEGUIR PROCEDIMENTOS NÃO ALCANÇAR OBJETIVOS DE CONTROLE NÃO MELHORAR PROCESSOS AÇÕES (CRITÉRIO DA DIRETORIA) . PERDA DE FUNÇÃO . ADVERTÊNCIA . SUSPENSÃO . DESLIGAMENTO

Page 21: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

PERFIL DAS FRAUDESPERFIL DAS FRAUDES (2010 Consultoria “Big Four”)(2010 Consultoria “Big Four”)

CargoCargo Nível de InstruçãoNível de Instrução Diretoria: 4% Médio : 39%Diretoria: 4% Médio : 39% Chefia : 21% Chefia : 21% Gerentes : 22% Gerentes : 22% Superior: 61% Superior: 61% Adm. : 53% Adm. : 53%

Prejuízos Prejuízos SexoSexo Abaixo de R$ 40 K : 34,14%Abaixo de R$ 40 K : 34,14% Entre R$ 40/199 K: 9,76% Feminino: 32% Entre R$ 40/199 K: 9,76% Feminino: 32% Entre R$ 200/1.000 K: 29,27%Entre R$ 200/1.000 K: 29,27% Masculino: 68%Masculino: 68% Acima de R$ 1.000 K: 26,83%Acima de R$ 1.000 K: 26,83%

Outros dados estatísticos:Outros dados estatísticos:

Idade: 65% entre 26 e 40 anosIdade: 65% entre 26 e 40 anos Tempo de casa: 61% entre 3 e 10 anos Tempo de casa: 61% entre 3 e 10 anos Empresas fraudadas: 68% (universo de 1000 empresa públicas e privadas)Empresas fraudadas: 68% (universo de 1000 empresa públicas e privadas) Valores recuperados: 6%Valores recuperados: 6%

Causas (as duas principais):Causas (as duas principais): Inadequação de controles: 64%Inadequação de controles: 64% Ausência de responsabilidade por controles: 22%Ausência de responsabilidade por controles: 22%

Meios:Meios: 29% falsificação de cheques e documentos29% falsificação de cheques e documentos 25% desvio de ativos25% desvio de ativos 14% fornecedores fantasmas14% fornecedores fantasmas 12% prestação de contas12% prestação de contas 2% propinas 2% propinas

As 1000 maiores empresas do Brasil: As 1000 maiores empresas do Brasil: Prejuízo estimado em U$ 60 B por ano (PIB do Uruguai ou Cuba)Prejuízo estimado em U$ 60 B por ano (PIB do Uruguai ou Cuba)

Page 22: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

Projeto Controles1. Promover treinamento adequado aos gestores de processos-chave e processos críticos

2. Efetivar a análise dos processos-chave e processos críticos organizacionais

3. Análise dos controles internos praticados nesses processos e as necessárias alterações

4. Implementar o conceito de medição de processos

5. Reestruturar o plano de Auditoria Interna e o programa de Controles Internos

Page 23: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

A Importância da Área de Controles1. DISSEMINAR OS PRINCÍPIOS E PRÁTICAS DE AUDITORIA E CONTROLES2. TER COMO FOCO DE SEUS TRABALHOS OS PROCESSOS CHAVE E

CRÍTICOS 3. QUESTIONAR REGRAS, NORMAS, PROCEDIMENTOS, INSTRUÇÕES

NORMATIVAS ETC. CONSIDERADAS INEFICIENTES4. “ABRAÇAR” O PAPEL DE ASSESSORIA DENTRO DA ORGANIZAÇÃO5. ANALISAR E PROPOR A ELIMINAÇÃO DE BUROCRACIA

DESNECESSÁRIA6. AVALIAR, JUNTO COM OS GESTORES, OS PRINCIPAIS RISCOS EM

PROCESSOS7. MONITORAR A IMPLEMENTAÇÃO DOS PLANOS DE AÇÃO

COMPROMISSADOS 8. SER REFERÊNCIA INTERNA SOBRE ASSUNTOS RELACIONADOS A

CONTROLE

Controle Interno

Preventivo

Auditoria Interna

Verificativa

Assessoria

Page 24: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br

A GJ CONSULT Ltda A GJ Consult Ltda. foi constituída em maio de 2000.

Seu sócio principal, Gerardo Lemos do Amaral Jr. é graduado em Ciências Econômicas pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro (UERJ), tendo curso de pós-graduação em Engenharia Econômica pela PUC-Rio e curso de extensão em “Financial Controls” pela Pace University, New York, USA.

Trabalhou 25 anos na IBM Brasil, tendo ocupado, entre outros cargos executivos, as gerencias dos

departamentos de Auditoria, Controles Internos e Processos, Tesouraria, Controladoria e RH. Através da GJ Consult conduziu mais de 300 treinamentos, conferências, “work-shop’s” para cerca de

7000 funcionários de empresas públicas e privadas, tais como, Universidade de Campinas (UNICAMP), Tribunal de Justiça do Estado do Mato Grosso, Cablelettra do Brasil, Borden Indústrias Químicas, Universidade Estácio de Sá, Sebrae Nacional, Caixa Econômica Federal, Agência de Fomento do Estado do Amazonas, BR- Petrobrás Distribuidora, SENAC, ECAD Rio de Janeiro, CHESF, Casas Pernambucanas, Ministério do Planejamento, Poupança do Exército (POUPEX), Governo do Distrito Federal, Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, Banco do Brasil, Universidade Federal do ABC, Banco do Brasil, Tribunal Regional Federal 2ª Região etc.

Prestou consultoria na área de controles, auditoria e reengenharia de processos para dezenas de empresas públicas e privadas, tais como Cablelettra do Brasil, Tribunal de Justiça do Estado do Mato Grosso, Sinal Construtora, Prudential do Brasil Seguros de Vida, Escritório Barbosa, Mussnich e Aragão, Companhia de Fomento do Estado da Bahia (Desembahia), Cia. Vale do Rio Doce, Grupo Lachmann de Navegação, Integral Agenciamento Marítimo, Construtora Consladel etc.

É autor do livro,“Sistema Gerencial de Controle” publicado pela “Publit Editora” (www.publit.com.br), já em sua segunda edição.

Page 25: FONAI- GOIANIA Novembro 2013 Gerardo Lemos do Amaral Jr

SENHA WI FI 1057

(21) 2235-0332 www.gjconsult.com.br