EXERCÍCIOS ARQUIVOLOGIA Prof. Junior Grosse

1 Técnicas de arquivamento: classificação, organização, arquivos correntes e protocolo. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_MA_200 6) No programa de gestão documental, a respeito das funções do instrumento t abela de temporalidade, julgue os itens: 1. Serve como subsídio para a organização e o arquivamento dos documentos nos arquivos setoriais. 2. Auxilia nos processos de arquivamento e descrição dos documentos. 3. Indica os prazos de arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária. 4. Auxilia nos processos de registro e distribuição de documentos. 5. Indica os documentos que serão transferidos da fase intermediária para a fase permanente. QUESTÃO 13 (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_MA_200 6) Acerca das medidas preventivas que devem ser adotadas nos acervos arquivísticos, v isando a sua preservação, julgue os itens . 6. Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo. 7. Devem-se proteger os documentos da incidência da luz solar, que provoca o enfraquecimento do papel. 8. Na preservação dos documentos, devem-se manter os índices de umidade relativa do ar e de temperatura idênticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microfilmes. 9. No manuseio dos documentos fotográficos, incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado o uso de luvas de borracha. 10. Deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos sólidos. (CESPE_TÉCNCIO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_PA_200 5) No que se refere a preservação, conservação e restauração de documentos, julgue os itens acerca dos procedimentos adotados nos arquivos. 11. Com o objetivo de minimizar o ruído no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados os documentos seja revestido com carpete. 12. Para registro da classificação de documentos, é recomendado o uso de canetas esferográficas. 13. Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso de papel branco de tamanho A4 e cola plástica comum. 14. É indicado o uso de fungicida como medida profilática em documentos atacados por fungos. 15. Tanto funcionários quanto usuários devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos. (CESPE-TÉCNCIO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TRE_PA_200 5) Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, julgue os itens: 16. O processo de transferência corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária. 17. Documentos que esgotaram seus prazos de vigência devem ser descartados de imediato. 18. Todos os documentos produzidos por uma instituição são considerados de valor histórico após um período superior a setenta anos de sua produção. 19. O ciclo documental é constituído por somente duas fases básicas: os arquivos correntes e os arquivos intermediários. 20. Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais o empréstimo de documentos para o usuário externo. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TRT_MA_16ª _2005) Em determinado arquivo corrente optou-se pelo método alfabético. Ocorre qu e, no arquivamento, duas pessoas têm sobrenome igual, João Villa-Lobos e Otávio Villa-Lo bos. Havia também três pessoas com sobrenome Santos, José dos Santos, Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais pessoas: uma chamava-se Marcelo da Câmara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam também situações de pessoas sobrenome exprimiam graus de parentesco, co mo Antônio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanhóis, Francisco Carb alhal y Oviedo e Pacco Baños Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue. Observ ando as regras do método de arquivamento alfabético e a situação hipotética apresentada, jul gue os itens que se seguem. 21. Os autores espanhóis deverão ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Baños e Oviedo, Francisco Carbalhal.

22. Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Assim, na hipótese apresentada, o correto seria arquivar Lobos, João Villa antes de Lobos, Otávio Villa. 23. No arquivo, primeiro virá Juvenal de Almeida e depois Marcelo da Câmara, pois os artigos e preposições como o de” e o “da” não são considerados no momento de classificar o artigo pelo método alfabético. 24. No que concerne à classificação dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue. 25. Nos locais em que aparecem três pessoas com sobrenome Santos, a classificação será na seguinte ordem: primeiro Santos, J., pois a inicial abreviada terá preferência às demais, independentemente de qual seja o nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos; e o terceiro será Santos, José dos. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TRT_MA_16ª _2005) Quanto à arquivologia, julgue os itens subseqüentes. 26. Datas-limites correspondem ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. 27. Iconográficos são documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, com dimensões e rotações variáveis, contendo registros de imagens não estáticas. 28. Repertório é o instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, e que pode ser elaborado segundo critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. 29. Tabela de equivalência corresponde a um instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes ou intermediários, sendo depois recolhidos aos arquivos permanentes. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVO_TRE_AL_200 4) Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqüentes. 30. De acordo com a teoria arquivística, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primário e secundário. 31. No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. 32. Ocorrendo o empréstimo de documentos do acervo, o profissional responsável pelo arquivamento e desarquivamento deve utilizar a guia-fora para indicar a retirada do documento. 33. Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição. 34. O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. 35. Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro. 36. De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de “Recebidos”, para os documentos encaminhados à instituição, e “Expedidos”, para aqueles produzidos pela instituição. 37. No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. 38. Os documentos que refletem a origem e os objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. 39. Somente serão aceitos, nos arquivos, os processos que, finalizado o trâmite, possuírem o indicativo “arquive-se”, aposto pela autoridade competente. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TSE_2007) O arquivo intermediário é uma das fases do ciclo de vida dos documentos de arquivo. A cerca do objetivo do arquivo intermediário, julgue os itens: 40. Evita a manutenção de documentos por um longo período nos escassos espaços dos setores de trabalho. 41. Guarda os documentos históricos. 42. Diminui os custos com a duplicação de documentos. 43. Mantém os documentos de maneira descentralizada. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TSE_2007) É possível estabelecer uma série de diferenças entre arquivo e biblioteca. Acerca dessa s diferenças, julgue os itens: 44. Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos funcionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. 45. Os documentos de arquivo são colecionados de fontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais.

46. Os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos predeterminados e os de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. 47. Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ADMINISTRATIVA_TSE_2007) Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. 48. Uma boa organização dos arquivos correntes permite aumentar a eliminação dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total. 49. Prevalece, nessa fase, o valor secundário dos documentos, pela importância administrativa que eles têm. 50. A ausência de normas que guiam a organização dos arquivos correntes pode provocar a má utilização do espaço e do equipamento. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) A cerca de arquivos correntes, julgue os próximos itens. 51. Documentos correntes possuem valor primário em seu nível máximo. 52. Para ser considerado corrente, um documento deve ter uma possibilidade de uso pequena. 53. O acesso aos documentos do arquivo corrente ainda é restrito aos acumuladores. 54. Classificação, ordenação, transferência, expedição, preparação de inventários e catálogos, reformatação, tramitação e distribuição são atividades típicas do arquivo corrente. 55. O apoio às atividades cotidianas é a justificativa para a conservação dos documentos correntes. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) A cerca de arquivos intermediários, julgue os itens subseqüentes. 56. Arquivos intermediários são também conhecidos como pré-arquivos. 57. Documentos intermediários, mesmo armazenados em outros lugares, permanecem como propriedade exclusiva do setor de trabalho que os acumulou. 58. É correto que a organização de documentos transferidos a arquivos intermediários seja modificada sem o consentimento de quem os acumulou. 59. Para a transferência de documentos ao arquivo intermediário, o prazo de guarda e a destinação final definidos na tabela de temporalidade são prescindíveis. 60. Documentos correntes devem passar obrigatoriamente pelo arquivo intermediário antes de serem recolhidos ao arquivo permanente. 61. A forma mais econômica de manutenção física do arquivo intermediário é a centralizada. 62. A principal motivação para a criação da idade intermediária de arquivos foi a econômica. 63. São objetivos do arquivo intermediário: evitar a manutenção de documentos por um longo período nos setores de trabalho e o recolhimento prematuro de documentos ao arquivo permanente, garantir a redução dos custos de conservação de documentos e potencializar o acesso à informação. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) O registro e o controle da tramitação de documentos são atividades desenvolvidas por unidade s específicas, que figuram nas estruturas organizacionais com as denominações de protocolo, p rotocolo e arquivo, comunicação administrativa, documentação e comunicação administ rativa, entre outras. A respeito desse assunto, julgue os itens que se seguem. 64. A expedição, a tramitação e a distribuição de documentos são atividades de protocolo. 65. O registro de documentos é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. 66. O modelo tradicional de protocolo foi alterado em decorrência da ampliação e da modificação das portas de entrada e saída das informações (correio eletrônico, aparelho de fac-símile) nas organizações. 67. A crescente informatização dos sistemas de protocolo não garantiu maior qualidade a essas atividades, pois foi desenvolvida a partir de rotinas burocráticas e inoperantes. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TST_2008) C om referência ao arranjo dos arquivos permanentes, julgue os próximos itens. 68. Para Schellenberg, arranjo é o processo de agrupamento dos documentos em unidades e o agrupamento de tais unidades entre si em relação significativa, a qual é entendida como o princípio da organicidade. 69. Arranjo e classificação são operações distintas. 70. O arranjo de documentos de arquivo concretiza-se no respeito total e absoluto à gênese do documento ou do grupo de documentos gerados por uma instituição. 71. A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente.

72. A teoria de fundos e a abordagem das três idades documentais são embasamentos metodológicos do arranjo e da ordenação dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes. 73. Uma divisão que pode ser corretamente adotada para o fundo de arquivo é a seção, que é a subdivisão do quadro de arranjo e corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, reunindo, em geral, documentos produzidos e acumulados por unidades administrativas com competências específicas. 74. Subfundos são quase fundos, a que, em razão do critério de autonomia financeira, não se pode atribuir o status de fundo. 75. O princípio da proveniência norteia a sistemática da preservação e da avaliação dos documentos. 76. O arranjo inicia-se, materialmente, com a transferência dos documentos aos arquivos permanentes. 77. Para que o conjunto documental seja reconhecido como fundo de arquivo, é necessário que o sujeito acumulador (pessoa jurídica) apresente duas condições: unicidade e autenticidade. (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ÁREA ADMINISTRATIVA_TST_2 008) Considere que, é apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a sere m arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo pr incipal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a apli cação correta das referidas regras. 78. Júnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva 79. Alencastro, Marcelo Pereira d’ Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antonio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo São Tiago, Vicente de Paula de 80. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demóstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza (CESPE_TÉCNICO JUDICIÁRIO_ÁREA ADMINISTRATIVA_TST_2 008) Acerca das técnicas de arquivamento e protocolo, julgue os itens seguintes . 81. Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo. 82. Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. (CESPE_AUXILIAR JUDICIÁRIO_ÁREA ADMINISTRATIVA_TJPA _2006)Arquivo pode ser conceituado como o conjunto de documentos produzidos oficialmen te, recebidos por uma organização pública ou privada e conservados para fins de consulta. Acerca das noções de arquivamento, julgue os itens a seguir. 83. Em arquivos denominados intermediários, devem ser mantidos sob guarda documentos consultados com pouca freqüência, mas que ainda podem ser solicitados por quem os emitiu. 84. Documentos classificados como confidenciais não necessitam de alto grau de segurança, mas seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode criar embaraços administrativos ou danos à segurança da sociedade. 85. Em arquivos denominados especiais, são mantidos sob guarda documentos que resultam da experiência humana em um campo específico do saber. 86. Acerca do local para instalação de arquivo, é correta sua escolha em ambientes arejados e que recebam luz direta do sol para evitar a formação e a proliferação de fungos. (CESPE_AUXILIAR JUDICIÁRIO_ÁREA ADMINISTRATIVA_TJPA _2006)Ainda acerca das noções de arquivamento, julgue os itens. 87. Caso se tenha atribuído um grau de sigilo a parte de determinado documento, às demais partes desse documento não poderá ser atribuído grau de sigilo inferior. 88. A publicação de atos sigilosos se restringe aos seus números, datas de expedição e ementas elaboradas, de forma a não comprometer o sigilo das informações neles contidas.

89. Entre as regras para tramitação de documentos sigilosos, está o seu acondicionamento em envelope duplo. 90. Documentos classificados como ostensivos não apresentam restrições quanto à divulgação de seu conteúdo. 91 Um dos elementos essenciais da definição de arquivo é a razão pela qual os documentos foram produzidos e acumulados. 92Os valores pelos quais os arquivos são preservados são elementos secundários na definição de arquivo. 93A Arquivística necessita ampliar sua interface com outras áreas do conhecimento humano, abandonando a História e a Administração, tradicionais parceiras. 94 A gestão de documentos tem como objetivo a intervenção arquivística logo na primeira idade dos documentos, isto é, na fase de sua produção e tramitação nos serviços administrativos, com a finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia. Diagnóstico da situação arquivística ou análise das necessidades é um método que permite estudar uma situação referente à informação arquivística em uma administração. A elaboração de soluções realistas requer um diagnóstico, que se elabora a partir do conhecimento dos arquivos e das pessoas que geram ou utilizam as informações. A busca de soluções adequadas às necessidades deve ser feita a partir da compreensão e delimitação dos problemas existentes e da cultura organizacional. A respeito do diagnóstico da situação arquivística, julgue os itens a seguir. 95 Na fase de diagnóstico, não é necessário, ainda, coletar informações sobre o funcionamento (funções, atividades e estrutura) da organização, o que pode ser feito no momento da elaboração do projeto de trabalho. 96 O levantamento das quantidades de documentos em seus variados suportes é uma atividade fundamental do diagnóstico. Os mapas e plantas, por exemplo, devem ser quantificados por unidade. TÉCNICO DE ARQUIVO DO ARQUIVO NACIONAL 97 Os conjuntos documentais podem ser organizados em diferentes níveis; a sua menor unidade de arquivamento é: (A) dossiê; (B) item documental; (C) processo; (D) série; (E) arquivo. 98 O volume de documentos produzidos pelas instituições públicas, no desenvolver de suas atividades, não pode ser organizado a partir dos valores sociais dos seus profissionais. Nesse sentido, o instrumento técnico utilizado para objetivar a organização dos documentos com critérios da própria instituição denomina-se: (A) plano de organização; (B) tabela de avaliação e descartes; (C) tabela de temporalidade; (D) plano de vigências e prescrições; (E) plano de classificação. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TSE_2007) E m relação aos arquivos correntes, julgue os itens 99. os documentos têm valor secundário. 100. o acesso aos documentos é aberto.

101. a sua localização física tem de ser fora do setor de trabalho. 102. a conservação é justificada por apoiar as atividades cotidianas. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TSE_2007) E m relação aos arquivos intermediários, julgue os itens. 103. Os documentos têm valor primário. 104. O acesso aos documentos é restrito aos acumuladores ou às pessoas autorizadas. 105. A justificativa para sua conservação está em razões administrativas, técnicas, legais ou fiscais. 106. Os documentos representam de 5% a 10% do que havia sido acumulado nos arquivos correntes. (CESPE_ANALISTA JUDICIÁRIO_ARQUIVOLOGIA_TSE_2007) O protocolo desempenha uma série de atividades. Entre elas, destaca-se a de registro, j ulgue os itens 107. curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. 108. remessa do documento aos setores de trabalho que decidirão sobre a matéria. 109. unidade encarregada da expedição de correspondência. 110. reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. Métodos de Arquivamento 111 - Os métodos de arquivamento pertencem a dois sistemas básicos de acesso, que são: (A) direto e indireto; (B) objetivo e subjetivo; (C) público e privado; (D) secreto e público; (E) ostensivo e sigiloso. 112 - Obedecendo às regras de alfabetação (letra por letra), a ordem de arquivamento dos nomes abaixo é: 1-Maria Alvinegra, 2-Maria Benedita, 3-Maria Bravata, 4-Marianna Mesquatra, 5-Mariene Ferreira. (A) 1, 2, 3, 4 e 5; (B) 1, 2, 3, 5 e 4; (C) 1, 3, 5, 2 e 4; (D) 2, 1, 5, 4 e 3; (E) 5, 1, 2, 3 e 4. 113 - Considere a organização dos documentos abaixo, através do método geográfico que tem a cidade como referência: 1-Campos / Rio de Janeiro / Francisco Alvarenga 2-Itaboraí / Rio de Janeiro / Antonio Marcos 3-Manaus / Amazonas / J. M. Pacheco 4-Rio Bonito / Rio de Janeiro / Nicea Lucia 5-São Paulo / São Paulo / Bárbara Santos e Silva A ordem correta é: (A) 1, 2, 3, 4 e 5; (B) 2, 3, 4, 5 e 1; (C) 4, 3, 2, 5 e 1; (D) 5, 3, 1, 4 e 5; (E) 5, 3, 2, 1 e 4. 114 - A ordenação correta dos nomes abaixo, sob o critério palavra por palavra da regra de alfabetação, é: 1-Francisco Alves, 2-Francisco Alvarenga, 3-Francisco Silva, 4-Francisco Bernardo, 5-Francisco das Almas (A) 2, 3, 4, 5 e 1; (B) 4, 3, 2, 5 e 1; (C) 5, 2, 1, 4 e 3; (D) 5, 3, 1, 4 e 5; (E) 5, 3, 2, 1 e 4. 115 - A ordenação numérica pressupõe um índice alfabético denominado: (A) ideográfico; (B) remissivo; (C) assistemático; (D) equivalente; (E) classificatório. 116 Considere que um conjunto de correspondências deve ser organizado, respeitando-se as regras de alfabetação, com a utilização do critério de palavra por palavra, a partir de seus remetentes, que têm os seguintes nomes: 1 - Thiago Silva Monte Mor 2 - Alberto Montenegro 3 - Cristina Maria Monteiro 4 - Zélia de Monte Sinai

5 - Carlos Henrique Monte Alegre 6 - Juliana Silveira Monte Branco A ordenação decorrente deste critério terá a seguinte seqüência: (A) 1, 2, 3, 4, 5 e 6 (B) 2, 3, 5, 6, 1 e 4 (C) 2, 5, 3, 6, 1 e 4 (D) 5, 6, 1, 4, 3 e 2 (E) 6, 4, 2, 3, 1 e 5 117 Uma universidade realizou, por meio de sua faculdade de música, concertos em várias cidades brasileiras. No entanto, para a confirmação desses eventos, foram trocados vários documentos entre a universidade e as pessoas responsáveis nas cidades que contrataram os concertos. Assim, visando a organização das informações, foi constituído, na faculdade de música, um arquivo específico com os seguintes correspondentes: 1 - Carlos Alberto de Sá – Minas Gerais – Belo Horizonte 2 - Julia Silva – Minas Gerais – Araxá 3 - Áurea Alves – Minas Gerais – Barbacena 4 - Célio Boaventura – Minas Gerais – São João Del Rei 5 - Cláudia de Abreu – Minas Gerais – Tiradentes Sabendo que a organização obedeceu ao método geográfico, na modalidade estado-cidade-correspondente, a ordenação correta é: (A) 1, 2, 3, 4 e 5 (B) 3, 1, 4, 5 e 2 (C) 4, 3, 2, 1 e 5 (D) 5, 4, 1, 3 e 2 (E) 5, 4, 3, 2 e 1