#1

Microsoft Excel

InformáticaEngenharia das Ciências Agrárias

Informática AplicadaCiências e Tecnologia do Ambiente

Microsoft Excel #2

Características do Microsoft Excel

• O que é?▪ É um programa de folha de cálculo

• Para que serve?▪ Serve para facilitar a gestão de informação que envolva o cálculo

de dependências entre dados• Exemplo

Produto Quantiadade Preço Unitário Valor IVA (19%) TotalA 50 15.000,00 € 750.000,00 € 142.500,00 € 892.500,00 € B 50 100.000,00 € 5.000.000,00 € 950.000,00 € 5.950.000,00 € C 1000 2.500,00 € 2.500.000,00 € 475.000,00 € 2.975.000,00 €

Total 8.250.000,00 € 1.567.500,00 € 9.817.500,00 €

Microsoft Excel #3

Ambiente de trabalho

Barra de estado Folhas existentes no

livro e folha activa

Barra de menus

Barras deferramentas

Barras de deslocamento

Folha de cálculo

Célula activa

Linhas

Linha activa

Colunas

Coluna activa

Barra de fórmulas

Microsoft Excel #4

Manipular folhas

• Funcionalidade▪ Inserir, remover, renomear, copiar e mover folhas

• Utilizando menus▪ Menu “Editar”: remover, copiar e mover a folha actual▪ Menu “Inserir →Folha de cálculo”: inserir uma folha nova▪ Menu “Formatar→Folha”: renomear a folha actual

• Utilizando o menu contextual▪ Clicar com o botão direito do rato na

área de identificação de uma folha▪ Utilizar o menu contextual que aparece

para seleccionar a acção a realizar

Microsoft Excel #5

Visualizar dados

• Tipos de conteúdos das células▪ Rótulos (nomes para os dados)▪ Valores (dados)▪ Fórmulas (calculam valores dependentes)

• Conteúdo de uma célula▪ Conteúdo exacto na barra de fórmulas▪ Valor formatado na folha de cálculo

• Ferramentas de visualização▪ Barras de deslocamento e de divisão (menu “Janela”)▪ Fixação de painéis (menu “Janela”)

Valor IVA (19%)750.000,00 € 142.500,00 €

Microsoft Excel #6

Formatar células

• Funcionalidade▪ Permite formatar a

apresentação dos dados▪ Permite alterar o aspecto das

células (tamanho, limites, cor de fundo, alinhamento, etc.)

• Como?▪ Seleccionar células, linhas, colunas, ou a folha toda▪ Utilizar menus “Formatar→Células”, “Formatar→Linha” e

“Formatar→Coluna”▪ Ou utilizar barras de ferramentas▪ Ou invocar menu contextual com o botão direito do rato

Microsoft Excel #7

Formatar tipos de dados

• Funcionalidade▪ Indicar qual o tipo de dados contido em cada célula▪ Influencia a visualização do conteúdo das células na folha

de cálculo (o mesmo conteúdo pode ser apresentado de formas diversas)

▪ Exemplo: 0,5 como Número, Moeda,e Percentagem

• Como▪ Seleccionar célula (ou células)▪ Utilizar menu “Formatar→Formatar células→Número”▪ Ou invocar menu contextual (botão direito do rato)▪ Ou utilizar botões da barra de ferramentas (limitado)

0,50,50 €

50%

Microsoft Excel #8

Pincel de formatação

• Funcionalidade▪ Permite copiar a formatação entre células (não copia o

conteúdo)

• Como?▪ Cópia simples

• Seleccionar a célula com a formatação desejada• Clicar no pincel formatação (barra de ferramentas)• Clicar na célula a formatar

▪ Cópia múltipla• Seleccionar a célula com a formatação desejada• Clique duplo no pincel de formatação• Clicar nas diversas células a formatar• Clicar novamente no pincel para finalizar

Microsoft Excel #9

Formatação condicional

• Funcionalidade▪ Permite variar a

formatação de células de acordo com o seu conteúdo

▪ Exemplo: fundo a vermelho se a célula contiver um número negativo; a verde se for entre 0 e 10; senão formatação normal (a não condicional)

• Como?▪ Seleccionar a célula (ou células)▪ Utilizar o menu “Formatar→Formatação condicional”▪ Indicar as condições e a formatação correspondente a cada

uma

Microsoft Excel #10

Documentar dados

• Funcionalidade▪ Permite associar comentários a células

• Como?▪ Seleccionar a célula e utilizar o menu “Inserir→Comentário”▪ As células que contêm comentários aparecem com um

triangulo vermelho no canto superior direito▪ O comentário associado a uma célula aparece quando o

rato é colocado sobre a célula▪ Exemplo:

Microsoft Excel #11

Validar dados

• Funcionalidade▪ Permite definir regras para validar o conteúdo de células

(para evitar a introdução de dados inválidos)

• Como?▪ Seleccionar célula e utilizar o menu “Dados→Validação”

(ou o menu contextual)▪ É possível indicar uma

mensagem que aparece quando a célula é seleccionada, e outra que aparece quando se introduzem dados inválidos

Microsoft Excel #12

Preenchimento automático

• Funcionalidade▪ Permite preencher automaticamente um conjunto de células

• Como?▪ Utilizando a alça de preenchimento

• Listas personalizadas: preencher e seleccionar a célula inicial e depois arrastar a alça de preenchimento (quadrado preto no canto inferior direito das células seleccionadas)

• Números separados por intervalos regulares: Preencher e seleccionar pelo menos duas células e depois arrastar a alça de preenchimento (exemplo: 1, 3, 5, 7, 9)

• Valores repetidos: preencher e seleccionar uma célula e depois arrastar a alça de preenchimento (exemplo: 1, 1, 1, 1, 1)

• Visualizar e manipular as listas personalizadas (criar, alterar, etc.): menu “Ferramentas→Opções→Listas personalizadas”

▪ Utilizando o menu “Editar→Preencher”• Preencher e seleccionar a célula inicial e depois invocar o menu

Microsoft Excel #13

Copiar e mover dados

• Utilizando menus▪ Sub-menus do menu “Editar”

• Utilizando a barra de ferramentas▪ Cortar, Copiar e Colar

• Utilizando o rato▪ Seleccionar as células e arrastar uma das extremidades

(menos o canto inferior direito)▪ Por defeito os dados são movidos▪ Para copiar premir a tecla CONTROL

• Fórmulas▪ Atenção à actualização das referências nas fórmulas

(referências absolutas/relativas)

Microsoft Excel #14

Exemplo de folha de cálculo

• Nome do livro (‘Exemplo Teóricas.xls’)

• Nome da folha (‘Horário’)• Célula activa (A3)• Rótulos (B1:F13)• Valores (A3:A13)• Formatação básica• Formatação tipo hora

(A3:A13)• Formatação condicional

(B3:F13 – se não vazio mudar cor preenchimento)

• Pincel de formatação• Comentário (B1–F1)• Listas personalizadas

(Seg–Sex e 8:00–18:00)• Copiar e colar (professores)

Microsoft Excel #15

Fórmulas

• O que são?▪ As fórmulas são equações que efectuam cálculos em valores da

folha de cálculo (calculam valores com base noutros valores)▪ Uma fórmula começa com um sinal de igual (=)▪ Exemplo: =5+2*3 (devolve o valor 11)

• Uma fórmula pode conter:▪ Funções: fórmulas pré-definidas (exemplos: MÉDIA, MÁXIMO);

para inserir uma função utilizar o menu “Inserir→função” ou o botão corresponde da barra de fórmulas

▪ Referências a outras células (para utilizar o valor dessas células em cálculos); exemplo (=A2+A3)

▪ Operadores: sinais ou símbolos que especificam o tipo de cálculo a executar numa expressão (exemplos: +, -, *, >, >=).

▪ Valores constantes (exemplos: 210; “Rendimento trimestral”)

Microsoft Excel #16

Operadores

• Operadores aritméticos▪ Executam as operação matemáticas básicas▪ Adição (+); subtracção (-); multiplicação (*); divisão (/);

percentagem (%); exponenciação(^)

• Operadores de comparação▪ Comparam valores lógicos▪ Igual a (=); maior que (>); menor que (<); maior ou igual (>=);

menor ou igual (<=); diferente de (<>)

• Operadores de texto▪ Combinam valores de texto▪ União (&)

Microsoft Excel #17

Referências

• Funcionalidade▪ Permitem referenciar os valores contidos em células

• Referências simples▪ Referenciar uma célula: A2

• Outras referencias▪ Intervalo de células

• Operador: dois pontos (:)• Exemplo: B1:C3

▪ Combinação de células• Operador: ponto e vírgula (;)• Exemplo: A2;B2:C3

▪ Intersecção de células• Operador: espaço ( )• Exemplo: A4:B5 B4:C5

Microsoft Excel #18

Referências relativas

• O que são?▪ São as referências utilizadas por defeito em fórmulas

(exemplo: =A1*3)▪ Referenciam células não pela sua posição absoluta na folha

de cálculo, mas pela sua posição relativamente à célula que contém a referência

• Exemplo▪ Na primeira imagem apresentada, a fórmula da célula A2

contém uma referência relativa à célula A1▪ Como a referência é relativa, quando a fórmula é copiada

para A3, passa a referenciar a célula A2 (sempre a célula uma linha acima)

Microsoft Excel #19

Referências absolutas

• O que são?▪ São referências que não variam quando as fórmulas que as

contêm são copiadas para outro local▪ Referenciam células pela sua posição absoluta na folha de cálculo

(exemplo: =$A$1*3)▪ O que faz a diferença é a utilização de cifrões ($)▪ Para fixar a coluna coloca-se um $ antes da letra (exemplo: $A1)▪ Para fixar a linha coloca-se um $ antes do número (exemplo: A$1)▪ Referência mista: só a linha ou a coluna é absoluta

• Exemplo▪ A fórmula da célula A2 permanece inalterada quando é copiada

para A3

Microsoft Excel #20

Valores de erro

• O que são?▪ São valores que assinalam erros

• Exemplos▪ #####: o valor numérico não cabe na célula (aumentar largura)▪ #DIV/0!: divisão por zero numa fórmula▪ #NULO!: intersecção de dois intervalos que não se intersectam▪ #REF!: fórmula referencia células que já não existem (foram

eliminadas)▪ #NOME?: o texto numa fórmula não é reconhecido (nome, rótulo

ou nome de uma função mal escrito ou não existente)▪ #NÚM!: há um problema com um argumento numérico numa

fórmula (número demasiado grande ou não é número)▪ #VALOR!: fórmula com argumentos inválidos (argumentos de um

dado tipo usados em expressões que requerem outro tipo)▪ #N/D: fórmula referencia células com valores não disponíveis

(utiliza-se #N/D nas células cujos dados ainda não se conhecem)

Microsoft Excel #21

Funções

• Inserir função▪ Utilizar o menu “Inserir→função” ou

o botão corresponde da barra de fórmulas

• Categorias▪ As funções estão organizadas

em categorias▪ Exemplos: “Financeiras”,

“Texto”, “Lógica”▪ Categorias especiais:

“Todas” e “Recém-utilizadas”

• Argumentos▪ Cada função recebe

um conjunto de argumentos

Microsoft Excel #22

Cálculo automático

• Funcionalidade▪ Forma simplificada de introduzir funções

• Como?▪ Seleccionar os valores a serem utilizadas pela função▪ Escolher a função a utilizar utilizando o botão somatório da

barra de ferramentas e respectiva lista)▪ A fórmula criada é introduzida abaixo

ou à direita dos valores seleccionados (conforme os dados estejam em linhas ou colunas)

Microsoft Excel #23

Funções mais utilizadas

• Matemática e Estatística▪ MÁXIMO, MÍNIMO, MAIOR, MENOR, MÉDIA, CONTAR,

CONTAR.SE, PRODUTO, FACTORIAL, ABS, ARRED, TRUNCAR, PI

• Lógica▪ NÃO, E, OU, SE

• Texto▪ CONCATENAR, SUBS, NÚM.CARACT

• Data e Hora▪ HOJE, AGORA, DATA, TEMPO, MÊS, MINUTO, DIA.SEMANA

• Consulta e Referência▪ PROC, PROCV, PROCH

Microsoft Excel #24

Gráficos I

• Funcionalidade▪ Permite criar gráficos▪ Os gráficos facilitam a compreensão

do significado de certos tipos de dados▪ As alterações na folha de cálculo

reflectem-se imediatamente nos gráficos

• Como?▪ Seleccionar os dados e criar o gráfico (menu

“Inserir→Gráfico” ou utilizando o botão da barra de ferramentas)

▪ Ou criar o gráfico e indicar depois quais são os dados (arrastando os dados da folha de cálculo para o gráfico, ou utilizando o menu “Gráfico→Dados de origem”)

0

2

4

6

8

10

12

14

16

An a Luis Rui

Not a

Falt as

Microsoft Excel #25

Gráficos II

• Formatação (menu “Gráfico”)▪ Tipo e subtipo de gráficos com possibilidade de pré-

visualização▪ Opções do gráfico:

• Títulos• Eixos• Legendas• Rótulos

▪ Localização como nova folha ou como objecto na folha actual

▪ Série em coluna ou em linha▪ Nome e valores de cada série

Microsoft Excel #26

Ordenar e filtrar dados

• Ordenar dados▪ Seleccionar os dados e utilizar o

menu “Dados→Ordenar”▪ Escolher as opções de ordenação

(colunas, ascendente/descendente)▪ Atenção: seleccionar dados

correctamente (exemplo: não seleccionar notas sem os nomes, senão trocam-se as notas aos alunos)

• Filtrar dados▪ Seleccionar dados e utilizar o menu

“Dados→Filtro”▪ Opções: “Filtro automático” ou “Filtro avançado”

Microsoft Excel #27

Configurar página

• Funcionalidade▪ Permite configurar a forma como as folhas serão impressas

• Como▪ Utilizar o menu

“Ficheiro→Áreade impressão”para seleccionar a área a imprimir

▪ Utilizar o menu “Ficheiro→Configurarpágina” para seleccionar as opções a utilizar