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ESTADO DE GOIÁS

SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA

CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DO ESTADO DE GOIÁS

ACADEMIA BOMBEIRO MILITAR

CURSO DE FORMAÇÃO DE OFICIAIS

ESTUDO DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – SIGAD NO ÂMBITO DO CBMGO

CARLOS MAGNO RODRIGUES MENESES

GOIÂNIA

2014




Artigo Científico apresentado em cumprimento as

exigências para término Curso de Formação de

Oficias sob orientação do TC BM Sebastião

Nolasco Ribeiro.

GOIÂNIA

2014




Artigo Científico apresentado em cumprimento as

exigências para término Curso de Formação de

Oficias sob orientação do TC BM Sebastião

Nolasco Ribeiro.

Avaliado em: 16/06/2014

APROVADO POR:

__________________________________________________

TC LINDOMAR ANTÔNIO FERREIRA

__________________________________________________

TC JONAS HENRIQUE MOREIRA BUENO

__________________________________________________

TC AMI DE SOUZA CONCEIÇÃO

GOIÂNIA

2014

RESUMO

O presente estudo refere-se ao estudo inicial de implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) no Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Goiás. Esse sistema é independente de plataforma tecnológica e torna possível gerenciar de forma simultânea os documentos arquivísticos digitais e convencionais. O conhecimento dos principais conceitos referente à gestão de documentos é elemento essencial para a implantação do SIGAD. Saber definir documento arquivístico e distinguir suas principais caracteristicas são atributos essenciais do sistema. Além disso, para a efetividade do SIGAD é necessário que a instituição estabeleça um programa gestão arquivistica de documento. Este programa é dotado de procedimentos e atividades que estão inseridos em todo ciclo de vida do documento arquivístico. Através de trabalho de campo foi possível identificar e analisar recursos financeiros e estruturais empregados na produção documental. Por fim, a aplicação dos questionários permitiu identificar a eficiência e eficácia da atual gestão.

PALAVRAS-CHAVE:

SIGAD; documentos arquivísticos; gestão arquivística de documentos;.

ABSTRACT

The present study refers to the initial study of implementation of a computerized system of records management (SIGAD) the Fire Brigade of the State of Goiás. This system is independent of technology platform and makes it possible to manage simultaneously the records digital and conventional. Knowledge of key concepts related to document management are essential elements for deploying SIGAD. Learn archival document and define its main distinguishing characteristics are essential attributes of the system. In addition to the effectiveness of SIGAD is necessary that the institution establish a records management program document. This program is provided with procedures and activities that are inserted throughout the life cycle of archival document. Through fieldwork was possible to identify and analyze structural and financial resources used in document production. Finally, the application of questionnaires identified the efficiency and effectiveness of the current management.

KEYWORDS

SIGAD;records; records management;

Sumário

1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 1

2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA .................................................................................................... 3

2.1 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS -‐ SIGAD ............................ 3

2.2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 4

2.2.1 Documento: Definições e Características .................................................................................. 4

2.2.2 Teoria das 3 Idades ............................................................................................................................. 6

2.3 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 8

2.3.1 Definição ................................................................................................................................................. 8

2.3.2 Definição da Política Arquivística .............................................................................................. 10

2.3.3 Definição de Responsabilidades ................................................................................................... 10

2.2.4 Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos . 11

2.2.5 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de

documentos digitais e convencionais ..................................................................................................................... 15

3 MATERIAIS E MÉTODOS ....................................................................................................... 18

4 RESULTADOS E DISCUSSÕES ............................................................................................. 19

5 CONCLUSÕES ............................................................................................................................. 26

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................................ 28

APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO ............................................................................................. 29

1

1 INTRODUÇÃO

Com o avanço da Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) a partir dos

anos 90, os documentos, ora produzidos através do processo convencional, passaram também

a ser desenvolvidos em ambientes eletrônicos. Neste período, os métodos convencionais de

armazenamento, tais como arquivos em pasta, evoluíram para o armazenamento de

documentos digitais através da utilização de dispositivos eletromagnéticos e ópticos.

Assim, com a necessidade de produção em massa de documentos digitais,

tornou-se necessária a criação de um sistema informatizado de gerenciamento de documentos

que, através do seu conjunto de tecnologias, fosse capaz de capturar, gerenciar, armazenar e

distribuir a informação não estruturada (não armazenada em um banco de dados) de um órgão

ou entidade.

Em um documento digital, a informação é registrada, codificada em dígitos

binários e acessível por meio de sistema computacional. Quando um documento digital é

tratado e gerenciado como um documento arquivístico, ou seja, incorporado dentro de um

sistema de arquivos, é obrigatório que contenha as mesmas características que um documento

arquivístico convencional.

Logo, para ter os mesmos atributos do documento arquivístico convencional, o

modelo digital deve abranger, conforme o manual de requisitos E-Arq Brasil (2011, p.16),

“[...] instrumentos fundamentais para a tomada de decisão e para a prestação de contas de

órgãos ou entidades, e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos

cidadãos e testemunhos de ação[...]”.

Há vantagens e desvantagens na adoção de documentos arquivísticos digitais

dentro da organização. Dentre as vantagens, é importante citar a economia de espaço físico,

com a substituição dos armazenamento físico (pastas) com armazenamento eletrônico (hard

disk, pen drives e etc). Há também a otimização do fluxo de trabalho devido à facilidade no

acesso e na manipulação de documentos arquivísticos digitais no meio corporativo. Por fim,

ganho na produtividade na confecção e distribuição de documentos através dos recursos

tecnológicos disponíveis no mercado.

Em relação às desvantagens, podemos citar o aspecto informal trazido na

linguagem em virtude da simplicidade de criação e transmissão do documento. Ainda, o

2

comprometimento da segurança da informação em razão da facilidade de acesso não

autorizado, podendo resultar em adulterações ou perdas de documentos. Por último, a

mudança contínua da tecnologia incompatibiliza a preservação e o acesso constante dos

documentos a longo prazo.

Portanto, para garantir a confiabilidade e a autencidade dos documentos

digitais e o acesso a eles, tornou-se necessária a adoção de procedimentos severos de controle

dos mesmos por meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.

Desse modo, através do programa, definiu-se as responsabilidades dos órgãos

produtores e das instituições arquivísticas a fim de assegurar a fidedignidade da

documentação em curso e o recolhimento devido de documentos permanentes às instituições

arquivísticas.

No Brasil, a gestão arquivística de documentos obteve amparo legal através da

Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como a Lei de Arquivos1, e do Decreto

Federal n. 4.073, de 3 de janeiro de 20022, que regulamenta a gestão de documentos na

administração pública federal e recomendações para as demais esferas. Através da Lei n.

8.159, de 1991, foi criado o CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do

Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) que “[...] tem por finalidade definir a política

nacional de arquivos públicos e privados, e exercer orientação normativa, visando a gestão

documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.”

No âmbito estadual, a Instrução Normativa n.04/20133 da SEGPLAN

estabelece os requisitos necessários para a constituição de Comissão de Avaliação de

Documentos e Acesso, além de estabelecer critérios para a avaliação da massa documental

acumulada, classificação do grau e prazo de sigilo e procedimentos para a eliminação,

transferência, recolhimento de documentos ao Arquivo Central do Estado, no âmbito da

administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.

1 LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.

Acesso em: 08 de abr. 2014.

2 DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 08 de abr. 2014.

3 INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 04/2013. Disponível em: <http://www.sgc.goias.gov.br/upload/arquivos/2013-03/instrucao-normativa-004-2013-segplan.pdf >. Acesso em: 08 de abr. 2014.

3

Para estimular a sistematização arquivística de documentos eletrônico em todos

os órgãos e entidades federais, estaduais, distritais e municipais, com base no art 2º itens V e

VII e art. 29 do Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, o Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ), através da sua Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), redigiu e

elaborou o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de

documentos denominado e-ARQ Brasil, que, segundo a mesma referência, “[...]estabelece

requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

(SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou

implantado”.

É conveniente citar que, no Brasil, existem algumas instituições públicas e

privadas que já utilizam o SIGAD, podemos mencionar por exemplo a PUC-SP, o Ministério

Público de São Paulo, o Senado Federal, o IBGE, a TIM telefonia entre outras. Dentre as

instituições militares, a Força Aérea Brasileira (FAB), através do seu SIGADAer, e o Éxercito

Brasileiro (EB), com o SIGADEx.

Logo, o presente artigo tem com objetivo realizar um estudo de implantação de

SIGAD dentro do Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Goiás (CBMGO) visando

melhoria na gestão de documentos na corporação, compatibilidade com a legislações vigentes,

otimização dos seus processos documentais, qualidade e agilidade na recuperação da

informação, minimizar recursos com a redução da massa documental, racionalização e

otimização de espaços físicos para guarda de documentos, entre outras melhorias com

emprego do sistema.

2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 2.1 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD

O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, também

denominado SIGAD, é definido, segundo o Conselho Nacional de Arquivos (2011, p.11)

como “um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de

vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da

gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado”.

A implantação de um SIGAD possibilita tanto o gerenciamento de documentos

arquivístico digitais quanto os convencionais de forma simultânea.

4

Uma característica importante do sistema é a capacidade de manter a

organicidade entre os documentos arquivísticos. Esse princípio faz parte do rol de princípios

que norteiam o estudo da arquivologia e diz que

As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.4

Para caracterizar um SIGAD, é necessário conter de alguns requisitos

arquivísticos obrigatórios, segundo e-Arq Brasil (2011, p.11) quais sejam:

• A capacidade de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a

confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos

arquivísticos;

• Aplicabilidade em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e

documentos convencionais;

• A inclusão de operações, tais como: captura de documentos, aplicação do plano de

classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação,

armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a

médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e

autênticos;

É requisito essencial para o sucesso da implantação de um SIGAD que haja a

implementação prévia de um programa de gestão arquivística. Logo, os próximos passos do

artigo serão o estudo das definições, procedimentos e técnicas de gestão arquivísticas.

2.2 Gestão Arquivística de Documentos

2.2.1 Documento: Definições e Características

Define-se documento como sendo “qualquer registro de informações,

independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las.”5. Ainda, segundo

Gomes (GOMES, 1967, p. 5), pode ser considerado como uma “[...] peça escrita ou impressa

4 TEORIA ARQUIVÍSTICA PRINCÍPIOS E CONCEITOS. Disponível em: <http://www.tecnolegis.com/estudo-

dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivologia-conceito.html>. Acesso em: 10 de abr. 2014.

5 DICIONÁRIO DE BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVISTÍCA. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf >. Acesso em: 10 de abr. 2014.

5

que oferece prova ou informação sobre um assunto ou matéria qualquer”. O documento é

constituído de todos os papéis que contêm informações com o intuito de auxiliar nas tomadas

decisões, realizar a comunicação destas decisões e registrar os assuntos de interesse de uma

organização e indivíduo.

No tocante aos conceitos de documento, é importante citar duas vertentes

teóricas, quais sejam a teoria diplomática e a teoria arquivística. Ambas teorias têm como

objeto de estudo os documentos arquivísticos. Porém, a diferença marcante entre elas é que a

primeira trata os documentos como entidades individuais. Já a segunda trata os documentos

arquivísticos como sendo as “[...] partes de agregações [arquivos], examinando suas relações

com outros documentos arquivísticos, com as pessoas envolvidas na produção e com as

atividades no curso das quais eles são produzidos e usados”. (DURANTI et. al, 2008, p.404).

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)6, órgão colegiado vinculado ao

Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e responsável por estabelecer a política nacional de

arquivos públicos e privados, define documento arquivístico como sendo “o documento

produzido e/ou recebido e mantido por pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas

atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade”.

O documento arquivístico é também visto como a evidência de uma

determinada atividade que, segundo Rondinelli (RONDINELLI apud DURANTI, 2005, p. 47)

“...relaciona o fato a ser provado e o fato que o prova”. Esse potencial probatório resulta das

principais qualidades que um documento arquivístico deve conter, quais sejam: organicidade,

unicidade, confiabilidade, autenticidade, naturalidade, acessibilidade.

a) Organicidade

A organicidade (inter-relacionamento) é caracterizada pelas relações que o

documento arquivístico mantém com os documentos do órgão ou entidade e que refletem suas

funções ou atividades. Com isso, se há a vinculação do documento com a estrutura, funções

e as atividades do órgão ou entidade ele é considerado como orgânico. (E-ARQ

BRASIL,2011, p.21)

6 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso

em: 10 de abr. 2014.

6

b) Unicidade

Cada documento é único na estrutura documental a qual pertence. Podem

existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar,

porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. (E-

ARQ BRASIL,2011, p.21).

c) Confiabilidade ou Fidedignidade

Um documento arquivístico confiável é a aquele que não suscita dúvidas, ou

seja, é aquele que mantém os fatos que atesta. A confiabilidade está relacionada ao momento

em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Para tanto, o documento

deverá ser dotado de “[...] completeza da forma do documento e do grau de controle exercido

no processo de sua criação”7.

d) Autenticidade:

Para que um documento arquivístico seja dotado de autenticidade, ele deve ser

verdadeiro, independente de ser cópia ou não, de forma que sua naturalidade não seja

comprometida através adulterações. Segundo Duranti (2009 b, p.68), essa característica deve

preservar “[...] mesma identidade que tinha quando gerado pela primeira vez e cuja

integridade pode ser presumida ou provada ao longo do tempo”. O grau de confiabilidade

deverá ser o mesmo do momento de produção.

e) Naturalidade

Os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados de

modo natural nas administrações de forma contínua e progressiva em função dos seus

objetivos práticos. (RONDINELLI, 2005, p.47).

e) Acessibilidade

Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado,

recuperado, apresentado e interpretado. (E-ARQ BRASIL,2011, p.22).

2.2.2 Teoria das 3 Idades

A teoria das 3 idades, também denominada como ciclo vital dos documentos, é

definida como uma sucessão de fases ou idades que passam os documentos (corrente,

7 CÂMARA TÉCNICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 11 de abr. 2014.

7

intermediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final

(eliminação ou guarda permanente).

Figura 1 - Teoria das Três Idades dos Documentos

Fonte: http://avaliarqufes.blogspot.com.br (2014)

A fase corrente (1ª idade) está inserida no período de atividade da organização.

Neste período, os documentos arquivísticos formam os arquivos correntes, os quais possuem

valor primário indispensáveis à manutenção das atividades de uma administração e

apresentam utilidade administrativa imediata. Em outras palavras, os documentos correntes

são aqueles que estão em curso, ou seja, vigentes, e que estão tramitando ou que são

arquivados porém utilizados como objetos de consultas frequentes. Logo, para esses

documentos é necessário que sejam conservados de modo que possam responder aos objetivos

de sua criação, e que estejam próximos aos usuários por serem objetos de consulta contínua.

A próxima fase, denominada intermediária (2ª idade), está inserida no período

da semi-atividade e se compõe de documentos intermediários, os quais não estão inseridos no

uso corrente, mas que ainda preservam algum interesse administrativo, legal ou financeiro.8

Logo, são detentores de valor primário, porém, não empregados nas atividades cotidianas da

administração. São raramente consultados e aguardam, através da tabela de temporalidade e

destinação, o cumprimento do prazo estabelecido para serem extinguidos ou recolhidos para o

arquivo permanente. (PORTAL DA EDUÇAÇÃO, 2014).

Por fim, há a última fase também denominada de fase permanente ou 3ª idade.

Esta fase está contida no período de inatividade do documento. Nesse período, o documento é

8 TEORIA DAS TRÊS IDADES. Disponível em: <http://www.portaleducacao.com.br/educacao/artigos/35905/teoria-das-tres-idades>. Acesso em: 11 de abr. 2014.

8

preservado em decorrência de seu valor histório, probativo ou informativo, constituindo de

valor secundário por ser desprovido de previsivibilidade para organização.

2.3 Gestão Arquivística de Documentos 2.3.1 Definição

A Comissão Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), em seu Dicionário

Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.100), define gestão arquivística de

documentos como sendo “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase

corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

A aplicação dessa gestão permite que as instituições possam organizar, de

modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos

documentos. Ela permite também formalizar a eliminação de documentos que tenham

cumprido seu prazo de arquivamento estabelecido pela tabela de temporalidade e destinação.

Ainda, ela oferece critérios de avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de

documentos e meios de preservar documentos que são considerados permanentes.

Para a implantação e aplicabilidade dessa gestão, são necessários dois

instrumentos, quais sejam, segundo a Resolução n. 14, de 24 de outubro de 20019 do

CONARQ, o “Plano de classificação de documentos de arquivo para a administração pública:

atividades-meio” e a “Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo

relativos às atividades-meio da administração pública” que são requisitos essenciais para a

implantação do SIGAD.

A “Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo

relativos às atividades-meio da administração pública” é definida, de acordo com Bernades &

Delatorre (2008, p.36), como sendo “[...] o instrumento de gestão, resultante da avaliação

documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação

de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.

A aplicação desta tabela, segundo os mesmos autores, permite preservar os

documentos que possuam valor probatório e informativo relevantes e que sejam considerados 9 RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001. Disponível em: < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46>. Acesso em: 11 de abr. 2014.

9

de guarda permanente, ou ainda, eliminar com segurança, de acordo com os procedimentos

técnicos e legais, aqueles documentos desprovidos de valor, sem que haja prejuízo à

administração ou à sociedade.

Já o plano de classificação de documentos é o conjunto de operações e técnicas

que permite classificar os documentos de acordo com a função e atividades do órgão ou

entidade, utilizando de código numéricos ou alfanuméricos para a classificação. O plano

agiliza a recuperação da documentação e facilita as tarefas de destinação e acesso aos

documentos.

É importante destacar que, na referida resolução, deixa facultado aos órgãos e

entidades adotarem os instrumentos supracitados como prescreve em seu art. 1º, paragráfo

primeiro, e no art. 2º, parágrafos primeiro e segundo. Já, o art. 4º da Instrução Normativa n.

04/2013 da SEGPLAN, reforça que

Em cada órgão ou entidade estadual deverá ser constituída [...] uma Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso visando a análise para destinação final da documentação, classificação do grau de sigilo e elaboração de temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos do órgão ou entidade. (SEGLAN, 2013, p.2, grifo nosso)

O próprio CONARQ também estabelece que os órgãos e entidades devem

estabelecer, documentar, instituir e manter políticas, procedimentos e práticas para a gestão

arquivística de documentos, com base nas diretrizes estabelecidas pelo Conselho.

Para implantação de um SIGAD no CBMGO, é requisito essencial que haja a

implantação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos na corporação. (E-

ARQ BRASIL, 2011, p.10)

Portanto, como pré-requisito para aplicação de um SIGAD, a gestão

arquivística de documentos estabelece, segundo o modelo de requisitos e-Arq Brasil (2011),

algumas etapas primordiais, quais sejam, definição da política arquivística, designação de

responsabilidades, planejamento e implantação do programa de gestão.

10

2.3.2 Definição da Política Arquivística

A política arquivística objetiva “[...] produzir, manter e preservar documentos,

confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e

atividades”.(E-ARQ BRASIL, 2011, p.19).

Inicia-se com uma declaração oficial de intenções, descrevendo de forma

sucinta, como será realizada a gestão. A declaração deve ser empregada em todos os níveis

dos órgãos e entidades e é fundamental que todos os funcionários estejam envolvidos na

política. O sucesso para a política é fundamentado através do apoio da direção superior e do

emprego de recursos necessários para sua implantação. É necessária ainda a constituição de

um grupo de trabalho com a responsabilidade de efetivar a política arquivistica e a

implantação de um programa de gestão arquivística na instituição. Por último, a política deve

definir as autoridades envolvidas no programa de gestão e definir quais serão as

responsabilidades e ações de cada um. (E-ARQ BRASIL, 2011, p.19).

2.3.3 Definição de Responsabilidades

Para o êxito da gestão arquivística de documentos é primordial a designação

das pessoas responsáveis pela gestão. Estes, deverão assegurar o cumprimentos das normas e

dos procedimentos estabelecidos no programa.

As responsabilidades são distribuídas para todos os funcionários da instituição

conforme sua função e a posição hierárquica e apresenta, segundo e-Arq Brasil (2011), as

seguintes categorias:

a) Direção superior: é a autoridade máxima responsável pela viabilidade

da política de gestão arquivística de documentos. A ela caberá apoiar, integralmente, a

implantação dessa política, alocando recursos humanos, materiais e financeiros, e

promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão arquivística;

b) Profissionais de arquivo: são os responsáveis pelo planejamento e

implantação do programa de gestão arquivística, assim como pela avaliação e controle dos

trabalhos executados no âmbito do programa. Além disso, os profissionais de arquivo são

responsáveis também pela disseminação das técnicas e da cultura arquivística;

11

c) Gerentes de unidades ou grupos de trabalho: são os responsáveis por

garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de

suas tarefas, de acordo com o programa de gestão arquivística de documentos;

d) Usuários finais: são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção

e uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo

programa de gestão;

e) Gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação:

são as equipes responsáveis pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de

informação.

2.2.4 Planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de documentos

Planejar é demonstrar o próposito ou objetivo de realizar algo. Na etapa de

planejamento da gestão arquivística de documentos, é inserido o levantamento e a análise da

realidade institucional, como também o estabelecimento das diretrizes e procedimentos a

serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o desenho do sistema de gestão arquivística de

documentos e a elaboração de instrumentos e manuais. Uma série de tarefas fundamentais é

realizada nesta etapa, segundo o manual e-Arq Brasil (2011), dentre elas podemos citar:

• Levantamento da estrutura organizacional e das atividades

desempenhadas;

• Levantamento da produção documental, diferenciando os documentos

arquivísticos dos não arquivísticos;

• Definição, a partir do levantamento da produção documental, dos tipos

de documentos que devem ser mantidos e produzidos, e das informações que devem conter;

• Análise e revisão do fluxo dos documentos;

• Elaboração e/ou revisão do plano de classificação e da tabela de

temporalidade e destinação;

• Definição dos metadados a serem criados no momento da produção do

documento e ao longo do seu ciclo de vida;

• Definição do ambiente tecnológico;

• Definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de

informação;

• Definição de programas de capacitação de pessoal;

12

• Definição do plano de ação do programa de gestão, com seus objetivos,

metas e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, visando a melhoria

contínua.

Já a implantação do programa de arquivística, conforme o manual,

deve atender aos objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e os processos administrativos do órgão ou entidade. (E-ARQ BRASIL, 2011, p.20).

A execução do programa põe em prática os planos de ação e os projetos

aprovados. Relatórios, sumários, gráficos, reuniões e entrevistas estão inseridos em todo

processo de implantação. Chegando no final de um ciclo do processo, há uma revisão das

ações e programas gerando decisões, providências e medidas de aperfeiçoamento do processo

ciclo de planejamento da gestão, caso haja correções necessárias.

O documento arquivístico no programa deve conter metadados suficientes para

dar significado aos dados armazenados no programa, os quais [...] colocam o documento

dentro do seu contexto documentário e administrativo no momento de sua criação”.

(RONDINELLI apud MACNEIL, 2005, p.61). Além disso, o documento deve ser capaz de

apoiar as atividades instituição e servir de instrumento para prestação de contas referidas

atividades.

O programa deve contemplar o ciclo de vida dos documentos, ora definidos no

item 2.2.2, que envolve as fases corrente, intermediária e permanente do documento. Ainda

deve manter os documentos somente no período estabelecido pela tabela de temporalidade e

destinação. Por último, deve conter características, tais como, a organicidade, unicidade,

confiabilidade, autenticidade, acessibilidade, definidos no item 2.2.1 deste mesmo artigo.

Para seu planejamento e implantação são realizados oito etapas, segundo e-

Arq Brasil (2011), que podem ser realizados em diferentes estágios, de acordo com a

necessidade do órgão ou entidade:

a) Levantamento preliminar

O primeiro método baseia-se, segundo a e-Arq Brasil (2011), na identificação

do registros de atos normativos, legislação, regimento e regulamento. Este passo é essencial

13

para fundamentar quais os documentos serem capturados e confeccionar o plano de

classificação e a tabela de temporalidade e destinação.

b) Análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos documentos

produzidos.

Permite identificar, documentar e classificar cada função e atividade, bem

como identificar e documentar os fluxos de trabalho e os documentos produzidos. Nesta etapa

é feito um modelo conceitual sobre o que órgão ou entidade faz e como faz, demonstrando

como os documentos se relacionam com sua missão e atividade. Os produtos resultantes desse

passo devem incluir:

• Esquema de classificação das funções e atividades.

• Mapa dos fluxos de trabalho que mostre quando e quais os documentos são

produzidos ou recebidos como resultado das atividades desenvolvidas pelo órgão;

• Vocabulário controlado para identificar e indexar documentos de uma

atividade específica;

• Código de classificação do documento;

• Tabela de temporalidade e destinação;

• Lista de exigências a serem cumpridas na produção e manutenção de

documentos.

c) Identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de

documentos.

Consiste em identificar que documentos devem ser produzidos, determinar a

forma documental que melhor satisfaça cada função ou atividade desempenhada e definir

quem está autorizado a produzir cada documento. Neste passo, vislumbra assegurar que

apenas os documentos de fato necessários sejam produzidos, que sua produção seja

obrigatória e que sejam feitos de forma completa e correta.

d) Avaliação dos sistemas existentes

Consiste em identificar e avaliar o sistema de gestão arquivística de

documentos e outros sistemas de informação e comunicação existentes no órgão ou entidade.

Isso fornecerá a base para o desenvolvimento de novos sistemas ou para alterações nos

sistemas vigentes de forma a atender às exigências identificadas e acordadas nos passos

anteriores.

14

e) Identificação das estratégias para satisfazer as exigências a serem cumpridas

para a produção de documentos arquivísticos

Consiste em determinar as estratégias (padrões, procedimentos, práticas e

ferramentas) que levem ao cumprimento das exigências para a produção de documentos

arquivísticos. Esta etapa tem o objetivo de avaliar o potencial de cada estratégia em alcançar o

resultado desejado e o risco em caso de falha.

g) Projeto do sistema de gestão arquivística de documentos

Consiste em projetar um sistema de gestão arquivística de documentos que

incorpore as estratégias estabelecidas no passo anterior, atenda às exigências identificadas e

documentadas e corrija quaisquer deficiências identificadas na avaliação dos sistemas

existentes, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação

existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos.

O projeto de um sistema de gestão arquivística de documentos objetiva:

• Planejar mudanças ou adaptações para sistemas informatizados, processos e

práticas correntes;

• Determinar como incorporar essas mudanças ou adaptações para melhorar a

gestão dos documentos arquivísticos no órgão ou entidade;

• Adaptar ou adotar soluções tecnológicas, considerando, na medida do

possível, um plano estratégico de evolução que vise minimizar os efeitos da obsolescência

tecnológica.

Para cumprir os objetivos, o projeto deve incluir , entre outros:

• Definição de tarefas, responsabilidades e cronograma;

• Diagramas representando a arquitetura e os componentes do sistema;

• Modelos representando visões diferentes do sistema, tais como processos,

fluxos de dados e entidades de dados;

• Especificações detalhadas para construir ou adquirir componentes

tecnológicos como software e hardware, considerando que o sistema deve ser modular,

evolutivo e expansível;

• Plano de segurança da informação (física e lógica) e de contingência;

• Metodologia e procedimentos de auditoria;

• Previsão de treinamento de pessoal;

15

g) Implantação do sistema de gestão arquivística de documentos

Nesta etapa o projeto é executado através de:

• Treinamento de pessoal;

• Introdução do sistema de gestão arquivística de documentos ou adaptação do

já existente;

• Integração do sistema de gestão arquivística de documentos com os

procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes.

h) Monitoramento e ajuste

Este passo tem como objetivo avaliar o desempenho do sistema a fim de

detectar possíveis deficiências para fazer correções necessárias.

2.2.5 Procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais

Os procedimentos e operações técnicas de um SIGAD é a materialização do

ciclo de vida de documento arquivístico através do sistema. Refere-se, de forma detalhada, as

etapas sucessivas do ciclo de vida de de documento arquivístico. O modelo de requisitos e-

Arq Brasil (E-ARQ BRASIL, 2011, p.28), especifica esses procedimentos e técnicas

essenciais no SIGAD, quais sejam:

2.2.5.1 Captura

A identificação de um documento como documento arquivístico, a

compreensão da relação orgânica entre os documentos e a incorporação do documento ao

sistema de gestão ocorrem na fase de captura. Nessa operação o documento é capturado

podendo ser submetido a fluxo de trabalho e, imediatamente ou posteriormente, arquivado em

pastas, para os documentos em papel, e em meio magnético, para os documentos digitais. (E-

ARQ BRASIL, 2011, p.26).

A captura prevê código de classificação, descritores, número de protocolo,

número de registro e outros metadados do documento, como data e hora da produção, da

transmissão e do recebimento, nome do autor, do originador, do redator e do destinatário,

entre outros. Metadados consiste, segundo Rondinelli (2005, p.61), “[...] conjunto de

informações anexadas ao documento eletrônico no momento em que o sistema recebe uma

ordem para enviá-lo ou salvá-lo”.

16

O documento arquivístico capturado será inserido no sistema através das

seguintes ações:

a) Registro

O registro consiste em formalizar a captura do documento dentro do sistema de

gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição

informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa corresponde à atribuição de

metadados. O registro é inserido no sistema através do processo “protocolização” do

documento recebido. Esse processo faz parte das atividades de protocolo, as quais são dotadas

de operações que visam o controle de documentos produzidos e recebidos que tramitam no

órgão ou entidade, propiciando sua localização, recuperaçãoo e acesso. No registro, é

atribuído número e data de entrada, o código de classificação e o assunto, além de outros

metadados, e em seguida, procede-se o documento à unidade(s) destinatária (s).

b) Classificação

A classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo

órgão ou entidade e que pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos. É o ato

ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a

classe sob a qual serão recuperados.

c) Indexação

Indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando

vocabulário controlado e ou lista de descritores, tesauro10 e o próprio plano de classificação.

Ela visa ampliar as possibilidades de busca e facilitar a recuperação dos documentos, e pode

ser feita de forma manual ou automática.

d) Atribuição de restrição de acesso

Em relação às precauções de segurança dos documentos, estes são classificados

no sistema como ostensivo e sigilosos. Para os sigilosos são estabelecidos graus de sigilo. Em

Goiás, segundo o art. 21 da portaria n. 04/2013 da SEGPLAN (2013) classifica os graus de

sigilo do documento em ultrassecreto, secreto e reservado.

Conforme a e-ARQ Brasil (2011), a atribuição de restrições será ser feita no

momento da captura, de acordo com o esquema de classificação de segurança e sigilo

elaborado pelo órgão ou entidade.

10 Lista de palavras com significados semelhantes, dentro de um domínio específico de conhecimento.

17

e) Arquivamento O processo de arquivamento consiste em colocar e conservar numa mesma

ordem os documentos, classificados de acordo com o plano de classificação, utilizando de

métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e de fácil localização.

2.2.5.2 Avaliação, temporalidade e destinação

A avaliação é atividade essencial para um programa de gestão arquivística de

documentos a fim de racionalizar o acúmulo de documentos nas fases correntes e

intermediárias, para constituí-los em arquivos permanentes caso necessário. Esta etapa utiliza

a Teoria da Três Idades11 visa estabelecer prazos de guarda e destinação de com os valores

primário e secundário que os documentos são atribuídos.

Após avaliado o documento, a sua destinação é feita por meio da atividade de

seleção. Esta atividade consiste na separação dos documentos de valor permanente daqueles

passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas estabelecidos na tabela de

temporalidade e destinação.

Os documentos que findaram os prazos previstos de sua vigência deveram ser

identificados e listados no SIGAD para definir a sua destinação.

2.2.5.3 Recuperação e Acesso

A recuperabilidade e a acessibilidade aos documentos e às informações devem

ser previstas no sistema para melhor condução das atividades e transparência da organização.

Elas são concretizada por meio da pesquisa, localização e apresentação do documentos. No

SIGAD a recuperabilidade é realizada através de ferramentas informatizada de busca. A

apresentação de documento consiste em exibi-los por meio de um ou mais dispositivos de

apresentação (monitores, celulares, impressoras e etc.).

2.2.5.4 Segurança

Um sistema de gestão arquivística deve prever controles de acesso e

procedimentos de segurança para garantir a integridade dos documentos.

11 Ver item 2.2.2- Teoria das Três Idades.

18

O controle de acesso deve limitar e autorizar o acesso a documentos por

usuário e/ou grupos de usuários, e também deve garantir que os documentos sigilosos sejam

sujeitos ao controle de restrição da acesso.

A utilização de um documentos pelo usuário deverá ser registrado pelo sistema

nos seus respectivos metadados e o seu rastreamento deverá ser feito em trilhas de auditorias

as quais permitem verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. Ainda em

relação às trilhas de auditoria, [...] ela deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação), informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas. (E-ARQ, 2011, p.32).

Ainda em relação a segurança, o SIGAD deve prever de backups, ou seja,

cópias de segurança, para salvaguarda e restaurar os documentos em caso de falhas no

sistemas. É importante ressaltar que os backups devem ser preservados a um prazo muito

longo.

2.2.5.5 Armazenamento

O armazenamento deve garantir a autenticidade e o acesso aos documentos

pelo tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação.

As condições de armazenamento têm de levar em conta o volume e as

propriedades físicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção

contra acesso não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro.

2.2.5.6 Preservação

A preservação tem que permitir que os documentos arquivísticos sejam

acessíveis e utilizáveis pelo tempo que for necessário, de forma que mantenha a longevidade,

funcionalidade e o acesso contínuo. Ainda tem que ser assegurada a autenticidade e a

acessibilidade, através de uma política de preservação que permita garantir a preservação do

documentos.

3 MATERIAIS E MÉTODOS

A presente pesquisa foi baseada no estudo de campo no Corpo de Bombeiros

Militar do Estado de Goiás a fim de realizar um análise inicial sobre a atual gestão

documental para a implantação de um SIGAD na corporação. Utilizou-se para isso como

19

ferramentas a aplicação de formulários e entrevistas às pessoas diretamente envolvidas no

processo documental da instituição.

Este estudo foi realizado entre os dias 5 e 26 de maio de 2014 e pela a

dimensão da corporação, foram utilizado como amostra, através da aplicação do formulário de

pesquisa (anexo), somente algumas obm`s da capital, tais como, Gabinete do Comando, 1ª

Seção do Estado Maior, 3ª Seção do Estado Maior, 4ª Seção do Estado Maior, 5ª Seção do

Estado Maior, 6ª Seção do Estado Maior, Comando de Gestão e Finanças, Academia

Bombeiro Militar, 1º Batalhão Bombeiro Militar e 2º Batalhão Bombeiro Militar. Foram

repassados os questionários à 70 (setenta) militares do CBMGO independente de posto ou

graduação.

Através do questionário foi possível a análise inicial da realidade institucional

referente à gestão documental. Alguns aspectos advindos da fase de planejamento do

programa de gestão arquivística foram necessários citar, de forma primária, para tornar o tema

relevante e necessário a ser aplicado no meio corporativo. O questionário abordou os

seguintes aspectos: levantamento da produção documental da instuição, informações sobre a

infraestrutura de armazenamento, tipos de documentos produzidos, tempo de tramitação do

documento, formato predominante de documentos, prejuízos com atrasos da documentação,

política de backup entre outros. Para toda análise utilizou-se de uma abordagem quantitativa

com a construção de gráficos e tabelas.

Ainda, formam feitas entrevistas com alguns gestores e pessoas envolvidas no

processo documental da instituição, com o intuito de coletar informações pertinentes a gestão

de documentos no CBMGO. Essas informações, como as citadas no parágrafo anterior,

serviram de objetos para o embasamento do estudo para implantação do SIGAD.

Primeiramente, foi verificado, junto ao Comando Geral, se dentro da

corporação existe uma política de gestão arquívistica. Em seguida, buscou-se informações

sobre a quantidade de recursos (financeiros, estruturais e etc) empregados na gestão

documental. Todas essas informações foram fornecidas tanto pelo Comando Geral, CGF e

BM-6 (contrato de impressão).

4 RESULTADOS E DISCUSSÕES

Através de entrevistas, constatou-se que, no CBMGO, é precária a gestão

arquivística de documentos. Falta uma política arquivística de documentos de acordo

20

instruções já citadas no no item 2.2.2 do presente artigo. Não existem autoridades envolvidas

no programa de gestão e também não há definição de responsabilidades. Não há nenhum

planejamento visando a implantação de um programa de gestão de documentos.

Para manter a rotina de trabalho, o CBMGO utiliza na maior parte documentos

arquivísticos convencionais através de impressões em papel. Para isso, ela desprende de

recursos financeiros através da celebração de contrato de impressão junto a empresa

“CopySystem”. O valor do contrato é de R$ 173.381,10 de impressões para 30 (trinta) meses,

contemplando 23 (vinte e três) obm`s da capital e 2 (duas) obm`s do interior totalizando 28

(vinte e oito) impressoras locadas. Sobre a vigência do contrato de impressão, o mesmo

iniciou-se no mês de abril de 2013 e terminará no mês de setembro de 2015. O valor unitário

de cada impressão é de R$ 0,1045.

Conforme estabelecido no contrato, a empresa fornecerá ao CBMGO

impressoras e estabilizadores de voltagem, como também a reposição de papel e toner,

substituição de peças e serviços de manutenção.

De acordo com dados fornecidos pela 6º Seção do Estado Maior Geral, o saldo

atual do contrato para impressões é de R$ 91.258,94. O Subcomandante Geral estabelece uma

cota mensal de impressão, de R$ 5.653,45, porém, fazendo uma média dos valores contidos

na tabela 1, a média mensal de gastos de todas obm`s referente aos primeiros treze meses foi

de R$ 6.317,09. Ou seja, são R$ 664,64/mês a mais na cota mensal de impressão que torna

necessário um aditivo de valor no contrato.

Tabela 1 –Gasto Mensal com impressão de Abril/13 a Abril/14

Mês de Referência Gasto Mensal 1 – Abril/13 R$ 6.634,39 2 – Maio/13 R$ 8.016,51 3 – Junho/13 R$ 6.725,10 4 – Julho/13 R$ 7.394,52 5 – Agosto/13 R$ 6.022,65 6 – Setembro/13 R$ 6.235,20 7 – Outubro/13 R$ 5.753,04 8 – Novembro/13 R$ 6.069,46 9 – Dezembro/13 R$ 5.548,85 10 – Janeiro/14 R$ 4.493,93 11 – Fevereiro/14 R$ 6.500,94 12 – Março/14 R$ 5.512,79 13 – Abril/14 R$ 7.214,78

Fonte: Adaptada da 6ª Seção do Estado Maior Geral do CBMGO

21

O gráfico abaixo relaciona as 10 (dez) primeiras Obm com maiores gastos com

impressão de documentos do abril de 2013 ao mês de abri 2014 totalizando em um valor de

R$ 82.122,16.

Gráfico 1 - Percentual de Gastos em reais com impressão de documentos nas Seções ou OBM

Fonte: Adaptada da 6ª Seção do Estado Maior Geral do CBMGO

Percebe-se que o Comando Geral vem com a maior fatia do gráfico,

totalizando 14% (aproximadamente R$ 11.500,00) com impressão em decorrência do grande

fluxo de impressão de documentos nessa Obm.

Logo, conclui-se que, no CBMGO, para reduzir o custo da impressão é

necessário extinguir ou minimizar a quantidade de impressões em papel, tendo como solução

a utilização de documentos digitais no meio corporativo. Como já visto, um sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos permite que o documento digital

contenha a mesma confiabilidade que um documento em papel. Não são necessárias nesse

caso cópias em papel já que o mesmo pode ser recuperável através de um sistema

informatizado. Como veremos adiante, na utilização do papel são feitas impressões

demasiadas de um mesmo documento, em virtude de cópias de um mesmo documento ou

proveniente de erros na impressão.

Um outro aspecto relevante na pesquisa, relaciona-se aos recursos estruturais

para o arquivamento de documentos arquivísticos em papel. Para isso utilizamos como

22

exemplo o arquivo do Comando de Gestão e Finanças (CGF) que hoje está localizado nas

dependencias do 2º Batalhão Bombeiro Militar (Foto 1).

Foto 1 - Local de armazenamento de arquivos do Comando de Gestão e Finanças - CGF

Fonte: Autor

A figura acima mostra o acondicionamento dos documentos arquivístico da

CGF. Este arquivo consta de uma gama de documentos arquivísticos intermediários e

permanentes, que estão armazenados em ambientes inapropriados, que não contém um

controle ambiental adequado para prevenir ações de fungos e insetos.

Apesar de os documentos estarem armazenados em pastas identificadas, não há

a “Tabela básica de temporalidade e destinação dos documentos” e também o “Plano de

classificação de documentos de arquivos” que são itens primordiais para a implantação de um

SIGAD. Com isso, muitos documentos, que já cumpriram seu objetivo, poderiam ser

eliminados, recolhidos ou transferidos (Arquivo Central), e são mantidos nos arquivos da

unidade de forma desnecessária, comprometendo assim a integridade do documento e o

espaço físico do local do arquivamento. Ainda, mesmo que armazenados em pastas, não há

como prevenir uma acúmulo desordenado de documentos e perdas, pois é necessário que seja

feito um plano de classificação do documento codificando os documentos a fim de classificar

conforme sua função e atividade dentro da entidade.

23

O próximo passo da pesquisa foi a aplicação de um questionário às pessoas

diretamente envolvidas na gestão documental, que neste caso, possibilitou a extração

informações importantes sobre o comportamento do produção documental da corporação.

O gráfico 2 refere-se à quantidade de documentos em papel são impressos na

seção/obm. São impressos de 1 a 10 documentos em 45% dos casos e, 24% para acima de 30

documentos. Percebe-se neste último, refere-se a locais que envolvem uma demanda maior de

impressões, tais como, as Seções de Seguraça Contra Incêndio e Pânico (Sescip) que

imprimem uma grande quantidade relatórios de vistorias e certificados de conformidade

(cercon).

Gráfico 2 - Média de documentos produzidos diáriamente na seção

Fonte: Autor

Os gráficos 3 e 4 descrevem respectivamente a quantidade de reimpressões em

decorrência de erros e a quantidade de cópias realizadas em um mesmo documento. Nota-se

que o valores de ambos gráficos são semelhantes. As impressões, reimpressões e as cópias de

documentos poderiam ser suprimidas ou minimizadas com a utilização de documentos

arquivísticos digitais e gerenciadas através de um SIGAD. Com isso, reduziria de forma

expressiva o acúmulo de papéis e o valor gasto com a impressão, bem como facilitaria a

localização de documentos além de outras vantagens.

24

Gráfico 3 - Reimpressões em decorrência de erros

Fonte: Autor

Gráfico 4 - Cópias em papel de um mesmo documento

Fonte: Autor

O tempo de chegada do documento convencional a destinário e o tempo de

espera de retorno do despacho de documentos foram utilizados no questionário como medida

de eficiência no fluxo de documentos da corporação. No gráfico 5 nota-se que a maioria dos

casos o documento chega de 1 a 10 minutos ao receptor. Contudo, conforme mostrado na

gráfico 6 o retorno do despacho do documento demora na maioria dos casos de 1 a 2 dias.

Reflexo disso é que aproximadamente 52% dos militares sofreram algum prejuízo na rotina de

trabalho em decorrência de atrasos na tramitação da documentação.

Assim, com a utilização de documentos arquivísticos digitais dentro de um

SIGAD, a tramitação da documentação é praticamente imediata. O sistema pode incluir

recursos de automação do fluxo de documentos que permite maior qualidade e produtividade

na tramitação de documentação em todos o níveis da organização.

25

Gráfico 5 - Tempo que o documento chega ao destinatário

Fonte: Autor

Gráfico 6 - Tempo de espera de retorno do despacho de documento

Fonte: Autor

Um outro ponto importante na pesquisa refere-se ao meio que os documentos

digitais são armazenados. Conforme mostra o gráfico abaixo, 43% dos militares informaram

que os documentos digitais produzidos na seção são armazenado em estações locais de

trabalho, 37% através de um rede de computador e 15% em dispositivos externos de

armazenamento, tais como, hard disk (hd), pen drives, cd, dvd e etc. Diante dos dados, o

processo de armazenamento atual predominante é inadequado e compromete a autenticidade

(identidade e integridade) e o controle de acesso aos documentos produzidos. Além disso, o

armazenamento neste meio torna a documentação redundante pois várias cópias de

documentos iguais ou semelhantes são armazenadas em locais distintos. Ainda o processo de

busca de um determinado documento torna-se lento e demorado. Por último, estações locais

26

são mais vulneráveis a defeitos podendo fazer com que as informações da unidade sejam

perdidas em decorrência de perda do equipamento.

Gráfico 7 - Locais de armazenamento de documentos eletrônics

Fonte: Autor

5 CONCLUSÕES Tendo em vista o embasamento teórico para que seja realizado o estudo inicial

de implantação do SIGAD e a análise de dados referentes à pesquisa de campo no CBMGO,

conclui-se que é de suma importância aplicação do referido estudo, já que o sistema

informatizado está relacionado diretamente com a gestão arquivística de documentos da

corporação.

O sucesso do SIGAD depende do estabelecimento prévio de um programa de

gestão arquivística de documentos, portanto, foi necessário, de forma exaustiva, conceituar

gestão arquivística de documentos demostrando os passos necessários para a sua implantação

dentro da instituição. Neste caso, foram discriminadas etapas sucessivas para a implantação

do sistema, que vão desde a instituição de um política arquivística na corporação até a

implementação de um programa de gestão propriamente dito.

Foram especificados, no artigo, alguns procedimentos e técnicas aplicadas no

sistema arquivisticos de documentos digitais e convencionais. Esses procedimentos e técnicas

estão intimamente ligados ao ciclo de vida do documento arquivístico. Definiu-se, por

exemplo, o que seria o processo de captura, processo inicial do SIGAD, e quais as ações

necessárias para que o documento arquivistíco seja incorporado ao sistema.

27

Com o objetivo de demostrar a real necessidade de iniciar o estudo de

implantação do SIGAD na corporação, foi feito uma pesquisa de campo através da aplicação

de questionários e a execução de entrevistas às pessoas intimamente ligadas a atual gestão de

documental da instituição. Conclui-se que, no CBMGO, é precária a gestão arquivística de

documentos e uma gama de recursos são empregados para manter essa gestão. Podemos citar

que a corporação desprende de alto capital financeiro para a produção documental, através da

celebração de contrato de impressão. Ainda, é perceptível o comprometimento do espaço

físico em decorrência do armazenamento, de forma inapropriada, de documentos

arquivísticos. Constatou-se também que no CBMGO não há ou não é utilizado um plano de

classificação de documentos e uma tabela básica de temporalidade de documentos. Itens

essenciais para a desenvoltura de SIGAD no meio corporativo.

Por fim, foram levantados dados através da aplicação de questionários em

algumas unidades do CBMGO para traçar, de forma quantitativa, qual o perfil da atual gestão

no cenário institucional. Concluiu-se, é gasta uma grande quantidade de papel em decorrência

de impressões, reimpressões em decorrência de erros e cópias de documentos. Ainda, a

tramitação do documentos dentro da corporação é lenta e devido a isso ocorrem prejuízos

institucionais em decorrência de atrasos na tramitação.

Logo, diante do exposto, é necessário que o CBMGO estabeleça a aplicação de

um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, através do

desenvolvimento de um programa prévio de gestão de documentos arquivisticos, a fim

racionalizar recursos e otimizar processos e que também estabeleça a manutenção das

características de autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade dos

documentos; o controle da produção de versões dos documentos arquivísticos; controle da

segurança de armazenamento e acesso aos documentos arquivísticos; a automação de guarda e

destinação da massa documental; e a captura, identificação, pesquisa e recuperação dos

documentos

28

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminoloia Arquivistíca. Disponível

em: <http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf >. Acesso

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BRASIL. Decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de

janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>.Acesso em: 08 de

abr. 2014.

BRASIL. Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1981. Dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:

<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 08 de abr. 2014.

BRASIL. Resolução n. 14, de 24 de outubro de 2001. Disponível em:

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and dynamic environments: the view of InterPARES. In: DURANTI, Luciana; PRESTON,

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GOMES, Orlando. Transformações gerais do direito das obrigações. São Paulo:

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29

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(Mestrado em Engenharia de Produção) – Programa de Pós-Graduação em Engenharia de

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RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos.

4. Ed. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

RONDINELLI, Rosely Curi. O Conceito De Documento Arquivístico Frente À Realidade

Digital: uma revisitação necessária. 2011. 270f. Tese (Doutorado em Ciência da

Informação) – Universidade Federal Fluminense, Programa de Pós-Graduação em Ciência da

Informação, Instituto de Arte e Comunicação Social, Instituto Brasileiro em Ciência e

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08 de abr. 2014.

TECNOLEGIS. Teoria Arquivística Princípios e Conceitos. Disponível em:

<http://www.tecnolegis.com/estudo-dirigido/tecnico-mpu-administrativa/arquivologia-

conceito.html>. Acesso em: 10 de abr. 2014.

APÊNDICE A – Questionário

Formulário de Levantamento de Dados referente ao Trabalho de Conclusão de Curso-TCC –

Estudo de Implantação de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos no

CBMGO.Cad QPEsp 02.349 Carlos Magno Rodrigues Meneses – CFOIII

POSTO/GRAD/NOME:______________________________________________________

SEÇÃO/OBM:______________________________________________________________

1. Em média quantos documentos são produzidos diariamente nesta seção?

( ) de 1 a 10 ( ) acima 10 a 20 ( ) acima de 20 a 30 ( ) mais que 30

30

2. Quantos desses documentos são impressos?

( ) de 1 a 10 ( ) acima 10 a 20 ( ) acima 20 a 30 ( ) mais que 30

3. Quantas vezes são reimpressos em decorrência de erros?

( ) nenhuma ( ) 1 vez ( ) 2 vezes ( ) 3 vezes ( ) mais de 3 vezes

4. Em média, quantas cópias em papel são feitas de um mesmo documento?

( ) nenhuma ( ) 1 cópia ( ) 2 cópias ( ) 3 cópias ( ) mais de 3 cópias

5. Onde é armazenado os documentos feitos eletronicamente?

( ) Computador Local ( ) Armazenamento Externo (CD, Pen drives etc) ( )Rede/Servidor ( )

Internet ( ) Drives Virtuais (Google Drive, DropBox etc.) ( ) Nenhum

6. Há uma politica de backup de documentos eletrônicos?

( ) Sim ( ) Não

Caso resposta seja “Sim”: Qual a periodicidade dos backups dos documentos eletrônicos?

( ) Anualmente ( ) Mensalmente ( ) Semanalmente ( ) Diariamente

7. Em média, qual o tempo que o documento chega no destinatário?

( ) De 1 a 10 minutos ( ) acima 10 a 60 minutos ( ) acima 1h a 4h ( ) 1 dia ou mais

8. Em média, qual o tempo de espera de retorno do despacho do documento?

( ) Imediato ( ) De 1h a 4h ( ) acima 4h a 8h ( ) 1 dia a 2 dias ( ) Acima de 2 dias

9. Houve algum prejuízo em decorrência de atrasos na tramitação da documentação ?

( ) Sim ( ) Não

10. Qual o meio mais utilizado na OBM para o envio de documentos?

( )Rede/Servidor ( ) Armazenamento Externo [CD, Pen drives etc] ( ) Papel ( )E-mail

( )Internet ( )Drives Virtuais: Google Docs, Dropbox ( ) Outros: ____________

11. Qual o meio mais utilizado na OBM para o recebimento de documentos?

31

( )Rede/Servidor ( ) Armazenamento Externo [CD, Pen drives etc] ( ) Papel ( )E-mail

( )Internet [site] ( )Drives Virtuais: Google Docs, Dropbox ( ) Outros: ____________

12. Em relação ao recebimento de documentos, qual o tipo predominante de documento

que a sua equipe recebe?

( ) Papel ( ) Digital

13. Em média, qual tempo na procura de documentos em papel na seção?

( ) De 1 a 5 minutos ( ) acima 5 a 10 minutos ( ) acima 10 a 20 minutos ( ) Acima de 20

minutos

14. Em média qual tempo na procura de documentos digitais na seção?

( ) De 1 a 5 minutos ( ) acima 5 a 10 minutos ( ) acima 10 a 20 minutos ( ) Acima de 20

minutos

15. Na sua seção há perda de documentos (sim ou não)?

( ) Sim ( ) Não

Caso a opção seja “sim” perguntar: Qual é a frequência de perdas de documentos na seção?

( ) Sempre ocorre ( ) As vezes ocorre ( ) Raramente ocorre

16. A OBM apresenta uma gestão arquivística de documentos?

( ) Sim ( ) Não

17. Cite 3 tipos de documentos, por ordem de prioridade, mais utilizados em sua OBM?

(exemplo: Oficio militar, memorando, oficio circular)

___________________________________________________________________________

18. Qual(is) tipo(s) de impressora sua seção utiliza?

( ) impressoras locadas ( ) impressoras próprias

estudo de implantaÇÃo de um sistema informatizado de … · tornou-se necessária a criação de...

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