DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL UNOPAR

MANUAL PARA FUNCIONARIOS DE SETORES ENVOLVIDOS NO SISTEMA DE PROTOCOLO GERAL

INFORMATIZADO

Londrina 2008

SUMARIO

1. RECEBIMENTO DE GUIAS. ........................................................................... 01

2. TRAMITAR DOCUMENTOS. .......................................................................... 03

3. GERAÇÃO DE GUIAS PARA ENVIO ............................................................. 08

4. CONSULTA / ENCAMINHAMENTO / DEFERIMENTO. ................................. 10

5. TRAMITE DE PROCESSOS EM GRUPO. ..................................................... 12

6. CADASTRO DE DOCUMENTOS NA TELA DE PROCESSOS GERAL. ....... 14

7. RECOMENDAÇÕES GERAIS. ....................................................................... 18

1. RECEBIMENTO DE GUIAS

Para confirmar o recebimento do documento informar o número da guia, clicar em

listar itens (processos). Depois de localizar o processo, marcar o processo a ser

baixado, clicar em baixar guia. Na seqüência, o sistema informa a data do

recebimento. Antes de confirmar o recebimento, o usuário pode abrir a pasta para

verificar o processo.

2

1. Digite o número da guia.

2. Clique em listar itens (processos).

3. Selecionar o processo a ser recebido.

4. Clique em “baixar guia”.

5. Clique no ícone ao lado da tela para visualizar o processo, se for o caso.

6. Clique em “confirmar”.

1. Informar o nº.

da guia. 2. Listar

itens

(processos).

4. Clicar para executar

o recebimento.

3. Clicar para

selecionar o

processo a ser

recebido.

5. Clicar para

visualizar ou

retramitar o processo,

se for o caso.

6. Clicar para

confirmar o

recebimento do

documento.

3

2. Tramitar documentos

Para dar continuidade no envio de documentos selecionar a tela “consulta /

encaminhamento / deferimento”.

1. Clicar em deferir / encaminhar;

2. Clicar novo tramite (Digitar o parecer se houver);

3. Informar o destino.

4. Informar o motivo.

5. Se houver a necessidade de retorno do documento para o setor, informar a data

limite no campo prazo para retorno.

6. Clicar em gravar tramite e confirme.

7. Clicar sim quando tiver somente um processo para gerar guia, e quando houver

mais de um processo, clicar não para depois entrar na tela geração de guias

(mais detalhes no item 3).

Clicar para abrir

a tela de

encaminhamento

1. informar o nº.

do processo

4

1. Clicar

para deferir /

encaminhar

2. Clicar em

novo trâmite

3. Informar o

Destino 4. Informar o

Motivo

5. Informar o

prazo para

retorno 6. Clicar

em gravar

trâmite

5

* Se for encaminhar mais que um processo, clique em “não”, e na tela de geração

de guias para envio é possível gerar todas as guias de uma só vez. (mais detalhes

no item 3)

7. Clicar Sim

para gerar

guia*

6

Arquivamento / Anexos - Arquivo físico

Para anexar algum documento ao processo, é necessário realizar as seguintes

operações:

1. Clicar em arquivamento/anexos (tecla na parte superior da tela do

processo);

2. Novo;

3. Tipo de anexo:

4. Nome: especificar o documento e informar o número (informar o valor ,

quando existir, e o nº. do documento).

5. Salvar.

1. Clicar em

arquivamento

/ anexos

2. Clicar

em novo 3. Informar o

tipo de anexo

4. informar o

nome do

documento

5. Clicar em

salvar

7

Arquivo digital

Para anexar um arquivo digital ao processo, por exemplo, uma relação de difícil

digitação, scanear e salvar em PDF e realizar as seguintes etapas:

1. Clicar em Novo;

2. Tipo de anexo – selecionar a opção documento digitalizado;

3. Informar o nome – ex: relação de documentos de alunos de Medicina

Veterinária;

4. Tirar a opção de arquivo físico;

5. Clicar em arquivo (desenho disquete), localizar o arquivo e anexar;

6. Salvar.

Obs.: é possível anexar qualquer documento, desde que esteja salvo no formato

“*.pdf.”

Para visualizar o documento anexado, é necessário ter o programa Adobe

Reader. Não tendo o programa, solicitar instalação.

1. Clicar em

novo

2. Informar

documento

digitalizado

3. Informar

o nome do

anexo

4. Tirar a

opção de

arquivo físico

5. Clicar em

arquivo

6. Salvar o

documento

8

3. GERAÇÃO DE GUIAS PARA ENVIO

Havendo mais de um documento para implantação, após digitação do parecer

e da tramitação, optar para “não” gerar guia individual. Após término da inclusão de

processos, abrir a tela de “geração de guias” e clicar em “gerar guias”. A seguir,

solicitar a “impressão das guias”.

9

No caso de problemas na impressão das guias, como por exemplo, o papel

enroscou na impressora, impressão não legível, etc, utilizar a opção “gerar as guias”:

1. Por dia;

2. Por período (horário);

3. Reimprimir guia especifica e;

4. Pelo número do processo.

1. Geradas

no dia

2. Por

período 3. Por guia

específica

4. Pelo nº.

do processo 6. Clicar em

reimprimir

5. clicar para

gerar guias

10

4. CONSULTA / ENCAMINHAMENTO / DEFERIMENTO

A tela consulta / encaminhamento / deferimento é usada também para localizar

documentos implantados no sistema de protocolo.

11

Localizar processo

A tela de consulta / encaminhamento / deferimento é também utilizada para

localizar um documento e os setores/órgãos envolvidos no processo.

Para visualizar um processo, informar o número e clicar em deferir /

encaminhar / consultar. Usar a barra de rolagem para verificar o processo completo.

Se o número do processo for desconhecido, o processo pode ser localizado por

meio das seguintes opções na tela:

1. Situação: para consulta, use a opção ”qualquer situação”;

2. Tramitação: opção “todos os processos”

3. Requerente: se o processo há requerente. Exemplo: solicitação de

aluno/projetos pesquisa, etc.

4. Envolvido: Um dos setores/órgãos envolvido no processo. Exemplo: quem

encaminhou o documento;

5. Período: período provável que recebeu o documento;

6. Palavra chave: alguma palavra que possa estar na descrição do documento.

7. listar processos: para iniciar a pesquisa.

***Não é necessário preencher todos os campos para localizar o processo, porém, quanto mais

informação, mais fácil será a localização. A opção de consulta listar processos produz uma lista dos

processos com os dados informados.

1. Colocar

“qualquer

situação”

2. Colocar

“Todos os

processos”

3. Informar o

requerente

(se houver)

4. Informar o

setor

envolvido

5. Informar o

Período

provável

6. Informar

uma palavra

chave 7. Clicar em listar

processos para

pesquisar

12

5. TRÂMITE DE PROCESSOS EM GRUPO

Quando existem vários processos já cadastrados no sistema de Protocolo para

serem encaminhados a um mesmo órgão e com o mesmo tipo de parecer, a tramitação

pode ser realizada em grupo desde que os processos estejam devidamente

cadastrados no sistema.

Ex: Origem – Departamento de Compras

Destino – Pró-Reitoria Administrativa

Parecer - Para aprovação

13

Nos processos seguintes, informar apenas o nº. do processo e clicar em

“adicionar”. Para finalizar, clicar em “gerar”. e será emitida uma guia para os

processos relacionados.

1. Origem;

2. Destino;

3. Motivo;

4. Parecer – se houver;

5. Número do processo;

6. Clicar em adicionar

7. Clicar em gerar para emitir a guia

1. Informar

a origem

2. Informar

o destino

3. Informar

o motivo

4. Informar

o parecer

(se houver).

5. Informar o

nº. do processo

6. Clicar em

adicionar 7. Clicar

aqui para

gerar a guia

14

6. CADASTRO DE DOCUMENTOS NA TELA DE PROCESSOS GERAL (1º

INCLUSÃO)

A tela de Processos – Geral é utilizada para gerar novos processos. É primeiro

cadastro do documento no sistema de protocolo, com vários recursos, como

observações, processo originário, requerente reimpressão de guias entre outros.

15

1. Filtrar: para habilitar a tela de processos geral.

2. Incluir: para geração de um número de processo.

3. Descrição: descrever o documento.

4. Centro de origem: o centro onde está localizado o seu setor (ex. CCBS-

CCECA, CCET, CCESA, ARAPONGAS E BANDEIRANTES).

5. Observações: usada se houver algo a ser complementado no processo.

6. Processo originário: se o documento tiver a origem de outro processo. (ex. se

o documento for dividido).

**Digitar sempre a descrição completa do documento, pra facilitar a sua localização no sistema.

1. Clicar

em filtrar

2. Clicar em incluir

para gerar um novo

processo

3. Digitar a

descrição

completa do

documento. *

4. informar

o centro de

origem

5. Digitar a observação

se for o caso

6. digite o número do processo

originário se for o caso

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7. Tipos de requerentes: selecionar a opção de requerente (ex: alunos

graduação, pessoas funcionários, alunos de pós-graduação, entre outros).

8. Buscando requerente: digitar parte do nome para facilitar a busca (ex. Carlos

Fernandes França, digitar França).

9. Listar: Para efetuar a consulta do requerente.

10. Incluir: Para incluir o nome do requerente no processo.

11. Excluir: caso tenha incluído o requerente errado

7. selecionar o tipo

de requerente 8. Digitar parte do nome

do requerente a ser

buscado

9. Clicar aqui

para pesquisar

10. Clicar aqui para

incluir o requerente

11. Clicar para

excluir se for o caso

17

CADASTRO DA TRAMITAÇÃO DO DOCUMENTO

12. Novo tramite: clique em novo trâmite para incluir os dados do encaminhamento,

origem e destino.

13. Origem: digite o nome ou o número do setor de origem para localizar e

selecionar.

14. Destino: digite o nome ou o número do setor de destino.

15. Prazo para retorno: digitar a data que deseja o retorno do documento se for o

caso. ***

16. Incluir: clique em incluir para gravar a tramitação.

17. Confirmar: para salvar o processo no sistema.

18. Gerar guia: verificar no item 3.

*** Obs.: utiliza-se o campo prazo para retorno, somente quando houver a necessidade de

retorno do documento com data limite estipulada, pois o uso indevido acarreta transtornos na tramitação

do processo. Uma vez recebido um processo com prazo para retorno, caberá ao destinatário tomar as

devidas providências para retornar o documento ao setor remetente no prazo solicitado.

12. Clicar aqui para

cadastrar a tramitação

13. Digitar setor

de origem

14. Digitar o

setor de

destinoClique

aqui para

pesquisar 16. Clicar aqui para

incluir o tramite. 17. Clicar aqui

para confirmar o

processo.

15. Digitar o prazo

para retorno. ***

18

7. DIVERSOS

O assunto pode ser resumido, porém deve ser claro e objetivo;

As guias recebidas deverão ser assinadas com data e hora e devolvidas

ao órgão de origem.

Um processo recebido que deve ser encaminhado a outro setor não precisa

ser enviado à Divisão de Protocolo Geral nem gerar um novo processo.

Registrar apenas a tramitação desejada e gerar a guia. (instruções no item

2.)

Sempre que possível ao encaminhar o processo no sistema, digitar o

parecer;

O comprovante autenticado que é retirado na hora da entrega do documento,

no setor de Protocolo, é um comprovante provisório que contém o número do

processo até o recebimento da guia assinada pelo setor.

Quando houver mudança de funcionário do setor, cadastrado no sistema de

Protocolo, informar à Divisão de Protocolo para cancelamento do acesso

através do e-mail protocolo@unopar.br.

Quando for encaminhar o documento em envelope, anexar a guia por fora do

envelope;

Não usar o Sistema de Protocolo com senha de outro usuário e não fornecer

senha (que é pessoal) para outros funcionários (Caso não tenha senha, ligar

para a Divisão de Protocolo para providências);

Não receber documentos sem guia.

Divisão de Protocolo Geral – UNOPAR