DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL UNOPAR
MANUAL PARA FUNCIONARIOS DE SETORES ENVOLVIDOS NO SISTEMA DE PROTOCOLO GERAL
INFORMATIZADO
Londrina 2008
SUMARIO
1. RECEBIMENTO DE GUIAS. ........................................................................... 01
2. TRAMITAR DOCUMENTOS. .......................................................................... 03
3. GERAÇÃO DE GUIAS PARA ENVIO ............................................................. 08
4. CONSULTA / ENCAMINHAMENTO / DEFERIMENTO. ................................. 10
5. TRAMITE DE PROCESSOS EM GRUPO. ..................................................... 12
6. CADASTRO DE DOCUMENTOS NA TELA DE PROCESSOS GERAL. ....... 14
7. RECOMENDAÇÕES GERAIS. ....................................................................... 18
1. RECEBIMENTO DE GUIAS
Para confirmar o recebimento do documento informar o número da guia, clicar em
listar itens (processos). Depois de localizar o processo, marcar o processo a ser
baixado, clicar em baixar guia. Na seqüência, o sistema informa a data do
recebimento. Antes de confirmar o recebimento, o usuário pode abrir a pasta para
verificar o processo.
2
1. Digite o número da guia.
2. Clique em listar itens (processos).
3. Selecionar o processo a ser recebido.
4. Clique em “baixar guia”.
5. Clique no ícone ao lado da tela para visualizar o processo, se for o caso.
6. Clique em “confirmar”.
1. Informar o nº.
da guia. 2. Listar
itens
(processos).
4. Clicar para executar
o recebimento.
3. Clicar para
selecionar o
processo a ser
recebido.
5. Clicar para
visualizar ou
retramitar o processo,
se for o caso.
6. Clicar para
confirmar o
recebimento do
documento.
3
2. Tramitar documentos
Para dar continuidade no envio de documentos selecionar a tela “consulta /
encaminhamento / deferimento”.
1. Clicar em deferir / encaminhar;
2. Clicar novo tramite (Digitar o parecer se houver);
3. Informar o destino.
4. Informar o motivo.
5. Se houver a necessidade de retorno do documento para o setor, informar a data
limite no campo prazo para retorno.
6. Clicar em gravar tramite e confirme.
7. Clicar sim quando tiver somente um processo para gerar guia, e quando houver
mais de um processo, clicar não para depois entrar na tela geração de guias
(mais detalhes no item 3).
Clicar para abrir
a tela de
encaminhamento
1. informar o nº.
do processo
4
1. Clicar
para deferir /
encaminhar
2. Clicar em
novo trâmite
3. Informar o
Destino 4. Informar o
Motivo
5. Informar o
prazo para
retorno 6. Clicar
em gravar
trâmite
5
* Se for encaminhar mais que um processo, clique em “não”, e na tela de geração
de guias para envio é possível gerar todas as guias de uma só vez. (mais detalhes
no item 3)
7. Clicar Sim
para gerar
guia*
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Arquivamento / Anexos - Arquivo físico
Para anexar algum documento ao processo, é necessário realizar as seguintes
operações:
1. Clicar em arquivamento/anexos (tecla na parte superior da tela do
processo);
2. Novo;
3. Tipo de anexo:
4. Nome: especificar o documento e informar o número (informar o valor ,
quando existir, e o nº. do documento).
5. Salvar.
1. Clicar em
arquivamento
/ anexos
2. Clicar
em novo 3. Informar o
tipo de anexo
4. informar o
nome do
documento
5. Clicar em
salvar
7
Arquivo digital
Para anexar um arquivo digital ao processo, por exemplo, uma relação de difícil
digitação, scanear e salvar em PDF e realizar as seguintes etapas:
1. Clicar em Novo;
2. Tipo de anexo – selecionar a opção documento digitalizado;
3. Informar o nome – ex: relação de documentos de alunos de Medicina
Veterinária;
4. Tirar a opção de arquivo físico;
5. Clicar em arquivo (desenho disquete), localizar o arquivo e anexar;
6. Salvar.
Obs.: é possível anexar qualquer documento, desde que esteja salvo no formato
“*.pdf.”
Para visualizar o documento anexado, é necessário ter o programa Adobe
Reader. Não tendo o programa, solicitar instalação.
1. Clicar em
novo
2. Informar
documento
digitalizado
3. Informar
o nome do
anexo
4. Tirar a
opção de
arquivo físico
5. Clicar em
arquivo
6. Salvar o
documento
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3. GERAÇÃO DE GUIAS PARA ENVIO
Havendo mais de um documento para implantação, após digitação do parecer
e da tramitação, optar para “não” gerar guia individual. Após término da inclusão de
processos, abrir a tela de “geração de guias” e clicar em “gerar guias”. A seguir,
solicitar a “impressão das guias”.
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No caso de problemas na impressão das guias, como por exemplo, o papel
enroscou na impressora, impressão não legível, etc, utilizar a opção “gerar as guias”:
1. Por dia;
2. Por período (horário);
3. Reimprimir guia especifica e;
4. Pelo número do processo.
1. Geradas
no dia
2. Por
período 3. Por guia
específica
4. Pelo nº.
do processo 6. Clicar em
reimprimir
5. clicar para
gerar guias
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4. CONSULTA / ENCAMINHAMENTO / DEFERIMENTO
A tela consulta / encaminhamento / deferimento é usada também para localizar
documentos implantados no sistema de protocolo.
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Localizar processo
A tela de consulta / encaminhamento / deferimento é também utilizada para
localizar um documento e os setores/órgãos envolvidos no processo.
Para visualizar um processo, informar o número e clicar em deferir /
encaminhar / consultar. Usar a barra de rolagem para verificar o processo completo.
Se o número do processo for desconhecido, o processo pode ser localizado por
meio das seguintes opções na tela:
1. Situação: para consulta, use a opção ”qualquer situação”;
2. Tramitação: opção “todos os processos”
3. Requerente: se o processo há requerente. Exemplo: solicitação de
aluno/projetos pesquisa, etc.
4. Envolvido: Um dos setores/órgãos envolvido no processo. Exemplo: quem
encaminhou o documento;
5. Período: período provável que recebeu o documento;
6. Palavra chave: alguma palavra que possa estar na descrição do documento.
7. listar processos: para iniciar a pesquisa.
***Não é necessário preencher todos os campos para localizar o processo, porém, quanto mais
informação, mais fácil será a localização. A opção de consulta listar processos produz uma lista dos
processos com os dados informados.
1. Colocar
“qualquer
situação”
2. Colocar
“Todos os
processos”
3. Informar o
requerente
(se houver)
4. Informar o
setor
envolvido
5. Informar o
Período
provável
6. Informar
uma palavra
chave 7. Clicar em listar
processos para
pesquisar
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5. TRÂMITE DE PROCESSOS EM GRUPO
Quando existem vários processos já cadastrados no sistema de Protocolo para
serem encaminhados a um mesmo órgão e com o mesmo tipo de parecer, a tramitação
pode ser realizada em grupo desde que os processos estejam devidamente
cadastrados no sistema.
Ex: Origem – Departamento de Compras
Destino – Pró-Reitoria Administrativa
Parecer - Para aprovação
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Nos processos seguintes, informar apenas o nº. do processo e clicar em
“adicionar”. Para finalizar, clicar em “gerar”. e será emitida uma guia para os
processos relacionados.
1. Origem;
2. Destino;
3. Motivo;
4. Parecer – se houver;
5. Número do processo;
6. Clicar em adicionar
7. Clicar em gerar para emitir a guia
1. Informar
a origem
2. Informar
o destino
3. Informar
o motivo
4. Informar
o parecer
(se houver).
5. Informar o
nº. do processo
6. Clicar em
adicionar 7. Clicar
aqui para
gerar a guia
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6. CADASTRO DE DOCUMENTOS NA TELA DE PROCESSOS GERAL (1º
INCLUSÃO)
A tela de Processos – Geral é utilizada para gerar novos processos. É primeiro
cadastro do documento no sistema de protocolo, com vários recursos, como
observações, processo originário, requerente reimpressão de guias entre outros.
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1. Filtrar: para habilitar a tela de processos geral.
2. Incluir: para geração de um número de processo.
3. Descrição: descrever o documento.
4. Centro de origem: o centro onde está localizado o seu setor (ex. CCBS-
CCECA, CCET, CCESA, ARAPONGAS E BANDEIRANTES).
5. Observações: usada se houver algo a ser complementado no processo.
6. Processo originário: se o documento tiver a origem de outro processo. (ex. se
o documento for dividido).
**Digitar sempre a descrição completa do documento, pra facilitar a sua localização no sistema.
1. Clicar
em filtrar
2. Clicar em incluir
para gerar um novo
processo
3. Digitar a
descrição
completa do
documento. *
4. informar
o centro de
origem
5. Digitar a observação
se for o caso
6. digite o número do processo
originário se for o caso
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7. Tipos de requerentes: selecionar a opção de requerente (ex: alunos
graduação, pessoas funcionários, alunos de pós-graduação, entre outros).
8. Buscando requerente: digitar parte do nome para facilitar a busca (ex. Carlos
Fernandes França, digitar França).
9. Listar: Para efetuar a consulta do requerente.
10. Incluir: Para incluir o nome do requerente no processo.
11. Excluir: caso tenha incluído o requerente errado
7. selecionar o tipo
de requerente 8. Digitar parte do nome
do requerente a ser
buscado
9. Clicar aqui
para pesquisar
10. Clicar aqui para
incluir o requerente
11. Clicar para
excluir se for o caso
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CADASTRO DA TRAMITAÇÃO DO DOCUMENTO
12. Novo tramite: clique em novo trâmite para incluir os dados do encaminhamento,
origem e destino.
13. Origem: digite o nome ou o número do setor de origem para localizar e
selecionar.
14. Destino: digite o nome ou o número do setor de destino.
15. Prazo para retorno: digitar a data que deseja o retorno do documento se for o
caso. ***
16. Incluir: clique em incluir para gravar a tramitação.
17. Confirmar: para salvar o processo no sistema.
18. Gerar guia: verificar no item 3.
*** Obs.: utiliza-se o campo prazo para retorno, somente quando houver a necessidade de
retorno do documento com data limite estipulada, pois o uso indevido acarreta transtornos na tramitação
do processo. Uma vez recebido um processo com prazo para retorno, caberá ao destinatário tomar as
devidas providências para retornar o documento ao setor remetente no prazo solicitado.
12. Clicar aqui para
cadastrar a tramitação
13. Digitar setor
de origem
14. Digitar o
setor de
destinoClique
aqui para
pesquisar 16. Clicar aqui para
incluir o tramite. 17. Clicar aqui
para confirmar o
processo.
15. Digitar o prazo
para retorno. ***
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7. DIVERSOS
O assunto pode ser resumido, porém deve ser claro e objetivo;
As guias recebidas deverão ser assinadas com data e hora e devolvidas
ao órgão de origem.
Um processo recebido que deve ser encaminhado a outro setor não precisa
ser enviado à Divisão de Protocolo Geral nem gerar um novo processo.
Registrar apenas a tramitação desejada e gerar a guia. (instruções no item
2.)
Sempre que possível ao encaminhar o processo no sistema, digitar o
parecer;
O comprovante autenticado que é retirado na hora da entrega do documento,
no setor de Protocolo, é um comprovante provisório que contém o número do
processo até o recebimento da guia assinada pelo setor.
Quando houver mudança de funcionário do setor, cadastrado no sistema de
Protocolo, informar à Divisão de Protocolo para cancelamento do acesso
através do e-mail [email protected].
Quando for encaminhar o documento em envelope, anexar a guia por fora do
envelope;
Não usar o Sistema de Protocolo com senha de outro usuário e não fornecer
senha (que é pessoal) para outros funcionários (Caso não tenha senha, ligar
para a Divisão de Protocolo para providências);
Não receber documentos sem guia.
Divisão de Protocolo Geral – UNOPAR