Gesp.010.02 (provisória)

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Instituto Politécnico da Guarda

R E L A T Ó R I O D E E S T Á G I O

NOME DO ESTAGIÁRIO

JOANA FILIPA FERNANDES MORGADO

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO DIPLOMA DE ESPECIALIZAÇÃO TECNOLÓGICA

EM TÉCNICAS DE SECRETARIADO CLÍNICO

Setembro/2013

Elementos Identificativos

Aluno

Nome: Joana Filipa Fernandes Morgado

Número de aluno: 1011081

Estabelecimento de Ensino

Instituto Politécnico da Guarda

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Empresa Acolhedora do Estágio

Hospital Sousa Martins (Unidade Local de Saúde-Guarda)

Avenida Rainha Dona Amélia 6301-857 Guarda

Telefone: 271200200

Endereço de correio eletrónico: hsmguarda@hsmguarda.min-saude.pt

Duração do Estágio

Início do estágio: 8 de Julho

Fim do estágio: 26 de Setembro

Total 400 horas

Supervisor de Estágio

Nome: Luís Manuel Fernandes da Cruz

Grau académico: 12º ano

Orientadora de Estágio

Nome: Rita Arala Chaves

Grau académico: Mestrado

II

Agradecimentos

Gostaria de agradecer em primeiro lugar ao Instituto Politécnico da Guarda, por

me ter acolhido durante o ano letivo que passou, por toda a ajuda que me foi

disponibilizada por todos os docentes do CET e também por todos os funcionários desta

mesma instituição que sempre se mostraram disponíveis a ajudar em tudo e por me

terem feito crescer como pessoa e como profissional. Quero também agradecer à minha

professora orientadora por ter aceitado ser minha orientadora no estágio e me auxiliar

sempre que precisei.

Em segundo quero agradecer ao Hospital Sousa Martins, pela forma como me

acolheram, por todo o apoio e ajuda que me deram enquanto lá estive e aqui englobo

todos os profissionais de saúde tais como médicos, as enfermeiras, a dona Fátima que

era a secretária de unidade, o senhor Luís que era o meu supervisor e toda a comunidade

lá existente, que fizeram os possíveis para que eu me sentisse bem naquele ambiente

hospitalar.

Por último, mas não menos significante gostaria também de deixar os meus

agradecimentos aos meus pais, ao meu namorado e ao meu irmão porque se não fossem

eles nunca tinha conseguido alcançar todos os meus objetivos. À minha companheira

Cátia Pinheiro que me apoiou ao longo do ano escolar, estando comigo em tudo e me

ajudou sempre que precisei e ainda a todos os meus colegas de turma pois sem a

simpatia e amizade deles não conseguiria inserir-me e sentir-me à vontade na turma.

III

Plano de Estágio Curricular

-Integração em equipas multidisciplinares, constituídas por médicos, enfermeiros,

administrativos e auxiliares cabendo-lhes proceder ao Secretariado Clínico,

desenvolvendo para o efeito as funções administrativas, nas diversas áreas,

nomeadamente na elaboração de documentos administrativos, comunicação e relações

públicas;

-Proceder à comunicação interna entre os diversos serviços clínicos hospitalares;

-Elaboração de processos clínicos e arquivo dos documentos conforme normas da

instituição;

-Marcação de exames ao exterior, bem como proceder à transferência de doentes para

outras instituições;

-Elaboração de pedidos de transporte para os doentes;

-Relacionamento com o público através do atendimento de doentes e seus familiares.

1Plano de estágio cedido pelo supervisor.

1 Este plano de estágio foi elaborado pelo supervisor e foi-me dado logo na primeira semana de estágio.

IV

Resumo do trabalho desenvolvido no estágio

O estágio decorreu no serviço de Ginecologia do Hospital Sousa Martins, na

Guarda, no período de 8 de Julho a 26 de Setembro.

Neste serviço fui inserida no secretariado, onde me deram a oportunidade de

participar em várias tarefas, tais como: registos de internamentos e altas, agendamentos

para o bloco operatório, marcação de exames para o exterior, entre outras.

Ao longo deste período foram realizadas várias atividades destacando-se: a

organização de processos clínicos, o arquivo de documentos e a marcação de exames.

Este estágio curricular contribuiu muito e de forma positiva para a minha vida,

tanto a nível pessoal como profissional, pois antes deste, a minha visão acerca do

profissional de secretariado era totalmente diferente, mas depois de ter realizado este

estágio a minha opinião mudou e agora pude perceber que é uma profissão que exige

algum esforço, concentração e dedicação.

Palavras-chave: secretariado clínico, equipas de saúde, Hospital Sousa Martins

V

Índice Geral

Elementos Identificativos…………………………………………………….I

Agradecimentos……………………………………………………………...II

Plano de Estágio Curricular………………………………………………….III

Resumo do trabalho desenvolvido no estágio……………………………….IV

Índice de Figuras…………………………………………………………….VI

Índice de Siglas……………………………………………………………...VII

Introdução…………………………………………………………………...1

Capítulo I…………………………………………………………………….2

Identificação e Apresentação da Organização……………………………...3

1.1.Breve história do Hospital Sousa Martins……………………….3

1.2.Missão, Visão, Princípios e Objetivos…………………………...5

1.3.Serviço de internamento da Ginecologia………………………...6

Capítulo II…………………………………………………………………...10

O estágio……………………………………………………..........................11

2.1.O Secretariado clínico…………………………………………....11

2.2.Programas informáticos utilizados……………………………….11

2.3.Síntese das atividades desenvolvidas durante o estágio…………12

2.4.Descrição do estágio……………………………………………..17

2.5.Articulação da teoria com a prática……………………………...19

2.6.Análise Crítica do Estágio……………………………………….20

Conclusão…………………………………………………………………….22

Referências Bibliográficas……………………………………………………23

VI

Índice de Figuras

Imagem 1: Monumento de homenagem a Sousa Martins……………………………….3

Imagem 2: Entrada Principal do Hospital……………………………………………….4

Imagem 3: Gabinete da secretária de unidade…………………………………………..6

Imagem 4: Gabinete médico…………………………………………………….............7

Imagem 5: Gabinete do diretor do serviço………………………………………………8

Imagem 6: Arquivo de processos específicos de utentes de menopausa………………..9

Imagem 7: Programa “SONHO” registo de internamento……………………………..14

Imagem 8: Sistema de Gestão de Transportes de Doentes para pedido de transportes..15

VII

Índice de Siglas

CET – Curso de Especialização Tecnológica

MCDT – Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica

SNS – Sistema Nacional Saúde

1

Introdução

Este relatório surge no âmbito do CET de Técnicas de Secretariado Clínico da

Escola Superior de Tecnologia e Gestão, do Instituto Politécnico da Guarda. O estágio

foi realizado no Hospital Sousa Martins, na unidade de internamento do serviço de

Ginecologia. Este estágio decorreu entre os dias 08 de Julho de 2013 a 26 de Setembro

de 2013 tendo uma duração total de 400h.

De acordo com Seca (2006: 47-49), o estágio é um momento importante para a

aquisição de saberes e desenvolvimento de aptidões. Tal também se verifica no

secretariado, pelo que o mesmo é considerado como um período de descoberta e ensaio

acerca das características reais da profissão. É neste período que o estudante possui as

principais oportunidades para consolidar e adquirir saberes, bem como valores

profissionais, por isso, o estudante deve assumir um papel ativo no seu próprio processo

de formação.

A realização do relatório é uma prova do trabalho realizado e tem um papel

importante para a observação da própria evolução dos conhecimentos técnico-

científicos e dos conhecimentos práticos. Os objetivos deste relatório são, para além da

descrição de todas as atividades realizadas durante o estágio, servir de instrumento de

avaliação, analisar os meus conhecimentos, a minha prática, as experiências vividas, os

contributos para o meu enriquecimento pessoal e profissional e para a aquisição de

competências.

Ao longo do relatório irei descrever todas as atividades realizadas, planeadas e

não planeadas, refletindo assim e avaliando se foram alcançados todos os objetivos e

todas as competências.

O relatório apresentará dois capítulos com a seguinte estrutura: no primeiro

capítulo irei falar acerca da organização onde decorreu o estágio e no segundo capítulo

irei falar acerca do estágio.

2

CAPÍTULO I

3

Identificação e Apresentação da Organização

1.1. Breve história do Hospital Sousa Martins2

O Hospital Sousa Martins situa-se na Avenida Rainha Dona Amélia, na cidade

da Guarda. Tem o nome de Sousa Martins em homenagem ao Dr. José Tomás de Sousa

Martins. (Imagem 1)

Imagem 1: Monumento de homenagem a Sousa Martins

Fonte: http://amensagemdesousamartins.blogspot.pt/

Sousa Martins era médico, professor e trabalhou para o desenvolvimento de

cuidados de saúde e prevenção da tuberculose, defendendo a construção de um

sanatório na Guarda para o tratamento da doença que afetava milhares de portugueses

no final do século XIX. O seu principal objetivo era a construção de um sanatório na

Serra da Estrela que pudesse tratar dos doentes com tuberculose pulmonar, mas apesar

do seu esforço, a iniciativa apoiada por todos demorou a tornar-se realidade e só foi

2 Toda a informação necessária para a escrita deste capítulo provém das seguintes fontes:

http://pt.wikipedia.org/wiki/Jos%C3%A9_Tom%C3%A1s_de_Sousa_Martins no dia 15 de Outubro de

2013.

http://www.ulsguarda.min-saude.pt/ no dia 15 de Outubro de 2013

4

construída depois da sua morte. A inauguração do sanatório aconteceu a 18 de Maio de

1907, uma década após a morte de Sousa Martins.

O atual Hospital Sousa Martins engloba alguns edifícios que pertenciam ao Ex-

Sanatório e que foram remodelados no ano de 1977, para serem feitas adaptações aos

serviços hospitalares, conservando a sua estrutura. Foi ainda construído um pavilhão

que entrou em funcionamento nos finais do ano de 1997 estando a ser construídos

pavilhões novos onde já se encontra em funcionamento a farmácia do Hospital.

(Imagem 2)

Hoje em dia, o Hospital Sousa Martins procura manter o nível assistencial

caracterizado pela eficiência e eficácia social na prestação dos cuidados de saúde e para

tal conta com a ajude de aproximadamente 900 colaboradores.

Imagem 2: Entrada Principal do Hospital

Fonte: http://www.dn.pt/inicio/portugal/interior.aspx?content_id=1751145&seccao=Norte

5

1.2. Missão, Visão, Princípios e Objetivos3

O hospital da Guarda tem como missão específica acolher, cuidar, curar, reabilitar e

promover os cuidados de saúde, para que permita uma maior abrangência à população

da sua área e a todos os outros cidadãos, havendo assim uma melhor obtenção de

Qualidade, Acessibilidade, Eficácia e Eficiência, contribuindo para um futuro

sustentável do SNS. No que toca à visão, o hospital é uma grande referência em vários

aspetos, tais como:

Prestação de cuidados;

Vida em comunidade;

Relações em parceria;

Formações pré e pós graduadas de prestadores de cuidados na área da

investigação.

Para que todas as atividades no hospital sejam desenvolvidas da melhor maneira toda a

comunidade hospitalar rege-se pelos seguintes princípios:

Legalidade, Igualdade, Proporcionalidade, Colaboração e Boa-fé;

Humanismo no relacionamento com os utentes e colegas de trabalho;

Respeito pela dignidade humana;

Qualidade nas prestações, com níveis de serviço e de resultados elevados;

Competência e responsabilidade.

E para completar todos os princípios deste hospital, seguem-se também valores

importantes que orientam todos os comportamentos e atuações do Hospital Sousa

Martins, tais como:

Atitude centrada no doente e na promoção da saúde pública e da comunidade,

respeitando os valores do cidadão e da família;

Cultura de excelência técnica, científica e do conhecimento, como um valor a

prosseguir continuamente;

Cultura interna de multidisciplinariedade e de bom relacionamento no trabalho;

3Fonte: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/ no dia 15 de Outubro de 2013

6

Responsabilidade social, contribuindo para a otimização na utilização dos

recursos e da capacidade instalada.

1.3 Serviço de internamento de ginecologia

Realizei o meu estágio no serviço de internamento de Ginecologia, sendo este

constituído por 8 médicos, 12 enfermeiras, 7 assistentes operacionais e 1 secretária de

unidade.

O serviço de internamento de Ginecologia, tem como função tratar patologias

ginecológicas, das quais se destacam os miomas uterinos (tumores uterinos com

características benignas) e as endometrioses (presença de tecido uterino fora da

cavidade uterina).

No que se refere às instalações deste serviço, possui um gabinete da secretária de

unidade, que é constituído por um computador onde são feitos todos os procedimentos

informáticos, uma impressora de etiquetas, dois armários de arrumos e um armário de

gavetas onde se encontram arquivados exames médicos específicos, como é o exemplo

das ecografias endovaginais. (Imagem 3)

Imagem 3: Gabinete da secretária de unidade

7

Existe um gabinete médico, constituído por um computador onde os médicos

normalmente trabalham, um armário onde são guardados alguns documentos, como

pedidos de análises, pedidos de exames para o exterior, certificados de incapacidade

temporária para o trabalho por estado de doença (mais conhecidos por baixas médicas).

Existem igualmente cacifos onde os médicos guardam as suas coisas pessoais, sendo lá

que se encontra a caixa onde são postos os processos para serem codificados. É neste

mesmo gabinete que se faz a reunião semanal entre todos os médicos para discussão de

propostas cirúrgicas, quase sempre à quarta-feira. (Imagem 4)

Imagem 4: Gabinete médico

Existe ainda o gabinete do diretor do serviço, apenas frequentado pelo próprio,

ou seja, quando este se encontra ausente e é substituído por outro médico, este exerce as

funções no gabinete médico. Este gabinete dispõe de um computador que raramente é

usado, pois o diretor do serviço utiliza quase sempre o do gabinete médico, tem um

armário que serve de suporte para os dossiês (onde são guardados vários documentos,

dos quais se destacam os protocolos operatórios e os agendamentos para o bloco

operatório). Encontra-se também um outro armário, onde são arquivados documentos

em processos específicos para utentes da consulta externa de menopausa. (Imagem 5)

8

Imagem 5: Gabinete do diretor do serviço

O arquivo de processos específicos de utentes da menopausa é um armário com

várias gavetas, as quais eu numerei com etiquetas desde o número do primeiro processo

até ao último, para ser mais fácil quer para mim enquanto lá estive, como para a

secretária de unidade, quando é necessário retirar e colocar os processos pedidos pelo

diretor do serviço. (Imagem 6)

9

Imagem 6: Arquivo de processos específicos de utentes de menopausa

Este serviço possui igualmente uma sala de enfermagem à qual não me foi

permitido tirar fotografias, sendo um serviço que dispõe de quatro quartos com um total

de dezasseis camas, ou seja, quatro camas por quarto e duas suplentes. Existe um

refeitório, que se situa numa marquise com janelas que permitem ver o exterior do

hospital. Dispõe ainda de duas casas de banho, uma para as doentes e outra para os

funcionários do serviço, havendo também uma sala de reuniões muito utilizada para as

reuniões de enfermagem.

Este serviço é assegurado quase sempre por duas enfermeiras e por um médico

que se encontra no serviço de urgência de Obstetrícia.

10

CAPÍTULO II

11

O estágio

2.1. O Secretariado Clínico

De acordo com Alexandre (2003), o papel dos secretários tem vindo a sofrer

modificações profundas. A evolução tecnológica e a necessidade de redução de custos

nas organizações conduzem ao alargamento das suas responsabilidades. Atualmente

espera-se que estes profissionais se envolvam na vida das empresas.

De acordo com a mesma autora, o atendimento no contexto de saúde,

desencadeia nos utentes alterações ao seu bem-estar, exigindo assim uma formação

particular por parte do Secretário Clínico. Para além das competências nas áreas do

secretariado e administração, da gestão e da informática, espera-se que este profissional

domine a terminologia médica e comunique de forma adequada com os utentes/pessoas

doentes e restantes membros da equipa de saúde.

O secretário clínico é um elemento bastante importante no que se refere à equipa

multidisciplinar no hospital, isto faz com que ele seja responsável e que dê o seu melhor

para que ocorra uma boa prestação nos cuidados de saúde, para isso terá de ocorrer uma

boa organização, comunicação e interligação entre os vários elementos da equipa, de

modo a que o utente receba um bom serviço.

2.2. Programas informáticos utilizados

Durante o estágio aprendi a utilizar os programas informáticos SONHO e

ALERT, os quais vou descrever de seguida.

O SONHO4 é o programa mais utilizado pelos profissionais de secretariado no

hospital, assumindo um papel fundamental no registo de cariz basicamente

administrativo de informação de gestão de doentes. Porém muita informação não é

possível de ser utilizada por uma evidente desarticulação entre o sistema (SONHO) e o

registo de muita da atividade assistencial no Serviço de Urgência no Hospital.

4 Fonte: http://www.acss.min-saude.pt/Portals/0/Circulares/AnexoCN012005.pdf no dia 14 de

Novembro de 2013.

12

No SONHO é permitido fazer registos completos de identificação, registos de

Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica (MCDT), atos médicos registados

no decorrer do episódio de urgência, visualizar registos clínicos existentes na base de

dados do hospital, como o número de internamentos, o número de processo, o último

contacto com o hospital, os antecedentes familiares, a emissão automática de

documentos, permite também observar a situação do doente relativamente ao

pagamento de montantes em dívida (taxas moderadoras, entre outras) e permite ainda

isolar resultados clínicos do tratamento, tal como o agravamento inesperado, a melhora,

a morte ou o agravamento previsível.

O ALERT5 é o programa mais utilizado pelos profissionais de saúde e tem como

funcionalidades o acompanhamento, a atribuição de altas, o registo de cuidados de

enfermagem, a gestão de pedidos, a hospitalização, o registo dos meios auxiliares de

diagnóstico, pedidos para diferentes áreas, pedidos de prescrições, registo de

procedimentos, visualização de processos médicos, registo de terapêutica, tomadas de

decisões clínicas, transferências, pedidos de transporte e registos de informação

específica da urgência.

2.3. Síntese das atividades desenvolvidas durante o estágio

Durante o meu estágio no Serviço de Internamento de Ginecologia desenvolvi

diversas atividades as quais vou descrever a seguir:

Atendimento de utentes: o atendimento de utentes foi uma das principais

atividades que desenvolvi durante o estágio. Nesta atividade senti

algumas dificuldades, uma vez que sempre que entrava uma utente no

gabinete tinha que saber como lidar com essa utente, pois as utentes mais

novas compreendiam de forma mais rápida os termos médicos que eram

utilizados, enquanto as mais idosas requeriam uma maior atenção e um

vocabulário mais adequado, mas esforcei-me sempre ao máximo para ser

educada e simpática para com todas as utentes, seus familiares/pessoas

significativas.

5 Fonte: http://www.alert-online.com/pt/functionalities no dia 14 de Novembro de 2013.

13

Registo de consultas sem agendamento: este registo acontece sempre que

uma utente precisa de pedidos de exames, medicação ou de fazer uma

proposta cirúrgica. O registo era efetuado no programa informático

“SONHO”, onde colocava o número do médico, a especialidade e a data.

De seguida o programa emitia etiquetas dessa mesma consulta que eram

dadas ao médico para este colocar nos respetivos documentos que eram

necessários.

Marcação de exames a realizar no exterior: sempre que algum médico

pretendia que uma utente fosse realizar um exame fora do hospital, tinha

que preencher um documento onde solicitava a autorização para essa

utente poder ir fazer o exame. Esse documento era entregue na secretária

de unidade, e esta fazia o seu registo no SONHO, para que fosse emitido

um termo de responsabilidade, o qual, juntamente com o documento do

pedido, eram assinados pela pessoa responsável, seguindo posteriormente

com a utente para o local onde esta iria realizar o exame. Era a secretária

de unidade que ficava encarregue de ligar para o local da realização do

exame a marcar a data da sua realização.

Atendimento telefónico: é através deste atendimento que o utente tem

uma primeira impressão acerca do secretário clínico, e é por isso que é

bastante importante dar as informações que nos são pedidas de uma

maneira gentil e o mais honesta possível. Devemos ter sempre perto de

nós um papel e uma caneta para podermos anotar informações que

poderão ser necessárias. Devemos ter sempre um tom de voz moderado e

não nos devemos exaltar com quem está do outro lado mesmo que essa

pessoa o faça. Todo este conhecimento foi adquirido na disciplina de

Técnicas de Secretariado e de acordo com Grion (1996), a polidez é o

elemento fundamental no mundo administrativo, portanto uma secretária,

mais do que uma telefonista, deve imprimir à sua voz um tom simpático,

pronunciando corretamente as palavras e evitando a variação do tom de

voz, mesmo quando a ligação não se encontrar nas melhores condições.

14

Registo de internamentos e altas: no serviço de Ginecologia o

internamento só ocorre em duas situações: através do serviço de

Urgência ou através de convocatória enviada para intervenções

cirúrgicas. Sempre que alguém é internado, na sala de enfermagem há

um quadro onde são apontados alguns dados relativamente à utente,

desde nome, idade, número da cama, diagnóstico, tipo de dieta e exames

a realizar. Todos os dias pela manhã me dirigia à sala de enfermagem,

verificar se tinha sido internado alguém durante a noite para depois

atualizar o mapa das visitas, para que as auxiliares no horário das visitas

pudessem dar os cartões aos familiares. Verificava igualmente se havia

etiquetas de internamento suficientes para que as enfermeiras pudessem

utilizar sempre que necessário. Quando alguma utente tinha alta, tinha

que inserir no sistema informático essa informação para que a cama onde

se encontrava ficasse vaga para outro internamento. (Imagem 7)

Imagem 7: Programa “SONHO” registo de internamento

Elaboração de pedidos de transporte: sempre que uma utente internada tem que

se dirigir a outro hospital (para ir a uma consulta ou para ir a um centro de

exames realizar um exame), é necessário pedir uma ambulância para efetuar esse

15

transporte. Se o transporte for urgente a secretária de unidade faz o pedido

através do telefone, caso não o seja, o pedido é feito através de uma plataforma

informática, onde são colocados os dados da utente, o serviço onde se encontra

internada, o médico que está responsável por ela, o que vai fazer, a data, a hora e

o local onde tem que ir, sendo tal confirmado por quem está responsável pelos

transportes. Em pouco tempo é enviada uma resposta a dizer quais são os

bombeiros que efetuaram o transporte. Normalmente vai sempre uma enfermeira

a acompanhar a utente durante o transporte. (Imagem 8)

Imagem 8: Sistema de Gestão de Transportes de Doentes para pedido de transportes

Organização de processos clínicos: sempre que uma utente tinha alta, depois de

serem preenchidos todos os requisitos médicos, umas das enfermeiras de serviço

levava o processo clínico para o gabinete da secretária, para que esta pudesse dar

alta administrativa no sistema e permitir assim que a cama dessa utente ficasse

livre para outro internamento. Sempre que a utente tinha que levar uma carta

para o médico de família ou precisasse de um certificado de incapacidade

temporário para o trabalho por estado de doença, a secretária colocava uma

etiqueta própria do serviço e o documento era novamente entregue a uma das

16

enfermeiras para estas entregarem à utente. Os processos encontravam-se

organizados da seguinte forma: 1- história clínica, 2- diário clínico, 3- exames

realizados durante o internamento, 4- folha de registo de sinais vitais, 5- folha de

registo terapêutico, 6- folhas de enfermagem, 7- certidão de óbito (caso a utente

tenha falecido) e 8- folha de urgência (caso tenha entrado pela urgência).

Programação do bloco operatório: normalmente este procedimento era efetuado

à segunda-feira e à quarta-feira até à hora do almoço. Este procedimento ocorre

para que a sala onde vai decorrer a cirurgia esteja devidamente preparada para as

cirurgias que vão ter lugar. Esta programação é feita no SONHO, onde se coloca

a data e a hora a que a intervenção é feita, e também em formato Word, onde é

colocado o nome da utente, o número de processo, a idade, o diagnóstico, a

intervenção, a equipa cirúrgica, a preparação necessária e algumas observações

necessárias. Esta programação era entregue na sala de enfermagem para elas

ficarem com um exemplar e para entregarem no bloco operatório.

Arquivo de documentos: arquivar é uma forma de guardar e conservar um

documento produzido ou recebido, de modo a facilitar o seu acesso sempre que

necessário e de forma rápida. No serviço encontravam-se dois arquivos, os quais

estavam organizados por ordem crescente de número de processo de modo a

facilitar a procura de um documento. Todo este conhecimento foi adquirido na

disciplina de Técnicas de Arquivo e Documentação e de acordo com Pascual

(2006: 108-109), “o tempo que não dedica a arquivar, terá de dedica-lo a

procurar papéis, onde quer que estes se encontrem…(por isso)… os resultados

de ter um sistema de arquivo que funciona são sempre positivos e duradouros…e

merecem o esforço!”

17

2.4. Descrição do estágio

Como já referi anteriormente, o meu estágio teve uma duração de 400 horas.

Dava entrada no serviço às 8h30 e saía às 12h30 para almoçar, voltava a entrar às 14h e

por fim saía as 17h, mas sempre que era necessário saía um pouco mais tarde.

Ao longo dos dias, fui aprendendo a cumprir várias funções, passando a gostar

mais de umas do que de outras. As que mais gostava de realizar era aquelas que

desempenhava regularmente, e foram essas que me foram mais fáceis de cumprir.

Aquelas que praticava com pouca frequência não me permitiam adquirir tanta prática

como nas que estava sempre a realizar.

Cronograma das atividades do mês de Julho

Quase todos os dias tratava do registo de consultas sem agendamento, pois

apareciam sempre utentes que necessitavam de medicamentos ou que iam assinar

propostas cirúrgicas. Arquivava regularmente documentos, tanto no arquivo do hospital

como no arquivo dos gabinetes, porque todos os dias chegavam ao gabinete resultados

de exames, os quais muitas vezes eram precisos para a consulta do dia seguinte. Para

que não faltassem na consulta, tinham que ser inseridos nos processos clínicos antes

destes seguirem para a consulta externa. Fazia igualmente o registo dos internamentos e

das altas, pois como este é um serviço onde aparecem mais utentes de todas as idades

com várias patologias ginecológicas, quase todos os dias tinha que registar os seus

internamentos ou as suas altas e organizava ainda os processos clínicos dos mesmos

registos de altas que fazia.

Dias

Atividades 8 9 10 11 12 15 17 18 19 22 23 24 25 26 29 30 31

Atendimento de utentes

Registo de consultas sem agendamento

Marcação de exames a realizar no exterior

Atendimento telefónico

Registo de internamentos e altas

Elaboração de pedidos de transporte

Organização de processos clínicos

Programação do bloco operatório

Arquivo de documentos

18

Cronograma das atividades do mês de Agosto

As funções que raramente desempenhava enquanto estive no estágio, eram as

elaborações de pedidos de transportes, pois esta função só era necessária para realização

de exames no exterior, o que não acontecia com frequência e para transferir utentes para

outros hospitais, o que também não aconteceu muitas vezes. O atendimento telefónico

era também pouco frequente, porque nem sempre me encontrava no gabinete, ou seja,

muitas das vezes estava a arquivar documentos ou no arquivo de processos específicos

de menopausa, ou então, andava a realizar outras funções. Também não desempenhava

muito a programação do bloco operatório, porque como eu saía mais do gabinete para

tratar de outras funções, deixava a secretária de unidade fazer a programação, só quando

era necessário programar mais rápido é que era eu a desempenhar essa função.

Cronograma das atividades do mês de Setembro

Todos os dias do estágio foram produtivos e o serviço foi sempre cumprido no

prazo estipulado.

Dias

Atividades 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 16 19 20 21 22 23 27 28 29 30

Atendimento de utentes

Registo de consultas sem agendamento

Marcação de exames a realizar no exterior

Atendimento telefónico

Registo de internamentos e altas

Elaboração de pedidos de transporte

Organização de processos clínicos

Programação do bloco operatório

Arquivo de documentos

Dias

Atividades 2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26

Atendimento de utentes

Registo de consultas sem agendamento

Marcação de exames a realizar no exterior

Atendimento telefónico

Registo de internamentos e altas

Elaboração de pedidos de transporte

Organização de processos clínicos

Programação do bloco operatório

Arquivo de documentos

19

2.5. Articulação da teoria com a prática

Durante o estágio, foi-me muito importante todo o conhecimento que adquiri em

determinadas disciplinas, para lidar com algumas situações e para desempenhar as

funções de secretariado que me foram atribuídas.

No período em que foi lecionada a disciplina de Técnicas de Secretariado,

aprendi que para se ser uma boa secretária há determinadas características que temos de

possuir, e uma dessas características é a forma como nos comportamos no local onde

trabalhamos. Devemos ter uma postura correta e, usar roupas com tendências mais

formais. Uma linguagem correta e uniformizada é deveras importante, pois muitas das

vezes quando fazia o atendimento telefónico, tinha que perceber se a pessoa que estava

no outro lado era jovem ou idosa, para poder responder de forma compreensível, para

que a pessoa entendesse o que lhe estava a transmitir. Com esta disciplina superei

algumas das dificuldades sentidas no estágio a nível de adaptação ao serviço.

Em Técnicas de Arquivo e Documentação adquiri bases para saber arquivar e

organizar documentos. Deste modo, desenvolvi as minhas capacidades para conseguir

trabalhar em arquivos com diferentes formas de arquivar, como foi no caso do arquivo

do hospital, que se encontrava disposto de uma maneira um pouco mais complicada e à

qual eu não estava habituada. Devido a isso, demorei um pouco mais a arquivar durante

as primeiras semanas.

Na disciplina de Análise e Produção de Texto, foi-me dada a possibilidade de

aprender a estruturar vários tipos de cartas, as quais me foram importantes para a

realização de convocatórias que tive que enviar para algumas utentes. Foi igualmente

pertinente ter aprendido a fazer requerimentos, pois sempre que tinha que pedir algum

material administrativo e não o fazia através da plataforma, tinha que fazer um

requerimento a solicitar o mesmo.

Em Noções Gerais de Saúde, todos os termos técnicos aprendidos acerca do ser

humano e das patologias existentes, foram extremamente importantes para o meu

desenvolvimento durante o período de estágio, pois sempre que tinha que tratar do

agendamento do bloco operatório, encontrava termos médicos que aprendi durante as

aulas e assim era mais fácil para mim saber de que patologia se tratava para colocar os

códigos durante o agendamento.

20

2.6.Análise crítica do estágio

O meu estágio teve uma duração aproximada de doze semanas, e neste tempo

pude aprender e desenvolver aptidões que me iram ser bastante úteis para o meu futuro

enquanto profissional.

Durante este tempo, tive a oportunidade de passar por momentos bons e

momentos menos bons, mas também esses são importantes para o nosso crescimento

tanto a nível pessoal como profissional. Relativamente aos momentos bons, penso que

tenha sido o contacto e as relações que criei com as utentes e com a equipa de

profissionais que fez com que a minha adaptação ao serviço fosse mais fácil.

Gostei de conhecer todas as utentes, toda a equipa de saúde e todas as outras

pessoas com quem tive de lidar. No início, estava com um pouco de receio pois pensava

que não conseguiria estabelecer uma boa relação com as pessoas que lá se encontravam,

pois eram todas diferentes e não confiavam em mim à primeira, pois para elas era uma

desconhecida. Mas ao contrário daquilo que eu pensava, foram todos bastante

acolhedores e simpáticos, o que fez com que a relação fosse boa desde o início. Com o

tempo percebi que apenas temos que saber lidar com cada um deles, diferenciando-os,

sendo bastante importante conseguir perceber o que cada um gosta ou não, identificando

as suas personalidades.

Encontrei algumas dificuldades, mas a maior foi a de fazer arquivo no arquivo

principal do hospital. Senti um grande cansaço, que nunca tinha sentido em nenhuma

outra fase da minha vida, mas com o passar dos dias fui-me habituando e o cansaço foi

desaparecendo. Para além de ter feito arquivo de documentos no serviço, fi-lo

igualmente no arquivo principal do hospital e aí senti alguma dificuldade em arquivar,

pois tanto o espaço como as estantes não se encontram em estado próprio para arquivar,

ou seja, à mínima força que se faça numa prateleira esta não resiste e acaba por cair e a

forma como as estantes se encontram numeradas torna o processo de arquivo mais

complicado, pois é uma numeração um pouco confusa.

Durante todo o percurso, os diversos profissionais fizeram com que me sentisse

bastante à vontade para desempenhar o serviço que me era entregue, pois nos primeiros

dias o meu desempenho era um pouco mais lento devido ao facto de estar a aprender a

utilizar os sistemas informáticos, mas todo esse à vontade contribuiu para uma melhor

21

aprendizagem da minha parte e criando assim uma boa relação de trabalho. Gostei

muito das atividades que desenvolvi, pois todas elas me permitiram desenvolver as

minhas capacidades.

No geral, o mais importante foi poder partilhar com todos a minha boa

disposição, pois sempre que alguém se encontrava com a moral um pouco mais baixa,

eu fazia de tudo para conseguir pelo menos fazer a pessoa sorrir.

Posso dizer que adorei o serviço por onde passei, mas tinha esperança que

pudesse passar por outros serviços para poder desempenhar outras funções e

desenvolver outras capacidades adquiridas nas aulas.

Durante todo o nosso percurso vamos tendo experiências que nos levam a gostar

mais ou menos de determinadas áreas, que nos permite no futuro enveredar por elas.

Neste contexto, esta experiência foi bastante proveitosa como já o pude referir

anteriormente, e espero poder conseguir trabalhar futuramente nesta área, pois

despertou-me bastante interesse.

Considero todo o meu período de estágio bastante enriquecedor, não me

importava de repetir para poder desempenhar as funções que adorava fazer e para poder

conviver com todos os que lá se encontravam, pois eram pessoas espetaculares e com

quem criei laços de amizade.

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Conclusão

Para concluir este relatório é importante realizar uma reflexão final acerca de

tudo o que relatei e desenvolvi durante o estágio.

Ao longo das 400 horas de estágio no Hospital Sousa Martins pude aprofundar

os conhecimentos técnico-científicos adquiridos anteriormente e pude aprender outros

conhecimentos, de modo a garantir uma melhor qualidade na prestação do trabalho

administrativo. Sem dúvida de que estas semanas foram um período de enriquecimento.

Com o passar do tempo apercebi-me de que para um melhor desenvolvimento no

serviço e para se ser bom profissional é necessário estar em contínua aprendizagem,

pois há regras que vão mudando ao longo do tempo e que necessitam de ser respeitadas.

Pude aperceber-me disso pois ao realizar a descrição de várias atividades e o seu registo

pude rever e aprofundar os meus conhecimentos anteriores. Para esta melhoria no

desenvolvimento do serviço também é necessária uma boa relação interpessoal com os

utentes e com os outros profissionais.

Depois de ter analisado todas as atividades e todas as semanas de estágio

apercebi-me de que as expectativas foram superadas. Os objetivos foram, na maior

parte, realizados. Ao longo deste período surgiram algumas dúvidas que pude esclarecer

no momento com a secretária de unidade. Tive uma boa relação de entreajuda com os

utentes, os profissionais e com a secretária de unidade, o que também é um fator

determinante na minha evolução.

Cabe-me salientar que toda a comunidade do Hospital Sousa Martins me acolheu

bem, me apoiou e me orientou em tudo o que precisei. Estavam sempre prontos para

esclarecer as minhas dúvidas e para me ajudar.

Este estágio foi uma experiência bastante enriquecedora e gratificante, levando-

me a refletir sobre a importância do secretariado pois fornece ainda uma visão da

profissão. Ajudou-me a refletir sobre os aspetos a melhorar e os conhecimentos a

aprofundar mais, bem como a avaliar as atividades desenvolvidas e se os objetivos

definidos foram ou não cumpridos. Espero ter interiorizado conhecimentos técnico-

científicos adquiridos anteriormente, e espero igualmente ter desenvolvido destreza na

realização das várias atividades e ter refletido sobre a importância da relação com o

utente e do trabalho em equipa.

Nesse sentido, considero este estágio uma mais-valia.

23

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