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RELATÓRIO DE ESTÁGIO

Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos

Cláudio Manuel Alves Ferreira

dezembro 1 2015

RELATÓRIO DE ESTÁGIO

CLÁUDIO MANUEL ALVES FERREIRA

RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO

EM GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

12 / 2015

Escola Superior de Tecnologia e Gestão

Instituto Politécnico da Guarda

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Cláudio Ferreira Estagiário PECMNE

MINISTÉRIO DOS NEGÓCIOS ESTRANGEIROS Direção de Recursos Humanos Largo do Rilvas 1399-030 Lisboa Extensão: 1740 Telefone: + 351 21 394 67 40 E-mail: claudio.ferreira@mne.pt

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FICHA DE IDENTIFICAÇÃO

Nome: Cláudio Manuel Alves Ferreira

Nº de estudante: 1011185

Licenciatura: Gestão de Recursos Humanos

Nome da instituição recetora do estagiário: Ministérios dos Negócios Estrangeiros,

Departamento Geral de Administração - Direção de Recursos Humanos

Morada: Largo do Rilvas, Palácio das Necessidades, 1399-030 Lisboa

Localidade: Lisboa

Telefone: 213946587

Data de início: 01 de junho de 2015

Data de fim: 31 de agosto de 2015

Supervisor e grau: Dr.ª Paula Sofia Pereira dos Santos, Licenciatura

Orientador e grau: Prof. Doutora Maria José de Pais Andrade Valente, Doutoramento

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PLANO DE ESTÁGIO

O caráter formal do estágio curricular no Ministério dos Negócios Estrangeiros, que

está inserido na política deste ministério é operacionalizado no âmbito do Programa de

Estágios Curriculares do Ministério dos Negócios Estrangeiros (PECMNE), sendo

gerido pelo Instituto Diplomático (IDI), é realizado no contexto de um programa de

estudos superiores.

O Programa de Estágios Curriculares do Ministério dos Negócios Estrangeiros visa

completar a formação académica através do exercício de tarefas e funções práticas,

proporcionando ao estudante a aprendizagem de competências profissionais e

comportamentos no contexto real de trabalho.

Um sinal do formalismo institucional são as provas de seleção a que o candidato é

submetido. A vaga I-4 fica integrada na Secretaria-Geral (SG) do Ministério dos

Negócios Estrangeiros (MNE), Departamento Geral de Administração (DGA), Direção

de Recursos Humanos (DRH). A esta vaga estava associado um descritivo de funções,

desenvolver tarefas relativas às alterações jurídico-funcionais ocorridas no âmbito dos

mapas de pessoal do MNE – carreira diplomática, trabalhadores dos serviços internos e

dos serviços periféricos externos.

O plano de estágio prevê que na fase de integração, o estagiário seja recebido pelo

Diretor de Serviços de Recursos Humanos e apresentado à equipa com a qual vai

trabalhar, sendo-lhe dadas a conhecer as instalações do MNE, relevantes para o

exercício da sua atividade durante o estágio. Nessa fase o estagiário é devidamente

instruído acerca da legislação aplicável às funções que irá desempenhar e sobre o

funcionamento dos sistemas de informação e comunicação do MNE, nomeadamente das

aplicações Cadastro (PKF-MNE), SmartDOCS (Fujitsu), Cifra (EID), entre outros.

v

Em termos operacionais o plano para o estagiário recrutado para a suprarreferida

vaga, centra-se em atividades ao nível da Gestão Administrativa de Recursos Humanos,

nomeadamente:

Redação de telegramas para envio às missões diplomáticas de Portugal no

estrangeiro;

Elaboração de publicações em Diário da República;

Gestão documental (elaboração de informações de serviço, notas internas e

ofícios)

Gestão de processos relativos à movimentação de pessoal, nomeadamente

compilação de despachos e extratos;

Instrução de processos para celebração de contratos de prestação de serviços, e

gestão documental dos processos relativos à primeira edição do PEPAC 2015;

Tratamento dos processos de avaliação do desempenho SIADAP do biénio

2013-2014, relativos ao pessoal dos serviços periféricos externos e aos

trabalhadores dos serviços internos do MNE, nomeadamente através da

validação e verificação da conformidade dos procedimentos legalmente

aplicáveis e lançamento das notas quantitativas na aplicação informática

existente para o efeito;

Compilação de documentos diversos e outros assuntos relacionados com a

gestão de recursos humanos (ex. arquivo de processos individuais, elaboração de

termos de posse, …).

vi

RESUMO DO TRABALHO DESENVOLVIDO NO

ESTÁGIO

As atividades desenvolvidas no estágio tiveram subjacente um plano de estágio

prévio e cumpriram o disposto na alínea 1.1.) do artigo n.º 2 do Regulamento n.º

449/2014, de 16 de outubro, que regula os estágios e projetos de fim de curso do

Instituto Politécnico da Guarda:

“A unidade curricular de estágio tem por objetivo complementar a formação

académica do estudante, através do exercício de tarefas e funções práticas em

entidades, proporcionando a aprendizagem de competências profissionais em

contexto real de trabalho.”

De entre as diversas atividades desenvolvidas, a mais ligada à gestão de recursos

humanos, foi o tratamento dos processos de avaliação de desempenho SIADAP, e

simultaneamente o maior foco do meu trabalho.

Adicionalmente, desenvolvi um trabalho de análise e descrição de funções relativa à

carreira de pessoal especializado do MNE.

Palavras-chave: Avaliação do Desempenho, Movimentos de Pessoal, Gestão

Contratual, Gestão Documental, Diário da República.

JEL Classification: M52; M54; M55.1

1 De acordo com o standard do sistema de classificação Journal of Economic Literature (JEL) da

American Economic Association (AEA).

vii

AGRADECIMENTOS

Os meus sinceros agradecimentos ao Ministério dos Negócios Estrangeiros por me

ter facultado este estágio e proporcionado a oportunidade de conhecer melhor a

realidade do trabalho na Administração Pública, de forma especial à Dr.ª Paula Sofia

Santos, que supervisionou as minhas atividades, ao Dr. Júlio Iria e à Dr.ª Paula Martins

Santos por todo o apoio que me deram. Agradeço também ao Instituto Politécnico da

Guarda e ao seu corpo docente, de forma particular à Prof. Doutora Maria José Valente

que orientou o meu estágio.

viii

ÍNDICES

Índice Geral

Ficha de Identificação ...................................................................................................... iii

Plano de estágio ............................................................................................................... iv

Resumo do trabalho desenvolvido no estágio ................................................................. vi

Agradecimentos .............................................................................................................. vii

Índices ............................................................................................................................ viii

Índice Geral ................................................................................................................ viii

Índice de Quadros ........................................................................................................ ix

Índice de Figuras ........................................................................................................... x

Índice de Gráficos ......................................................................................................... x

Índice de Abreviaturas ................................................................................................. xi

Índice de Anexos ........................................................................................................ xiii

1. Caraterização sumária da instituição ....................................................................... 1

1.1. Missão .................................................................................................................... 1

1.2. Atribuições do MNE ............................................................................................ 2

1.3. Estrutura orgânica do MNE ............................................................................... 3

1.4. A Direção de Recursos Humanos – cenário do estágio ..................................... 5

2. Trabalho desenvolvido no estágio ........................................................................... 15

2.1. Nota Introdutória ............................................................................................... 15

2.2. Atividades Desenvolvidas .................................................................................. 18

2.2.1. Processamento de telegramas ........................................................................ 19

2.2.2. Publicações em Diário da República ............................................................. 22

2.2.3. Gestão de processos relativos à movimentação de pessoal .......................... 24

ix

2.2.4. Gestão documental .......................................................................................... 26

2.2.5. Instrução de processos para contratos de prestação de serviços ................ 29

2.2.6. Gestão documental dos processos relativos à 1ª edição do Programa de

Estágios Profissionais na Administração Pública Central PEPAC 2015 ............. 33

2.2.7. Outros assuntos relacionados com a Gestão de RH ..................................... 35

2.2.7.1. Análise e descrição de funções da carreira do pessoal especializado ... 35

2.2.7.2. Termos de posse .................................................................................... 38

2.2.8. Avaliação do desempenho .............................................................................. 39

2.2.8.1 Sobre o SIADAP ......................................................................................... 39

2.2.8.2. Tratamento dos processos ........................................................................... 46

3. Reflexão Global ......................................................................................................... 57

Conclusões ...................................................................................................................... 61

Bibliografia ..................................................................................................................... 63

Lista de Anexos .............................................................................................................. 68

Índice de Quadros

Tabela 1 - Resumo do Mapa de Pessoal 2015 ................................................................ 10

Tabela 2 - Entradas e saídas de trabalhadores ................................................................ 14

Tabela 3 - Correspondência quantitativa-qualitativa e pontuação SIADAP .................. 42

Tabela 4 - Proposta para nova correspondência quantitativa-qualitativa e pontuação

SIADAP .......................................................................................................................... 51