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COMO REDUZIR CUSTOS NA GESTÃO DE FACILITIES?8 IDEIAS E AÇÕES PARA DIMINUIR OS GASTOS OPERACIONAIS SEM PERDAS DE QUALIDADE

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(Foto: Shutterstock / Travel mania)

E-BOOK

ÍNDICEIntrodução

Não há redução de custos sem medição e controle

Tudo deveria começar na fase de projeto

Evite a manutenção corretiva

Sustentabilidade: água e energia são chaves

Terceirização: mitigue riscos e maximize as vantagens

Gestão de riscos evita surpresas desagradáveis

Gestão imobiliária traz surpresas agradáveis

Tecnologia da informação é ferramenta para reduzir custos

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(Foto: Shutterstock / Dusan Petkovic)

COMO REDUZIR CUSTOS NA GESTÃO DE FACILITIES? 3

Um bom profissional da área de Facilities tem ciência de que será cobrado por redução de custos. Por isso, precisa saber adminis-trar o orçamento previsto e minimizar os gastos operacionais com soluções criativas e, ao mesmo tempo, seguras para o bom andamento da operação.

O objetivo deste e-book é exatamente compartilhar soluções técnicas e de gestão capazes de reduzir as despesas operacio-nais de Facilities sem incorrer em perdas de qualidade.

Para isso, em primeiro lugar, é preciso saber medir. Uma boa gestão financeira começa com um sistema de informação efi-caz para agilizar as tomadas de decisão e armazenar dados de controle.

Ficar de olho nos hard services – com foco na eficiência energé-tica e no uso racional da água –, apostar na manutenção pre-ventiva, controlar e mapear riscos operacionais e estar atento à gestão imobiliária são algumas ações que serão detalhadas neste e-book.

INTRODUÇÃO

(Foto: Shutterstock / panuwat phimpha)


Fazer mais e (se possível) melhor, com menos recursos. Esse é o grande objetivo de qualquer gestor na área de Facilities. Para chegar lá, entretanto, é necessário medir e acompanhar as despesas com absoluta precisão.

Não existem mais orçamentos decorati-vos. Hoje, eles são ferramentais geren-ciais que orientam, no dia a dia, como, quando, quanto e onde gastar. E não há meio termo – cumprir o budget é premis-sa.

1 NÃO HÁ REDUÇÃO DE CUSTOS SEM MEDIÇÃO E CONTROLE

Há, inclusive, uma tendência de cresci-mento do orçamento base zero, também conhecido pela sigla na língua inglesa ZBB (Zero Base Budget). Nesse modelo, na preparação do orçamento, não se par-te de nenhum histórico anterior da ope-ração. Toda despesa precisa ser explicada e ficar dentro do limite definido pela ges-tão da empresa.

Lembre-se: custos são como um grama-do ou um jardim. Jamais paramos de cor-tar ou aparar.

(Foto: Shutterstock / Dusan Petkovic)


Você sabia que se compararmos todo o investimento inicial realizado nos proje-tos e na construção de um empreendi-mento com a soma histórica dos gastos de manutenção e melhorias ao longo da vida útil, a fase de operação será, inevita-velmente, muito mais cara?

Por outro lado, uma série de problemas relacionados aos sistemas prediais, a as-pectos arquitetônicos e de acessibilida-de, por exemplo, poderiam ser resolvidos se houvesse, na fase de projetos dos em-preendimentos, uma preocupação técni-ca com a gestão de Facilities.

2 TUDO DEVERIA COMEÇAR NA FASE DE PROJETO

Somando as duas coisas, a recomenda-ção é simples (difícil é executá-la na práti-ca): o foco das empresas deveria se voltar para a fase de projeto dos empreendi-mentos, pois ali a capacidade de influen-ciar os custos futuros de manutenção e operação dos empreendimentos é muito maior. E os gastos de qualquer interven-ção nessa etapa são, inversamente, mui-to menores.

(Foto: Shutterstock / George Rudy)


De acordo com Francisco Abrantes, autor do livro Gerenciamento de Facilities e Properties, “a manutenção corretiva é (...) efetuada após a ocorrência de uma pane, destinada a recolocar um item em condições de executar uma função requerida”. Ou seja, visa corrigir falhas em equipamentos, componentes, módulos ou sis-temas para restabelecer sua funcionalidade original.

No cotidiano, esse tipo de manutenção é comum. O que não significa que o profissional deve se conformar. Prefira sempre as manutenções preditivas – acompanhamento periódico dos equipamentos, sistemas e instalações – e as preventivas, realiza-das em intervalos predeterminados, ou de acordo com critérios prescritivos, com o objetivo de reduzir a probabilidade de falha ou degradação.

São menos onerosas e não geram paralisações inesperadas da operação, cujo prejuízo final costuma ser bem maior e muito mais difícil de ser calculado.

3 EVITE A MANUTENÇÃO CORRETIVA

(Foto: Shutterstock / Kzenon)


Gastos com água e energia costumam consumir parte significati-va dos custos fixos da operação de qualquer instalação. Precisam, portanto, ser alvo constante do gestor de Facilities.

As especificidades devem ser levadas em consideração quando se trata de elaborar o planejamento do uso racional da água ou criar um programa de eficiência energética. Não há solução téc-nica única, adaptável em qualquer situação.

Um programa de conservação da água em edificações existentes deve ser estruturado em três etapas:

1. Auditoria e diagnóstico do consumo de água;

2. Definição e execução do plano de intervenção;

3. Implementação de um sistema de gestão de água.

4 SUSTENTABILIDADE: ÁGUA E ENERGIA SÃO CHAVES

Com a eletricidade não é diferente. Estima-se que retrofits de eficiência energética ou a construção de edifícios mais eficientes podem levar a uma redução de 30% a 50% do consumo.

Recomendamos uma consulta ao Guia Interativo de Eficiência Energética em Edificações, desenvolvido pelo SindusCon-SP e pelo Ministério de Minas e Energia, com apoio da Cooperação Alemã para o Desenvolvimento Sustentável: https://guiaener-giaedificacoes.com.br/

(Foto: Shutterstock / Diyana Dimitrova)


O objetivo de uma terceirização bem planejada e executada é transferir atividades, serviços e funções secundárias para ter-ceiros, permitindo que a empresa possa focar no seu negócio central (core business) com benefícios relevantes, tais como:

• redução de custos gerais e com encargos trabalhistas;• aumento da qualidade e inovação, colocando o serviço sob

a responsabilidade de uma companhia especializada;• aumento da produtividade e agilização dos processos.

5 TERCEIRIZAÇÃO: MITIGUE RISCOS E MAXIMIZE AS VANTAGENS

Há, porém, alguns riscos que precisam ser observados e mitiga-dos nesse processo, para evitar prejuízos maiores:

• responsabilidade pelo passivo trabalhista no caso de ina-dimplência da prestadora de serviços. É preciso auditar o fornecedor para evitar esse tipo de ocorrência;

• longevidade, proximidade excessiva ou dependência do prestador de serviço, gerando acomodação. Isso significa que a prospecção de novos fornecedores deve ser contínua;

• perda da identidade corporativa, principalmente no caso de serviços mais próximos ao core business;

• contratações baseadas exclusivamente no menor preço, abrindo mão da qualidade no processo.

(Foto: Shutterstock / THINK A)


Blecautes elétricos, falta de acesso à in-ternet, enchentes, problemas no forne-cimento de água, greves e até manifes-tações sociais. Essas coisas acontecem e estão, invariavelmente, relacionadas ao escopo da área de Facilities. O problema não costuma ser a ocorrência em si, mas o quanto você estará preparado para encarar as consequências e evitar preju-ízos.

A solução é trabalhosa, mas vai poupar improvisos e decisões precipitadas (e dispendiosas): desenvolver um plano de contingência capaz de atender não ape-nas as demandas do seu departamento,

6 GESTÃO DE RISCOS EVITA SURPRESAS DESAGRADÁVEIS

mas da empresa como um todo. Trata-se de uma ação preventiva que visa prover a companhia de procedimentos, responsa-bilidades e regras, permitindo a continui-dade operacional após uma situação de emergência.

Uma boa dica é desenvolver um quadro com os riscos encontrados, prevendo como evitá-los e/ou contingenciá-los. Por exemplo, em relação às instalações prioritárias: mapeie os departamentos e monte um ranking das áreas vitais para o negócio. Depois disso, defina backups e/ou alternativas possíveis para cada uma dessas áreas.

(Foto: Shutterstock / David Bokuchava)


Acompanhar o mercado de imóveis, verificando as tendências e as melhores oportunidades, faz parte da gestão imo-biliária, atividade estratégica para um profissional de Facilities.

Antes disso, porém, é preciso ter uma avaliação precisa dos espaços existentes e das necessidades da companhia. Você deve sempre ter convicção de que os am-bientes estão sendo bem aproveitados, com as equipes, sistemas e equipamen-tos distribuídos de forma racionalizada e econômica. Isso colabora para a redução de custos, pois você pode, por exemplo, liberar locais subutilizados.

7 GESTÃO IMOBILIÁRIA TRAZ SURPRESAS AGRADÁVEIS

Com o dimensionamento adequado das necessidades dos ambientes físicos, é hora de analisar, no caso de um espaço alugado, a possibilidade de redução do preço da locação e a hipótese de mu-dança. Observe sempre as cláusulas de renovação com o apoio de profissionais habilitados das áreas jurídica, contábil e imobiliária.

Uma consultoria especializada também pode auxiliá-lo a definir as melhores es-tratégias de ocupação, seja no caso de aquisição, locação, built-to-suit etc., pen-sando sempre em um horizonte de mé-dio a longo prazo.

(Foto: Shutterstock / PhuShutter)


Otimizar a utilização dos equipamentos e das instalações, reduzir intervenções corretivas e gerar dados e informações de forma rápida e precisa sobre todos os custos operacionais, sejam fixos ou vari-áveis. Esses são alguns dos principais be-nefícios gerados por uma boa plataforma de TI.

O gestor de Facilities precisa receber do sistema o acesso rápido a históricos, in-dicadores, gráficos e diferentes tipos de relatórios, permitindo, por exemplo:

• planejamento da manutenção pre-ventiva;

• apropriação e cálculo automático do custo de homem/hora e dos mate-riais aplicados;

8 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO É FERRAMENTA PARA REDUZIR CUSTOS

• controle de estoque e monitora-mento de materiais e serviços;

• medição e controle de consumos de energia, água e gás;

• histórico das ordens de serviço de cada área e equipamento;

• localização exata de cada membro da sua equipe, seja própria ou ter-ceirizada.

Caso a plataforma não atenda, minima-mente, tais necessidades, correrá o risco de se tornar apenas um controle inefi-ciente, oneroso e dispensável.

(Foto: Shutterstock / Gorodenkoff)


OPTIMUSPRIME

O OPTIMUSprime é um software especializado em gestão de Facilities e Manutenção que utiliza alta tecnologia para apoiar os gestores da área no que realmente im-porta: manter a operação saudável, reduzir custos sem perda de qualidade e aumentar a produtividade e a efi-ciência da gestão.

Gerencie através do Optimus a abertura de ordens de serviço, planos de manutenção preventiva, checklists operacionais, estoque de produtos utilizados nos aten-dimentos, SLAs, produtividade e horas trabalhadas pela equipe, equipamentos, rondas e muito mais.

O OPTIMUSprime gera históricos, indicadores, gráficos e relatórios de forma rápida e precisa. Sua análise de de-sempenho decola e você pode atuar, de forma incisiva, no controle dos gastos da sua operação.

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Para mais informações acesse:

www.optimusprime.com.brOu ligue: (11) 3879-7777

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