distribuiÇÃo proporcional de tarefas divisÃo de redaÇÃo legislativa e parlamentar -divred-

DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL DE TAREFAS

DIVISÃO DE REDAÇÃO LEGISLATIVA E PARLAMENTAR-DIVRED-

_________________ GESTÃO PARTICIPATIVA NA DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL E ACOMPANHAMENTO DE TAREFAS _________________________________________________________________________________________________________________________________________________

• importância da distribuição proporcional de tarefas para qualquer setor da CMBH;

• forma justa servidores aptos a desempenhar as mesmas atribuições;

• motivação e interação entre os servidores;

• evitar a distribuição desproporcional ou inexistente ->desmotivação; servidor mais ágil sobrecarregado (tirar do outro a possibilidade de fazer).

JUSTIFICATIVAJUSTIFICATIVA


ATRIBUIÇÕESATRIBUIÇÕES

Divisão de Redação Legislativa e Parlamentar – DIVRED

• elaborar, revisar, digitalizar, publicar (intranet, internet, DOM) atas de evento oficial;

• alimentar o Sistema de Informações Legislativas – SIL

• elaborar pronunciamentos;

• prestar assessoramento de redação sob demandas de consultoria legislativa;

• elaborar redação final de projetos em conjunto com a DIVAPC;

• revisar texto a ser promulgado pela Mesa ou pelo Presidente e outros documentos oficiais;

• preparar termo de posse de vereador, prefeito e vice-prefeito.


• 5 redatores• 11 técnicos legislativos (redatores de atas)• 2 estagiários

• Sempre houve distribuição de tarefas, de uma forma quase equânime, por tipo de reunião entre os redatores de atas;

• Não havia distribuições de tarefas por tipo entre os redatores;

• Gestão participativa: sempre houve demanda (grupo ou chefia) para discussão de problemas recorrentes;

• Por não haver registro escrito do fluxo, era alto o risco de se realizar etapas na execução da tarefa.

COMPOSIÇÃOCOMPOSIÇÃO

DIAGNÓSTICO ANTERIORDIAGNÓSTICO ANTERIOR


EVOLUÇÃOEVOLUÇÃO

• Planilhas de controles, registro das decisões do grupo e formulário contendo o fluxo de tramitação da ata no setor;

• Planilhas de controle: tarefas agrupadas por tipo, horário e complexidade;

• Transparência (controles e regras à disposição de todos);

• Comunicação (informações, inclusive a escala semanal de reuniões por e-mail).


MODELOMODELO

Controle de tarefas por redator

• ata de audiência pública: 2h30min por ata

• redação inicial: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas

• redação final: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas

PARÂMETROSPARÂMETROS


Para todas as situações e tipos de reunião – depende do horário e da complexidade da tarefa.

- Reunião de comissão - sem audiência- CPI- Plenário- Reunião especial e audiência pública (diurna)- Reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública – noturna- Reunião especial e audiência pública - fim de semana/feriado- Reunião solene – noturna- Reunião solene – fim de semana/feriado- Registro de evento- Reunião fora da câmara – diurna- Reunião fora da câmara – noturna- Reunião de comissão (s/audiência) – fim de semana/feriado- Apoio/participação em seminário e fórum metropolitano- Reunião solene/especial (comemorativa) – diurna

MODELOSMODELOS


MANHÃMANHÃ

TARDETARDE


CONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVASCONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVAS

MANHÃ


Agendamento de férias/folgas/alterações de horários


ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE REDAÇÃO DE ATAS


1) A reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública noturna pertencem ao grupo de reuniões “fora do horário – dia de semana”;

2) É facultado ao Redator de Atas participar da escala desse grupo de reuniões; no entanto, caso decida pela participação, fica obrigado a participar da escala de todas as demais reuniões constantes desse grupo de reuniões;

3) Caso um redator de atas deseje ingressar nessa escala, o seu ingresso se dará no número (coluna – Nº de Atas) em que a maioria dos redatores de atas estiver;

EXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPOEXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPO


REGRASREGRAS

• quando o redator receber uma consultoria registrada inicialmente como de forma, mas seu trabalho resultar em uma consultoria de conteúdo, informará o fato à chefia, que fará a alteração pertinente no controle;

• no caso de tarefa que exija extraordinário volume de tempo de um redator, este informará o tempo gasto à chefia, que fará a conversão numérica, no controle da seguinte forma:

dividirá o número de horas gastas na tarefa por 6, multiplicará o resultado pelo fator correspondente à tarefa, dividirá este produto por 2 e lançará o quociente na respectiva tarefa, para o redator em questão;

lançará, para as demais tarefas desse redator, um número tal que represente a metade do total que faltaria para que o redator alcançasse numericamente os outros redatores, em cada tarefa;


Procedimentos:Procedimentos:

1)verificar, na tabela, quais os redatores de ata poderiam ser escalados para a Reunião;

2) consulta entre os redatores que se enquadrem no procedimento previsto no item 1 sobre o interesse em fazer a reunião;

3) sorteio entre os interessados e conseqüente retirada deste para o próximo sorteio (até o fim da rodada);

4) caso não haja interessados, será feito o sorteio entre os que ainda não tiverem feito audiência ou especial (naquela rodada) e o sorteado será responsável pela reunião sob pena de perder o direito a fazer duas reuniões solenes em dia de semana;

5) caso não compareça à reunião a que estiver escalado, o Redator perderá o direito de participar da escala de duas reuniões solenes noturnas; ficará, ainda, obrigado a redigir a Ata daquela Reunião.


VANTAGENSVANTAGENS

• motivação e interação

• distribuição justa de tarefas (perfil e tempo de realização)

• transparência: conhecimento das regras

• evita ociosidade e sobrecarga

• produtividade eficiente como resultado

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