diagnóstico do arquivo no setor administrativo da...
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UNIVERSIDADE ESTADUAL DA PARAÍBA
CAMPUS V – ALCIDES CARNEIRO
CENTRO DE CIÊNCIAS BIOLÓGICAS E SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE BACHARELADO EM ARQUIVOLOGIA
LAYNE VIEIRA DE LIRA LIMA
Diagnóstico do Arquivo no Setor Administrativo da
Secretaria de Mobilidade Urbana (SEMOB) de
Cabedelo/PB no período de Junho a Outubro de
2014
JOÃO PESSOA – PB
2015
LAYNE VIEIRA DE LIRA LIMA
Diagnóstico do Arquivo no Setor Administrativo da
Secretaria de Mobilidade Urbana (SEMOB) de
Cabedelo/PB no período de Junho a Outubro de
2014
Monografia apresentada ao Curso de Graduação
Bacharelado em Arquivologia da Universidade
Estadual da Paraíba (Campus V), em cumprimento
às exigências parciais para obtenção do grau de
Bacharela em Arquivologia.
Orientador(a): Prof. Ms Eutrópio Pereira Bezerra
JOÃO PESSOA – PB
2015
LAYNE VIEIRA DE LIRA LIMA
Diagnóstico do Arquivo no Setor Administrativo da
Secretaria de Mobilidade Urbana (SEMOB) de
Cabedelo/PB no período de Junho a Outubro de
2014
Monografia apresentada ao Curso de Graduação
Bacharelado em Arquivologia da Universidade
Estadual da Paraíba (Campus V), em cumprimento
às exigências parciais para obtenção do grau de
Bacharela em Arquivologia.
Aprovada em: …......./.........../........../
__________________________________________
Prof. Ms Eutrópio Pereira Bezerra / UEPB
Orientador
_____________________________________________
Prof.(a) Ms(a) Esmeralda Porfírio de Sales / UEPB
Examinadora
___________________________________________
Prof.(a) Ms(a) Anna Carla Queiroz / UEPB
Examinadora
DEDICATÓRIA
A Marconi Lima Bráz, psicólogo, que me fez compreender um outro mundo diante de um
acompanhamento de muita conversa durante dois anos e perceber que quem faz a vida difícil
somos nós!
AGRADECIMENTOS
À Deus pela força е coragem e quе iluminou о mеu caminho durante toda esta longa
caminhada. Sеu fôlego dе vida еm mіm mе fоі sustento е mе dеu coragem para questionar
realidades е propor sempre um novo mundo dе possibilidades.
A minha família por ter acompanhado esse longo processo de conclusão do curso e esperar
com ansiedade por esse momento.
Aos amigos que torceram e me ajudaram em vários sentidos, não só com o término do
trabalho como também com as situações adversas que a vida nos encarrega, todos sem
exceção contribuíram para esse trabalho direta e indiretamente.
A Dra. Emely Trajano Queiroz que me acompanhou na produção e término do TCC e me
ajudou quando mais precisei incansavelmente e me estimulando a todo momento a não
desistir. Minha singela gratidão pela paciência e colaboração.
Ao Ms. Professor Eutropio Pereira Bezerra por ter aceito o convite para orientação e
consequentemente a banca examinadora por auxiliar nesse processo.
A todos que trabalham na Secretaria de Mobilidade Urbana de Cabedelo/PB, instituição a
qual tenho a oportunidade de trabalhar. Por ter aberto as portas para essa pesquisa com tanto
carinho e atenção.
Não há progresso sem esforço, vitória sem luta,
aperfeiçoamento sem sacrifício, assim como não
existe tranquilidade sem paciência.
Chico Xavier
RESUMO
Essa pesquisa propiciou um estudo voltado para o setor administrativo da Secretaria de
Mobilidade Urbana (SEMOB) – Cabedelo/PB, onde analisou as diversas lacunas abertas no
arquivo. Estas não permitem a fácil e prática recuperação da informação para tomada de
decisões no ambiente de trabalho. O devido estudo buscou analisar a situação do arquivo, suas
atividades, e buscar melhorias baseadas na aplicação de gestão de documentos no arquivo
público. O estudo se inseriu como pesquisa de campo, de acordo com os objetivos classificou-
se como pesquisa descritiva, e o método utilizado foi o qualitativo. Através do método de
observação participativa podemos perceber a não existência de ferramentas que auxiliassem
na organização dos documentos. Ficou visível também diversos problemas relacionados a
funcionários insuficientes para realizar as tarefas e sem conhecimento específico para lidar
com a produção e gerenciamento da informação. Apontamos a necessidade de implantação da
gestão documental seja formando os funcionários em setor ou através de serviços
terceirizados. A pesquisa proporciona contribuições para a formação acadêmica que se insere
o curso de Arquivologia como contributo a difusão da área e das questões aqui colocadas,
como primordiais para entendimento do estudante, professor e demais usuários que exercem
funções em setores administrativos e/ou arquivos.
Palavras-chave: Diagnóstico de Arquivo. Gestão de Documentos. Arquivo Público. SEMOB
de Cabedelo.
ABSTRACT
This research has provided a study facing the administrative sector of the Department of
Urban Mobility (SEMOB) - glasgow/PB, where he analyzed the various gaps open in the file.
These do not allow for easy and convenient retrieval of information for decision-making in
the work environment. The study seeks to analyze the situation of the file, its activities, and
seek improvements based on document management application in public file. The study
comes as field research, in accordance with the objectives classified as descriptive research,
and the method used is the qualitative. Through the method of participant observation we can
perceive the non-existence of tools that would help with the organization of documents. We
have seen also various problems related to insufficient staff to carry out the tasks and without
specific knowledge to deal with the production and management of information. We talked
about the need for deployment of document management is forming employees in industry or
through third-party services. The research brings contributions to the academic training that
fits the course of archival science as a contribution to the dissemination of the work area and
questions, as essential for understanding the student, teacher, and other persons employed in
administrative sectors and/or files.
Keywords: Diagnosis of File. Management of Documents. Public File. Documents. SEMOB
of Cabedelo.
LISTA DE ILUSTRAÇÃO
FIGURA 1 FACHADA DA SEMOB...........................................................42
FIGURA 2 FACHADA DA SEMOB...........................................................43
FIGURA 3 DOCUMENTOS DE ESPÉCIES DIFERENTES......................43
FIGURA 4 ACONDICIONAMENTO DE PROCESSOS............................43
FIGURA 5 CAIXAS ARQUIVO DESGASTADAS....................................44
FIGURA 6 GUARDA E ARMAZENAMENTO DE CAIXAS...................44
FIGURA 7 CAIXAS ARQUIVO DESGASTADAS....................................44
FIGURA 8 CAPA DE PROCESSO..............................................................45
FIGURA 9 LOTES DOS AIT’s....................................................................45
FIGURA 10 ACONDICIONAMENTO DE AIT’s.........................................45
FIGURA 11 LOCAL DE ARMAZENAMENTO...........................................46
FIGURA 12 ACONDICIONAMENTO DE AIT’s.........................................46
FIGURA 13 MEMORANDO..........................................................................46
FIGURA 14 ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS.......................47
FIGURA 15 ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS.......................47
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS......................................... 20
QUADRO 2 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS........................... 21
QUADRO 3 FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS........................ 24
QUADRO 4 ESTRUTURA DA SEMOB.................................................. 30
QUADRO 5 OS PRINCÍPIOS ESSENCIAIS DA SEMOB...................... 31
QUADRO 6 SÍNTESE DOS DIAGNÓSTICOS....................................... 36
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO...................................................................................................... 12
1.1 JUSTIFICATIVA.................................................................................................. 14
1.3 OBJETIVOS............................................................................................................. 16
1.3.1 OBJETIVO GERAL................................................................................................. 16
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................... 16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA........................................................................ 17
2.1 INFORMAÇÃO AO ARQUIVO: PRINCIPAIS APONTAMENTOS................... 17
2.2 GESTÃO DOCUMENTAL..................................................................................... 22
2.3 BREVE HISTÓRICO DO TRÂNSITO................................................................... 28
2.4 SEMOB.................................................................................................................... 29
2.5
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO COMO FERRAMENTA DE
INVESTIGAÇÃO............................................................................................... 35
3 METODOLOGIA.................................................................................................. 38
3.1 LOCAL E PERÍODO DO ESTUDO....................................................................... 38
3.2 POPULAÇÃO E AMOSTRA.................................................................................. 38
3.3 TIPO DE ESTUDO.................................................................................................. 38
3.4 INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS....................................................... 39
3.5 CAMPO EMPÍRICO................................................................................................ 40
4 APRESENTAÇÃO E DISCUSÃO DOS DADOS............................................... 41
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................. 50
REFERÊNCIAS..................................................................................................... 52
ANEXOS................................................................................................................... 59
13
1 INTRODUÇÃO
Essa pesquisa propicia um estudo voltado para um órgão público, onde pretende
analisar as diversas lacunas abertas no arquivo que não permitem a fácil e prática recuperação
da informação para tomada de decisões no ambiente de trabalho.
As transformações nos meios de comunicação revolucionaram e elencaram a
informação como um dos principais recursos de evolução tecnológica moderna. O
crescimento por parte desses meios, submeteram as organizações a atenderem as demandas e
exigências que vieram a mesclar condições versus necessidade. A informação por si só já
possui grande valor, porém engavetada e esquecida de forma desorganizada e irracional torna-
se um quebra cabeça sem significado algum, quando não seu conteúdo pode ser tijolo para
construção de um grande edifício do conhecimento.
Para que a organização tenha maior controle das atividades, base para coordenação em
estrutura de dados e recuperação de informação clara e precisa, é necessário elaborar meios
que facilitem e aprimorem esses processos.
Bastante útil nesse procedimento é a gestão de documentos, que se insere desde a
produção da informação registrada e percorre todo o caminho que a mesma destrincha,
acompanhando as atividades dos demais setores que também são responsáveis pela construção
da história da organização. (Paes, 2004)
O ponto inicial é a produção de documentos e o ponto final é a sua destinação: arquivo
permanente ou eliminação. Desde a produção torna-se necessário a aplicação de uma gestão
de documentos com procedimentos e técnicas arquivísticas que visam percorrer todo o curso
do documento produzido. Porém, não é assim que encontramos em boa parte das instituições,
que revelam bastante dificuldade quando se trata de armazenar e ordenar seus arquivos (Cruz,
2013).
O presente estudo busca relatar um diagnóstico do arquivo da Secretaria de
Mobilidade Urbana (SEMOB) – Cabedelo/PB, onde estabeleceu-se um contato constante com
o órgão visto de fazer parte do quadro funcional da instituição.
A Secretaria de Mobilidade Urbana busca atingir as necessidades dos usuários, seja
através da fiscalização eficaz do trânsito ou administrativamente na ação e encaminhamento
no julgamento de processos de infração. Porém há um problema quanto a gestão dos
documentos que ali são gerados, pois não há um corpo profissional que tenha conhecimento
14
na área de documentação. Influencia também a escassez de funcionários, que causa um atraso
no cumprimento das atividades, e por isso também não há possibilidade de orientar um
funcionário para esse cargo ou atividade de gestão documental.
A área de Arquivística fica descoberta, acarretando futuros problemas os quais: má
organização de documentos, perda e/ou eliminação de documentos sem conhecimento,
dificuldade para acessar ou recuperar a informação, falta de espaço físico para guarda de
documentos, dentre outras que vão surgindo de acordo com o aumento da massa
documental.(Bellotto, 2006). Tornou-se necessário, pois, a avaliação da organização do
arquivo da Secretaria de Mobilidade Urbana (SEMOB) de Cabedelo/PB no período de Junho
a Outubro de 2014.
A proposta do presente estudo é apresentar a situação do arquivo da SEMOB na
cidade de Cabedelo – PB, utilizando-se o diagnóstico. Dessa forma, buscando identificar os
métodos de arquivamento, a aplicação de gestão documental no arquivo, na busca
concomitante de descrever a situação do objeto de estudo e apresentar a importância da gestão
de documentos.
A experiência focou no arquivo durante cinco meses, com o objetivo de contribuir
junto a demanda administrativa. Assim houve a oportunidade de conhecer e buscar soluções
para o problema encontrado: uma massa documental acumulada, sem algum tipo de gestão
documental aplicada e nenhum responsável para essa função. Resultando na dificuldade de
recuperação de informações, que acontece todos os dias devido ao grande público que faz
solicitações inerentes a atividade-fim do órgão em questão.
A gestão documental vem proporcionar chaves indispensáveis para dar progresso a
produção, tramitação/uso e destinação da informação Arquivística, diminuindo assim a massa
documental acumulada que antes aglomerava de forma desordenada os registros da
organização. (Cruz, 2013)
O diagnóstico favorece como recurso indispensável para aplicar uma gestão
documental com segurança e objetividade, e vai possibilitar agir de modo correto diante de
possíveis inconvenientes antes vivenciados no setor. (Cornelsen e Nelli, 2004)
15
1.1 JUSTIFICATIVA
O educando já trabalhava na secretaria, porém em atividades de rua como agente de
trânsito. Surgiu a oportunidade de contribuir no setor interno por falta de pessoal no
administrativo. As atividades se inseriam em inicialmente acompanhar as solicitações de
recurso de infração de trânsito, e posteriormente somaram na proposta de contribuir na
organização dos processos que apenas cresciam sem algum tipo de organização.
Nesse entendimento procurou-se averiguar a possibilidade de auxiliar no setor de
trabalho, dessa vez voltado para o arquivo que tomava forma, porém sem rumo.
Furtado (1982) sustenta que a informação “traduz causa e efeito, estratégia e produto;
eficiência na organização de recursos e eficácia nos resultados, em seus aspectos de qualidade
e êxito, em relação aos anseios e necessidades do ambiente”.
O princípio básico de gestão de documentos vem sintetizar o volume documental, com
o objetivo de que a informação esteja disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas
certas com o menor custo possível. Daí é que se desenrola a referida pesquisa, a qual foi
planejada a partir de experiência vivenciada no local de trabalho. Diante do exposto, houve
uma motivação para buscar identificar os meios que estavam sendo utilizados para estabelecer
a organização desses documentos, colaborando para uma eficácia no exercício diário no setor
(Ferreira, 2008)
A pesquisa busca contribuições para a formação acadêmica que se insere o curso de
Arquivologia como contributo a difusão da área e das questões aqui colocadas, como
primordiais para entendimento do estudante, professor e demais usuários que exercem
funções em setores administrativos e/ou arquivos. O quadro que se encaminha para uma
M.D.A. (Massa Documental Acumulada), e ameaça o acesso e recuperação da informação,
que desde cedo já necessita dessa intervenção.
Além disso, é primordial destacar, como assevera Ferreira (2008): ¨Nesse sentido, a
função dos arquivos em uma instituição é proporcionar o acesso as informações, de maneira
compreensível, para que sirva a tomada de decisão e compreensão de ações. Sendo, portanto,
uma fonte constante de auxílio aos gestores, no esclarecimento de fatos, na comprovação de
acontecimentos e no resguardo a direitos de pessoas ou instituições¨.
16
Do ponto de vista mais amplo, a escolha do tema veio associar as disciplinas já
estudadas e a função que estava em exercício na referida instituição. Fomentou ânsia de
aplicar o aprendizado adquirido na vida acadêmica e cooperar para o crescimento uniforme da
unidade de informação. Assim, o diagnóstico se destacaria como ponto de partida para demais
estudos e práticas no arquivo e no suporte para demais funcionários ou responsáveis que se
encarregariam por continuar a aplicação dos procedimentos de gestão.
Ferreira (2008) prossegue: ¨É preciso que se conheça a importância da elaboração de
diagnósticos de arquivos como primeiro passo para se alcançar uma gestão dos documentos e,
também, dos arquivos a fim de que os mesmos correspondam as verdadeiras necessidades de
informação das instituições¨.
Esta pesquisa teve a pretensão de somar o conhecimento que foi assimilado no seio
acadêmico, instruindo para o porvir que se segue após o término do curso. Vê-se aí a
importância e a visão do trabalho de conclusão, em que se acredita como ilustre dimensão
para desenvolvimento de um respeitado graduando.
17
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 OBJETIVO GERAL
Apresentar um diagnóstico do Arquivo no Setor Administrativo da Secretaria de Mobilidade
Urbana (SEMOB) de Cabedelo/PB no período de Junho a Outubro de 2014.
1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar os métodos de arquivamento;
Descrever a situação do arquivo da secretaria de mobilidade urbana;
Apresentar a importância do emprego da gestão adequada dos documentos no arquivo.
18
2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 INFORMAÇÃO AO ARQUIVO: PRINCIPAIS APONTAMENTOS
A informação a tempos remotos era registrada em suportes arcaicos, porém
compatíveis com a necessidade da época. Desenhos e escritos em pedras, tábuas de madeira,
placas de argila, papiro, papel, que com a evolução e obtenção de conhecimentos, o homem
foi aprimorando esses suportes e adequando às exigências de cada condição. (Gomes, 2000)
Assim como diz Reis (2006) “a evolução histórica dos arquivos e do seu conceito é
paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas”. Podemos acrescentar alguns conceitos
de informação, como Le Coadic (1996) afirma que,
A informação é um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma inscrita (impressa
ou numérica), oral ou audiovisual. A informação comporta um elemento de sentido.
É um significado transmitido a um ser consciente por meio de uma mensagem
inscrita em um suporte espacial-temporal: impresso, sinal elétrico, onda sonora, etc.
Essa inscrição é feita graças a um sistema de signos (a linguagem), signo este que é
um elemento da linguagem que associa um significante a um significado: signo
alfabético, palavra, sinal de pontuação.
De acordo com o Dicionário enciclopédico de informações ao público e documentação
explica o seguinte:
¨A informação é o registro de conhecimentos para sua transmissão. Essa finalidade
implica que os conhecimentos sejam inscritos num suporte, objetivando sua
conservação, e codificados, toda representação sendo simbólica por natureza¨.
Toda ideia que puder ser transmitida seja através da fala, escrita ou outros meios, é
interpretada como informação. O contato diário, as atividades de trabalho, as múltiplas faces
de estudo, dependem e estão inseridos no círculo vicioso dessa transmissão de um elemento
de sentido. O uso da informação permite questionar colocações e propor recursos de uma
determinada condição ou atividade. (Gomes, 2008)
A escrita foi o ponto de partida para o surgimento dos arquivos. A necessidade surgiu
no ensejo de como armazenar aquilo que ficaria na memória da humanidade, e posteriormente
tornar disponível para a comunidade que utilizaria, agregando a utilidade de recuperação da
19
informação quando requisitado. Toda informação registrada em um suporte material pode ser
entendida como documento, e/ou fonte de informação. (Nascimento, 2012)
À vista disso Brasil (2005) conceitua documento como “unidade de registro de
informações, qualquer que seja o suporte ou formato”. A produção e guarda de documentos
implica a importância de comprovar fatos ou acontecimentos de forma natural, pensando
numa forma de registrar a memória do homem e de tudo aquilo que ele faz parte.
Partindo para o objeto de estudo, que é o documento de arquivo, Paes (2004) descreve
como “aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no
exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação”. O que vai
determinar a categoria de documento de arquivo ou outra extensão será a razão pelo qual o
documento foi produzido.
O documento de arquivo, será pois passivo de consulta para comprovação de fatos e
atividades da instituição que o produziu. Dependendo do objetivo para o qual foi criado, ou
seja, para atender demandas administrativas ou além disso, assumir caráter histórico ou de
prova, o documento irá seguir seu ciclo vital e ser recolhido para fase permanente no arquivo.
(LOPES, 2013).
A lei 8.159/1991 institui o arquivo como:
¨O conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação
ou a natureza dos documentos¨.
Para Paes (2004) arquivo é a “acumulação ordenada de documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para
a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”. Com
essas definições passamos a entender o arquivo como a documentação produzida e/ou
recebida por órgãos públicos ou privados, pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas
atividades, visando utilidade administrativa ou componente histórico e permanente.
Quanto a entidade produtora, os arquivos podem se classificar como públicos ou
privados. O presente estudo está inserido numa instituição pública municipal, onde Paes
(2004) caracteriza como “conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições
20
governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal em decorrência de suas
funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas”.
Quanto ao estágio de evolução eles seguem um ciclo de vida que começa na fase
corrente, que caracteriza a criação e uso funcional do documento; sendo transferido para
intermediária, quando não são tão solicitados para consulta; e permanente, recolhimento como
documento de prova ou histórico. Quando o documento não tem caráter de prova ou histórico
ele é eliminado na fase intermediária. Relativo a sua natureza ele pode ser ostensivo ou
sigiloso (Paes, 2004)
Os documentos de cunho ostensivo podem ter livre acesso devido ao conteúdo de
informações sem teor confidencial. Os de poder sigiloso restringem o acesso do público de
acordo com seu grau de sigilo, que pode ser ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado
(Paes, 2004)
De acordo com Brasil (1997, art.15),
Ultra-secretos, os que requeiram excepcionais medidas de segurança e cujo teor só
deva ser do conhecimento de agentes públicos ligados ao seu estudo e manuseio.
Secretos são os que requeiram rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou
característica possam ser do conhecimento de agentes públicos que, embora sem
ligação íntima com seu estudo ou manuseio, sejam autorizados a deles tomarem
conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional. Confidenciais, aqueles
cujo conhecimento e divulgação possam ser prejudiciais ao interesse do País.
Reservados, estão inseridos aqueles que não devam, imediatamente, ser do
conhecimento do público em geral. (grifo nosso)
Ainda de acordo com Brasil (1997, art. 20) assevera que, os prazos máximos de
restrição para documentos sigilosos compreendem 30 anos para ultra-secretos, 20 anos para
secretos, 10 anos para confidenciais e 5 anos para os reservados. A legislação que dispõe
sobre os documentos sigilosos pode ser encontrada no Decreto nº 4.553, de 27 de Dezembro
de 2002; Lei 12.527 de 18 de Novembro de 2011; e a Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991.
Quanto a organização e funcionamento dos arquivos, devemos citar os princípios
arquivísticos que estão na base para diferenciar a Arquivística de outras ciências
documentárias. (ROUSSEAU, 1998). São esses:
21
Quadro 1: Princípios arquivísticos
Princípio da proveniência
Por este princípio os arquivos devem ser
organizados em obediência à competência e
às atividades da instituição ou pessoa
legitimamente responsável pela produção,
acumulação ou guarda dos documentos.
Arquivos originários de uma instituição ou de
uma pessoa devem manter a respectiva
individualidade, dentro de seu contexto
orgânico de produção, não devendo ser
mesclados a outros de origem distinta.
Princípio da organicidade
As relações administrativas orgânicas se
refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade é a qualidade segundo a qual os
arquivos espelham a estrutura, funções e
atividades da entidade produtora/acumuladora
em suas relações internas e externas.
Princípio da unicidade
Não obstante forma, gênero, tipo ou suporte,
os documentos de arquivo conservam seu
caráter único, em função do contexto em que
foram produzidos.
Princípio da indivisibilidade
Ou da integridade arquivística, os fundos de
arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição
não autorizada ou adição indevida. Este
princípio é derivado do princípio da
proveniência.
Princípio da cumulatividade O arquivo é uma formação (a sedimentação,
de Lodolini) progressiva, natural e orgânica.
Fonte: Bellotto (2006)
22
Produzimos uma ilustração para delimitar acerca do ciclo de vida dos documentos,
seus valores, a frequência e acesso, e o local onde deve ser arquivado.
Quadro 2: Ciclo de vida dos documentos
IDADE DO
DOCUMENTO
VALOR
FREQUÊNCIA
DE USO/ACESSO
LOCAL DE
ARQUIVAMENTO
1ª Idade
Corrente
Uso primário
-Administrativo
-Funcional
-Jurídico
-Documentos vigentes
-Consulta frequente
-Acesso restrito ao
órgão produtor
Próximo ao
produtor/administrador
2ª Idade
Intermediária
Uso primário
(reduzido)
-Administrativo
-Funcional
-Jurídico
-Documentos vigentes
-Consulta esporádica
-Referência ocasional
-Aguardam prazos para
destinação
Setor próximo ao
produtor, ou anexo do
arquivo permanente
3ª Idade
Permanente ou
Histórica
Uso secundário
-Probatório
-Informativo
-Histórico
-Social
-Científico
-Acesso total ao público
-Frequência
indeterminada
Local com instalações
físicas e ambientais
adequadas, que pode ser
na própria instituição
Fonte: Bellotto (2006) e Paes (2004)
Quanto aos valores dos documentos, apresentam-se em duas fases: a primária e a
secundária. A fase primária compreende o documento quando criado, na idade corrente, até a
segunda idade que é a intermediária. Nesta fase o documento percorre seu curso
administrativo e funcional na instituição, onde na primeira idade ele terá um fluxo intenso de
consultas e com acesso ao órgão produtor, e na idade intermediária estará aguardando
destinação para guarda permanente ou eliminação, e com número de consultas reduzido.
(Bellotto, 2006)
Os documentos na fase secundária já têm valor histórico e/ou probatório. Nesse
estágio a guarda permanente da documentação gera conflitos, para leigos, que se deve passar
por uma gestão documental, como se os procedimentos não fossem necessários desde o
“nascer” do documento. (Bellotto, 2006)
Schellenberg apud Bellotto (2006, p. 26) afirma:
Os documentos públicos oferecem dois gêneros de valor e assim os define:
“primários” são os que interessam à própria repartição originária e “secundários”, os
23
que interessam às outras entidades do governo e ao público em geral. Neste segundo
tipo, ele considera ainda os valores de informação: passado o devido tempo, ambos
serão de grande interesse para o historiador. No sentido de prova, será possível saber
sobre a organização e o funcionamento do órgão do governo que produziu o
documento e, como informação, pode conter dados sobre pessoas, coisas e fatos.
Para conhecer o documento é necessário estudar o curso de história do órgão que o
produziu. O grande problema das instituições que produzem e os responsáveis pela guarda da
documentação, é que não há uma preocupação com o fluxo natural da informação arquivística
e consequentemente com os serviços e procedimentos que devem ser oferecidos a tal. Assim,
essas fases, primária e secundária se confundem, enquanto a documentação fica desordenada,
o órgão produtor perde por isso e em segundo plano o público em geral que necessita do
acesso a informação. Isso decorre de um processo que todo arquivo deve respeitar e seguir os
procedimentos, que é a gestão documental a qual será abordada mais adiante. (RODRIGUES,
2007)
2.2 GESTÃO DOCUMENTAL
Um dos principais objetivos da gestão de documentos é agilizar o acesso a informação.
E hoje é uma das dificuldades encontradas em todo e qualquer espaço administrativo, seja ele
público ou privado. É de suma importância, em qualquer âmbito institucional a organização,
justo que ela é um instrumento de poder no que tange a habilidade de tomada de decisões. O
crescimento no seio produtivo das organizações impulsionou, consequentemente: meios que
acompanhassem essa agilidade no processo decisório, a transparência das ações
administrativas, e a garantia de recuperação e acesso a informação. (PAES, 2004)
Como diz Bartalo e Moreno (2008, p. 13) que “a organização dos documentos tem
sido um dos grandes desafios da Arquivística contemporânea”. Como já podemos citar, após a
II Guerra Mundial a produção de documentos cresceu de forma desenfreada a chegar no ponto
que as instituições não souberam organizar essa massa documental. Foi diante dessa situação
que os gestores se colocaram em busca de soluções para sanar essa problemática, surgindo
assim a teoria das três idades e o conceito de gestão de documentos. A lei 8.159 de 8 de
Janeiro de 1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e dá outras
providências:
O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (ART. 3º, LEI8.159,
1991).
Bartalo e Moreno (2008, p. 84) asseveram que a gestão documental deve englobar
todas as funções para racionalização dos documentos em sua existência contribuindo para
economia e eficácia.
Assim, a aplicação desses procedimentos e técnicas irão garantir uma direção
necessária para a massa documental gerada, visando sua redução, racionalização do espaço,
preservação da memória institucional, promovendo também a economia administrativa no que
diz respeito as atividades ali geradas. (SOUZA, 1997)
Ao definir normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação,
preservação e eliminação de documentos públicos, a gestão documental contribui
decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por
transparência nas ações de governo e acesso rápido às informações. (BERNARDES,
2008, p.6)
Temos então que vários autores, como Paes (2004), Bellotto (2006) e Bernardes
(2008) dispõem sobre os objetivos da gestão documental:
I – Racionalização de operações, procedimentos e rotinas de trabalho;
II – Facilitar o acesso as informações;
III – Agilidade e precisão na recuperação da informação;
IV – Redução de custo e aumento de produtividade;
V – Economia de recursos e maior elasticidade do tempo;
VI – Agilidade no processo decisório;
VII – Controlar o fluxo de documentos e a organização de arquivos;
O portal Arquivar enfatiza sobre a contribuição da gestão documental:
A eficiente gestão dos arquivos públicos municipais contribui para uma melhor
administração dos recursos das cidades e municípios, além de resguardar os mesmos
de penalidades civis e administrativas, que estes estão sujeitos se não cumprirem a
legislação em vigor ou ainda, se destruírem documentos de valor permanente ou de
interesse público e social.
Além disso, temos alguns dos fundamentos legais que apoiam a gestão documental a
qual utilizamos como estudo.
A Constituição Federal de 1988, em seu artigo 216, parágrafo 2º diz que “Cabem à
administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. A Lei Federal de
Arquivos nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, em seu artigo 1º diz que “É dever do poder
público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como
instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como
elemento de prova e informação”.
Lei 8.159 de 1991, em seu artigo 21 diz que “Legislação estadual, do Distrito Federal
e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e
municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na
Constituição Federal e nesta Lei”.
A resolução do Conarq em seu artigo 1º:
Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, como
decorrência de um programa de gestão de documentos, deverão organizar seus
arquivos correntes com base em métodos de classificação, que considerem a
natureza dos assuntos dos documentos resultantes de suas atividades e funções.
A aplicação da gestão de documentos abrange três fases, mais conhecidas como:
Produção de documentos;
Utilização de documentos;
Avaliação e destinação de documentos.
Paes (2007, p.54) faz a explanação sobre as fases referentes a gestão documental:
Quadro 3: Fases da gestão de documentos
Refere-se a elaboração dos documentos em
decorrência das atividades de um órgão ou
setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir
para que sejam criados apenas documentos
essenciais à administração da instituição e
evitadas duplicação e emissão de vias
Produção de documentos
desnecessárias; propor consolidação de atos
normativos alterados ou atualizados com
certa frequência, visando à perfeita
compreensão e interpretação dos textos;
sugerir criação ou extinção de modelos e
formulários; apresentar estudos sobre a
adequação e o melhor aproveitamento de
recursos reprográficos e informáticos;
contribuir para difusão de normas e
informações necessárias ao bom desempenho
institucional; opinar sobre escolha de
materiais e equipamentos; participar da
seleção dos recursos humanos que deverão
desempenhar tarefas arquivísticas e afins. Em
resumo, a gestão de documentos assumiu nas
instituições papel tão relevante quanto à
gestão de materiais e de recursos humanos,
embora ainda não seja assim reconhecido.
27
Utilização de documentos
Esta fase inclui as atividades de protocolo
(recebimento, classificação, registro,
distribuição, tramitação), de expedição, de
organização e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária, bem como a
elaboração de normas de acesso à
documentação (empréstimo, consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis
ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou científicas das
instituições.
Avaliação e destinação de documentos
Talvez a mais complexa das três fases da
gestão de documentos, se desenvolve
mediante a análise e avaliação dos
documentos acumulados nos arquivos, com
vistas a estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais serão objeto de
arquivamento permanente e quais deverão ser
eliminados por terem perdido seu valor de
prova e de informação para a instituição.
Fonte: Paes, 2007.
De acordo com a tabela proposta podemos deduzir que as fases da gestão de
documentos exigem um olhar preciso para cada atividade que se aplicará ao documento.
Iniciando pela produção até a avaliação e destinação, envolvem procedimentos e técnicas em
que o arquivista é indispensável, pela necessidade de gerenciamento eficiente dessas
informações. Sem contar que a gestão de documentos é um agente de modernização para as
instituições públicas, no que diz a resolução 1 do Conarq. O profissional de arquivo vai
propor a aplicação das atividades em cada fase com a precisão e necessidade da instituição.
Se faz necessário compreender as atividades técnicas que compõe a gestão documental
também se utilizam de instrumentos fundamentais. Temos como exemplo a classificação e
28
plano de classificação, avaliação e tabela de temporalidade, que visam contribuir para um
plano de informatização de gestão. (LOPES, 2013)
O plano de classificação e construção da TTD (Tabela de Temporalidade Documental)
são elementos cruciais na atividade de gestão. Para entendermos melhor esses termos,
detalharemos em conceitos pesquisados. Brasil (2005, p. 132) institui plano de classificação
como: “esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de
arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma
instituição e da análise do arquivo por ela produzido”. Schellenberg (2006, p.83) aponta que
“a classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes”. E diz ainda que
os documentos sendo bem classificados atenderão as necessidades do arquivo, e a
classificação é um reflexo das funções e atividades da organização.
Outro ponto chave na organização de arquivos é a construção e uso da tabela de
temporalidade, instrumento o qual irá determinar o prazo de guarda do documento. Ela auxilia
o arquivista nas atividades de destinação da informação arquivística.
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação,
que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com
vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura
básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e
recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda
nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda
permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão
e aplicação. BRASIL (2001, P. 43)
Diante do que explanamos relativo a processos e atividades da gestão documental,
precisamos ter em mente também que para aplicar esses procedimentos é necessário ter um
histórico e uma ação detalhada do que decorre o arquivo em questão. Para isso, a aplicação de
um instrumento de coleta de dados sobre o arquivo seria o primeiro passo para organização de
uma MDA. Esse instrumento é o diagnóstico de arquivo, feito com intuito de dispor a
situação atual e propor recomendações visando a estruturação do arquivo da instituição.
(FERREIRA, 2008).
29
2.3 BREVE HISTÓRICO DO TRÂNSITO
A história do trânsito se inicia com o registro do próprio caminhar, que é o primeiro
meio de locomoção das pessoas. Tivemos a invenção da roda, e transportes criados e
recriados a partir desse instrumento. Os romanos e gregos se impuseram para criação de
estradas, e a França deu o pontapé inicial com o primeiro automóvel em 1711, e no mesmo
ano o criador causou o primeiro acidente de trânsito por falta de freio. Em 1836 surgiu a
primeira lei de trânsito conhecida como “Bandeira Vermelha”. A partir daí vieram soluções
para sinalização de estradas, luzes, sinais e placas.
Em 1891 Henrique Santos Dumont trouxe o primeiro carro para o Brasil de Paris, e o
primeiro acidente foi no Rio de Janeiro em 1897. Em 1910 foi publicado que dirigiu o serviço
de transportes por automóveis, e nos artigos 21, 22 e 23 estabelecia;
Brasil (2010) apud Franz (2012, p. 17),
Art. 21. O motorneiro deve estar constantemente senhor da velocidade de seu
vehiculo, devendo diminuir a marcha ou mesmo pará o movimento, todas as vezes
que o automóvel possa ser causa de accidentes. A velocidade deverá ser reduzida o
mais possível nos pontos da estrada, onde, por qualquer obstáculos, não se possa
extender á distancia o raio visual, ou quando atravessar caminhos ou ruas de
povoados.
Art. 22. A velocidade commercial mínima para o transporte de mercadorias será se 6
kilometros por hora e a do transporte de viajantes, de 12 kilometros, devendo os
automóveis empregados satisfazer a essas condições de serviços.
Art. 23. A approximação dos automóveis deverá ser annunciada á distancia por uma
buzina ou trompa.
Surgiram outros decretos com referência a construção de estradas; permitindo
circulação de automóveis no país; referências para sinalização e segurança no trânsito. Em
1941 foi criado o primeiro Código Nacional de Trânsito, e no mesmo ano o CONTRAN –
Conselho Nacional de Trânsito. O segundo Código Nacional de Trânsito foi promulgado em
1966, e o Código de Trânsito Brasileiro foi aprovado em 1997 mas entrou em vigor em 1998.
Através de Franz (2012, p.18) podemos verificar as normas que regulamentam o
trânsito no Brasil:
Constituição Federal;
Código de Trânsito Brasileiro (CTB);
Convenção de Viena;
30
Acordo do Mercosul;
Resoluções e Deliberações do Contran;
Portarias do Denatran;
Leis, Decretos e Portarias Estaduais;
Leis, Decretos e Portarias Municipais.
Constatamos a evolução do trânsito no mundo e no Brasil, marcadas com criação de
leis, códigos e conselhos com o objetivo de garantir cada vez mais a segurança daquele que
guia o meio de transporte.
O DETRAN – Departamento Estadual de Trânsito, foi criado com o objetivo de
fiscalizar o trânsito de veículos terrestres, e a formação de condutores. O DETRAN/PB foi
criado em 1934 porém com outro nome de Inspetoria Geral do Trafego Público, e se
transformou na atual autarquia em 1976.
Na Paraíba são poucas as cidades que municipalizaram o trânsito, apesar de ser uma
obrigatoriedade não existe uma penalidade que a configure. De acordo com dados extraídos
do G1-Paraíba, dos 223 municípios existentes na Paraíba, 23 deles municipalizaram o trânsito
na fiscalização do fluxo de veículos e educação de pedestres. Dentre esses 23, os principais
são: João Pessoa, Bayeux, Cabedelo, Cajazeiras, Campina Grande, Patos, Santa Rita, Sousa e
Pombal.
Em Cabedelo, a Secretaria de Mobilidade Urbana – SEMOB foi criada em 7 de
Janeiro de 2013 a partir da lei 1.598, porém a municipalização do trânsito foi em 2005 com a
criação do Departamento de Trânsito - DTTrans, órgão vinculado à Secretaria de Segurança
Municipal.
2.4 SEMOB (Secretaria de Mobilidade Urbana/Cabedelo)
A Constituição Federal determinou que compete privativamente à União legislar sobre
matéria de trânsito (art. 22, XI). Em função disso, foi editada a Lei 9.503 de 23 de setembro
de 1997, que instituiu o Código de Trânsito Brasileiro (CTB). Os Órgãos de Trânsitos
Municipais respondem por todas as questões referentes à parada, circulação e estacionamento
de veículos.
31
Quadro 4: Estrutura da SEMOB
Razão social
Prefeitura Municipal de Cabedelo –
Paraíba.
Órgão
Secretaria de Mobilidade Urbana –
SEMOB.
Criação Lei 1.598 de 07 de Janeiro de 2013.
Função na sociedade
- Cumprir e fazer cumprir a legislação e as
normas de trânsito, no âmbito de suas
atribuições;
- Estabelecer os esquemas operacionais
para o serviço de táxi definindo custos,
equipamentos e locais de estacionamentos;
- Planejar, projetar, regulamentar e operar
o trânsito de veículos, pedestres, e de
animais, promovendo o desenvolvimento
da circulação e da segurança de ciclistas;
- Promover e participar de projetos e
programas de Educação e Segurança de
Trânsito, de acordo com as diretrizes
estabelecidas pelo Contran.
Mix de serviços
- Renovação de concessões de taxistas,
transportes escolares e veículos de aluguel;
- Emissão de alvarás;
Emissão de pareceres técnicos para
eventos, colocação de placas publicitárias,
sinalização de empreendimentos;
- Campanhas educativas em escolas do
município.
Nº de colaboradores
19 agentes de trânsito (sendo 5 em cargo
comissionado), 2 fiscais de transporte, 12
cargos de função gratificada, 1 técnico em
informática e 1 auxiliar de serviços gerais.
32
Setores da instituição
Administração, diretorias,
coordenadorias, JARI, fiscalização,
recepção e serviços gerais.
Situada
Rua José Américo de Almeida, 232 – Praia
Formosa – Cabedelo/PB.
Telefone: 3228-7719.
Fonte: dados da pesquisa 2014.
Quadro 5: Os princípios essenciais da SEMOB
Missão
Oferecer a população condições de se
deslocarem com segurança, priorizando o
transporte coletivo, acessibilidade, fluidez
e conforto nos sistemas de transportes e
trânsito preservando o meio ambiente e a
qualidade de vida.
Visão
Ser um órgão reconhecido pela sociedade
e referência em gestão de políticas de
mobilidade urbana.
Valores
- Oferecer ao cidadão justiça social;
- Prioridade e comprometimento com a
coletividade, o interesse coletivo
prevalecendo sobre o individual;
- Respeito;
- Participação da comunidade;
- Foco no usuário;
- Segurança no trânsito;
- Priorização do transporte coletivo sobre
o transporte individual;
- Sustentabilidade;
- Humanização da cidade e qualidade de
vida.
Fonte: dados da pesquisa 2014
33
Criação do Órgão de Trânsito Municipal de Cabedelo/PB
A Secretaria de Mobilidade Urbana – SEMOB originou-se da estrutura do
Departamento de Trânsito e Transportes – DTTrans, órgão vinculado a Secretaria de
Segurança Municipal.
A SEMOB foi criada através da Lei 1.598 de 07 de Janeiro de 2013 em observância
aos preceitos na Lei Federal nº 9.503/97. A legislação municipal através do Plano Diretor,
possui algumas medidas em prol da mobilidade urbana, onde essa política visa atender as
necessidades e reivindicações da população.
Neste resumo histórico do órgão é importante comentar sobre a municipalização do
trânsito que prevê uma clara divisão de responsabilidades e uma forte parceria entre órgãos
federais, estaduais e municipais. Os municípios, em particular, tiveram sua esfera de
competência ampliada no tratamento das questões de trânsito. (DETRAN, sítio)
Aos órgãos de trânsito municipais competem vinte e uma atribuições destacadas no
art. 24 da Lei 9.503/97. Preenchido os requisitos para a integração do município ao Sistema
Nacional de Trânsito, ele assume a responsabilidade pelo planejamento, o projeto, a operação
e a fiscalização, não apenas no perímetro urbano, como também nas estradas municipais.
Cabendo a prefeitura desempenhar tarefas de sinalização, fiscalização, aplicação de
penalidades e educação de trânsito.
O município de Cabedelo foi integrado ao Sistema Nacional de Trânsito em
2006, sendo o Departamento de Trânsito e Transportes – DTTrans, encarregado de assumir as
funções que compete aos municípios determinados pelo CTB, aproveitando a estrutura da
Secretaria de Segurança e Defesa Civil Municipal, tendo como autoridade de trânsito o
Secretário de Segurança Municipal e Defesa Civil.
No ano de 2013, através da Lei 1.598 de 07 de Janeiro de 2013 foi criada a SEMOB
que passou a exercer as mesmas atribuições antes exercidas pelo DTTrans, e tendo como
autoridade de trânsito o Secretário de Mobilidade Urbana Municipal.
Identificação da Instituição
O prédio alugado para funcionar a secretaria está localizado na cidade de Cabedelo/PB
a beira mar, em praia formosa, com primeiro andar. Possui cinco cômodos para as respectivas
34
finalidades: diretoria de trânsito, diretoria de transporte, diretoria administrativa, JARI,
secretário da SEMOB.
Além desses cômodos possui uma sala que funciona a recepção; uma cozinha e seis
banheiros, uma sala ao lado da cozinha onde guardam os mantimentos referente a higiene, nos
fundos tem um quarto ao lado de um banheiro onde guardam os materiais referentes ao
fardamento dos agentes de trânsito; uma garagem que armazena as placas de sinalização e
ferramentas para essa tarefa.
O prédio possui um elevador que se encontra com defeito e não funciona, e um
telefone com defeito. A quantidade de veículos para circulação são: quatro carros e três
motos. Cada cômodo possui um armário embutido, onde as portas são de vidro que estão
quebradas. Detalhamos a organização da instituição nos seus respectivos setores. Diretoria de
trânsito, diretoria de transportes, diretoria administrativa e JARI.
O Secretário de Mobilidade Urbana é a autoridade de trânsito da cidade de Cabedelo,
podendo atribuir as pessoas descritas no art. 280, §4° do Código de Trânsito Brasileiro,
mediante ato específico, poder de polícia administrativa de trânsito. Compete a administração
e gestão da SEMOB, implementando planos, programas e projetos, interligando as divisões.
Não existe um secretário nomeado, porém a secretária dispõe do secretário adjunto que
responde todas as funções do secretário desde Janeiro de 2014.
A diretoria de trânsito é o setor responsável pela coordenação, programação e
execução da Política de Trânsito no Município, de acordo com a legislação vigente, e possui
seis profissionais: o diretor de trânsito, coordenador de trânsito, diretor operacional,
coordenador de policiamento e fiscalização, coordenador de tráfego, coordenador de
engenharia e sinalização. A diretoria de transportes é o setor responsável pela coordenação,
programação e execução da política de transporte público e de passageiros no município de
Cabedelo, e possui dois profissionais: diretor de transporte e coordenador de transporte.
A diretoria administrativa é responsável pelo controle administrativo dos integrantes
da Secretaria de Mobilidade Urbana, dos registros funcionais, boletins internos, arquivos e
pastas, e possui três profissionais: diretor administrativo, coordenador administrativo e
coordenador de finanças, porém o coordenador de finanças não assume suas funções no setor
e quem fica responsável é a secretária.
A JARI é responsável pelo julgamento de recursos interpostos contra penalidade
imposta pela SEMOB, e possui três profissionais: presidente da JARI, suplente da
35
presidência, o coordenador administrativo que faz a função de secretário da JARI, e um
membro da junta.
Estruturas, funções e atividades
O setor administrativo, o objeto de estudo, fica localizado no primeiro andar e o
cômodo possui: um computador para criação de documentos e lançar AIT’s (Auto de Infração
de Trânsito), três mesas, um armário embutido de cimento com portas de vidro para guardar a
documentação, e um arquivo de aço para pastas suspensas que armazena: talões de AIT’s em
branco, AIT’s que serão lançados ou que já foram e falta digitalizar para arquivar,
documentação de admissão dos funcionários da secretaria e material para escritório. A
digitalização dos AIT’s tem objetivo de anexar a impressão da imagem do auto no processo
de infração de trânsito.
O setor administrativo é responsável pela produção, julgamento e arquivamento dos
processos de infração de trânsito na defesa prévia. Esses processos são criados com
solicitação do condutor de veículo em que foi autuado, e são julgados pelo Secretário de
Mobilidade Urbana. (Grifo próprio).
Após julgados são deferidos ou indeferidos, e os deferidos podem até receber apenas
uma advertência. Esses processos correspondem a atividade de fiscalização no trânsito, e sua
matéria-prima é o auto de infração o qual é preenchido e assinado pelo agente de trânsito.
Esses autos são recebidos pelo coordenador administrativo e secretária para serem lançados
no sistema CODATA (Companhia de Processamento de Dados da Paraíba) que está integrado
ao Detran/PB. Após o lançamento, são digitalizados e arquivados de acordo com a referência
de lotes sugeridos pelo próprio sistema CODATA. (Grifo próprio).
O setor é responsável ainda pela integração entre os demais setores, facilitando as
atividades impostas pela instituição.
Relação das atividades versus fluxos de informações
As atividades que ocorrem no setor são divididas pelos funcionários: diretor
administrativo, coordenador administrativo e secretária. Compete a Divisão Administrativa,
de acordo com o parágrafo único, no artigo nove da Lei 1.598/2013:
I – administrar o controle de utilização dos talões de multa, processamentos dos autos
de infração e cobranças das respectivas multas;
II – administrar as multas aplicadas por equipamentos eletrônicos;
III – prover todos os meios materiais e de expediente aos diversos setores da
Secretaria;
IV – dar todo apoio que se fizer necessário à Procuradoria Jurídica e à JARI,
fornecendo-lhes todas as informações e documentos necessários que estiverem em seu
alcance.
2.5 DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO COMO FERRAMENTA DE
INVESTIGAÇÃO
A cada dia cresce a multiplicidade em gama de produção de informação, e em
conjuntura, a necessidade de acesso, seja do público em geral ou dos órgãos produtores. Esse
fato gera uma preocupação que implica aos gestores administrativos priorizar meios que
facilitem essa conexão entre informação e público. É de destaque, e já foi mencionado, que
para dar acesso a esse serviço é necessário que o arquivo ofereça meios e suporte para acesso
à informação. E um dos e mais importantes meios é a gestão de documentos.
Mas como aplicar procedimentos e técnicas justificando a organização de documentos
sem conhecer o órgão produtor, a história e finalidade da informação em loco, e as atividades
que envolvem o ciclo de vida documental?
Para responder essa pergunta, Calderon (2004, p. 101) informa que
O pré-diagnóstico e o diagnóstico devem ser o ponto de partida para os projetos de
organização de documentos, subsidiando a proposta de modelos de classificação,
avaliação e descrição apropriadas, visando a um destino final eficiente e eficaz. O
levantamento geral dos dados sobre as atividades, fluxo informacional, estruturas e
funções retratam a concepção que a instituição/organização tem sobre a importância
e valor da informação.
37
Daí, podemos perceber que o autor assevera o quesito de conhecer/entender a
instituição para enfim organizar o patrimônio documental que ela guarda. Procedendo do
princípio que o profissional que se encarrega de organizar o acervo documental não só precisa
ter conhecimentos da Arquivística, mas estudar a instituição como um todo para então aplicar
um método de gestão documental. A tarefa de conhecer e avaliar a instituição, suas estruturas,
funções e atividades, relação das atividades versus fluxos de informações, análise da situação
dos acervos existentes, cabe a um dos métodos de diagnóstico de arquivo sugerido por Lopes
(1997).
Sabemos que para realizar esse estudo é necessário reunir o máximo de informações
disponíveis sobre o acervo e a própria instituição com intuito de identificar problemas
relacionados as atividades arquivísticas ali aplicadas ou não. Temos a seguir um quadro que
esclarece os tipos de diagnóstico para cada respectivo autor.
Quadro 6: Síntese dos diagnósticos
Fonte: Nelli (2004, apud. CORNELSEN, NELLI, 2006, p. 81)
O método para análise foi o diagnóstico sugerido por Lopes, e além disso foi
necessário identificar o procedimento minimalista ou maximalista. Estes dois conceitos
relatam a forma de emprego do diagnóstico, em que propomos. O conceito minimalista se
deleita na ideia de estudar nas instituições os problemas arquivísticos procurando soluções
através de objetos de pesquisa para esses problemas encontrados. (Lopes, 2009). O mesmo
autor retifica dizendo que a proposta minimalista contribui para alcance de patamares teóricos
e práticos, mais do que o a ideia maximalista que expande a questão para um estudo mais
generalizado.
39
3 METODOLOGIA
3.1. Local e período do estudo
Esse estudo foi realizado na Secretaria de Mobilidade Urbana (SEMOB) na cidade de
Cabedelo, estado da Paraíba no período de Junho à Outubro de 2014.
3.2. População e amostra
A Pesquisa teve embasamento em livros, monografias, artigos científicos, revistas,
sítios da internet. O universo é a Secretaria de Mobilidade Urbana. De modo geral, tivemos
contato com os arquivos do setor administrativo. A amostragem é a não-probabilística
intencional referente aos documentos caracterizados como processos de recursos de infração;
documentos dispositivos, testemunhais, e informativos.
Silva (2001, p. 32) explica que:
População (ou universo da pesquisa) é a totalidade de indivíduos que possuem as
mesmas características definidas para um determinado estudo. Amostra é parte da
população ou do universo, selecionada de acordo com uma regra ou plano.
3.3. Tipo de estudo
O estudo se insere como pesquisa de campo, o qual implica entender do que ocorre no
real em observação. Como diz Lakatos (2010), tem finalidade de agrupar o máximo de
informações sobre o problema, hipótese, ou até descobrir novos fenômenos e as relações entre
eles. Lakatos (2010) esclarece ainda que esse tipo de estudo “consiste na observação de fatos
e fenômenos tal como ocorrem espontaneamente, na coleta de dados a eles referentes e no
registro de variáveis que se presume relevantes, para analisá-los”.
40
Quanto aos objetivos, classifica-se como descritiva, onde Gil (2010, p. 27) entende
que “têm como objetivo a descrição das características de determinada população. Podem ser
elaboradas também com a finalidade de identificar possíveis relações entre variáveis”.
Quanto a abordagem do problema utiliza o método qualitativo, o qual se explica por
não fazer uso de recursos estatísticos.
3.4 Instrumento de Coleta de Dados
Utilizaremos esse capítulo para explicar como se deu a coleta de dados, e através de
que procedimentos, para análise dos dados. O instrumento utilizado foi o método de
observação das situações encontradas.
Quanto aos procedimentos técnicos, a pesquisa classifica-se como de observação. Está
relacionado a pesquisa de campo e é muito utilizada na área de ciências sociais. Marconi e
Lakatos (2002, p. 88) diz que essa técnica de coleta de dados utiliza aspectos da realidade
para examinar fatos ou fenômenos que se deseja estudar. Afirma que:
A observação ajuda o pesquisador na identificação e obtenção de provas a respeito
de objetivos sobre os quais os indivíduos não têm consciência, mas que orientam seu
comportamento. Desempenha papel importante nos processos observacionais, no
contexto da descoberta, e obriga o investigador a um contato mais direto com a
realidade.
A observação é uma técnica de coleta de dados, e na observação participante o
pesquisador está inserido no grupo e ambiente da pesquisa, ao ponto de se confundir com o
restante. (Marconi e Lakatos, 2002)
Alvarez (1991) disse que a observação é o único instrumento de pesquisa e coleta de
dados que permite informar o que ocorre de verdade, na situação real, de fato. Destacamos
informar que a observação foi semi-estruturada que se identifica como observação de campo,
utilizada como técnica exploratória. (Vianna, 2003)
41
3.5 Campo Empírico
SEMOB (Secretaria de Mobilidade Urbana) é uma autarquia ligada a Prefeitura
Municipal de Cabedelo, e tem como finalidade prestar serviços à população no que concerne a
fiscalização e educação no trânsito. Está localizada na Praia Formosa, beira mar, em prédio
alugado pela Prefeitura de primeiro andar.
A funcionamento da secretaria é de oito às dezoito horas, de segunda a sexta. Ela está
dividida em: Administrativo, Diretorias, Coordenadorias, JARI, Fiscalização, Recepção e
Serviços Gerais. Os funcionários que trabalham internamente são mesclados entre agentes de
trânsito, guardas civis municipais, e demais funcionários com cargos comissionados que
compõe principalmente a JARI (Junta Administrativa de Recursos de Infrações).
Dentre os serviços que presta a população temos: Renovação de concessões de
taxistas, transportes escolares e veículos de aluguel; emissão de alvarás; emissão de pareceres
técnicos para eventos, colocação de placas publicitárias, sinalização de empreendimentos;
campanhas educativas em escolas do município; fiscalização e educação no trânsito.
42
4 - APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS DADOS
Nesta parte vamos analisar os dados coletados através da avaliação feita no arquivo da
Secretaria de Mobilidade Urbana de Cabedelo, de Junho a Outubro de 2014, através do
diagnóstico de arquivo e o método de observação participante e semi-estruturada.
SEMOB: Setor Administrativo
O ambiente é climatizado com ar refrigerado à 17° Celsius somente durante o
expediente de trabalho, de segunda à sexta, de oito às dezessete horas. Após esse horário e nos
finais de semana a sala fica fechada, transformando-se num ambiente abafado pelo calor
intenso pelo prédio ser localizado na praia, a trinta metros do mar. Sabemos que, a maresia
emite ondas que com o tempo corroem alguns materiais e suportes documentais, prejudicando
assim a própria informação arquivística. O ambiente não possui rachaduras nas paredes, nem
tampouco no teto. A sala tem um banheiro, o qual deveria ser externo.
Figura 1 – Fachada da SEMOB
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Figura 2 – Fachada da SEMOB
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Os principais documentos produzidos e recebidos no setor são: atas, atestado médico,
declaração, despachos, memorandos, ofícios, portarias, requerimentos. Esses documentos são
acondicionados em pastas A/Z ou pastas de plástico para acondicionar nas caixas arquivo
polionda. Os produzidos e recebidos do ano corrente foram encontrados (principalmente) em
pastas A/Z, e existem muitos perdidos em caixas juntos de outros documentos. Como
exemplo podemos ver a imagem abaixo que mostra uma ata que foi encontrada numa pasta
plástica junto com processos de infração de trânsito.
Figura 3 – Documentos de espécies diferentes Figura 4 – Acondicionamento de processos
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
44
Figura 5 – Caixas arquivo desgastadas
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Acervo Documental
O acervo se encontra no armário embutido correspondendo a três compartimentos
onde ficam os documentos em fase corrente, intermediária e permanente misturados, pois não
existe uma gestão de documentos e os funcionários não sabem como gerenciar a
documentação. A massa documental cresce de acordo com a produção de documentos e a
tendência é a desorganização aumentar provocando um caos no acervo. Se essa documentação
não for tratada desde já, como indica a ciência e técnica arquivística, a instituição vai adquirir
sérios problemas para dar prosseguimentos as suas próprias atividades rotineiras pois que
dependem também do acesso constante ao arquivo.
Figura 6 – Guarda e armazenamento de caixas Figura 7 – Caixas arquivo desgastadas
Fonte
Fonte: Dados da pesquisa (2014) Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Os documentos são arquivados sem nenhum método de arquivamento, apenas para
guardar em algum lugar. Segundo o que foi observado, há um impasse quanto ao fluxo de
informações que dependem da informação registrada e dificulta quanto ao seu resgate para
tomadas de decisões. Os mesmos funcionários que produzem ou recebem esses documentos
sentem a dificuldade de arquivar a informação e consequentemente recuperá-las quando
solicitado, sabendo que isso é devido à má organização do acervo existente.
Figura 8 – Capa de processo
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
O acervo não possui uma grande massa documental acumulada, porém possui
documentos antigos quando a SEMOB ainda na era DTTrans (Departamento de Trânsito da
Guarda Civil Municipal).
Diante das atividades e funções existentes, o setor se encarece de recursos materiais e
humanos para cumprimento dessas. A falta de material para cumprimento de atividades atrasa
a execução das solicitações, por exemplo: o setor só possui um computador para criação de
documentos, lançamento de ait’s, digitalização de ait’s (Auto de Infração de Trânsito),
atualização de infrações por lotes, resolver as questões referentes a folha de pessoal, material
de desempenho mensal dos funcionários.
Figura 9 – Lotes dos AIT’s Figura 10- Acondicionamento de AIT’s
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
O acervo existente no setor administrativo está em suma desorganizado. O gênero
documental encontrado é textual. Não se sabe ao certo se as identificações de todas as pastas
estão erradas ou certas ou se os documentos foram adicionados por acaso. As pastas (corretas)
de A/Z possuem etiquetas com identificação de ofícios recebidos entretanto também contém
requerimentos, ofícios expedidos e atestados que não deveriam estar ali e se estivesse no local
adequado alguns estão com data limite vencida.
Figura 11 – Local de armazenamento Figura 12 – Acondicionamento de AIT’s
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
As caixas arquivo polionda são amontoadas de qualquer forma, a ponto de estarem
rasgadas e sem condições de comportar documentos. Mesmo assim existem algumas caixas
defeituosas que armazenam documentos, e sabemos que dessa forma a documentação pode
ser comprometida. Segue a imagem abaixo que mostra a caixa sem condições de comportar os
documentos, estes que são ait’s. Existiam identificações nas caixas arquivo, papel escrito com
grafite pendurado na caixa com durex, clips ou grampos, porém estes papeis de identificação
não existem ou ficaram defeituosos e para encontrar um documento específico é necessário
procurar em todas as caixas e pastas. Figura 13 – Memorando
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Figura 14 – Acondicionamento de documentos
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Não existe uma ordem para arquivar esses documentos recebidos. São protocolados,
cumprem a demanda administrativa e logo são alocados por vezes em pastas que os
funcionários do setor desconhecem seu destino, pois qualquer um deste guarda e às vezes se
torna um problema na necessidade de recuperar. Ao longo das atividades do período de junho
a outubro de 2014 houveram casos de perda de processos, logo os que mais são procurados
pelos requerentes.
Figura 15 – Acondicionamento de documentos
Fonte: Dados da pesquisa (2014)
Quanto a produção de documentos em meio eletrônico, são arquivados nas pastas por
ano e mesmo assim muitos com numeração repetida porque não é só uma pessoa que é
responsável por essa função. Por exemplo, um funcionário faz um ofício com numeração
156/2014 e próximo seria 157, mas vez ou outra erram. Quando percebem o documento já
tem retornado do protocolo para onde foi expedido. Os únicos documentos que possuem
controle em meio eletrônico são os autos de infração (ait’s), que são digitalizados para acesso
dos infratores ao dar entrada no processo. Estes são controlados por uma planilha no
programa Excel que é alimentada sempre que os ait’s são digitalizados. Com objetivo do
secretário de mobilidade urbana ter o conhecimento das infrações que estão sendo lançadas e
também para permitir um fácil acesso tanto para a junta administrativa como para o infrator
que vai em busca da documentação ou da informação.
49
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A ideia de apresentar um diagnóstico do arquivo do setor administrativo da Secretaria
de Mobilidade Urbana de Cabedelo surgiu do reconhecimento dessa necessidade após prestar
serviços nesse setor. De acordo com o estudo conclui-se que foram identificadas com as
atividades as diversas situações e tramitações da documentação produzida e recebida no órgão
e no setor, baseado na coleta com o método de observação no período de Junho à Outubro de
2014, dados referentes ao arquivo do setor administrativo da Secretaria de Mobilidade Urbana
de Cabedelo. Foram analisados: o ambiente que se encontra o setor, o acondicionamento dos
documentos, os métodos de arquivamento, as dificuldades e facilidades dos funcionários para
lidar com a informação registrada, o tratamento documental que foi dado àquela
documentação.
O diagnóstico que se tem do arquivo do setor é que a administração dada a
documentação é insuficiente. A falta de uma gestão documental dificulta o acesso a
informação e o progresso nas atividades da própria instituição, provocando acumulo
desordenado de documentos e transformando o arquivo em um depósito. Essa situação já vem
desde a criação da SEMOB em Janeiro de 2013, e até antes quando era um departamento da
Guarda Civil Municipal – a DTTrans, não tinha nenhum funcionário preparado para organizar
essa documentação.
De acordo com o que foi analisado, há necessidade de aplicar o gerenciamento da
informação tanto em meio físico quanto em meio eletrônico sabendo que esta tem mais
eficácia e o acesso é mais rápido tanto para o administrativo quanto para os usuários. Deve-se
ter um controle maior tanto ao que está sendo produzido quanto ao que está sendo recebido,
somente o livro de protocolo não garante essa necessidade.
Há necessidade de um olhar mais atencioso quanto a climatização do ambiente em que
se guarda a documentação, sabendo que esse fator é de extrema importância pois um arquivo
não climatizado corretamente poderá trazer sérios danos a informação registrada, por exemplo
no gênero textual.
O local para armazenamento, o armário embutido, deve pelo menos trocar as portas já
que estão quebradas e com dificuldade se consegue movê-las para retirar as caixas e pastas.
Como também as identificações das pastas A/Z e caixas arquivo polionda devem ser
etiquetadas, para facilitar o acesso.
Um grande avanço também seria se muitos dos arquivos pudessem ser passados para o
meio digital. O mais imprescindível para o setor e consequentemente para o arquivo é
primeiramente um local adequado para o armazenamento, profissionais da área de
arquivologia ou devidamente capacitados que possam guiar os outros funcionários quanto a
correta tramitação dos documentos, o tratamento que devem receber. Com isso o trabalho de
todos profissionais seria mais eficaz e o acesso dos usuários mais rápido e fácil. Aplicar a
técnica de gestão documental ao acervo e dar o pontapé inicial para o avanço deveria ser a
visão que toda e qualquer instituição precisa e deve ter.
51
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ANEXOS
