Definição de Inventário

Inventário basicamente é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que estão armazenados na empresa ou então armazenados externamente mas pertencentes a empresa. Os materiais disponíveis listados em um inventário podem ser utilizados na fabricação de bens mais complexos ou então eles mesmos podem ser comercializados, dependendo do negócio da empresa.

A origem da palavra inventário, vem da palavra inventarium, que era um termo Romano ( latim ) para designar um grande documento/lista onde se encontravam registarados os produtos dos armazéns.

A principal característica de um bom inventário são os detalhes. Quanto mais minucioso e mais preciso for um inventário, melhor ele cumpre o seu papel. É sempre interessante que o inventário contenha além do nome dos itens e da sua quantidade, também uma boa descrição destes itens.

O Conceito de Inventário nos Negócios e Contabilidade

Cada país tem suas próprias leis, práticas e regras no que diz respeito a produção de um inventário. No Brasil, este conceito é regulamentado pelo Conselho Federal de Contabilidade que determina os padrões para produção de inventários através das Normas Brasileiras de Contabilidade.

Segundo estas normas, no Brasil, as empresas tributadas com base no lucro real, devem produzir trimestralmente ou anualmente o Livro de Registro de Inventário. O Livro de Registro de Inventário é obrigatório para estas empresas e tem como objetivo principal registrar todas as mercadorias presentes no estoque para se poder realizar o balanço da empresa.

A atualização do Livro de Registro do Inventário também é obrigatória, toda vez que for iniciado um processo de incorporação, cisão ( a empresa vai se dividir em 2 ou mais empresas ), fusão ( a empresa vai ser unir a outra empresa ) ou falência.

Inventário nas Empresas de Manufatura

Como trabalham com estoques tanto de matérias primas, quanto de produtos finalizados e como este processo é dinâmico ( os números dos estoques variam diariamente e constantemente ) a produção e atualização dos inventários é uma prática comum nas empresas de manufatura, é o chamado Controle de Estoque.

Quando uma empresa trabalha com manufatura é sempre interessante ter estes dados atualizados e com fácil acesso. Para facilitar esta organização, segundo os conceitos da Gestão Patrimonial o inventário de uma empresa de manufatura pode ser dividido em alguns módulos:

Inventário do Estoque de Matéria Prima: Módulo do invantário atualizado com os dados das quantidades, valores e descrição de todas as matérias primas armazenadas pertecentes a empresa.

Inventário do Material em Processo: Material em processo é toda e qualquer matéria prima que já entrou na linha de produção e que atualmente está sendo convertida em outros produtos mais complexos, para tornar o inventário mais preciso, também é interessante contabilizar este material.

Inventário dos Produtos Finais: Módulo do inventário onde estão registrados todos os dados relativos aos produtos finais que já estão acabados e que estão estocados esperando para serem vendidos.

- INVENTÁRIO FÍSICO DE BENS PATRIMONIAIS

Inventário é o procedimento administrativo que consiste no levantamento físico e financeiro de todos os bens móveis, nos locais determinados, cuja finalidade é a perfeita compatibilização entre o registrado e o existente, bem como sua utilização e o seu estado de conservação.

Verifica-se nesse evento a integridade do bem, a correta afixação da plaqueta de identificação e se o bem está ocioso ou se apresenta qualquer avaria que o inutilize, o que enseja seu recolhimento à Central de Distribuição do Departamento do Patrimônio, bem como outras medidas legais que poderão ser tomadas.

Os diversos tipos de inventários são realizados por determinação do Diretor do Departamento do Patrimônio, por iniciativa própria da Divisão de Controle Patrimonial ou de qualquer Detentor de Carga nas Unidades Administrativas ou Comarcas, periodicamente ou a qualquer tempo.

O Inventário deve ser realizado nos seguintes locais: 

1 - Em um ou mais endereços individuais do Estado.2 – Na Central de Estoque do Poder Judiciário.

Os tipos de inventário são:

1 - De verificação: realizado a qualquer tempo, com o objetivo de verificar qualquer bem ou conjunto de bens, por iniciativa da Divisão de Controle Patrimonial ou a pedido de qualquer Detentor de Carga ou Responsável.

2 - De transferência: realizado quando da mudança de um titular de função de confiança Detentor de Carga Patrimonial;

3 - De criação: realizado quando da criação de uma função de confiança em uma Unidade Administrativa.

4 - De extinção: realizado quando da extinção ou transformação de uma função de confiança Detentora de Carga patrimonial, de uma Unidade Administrativa;

5 - Anual: realizado para comprovar a exatidão dos registros de controle patrimonial de todo o patrimônio do Poder Judiciário do Estado do Paraná, demonstrando o acervo de cada detentor de carga de cada Unidade Administrativa ou Comarca, o valor total do ano anterior e as variações patrimoniais ocorridas no exercício, elaborado de acordo com o Plano de Contas da Administração Pública Estadual.

Durante a realização de qualquer tipo de inventário, fica vedada toda e qualquer movimentação física de bens localizados nos endereços individuais abrangidos pelos trabalhos, exceto mediante autorização específica do Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou do Juiz Substituto no exercício da Direção, com subseqüente comunicação formal ao Diretor do Departamento do Patrimônio do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ.

6.1 - COMISSÕES DE INVENTÁRIOS

A realização do inventário anual fica a cargo da Comissão de Avaliação de Bens Permanentes, a qual é constituída por, no mínimo,  3 (três) servidores efetivos, entre outros da Unidade Administrativa ou Comarca da localização do bem, que poderão acompanhar o procedimento por solicitação da Chefia ou do Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou do Juiz Substituto no exercício da Direção.

Entre os membros, um servidor poderá ser indicado pelo Presidente da Comissão, preferencialmente com experiência na área de Controle Patrimonial do Departamento do Patrimônio.

Para auxiliar a Comissão podem ser convocados estagiários e funcionários de empresas prestadoras de serviços, que desenvolverão tarefas administrativas sob supervisão do Presidente da Comissão.

A Comissão de Avaliação de Bens Permanentes, que realizará o Inventário, é designada pelo Presidente do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ, no mês de maio de cada ano, o que lhe dará tempo hábil para a execução dos levantamentos nos endereços individuais do Estado.

É importante que dessa Comissão de Avaliação de Bens Permanentes faça parte pelo menos um funcionário efetivo lotado na Divisão de Controle Patrimonial.

No desempenho de suas funções, a Comissão de Avaliação de Bens Permanentes, que também realizará o Inventário, é competente para:

1 - Cientificar dirigente de Unidade Administrativa, Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou Juiz Substituto no exercício da Direção, sobre todos os endereços individuais envolvidos, com antecedência mínima de 72 horas da data marcada para o início dos trabalhos, a fim de viabilizar o acesso aos locais em inventário;

2 - Solicitar ao Detentor de Carga Patrimonial elementos de controle interno e outros documentos necessários aos levantamentos;

3 - Requisitar servidores, máquinas, equipamentos, transporte, materiais e tudo mais que for necessário ao cumprimento das tarefas da Comissão;

4 - Identificar a situação patrimonial e o estado de conservação dos bens inventariados, discriminando em relatório os suscetíveis de desfazimento, para ciência da Unidade Administrativa ou do Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou do Juiz Substituto no exercício da Direção, de cada Comarca;

5 - Propor ao Superior da Unidade Administrativa, ou ao Juiz de Direito Diretor do Fórum, ou Juiz Substituto no exercício da Direção, a apuração de irregularidades constatadas;

6 - Relacionar e identificar, com numeração própria, os bens que se encontram sem o número de patrimônio ou sem o devido registro patrimonial, para as providências cabíveis;

7 - Solicitar o livre acesso em qualquer recinto para efetuar levantamento e vistoria de bens.

A Comissão de Avaliação de Bens Permanentes, que realizará também o Inventário de cada Unidade Administrativa ou Comarca, deve apresentar ao Diretor do Departamento

do Patrimônio um relatório do Inventário Anual, que o levará ao conhecimento do Presidente do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ.

Esse relatório deve registrar, de forma circunstanciada, todas as irregularidades e demais aspectos observados nos trabalhos. Dele também devem constar as informações analíticas de bens levantados por Detentor de Carga Patrimonial e resumo do fechamento contábil do exercício (valores).

Toda documentação pertinente a inventários deve ser arquivada pela Divisão de Controle Patrimonial do Departamento do Patrimônio, podendo ser colocada à disposição do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, ou de autoridades competentes, para efeito de controle externo.

Esses registros devem ser feitos na Divisão de Controle Patrimonial do Departamento do Patrimônio do TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ, de modo a caracterizar a espécie do bem e o responsável por ele. Deverão estar evidenciados  o controle físico dos bens, as depreciações e as correções monetárias, as valorizações que sofrem e as baixas por alienação, perda, obsolescência ,etc.

O inventário, como se sabe, é de responsabilidade da Comissão de Avaliação de Bens Permanentes, que é composta por servidores efetivos da Secretaria do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná. Depois de realizado, o inventário estará sujeito às análises e, conseqüentemente, aos ajustamentos necessários para a apresentação do balanço dentro do prazo estabelecido.

As divergências que, porventura, surgirem por diferença de preços ou de avaliação serão ajustadas. Entretanto, se surgirem diferenças sem a devida explicação, a contabilidade poderá solicitar revisão ou apuração para que estas sejam cabalmente esclarecidas.