inventÁrio nacional

Ministério da Saúde

Secretaria de Vigilância em Saúde

INVENTÁRIO NACIONAL III INVENTÁRIO NACIONAL DOS MEDICAMENTOS ARV E TALIDOMIDA E II INVENTÁRIO NACIONAL

DOS INSUMOS DE PREVENÇÃO

Brasília, 14 a 16 de abril de 2009



Marco Legal: Portaria 344 de 12/05/1998 - Art. 68 O Balanço de Substâncias Psicoativas e Outras Substâncias Sujeitas a Controle Especial - BSPO (ANEXO XX), será preenchido com a movimentação do estoque das substâncias constantes das listas "A1" e "A2" (entorpecentes), "A3","B1" e "B2" (psicotrópicas), "C1"(outras substâncias sujeitas a controle especial), "C2" (retinóicas), "C3" (imunossupressoras), "C4" (anti-retrovirais), "C5" (anabolizantes) e "D1" (precursoras), deste Regulamento Técnico e de suas atualizações, em 3 (três) vias, e remetido à Autoridade Sanitária pelo farmacêutico/químico responsável trimestralmente até o dia 15 (quinze) dos meses de abril, julho, outubro e janeiro .

Proposta: Realização do Inventário Físico dos medicamentos ARV e Talidomida e dos Insumos de Prevenção pelos responsáveis pela UDM, Maternidades, Unidades de Referência em Exposição (URE) e almoxarifados Estaduais/Municipais/ Regionais; Data: 31/08/2009 (segunda feira);Envio dos Mapas Consolidados do Inventário até o dia 15/09/2009.

INVENTÁRIO NACIONAL



Objetivo Geral: Fazer um diagnóstico atual de situação dos quantitativos e validades dos medicamentos ARV e Talidomida e dos insumos de prevenção por UF e realinhamento da série histórica local e do PN.

Objetivos Específicos: Fazer uma atualização do diagnóstico atual de situação de cada UDM, dos quantitativos e validades dos medicamentos ARV e Talidomida de cada UF; Fazer um diagnóstico de situação dos quantitativos e validades dos insumos de prevenção de cada UF; Possibilitar aos Gestores locais o realinhamento dos estoques existentes nas UDM; Possibilitar ao PN o remanejamento dos quantitativos de medicamentos ARV e Talidomida, com validades inferiores a 6 meses e que não serão consumidos;




A logística de medicamentos ARV é composta por:

Logística Nacional: PN DST/Aids CGAFE/DAF COMEC/CGRL SEAME (Almoxarifado Central) Transportadora do MS (Vouetur) Laboratórios Oficiais

Logística Local: CE DST/Aids e Assistência Farmacêutica estadual; Almoxarifados estadual e/ou regionais; Transportadora local.

CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARV

LOGISTICA DE MEDICAMENTOS - ARV:



Secretaria de Vigilância em Secretaria de Vigilância em Saúde - SVSSaúde - SVS

Programa Nacional de DST Programa Nacional de DST e Aidse Aids

Coordenação Estadual de Coordenação Estadual de DST e AidsDST e Aids

Coordenação Municipal de Coordenação Municipal de DST e AidsDST e Aids

Almoxarifado Central do Almoxarifado Central do Ministério da SaúdeMinistério da Saúde

Almoxarifado Central do Almoxarifado Central do EstadoEstado

Unidade Dispensadora de Unidade Dispensadora de Medicamentos - UDMMedicamentos - UDM

PACIENTE EM TERAPIA ANTIRRETROVIRAL - TARVPACIENTE EM TERAPIA ANTIRRETROVIRAL - TARV

Laboratórios: Públicos e Laboratórios: Públicos e PrivadosPrivados

Coordenação-Geral de Assistência Coordenação-Geral de Assistência Farmacêutica de Medicamentos Farmacêutica de Medicamentos

Estratégicos - CGAFE/DAF/SCTIE/MSEstratégicos - CGAFE/DAF/SCTIE/MS

Outras instâncias do Ministério da Saúde: DAF – COMEC – COPEF - CGRL – CONJUR - SPOOutras instâncias do Ministério da Saúde: DAF – COMEC – COPEF - CGRL – CONJUR - SPO

Almoxarifado Central do Almoxarifado Central do MunicípioMunicípio


Fluxo para aquisição de medicamentos/aids

Fluxo dos medicamentos/aids

Fluxo de informações sobre uso dos medicamentos/aids



SICLOM: Sistema de Controle Logístico de Medicamentos.

• MÓDULO GERENCIAL – Basicamente Controle Logístico• Mapa (UDM/Almoxarifado) – Movimentação de estoque de medicamentos• Boletim (UDM) – Consumo de cada medicamento e número de pacientes• Rede de Distribuição – (pontos por onde o medicamento perpassa até ser

entregue ao paciente. Ex: Almoxarifados centrais estaduais, Diretorias Regionais, secretarias de saúde, UDM, etc...)

= UDM – Unidade de Dispensação de Medicamentos ARV

• MÓDULO OPERACIONAL – Qualificação da Assistência Farmacêutica• Cadastramento de Usuários (Banco de Dados Nacional Integrado)• Dispensação (em tempo real)• Controle de Estoque (Entradas e Saídas de Medicamentos e controle dos

prazos de validade)• Recomendações do Consenso inseridas no sistema conferindo qualidade

na dispensação de ARV

CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARVSistemas de Informação



IntroduçãoO quantitativo da movimentação de estoque (entradas, distribuições, dispensações, perdas e ajustes) das UDM e almoxarifados Estaduais/Municipais/Regionais, devem ser informados às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento formal denominado Mapa de Movimento Mensal de Medicamentos/Aids e, após a consolidação dos dados de todas as suas UDM e almoxarifados, deverá ser enviados ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao mês informado.

As informações referente ao consumo mensal de cada medicamento ARV e Talidomida, ao quantitativo de pacientes atendidos naquele mês, incluindo os novos, devem ser informados às Coordenações de DST/Aids por meio do instrumento formal denominado Boletim Mensal para Avaliação e Uso de Medicamentos/Aids, e devem ser as mais precisas possíveis, e também deverão ser enviados ao Programa Nacional de DST/Aids até o dia 15 do mês subseqüente ao mês informado.




Introdução (continuação)

É a partir dessas informações, que todos nós poderemos fazer uma adequada programação e distribuição de medicamentos ARV e Talidomida.

“Nem o mais sofisticado software de gestão logístico será eficaz se a fonte primária de informação não for consistente e não refletir a realidade”.




MAPA:- O fechamento de TODOS os Mapas das UDM e Almoxarifados sob sua responsabilidade,

devem ser feitos no SICLOM GERENCIAL- O fechamento do Mapa Consolidado do Estado, também será feito no SICLOM

GERENCIAL- As equipes estaduais de logística devem monitorar, criticar, analisar e validar os dados

preenchidos nos Mapas pelas UDM e Almoxarifado.= Relatório Gerenciais= Controles internos

- Após análise crítica as CE-DST/AIDS devem “fechar” os Relatórios até o dia 15.- Esse fluxo de trabalho contribuirá também para a melhoria do planejamento e

programação dos ressuprimentos por parte do Ministério da Saúde, em quantidades mais adequadas e com mais regularidade.




INSTRUMENTOS DE TRABALHO PARA VALIDAÇÃO:

Mapa de movimento mensal de medicamentos/Aids nas UDM - São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes dos Almoxarifados Estaduais com lotes e validades e toda movimentação ocorrida durante o período. Movimentação Geral de estoque de determinado medicamento em um período de tempo definido. Movimento de Estoque de todos os medicamentos em um período de tempo definido. Planilha de inventário inicial (auxilia no processo de organização do estoque) Posição atualizada do estoque (permite visualizar condições de medicamentos vencidos, a vencer, bloqueados, etc.) Relação dos itens de estoque (informa o quantitativo dos medicamentos existentes no momento da solicitação)

CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARVSICLOM OPERACIONAL




Controle de Pacientes em TARV• Histórico de dispensação por paciente (banco nominal) Consumo Mensal de Medicamento Movimentação diária de dispensas (escolhe-se o período desejado para

visualização) Movimento diário de medicamentos (escolhe-se o medicamento desejado,

a posse (paciente ou farmácia) e o período desejado). Nº. de Pacientes cadastrados Nº. de pacientes que foram a óbito Quantidade de pacientes em abandono – controle de adesão (pacientes em

atraso de dispensa) Nº. de Pacientes novos e transferidos de UDM Nº. de Pacientes com ação cautelar

CONTROLE LOGÍSTICO DE MEDICAMENTOS ARVSICLOM OPERACIONAL




Relatórios de distribuição por remanejamento entre UDM (informações de entradas e saídas de UDM para UDM)

Relatórios de devolução ao nível Estadual de medicamentos/Aids.

SICLOM OPERACIONAL





• Mapa das UDM (mensal)São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes dos Almoxarifados Estaduais e remanejamentos de outras UDM com lotes e validades.

• Mapa dos Almoxarifados Estaduais (mensal)São lançadas informações de recebimento de medicamentos provenientes do Ministério da Saúde nos Almoxarifados Estaduais e remanejamentos de outros almoxarifados com lotes e validades.

• Mapa Consolidado dos Estados (mensal) São lançadas informações de recebimento de medicamentos (movimentação de estoques) referentes às informações dos Almoxarifados e UDM do Estado.

•Relatórios Medicamento por Localidade (UDM/Almoxarifado)

SICLOM GERENCIAL




BOLETIM:- O fechamento de TODOS os Boletins das UDM sob sua responsabilidade, devem ser

feitos no SICLOM GERENCIAL- O fechamento do Boletim Consolidado do Estado, também será feito no SICLOM

GERENCIAL- As equipes estaduais de logística devem monitorar, criticar, analisar e validar os dados

preenchidos no Boletim pelas UDM.= Relatórios Gerenciais= Controles internos

- Após análise crítica as CE-DST/AIDS devem “fechar” os Relatórios até o dia 15.- Esse fluxo de trabalho contribuirá também para a melhoria do planejamento e

programação dos ressuprimentos por parte do Ministério da Saúde, em quantidades mais adequadas e com mais regularidade.





Movimento diário de dispensas

Filtrado por período

Movimento diário de medicamentos

Filtrado por período, posse (usuário ou dispensador ou ambos) e por medicamento.

SICLOM OPERACIONAL





Boletim mensal das UDM e consolidado Estadual Relatório Medicamento por Localidade (UDM/Estado) Consumo Mensal de Medicamento por UDM Série histórica de consumo mensal por medicamento Série histórica de nº. pacientes por medicamento Total de pacientes por categoria/UDM Total de pacientes por categoria/medicamento

Categorias: Aids-Adulto, Aids-Criança, Gestantes HIV+, Parturientes HIV+, Recém-nascido exposto de Mãe HIV+, Exposição Ocupacional e Não Ocupacional

SICLOM GERENCIAL




Conceitos: O armazenamento é caracterizado por um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que envolvem as atividades de recepção/recebimento de insumos; estocagem e guarda; segurança; conservação e controle de estoque. Unidades Dispensadoras de Medicamentos. São aquelas Farmácias localizadas em:

- SAE;

- Ambulatórios de Especialidades (nesse caso a Farmácia é compartilhada com os outros programas);

- Farmácias de Unidades Hospitalares onde o SAE ou Ambulatório de Especialidade faz parte do complexo Hospitalar.

- Farmácias específicas para a dispensação de medicamentos excepcionais (nesse caso podem estar localizadas nas Regionais de Saúde ou CE de DST/Aids).




Conceitos (continuação): Área de Armazenamento: Local onde ocorre o armazenamento e estoque de todos os quantitativos de medicamento ARV e Talidomida e os insumos de prevenção recebido. Nessa área não existe a dispensação para os pacientes.

Área de Dispensação: Local onde ocorre a armazenagem de medicamentos ARV, Talidomida e insumos de prevenção, em um quantitativo suficiente para a dispensação do seu consumo. Em UDM de pequeno porte, tanto a área de armazenamento quanto a de dispensação são comuns e nesse caso os estoques existentes não devem ser superiores há 45 dias.

Inventário: Relatório qualitativo e quantitativo de medicamentos, materiais, insumos e produtos para a saúde, produzido a partir de sua conferência Física nos almoxarifados e demais áreas de armazenamento.




Processo de Trabalho

O inventário é uma seqüência lógica de procedimentos para a coleta de informação necessária para a identificação dos quantitativos existentes de medicamentos ARV e insumos de prevenção bem como a identificação de lotes e de suas validades.

É feito através da preparação do ambiente para a contagem física dos itens:

- Preparação dos instrumentos de coleta das informações (Planilhas do Mapa Inventário);

=Utilização da “Planilha do Mapa do Inventário” (anexo Ia):

= Preenchimento dos campos em aberto de cada medicamento, com os lotes e validades existentes desses medicamentos.

- Preparação do local para a contagem física (ordenação dos itens por tipo e validades);




Processo de trabalho (continuação):

O Processo é feito pelos profissionais capacitados das UDM, Maternidades, URE e Almoxarifados para a contagem física dos medicamentos ARV e dos insumos de prevenção e pelas CE DST/Aids para a realização da consolidação das informações e elaboração do Mapa / Inventário – Estadual.

Contagem propriamente dita dos itens após o encerramento das atividades na UDM

= Envio, no dia anterior ao inventário nacional, de um quantitativo suficiente para 1 a 2 dias de seu consumo da área de armazenamento para área de dispensação (quando existir) para que esta possa fazer a contagem antes do fim do expediente.

= A contagem do quantitativo dos medicamentos existentes na área de dispensação após o encerramento das atividades e deverão ser somadas aos quantitativos da área de armazenagem.

A elaboração do “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” da Unidade será o somatório das áreas e representará o quantitativo total de medicamentos que existem nessa Unidade ao final do dia.




Processo de Trabalho (Continuação):

Lançamento dos dados apurados no Mapa / Inventário de Medicamentos ARV e de Insumos de Prevenção (SICLOM Gerencial ou SICLOM Operacional);

= SICLOM Operacional: Imediatamente após o encerramento da contagem ou antes do inicio das próximas atividades de dispensação.

= SICLOM Gerencial: Até o 10 dia do mês subsequente (data sugestiva).

Consolidação das informações enviadas para CE DST/Aids para a elaboração do Mapa / Inventário de Medicamentos ARV e de Insumos de Prevenção – Estadual. (Até o dia 15/09/2009).




Processo de trabalho (Continuação):OBSERVAÇÕES:

= Caso se deseja ter um relatório da situação atual dos estoques existentes no SICLOM Operacional, basta entrar no Menu “Gerenciador de Relatórios” e escolher o Relatório “Posição Atualizada do Estoque”. Selecione a opção “todas” e clicar em “imprimir”. Caso haja discrepâncias entre os relatórios, checar novamente os quantitativos físicos. Persistindo a diferença, os dados deverão ser atualizados no SICLOM para que se possa “acertar” os estoques físicos existentes com o sistema.

Quando se for preencher o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” automaticamente estará sendo feita a correção do estoque internamente no SICLOM, pois será possível alterar tanto os quantitativos de cada medicamento como também os lotes e validades.

A correção dos estoques no SICLOM Operacional ocorrerão dentro do aplicativo SICLOM (https://siclom.aids.gov.br) ao se preencher o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” e não no aplicativo SICLOM Gerencial (http://sistemas.aids.gov.br/gerencial) onde também poderá ser preenchido o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” para aquelas unidades que não utilizam o SICLOM.

Não será necessária a importação dos dados digitados no “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV” para o SICLOM Gerencial. Ela ocorrerá automaticamente.


https://siclom.aids.gov.br/

http://sistemas.aids.gov.br/gerencial



Processo de trabalho (Continuação): Almoxarifados Estaduais, Regionais e Municipais

Por serem auditados anualmente pelo tribunal de contas local (Municipal ou Estadual) os almoxarifados já possuem metodologia própria e sistemática para a realização de inventário físico. Devido ao grande volume de itens e de seus quantitativos específicos, geralmente, os Almoxarifados possuem procedimentos padronizados e sistemas informatizados de estoques, suficientes para traduzir a realidade no local de armazenamento.

Por não procederem a dispensação de medicamentos e insumos de prevenção aos usuários, e sim à distribuição aos pontos que farão essa dispensação, os quantitativos existentes, após a última distribuição, que não devem ser inferiores há 4 dia, para que se tenha tempo do quantitativo distribuído chegar ao ponto de dispensação e ser lançado internamente, pode o almoxarifado proceder à contagem física dos medicamentos a qualquer momento.

Além dos dados de saldo final de cada medicamento e suas respectivas validades e lotes, deverá informar também às entradas que ocorreram naquele mês provenientes do Ministério da Saúde (SEAME e/ou Laboratórios Oficiais) bem como as saídas.




ELBORAÇÃO DO MAPA / INVENTÁRIO Caberá a cada UDM, Maternidade e URE o lançamento dos seus dados do Inventário

Nacional no SICLOM Gerencial (diretamente ou por meio do SICLOM Operacional). As UDM, Maternidades e URE precisaram informar no “Mapa / Inventário de

Medicamentos ARV” as entradas e as dispensações realizadas naquele mês. De posse dessas informações a UDM, Maternidade e URE deverão entrar no

endereço eletrônico http://sistemas.aids.gov.br/gerencial digitar seu login e senha, escolher no Menu “Mapa / Inventário” e digitar todos os dados coletados no “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV”.

Caso a UDM, Maternidade ou URE esteja totalmente impossibilitada de fazer esses lançamentos via web, ela deverá preencher manualmente o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV”, assiná-lo e enviar à sua Coordenações de DST/Aids, que fará a digitação dos dados no SICLOM Gerencial daquela Unidade para a posteriori proceder a consolidação de todas as Unidades sobre sua jurisdição e produzir o “Mapa / Inventário de Medicamentos ARV - Estadual”, refletindo assim a realidade dos estoques dos medicamentos ARV e Talidomida do seu Estado.





ELBORAÇÃO DO MAPA / INVENTÁRIOOs Almoxarifados de posse das informações dos quantitativos físicos deverão entrar no endereço eletrônico http://sistemas.aids.gov.br/gerencial digitar seu login e senha, para entrar no sistema.

Para os almoxarifados que trabalham tanto com medicamentos ARV como com Insumos de Prevenção, do lado esquerdo da tela haverá 2 Menus para escolher. Um na cor grená para medicamentos ARV e outro na cor azul para os Insumos de Prevenção. Após a escolha lançar todos os dados coletados e no Mapa/Inventário de Medicamentos ARV (anexo Ia) e do Mapa/Inventário de Insumos de Prevenção (anexo Ib) respectivamente.

Caso o Almoxarifado esteja impossibilitado de fazer esse lançamento via web, ele deverá preencher manualmente o “Mapa/Inventário de Medicamentos ARV” e/ou do “Mapa/Inventário de Insumos de Prevenção”, assiná-lo e enviar à sua Coordenações de DST/Aids, que fará a digitação dos dados no SICLOM Gerencial daquele Almoxarifado criado na Rede de Distribuição para a posteriori proceder a consolidação de todas as Unidades sobre sua jurisdição e produzir o “Mapa/Inventário de Medicamentos ARV – Estadual” e/ou o “Mapa de Insumos de Prevenção - Estadual”, refletindo assim a realidade dos estoques dos medicamentos ARV e Talidomida e dos insumos de prevenção do seu Estado.





OBRIGADO E BOM TRABALHO


inventÁrio nacional

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