controle de documentos_p11.doc

8/12/2019 Controle de Documentos_P11.doc

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Controle de Documentos

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&on"orme artigos '(( e ')* da +- no. ./00 de '1 de 2ezembro de '/3).

Controle de

Documentos

Prot4eus''
http://www.totvs.com/


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SumrioSumrio..............................................................................................................................2O AMBIENTE...................................................................................................................3Objetivos instrucionis do curso........................................................................................!Objetivos es"ec#$icos do curso..........................................................................................%&'()O O*E+ACIONA'.................................................................................................,DE&INI-ES................................................................................................................../0CON&I1(+A-ES DO SISTEMA...............................................................................//CADAST+OS................................................................................................................./Cros e &un45es.............................................................................................................22(surios...........................................................................................................................2%Assuntos ..........................................................................................................................33*lvrs6c7ve ................................................................................................................3%*sts ..............................................................................................................................38

Norms ............................................................................................................................!0

Ti"os de documentos ......................................................................................................!2'AN-AMENTOS...........................................................................................................%21rv49o dos documentos...............................................................................................,%Documentos.....................................................................................................................,:Bi; de *end.........................................................................................../Solicit45es>.....................................................................................................................8*end


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O AMBIENTEO mbiente Controle de Documentos tem como objetivo o erencimento dosdocumentos utilindo os seuintes recursos>

Cdstro e edi49o de todos os "rocedimentos instru45es norms desen7o edemis documentos d em"res> cdio e revis9o.

Controle do ciclo de "rov49o> diit49o elbor49o vlid49o "rov49o edistribui49o ds c"is eletrnics ou em ""el.

Amrr49o d re$er


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Objetivos instrucionais do cursoS9o 7biliddes e com"et


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Objetivos esec!"icos do cursoAo tJrmino do curso o treinndo dever ser c" de>

Con7ecer e em"rer deKud e e$icmente os conceitos e $uncionliddes do*rot7eus Controle de Documentos.

Dominr e rticulr com "ro"riedde linuem "r"ri solu49o TotvsL

Im"lntr e o"err o sistem no mbiente de Controle de Documentos.

islumbrr s solu45es "r s necessiddes emerentes trvJs do *rot7eus Controle de Documentos.

Texto conceitual a respeito do funcionamento do negcio

As Em"ress e institui45es s9o dividids em de"rtmentos Kue relim desde cri49o e con$iur49o de "rocedimentos e instru45es tJ emiss9o e divul49o dosmesmos "r todos os membros envolvidos.

O "rocesso de cri49o J controldo "or tods s $ses de elbor49o com ou semcr##tics "r "rov49o de todos os usurios envolvidos com com"n7mento de

"ros ds "end


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$%&'O O(E)ACIONA%A seuir J "resentd um suest9o do $lu;o o"ercionl do mbiente Controle deDocumentos Kue deve ser utilido "elo usurio como um "oio Kunto $orm de

im"lement49o e o"er49o do sistem.O usurio "ode no entnto "re$erir cdstrr s in$orm45es de $orm "rlel umve Kue ns o"45es do menu de !Atuali"a#$o%do mbiente Controle de Documentos tecl &3P "ossibilit o subcdstrmento em rKuivos.

*ortnto o usurio "ode "or e;em"lo cdstrr um ssunto Kundo estiver tulindoo rKuivo de &Documentos&. Dess $orm o $lu;o o"ercionl "ode ssumir lumsvri45es em rel49o seKQ


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INICIO

Verificar

Parmetro,

Tabela,

Dicionrio

Cadastrar

Departamentos

Cadastrar

Cargos

Cadastrar

Usurios

Cadastrar

Assuntos

Cadastrar

Palvras

C!ave

Cadastrar

Tipo de

Documento

CadastrarDocumento#

Nova $evisao

ImportarDocumento

%&ord'(

Cadastrar

$esponsaveis

Utili)a

Palavras

C!ave*

Utili)a

Pastas*

Cadastrar

Pastas

+I,

Utili)a

Norma*

Cadastrar

Norma

N-O

+I,

Cadastrar

N.veis

$esponsveis

A

+I,Vincular

Pasta / Depto

+I,

N-O

N-O

N-O

Controle de Documentos - *


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Distribuir

Documentos

Protocolos0mite

Protocolos*

1

+I,

N-O

Utili)a

Treinamento*

Cadastro de

Treinamento#

$etreinamento

0mite

$egistro de

Convoca23o*

$egistro de

Convoca23o

$egistro de

Treinamento

+I,

N-O

+I,

0mite

$egistro de

Treinamento

+I,

4era

Pend5ncia%s( de

6eitura e

Aviso%s(

7

N-O

N-O

7

$evis3o Anterior

com Pend5ncias

de Papel*

4era

Devolu23o

$evis3o

+I,

N-O

Consultas

$elat8rios

9I

Cadastros

Documentos %PalavrasC!aves(

6an2amentos Pendentes

Doctos $eferenc:

6ista estra

Pend5ncias

+olicita2;esCadastros

Treinamentos

%$egistros(Protocolos

Aus5ncia Temporriaanut:Distribui23o

+tatus 4eraisiscelnea

( Controle de Documentos


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DE$INI+,ES

ntrodu#$oO "rocesso de est9o d Kulidde reKuer um erencimento rioroso de documentosKue "ode incluir o controle de $ormulrios utilidos n cor"or49o o cervo de normsou "rocedimentos e bncos de con7ecimento u;ilindo em"res n est9o docon7ecimento. *r Kue este "rocesso sej $eito de $orm e$iciente J im"ortntecentrlir s in$orm45es e se "oss#vel rmenr os doucmentos em rKuivoseletrnicos o Kue "romove redu49o de custos com mteril im"resso e sim"li$ic troc de in$orm45es entre os "rocessos "rinci"lmente ns et"s de locli49oconsult e recu"er49o dos documentos durnte todo o seu ciclo de vid.

A document49o eletrnic J um recurso dinmico "r s orni45es divulrem

sus rers "lnejmentos objetivos e 45es "ermitindo Kue todos os envolvidoscum"rm seu ""el no "rocesso de $orm "dronid. Entre os "rinci"is bene$#cios dsolu49o "ode6se destcr>

Mel7ori no tem"o de "rocessmento e mnuseio de ""JisL

Stis$49o do usurio e umento d "rodutividdeL

Mel7ori n Kulidde de $lu;o dos "rocessosL

Aumento n velocidde d locli49o dos documentosL

Mel7or tendimento o cliente "or o$erecer res"osts mis r"idsL

*droni49o dos modelos de documentos e lin7mento d estrutur ddocument49oL

Seurn4 ds in$orm45esL

1rnti de controle ds revis5es com identi$ic49o dos res"onsveis edestintriosL

1rnti no controle do rmenmento dos documentosL

&cil mnuseio "r o controle de mnuis do sistem de est9o d KuliddeL

Au;#lio no controle de $ormulrios "dronidos utilidos n em"resL

Comunic49o utomtic entre os res"onsveis e leitores dos documentosL

Incentivo mel7ori cont#nu dos "rocessos "or meio ds solicit45es e revis5esdos documentosL

Ser $cilmente distribu#do sseurndo Kue todos "osm usr document49odo sistem "r $ins de re$er


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CON$I.&)A+,ES DO SISTEMAO mbiente Controle de Documentos "ossui um sJrie de "rmetros Kue determinm $orm de "rocessmento de cd em"res.

A Totvs envi os "rmetros com conteUdos "dr5es Kue "odem ser lterdos de cordocom necessidde d em"res e s9o customidos no mbiente C*+,-./AD*/.

01 Controle de Documentos


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Os "rmetros seuir s9o os utilidos "elo mbiente de Controle de Documentos>

ar3metros Tipo Descri#$o Contedo adr$o

5678A6/9C Crcter

De$ine se o reltrio de viso de

recebimento de documentos serim"resso no to d distribui49o.

S

5678A6*/ CrctterIn$orm se o sistem deverim"rimir ou n9o o viso derecol7imento.

S

5678A8.9T CrctterDe$ine se os Kuestionriosrelciondos o documento estr9o7bilitdos "r leitur e res"ost.

N

5678D;


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5678D*A695 CrcterDe$ine se 7 envio de e6mil osusurios com ln4mentos

"endentes V/6Sim H 26N9oW.2

5678D*C* CrcterDe$ine se 7ver remiss9o dosdocumentos de$inidos comoc"is eletrnics.

N

5678D*CC+ 'icoIndic se deve ser im"ress c"ide documentos cnceldos.

.T.

5678D*D96 CrcterDe$ine se "recer9o "ens osln4mentos de devolu49o derevis9o de documentos "endentes.

N

5678D**= CrcterDe$ine se "recer9o "ens osln4mentos de solicit45es

"endentes.N

5678D*T/ Crcter

De$ine se dever ser im"resso nosreltrios de viso e "rotocolo derecebimento de documentos osdestintrios considerdos comoc"is eletrnics ou mbs.

N

5678D69> CrcterDe$ine o "t7Hdiretrio em Kue est

instldo o Fordie?.

Xem brncoXdeve ser

"reenc7ido

5678D69> CrcterDe$ine se o Fordie? serutilido "r consultr osdocumentos.

N

5678DT9D CrcterDe$ine Kul vers9o do editor doFordG ser utilid "r bertur e cri49o dos documentos.

FO+D:8

5678-+T Crcter

Indic se os mbientes =ulitYest9o interdos com o mbiente1est9o *essol.

*r Kue est inter49o sej"oss#vel tiv49o deste"rmetro deve ser relid*59+T9 se o mdulo deControle de Documentos n9o ten7sido utilido.

Cso contrrio se utili49o

N



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dest inter49o $or necessrideve?se entrar em contato com odepartamento de Help?Des@ daTotvs"r Kue medinte reli49o de luns

"rocedimentos est inter49o sej"oss#vel.

Consulte informa#Besdetaladas neste documento nase#$o +T9-/AE*)F

5678=9.D*C CrcterDe$ine obritoriedde de leiturdo documento.

S

5678=;=9 CrcterDe$ine Kue KulKuer usurio

"oder ler o documento.N

56785-9/5 'icoIndic se devem "resentrmensens de erro no envio de e6mils.

T

5678+98DC Crcter

De$ine se o nUmero do documentoser seKQencil de cordo com seKQ CrcterDe$ine o diretrio Kue contJm osrKuivos dos documentos.

ZS[STEMZDOCSObs.> X "rtir dodiretrio deinstl49o dosistemX

5678ATH>D CrcterDe$ine o diretrio Kue contJm osrKuivos modelo dos documentos.

ZS[STEMZ

MODE'OS

Obs.> X "rtir dodiretrio deinstl49o dosistemX

5678ATH>H Crcter De$ine o diretrio Kue contJm osrKuivos no $ormto TM'.

ZS[STEMZTM'

Obs.> X "rtir dodiretrio deinstl49o dosistemX

Controle de Documentos - /3


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5678ATH>T CrcterDe$ine o diretrio Kue contJm osrKuivos tem"orrios doFindo?sG.

1ETTEM**ATV

WObs.> \est $un49oretorn o diretriotem"orrio do(surio lodo noFindo?sG.]

5678/*TCrcter

De$ine se o reltrio de *rotocolode +ecebimento de Documentosser im"resso no to ddistribui49o do documento.

S

5678/*T/9 Crcter

De$ine se distribui49o dodocumento dever emitir o*rotocolo de +ecol7imento dosDocumentos.

S

5678.D8D* Crcter

De$ine Ultim dt de veri$ic49ode envio de e6mils os usurioscom ln4mentos no mbienteControle de Documentos.

0/H0/H0!

567/9=AC+T CrcterDe$ine cont Kue deve serutilid "r o envio de e6milsdos reltrios.

Xem brncoX

deve ser"reenc7ido

567/9=A> CrcterDe$ine sen7 d cont "r oenvio de e6mils dos reltrios.

Xem brncoX

deve ser"reenc7ido

567/9=9/6 CrcterServidor de envio de e6mils

utilido nos reltrios.

Xem brncoX

deve ser"reenc7ido

56795C*+TA CrcterIndic Kul cont utilid "renvio de e6mils utomticos "elosistem.

Xem brncoX

deve ser"reenc7ido

567/9=A.TH 'icoServidor de e6mil necessit deutentic49o^

.&.



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567/9=,/*5 CrcterE6mil utilido no cm"o &+OMno envio de reltrios "or e6mil.

Xem brncoX deveser "reenc7ido

5678D.9


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5678D=D9< Crcter

BloKueio de solicit49o de novosdocumentos.

2

5678D*C.5 Crcter

De$ine se im"rime "ens umco"i do documento ndistribui49o /Sim

2N9o.

2

5678D*95CC NumJricoEnvio de e6mil de "end


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CADAST)OS

Departamentos

O cdstro de de"rtmentos J obritrio "r utili49o de KulKuer $uncionlidderelciond o mbiente Controle de Documentos.

A tbel ser utilid no sistem J>

=AD 6 DE*A+TAMENTOSHSETO+.

No cdstro de de"rtmentos devem ser cdstrds s in$orm45es Kue de$inem crcter#stic de um determindo de"rtmento d em"res.

Controle de Documentos - /*


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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos de"rtmentos.

Cmin7o "r este e;erc#cio>

Atuali"a#Bes G Cadastros G Departamentos

'oo em seuid cliKue n o"49o ncluir e in$orme os ddos nos cm"oses"eci$icdos.

Cdigo D5*+Descri#$o DeptF de 5ontagem

Cdigo D9+-Descri#$o DeptF de 9ngenaria

Cdigo D8.A=Descri#$o DeptF de 8ualidade

Cdigo D69+Descri#$o DeptF de 6endas

!Aps o cadastro de .suIriosJ teremos Kue vincular o usuIrio responsIvel%F

0( Controle de Documentos


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Campos obrigatrios: Cdigo V=AD`C(STOW> Cdigo identificador do departamento Lunto ao

istema. &uncion como identi$icdor Unico do de"rtmento> *ode ser crido"or meio d $errment de cdio inteliente.

O cdio ser lterdo con$orme inter49o do "rmetroM`=1INT.

Descri#$oV=AD`DESCW> Descri#$o do departamento. &cilit identi$ic49odo de"rtmento. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio emreltrios e consults.

Demais campos: tatusV=AD`STAT(SW> Situ49o do de"rtmento.

o / 6 Ativo

o 2 Intivo

Indic situ49o tul do de"rtmento em momentos de escol7 do

de"rtmento durnte o "rocesso de cri49oHmnuten49o de umdocumento.

,il .sr /esV=AD`&I'MATW> ,ilial do responsIvel do departamentoFIndic $ilil do usurio V$ililHem"res s9o de$inids n instl49o do sistem*rot7eusW Kue res"onde Vssume res"onsbiliddeW "elo de"rtmento no

"rocesso de distribui49o de documentos como "st Vti"o de c"i do documentocomo ""elW.

=undo tbel =AD 6 DE*A+TAMENTOSHSETO+ "ossuir

situ49o do MODO como E;clusivo Veste MODO const no dicionriode ddos S)2W o Sistem "ossui um vlid49o "r Kue o vlor docm"o &il (sr +es N_O $iKue di$erente d $ilil corrente do cdstroemitindo um mensem de viso VE'*W.

Cod .sr /es V=AD`MATW> Cdigo do responsIvel do departamentoFIndico cdio do usurio Kue res"onde Vssume res"onsbiliddeW "elode"rtmento no "rocesso de distribui49o de documentos como "st Vti"o de

c"i do documento como ""elW.

Controle de Documentos - /


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O Cod (sr +es ser lterdo con$orme inter49o do "rmetroM`=1INT.

Seuindo do $lu;o o"ercionl citdo cim o res"onsvel sercdstrdo somente "s o item \Cdstrr (surios].

-rpF AtendF V=AD`1+*TMW> Cdio do ru"o de tendimento no CllCenter. Este cm"o dever ser "reenc7ido Kundo 7ouver inter49o com omdulo de Cll Center.

astas < DepartamentosO v#nculo de "sts n9o J obritrio e tem como $inlidde crir um \$iltro]

ssocindo vris "sts o de"rtmento Kue est sendo cdstrdo como $cilitdor dousurio n escol7 Vmrc49oW de de"rtmento ; "st no momentocri49oHmnuten49o do documento.

Seuindo do $lu;o o"ercionl citdo cim s "sts ser9o vinculdssomente "s o item \Cdstrr *sts].



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Car0os e $un12esO cdstro de cros J obritrio "r utili49o de KulKuer $uncionlidderelciond o mbiente Controle de Documentos.


=AC 6 CA+1OS.

Controle de Documentos - /


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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos cros.


Atuali"a#Bes G Cadastros G Cargos e ,un#Bes


,un#$o 0110Descri#$o ,un#$o 9ngeneiro

,un#$o 0112Descri#$o ,un#$o Tcnico

,un#$o 011MDescri#$o ,un#$o upervisor

,un#$o 0114Descri#$o ,un#$o Tcnico de 8ualidade



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Campos obrigatrios: ,un#$o V=AC`&(NCAOW> Cdigo identificador da fun#$o no sistemaF

&uncion como identi$icdor Unico d $un49o. *ode ser crido "or meio d$errment de cdio inteliente.

A $un49o ser lterdo con$orme inter49o do "rmetro M`=1INT.

Descri#$o ,un#$oV=AC`DESCW> Descri#$o da fun#$oF&cilit identi$ic49od $un49o. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio emreltrios e consults.

Demais campos: CargoV=AC`CA+1OW> Cdigo identificador do cargo no sistemaF&uncion

como identi$icdor Unico do cro.

Descri#$o CargoV=AC`DESCC1W> Descri49o do cro. &cilit identi$ic49odo cro. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio emreltrios e consults.

Controle de Documentos - 3


24/118

&suriosO cdstro de usurios J obritrio "r utili49o de KulKuer $uncionlidderelciond o mbiente Controle de Documentos.


=AA 6 (S(A+IOS.

No cdstro de usurios devem ser cdstrds s in$orm45es Kue de$inem crcter#stic e "ermiss5es de "rocesso de um determindo usurio d em"res.



25/118

&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos usurios.


Atuali"a#Bes G Cadastros G .suIrios


Tipo ,uncionIrioCdigo 110+ome .suIrio10+ome /edu"F .suIrio10Cdigo DeptoF D8.A= N,MG

CodF Cargo 0114 N,MGData nicio H*O9)=ogin ..A/*10 conforme usuIrio do configurador)/ecebe 9?mail 5Tipo de 9?mail HT5=9ndF 9?mail usuario10PtotvsFcomFbrDistribF DocF 5TF /ecebimF Ambos/ecebe ,+C 5

Tipo ,uncionIrioCdigo 112+ome .suIrio12+ome /edu"F .suIrio12Cdigo DeptoF D9+- N,MGCodF Cargo 0110 N,MGData nicio H*O9)=ogin ..A/*12 conforme usuIrio do configurador)/ecebe 9?mail 5Tipo de 9?mail HT5=9ndF 9?mail usuario12PtotvsFcomFbr

DistribF DocF 5TF /ecebimF Ambos/ecebe ,+C 5

Tipo ,uncionIrioCdigo 11M+ome .suIrio1M+ome /edu"F .suIrio1MCdigo DeptoF D5*+ N,MGCodF Cargo 0112 N,MGData nicio H*O9)

=ogin ..A/*1M conforme usuIrio do configurador)

Controle de Documentos - #


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/ecebe 9?mail 5Tipo de 9?mail HT5=9ndF 9?mail usuario1MPtotvsFcomFbrDistribF DocF 5TF /ecebimF Ambos

/ecebe ,+C 5

Tipo ,uncionIrioCdigo 114+ome .suIrio14+ome /edu"F .suIrio14Cdigo DeptoF D69+ N,MGCodF Cargo 011M N,MGData nicio H*O9)=ogin ..A/*14 conforme usuIrio do configurador)/ecebe 9?mail 5

Tipo de 9?mail HT5=9ndF 9?mail usuario14PtotvsFcomFbrDistribF DocF 5TF /ecebimF Ambos/ecebe ,+C 5

2' Controle de Documentos


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Campos obrigatrios: Tipo .suIrioV=AA`T*(S+W 6 Ti"o de usurio do Sistem>

o / &uncionrio

o 2 Outros

&uncion como identi$icdor do ti"o de usurio em Kue o ti"o 2 outros estes ser9o osusurios Kue n9o $em "rte d $ol7 de "mento Vmbiente 1est9o de *essolW.E;em"lo> Estirios erentes com "r6lbore etc.

Ser9o restrinidos o ti"o 2 outros Kundo inter49o com o mbiente1est9o de *essol estiver tiv trvJs do "rmetro M`=1INT "ois oti"o / $uncionrio ser cdstrdo "ens no mbiente 1est9o de*essol.

Cdigo V=AA`MATW> Cdigo identificador do usuIrio no sistemaF&uncioncomo identi$icdor Unico do usurio. *ode ser crido "or meio d $errment decdio inteliente.

O cdio ser lterdo con$orme inter49o do "rmetro M`=1INT.

+ome V=AA`NOMEW> +ome completo do usuIrioF&cilit identi$ic49o dousurio. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio em lunsreltrios e consults.

. O nome ser lterdo con$orme inter49o do "rmetro M`=1INT.

+ome /edu"id V=AA`A*E'IDOW> +ome resumido do usuIrio utili"ado emalguns relatriosF &cilit identi$ic49o do usurio. Est in$orm49o Je;tmente iul o cm"o \'oin (sr.] e "resentd junto o cdio em :%dos reltrios consults e "esKuiss.

Cdigo Depto V=AA`CCW> Cdigo do departamento do usuIrio. &uncioncomo identi$icdor Unico do de"rtmento do usurio.

O cdio De"to. ser lterdo con$orme inter49o do "rmetro

M`=1INT.



28/118

CdF ,un#$o V=AA`COD&(NW> Cdigo da fun#$o do usuIrio. &uncion

como identi$icdor Unico do cro do usurio.

O Cd. Cro ser lterdo con$orme inter49o do "rmetroM`=1INT.

Data nQcio V=AA`INICIOW> Data de inclus$o do usuIrioF +eistr dtinicil de cdstro do usurio no Sistem. A in$orm49o d dt nteci"d ddt6bse do Sistem indic Kue o usurio estr tivo "rtir dest dt.

A dt in#cio ser lterd con$orme inter49o do "rmetroM`=1INT.

Demais campos: =ogin .srF V=AA`'O1INW> * login do usuIrio deve ser igual ao apelido

cadastrado no configuradorF+eistr identi$ic49o do usurio no Sistem"or meio do loin cdstrdo no mbiente C*+,-./AD*/. A in$orm49o Jessencil "r "resent49o e controle de "end


29/118

O status )sr ser alterado co*for+e a i*terao do -ar.+etro

/V1!$.

/eceb 9?mailV=AA`+ECMAIW> (surio recebe e6mil^

o / 6 Sim

o 2 6 N9o

+eistr "ermiss9o do usurio em receber e6mil de visos e "end e?mail do usuIrioF +eistr o endere4o decorres"ond


30/118

DistribFDoc V=AA`DISTSNW: .suIrio distribuidor de documentosR

o 1 Sim

o 2 No

+eistr "ermiss9o do usurio em distribuir um documento.

O uso deste cm"o "ermite ter vrios usurios res"onsveis em distribui49ousndo o "rinc#"io de serem controldos no documento "or departamentodistribuidor.

E;em"lo> De"rtmento 0/> =ulidde. E;istem trordV=AA`T*FO+DW Ti"o de visuli49o "r documentos em et"de leitur.

o / 6 TM'

o 2 6 Fordie?

M1 Controle de Documentos


31/118

o 3 6 Ms Ford

+eistr "ermiss9o do usurio em crir um "dr9o ou ti"o de"rormHrKuivo Kue o usurio dever utilir "r bi;r su "end


32/118

AssuntosO cdstro de ssuntos J obritrio "r utili49o d $uncionlidde n "esKuis dedocumentos relciondo o mbiente Controle de Documentos.


=D3 6 CADAST+O DE ASS(NTOS.



33/118

&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos ssuntos.


Atuali"a#Bes G Cadastros G Assuntos


CodF Assunto A110Des Assunto Desenos Tcnicos

CodF Assunto A112Des Assunto rocedimentos de 6endas

CodF Assunto A11MDes Assunto Controles de 9ngenaria

CodF Assunto A114Des Assunto rocedimentos de 5edi#$o

CodF Assunto A11SDes Assunto nspe#$o de rocessos

Campos obrigatrios:

CodF AssuntoV=D3`CODASSW> Cdio do ssunto do documento.

Des AssuntoV=D3`DESCASW> Descri49o do ssunto do documento.



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(alavras-c4aveO cdstro de "lvrs6c7ve J relido "r utili49o d $uncionlidde n "esKuisde documentos relciondos o mbiente Controle de Documentos.


=D 6 'OCA'IADO+ES 6 *A'A+A CAE.

No cdstro de "lvrs6c7ve devem ser cdstrds s in$orm45es Kue de$inem scrcter#stics do documento como $cilitdor de "esKuisrHloclir documentos "orusurios em necessidde de leiturHconsult documentos.



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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro ds "lvrs c7ves.

*r relir esse e;erc#cio v em>

Atuali"a#Bes G Cadastros G alavras Cave


alavra Cave Deseno

alavra Cave roduto

alavra Cave 5edi#$o

alavra Cave rocessos

alavra Cave Tcnicas

Campo obrigatrio: alavraCave V=D`CAEW Cdigo da palavra caveF &uncion como

identi$icdor Unico d "lvr6c7ve. E;em"los> *+OD(-_O

ADMINIST+ATIO ENDAS etc.

Controle de Documentos - 3#


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(astasO cdstro de "sts J obritrio "r utili49o d $uncionlidde de documentoscom c"is em ""el relciondo o mbiente Controle de Documentos.


=DC 6 CADAST+O DE *ASTAS.

No cdstro de "sts devem ser cdstrds s in$orm45es Kue de$inem scrcter#stics de distribui49o de documentos com vis em ""el e $iltros dede"rtmento como $cilitdor do cdstro d "st no documento.

M' Controle de Documentos


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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro ds "sts.


Atuali"a#Bes G Cadastros G astas


CdF asta 110DescF asta asta da rodu#$o

Departamentos < asta,ilial 10

DeptoF .srF D5*+

CdF asta 112DescF asta asta da 9ngenaria

Departamentos < asta,ilial 10DeptoF .srF D9+-

CdF asta 11MDescF asta asta de 6endas

Departamentos < asta,ilial 10DeptoF .srF D69+

CdF asta 114DescF asta asta da 8ualidade

Departamentos < asta,ilial 10

DeptoF .srF D8.A=

Controle de Documentos - 3*


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Campos obrigatrios: Cod asta 8DC7C*D5A+)> Cdio d "st utilid "r ru"r os

documentos destindos os usurios de um mesmo de"rtmento com vis em""el. &uncion como identi$icdor Unico d "st. *ode ser crido "or meio d

$errment de cdio inteliente.

Des asta 8DC7D9C)> Descri49o do de"rtmento. &cilit identi$ic49od "st. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio emreltrios e consults.

Demais campos: Cod Assunto V=DC`CODASSW: Cdigo do assunto relativo a esta pastaF

&uncion como identi$icdor Unico do ssunto ssocido est "st crindo

$iltros de ssunto como $cilitdor do cdstro d "st no documento.

Des Assunto V=DC`DESCASW> Descri#$o do assuntoF &cilit identi$ic49odo ssunto. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio emreltrios e consults.

Cod Tipo Doc V=DC`CODT*W: Cdigo do tipo de documentos relacionadosa esta pastaF &uncion como identi$icdor Unico do ti"o de documentossocido est "st crindo $iltros de ssunto como $cilitdor do cdstro d

"st no documento.

Des Tipo Doc V=DC`DESCT*W> Descri#$o do tipo de documentoF &cilit identi$ic49o do ti"o de documento. Normlmente in$orm49o J "resentd

junto o cdio em reltrios e consults.

Departamentos < astasO v#nculo de de"rtmento n9o J obritrio e tem como $inlidde crir um $iltro

ssocindo vrios de"rtmentos "st Kue est sendo cdstrd como $cilitdor dousurio n escol7 Vmrc49oW de de"rtmento ; "st no momentocri49oHmnuten49o do documento.

M( Controle de Documentos


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NormasDevem6se cdstrr s norms "r utili49o d $uncionlidde n "esKuis dedocumentos relciondos o mbiente Controle de Documentos.


=A 6 CADAST+O DE NO+MAS.



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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro ds "sts.


Atuali"a#Bes G Cadastros G +ormas


+orma +;/?*110

DescF +orma +;/?*110

Campos obrigatrios: +orma V=A`NO+MAW: Cdigo da norma para ser utili"ado no cadastro

de documentosF &uncion como identi$icdor Unico d norm Kue "oder serssocid um documento.

Des +orma V=A`DESCW> Descri#$o da normaF &cilit identi$ic49o dnorm. Normlmente in$orm49o J "resentd junto o cdio em reltrios

e consults.



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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos ti"os de documentos.


Atuali"a#Bes G Cadastros G Tipos de Documento


CdF Tipo DocF 8/10DesF Tipo Doc rocedimentos de 8ualidade DeptF de rodu#$o,il Dep Dst 10Cod Dep Dst D8.A=5odelo Doc AD6-AFD*T

8tde +um eK Sigla Doc 8/10?

No cm"o \T;t. *rotoc.] diite \Este "rotocolo de"ois de "reenc7ido deve serenvido o de"rtmento de =ulidde].

CliKue no bot9o \A45es +elcionds] em seuid \Niv. +es".] loclido no to"o djnel e in$orme os ddos seuir>

Nvel Nr. Mnimo Altera Doc Baixa Pen Gera Ver

0labora23o 7 +I, +I, +I,

$evis3o 7 N-O +I, N-OAprova23o 7 N-O +I, N-O

Con$ir os ddos e con$irme o cdstro de \N#veis +es"onsveis]L e o cdstro do \Ti"ode Documento]L

CdF Tipo Doc T5D10DesF Tipo Doc nstru#$o de Trabalo da 5etrologia,il Dep Dst 10Cod Dep Dst D9+-5odelo Doc AD6-A(FD*T8tde +um eK Sigla Doc T5D10?

No cm"o \T;t. *rotoc.] diite \Este "rotocolo de"ois de "reenc7ido deve serenvido o de"rtmento de Enen7ri]L



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CliKue no bot9o \A45es +elcionds] em seuid \Niv. +es".] loclido no to"o djnel e in$orme os ddos seuir>

Nvel Nr. Mnimo Altera Doc Baixa Pen Gera Ver

0labora23o 7 +I, +I, +I,$evis3o 7 N-O +I, N-OAprova23o 7 N-O +I, N-O

Con$ir os ddos e con$irme o cdstro de \N#veis +es"onsveis]L e o cdstro do \Ti"ode Documento]L

Campos obrigatrios: Cd Tipo Doc V=D2`CODT*W: Cdigo do tipo de documentoF dentifica uma

famQlia de documentos Kue possuem a mesma formata#$o e finalidadeFDever ser ssocido um documento cdio do ti"o de documento comosuest9o V"rtic de mercdoW e o "re$i;o do cdio do documento.

9xemplos:

o Cd Ti"o Doc> IT

o Des Ti"o Doc> Instru49o de trbl7o.

o O documento Kue ser usdo $icr com o cdioIT-001.

o Cd Ti"o Doc> M=

o Des Ti"o Doc> Mnul d Kulidde.

o O documento Kue ser usdo $icr com o cdioMQ-001.

o Cd Ti"o Doc> *=

o Des Ti"o Doc> *rocedimento d Kulidde.

o O documento Kue ser usdo $icr com o cdioPQ-001.

Des Tipo Doc V=D2`DESCT*W> Descri#$o do tipo dodocumentoF &cilit identi$ic49o do ti"o de documento. Normlmente in$orm49o J "resentd juntmente com cdio em reltrios e consults.



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,il Dep Dst V=D2`&I'DE*W> ,ilial a Kual estI associado odepartamento responsIvel pela distribui#$o deste tipo de documentoF Indic $ilil do de"rtmento V$ililHem"res s9o de$inidos n instl49o do Sistem*rot7eus W Kue res"onde Vssume res"onsbiliddeW "elo o "rocesso dedistribui49o de documentos.

Cod Dep DstV=D2`&I'DE*W> Departamento responsIvel peladistribui#$o deste tipo de documentoF Indic o de"rtmento Kue res"ondeVssume res"onsbiliddeW "elo o "rocesso de distribui49o de documentos.

E;em"lo>

o &il De" Dst> 00

o Cod De" Dst> 000000/

O de"rtmento \000000/] J res"onsvel "or tods s distribui45es dos $uturosdocumentos cridos e todos os $uncionrios ssocidos esse de"rtmento.

Como o cm"o DistribFDoc Vdescrito cim n tbel de usuriosW $oi "reenc7ido com/6Sim $oi recebid um "end


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O rKuivo V;;;;;;;;.DOTW dever conter s vriveis im"ortntes do SistemKue s9o Vvrivel de cncelmento vrivel de c"i controld vrivel dedocumento obsoletoW e os ddos d c" do documento.



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Suerimos Kue ests vriveis sejm lterdsHco"ids bseds norKuivo "dr9o descrito no "rmetro M`=DDOT*D Vdvsi:.DOTW.Est lter49oHc"i dever ser relid "or um usurio con7ecedor do

$uncionmento dos modelos FordG d Microso$tG "r evitr erros der$i e sist


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Txt rotocF V=D2`*+OTOC> =D2`MEMO/W Texto do protocoloF Indic ote;to do "rotocolo de entre do documento em su distribui49o.

AcumF /evis$o V=DD`1+EW> Acmulo de responsIveis ao gerar revis$oFNo momento d er49o d revis9o o Sistem deve veri$icr se e;istem novos

res"onsveis cdstrdos no de"rtmento "r este ti"o de documento e Kuen9o est9o inclu#dos n list de distribui49o. Assim esses novos $uncionriosser9o tmbJm considerdos como res"onsveis "el nov revis9o. AlJm disso oSistem veri$icr se e;istem $uncionrios do de"rtmento com sttuts\Intivo]. Neste cso eles n9o ser9o inclu#dos como res"onsveis n er49o drevis9o.

;otBes obrigatrios:

+ivF/espF VN#veis de res"onsveisW> Cri \mtri] de res"onsbilidde de

elbor49o do documento.

+QvelV=D%`A(TW N#vel de res"onsbilidde "ernte o documento.Com Kutro n#veis$i;os>

6Elbordor

6+evisor

6A"rovdor

6omolodor



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99laborador:

N#vel res"onsvel "el elbor49o cri49o diit49o de$ini49oestruturl de$ini49o de usurios res"onsveis e usurios leitores dodocumento.

//evisor:O n#vel res"onsvel "el revis9o de todos os itens e te;tos do documento.

AAprovador:

O n#vel res"onsvel "el "rov49o de todos os itens e te;tos dodocumento.

HHomologador:

O n#vel res"onsvel "el 7omolo49o de todos os itens e te;tos dodocumento.

+r 5Qnimo V=D%`NMINW> NUmero m#nimo deres"onsveis "r este n#vel de res"onsbilidde. Necessrios "r este ti"o dedocumento.

Altera Doc V=D%`A'TW> De$ine se este n#vel deres"onsbilidde "ossui utori49o "r lter45es. Indic SIM ou N9o "r

"ermiss9o de lter49o do documento.

;aixa end V=D%`B)*W> Cso sej tinido o nUmerom#nimo de "end O Sistem ir vlidr Kuntidde de no m#nimo / VumW usurio"r cd n#vel "orJm com o cdstro de res"onsveis no documento "oder conter tJ:: usurios.

4( Controle de Documentos


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Cm"o Altera Doc> Como suest9o est J um mtri de res"onsbilidde com todosos n#veis e com montem "ermitindo Kue tods s lter45esHcr#tics do documento$iKuem 95/9dis"on#veis "r todos os n#veis.

Cm"o ;aixa end> As bi;s ds "end


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Demais botBes:

/espons. V+es"onsveisW> Nest o"49o o usurio "ode de$inir osde"rtmentosHcrosH$iliis res"onsveis "els $ses de cri49o dos documentosd Kulidde sendo els>

o Elbordor

o +evisor

o A"rovdor

o omolodor

A de$ini49o d mtri n9o J obritriL "orJm se in$ormd no cadastrode documentos o sistem "ermitir ssoci49o somente dos res"onsveisKue estiverem relciondos n mtri.

AlJm disso Kundo utilid ser9o "resentdos de $orm utomtictodos os usurios relciondos o de"rtmentoHcroH$ilil.

S1 Controle de Documentos
http://help.microsiga.com.br/portuguese/mergedprojects/qdoa050/qdoa050.htmhttp://help.microsiga.com.br/portuguese/mergedprojects/qdoa050/qdoa050.htmhttp://help.microsiga.com.br/portuguese/mergedprojects/qdoa050/qdoa050.htmhttp://help.microsiga.com.br/portuguese/mergedprojects/qdoa050/qdoa050.htm


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Controle de Documentos - #/


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%AN+AMENTOS

Documentos

O cdstro de documento J obritrio "r utili49o de KulKuer $uncionlidderelciond o mbiente Controle de Documentos. As "rinci"is tbels utilids nosistem s9o>

=A2 6 Te;to 1eris

=A! 6 Tbel de Cdios Internos

=AA 6 (surios

=AD 6 De"rtmentoHSetor

=A1 6 =uestionrios

=D0 6 +es"onsveis "elo Documento

=D/ 6 Distribui49o "or (surio

=D2 6 Ti"os de Documentos

=D3 6 Assuntos

=D! 6 Cr#tics "or Documento

=D% 6 N#veis Obritrios

=D, 6 'oclidores

=DB 6 +e$er


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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos ln4mentos dos documentos

Cmin7o "r o e;erc#cio 3Docu+e*to *ter*o3>

Atuali"a#Bes G =an#amentos G Documentos


Tipo de Doc P9? D.sponivel@

Cod: Doc P


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D< um cliKue du"lo sobre o de"rtmento \=ulidde] selecione s o"45es \(surios]e \*sts] e con$irme selecione o usurio \(surio0/]L

+e"it o "rocedimentoL d< um cliKue du"lo sobre o de"rtmento \Enen7ri] selecione s o"45es \(surios] e \*sts] e con$irme selecione o usurio \(surio02]L

Selecione s "sts de Enen7ri e =ulidde e con$irme o cdstro.

CliKue no bot9o \Sumrio] e in$orme os ddos seuir>

Diite \E;em"lo de Sumrio] e con$irme inclus9o do \Sumrio]L

CliKue no bot9o \'oclidores] "ressione hEnter e inclu oloclidor \Medi49o] V&3 Dis"on#velWL

CliKue no bot9o \Motivo +evis9o] e diite \+evis9o Inicil> 000 Documento diitdo "or usurio0/].

CliKue no bot9o \Documento] "r Kue o Sistem ere o documento tultrvJs do FordL

*;9/6AE*:Note Kue o *rot7eus briu o Ford com o modelo de documentocdstrdo no \Ti"o de Documento] Kue ser c" deste documentoL

Este modelo erlmente est rvdo n "st ZSYstemZModelos ou no cmin7oes"eci$icdo no *rmetro \M`=*ATFD].

Neste documento berto "elo Ford dever ser diitdo ou coldo o conteUdo doDocumento d =ulidde.

Diite os ddos seuir Vn9o J necessri tbelW>

Comprimento: 7B=

Dimentro Externo:

Dimentro Interno:

Medidas da Caneta Esero!r"ica

Slve o documento $ec7e o Ford e retorne o *rot7eus.

cliKue no bot9o \&inlir Documento] "r con$irmr inclus9odo documento.

Note Kue o documento est com sttus n cor \Amrel] ou sej o documentoest em $se de \Elbor49o].

Controle de Documentos - ##


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O ti"o interno cri um rKuivo no mbiente do servidor Totvs VServerWcom rnti de seurn4 de sen7. O cesso est c"i deve serevitdo "or meio d seurn4 de cesso o servidor d Totvs.

o 9xterno: (tili o "rorm ssocido "elo sistem o"ercionl.E;em"los> AutoCdG *o?er *ointG etc.

O ti"o e;terno mntJm um c"i do rKuivo no mbiente do servidorTotvs VServerW sem rnti de seurn4 de sen7. O cesso ess c"ideve ser evitdo vi seurn4 de cesso o servidor d Totvs.

As -eral V=D`CODASSW Cdigo do assunto principal do documento.

Selecione o cdio do ssunto erl do Kul trt o documento. Tecl &3Pdis"on#vel "r consultr o cdstro de ssuntos e ssim "reenc7erutomticmente o "r;imo cm"o XDes. As. 1erl.X com descri49o dossunto seleciondo con$orme cdstro.

Este cm"o re$erente o ssunto tem como $un49o detl7r em tJ cinco n#veis ossunto "r o Kul o documento se destin $cilitndo tre$ de locli49o dedocumentos bem como d veri$ic49o de e;ist


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As Detale 2 V=D`CODAS3W Seundo n#vel de detl7mento do ssunto dodocumento. Selecione o cdio do ssunto detl7e 2 do Kul trt o documento.Tecl &3P dis"on#vel "r consultr o cdstro de ssuntos con$orme cdstro.

As Detale M V=D`CODAS!W Terceiro n#vel de detl7mento do ssunto do

documento. Selecione o cdio do ssunto detl7e 3 do Kul trt o documento.Tecl &3P dis"on#vel "r consultr o cdstro de ssuntos con$orme cdstro.

Dat 6igWncia V=D`DTI1W Dt de vi


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5otivo da /evis$o V(tili tbel =A2W Texto do motivo da revis$oFOsistem "resent um ci; de te;to n $orm de um cm"o memo "rdiit49o do te;to sobre o motivo d revis9o do documento.

E;em"lo do te;to n revis9o 000> +evis9o inicil ou revis9o de im"lnt49o dodocumento.

/esponsIveisX V(tili tbel =D0W 9sta rotina permite a defini#$o dosresponsIveis por todas as fases de elabora#$o do documentoF *reenc7imentoobritrio con$orme os n#veis de res"onsbilidde in$ormdos no cadastro detipos de documentosF

/esponsabilidade

*rdem ,ilialCdigo.suIrio

+omeDepartamento do.suIrio

.suIrionativo

Elbordor 0/ 0/ 0/00000/ AndrJSilv

//03,

+evisor 0/ 0/ 0/000002 1ustvo //03,

A"rovdor 0/ 0/ 0/000003 Mri 0/000

omolodor 0/ 0/ 0/00000!gulin*es

0/00/

Neste momento de$ine6se Kue o documento deve ser elbordorevisdo "rovdo e 7omolodo e;tmente nest ordem.

Se o "rmetro M`=DB)A'E estiver de$inido com XSimX e 7ouvermis de um res"onsvel "r et" tul s9o erds "end


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/. CliKue sobre o bot9o \De"rtmentos\ "r selecionr o de"rtmento destino.Neste momento o Sistem "ermite escol7 doVsW destintrioVsW "or $un49o.Ess "ossibilidde J tulid em conjunto com os de"rtmentoVsW ou sej nomomento d escol7 d $un49o o Sistem rstrei e selecion oVsWde"rtmentoVsW em Kue est9o inclusos VsW $un45esVsW escol7idVsW.

2. Se um de"rtmento estiver cdstrdo como XIntivoX continur sendocessdo "elos documentos j cdstrdos mntendo6os como 7istricos evliddos "ens nos "r;imos documentos serem inclu#dos.

3. *osicione o cursor sobre o de"rtmento desejdo ou utilie o bot9o \*esKuisDe"to.] "r locli6lo.

!. *r co"ir destinos e destintrios de documentos j e;istentes VvientesWselecione o bot9o \Co"i Destino].

*reenc7 os ddos solicitdos "r c"i de destino e selecione o bot9o\Cdstro] "r consultr os ddos do "r"rio cdstro de documentos.

%. D< du"lo cliKue "r mrc6lo ou utilie o bot9o \MrcrHDesmrcr Todos]"r selecionr todos os de"rtmentos.

Observe "orJm Kue o selecionr o de"rtmento o Sistem "resent umnov tel "r de$ini49o d distribui49o do documento.

,. MrKue s o"45es de destino> (suriosH*sts.

8. (surio 6 envi o documento eletronicmente em ""el ou mbos "r osusurios res"onsveis.

. *sts 6 envi o documento em ""el "r rKuivr n "st do de"rtmento.

:. Con$irme.

N colun XTi"o DestinoX o Sistem "resent o usurio e "st.Dess $orm o documento ser distribu#do "r os usurios res"onsveis

"elo de"rtmento Veletronicmente ou em ""elW e rKuivdo em sures"ectiv "st.

/. No Kudro XDestintrios 6 (suriosX o Sistem "resent os usurios Kue

receber9o o documento e sus $orms de distribui49o.

Selecione o usurio e o ti"o de distribui49o dndo du"lo cliKue sobre o reistrodesejdo ou ind "r mrcr todos os usurios utilie o bot9o\MrcrHDesmrcr Todos].

O usurio "ode tmbJm utilir o bot9o \*esKuis (surio] "r "osicionr ocursor no reistro desejdo.

'1 Controle de Documentos


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*r editr os ddos do usurio ou "st cliKue no bot9o \Edit(surio]. Neste item "odemos lterr s con$iur45es de$inids nocdstro de usurios tis como>

NUmero de c"is.

(surio recebe documento VSim ou N9oW.

Ti"o de c"i Veletrnic ""el mbs ou n9o recebeW.

/. /elatrio de DestinatIrios de DocumentosFDis"on#vel no menu "ormeio d o"49o \+eltriosHDocumentos] cujo objetivo J listr "or

de"rtmento os usurios Kue receberm oVsW documentoVsW e de Kue$orm os receberm> im"resso ou vi e6mil.

Se o destino $or X*stX o Sistem "resent os destintrios mrcdoscon$orme relcionmento e$etudo no cdstro de X*stX o"49oXDe"rtmentos ) *stsX.

D*C.59+T**r Incluir documentos ou bi;r "end M`=*ATF M`=*ATFD M`=*ATFT.

O sistem "resent um "eKuen jnel "rocessndo os ddos do documento etulindo s vriveis con$orme documento modelo.

8uando o campo Doc ntV9xt nternos)

9ste bot$o irI abrir um aplicativo editor de textos >ordYJ >ord6ieZY ou6isioY)F Carregue o modelo FD*T definido no cadastro de tipos de doc#mentos eatuali"e as variIveis do documentoJ permitindo a edi#$o do documento ou sualeituraF

Con$iure os ddos restntes do documento se necessrio e slve o rKuivo.

Encerre o FordG"r Kue o sistem retorne "st XO"45esX.

8uando o campo Doc ntV9xt 9xternos)

Controle de Documentos - 6/
http://help-prg:811/portuguese/mergedprojects/qdoa020/qdoa020.htmhttp://help-prg:811/portuguese/mergedprojects/qdoa020/qdoa020.htm


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9ste bot$o irI abrir um aplicativo associado ao arKuivo disponQvel no sistemaoperacional e permitirJ caso o usuIrio tena acesso ou perten#a [ etapa atual dodocumentoJ a edi#$o do documento ou sua leituraF

Con$iure os ddos restntes do documento se necessrio e slve o rKuivo.

Encerre o "lictivo"r Kue o sistem retorne "st XO"45esX.

k "oss#vel visulir os documentos tmbJm "elo Microso$t isio G. *ress inter49o e;iste seuinte $un49o =DOIEFVW sendo>

=DOIEF Vc&ilDoccCodDocc+evDoc)*rmetros>

C&ilDoc &ilil do sistem do documento

cCodDoc Cdio do documento

c+evDoc +evis9o do documento

Cso n9o sej in$ormdo o "rmetro Xc+evDocX o Sistem ssume Ultim revis9oviente do documento.

Ess $un49o "rev< bertur dos documentos em FordG e Fordie?G. *r tntoe;iste um "onto de entrd com o mesmo nome d $un49o X=DOIEFX "r relir scustomi45es.

*r con$iur49o e cri49o dos objetos no Microso$t isioG deve ser consultdo o helpKue o editor o$erece e seuir s instru45es de con$iur49o do *rot7eus "r cone;9ocom o Server.

Demais botBes ATA *p#Bes): *bLetivo V(tili s tbels =A2W 6 9sta rotina permite escrever um texto

descritivo sobre os obLetivos do documentoJ ou sej Kue se destin odocumento Kuis res "oder9o utili6lo Kul su im"ortnci Kuis sconseKQ


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O sistem retorn "st XO"45esX.

umIrioV(tili s tbels =A2W. 9sta rotina permite a digita#$o do sumIriodo documentoF

O Sistem "resent um ci; de te;to n $orm de cm"o memo "r

diit49o do te;to sobre o S(M+IO. /eferencias\V(tili tbel =DBW. 9sta rotina permite definir referWncias

internas eVou externas para o documentoF

k "oss#vel crir documentos com re$er


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;aixar uma crQtica:

CliKue n O"49o \Cr#tics] em seuid no bot9o \A45es +elcionds] e \T;t. Crit]veri$iKue cr#tic em seuid cliKue no bot9o \Bi; Critic] "r encerrr Vbi;rW cr#tic.

Em seuid cliKue no bot9o \&inlir Documento].

olicita#BesV(tili tbel =D*W. Est o"49o ser e;ecutd "ens "elos usuriosdestintrios Kue "oder9o levntr todos os "ontos Kuestionveis do documento ou $ersuest5es de mel7ori cessndo rotin trvJs do bot9o XSolicit49o de Alter49oX.

A solicit49o de lter49o estr dis"on#vel "ens se o documento estivercom o sttus de leitur.

*r veri$icr e;ecu49o d rotin Solicit49o de Alter49o de Documentos observe ot"ico \+olicita2;es].

,inali"ar Documento:Est rotin rv o documento e $inli su inclus9o.

CliKue no bot9o X&inli DocumentoX e retorne tel de mnuten49o.

'4 Controle de Documentos
http://help-prg:811/portuguese/mergedprojects/qdoa052/qdoa052.htmhttp://help-prg:811/portuguese/mergedprojects/qdoa052/qdoa052.htm


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.rava17o dos documentosEm r9o d distnci entre s instl45es ds $iliis d em"res 7 necessidde derv49o dos documentos em locis di$erentes e dess $orm deve6se con$iurr o

Sistem "r Kue os documentos erdos "elo mbiente Controle de Documentos sejmlocdos n "r"ri $ilil tornndo mis r"ido seu cesso e leitur.

*r ess con$iur49o deve6se observr Xmscr de redeX de cd $ilil onde ocesso os documentos J relido e de$ini6l n tbel =) Vvi mbienteCon$iurdorW. A busc ds locli45es do Client J utomtic $cilitndo locli49o de mis de um lur inde"endentemente de estrem n mesm rede.

*r visulir os documentos rvdos s9o locdos no diretrio tem"orrio dosistem o"ercionl os rKuivos tem"orrios res"onsveis "el leitur dos documentostornndo mis $le;#vel utili49o de mbientes de cone;9o remot.

Se o "rmetro M`=DB)A'E estiver de$inido com XSimX e 7ouvermis de um res"onsvel "r et" tul s9o erds "end



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/. No momento do cdstro de documentos cliKue no bot9oXDistribuidores].

2. O sistem "resent um "erunt se ostri de "reenc7er osusurios utomticmente de cordo com o cdstro de ti"o dedocumento cso res"ond n9o o Sistem "resent um tel "rsele49o do de"rtmento e de"ois dos usurios.

3. O Sistem retorn tel do cdstro de documentos.

/evalida#$o istrico d revlid49o. O "rocesso derevlid49o est detl7do no t"ico \*end


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"r lterr o documento de$inido n mtri de res"onsbilidde no cdstro de ti"o dedocumento necessite tuli6lo.

S9o erds novs revis5es "ens "r documentos Kue j $orm conclu#dos "ortntoest9o emstatusde leitur.

N revis9o do documento o Sistem tr todos os cm"os "reenc7idos "odendo lter6los ns et"s de elbor49o mntendo o mesmo nUmero do documento oriinl eincrementndo o nUmero d revis9o.

Ao concluir um nov revis9o o documento de oriem torn6se obsoleto e o novodocumento estr em $se de elbor49o con$orme leend.

Detale: Todo documento "ode "ssr "or diversos "rocessos desde su elbor49otJ revis9o "rov49o etc.

*or um mel7or orni49o ds in$orm45es reltivs o documento o mbiente

Controle de Documentos mntJm um 7istrico de tods s "end

DocumentoL

Cdstro de documentosL

isulie os ddos e con$irme.



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Somente ser "ermitid visuli49o do documento o usurio Kue tivercesso su leitur ou elbor49o. Cso contrrio o Sistem "resent mensem XDocumento n9o liberdoX.

olu#$o de problemas*bserve:go9o estv o"erndo o sistem normlmente. No entnto o veri$icr o cdstro deSolicit45es n9o conseuiu bi;r um solicit49o de um documento novo o sistemvis Kue o usurio n9o tem cesso est rotin.

olu#$o:

No mbiente con$iurdor no cdstro de usurios ns o"45es de cessos um dels J\bi; de Solicit45es] o Kul deve estr 7bilitd "r um usurio res"onsvel "or

bi;r s Solicit45es de documentos um ve Kue "or ser novo n9o um res"onsvel"el elbor49o "or motivo de seurn4 o sistem restrine o cesso "elo cdstro desen7sHusurios.

'( Controle de Documentos


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DocumentosO cdstro de documento J obritrio "r utili49o de KulKuer $uncionlidderelciond o mbiente Controle de Documentos. As "rinci"is tbels utilids no

sistem s9o>



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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro dos ln4mentos dos documentos.

Cmin7o "r o e;erc#cio 3Docu+e*to &'ter*o3 >

Atuali"a#Bes G =an#amentos G Documentos


Cod: Doc ITD=7

$evisao ===

Doc Int#0/t 0/terno

As 4eral A++==

Tipo de Doc Vistoria do corpo de bombeiros

Selecione *st O"45es.

CliKue no bot9o \Objetivo] e diite o te;to seuir>

+elir s vistoris "eridics do cor"o de bombeiros.

Con$irme o \Objetivo].

CliKue no bot9o res"onsveis>

+es"onsbil Ordem &ilil Cod. (surioNome (surio

Elbordor 0/ 0/ 00! (surio 0!

+evisor 0/ 0/ 003 (surio 03

A"rovdor 0/ 0/ 00/ (surio 0/

CliKue no bot9o \Destintrios] "r cdstrrmos tods s \*essos]Kue ir9o receber este documentoL

CliKue no bot9o \De"rtmentos]L

D< um cliKue du"lo sobre o de"rtmento \D*MON] selecione s o"45es \(surios]e \*sts] e con$irme selecione o usurio \(surio 03]L

]1 Controle de Documentos


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+e"it o "rocedimentoL d< um cliKue du"lo sobre o de"rtmento \D*EN] seleciones o"45es \(surios] e \*sts] e con$irme selecione o usurio \(surio 0!]L

Selecione s "sts de *rodu49o e ends e con$irme o cdstro.

CliKue no bot9o \Sumrio] e in$orme os ddos seuir>

Diite \E;em"lo de Sumrio] e con$irme inclus9o do \Sumrio]L

CliKue no bot9o \'oclidores] "ressione hEnter e inclu oloclidor \*rocessos] V&3 Dis"on#velWL

CliKue no bot9o \Motivo d +evis9o] e in$orme os ddos seuir>

\+evis9o Inicil 000 6 Documento diitdo "or usurio 0/].CliKue no bot9o \Documento] como se trt de um Documento E;terno"rocure o Documento Ford o KulKuer outro documento n ri C>

Note Kue o *rot7eus briu o cmin7o "r sele49o do documentoL

Slve o documento e con$irme.

cliKue no bot9o \&inlir Documento] "r con$irmr inclus9odo documento.

Note Kue o documento est com sttus n cor \Amrel] ou sej o documentoest em $se de \Elbor49o].

O "rmetro \M`=D'++E] de$ine se o incluir um nov revis9o o motivod revis9o tul ser "do.

Controle de Documentos - */


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Bai9a de (end:nciasCom o documento j diitdo devemos or bi;r s "endJncis erds "or tl decordo com consult $eit.

Consulta G Historico =an#amento

Depois s entrar com a sena de cada um dos usuIriosF

]2 Controle de Documentos


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Controle de Documentos - *3


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&er o loin com o usurio 02.

Bi; de "end


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=uestionrio somente ser ciondo Kundo o "rmetroM`=A=(EST estiver tivo. *r Kue os usurios recebm um c"iem ""el e treinmento de documentos ser necessri im"ress9o doKuestionrio "or meio do reltrio X=uestionrioX.

]' Controle de Documentos


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&'erc(cio

Aor e$eturemos o cdstro do Kuestionrio


Atuali"a#Bes G =an#amentos G endWncias

'oo em seuid cliKue n "st visos e ere o Kuestionrio.

Cod =uest =(EST*=*+0/

+eviso 000

T#tulo =uest =(ESTIONA+IO DOC *=*+0/

Cod. Docto *=*+0/

+ev. Docto 000

*ont. M#nim /0

Selecione *erunts.

+ / 2ergunta 2ergunta

000/ *er3unt A

0002 *er3unt B

Selecione "erunt 00/ e cliKue no bot9o \A45es +elcionds] em seuid\+es"osts]L

/ A %00

2 B 000

+e"it o "rocedimento com "erunt 0002 considerndo res"ost XAX com vlor 000e res"ost XBX com vlor %00.

Controle de Documentos - **


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Campos obrigatrios: Cd 8uest V=A1`=(ESTW 6 Cdigo de identifica#$o do KuestionIrio no

sistemaF &uncion como identi$icdor Unico do Kuestionrio.

/evis$oV=A1`+W 6 /evis$o do KuestionIrioF &uncion como identi$icdorUnico do Kuestionrio.

Titulo 8uest V=A1`TIT('OW 6 TQtulo do KuestionIrioF

Cd Docto V=A1`DOCTOW 6 Documento responsIvel pela cria#$o doKuestionIrioF &uncion identi$icdor "r crir o v#nculo do Kuestionrio com odocumento.

/ev DoctoV=A1`+DOCW 6 Documento revis$o do documento responsIvelpela cria#$o do KuestionIrioF &uncion como identi$icdor "r crir o v#nculodo Kuestionrio com o documento 6 revis9o.

Demais campos: ontF5Qnima V=A1`*ONTMIW 6 *ontu49o m#nim e;iid "r o usurio

bi;r o documento n et" de leitur.

erguntas*r incluir um nov "erunt cliKue XSet "r Bi;oX n re perguntas. Ser"resentd um nov lin7 "r diit49o.

+r erguntaV=A`SE=*E+W 6 NUmero seKQencil utomtico d "erunt.

erguntaV=A`DES*E+ 6 =A`MEMO/W Descri49o d "erunt.

;ot$o &/espostas& *brigatrio:Nest re s9o in$ormdos os ddos relciondos s "erunts.

+r ergunta V=AI`SE=+ESW 6 +mero seKUencial manual da respostaFDe$ine o nUmero d res"ost. O sistem "ermite Kue sej l$numJrico.

o E;em"lo> A B C ou 0/ 02 03 etc.

Descr /espF V=AI`DES+ESW 6 Descri49o d res"ost.

ontosV=AI`*ONTOW 6 *ontu49o d res"ost.

]( Controle de Documentos


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A som de todos os "ontos ds res"osts deve ser mior ou iul ocm"o *ont.M#nim.

;ot$o &Duplicar&Est o"49o est dis"on#vel no menu do cdstro de Kuestionrios com o objetivo dedu"licr um Kuestionrio j e;istente "roveitndo s Kuest5es e res"osts j crids.

Medinte o"49o \"esKuisr] do Kuestionrio J "oss#vel selecionr Kul Kuestionriocorres"onde du"lic49o.

Aplica#$o prItica:0 ? HT5=

No diretrio de instl49o do sistem loclie "st de rKuivos de con$iur49o decesso sendo>

ZBINZSMA+TC'IENTZ

(tilindo um $errment "r edi49o de te;tos Vcomo o Note"d d Microso$tG "ore;em"loW selecione o rKuivo solicitdo sendo>

SMA+TC'IENT.INI

N se49o XCON&I1PX inclu lin7>

Bro?serEnbled/

Slve o rKuivo.

Con$iurr os Kutro "rmetros descritos no in#cio deste documento>

M`=*ATF vlor> ZS[STEMZTM'Z

M`=DTM' vlor> /

M`=DCTM vlor> SM`=*ATFT vlor> 1ETTEM**ATVW

1ETTEM**ATVW

Est $un49o retorn o diretrio tem"orrio do usurio lodo noFindo?sG.



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2 >ord6ieZ:*r e;ecutr est rotin deve6se instlr o "rorm Fordie?G d Microso$tG emcd est49o de trbl7o no Kul os usurios dever9o bi;r su "end S

M`=*ATFT vlor> 1ETTEM**ATVW

1ETTEM**ATVW

Est $un49o retorn o diretrio tem"orrio do usurio lodo noFindo?sG.

M 5s >ord:*r e;ecutr est rotin deve6se instlr o "rorm FordG d Microso$tG em cdest49o de trbl7o "rtir do Kul os usurios dever9o bi;r su "end


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Distribui17o de documentos "st nUmero de c"is ti"o c"i ede"rtmento.

Ao selecionr "st desejd ser9o seleciondos todos osde"rtmentos el relciondos con$orme mrr49o de$inid nocdstro de "sts ou no cdstro de de"rtmentos.

4. Cso sej necessrio lterr os ddos do destintrio cliKue no bot9oXEditr].

Neste item o usurio "oder lterr o nUmero de c"is o ti"o d c"i ese recebe documento.

%. *r X*esKuis De"rtmentoX in$orme $ilil e o de"rtmento.

,. *r XE;cluirX destintrios cliKue no bot9o.

8. Con$irme distribui49o do documento.

O Sistem "resent um nov tel XDistribui49oX in$ormndo>

dt de vi


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&'erc(cio

Aor e$eturemos distribui49o do documento


Atuali"a#Bes G =an#amentos G Distribui#$o

'oo em seuid veri$iKue os bot5es nos Kuisvoc< "ode lterr incluir e e;cluir os destintrios.

O sistem brir tel de Distribui49o "r Kue se "oss escol7er Kuemreceber c"is do Documento. *erceb Kue est9o "recendo no Kudro\Destintrios] os usurios cdstrdos "or ocsi9o do cdstro do Documento. NotetmbJm Kue "or meio dest tel J "oss#vel cdstrr um novo destintrio ou *st e

ind e;cluir um destintrio.

CliKue no bot9o e distribu o documento.

No cm"o \Dis lidde] diite \%] e con$irme distribui49oL

Note Kue o sistem "rocessr \Distribui49o do Documento] e "resentr um tel"r emiss9o do \+eltrio do *rotocolo]. Con$irme Distribui49oL

(' Controle de Documentos


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Solicita12es

Atuali"a#Bes G =an#amentos G olicita#Bes

'oo em seuid cliKue no bot9o incluir e veri$iKue tel.

Selecione o"49o \Documentos E;istentes *=*+0/6000] e con$irmeL

D escri#$o /a"$o

Alter49o de "rmetros Alt. *rmetros do leiute

Con$irme o cdstro.

A"ens os res"onsveis "els et"s de elbor49o do documentode$inidos n mtri de res"onsbilidde "ossuem o direito de lterr osdocumentos e;istentes. *or isso se outro usurio o ler um documentodiscordr do seu conteUdo ou "or KulKuer motivo levntr necessiddede lter49o neste documento "oder e$etur um solicit49o delter49o.

olicita#$oV=D*`N(MSE=W NUmero seKQencil d solicit49o.

Observe Kue este cm"o J seKQencilL "orJm s dus "rimeirs "osi45es s9o$i;s utilindo como "re$i;o s e;"ress5es>

o SI 6 "r novos documentos.Est simboloi J utilid "r re"resentr solicit49o de inclus9o denovo documento.

(( Controle de Documentos


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o SA 6 "r documentos e;istentes.

Est simboloi J utilid "r re"resentr solicit49o de lter49o dedocumentos e;istentes.

Se necessrio o usurio "oder ne;r documentos est solicit49o "or meio do bot9o\Ane;o] ou ind "oder crir documentos utilindo o bot9o \Crir Docto]. Assim osistem e;ecut o FordG"r diit49o do documento.

=undo seleciondo o bot9o XAne;oX n lter49o do documento o Sistem "resentn tel um mensem de lert. *r visulir o documento cliKue no bot9o\isulir] "r Kue o editor de te;tos FordGsej berto e o documento "resentdo.

*odemos ne;r documentos e;em"los Vsuest5esW ou tJ mesmo norms Kuere$erencim s solicit45es de lter49oHinclus9o de documentos.

;aixar&inlid solicit49o Kue $icr "endente no sistem tJ ser bi;d "or m?io do"49o bi;r dis"on#vel no menu em Kue J "oss#vel tmbJm $er mnuten49o ssolicit45es e;istentes.

A solicit49o n9o "oder ser e;clu#d cso estej vinculd moviment45es em berto ou "endentes.

Somente os usurios Kue ten7m cesso rotin XBi; Solicit45esXde$inidos no mbiente Con$iurdor "el o"49o XSen7s de (surioX eXAcessoX "oder9o bi;r s solicit45es de inclus9o de documentos.

5uda sele#$o

Est o"49o de"ende d con$iur49o do "rmetro 5678D**=F

O conteUdo in$ormdo "ode ser>

&+$o%

Ao cessr rotin XSolicit45esX ser9o "resentds tods s solicit45es clssi$icdscomstatusKue de$inem su situ49o tul con$orme leend.

Ao selecionr o"49o XMud Sele49oX o sistem $iltrr somente s solicit45es emnlise e;ecutndo novmente. Em seuid volt "r o status inicil "resentndotods s solicit45es.

Controle de Documentos - =


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&im%

Ao cessr rotin ser9o "resentds somente s solicit45es em nlise. N n9o7ver o"49o XMud Sele49oX.

A inclus$o de novos documentosF



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A altera#$o de documentos existentesF

*r err solicit49o de lter49o de um documento ele deve ter seu reistroclssi$icdo com mrc49o n cor verde ou sej deve estr em statusde leiturcon$orme bot9o \leend].

Ao concluir um solicit49o o sistem er um "end


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(end:nciasAs "end


93/118

Os ti"os de "end


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In$orm necessidde de e$etur um treinmento "r o documento con$orme de$ini49odo cm"o X+el. Trein.X no cdstro de documentos. O viso somente ser bi;doKundo o usurio incluir um treinmento "r o documento.

Aviso de documentos cancelados

In$orm o usurio Kue o documento $oi cnceldo. O viso somente ser bi;doKundo o usurio cessr rotin X*end


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*r im"ress9o do 7istrico de revlid49o n c" do documento $oi dis"onibilid vrivel \c+evlid] Kue deve ser inclu#d nos rdmaes "dr5es =DOM8/0.*+F eHou=DOM820.*+F e no rKuivo modelo e;em"lo \ADSI1A:.DOT].

O "rocesso de revlid49o tmbJm "ode ser e;ecutdo n rotin de \Cdstro deDocumentos] "or meio d o"49o \1err +evis9o].

Cso o usurio res"onsvel "el "end


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Devolu17o revis7oEst rotin J utilid "r e$etur devolu49o de documentos de $orm Kue odistribuidor "oss controlr s c"is devolvids.

As "rinci"is tbels utilids s9o>

=D( Devolu49o de revis9o nterior

=D/ Distribui49o "or usurio

*rmetros d rotin>

M`=DO*DE

;aixar*r bi;r devolu49o ds c"is J necessrio Kue o nUmero de c"is devolvidssej iul o nUmero de c"is "endentes 7vendo e;ce45es>

' Controle de Documentos


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Devolu#$o das cpias parcialO usurio deve in$ormr o nUmero de c"is devolvids e n9o "reenc7er o cm"o com Xjusti$ictiv d n9o devolu49o ds c"isX. Ao $inlir bi; o nUmero de c"isdevolvids ser bi;do e devolu49o continur "endente "r bi; ds c"is

restntes.

Devolu#$o de cpias totalMesmo $ltndo c"is J necessrio justi$icr Xn9o devolu49o ds c"isX. *r isso$oi crido o bot9o Xgusti$ictivX.

5uda sele#$oEst o"49o de"ende d $orm Kue $oi con$iurdo o "rmetro M`=DO*DE.

eri$iKue seu conteUdo>&+$o%Ao cessr rotin X+evis9o AnteriorX ser9o "resentdos todos os ln4mentos>

"endentes ou bi;dos con$orme leend.Ao selecionr o"49o XMud Sele49oX o sistem $iltrr somente os ln4mentos

"endentes. Ao e;ecutr novmente volt "r ostatusinicil "resentndo todos osln4mentos.

&im%Ao cessr rotin ser9o "resentdos somente os ln4mentos "endentes e n9oe;istir o"49o XMud Sele49o].



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$ollo>-u leituraO $ollo?6u" de leitur de documentos "ermite cd usurio e$etur o erencimentodos documentos Kue devem ser lidos.

Dess $orm o usurio n9o corre o risco de ler o mesmo documento dus vees ouind dei;r de ler um documento de sum im"ortnci "or n9o ter certe de t

M`=DIEF

M`=D*IEF

;aixarAo e;ecut6l o sistem "resent um jnel com rel49o dos documentos.

( Controle de Documentos


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TreinamentoA rotin de treinmento J considerd $se $inl ou sej "s ter crido o documentoe ddo bi; ns "end


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&'erc(cio

Aor e$eturemos Solicit49o de Treinmentos.


Atuali"a#Bes G =an#amentos G Treinamentos

Os treinmentos ser9o erdos "rtir d cri49o do documento.

Ano treina no tul

CodF Doc *=*+0/

/evisao 000

Data )nicio Dt de OgE f / di

Data final Dt de OgE f / di

Hora )nQcio 0>00Hora ,inal /2>00

=ocal Treina TOTIS

'oo em seuid cliKue n "st treinndo e selecione "or de"rtmentos.

De". De Enen7ri e =ulidde e con$irme.



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Ao incluir um treinmento o sistem mntJm os ddos cdstrdos tJ Kue o usuriorelie os "rocedimentos de>

Confirmar

Os ddos do treinmento devem ser con$irmdos in$ormndo su dt de reli49o.

Devem ser justi$icds s $lts dos usurios.

/etreinar

Os treinmentos j con$irmdos "odem ser "roveitdos "r er49o de novotreinmento.

mprimir emitir os dados dos treinamentos cadastrados)

Ao $inlir inclus9o do treinmento o Sistem envi um mensem Ve6milW ostreinndos in$ormndo Kue e;iste um endmento de treinmento enKunto os

"rmetros "r envio de e6mil estiverem con$iurdos e o cm"o X+ecebe e6milX do

cdstro de usurios estej de$inido como XSimX.AlJm disso o Sistem er um "end


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ara incluir treinamentos:

/. N jnel de mnuten49o de treinmento selecione o"49o XIncluirX.

O sistem "resent tel de inclus9o subdividid em "sts Kue $cilitm oerencimento ds in$orm45es>

*st XTreinmento 6 IncluirX.*st XTreinndosX.

2. N "st XTreinmentoX "reenc7 os cm"os con$orme orient49o doshelpsde cm"o.

N "st XTreinndosX s9o sueridos os usuriosHcrosHde"rtmentoscon$orme de$ini49o dos destintrios no cdstro de documentos.

k "oss#vel selecionr outros "rtici"ntes "r o treinmento>

N re XDe"rtmentoX selecione os de"rtmentos envolvidos.

eri$iKue Kue o Sistem tr seleciondos todos os usurios e seus res"ectivoscros.

N re XCrosX selecione os cros dos usurios Kue "rtici"r9o dotreinmento.

eri$iKue Kue o sistem tr seleciondos todos os de"rtmentos e usuriosrelciondos.

N re X(suriosX selecione os usurios.

eri$iKue Kue o sistem tr seleciondo o de"rtmento e o cro relciondo.



103/118

/. N brr de $errments est9o dis"on#veis os seuintes bot5es>

\*esKuis "or (surio]. Este bot9o "ermite consultr usurios cdstrdosno Sistem "r in$orm6los no treinmento.

\*esKuis "or De"rtmento]. Este bot9o "ermite consultr de"rtmentos

cdstrdos no Sistem "r in$orm6los no treinmento.2. \*esKuis "or &un49o]. Este bot9o "ermite consultr s $un45es

cdstrds no Sistem "r in$orm6ls no treinmento.

(tilie6os con$orme necessidde e con$irme.

/etreinarA KulKuer momento "ode6se selecionr um treinmento e clicr n o"49o X+etreinrX.O sistem err utomticmente um novo treinmento selecionndo todos os

usurios Kue "or ventur estvm "lnejdos "r relir o treinmento nterior e Kuen9o relirm "ermitindo sele49o de outros usurios mesmo Kue j treindosnteriormente.

Se 7ouver necessidde de relir um novo treinmento "r um documento Kue jso$reu treinmento o sistem "ermite Kue ele sej relido de $orm "rtic sem Kue7j necessidde de rediitr todos os ddos.

ara efetuar retreinamentos:

/. N jnel de mnuten49o de treinmento "osicione o cursor sobre otreinmento Kue desej usr como bse "r o novo treinmento e cliKuen o"49o X+etreinr].

O sistem "resent um nov tel semel7nte tel de inclus9o "orJm comluns ddos j "reenc7idos.

Con$ir e "reenc7 os ddos necessrios con$orme orient49o do 7el" decm"o.

2. Em seuid n "st XTreinndosX selecione osusuriosHcrosHde"rtmentos Kue "rtici"r9o de novo treinmento.

Con$irme.

Ao $inlir o sistem envi um mensem Ve6milW os usuriosin$ormndo Kue e;iste um endmento de treinmento.

3. Aluns dos cm"os Kue j v


104/118

Trans"er:ncia de (end:ncias

*p#$o do menu &Transferir&

Est o"49o "ermite relir trns$er

Tipos de pendWncia



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Indic os ti"os de "end


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ser ssumido o X(surio DestinoX seleciondo no ti"o de "end

Mtr#cul

Nome

A"elido

De"rtmento

*p#Bes

Est o"49o "ermite sele49o "or $ililHde"rtmento ou "or "end


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endWncias

O Sistem "ermitir trns$eri6ls "r $iliisHusuriosHde"rtmentos distintos.

Est o"49o "ermite mrcr tods s "end

Transferir e ativar

Trns$ere s "end


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Departamento

Subdivid em dus res distints>

TransferWncia de departamento

Ser "resentdo $ililHusurio oriem e o cdioHde"rtmento destino.

Histrico de transferWncias de departamento

Ser9o relcionds s trns$er


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MISC@%ANEA

mportar documentos

Est rotin "ermite im"ortr documentos j e;istentes "r o $ormto utilido nombiente Controle de Documentos $cilitndo o "rocesso de diit49o. Ao e;ecut6l osistem tuli o cdstro de documentos.

ara importar documentos:

/. N jnel de Im"ort49o de ArKuivo Documentos "reenc7 os cm"oscon$orme orient49o dos helps.

2. Em seuid cliKue no bot9o XAbre rKuivo documentoX "r selecionro rKuivo e;istente.

3. Selecione um rKuivo do ti"o X.DOCX ou X.T)TX.

!. Con$irme.

O sistem e;ecut o FordG erndo o documento ser rvdo no $ormtoutilido "elo mbiente Controle de Documentos.

%. eri$iKue e $inlie rotin.

Ao $inlir o sistem "resent mensem Kue im"ort49o $oi relidcom sucesso erndo o reistro no cdstro de documentos e erndo

"end


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Manuten17o de distribui17oA mnuten49o de distribui49o "ossui como $uncionlidde "rinci"l tivrHdestivrdestintrios e distribuir documentos os usurios Kue n9o receberm.

ara reali"ar a manuten#$o da distribui#$o de documentos:

/. N jnel Mnuten49o de Distribui49o o sistem "resent vrios Kudros como"45es de distribui49o tiv49o e destiv49o de documentos.

2. Selecione o"49o desejd>

Distribuir por destinatIrioF

Est rotin "ermite relir distribui49o dos documentos "or destintrioscon$iurndo e selecionndo os documentos os usurios ou "sts e $orm de

recebimento.ara distribuir documentos por destinatIrios:

Ao selecionr est rotin o sistem "resent jnel "r de$ini49o do destintrio>

(surios

*sts

Selecione o destintrio e con$irme.

O Sistem bre jnel "r XSele49o do (surioX ou XSele49o d *stX.



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Se o"49o escol7id $or X(surioX "osicione o cursor sobre o usurio desejdo econ$irme.

*oder ser usdo o bot9o XEditr (surioX "r veri$icr seus detl7es.

Se o"49o escol7id $or X*stX selecione "st desejd os de"rtmentos

envolvidos e con$irme.*ode6se utilir o bot9o XMrcHDesmrc TodosX "r selecionr todos osde"rtmentos.

Em seuid o sistem bre um nov jnel "r XSele49o dos DocumentosX.

Selecione os documentos serem distribu#dos dndo du"lo cliKue sobre o reistro econ$irme.

Distribuir por documento

Est o"49o "ermite relir distribui49o "or documentos con$iurndo e selecionndoos documentos os usurios e $orm de distribui49o e recebimento.

ara distribuir documentos:

/. Ao selecionr est rotin o sistem "resent jnel "r XSele49o deDocumentosX.

2. *osicione o cursor sobre o documento desejdo e con$irme.

Marque os usurios destinatrios dando duplo clique sobre o registro ouutilize o boto para marcardesmarcar todos!.

"oder ser usado o boto #$ditar %surio# para &eri'icar seus detal(es.

&on"irme.

Ao finalizar, o Sistema apresenta a mensagem para a confirmao daexecuo da baixa de leitura dos documentos.

&on"irme.

nativar por destinatIrio

Est o"49o "ermite destivr destintrios dos documentos "r Kue n9o recebm"end


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*oder ser usdo o bot9o XEditr (surioX "r veri$icr os detl7es.

Se o"49o escol7id $or X*stX selecione "st desejd os de"rtmentosenvolvidos e con$irme.

O usurio "oder utilir o bot9o XMrcHDesmrc TodosX "r selecionr todos osde"rtmentos.

Em seuid o sistem bre um nov jnel "r XSele49o dos DocumentosX.

MrKue os documentos serem intivdos dndo du"lo cliKue sobre o reistro econ$irme o"er49o.

nativar por documento:

Est o"49o "ermite destivr destintrios dos documentos "r Kue n9o recebm"end


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*oder ser usdo o bot9o XEditr (surioX "r veri$icr os detl7es.

Se a opo escol4ida "or 5Pasta5, selecione a pasta desejada, marque osdepartamentos envolvidos e con"irme.

O usurio "oder utilir o bot9o XMrcHDesmrc TodosX "r selecionr todos osde"rtmentos.

Em seuid o Sistem bre um nov jnel "r XSele49o dos DocumentosX.

MrKue os documentos serem tivdos dndo du"lo cliKue sobre o reistro.

Con$irme o"er49o

Ativar por documento:

Est o"49o "ermite tivr destintrios os documentos "r Kue recebm s "end


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Con$ir6os e $inlie o documento.

Somente os usurios Kue ten7m cesso s rotins XIm"rimeX e X+etivX documentoscnceldos de$inidos no mbiente Con$iurdor "or meio d o"49o XSen7s de(surioX e XAcessoX "oder9o im"rimir visulir e retivr os documentos cnceldos.



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Aus:ncia temorriaEst rotin J utilid "r controlr us

=AE Aus


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(m documento em diit49o cuj mtri de res"onsbilidde X+es"onsveisX estej"reenc7id n9o ser $etdo em KulKuer um ds demis $ses de elbor49o dodocumento.

A $orm lterntiv de de$inir um usurio com us


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*r incluir outro usurio destino "osicione XSet "r Bi;oX n re X(surioDestinoX onde ser "resentd um nov lin7 "r diit49o.

*r veri$icr o status dos reistros de us


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.%OSS)IO

rocedimentos: Conjunto de "ssos e conduts "r tinir o objetivo dentro dem"resHinstitui49o reid "els norms d Kulidde erlmente bsedos emnorms d ISO6:00/ eHou outrs norms d Kulidde.

nstru#Bes de Trabalo: Conjunto de "ssos e conduts "r tinir o objetivode "roduir ou relir um "roduto ou servi4o dentro d em"resHinstitui49oreid "els norms d Kulidde e norms de seurn4 leis e etc erlmente

bsedos em norms d ISO6:00/ eHou outrs norms d Kulidde.

5anual da 8ualidade: Conjunto de conduts "r es"eci$icr Kul dire49o e

com"rometimento d lt dire49o d institui49oHem"res tinir os objetivosreidos "els norms d Kulidde erlmente bsedos em norms d ISO6:00/eHou outrs norms d Kulidde.

9labora#$o do Documento: k o "rocesso de cri49o do documentoVdiit49oH"esKuis e deKu49oW erlmente relido "eloVsW res"onsvel VisWd re com su"ervis9o d eKui"e d Kulidde.

Distribui#$o do Documento:k o "rocesso de e;"osi49o do documento cridoos usurios leitores e "rtici"ntes do "rocesso de Kulidde dem"resHinstitui49o no sistem controle de Documento dus mneirs de

e;"or o documento vi eletrnic ou vi ""el.

=ista 5estra: (m reltrio crido como bse de um uditori no controle dedocumentos d em"resHinstitui49o "or conven49o neste reltrio const "ens ultim vers9o viente de cd documento e onde este tine VreHde"to.W eest $isicmente no cso de c"is em ""el erlmente usdo "elo Auditor

"r Kuestionr usurios se est9o utilindo o documento correto e n vers9o

controle de documentos_p11.doc

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