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Contas a pagar e receber

Já nos primórdios da civilização humana, os homens viviam em comunidades e tinham como preocupação a sua subsistência,através da busca por segurança, conforto e alimentação coletiva. Com isso, suas atitudes se resumiam em satisfazer asnecessidades básicas através da troca de produtos que servissem para a sua alimentação e segurança, praticava-se aí ochamado “escambo”.

Atualmente a humanidade evoluiu extraordinariamente, criaram-se os números como elemento de contagem e contabilizaçãode fortunas acumuladas e consequentemente evoluíram os grandes interesses econômicos, com isso o escambo foi trocado poroperações comerciais.

Quanto maiores são os propósitos do empreendedor atual com relação ao seu crescimento econômico, maiores são suasnecessidades em realizar grandes e maiores volumes de negociação de venda de mercadorias e serviços.

Porém, para se atingir estes grandes volumes, nos tempos atuais e diante de uma economia dinâmica, o crédito passou a seruma de suas principais estratégias, tanto como propósito de venda quanto de compra.

Então, vender ou comprar utilizando-se do fator crédito, significa estarmos analisando a dinâmica e os problemas daadministração financeira da empresa, assim, muitos cuidados devem ser tomados no sentido de conhecer "a quem” seconcede, ou, “de quem” se obtém o crédito, bem como, saber controlar todos esses recursos financeiros. Há que se estabelecercriteriosas políticas para obter e conceder crédito!

A obtenção do crédito está associada à possibilidade de obter recursos de matérias-primas, mercadorias, mão de obra,equipamentos e muitas vezes, também, recursos financeiros sem a contrapartida imediata, isto é, sem o pagamento no ato desua obtenção.

Isto porque muitas vezes a empresa não dispõe do dinheiro necessário, mas vislumbra a possibilidade de negociar produtos eserviços com promessa de pagamento futuro, eis aí uma das armas para vencer a concorrência - negociar volumes sem disporde capital de giro imediato!

Controle de Contas a Receber

Trata-se de uma ferramenta de controle que deve ser regularmente registrada atualizando-se novas informações das vendas aprazo, bem como, dos registros de movimentações ocorridas nos títulos.

O objetivo da administração de contas a receber consiste em dispor de contas com a maior rapidez possível, sem perder vendascom a adoção de técnicas de cobrança muito agressivas. A consecução desse objetivo abrange três tópicos: concessão decrédito, condições de crédito e monitoramento de créditos.

Concessão de crédito

Envolve a aplicação de técnicas para determinar quais clientes merecem receber crédito. Esse processo inclui a avaliação daqualidade do cliente, do ponto de vista do risco de crédito e sua comparação aos padrões de crédito da empresa, ou seja, osrequisitos mínimos para conceder crédito a um cliente.

Para medir o risco da concessão do crédito – possibilidade de que o cliente não pague as suas compras – é necessário realizaruma análise da sua capacidade de pagamento.

Tomemos por exemplo uma renda familiar de R$ 1.000,00 mensais. Para efeitos do cálculo do valor limite para conceder atítulo de crédito para compra, devemos primeiramente deduzir os custos diretos desta família.

Para isso, na obtenção de informações através dos dados cadastrais do cliente verificamos que se encontram comprometidosR$ 600,00 para pagamento de aluguel e outras prestações já existentes, então, o seu saldo de R$ 400,00 deverá ser suficientepara a cobertura com os custos com alimentação, vestuário, manutenção da casa, e, para a amortização de uma comprarealizada na proporção de 30% sobre o saldo disponível.

Cálculo da Capacidade de Endividamento --

Rendimento Bruto Familiar R$ 1.000,00(-) Principais despesas com residência R$ 500,00(-) Prestações já comprometidas no momento R$ 100,00(=) SALDO DISPONÍVEL PARA ENDIVIDAMENTO R$ 400,00CÁLCULO DA CAPACIDADE DE ENDIVIDAMENTO 30% R$ 120,00

Então, esta família tem uma capacidade para endividamento de R$ 120,00 mensais, que é a resultante do cálculo de 30%sobre o saldo salarial disponível de R$ 400,00.

Este resultado encontrado determina o valor máximo de parcela mensal possível de ser concedido, pois, do contrário, valoressuperiores a este resultarão em falta de capacidade na quitação da obrigação pelo financiado.

Perceba, portanto, que se deve estabelecer uma criteriosa política para concessão de crédito, baseado nos parâmetros dacapacidade de financiamento de sua empresa associado aos parâmetros de vendas do mercado e nunca ser tomado apenascomo uma “arma” de venda para o marketing de sua empresa visando tão somente o aumento no volume de faturamento.

Importante: Se você tem dúvidas para a definição de sua política de crédito, conte com a ajuda do SEBRAE, através detre inamentos ou consultorias técnicas especializadas.

Condições de crédito

Envolvem decisões estratégicas para determinar o montante possível de valores concentrados na carteira de contas a receber deacordo com a capacidade da empresa vendedora, pois, não basta somente vender a prazo. Visando adequada administraçãodos recursos financeiros da empresa, alguns fatores tornam-se condicionantes para continuar vendendo a prazo:

- O volume de vendas realizadas a prazo em relação ao total de vendas realizadas no período;

23/08/2010 .: Portal do Sebrae no Paraná :.

sebraepr.com.br/…/BUSCA_TEXTO2009… 1/4

Comércio Varejista

Construção Civil

Tecnologia da

Informação

Conheça o significado dasprincipais palavras e termosutilizados no mundoempresarial.

- A sazonalidade das vendas;

- A proporção entre o custo do produto ou serviço vendido em relação ao valor faturado;

- As regras atuais de crédito em relação ao ramo de atividade;

- A política de cobrança da empresa;

- O capital de giro da empresa.

Monitoramento de créditos

Envolve o controle dos créditos concedidos quanto a sua liquidez. Acompanhamento quanto ao comportamento na quitação dostítulos pelos clientes quanto a sua pontualidade e níveis de inadimplência.

É importante a confecção de cadastros de clientes, obtendo-se dados relativos a: nome, endereço, formas e pessoas paracontato, fontes de referências comerciais e bancárias, qualificação dos sócios quando se tratar de empresa, etc.

Também realizar um acompanhamento quanto ao float sobre as cobranças realizadas através de bancos. Este se refere aosfundos enviados pelo pagante, mas ainda não disponíveis àquele que recebe o pagamento.

É importante considerá-lo no ciclo de conversão de caixa porque sua presença estende tanto o prazo médio de recebimentoquanto o de pagamento. Ele é representado pelo tempo entre o depósito do pagamento e a disponibilidade de fundos àempresa.

A carteira de contas a receber representa uma das contas mais expressivas do capital de giro de uma empresa. Portanto, umaboa administração deve incluir além do seu controle, a função de planejamento financeiro, para que as vendas pelo créditocomercial proporcionem resultados efetivos.

Visando um pleno controle dos valores a receber, bem como, para o planejamento do pagamento de obrigações ouinvestimentos, com base nas previsões de entrada de recursos, considerando-se naturalmente o float praticado pelasinstituições financeiras quando da cobrança de títulos sugerimos a seguir um modelo para implantação. No final deste conteúdovocê poderá fazer o download da planilha de contas a pagar e receber.

Instruções sobre o seu preenchimento:

1. Nome da empresa;

2. Período de apuração – recomendamos que o controle seja realizado em intervalo mensal;

3. Número de folhas deste controle;

4. Cliente – código e nome do cliente;

5. Número de identificação do título em questão – deve ser identificado pelo documento fiscal originador da conta. Ex: notafiscal, duplicata, etc.;

6. Identificar qual entidade está responsável pela cobrança. Ex: banco xyz, carteira, etc.;

7. Indicar o número de dias relativo ao float de cobrança. Ex: para cobranças bancárias simples, o float varia entre 0 a 3 dias,de acordo com a praça de cobrança;

8. Indicar a data de vencimento do título;

9. Indicar o valor do título em questão;

10. Indicar a data efetiva do pagamento pelo cliente – note que esta data não representa necessariamente a data em queocorrera a disponibilização do recurso em conta-corrente, mas sim, da data de quitação pelo cliente;

11. Indicar o valor nominal do título, sem considerar descontos concedidos ou juros cobrados;

12. Indicar o valor concedido a título de desconto ou de juros cobrados. Neste caso, para correta identificação, indicar com sinaisde + ou – de acordo com a situação;

13. Campos de totalização relativos aos títulos listados nesta folha de controle.

Além dos propósitos até aqui evidenciados, incluem-se outros privilégios com a aplicação da ferramenta do controle de contas areceber:

Elaboração e manutenção do fluxo de caixa;

Análise do volume da carteira de contas a receber distribuídos por períodos;

Análise do volume de contas vencidas e não recebidas;

Decisões sobre ações de cobranças mais austeras aos casos vencidos;



Definição de políticas de vendas e de crédito mais apurados, tanto quanto representarem os riscos de inadimplência eatrasos no recebimento;

Análise da composição do capital de giro.

Controle de Contas a Pagar

Trata-se de uma ferramenta de controle que deve ser regularmente registrada atualizando-se novas informações das comprasa prazo, bem como, dos registros de movimentações de pagamentos ocorridos nos títulos.

O objetivo da administração de contas a pagar consiste em administrar os compromissos de maneira tal que proporcionemelhor fluxo de caixa possível. Portanto, decisões sobre compras a prazo devem estar obrigatoriamente associadas à previsãode entradas de recursos, via de regra, oriundos das vendas a prazo já realizadas e das vendas a vista previstas mediantehistóricos de comercia lização.

Assumir compromissos de compras a prazo sem uma devida consulta às previsões de disponibilidades no fluxo de caixa podeprovocar grandes problemas num futuro muito próximo. Atrevemo-nos a dizer que esta prática é responsável pela grandemaioria dos problemas financeiros suportados pelas empresas menos organizadas.

Representam a principal fonte de financiamento de curto prazo. Resultam de transações nas quais ocorrem compras demercadorias, onde os documentos que comprovam a dívida do comprador com o vendedor são o pedido de vendas e ocomprovante de entregas que pode ser o canhoto da NF ou o conhecimento de frete da transportadora, ambos devidamenteassinados e identificados.

Visando um pleno controle dos valores a pagar, bem como, para o planejamento de vendas a prazo, com base nas previsõesde entrada de recursos. Sugerimos a seguir um modelo para implantação:

Instruções sobre o seu preenchimento:

1. Nome da empresa;

2. Período de apuração – recomendamos que o controle seja realizado em intervalo mensal;

3. Número de folhas deste controle;

4. Fornecedor – código e nome;

5. Número de identificação do título em questão – deve ser identificado pelo documento fiscal originador da conta. Ex: notafiscal, duplicata, etc.;

6. Identificar qual entidade está responsável pela cobrança. Ex: banco, carteira, etc.;

7. Indicar a data de vencimento do título;

8. Indicar o valor do título em questão;

9. Indicar a data efetiva do pagamento ao fornecedor;

10. Indicar o valor nominal do título, sem considerar descontos recebidos ou juros cobrados;

11. Indicar o valor recebido a título de desconto ou de juros pagos. Neste caso, para correta identificação, indicar com sinais de+ ou – de acordo com a situação;

12. Campos de totalização relativos aos títulos listados nesta folha de controle.

Igualmente aos controles de contas a receber, os privilégios com a aplicação deste controle de contas a pagar, propiciaminúmeras informações que determinam ações estratégicas, bem como, de alterações nas configurações atuais degerenciamento, para adequação a situação financeira da empresa.

Veja mais:

Planilha de contas a pagar e receber

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