Conhecendo a estrutura de uma organização

As estruturas organizacionais e

as ferramentas de gestão

"A estratégia de ontem foi o que nos possibilitou sobreviver até agora, mas uma nova estratégia deve ser criada se

quisermos garantir nossa sobrevivência no futuro. "

Paul Levesque

Reflexão

Os objetivos de nossa aula de hoje são:

Facilitar a compreensão da metodologia utilizada na

realização das tarefas dentro das organizações,

visando o aperfeiçoamento dos processos.

Possibilitar um maior conhecimento das

atribuições e funcionamento de uma

organização, identificando os procedimentos

necessários para o seu bom funcionamento.

Pra início de conversa vamos conhecer o que é

método.Método é o caminho

ordenado e sistemático de se chegar a um fim.

É claro que você já conhece e até utiliza de

alguns métodos tais como: Métodos de

pesquisa, métodos de estudo etc.

O processo operacional, é a maneira lógica de

organizar a sequência das diversas atividades

para chegar ao fim almejado. Ou seja é a própria ordenação da

ação.

Mas qual é a objetividade dos métodos?

Integração de todas as atividades da empresa,

por suas unidades organizadas

dinamicamente, através de um inter-

relacionamento constante e padronizado;

Procurar a melhor qualidade na solução dos problemas, evitando

a aplicação pura e simples de modelos externos nacionais ou

internacionais sem considerar as peculiaridades de cada cultura,

linguagem e produto;

E por fim, harmonizar recursos empresariais.

Vamos conhecer agora algumas ferramentas

específicas que servem para representar os

processos.

Os fluxogramas são ferramentas de

representação gráfica do trabalho realizado na

organização.

O uso dos fluxogramas possibilitam:

1. •Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais;

2. •Identificar atividades críticas para os processos;

3. •Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;

4. •Documentação do processo para análises futuras,

4. •Adequação as normas e certificações, além de esclarecer sobre o funcionamento para recém contratados pela organização;

6. •Fortalecer o trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

Mas essas ferramentas também possui algumas

limitações:

Apesar de o fluxograma ser simples e fácil de usar, seus

recursos gráficos não permitem uma descrição

simples de processos com grandes divergências;

Os fluxogramas também não oferecem recursos para

descrever processos paralelos, ou seja, processos

que podem ocorrer simultaneamente.

Outra desvantagem dos organogramas é que eles

se tornam grandes demais ao representar processos

de grandes complexidades.

Veja a seguir os principais símbolos utilizados em um

fluxograma e seus significados:

Terminal: Início ou final

Processamento ou operação

Decisão

Movimento ou transporte

Documento

Fluxo de dados

E agora apresentamos a você um exemplo de

fluxograma

E agora apresentamos a você um exemplo de

fluxograma

Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as

coisas são feitas, e não o modo pelo qual o “chefe” diz

aos funcionários que as façam. São, portanto, a

fotografia de uma situação real.

O diagrama em bloco é uma representação por meio de

símbolos das funções desempenhadas por cada

componente e dos fluxos dos sinais.

Num diagrama em blocos, as variáveis de um sistema

estão ligadas entre si por meio de blocos funcionais.

1. •O diagrama de blocos é o mais simples dos fluxogramas, pois, indica apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos;

2. •É utilizado para uma visão rápida do processo;

3. •Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas.

 Veja abaixo um diagrama de blocos de uma contratação:

1. Reconhecer a necessidade;

2. Aprovar a requisição;

3. Entrevistar os candidatos;

4. Selecionar os candidatos;

5. Classificar os candidatos;

6. Ofertar o emprego

7. Apresentar o funcionário

 A maioria das empresas

nacionais, principalmente micro e pequenas, não

possuem qualquer estabelecimento de metas e

objetivos.

  Além de não implementar tais objetivos e metas,

muitas não compreendem sua importância para a

organização.

  Seus colaboradores e os próprios proprietários não sabem para onde e como a

organização está indo.

  Seus colaboradores e os próprios proprietários não sabem para onde e como a

organização está indo.

Estabelecer a missão e a visão de uma organização é estabelecer um caminho a

seguir e um sonho a alcançar.

MISSÃOA declaração de

missão deve refletir a razão de

ser da organização, qual o seu

propósito e o que a empresa faz. Para que a declaração

de missão da empresa seja

efetiva, ela deve:

1. •Destacar as atividades da empresa, incluindo os mercados que ela serve, as áreas geográficas em que atua e os produtos e serviços que oferece;

2. •Enfatizar as atividades que a empresa desempenha e o que a diferencia das demais empresas do mercado;

3. •Incluir as demais conquistas previstas para os próximos anos;

4. •Transmitir o que você quer de forma clara, concisa e interessante.

VISÃOA declaração de visão apresenta a direção em que a empresa pretende seguir, ou

ainda, o que ela pretende ser no futuro. Assim a

declaração de visão da empresa deve refletir

as aspirações da empresa e suas

crenças. A visão deve:

1. •Retratar um estado futuro desejado;

2. •Ser de longo prazo;

3. •Ter uma descrição clara;

4. •Estar alinhada com os valores centrais da organização;

5. •Ser inspiradora e impulsionadora;

Vejamos algumas declarações de Missão de

empresas bem conhecidas.

“Servir alimentos de qualidade com rapidez e

simpatia, em um ambiente limpo e agradável.”

“Alegrar as pessoas”

“Vender por menos para as pessoas viverem melhor”.

“Organizar as informações do mundo e torná-las

universalmente acessíveis e úteis.”

Agora é com você. Faça uma pesquisa e registre as

declarações de Missão, Visão e Valores da empresa em

que você trabalha.

Atividades1.) Sabendo que o corpo humano é constituído em 70% por água e que o planeta terra é composto de três partes de água e uma de terra, construa dois gráficos para representar a quantidade de água em nosso corpo e também em nosso planeta.

2.) Construa a sua arvore genealógica.

Atividades3.) Como você diferencia a visão e a missão de uma presa?

4.) Faça uma rápida pesquisa sobre a missão e a visão de algumas das principais empresas que você conhece. Não esqueça de incluir a empresa onde você irá trabalhar.

Atividades5.) Tendo em mente que a declaração de visão é uma expressão das aspirações da empresa a respeito de seu futuro. Imagine que você é uma empresa e crie uma declaração de visão que, de modo realista, vislumbre sua expectativa com relação ao futuro.

Referências Bibliográficas:PACOLA, Eliane Cristina. Secretariado Administrativo. 3° ed. Revisada e Ampliada S. C. R. Parda/ São Paulo: Ed. Viena, 2006.REGIVAN, Cruz. Os principais passos para elaborar um Plano de Negócios: Visão da Empresa. Disponível em: <http://www.regivancruz.com.br/?p=121> Acessado em: 28/09/2009.DOS SANTOS, Livaldo. O.S.M. organização, Sistemas & Métodos.Disponível e; : < http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1064.pdf> Acessado em: 28/09/2009.

Luiz Ricardo SilesRASC – Recuperação e Assistência Cristã

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