conciliação de movimentos contábeis -...

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Conciliação de Movimentos

Contábeis

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Sumário Introdução ..................................................................................................................................... 3

Funcionalidade .............................................................................................................................. 3

Filtros ......................................................................................................................................... 3

Utilização ................................................................................................................................... 4

Movimentos Conta Principal ................................................................................................. 4

Movimentos Outras Contas .................................................................................................. 5

Conciliação ................................................................................................................................ 7

Vincular ................................................................................................................................. 8

Desvincular .......................................................................................................................... 10

Varinha Mágica .................................................................................................................... 11

Opções nas Análises ................................................................................................................ 11

Fechar Data ............................................................................................................................. 13

Abrir Data ................................................................................................................................ 14

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Introdução A conciliação de movimentos é um processo presente na maioria das empresas e trata da

conferência das movimentações entre contas de diversas origens, processo que pode tomar

um tempo elevado. Para auxiliar neste processo esta disponível no sistema TCar a tela: “CT245

– Conciliação de Movimento Contábeis”. Permite realizar a conciliação dos movimentos de

contas e datas específicas, onde após a conciliação a alteração dos movimentos é bloqueada,

realizando um fechamento dos movimentos/datas conciliadas.

Funcionalidade Para acessar a tela, acesse o seguinte caminho: Módulo, CT → Movimentação → Conciliação

entre Movimentos Contábeis.

Figura 01. Tela CT245 – Conciliação de Movimento Contábeis.

Filtros Nesta tela existem alguns filtros a serem preenchidos para a visualização das informações. São

eles:

Data dos Movimentos: Define a data para que deseja analisar os movimentos.

Conta Contábil: Define o número da conta que deseja visualizar os movimentos para a

data escolhida.

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Utilização Ao preencher a data e a conta contábil, é possível verificar todos os movimentos gerados,

tanto débitos quanto créditos, para a conta e data definida.

Figura 02. Tela CT245 com Data e Conta Contábil informadas e carregadas.

Obs: O campo “Observações” pode ser utilizado para gravar informação para data/conta

especificada.

Movimentos Conta Principal

Nos campos do “Movimentos Conta Principal”, são apresentados todos os movimentos, e

totalizadores.

Procura Por: Este campo filtra as linhas apresentadas, procurando na coluna “Histórico” as

linhas que possuem o que foi digitado no campo.

Ainda é possível organizar as linhas, clicando sobre a coluna para ordenar.

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Figura 03. Campo Movimentos Campo Principal.

Movimentos Outras Contas

O campo “Movimentos Outras Contas”, possui as mesmas características do “Movimentos

Conta Principal”. Contendo apenas uma coluna a mais, a coluna “Conta” a qual informa a qual

conta se refere cada linha, visto que podem ser adicionadas mais de uma conta para

conciliação.

Para que seja possível “preencher” este campo é necessário utilizar o botão

, ao ser pressionado, será aberta a Tela “Outras Contas para

Conciliar”. Porem antes disso é apresentada uma mensagem informando que se houver

alguma conciliação não salva, a mesma será perdida ao entrar na tela.

Mensagem de validação para acesso a tela.

Nesta tela será encontrado o filtro “Conta Contábil:”, onde se informa o numero da conta que

deseja utilizar como secundária para conciliar com a conta Principal. Após preencher este

campo, basta clicar em “Adicionar” e depois “Confirmar”.

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Podem ser utilizadas inúmeras Contas Contábeis, secundarias. É possível também utilizar do

atalho “F2” para que abra a janela de busca, e encontre as Contas Contábeis disponíveis.

Ao adicionar uma conta, a mesma ficará sendo apresentada no campo abaixo.

Para remover uma conta, deve-se antes remover todas as conciliações que tiverem sido

realizadas para tal conta e gravar. Em seguida acessar novamente a tela e selecionar a Conta,

clicar em “Excluir” e depois em “Confirmar”.

Caso hajam contas conciliadas no momento de tentar excluir, será apresentada uma

mensagem informando que deve remover as conciliações.

Mensagem ao tentar excluir conta havendo vínculos.

Figura 04. Tela: Outras Contas para Conciliar.

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Após confirmar, o campo “Movimentos Outras Contas”, será preenchido com os movimentos

para a data especificada.

Figura 05. Campo Movimentos Outras Contas.

Conciliação Tendo carregado os movimentos do sistema e carregado o extrato bancário, é possível iniciar a

conciliação bancária.

Para Conciliar serão utilizados os seguintes botões:

Vincular: Indicado por uma corrente, é responsável por relacionar um ou mais

movimentos do sistema a uma linha do extrato. Pode ser acionado pela tecla Alt+A.

Desvincular: Remove a ligação de um movimento do sistema com o extrato, pode ser

acionado pela tecla Alt+Z.

Varinha mágica: O sistema tentará identificar os movimentos do extrato

automaticamente e relaciona-los ao movimento referente no sistema.

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Figura 06. Botões para realização dos vínculos.

Vincular

O vinculo/conciliação, pode ser feito de maneiras diferentes e existem alguns casos que

podem variar, porem sempre deve-se ter em mente que nesta tela o padrão de vínculos

utilizados é ( Débito < - > Crédito ) e não (Débito < - > Débito) ou (Crédito < - > Crédito). A

seguir alguns exemplos.

1x1:

Quando selecionado uma linha da Conta Principal e uma linha das Contas Secundarias, pode-se

pressionar o botão para que o vinculo seja feito. Ao realizar esta ação, notará algumas

alterações na tela.

Alterações

1. A linha da Conta Principal utilizada fica em amarelo quando na tela da Secundaria

estiver selecionada a correspondente ao seu vinculo. E quando estiver selecionada

qualquer outra linha da Secundaria que não for a correspondente ao seu vinculo,

ficara: em vermelho caso o vinculo tenha preenchido o total da conta principal, ou azul

caso ainda tenha faltado alguma quantidade para fechar o valor. Por exemplo em dois

movimentos o da conta principal é de 100 e o da secundária é de 80, ao conciliar os

dois, na principal ainda faltará 20 reais para fechar, logo a linha ficará da cor azul, em

contra partida a Secundária ficara em vermelha pois todo seu valor foi utilizado.

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2. A coluna “Conciliada” dos dois campos passara a ficar marcada, identificando que esta

linha, já foi conciliada, caso tenha sido uma conciliação completa, ou seja estiverem

em vermelhas as linhas.

3. Na coluna “Valor Conciliado” em ambos os lados , passará a ser apresentado o valor

correspondente ao valor conciliado. Caso o valor não seja o total, (falte dinheiro) a

linha do extrato ficara da cor azul, identificando que esta parcialmente conciliada.

Os três pontos acima podem ser visualizados na figura 07.

Figura 07. Conciliando movimento sistema com extrato banco.

OBS: Depois de conciliado, o movimento não poderá mais ser alterado nem excluído.

Nx1:

É possível realizar o vinculo, de mais de uma linha da Conta Principal por vez.

Pensando nesses casos, é possível, utilizando a tecla “CRTL” pressionada, selecionar

mais de um movimento da Conta Principal e adicionar em um mesmo movimento da

Conta Secundaria.

1xN:

Sendo possível assim conciliar uma linha da Conta Secundaria com uma ou mais linhas

da Conta Principal.

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Porem para qualquer um dos três casos, as alterações acima citadas serão as mesmas.

Reveja quais são estas alterações clicando aqui.

Botão: Conciliar Todos

Realiza o vinculo de todos os movimentos na tela, tanto para Contas Principais quanto para

Secundarias, não havendo um controle, ou marcação de exceções, será conciliado 100% dos

movimentos.

Figura 08. Vinculando mais de um movimento por vez (Nx1).

Desvincular

Botão utilizado para desfazer os vínculos anteriormente realizados.

Para sua utilização basta selecionar as linhas, do movimento na Conta principal e da Conta

Secundaria. Tendo as duas linhas selecionadas clicar no botão, ou utilizar o atalho “ALT+Z”. O

vinculo será desfeito, desfazendo as 3 alterações que são feitos ao vincular.

Reveja quais são estas alterações clicando aqui.

Caso houver várias linhas de um para apenas uma linha do outro, deverá desvincular linha a

linha.

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Botão: Desconciliar Todos

Realiza o desvinculo de todos os movimentos na tela, tanto para Contas Principais quanto

para Secundarias, não havendo um controle, ou marcação de exceções, serão desconciliados

100% dos movimentos.

Varinha Mágica

Este botão tem como objetivo encontrar movimentos de mesmo Valor e com mesmo

Histórico, entre os movimentos da conta principal e da conta secundária. E realiza a

Conciliação automaticamente entre os resultados encontrados que forem validados.

Opções nas Análises Existem mais opções que podem ajudar se organizar e facilitar a compreensão e conciliação

das informações. Nos dois campos (Conta Principal e Conta Secundaria), ao clicar sobre as

linhas com o botão direito do mouse, podem ser visualizadas diversas opções, são elas:

Movimentos da conta Principal:

Editar Movimentos: Será aberta a tela “CT055 – Controle do Movimento” onde estará

carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e

alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT245, após

recarregá-la.

Novo Movimento: opção será aberta a tela “CT055 – Controle do movimento” aonde

já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados

novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na

tela CT245, após recarregá-la.

Localiza Linha do relacionamento: Selecionará a linha do extrato que foi conciliado no

movimento do sistema.

Exibir movimentos conciliados: Vem sempre marcada, ao desmarcar as linhas que já

foram conciliadas não serão mais exibidas até que seja remarcada.

Exibir somente movimentos da linha do extrato: Exibe apenas os movimentos que

estão conciliados em alguma linha do extrato.

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Figura 09. Opções campo Conta Principal.

Movimentos da conta Secundaria:

Editar Movimentos: Será aberta a tela “CT055 – Controle do Movimento” onde estará

carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e

alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT245, após

recarregá-la.

Novo Movimento: opção será aberta a tela “CT055 – Controle do movimento” aonde

já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados

novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na

tela CT245, após recarregá-la.

Localizar movimento pelo valor: Selecionará a linha do movimento da conta Principal

com o mesmo valor.

Exibir linhas conciliadas: Vem sempre marcado, ao desmarcar, o sistema esconde às

linhas que já estão conciliadas com movimentos, mantendo visível apenas as linhas

que ainda não foram conciliadas.

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Figura 10. Opções campo Conta Secundaria.

Fechar Data Ao utilizar este botão a data e a conta que estão carregadas na tela, ficaram “trancadas”, e não

será possível adicionar, remover ou alterar qualquer informação dos movimentos com data e

conta iguais as que estão carregadas.

Para ter acesso a esta opção é necessário que o usuário tenha as devidas permissões no

sistema.

Através do caminho: Módulo PG → Administrativo → Usuários → Usuários, é possível chegar

até a tela: “PG000 – Cadastro de Usuários” onde possui a opção: “Permite Realizar

Fechamento/Abertura de Data na Conciliação Contábil”, esta deve estar marcada para que o

usuário consiga realizar a abertura e/ou o fechamento da data e conta.

Figura 11. Permite Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação contábil.

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Caso o usuário não tenha esta opção marcada ao clicar em “Fechar data” a mensagem que

será exibida é a seguinte.

Figura 12. Mensagem ao não ter acesso ao fechamento/Abertura.

Figura 13. Botão Fechar Data.

Será preenchido ao lado do botão “Abrir data”, as informações do “Usuário” e “Data”. Após,

basta clicar em gravar.

Figura 14. Data da conciliação e Usuário Conciliação.

Abrir Data Após a data estar fechada, sendo necessário realizar alguma alteração, será necessário algum

usuário com permissão, acessar a data/conta e clicar em “Abrir data”, para que a mesma

esteja disponível para utilizar novamente.

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