como organizar eventos

Como Como

08 a 11 de outubro de 201408 a 11 de outubro de 2014

Como Como Organizar EventosOrganizar Eventos

PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO

O que é?O que é?

Para que serve?Para que serve?

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICOPLANEJAMENTO ESTRATÉGICOPARA EVENTOSPARA EVENTOS

É um dos primeiros grandes passos para a produção de um evento.Antes de qualquer ação, é necessário traçar um perfil detalhado detudo que se pretende com o evento e tudo que é necessário para aefetivação dele.

Qual o objetivo?Qual o objetivo?Qual seu nicho?Quanto posso gastar?Qual será a equipe?Como será a divulgação?Etc.

Pode parecer fácil, mas organizar eventos, independente dotamanho, exige cuidados imprescindíveis. Um custo não planejado,um risco não calculado, uma divulgação fraca e até o seu jeito de serelacionar com os outros serão fatores diretamente proporcionais aosucesso da sua ação.

Por que é tão importante Planejar?Por que é tão importante Planejar?

sucesso da sua ação.

Organização de Eventos: Os sete erros mais comunsOrganização de Eventos: Os sete erros mais comuns

1. Falta de planejamento

2. Desespero

3. Falta de networking

4. Má divulgação

5. Não saber ouvir

6. Estar desatualizado

7. Falta de criatividade

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Montar um CronogramaComo Montar um Cronograma

Atividade Responsável pela atividade MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3 MÊS 4 MÊS 5 MÊS 6 MÊS 7 MÊS 8 MÊS 9 MÊS 10 MÊS 11 MÊS 12 Status

1. Planejamento da ação

Avaliação do cenário sócio-econômico

Delimitação do conceito

Objetivo do evento

Público Alvo

Definição do local

Definição da data

Definição do horário

Levantamento de custos

2. Formação das equipes

Técnica

Logística

Infra-estrutura

Comunicação

Segurança

3. Programação3. Programação

Definição completa da programação

Data escolhida para o evento

4. Administrativo-financeiro

Definição de orçamento

Levantamento de planilha/controle orçamento

5. Montagem de check-lists

Forncedores

Compras

6. Captação de recursos

Patrocínio

Permutas

Venda de ingressos/inscrições

7. Jurídico

Levantamento/negociação dos direitos autorais

Definição de contrapartidas

Assinatura de contratos


PRÉ-PRODUÇÃO

AtividadeResponsável

pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

1. Planejamento da ação

Avaliação do cenário

sócio-econômico

Delimitação do conceito

Objetivo do eventoObjetivo do evento

Público Alvo

Definição do local

Definição da data

Definição do horário

Levantamento de custos


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

2. Formação dasequipes

Técnica

Logística

Infra-estrutura


PRÉ-PRODUÇÃO

Infra-estrutura

Comunicação

Segurança


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

3. ProgramaçãoDefinição completa da

programação

Data escolhida para o

evento

4. Administrativo-


PRÉ-PRODUÇÃO

4. Administrativo-financeiro

Definição de orçamento

Levantamento de

planilha/controle

orçamento

5. Montagem de check-lists

Forncedores

Compras


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

6. Captação de recursosPatrocínio

Permutas

Venda de

ingressos/inscrições


PRÉ-PRODUÇÃO

ingressos/inscrições

7. JurídicoLevantamento/negociaçã

o dos direitos autorais

Definição de

contrapartidas

Assinatura de contratos


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

8. Definição de cronograma de execução9. JurídicoAlvarás


PRODUÇÃO

Alvarás

Taxas públicas

Regulamento do

evento

Levantamento de

documentação


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

10. ArtísticoTransporte

Traslado

Hospedagem

(rooming list)


PRODUÇÃO

(rooming list)

Alimentação

Camarim

Receptivo

Tradutor


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

11. TécnicaCenário

Figurino/maquiage

m

Equipamentos


PRODUÇÃO

Equipamentos

(iluminação,

sonorização…)

Uniforme

Transporte

Traslado

Alimentação


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

12. LocalAmbientação/Decor

ação

Sinalização

(Posicionamento)


PRODUÇÃO

(Posicionamento)

Credenciamento/Po

rtaria

Acessibilidade

Rota de fuga

Vistorias (laudos

técnicos, bombeiros)

Estrutura (palco,

sala de produção,

imprensa)

Infraestrutura

Limpeza


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

13. Divulgação e MarketingPlanejamento

estratégico

Cerimonial


PRODUÇÃO

Cerimonial

(definição de

hostess, etc)

Sinalização (criação

e produção)

Peças institucionais

Peças gráficas

Peças volantes

Brindes e material

promocional


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

13. Divulgação e MarketingMídia paga (rádio, tv,

impressos, internet)

Assessoria de


PRODUÇÃO

Assessoria de

imprensa (mídia

espontânea)

Redes sociais

Comum. interna

Clipping

Premiação

Certificado (confecção)

Pesquisa de

satisfação (públ. geral)


pela atividadeMÊS

1MÊS

2MÊS

3MÊS

4MÊS

5MÊS

6MÊS

7MÊS

8MÊS

9MÊS 10

MÊS 11

MÊS 12

Status

14. DesmontagemEstrutura

Equipamentos

Limpeza

15. Borderô


PÓS-PRODUÇÃO

15. Borderô16. Entrega de Certificado17. Pagamentos / Acertos finaisEquipe

Forncedores

18. Pesq. satisfação (público interno)19. Relatório final


1. Análise do público-alvo2. Lista de tudo que deve ser feito3. Linha do tempo4. Organização de acordo com as localidades5. Checagem da disponibilidade dos convidados6. Atividades paralelas6. Atividades paralelas7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada8. Planilha com o andamento das ações pré-evento9. Segmentação das metas10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Planejamento FinanceiroPlanejamento Financeiro

•Planejamento antecipado•Orçamento personalizado•Pesquisa em detalhes•Organização do começo ao fim•Preparação para imprevistos•Aproveite promoções e alternativas gratuitas•Aproveite promoções e alternativas gratuitas•Estude antes de precificar•Ajustes conforme as prioridades do evento

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Precificar seu EventoComo Precificar seu Evento

1. Gastos com o evento2. Pesquisa de mercado3. Criação de lotes para o período de vendas4. Opções de pagamento5. Redução de custos6. Ferramentas de auxílio6. Ferramentas de auxílio

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?

Eles vão falar sobre você. Por isso, saiba como potencializar os efeitos da comunicação nas redes sociais, transformando-a em sucesso para sua ação.A Internet mudou a forma como as pessoas consomem, se informam e se comunicam.

Somos 78 milhões de brasileiros conectados (Ibope – set/2011), o que torna o Brasil o 5º país mais online do mundo. O boom é maior quando o assunto é Mídia Social. Pesquisas de 2011 revelam que 8 a cada 10 brasileiros navegam pelos sites de Redes Sociais (Nielsen – ago/2011).Sociais (Nielsen – ago/2011).

Não há como se esconder deste fenômeno da comunicação. Se você ou o seu produto não está lá, não adianta. Mesmo com a ausência, os media users vão falar sobre você.

O segredo para evitar o falatório e causar uma boa impressão é se relacionar. Não se esconda, saiba ouvir as críticas e se prepare para resolvê-las, conheça o seu público, seja agradável. Não é por que você está na web que o relacionamento com seus clientes será superficial. Pelo contrário, com as redes sociais e a colaboração web, os consumidores estão mais exigentes, críticos e questionadores.

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?Mídia Social: Aliada ou Vilã na divulgação de eventos?

•Domine a ferramenta para extrair o máximo de funcionalidades•De olho na concorrência•Saiba qual é o seu público de interesse•Monitore•E resolva•Promoções são legais, mas tome cuidado•Promoções são legais, mas tome cuidado•Qualidade é mais importante que quantidade•Seja social e não o chato•Fale sempre a verdade

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Como Conseguir PatrocinadoresComo Conseguir Patrocinadores

1. Lista de possíveis patrocinadores2. Apresentação aos patrocinadores potenciais3. Desenvolvimento da proposta4. Elaboração da forma de reconhecimento durante o evento5. Elo entre público do evento e público do patrocinador6. Orçamento preciso6. Orçamento preciso7. Estudo de novos clientes e consumidores8. Nada de propaganda enganosa9. Organização em todas as ações10. Abordagem adequada

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Um boa apresentação para captar patrocinadoresUm boa apresentação para captar patrocinadores

1. Objetivo e metas2. Justificativa3. Estratégias de ação4. Duração e outros detalhes do evento5. Divulgação6. Exemplos6. Exemplos

Organização de Eventos: Organização de Eventos: LembreLembre--se da Legislaçãose da Legislação

• Lei Geral do Turismo• Regulamentação de artistas e técnicos em espetáculos• Licenciamento de eventos• Lei do Direito Autoral• Acessibilidade de deficientes físicos

Organização de Eventos: Organização de Eventos: Tendências para pequenos e médios eventos

1. Hibridismo2. Diferenciação na oferta de comida e bebida3. Engajamento social4. Conexão mobile5. Opções inusitadas6. Consciência ambiental6. Consciência ambiental7. Regalias8. Filantropia9. Feedback em ação10. Decoração customizada

•Apresentações desta palestra estarão no site da feira e ficarão disponíveis até dezembro de 2012.www.feiradoempreendedorpe.com.brLocal: downloads/arquivos

• Os Certificados estarão disponíveis no site da feira • Os Certificados estarão disponíveis no site da feira a partir de: 01 de novembro até 30 de dezembro de 2012.www.feiradoempreendedorpe.com.brLocal: downloads/certificados

O Sebrae agradece a participação de todos e deseja encontrá-los em todos e deseja encontrá-los em

outros eventos!

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