para organizar eventos com humanos

8/7/2019 Para organizar eventos com Humanos

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Para organizar eventos com Humanos

Organizao de eventos

UNIVERSIDADE CATLICA DOM BOSCO

Comunicao Social - Relaes Pblicas Comunicao

Dirigida II Prof. Lda Ribeiro

EVENTOS Parte I

1. CONCEITOS/HISTRICO:

1.1. FEIRA: Origem da palavra: do latim "feria", ou seja, lugar pblico onde se

expem e vendem mercadorias (Novo Dicionrio Aurlio da Lngua Portuguesa).

Definida, ainda, como "dia de festa" (Enciclopdia Larousse Cultural).

Histrico: As primeiras informaes acerca da realizao de Feiras do conta

de que os fencios, povos de lngua semtica, descendentes dos cananeus e que j

haviam inventado o alfabeto, eram muito conhecidos no ocidente, onde

estabeleceram diversos postos de comrcio. Viviam numa estreita hin terlndia,

mas voltaram-se para o mar e tornaram-se os maiores comerciantes daqueles

tempos, chegando ao sul da Espanha e possivelmente circunavegando a frica.

Numa pesquisa mais ampla, constatou-se que as Feiras, alm de j existirem na

antiguidade, foram incrementadas na alta Idade Mdia (Feira de Saint -Denis ou do

Lendit - Sc VII). Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, renovaocomercial da Europa Medieval, onde eram o rgo essencial da vida econmica

internacional. Favorecidas pelos Senhores e Reis, que concediam privilgios aos

seus participantes, funcionaram, tambm, como Bolsa de Valores que aceitavam

letras de cambio e pagamentos a termo. Desenvolveram-se nas cidades situadas

ao longo dos grande corredores comerciais, nas encruzilhada s das estradas que

levavam da Itlia aos Pases Baixos e das cidades da Hansa Ilie -de-France. As

Feiras da Champagne eram as mais importantes nos Sculos XII e XIII. Prximas

ao Mediterrneo, as Feiras de Languedoc (Nimes, Carcassone, Saint -Gilles) viram

a sua importncia crescer por obra do renascimento comercial do Sculo XII e do

recuo do Isl. A partir do Sculo XIII, desenvolveu -se a Feira de Beucaire, que ,em razo de sua situao no Vale do Rdano, teve uma importncia comparvel

de Lyon. Institudas em 1420, as Feiras de Lyon fizeram dessa cidade ponto de

encontro internacional e de concentrao de Bancos. parte a Feira do Lendit,

mais antiga, as Feiras parisienses ligaram-se ao desenvolvimento da Dinastia dos

Capetos.


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As principais feiras fora da Frana foram as de Bruges, Anturpia, Ypres e

Torhout, nos Pases Baixos; Stourbridge na Inglaterra; Colnia, Frankfurt,

Nuremberg, Leipzig, na Alemanha; Milo, Veneza e Piacenza, na Itlia.

1.2. CONGRESSOS:

Origem da palavra: do latim "congressu" . Reunio. Encontro de diplomatas

para tratar de problemas internacionais; conferncia. O corpo ou poder legislativo

de uma Nao; Assemblia; Parlamento. No Brasil, o Congresso constitudo pelo

Senado Federal e pela Cmara dos Deputados. Assemblia de de legados para

discutirem assuntos de importncia; Conferncia (Novo Dicionrio Aurlio da

Lngua Portuguesa).

Histrico: Acredita-se que os Congressos tiveram origem na Igreja, objetivando

unificar e difundir a linguagem doutrinria da religio, asseguran do, entre outros, a

continuidade do poder que detinha, principalmente na Idade Mdia. Seguindo essatendncia, os Nobres da poca deram incio a um processo de otimizao de

reunies com caractersticas similares. Apesar do exposto, a histria indica que u m

dos primeiros Congressos a ser constitudo foi o da Roma Antiga, que recebia,

tambm, grande influncia dos lderes das seitas religiosas.

2. TIPOS DE EVENTOS E NOMENCLATURA: Quando duas ou mais pessoas

encontram-se para discutir algo de interesse partic ular, profissional ou comunitrio,

esto realizando o que se chama de reunio. Dos vrios tipos de reunio, algumas

so apenas para informar, outras para decidir, formalizar tarefas, trocar

informaes, transmitir novas tecnologias, etc. Em verdade, cada r eunio tem umpropsito: aumentar as perspectivas de alcanar objetivos. Mas, dependendo das

atividades dos participantes, e do propsito, a reunio passa a Ter vrias

denominaes, com vrias formas de estrutura.

2.1. CONGRESSOS: Podem ser definidos como reunies promovidas por

entidades associativas, visando a debater assuntos que interessam a um

determinado ramo profissional. Temos os Congressos Tcnicos, que renem

periodicamente uma determinada especialidade, por exemplo mdicos, e, na

maioria dos casos, cada especialidade mdica realiza se Congresso em separado,

porm, promovido pela entidade especfica. Os Congressos so de mbitomunicipal, estadual, regional, nacional ou internacional. Os nacionais podem Ter

carter municipal, estadual ou regional, quando interessam a um grupo mais

restrito, mas, em geral, abrangem profissionais de todo o pas. Os Congressos

internacionais podem ser de uma determinada regio (Congresso Latino

Americano, Congresso Europeu, etc.) ou de mbito mundial, quando renem

pases de todos os continentes. As sesses de trabalho dos Congressos

compreendem vrias atividades: mesas-redondas, conferncias, simpsios, temas


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livres, comisses, painis, cursos, etc., algumas das quais podem ser realizadas

isoladamente como outros tipos de eventos. Os tipos mais comuns de Congressos

so:

2.1.1. Cientficos: promovidos por entidades ligadas s cincias naturais.

Desenvolvem-se basicamente por meio de sesses de trabalho, que formamvrias denominaes, conforme suas caractersticas: mesas -redondas, simpsios,

conferncias, cursos, mesas demonstrativas, mesas clnicas, colquios, painis,

sesses plenrias, sesses de temas livres. Os temas de discusso podem ser

oficiais, que permitem a participao plena e formal de todos os congressistas , ou

temas livres, reservados para que os congressistas regularmente inscritos faam a

apresentao de seus trabalhos, sendo livre a apresentao dos demais.

2.1.2. Tcnicos: realizados por entidades ligadas s cincias exatas e sociais.

Desenvolvem-se basicamente por meio de sesses de comisses, divididas em

tantas quantas venham a ser necessrias. Cada uma dessas comisses, tambmchamadas de "Grupos de Trabalhos", discutem os temas a elas destinados,

cabendo-lhe apresentar sua recomendao, que ser lev ada, juntamente com as

demais comisses, a uma sesso plenria, da qual participam todos os

congressistas. Essas recomendaes so submetidas apreciao do plenrio,

que, ao final, votar por sua aprovao ou rejeio. Se aprovadas, as

recomendaes transformam-se em concluses do Congresso, sendo ento

encaminhadas s autoridades competentes, com o pronunciamento oficial da

classe.

2.2. CONVENES: O termo define, de modo geral, atividades de determinadosgrupos, promovidas isoladamente por organizaes empresariais. As Convenes

renem indivduos de uma determinada empresa ou setor, podendo ser realizadas

por setores distintos ou congregar todos os seus integrantes. Existem, por

exemplo, Convenes de vendas que renem os elementos ligados ao setor

(vendedores, revendedores, distribuidores, representantes) para lanamento de

um novo produto ou apresentao de um novo plano de expanso no mercado.

Outros tipos de Convenes so as de congraamento, as comemorativas, as de

fim de ano, etc.. Todas buscam a integrao das pessoas pertencentes uma

determinada empresa, submetendo-as a certos estmulos coletivos para que

possam agir em defesa dos interesses da empresa.

2.3. SEMINRIO / WORKSHOP: Consiste em uma exposio verbal para pessoas

colocadas num mesmo plano possuindo algum conhecimento prvio do assunto a

ser debatido. Um Seminrio divide -se em trs fases: a exposio, quando algum

previamente escalado realiza uma pesquisa e leva sua contribuio ao grupo; a

discusso, quando o assunto em pauta deba tido em todos os aspectos; e a


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concluso, quando o coordenador, polarizando as opinies dominantes, propes

aprovao do grupo as recomendaes finais da reunio.

2.4. MESA-REDONDA: a reunio do tipo clssico, preparada e conduzida por

um coordenador, que pode ser dominado presidente e funciona como elemento

moderador, orientando a discusso com o intuito de no desvi -la do temaprincipal. Os participantes apresentam seus pontos de vista em torno do assunto

em pauta, sendo-lhes destinado um tempo limite para suas exposies. Aps as

vrias explanaes, os participantes so levados a debater entre si os pontos de

suas teses, podendo haver a participao dos assistentes na forma de perguntas

(por escrito ou oralmente). O xito da Mesa -Redonda depende em grande parte do

coordenador, que tem a misso de conduzir os trabalhos de maneira que os

verdadeiros objetivos da reunio sejam atingidos.

2.5. SIMPSIO: um tipo de reunio derivado da Mesa -Redonda. Uma de suas

caractersticas a participao de especial istas de grande renome. A diferenafundamental entre o Simpsio e a Mesa -Redonda que, no Simpsio, os

expositores no debatem entre si os temas apresentados; os debates, perguntas e

respostas so efetuados diretamente com o pblico assistente, que parti cipa

ativamente dos trabalhos.

2.6. PAINEL: outro tipo de reunio derivado da Mesa -Redonda. A diferena entre

as duas modalidades que, no Painel, os expositores discutem entre si o assunto

em pauta, cabendo ao pblico somente assistir ao debate, sem direito a formular

perguntas mesa.

2.7. FRUM: um tipo menos tcnico de reunio, cujo objetivo conseguir efetiva

participao de um pblico numeroso, que deve ser motivado. Est se tornando

popular devido necessidade crescente de sensibilizar a opi nio pblica para

certos problemas sociais, como por exemplo o Frum de Proteo ao Menor

Abandonado. Este tipo de reunio deve ser realizado em grande recinto e possuir

um coordenador, que levanta um problema de interesse geral em busca de uma

participao da coletividade. Geralmente, o debate livre e as opinies so

colhidas pelo coordenador, que, ao considerar o grupo esclarecido, apresenta sua

concluso, representando a opinio da maioria. Depois de aprovada, transforma -

se no objetivo a ser perseguido pelo grupo, orientando seu comportamento.

2.8. CONFERNCIA: o tipo de reunio mais conhecido, apresentando sempre

duas etapas. Na fase inicial, o expositor (denominado conferencista quando o

auditrio desconhecido e a palestra no pertence a uma seria o) colocado

num plano de destaque e durante tempo limitado fala sobre o assunto previamente

escolhido, de seu amplo conhecimento. Ao final, responde a perguntas formuladas

pelo auditrio.


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2.9. CICLO DE PALESTRAS: um tipo de reunio derivado da Confer ncia. A

diferena que pode estar vinculado a uma srie de palestras pronunciadas por

professores e especialistas no assunto a ser abordado. Em geral, a assistncia

homognea e previamente selecionada, estando capacitada a participar de uma

seqncia de reunies que objetiva atingir um fim pr -determinado.

2.10. JORNADA/ CONCENTRAO: So reunies de determinados grupos de

profissionais, realizadas periodicamente com o objetivo de discutir um ou mais

assuntos que, em geral, no so objeto de discusso e m Congressos. So

Congressos em miniatura, que renem grupos de uma determinada regio em

pocas propositadamente diferentes das reservadas aos Congressos.

2.11. ASSEMBLIA: Reunio da qual participam delegaes representativas de

grupos, Estados, pases, etc. Sua caracterstica principal colocar em debate

assuntos de grande interesse de grupos, classes ou determinadas regies. O

desenvolvimento dos trabalhos tem como peculiaridades a colocao dasdelegaes em lugares pr-estabelecidos. As concluses so submetidas a

votao, transformando-se em recomendao da Assemblia. Apenas as

delegaes oficiais tm direito a voto, o que no impede de serem aceitas

inscries de observadores interessados na matria, mas que funcionem

unicamente como ouvintes.

2.12. PLENRIA: como uma Assemblia, porm, reunida para tratar de um nico

assunto.

3. PLANEJAMENTO PRVIO DE UM EVENTOIDENTIFICAO:

3.1. Tipo de evento:

3.1.1. Definir os objetivos gerais.

3.1.2. Definir os objetivos especficos

3.1.3. Definir os resultados pretendidos

3.1.4. Identificar as formas de agrupamentos, debates e discusses a seremorganizadas.

3.1.5. Definir os mecanismos e tcnicas de comunicao a serem adotados entre

os participantes.

3.1.6. Definir a produo do material final a ser ob tido.


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3.2. Histrico do evento e dos seus similares:

3.2.1. Levantar realizaes anteriores ao evento e de seus similares, com dados

sobre data, promotores, sedes, patrocinadores e apoios.

3.2.2. Levantar dados estatsticos sobre o nmero de participantes e suasqualificaes.

3.2.3. Levantar o material grfico e de divulgao utilizado.

3.2.4. Levantar dados sobre os custos dos eventos anteriores e similares.

3.3. Perodo e a data da realizao:

3.3.1. Identificar os perodos do mercado turstico da sede d o evento (Estudar o

funcionamento das atraes e entretenimentos, a alta ou baixa estao, a

ociosidade ou saturao da oferta, verificando, em funo desses fatores, osperodos mais favorveis a preos negociados ou promocionais).

3.3.2. Identificar se o perodo pretendido favorvel para conseguir apoios e

patrocnios.

3.3.3. Verificar se para o perodo do evento no h excesso de realizaes na

sede programada.

3.3.4. Verificar se h outros eventos sobre o mesmo assunto no perodo proposto,

anterior ou posterior.

3.4. Tema do evento:

3.4.1. Verificar se o tema tem identidade com o local sede e com o pas.

3.4.2. Verificar o desenvolvimento do tema no local, o nvel de conscientizao e a

importncia scio-econmica no contexto geral.

3.4.3. Verificar a situao do tema no momento atual e o nvel de interesse,

identificando um pblico potencial para o evento.

3.4.4. Identificar rgos, entidades, pessoas e realizaes sobre o tema e suarepercusso.

3.5. Pblico Alvo:

3.5.1. Identificar o pblico alvo pel o interesse relativo ao assunto, de acordo com a

seguinte caracterizao:


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3.5.1.1. GERAL Clientela em aberto.

3.5.1.2. DIRIGIDO Clientela com identidade de interesse e afinidades, mas

ainda um pblico amplo.

3.5.1.3. ESPECFICO

Clientela claramente definida e de identidade comum comrelao ao assunto. 3.5.2. Identificar o perfil econmico -financeiro.

3.5.3. Identificar o perfil scio -cultural.

3.5.4. Identificar o perfil tcnico -profissional.

3.5.5. Estimar o nmero potencial de particip antes por categoria, interesses,

servios, custos, faixa etria, procedncia, renda, grupos, possibilidade de

acompanhantes.

3.6. Porte do Evento:

3.6.1. Definir junto aos promotores os itens de servios necessrios para o pblico

alvo potencial, inclusive pacotes tursticos anteriores e posteriores ao evento.

3.6.2. Identificar as influncias do evento sobre o ncleo receptor.

3.6.3. Avaliar a capacidade da oferta turstica a ser ocupada, pela relao nmero

provvel de participantes / perodo de durao d o evento / servios a solicitar.

3.7. Espao Fsico:

3.7.1. Analisar a relao objetivos / forma de organizao das atividades /

comunicao entre participantes.

3.7.2. Identificar o programa do evento, atividades paralelas e outras realizaes.

3.7.3. Identificar os volumes especficos e simultneos de ocupao de cada item

previsto no programa. 3.7.4. Identificar, pela relao entre os diversos itens, as

caractersticas dos espaos necessrios, o arranjo fsico e acomodao do

pblico.

3.7.5. Avaliar a intensidade e o fluxo de circulao de pessoas durante o evento,de acordo com o programa.

3.7.6. Avaliar tamanho, quantidade e fluxo de material, produtos e equipamentos a

serem utilizados. 3.7.7. Identificar a necessidade de reas para:

3.7.7.1. as atividades e servios a oferecer,


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3.7.7.2. stands promocionais e infra -estrutura de apoio,

3.7.7.3. bilheterias, depsitos, salas VIP, de imprensa, de organizao, vestirio.

3.7.7.4. Primeiros-socorros, informaes, achados e perdidos, reprografia, etc.

3.7.7.5. Sala de exibio de audiovisuais, praas de estar e descanso.

3.7.8. Levantar os custos provveis do espao para o evento e meios de gerar

recursos.

3.8. Ttulo do Evento:

3.8.1. Definir a identificao numrica do evento.

3.8.2. Eleger o tipo tcnico do evento.

3.8.3. Definir a abrangncia espacial do evento pelo mbito de tratamento do temaou pela procedncia do pblico -alvo ou dos convidados expositores.

3.8.4. Identificar a rea de origem do tema.

3.9. Custeio do Evento:

3.9.1. Definir a capacidade de gerao de recursos financeiros e materiais do

evento, colaboraes, permutas diversas.

3.9.2. Avaliar a capacidade de gerao de recursos financeiros atravs das

inscries do pblico participante.

3.9.3. Levantar as possibilidades de obteno de recursos financeiros e materiais

atravs de incentivos fiscais e programas do governo.

3.9.4. Identificar as condies financeiras do promotor e suporte para custeio do

evento.

3.9.5. Identificar as condies polticas do promotor na obteno de recursos.

3.9.6. Analisar outros meios de obteno de recursos caso os disponveis no

sejam suficientes.

Parte II - AES DESENVOLVIDAS NA REALIZAO DE EVENTOS:

1. LOCAL:

1.1. Levantar os locais possveis para realizao do evento:


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1.1.1. Analisar o calendrio de eventos da cidade para informar -se sobre os locais

ocupados no perodo do evento.

1.1.2. Levantar locais possveis para a instalao do evento de acordo com as

necessidades anteriormente definidas.

1.1.3. Solicitar por escrito, aos locais definidos como de interesse, um oramento

discriminado por reas, servios e outras necessidades do evento tais como

locao de equipamentos, decorao geral ou especfica, mobilirio, telefones

extras, as condies de pagamento, bloqueio e reserva, prazos, datas, etc.

1.1.4. Identificar nos locais as reas e espaos utilizveis e adaptveis s

programaes e necessidades.

1.1.5. Visitar os locais de interesse, juntamente com o Promotor do evento.

1.1.6. Verificar as condies fsicas de conservao e manuteno do local.

1.1.7. Levantar dados sobre infra-estrutura:

1.1.7.1. Capacidade de energia eltrica

1.1.7.2. Instalaes para traduo simultnea

1.1.7.3. Instalaes para equipamentos diversos

1.1.7.4. Estrutura para montagem e desmontagem dos eventos

1.1.7.5. Instalao de servio de buffet e alimentao

1.1.8. Levantar dados sobre segurana, primeiros -socorros, elevadores, servios

de alimentao, telecomunicaes, manuteno, etc.

1.1.9. Coletar mapas, plantas baixas, fotos para estudos de locao, montagem,

programao visual, preparao de material grfico, etc.

1.2. Analisar a localizao dos espaos de interesse para a realizao do evento:

1.2.1. Definir os acessos que levam ao local.

1.2.2. Conhecer as condies de fluxo e trfego

1.2.3. Analisar as condies de conservao, manuteno e sinalizao das vias

de acesso.


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1.2.4. Levantar as distncias e tempo de percurso entre o local do evento e os

hotis e pontos de sada dos participantes.

1.2.5. Analisar as facilidades de transporte para o local do evento.

1.2.6. Levantar as opes de transporte para o local, com pontos de partida eparada, horrios e freqncia, disponibilidade e capacidade, custos, etc.

1.3. Escolher o local que abrigar o evento:

1.3.1. Selecionar os locais que mais se compatibilizam com o event o e apresentam

melhores condies e preos satisfatrios.

1.3.2. Apresentar as opes para o promotor do evento, que escolher o local.

1.3.3. Providenciar o bloqueio do local para fechar a reserva, aps a aprovao do

projeto de viabilidade do evento.

1.3.4. Negociar os prazos para bloqueios, reservas diversas, pagamento do sinal,

assinatura do contrato e pagamento final.

1.3.5. Documentar os termos negociados no item anterior.

2. ALOJAMENTO:

Normalmente as empresas organizadoras de eventos no so encarre gadas de

providenciar a hospedagem dos participantes inscritos no evento. No caso de

convidados que compem a programao, mais comum haver um tratamentodireto. A empresa organizadora se envolve na negociao a ser feita, junto ao

hotel, principalmente quando este for definido como o local da realizao do

evento. O trabalho de entendimento, bloqueio e reserva tarefa da agncia de

turismo escolhida como a oficial do evento. Neste caso, a seqncia de aes ser

a seguinte:

2.1. Definir o tipo de hosped agem:

2.1.1. Levantar as possibilidades de hospedagem, categoria de hotis, preos e

padro de servios a serem apresentadas aos participantes.

2.1.2. Estimar o nmero de participantes que utilizaro tal hospedagem e situao

de agrupamentos: com acompanhantes familiares, grupos em apartamento duplos,

triplos, etc.

2.1.3. Levantar os hotis que correspondem aos interesses na poca prevista.


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2.1.4. Contatar os hotis solicitando o oramento discriminado por servios,

nmero de apartamentos ocupados por tipo, pernoites provveis, prazos,

descontos, formas de pagamento.

2.1.5. Optar pelos hotis que melhor atendam as necessidades, inclusive de

localizao, negociando condies, facilidades, preos, etc.

2.1.6. Apresentar a opes e condies de hospedagem para o promotor do

evento, que escolher o(s) hotel(is).

2.1.7. Providenciar o bloqueio dos apartamentos para fechar reserva aps a

aprovao do projeto de viabilidade.

2.1.8. Negociar os prazos para bloqueio, reservas, pagamento do sinal, assinatura

do contrato e pagamento final.


2.2. Contatar a agncia de turismo:

2.2.1. Passar agncia de turismo a responsabilidade de prestar informaes aos

interessados em se inscreverem com reserva de hospedagem.

2.2.2. Entregar ao hotel e agncia de turismo a listagem dos participantes e dos

convidados.

3. TRANSPORTE:

Normalmente as empresas organizadoras de eventos no so encarregadas de

providenciar o transporte dos participantes inscritos no evento. No c aso de

convidados que compem a programao mais comum haver um tratamento

direto. A empresa organizadora se envolve na negociao a ser feita junto aos

transportadores, principalmente o areo. O trabalho de atendimento, reservas,

emisso de bilhetes, informaes de vos tarefa do agente de turismo oficial em

conjunto com o transportador areo oficial do evento. Neste caso, a seqncia de

aes, ser a seguinte:

3.1. Definir os tipos de transportes que sero utilizados:

3.1.1. No deslocamento de origem do participante at a sede do evento,

3.1.2. No trnsito interno da cidade quando do perodo de realizao do evento,

inclusive o traslado aeroporto/hotel/aeroporto, acesso ao local do evento quando

fora do hotel, passeios diversos e atividades do programa .


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3.1.3. Identificar as procedncias provveis dos participantes e convidados.

3.1.4. Identificar as necessidades de locomoo dentro da cidade quando da

realizao do evento.

3.1.5. Fazer a estimativa do nmero de pessoas participantes, identificadas porprocedncia.

3.1.6. Preparar a lista de convidados do evento com respectivas procedncias,

datas de viagem e necessidades de reservas para acompanhantes.

3.1.7. Levantar as empresas transportadoras que atendam s necessidades de

deslocamento de origem e de deslocamento interno no perodo de realizao do

evento (As empresas transportadoras podem ser areas, terrestres, martimas e

fluviais, locadoras de automveis, servios de txis especiais ou comuns,

prestadoras de servios areos especiais de helicpter os, jatinhos, etc.).

3.1.8. Contatar as empresas transportadoras solicitando tarifas comuns e

especficas, horrios e disponibilidade de reservas e fretamento, descontos e

condies de pagamento.

3.1.9. Optar pelas empresas que melhor atendam s necessidad es, negociando

condies, facilidades, preos, permutas, etc.

3.1.10. Apresentar as opes e condies para o promotor, que escolher as

empresas transportadoras.

3.1.11. Providenciar as reservas para confirmaes posteriores aprovao do


3.1.12. Negociar os prazos para as confirmaes, pagamentos parciais, assinatura

de contratos de prestao de servios e/ou locao e pagamento final.


3.2. Contatar a agncia de turismo:

3.2.1. Entregar a listagem dos participantes e convidados agncia e stransportadoras.

4. PROGRAMAO SOCIAL E TURSTICA:

As programaes sociais so marcadas normalmente por eventos menores que

envolvem alimentao como: coquetis, jantares, ch urrascos, chs, almoos, os

quais requerem uma organizao especfica apoiada nos prestadores de servios


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especializados: buffets, restaurantes, casas de ch, etc. Podem ocorrer visando

grupos fechados, tais como autoridades e convidados especiais do event o. Neste

caso, utiliza-se convites nominais gratuitos. Podem acontecer tambm para todos

os participantes. Nesse caso, os custos estaro embutidos no valor da inscrio ou

resultado da lista de adeso composta durante o evento com a assinatura e

pagamento direto daqueles que desejarem participar.

4.1. Identificar programas sociais necessrios:

4.1.1. Levantar junto aos promotores as necessidades de integrao e

confraternizao entre os participantes.

4.1.2. Definir os objetivos das confraternizaes a sere m programadas.

4.1.3. Verificar os valores reservados para as programaes sociais.

4.1.4. Identificar os grupos-alvos de cada confraternizao a ser programada.

4.1.5. Avaliar os momentos mais favorveis para a previso de programaes

sociais.

4.1.6. Eleger as programaes sociais mais compatveis com os objetivos e a

programao geral.

4.2. Providenciar as programaes sociais:

4.2.1. Levantar os locais e meios para realizar as programaes sociais.

4.2.2. Contatar os locais e empresas prestadoras desses servios solicitando os

oramentos detalhados com prazos e condies, disponibilidade para o perodo do

evento, cardpios possveis, etc.

4.2.3. Optar pelas empresas que melhor atendam s necessidades e negociar

condies, preos, permutas, etc.

4.2.4. Apresentar as opes e condies para o promotor que escolher as

programaes sociais e os prestadores de servios.

4.2.5. Providenciar as reservas para confirmaes posteriores aprovao do


4.2.6. Negociar os prazos para confirmaes posteriores aprovao do projeto

de viabilidade do evento.

4.2.7. Negociar prazos para confirmaes, pagamentos parciais, assinatura do

contrato e pagamento final.


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4.3. Identificar possveis programaes tursticas: As programaes tursticas so

organizadas, reservadas, vendidas e executadas pela agncia de turismo oficial do

evento. So feitas atravs de pacotes pr e ps -evento ou de tours locais no

decorrer do mesmo. O coordenador do evento exerce papel importante nessasprogramaes: auxiliar a agncia na definio dos produtos a oferecer e conciliar

as programaes, evitando coincidncia de horrios.

4.3.1. Identificar as preferncias e interesses dos participantes em viagens

tursticas pelo pas ou estado, e tours na cidade sede do evento.

4.3.2. Identificar as condies econmico-financeiras dos participantes para

adquiris as viagens tursticas e tours.

4.3.3. Fornecer agncia de turismo oficial dados j levantados sobre as

programaes tursticas dos eventos anteriores.

4.3.4. Fornecer dados disponveis sobre as pessoas mais ativas e com capacidade

de liderana que participaro do evento.

4.3.5. Receber da agncia de turismo as programaes tursticas especficas para

o evento, discutindo-as com o promotor, visando compatibiliz-las com o evento e

seus interesses.

5. PROJETO DE VIABILIDADE TCNICO-FINANCEIRA DO EVENTO:

O projeto de viabilidade elaborado pela empresa organizadora, com base no

planejamento prvio do evento. A partir da idia e dos objetivos traados pelo

promotor, o coordenador do evento desenvolver os levantamentos, anlises,

estudos e contatos relativos concretizao do evento. Definir, ainda, os custos e

os meios de financiamento.

5.1. Apresentar o evento:

5.1.1. Reunir os dados levantados nos itens anteriores.

5.1.2. Elaborar o projeto, abordando:

5.1.2.1. Identificao do evento;

5.1.2.2. Ttulo;

5.1.2.3. Memorial descritivo;

5.1.2.4. Local da realizao


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5.1.2.5. Pblico alvo;

5.1.2.6. Agncia de turismo oficial

5.1.2.7. Transportadora area oficial;

5.1.2.8. Hospedagem dos participantes;

5.1.2.9. Programa geral.

5.2. Definir a estrutura do evento: A estruturao do evento apresentar

estimativas de recursos humanos e materiais que serviro de referncia para a

oramentao do evento.

5.2.1. Definir os recursos humanos para a organizao e execuo do evento.

5.2.2. Definir o quadro de pessoal, nmero e funes para as diversas etapas.

5.2.3. Estimar o custo de criao e confeco de uniformes.

5.2.4. Estimar o tipo, forma, quantidade e custos da alimentao do pessoal.

5.2.5. Estimar o tempo de trabalho e os custos.

5.2.6. Definir o material grfico.

5.2.7. Definir as peas a serem utilizadas, quantidades, qualidade de papel e

impresso.

5.2.8. Estimar os custos de criao, preparao do lay -out, arte final e fotolito das

peas.

5.2.9. Estimar os custos da produo grfica e dos anais do evento.

5.2.10. Definir os meios de divulgao.

5.2.11. Solicitar a uma agncia de publicidade ou profi ssional da rea, o oramento

de uma campanha de divulgao, bsica ou mais ampla, de acordo com as

necessidades do evento.

5.2.12. Solicitar o oramento de uma assessoria de imprensa para o

desenvolvimento de um trabalho especializado de divulgao.

5.2.13. Definir os equipamentos eltricos e eletrnicos necessrios para

reprografia, gravao, sonorizao, filmagem, informatizao, etc.


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5.2.14. Estimar o tempo de utilizao e os custos de locao e operao dos

equipamentos.

5.2.15. Definir os tipos de serv ios especializados necessrios como traduo

simultnea, fotografia, taquigrafia, datilografia, digitao, etc.

5.2.16. Estimar o tempo de utilizao e os custos de contratao e locao.

5.2.17. Listar o tipo e a quantidade de material de expediente nece ssrios para

cada etapa do evento.

5.2.18. Listar os materiais e itens necessrios decorao.

5.2.19. Estimar os custos.

5.2.20. Definir outros itens importantes como:

5.2.20.1. Limpeza e coleta de lixo;

5.2.20.2. Manuteno;

5.2.20.3. Segurana geral e individual;

5.2.20.4. Seguro;

5.2.20.5. Transportadora de cargas;

5.2.20.6. Primeiros-socorros / atendimento mdico;

5.2.20.7. Servio de copa;

5.2.20.8. Atendimento personalizado a convidados especiais.

5.3. Elaborar oramento discriminativo preliminar:

5.3.1. Preparar o quadro de despesas estimadas contendo os diversos itens de

custo.

5.3.2. Apresentar a forma de cobrana da prestao de servios da empresa

organizadora.

5.3.3. Elaborar o cronograma financeiro mensal com base no oramento

discriminativo preliminar.

5.3.4. Sugerir os meios de custeio do evento, analisando e indicando os nveis de

dificuldade e a viabilidade do mesmo.


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5.3.5. Apontar as perspectivas reais do evento, considerando todos os aspectos

anteriores e o tempo disponvel at sua realizao.

5.4. Apresentar o projeto:

5.4.1. Efetuar a montagem do projeto.5.4.2. Providenciar a digitao do projeto em minuta.

5.4.3. Fazer a reviso do texto.

5.4.4. Apresentar o projeto Direo ou Gerncia da empresa promotora para

anlise final e alteraes.

5.4.5. Fazer as alteraes e correes necessrias.

5.4.6. Providenciar a digitao e diagramao final.

5.4.7. Fazer a reviso final.

5.4.8. Providenciar cpias e encadernaes com os anexos necessrios.

5.4.9. Entregar ao promotor.

5.4.10. Esperar a leitura do projeto e abertura da concorrncia, se for o caso.

5.4.11. Fazer a exposio oral do projeto esclarecendo dvidas e

questionamentos, se for o caso.

5.5. Providenciar o contrato com a empresa promotora:

5.5.1. Providenciar o contrato de p restao de servios, negociando com o

promotor os termos e clusulas.

5.5.2. Providenciar a elaborao da minuta do contrato que ser enviada aos

promotores, direo ou gerncia da empresa organizadora.

5.5.3. Providenciar correes, alteraes e digitao final do contrato, com cpias

para assinatura e registro oficial, se for o caso.

5.5.4. Solicitar a credencial de organizadora responsvel pelo evento.

5.5.5. Revisar o projeto e fazer as alteraes necessrias de acordo com o

acertado com os promotores.

6. COMPOR O GRUPO DE PARTICIPAES:


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O grupo de participaes compreende apoios, colaboraes e patrocnios que a

empresa organizadora e o promotor devero se esforar para obter. Com o projeto

do evento e seus custos discriminados, ser possvel procurar empresas cujas

estratgias de marketing permitam sua insero no grupo de participaes. A

participao pode ocorre atravs de: permuta de apoios, prestao de servios,

fornecimento de material, fornecimento de espaos promocionais a seremnegociados por compra de cotas de patrocnio ou de outras formas que favoream

o evento.

6.1. Identificar empresas ou instituies potencialmente interessadas no evento e

em seu pblico alvo. 6.1.1. Levantar, junto aos promotores, referncias de

pessoas, empresas e outras instituies, s quais se possa oferecer a participao

no evento.

6.1.2. Levantar empresas e instituies ligadas direta ou indiretamente ao tema e

com possvel interesse pelo evento.

6.1.3. Elaborar o briefing do evento.

6.1.4. Elaborar uma carta-proposta padro assinada pelo presidente do evento.

6.1.5. Marcar entrevistas nas empresas e instituies com a pessoa indicada para

contato.

6.1.6. Entregar o briefing do evento, acompanhado da carta -proposta.

6.2. Formalizar as participaes.

6.2.1. Negociar as formas e condies de participao com as empresas.

6.2.2. Apresentar o contrato de participao elaborado conjuntamente com um

advogado e estabelecer ajustes e alteraes.

6.2.3. Assinar o contrato.

7. PREPARAR A ESTRUTURA TCNICO-ADMINISTRATIVA DO EVENTO

7.1. Montar a estrutura tcnico -administrativa, em conjunto com o promotor.

7.1.1. Criar o organograma do evento.

7.1.2. Criar o fluxograma do evento

7.1.3. Estabelecer o cronograma de atividades, a agenda de trabalho e de

reunies com o promotor. 7.1.4. Definir as comisses necessrias ao evento.


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7.1.5. Orientar o promotor sobre a instalao das comisses, seus objetivos,

composio e funcionamento.

7.1.6. Apoiar o promotor no estabelecimento das comisses.

7.1.7. Reunir as comisses para: expor o projeto, entregar o

briefing

doprojeto, orientar as suas funes e estabelecer um cronograma de trabalho.

7.1.8. Abrir conta bancria do evento com assinatura conjunta com o promotor.

7.1.9. Abrir controle contbil.

7.1.10. Solicitar o mailing ao promotor.

7.1.11. Definir com o promotor o escritrio ou endereo oficial do evento.

7.1.12. Auxiliar, se for o caso, a preparao do escritrio: arquivos, atendimento,

arranjo fsico, etc.

7.2. Definir com os promotores e respectivas comisses:

7.2.1. Ttulo definitivo do evento.

7.2.2. Inscries: tipos e valores.

7.2.3. Sistema e pontos de inscrio, locais de informao e de recolhimento das

mesmas.

7.2.4. Movimentao financeira das inscries.

7.2.5. Tema definitivo do evento.

7.2.6. Programao cientfica escolhida e a ser acionada.

7.2.7. Programaes sociais, turstica e de atividades tcnicas a serem acionadas.

7.2.8. Contedo do regimento, responsabilidades por sua composio e prazos.

7.2.9. Necessidade do material grfico para providncias.

7.2.10. Divulgao a ser acionada.

7.2.11. Circulares a serem emitidas para o evento: quantidades, objetivos e

contedos.

7.2.12. Cartas-convite a serem enviadas aos convidados conferencistas,

palestrantes e autoridades.


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7.2.13. Envio das cartas.

7.3. Viabilizar na empresa organizadora a produo do evento:

7.3.1. Integrar o organograma do evento empresa.

7.3.2. Integrar o fluxograma do evento empresa.

7.3.3. Estabelecer o cronograma de atividades do evento.

7.3.4. Estabelecer a agenda de trabalho da equipe e o calendrio de reunies

peridicas.

7.3.5. Definir o quadro de pessoal interno que compor a equipe.

7.3.6. Definir o quadro de fre -lancers necessrios.

7.3.7. Estabelecer responsabilidades, funes e tarefas para cada componente d aequipe.

7.3.8. Estabelecer sistema interno de classificao do evento, codificaes, roteiro

ou seqncia de organizao de contedo e materiais, controle de

correspondncia, fax, etc.

7.3.9. Definir o espao fsico que ocupar o evento: prateleiras, arq uivos, mveis,

nmeros de telefone, etc.

7.3.10. Montar a equipe de trabalho.

7.3.11. Iniciar cadastramento de empresas, pessoas, instituies, etc., ligadas ao

tema do evento.

7.3.12. Manter e ampliar o clipping iniciado na fase do projeto.

7.3.13. Manter a equipe informada atravs de reunies, comunicaes internas,

quadro de avisos, relatrios, etc .

8. MATERIAL GRFICO:

8.1. Providenciar a elaborao do material grfico:

8.1.1. Listar todos os itens e peas a serem compostas com suas respectivas

quantidades.

8.1.2. Contatar profissionais ou empresas para elaborar o trabalho.


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8.1.3. Solicitar o portflio dos pretendentes para anlise e apresentao aos

promotores.

8.1.4. Escolher o responsvel pela produo do material.

8.1.5. Entregar ao responsvel o

briefing

do evento.8.1.6. Transmitir ao responsvel pela produo do material grfico os seguintes

dados: tipo de trabalho, objetivos, contedos, pblico -alvo, expectativas do

promotor, verbas e prazos, espaos destinados s participaes.

8.1.7. Discutir os itens que compem o servio: criao, ilustrao, arte -final,

fotolito, impresso.

8.1.8. Discutir os custos do trabalho e a forma de pagamento.

8.2. Definir a produo do material grfico:

8.2.1. Analisar os lay-outs apresentados.

8.2.2. Submeter as propostas aos promotores e patrocinadores.

8.2.3. Escolher o lay-out.

8.2.4. Solicitar os oramentos e prazos de produo do material a uma ou mais

grficas.

8.2.5. Definir a grfica com base nas propostas apresentadas.

8.2.6. Encomendar o servio grfica indicando uma escala de prioridades de

acordo com as necessidades da divulgao e da operao do evento.

8.2.7. Montar um plano de distribuio e controle do material grfico.

8.2.8. Solicitar da grfica a provas de cores e de impresso, para aprova o.

8.2.9. Receber o material grfico pronto.

8.2.10. Estocar devidamente o material.

8.2.11. Preparar carta-padro para acompanhar o envio do material de divulgao.

9. PROVIDENCIAR A DIVULGAO:

9.1. Divulgar pela mala-direta.


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9.1.1. Elaborar as circulares de convites e informao sobre o evento, anexando

materiais como pesquisas de caracterizao de interesses, inscries e reservas

de hospedagem e outros servios, programas, cartazes, etc.

9.1.2. Providenciar etiquetas de endereamento com base no mailing-list.

9.1.3. Providenciar a expedio de circulares e demais materiais de divulgao.

9.2. Divulgar pela imprensa.

9.2.1. Levantar nomes de profissionais e empresas especializadas em assessoria

de imprensa.

9.2.2. Solicitar o currculo dos escolhido s e o oramento de prestao de servios.

9.2.3. Apresentar os currculos e oramentos aos promotores para seleo.

9.2.4. Contratar o assessor de imprensa que acompanhar o evento.

9.2.5. Entregar ao assessor de imprensa o briefing do projeto e materiais

sobre o tema.

9.2.6. Marcar reunio com os promotores e o assessor de imprensa para fornecer

maiores informaes. 9.2.7. Examinar todo o material elaborado e a ser enviado

imprensa.

9.3. Divulgar atravs de publicidade.

9.3.1. Escolher a agncia.

9.3.2. Entrar em contato com o departamento de atendimento da agncia

escolhida.

9.3.3. Expor as necessidades do evento.

9.3.4. Solicitar uma estimativa de custo.

9.3.5. Marcar o dia da apresentao da campanha e do oramento.

9.3.6. Aprovar ou no a campanha proposta.

10. A PRODUO DO EVENTO:

10.1. Efetivar reservas.

10.1.1. Confirmar por carta, telex ou fax, todos os bloqueios e reservas j

efetuadas.


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10.1.2. Providenciar o pagamento dos sinais combinados.

10.1.3. Revisar as reservas.

10.1.4. Fazer as alteraes necessrias, se for o caso.

10.2. Providenciar recursos humanos para os dias da realizao do evento.

10.2.1. Efetuar convocao e seleo de pessoal, conforme previses anteriores.

10.2.2. Detalhar funes e tarefas de cada posio.

10.2.3. Providenciar confeco de uniformes, camisetas, braadeiras, etc.

10.2.4. Treinar o pessoal para duas ou trs posies, a fim de permitir

substituies.

10.2.5. Providenciar provas, controle e distribuio das roupas.

10.3. Providenciar itens especficos do evento.

10.3.1. Programar intervalos para caf: horrios, cardpios, servio e localizao.

10.3.2. Programar a decorao e montagem das mesas das conferncias e

palestras, com flores, microfones, cinzeiros, plaquetas de identificao, gua, etc.

10.3.3. Providenciar a confeco da sinalizao interna, das faixas do evento e

demais itens de comunicao visual.

10.3.4. Programar a preparao dos sales com sonorizao, cabines de traduo

simultnea, filmagem, gravao, etc.

10.3.5. Confirmar a presena de convidados.

10.4. Providenciar a secretaria do evento.

10.4.1. Preparar as pastas.

10.4.2. Preparar a lista dos participantes inscritos.

10.4.3. Preparar ou emitir crachs.

10.4.4. Preparar ou emitir certificados.

10.4.5. Preparar material especfico para os convi dados.

10.4.6. Registrar e reproduzir trabalhos e teses.


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10.4.7. Providenciar material de expediente.

10.4.8. Preparar quadros de controle de pessoal em atividades e da programao.

10.4.9. Providenciar materiais extras tais como ferramentas bsicas, extenso de

fio, caixa de primeiros-socorros, fichas e listas telefnicas, lmpadas paraequipamentos, etc.

10.5. Preparar esquemas de controle, fiscalizao e avaliao como:

10.5.1. Pesquisas, crachs, camisetas, braadeiras diferenciadas, lista de

presena para o pessoal com controle de horrio, assistncia por rea, lista de

convidados por programao social e atividades tcnicas, lista de entrega de

material para os convidados, lista de retirada de material pelos participantes, etc.

10.6. Verificar o check-list.

11. INSTALAO DO EVENTO:

11.1. Montar a secretaria.

11.1.1. Posicionar convenientemente pessoal, material e equipamentos.

11.1.2. Treinar o pessoal no local.

11.1.3. Testar os equipamentos aps instalados.

11.1.4. Obedecer aos horrios estabelecidos na programao.

11.2. Checar as instalaes.

11.2.1. Verificar a arrumao das salas, sales, saguo e stands.

11.2.2. Testar equipamentos.

11.3. Fazer a abertura do evento.

11.3.1. Receber promotores, convidados e autoridades.

11.3.2. Preparar a abertura, reunindo convidados, autoridades e pblicoparticipante.

11.3.3. Dar incio abertura do evento no horrio previsto no programa.

11.4. Acompanhar a seqncia da realizao do evento.

11.4.1. Atender aos promotores e convidados.


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11.4.2. Estar sempre presente ou em local conhecido.

11.4.3. Fazer alteraes e adaptaes de acordo com os imprevistos.

11.4.4. Apoiar os promotores no atendimento aos convidados e participantes.

11.4.5. Supervisionar a equipe de produo.

11.4.6. Apoiar a equipe ori entando, informando, elogiando o trabalho e corrigindo

os erros observados.

12. FAZER O PS-EVENTO:

12.1. Acompanhar o encerramento do evento:

12.1.1. Entregar certificados de participao.

12.1.2. Despedir-se dos convidados, promotores, patrocinadores, et c.

12.1.3. Encerrar o funcionamento da secretaria.

12.2. Providenciar a arrumao do local do evento:

12.2.1. Recolher materiais e equipamentos

12.2.2. Devolver equipamentos.

12.2.3. Efetuar pagamentos no local do evento.

12.2.4. Dispensar o pessoal.

12.3. Finalizar a administrao do evento:

12.3.1. Elaborar cartas-padro de agradecimento.

12.3.2. Enviar cartas de agradecimento a todos que apoiaram, auxiliaram e

contriburam para a realizao do evento.

12.3.3. Analisar os resultados do evento.

12.3.4. Reunir o pessoal da equipe de trabalho interno e externo para anlise e

avaliao do evento. 12.3.5. Fazer o balano do material grfico e de expediente

que restou.

12.3.6. Empacotar o material restante.

12.3.7. Reunir o histrico do evento.


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12.3.8. Receber oclipping da assessoria de imprensa.

12.3.9. Fazer os pagamentos restantes.

12.3.10. Receber pagamentos finais de inscries, patrocnios e outros.

12.3.11. Fechar e documentar a contabilidade do evento.

12.3.12. Preparar o relatrio final.

12.3.13. Reunir-se com os promotores expondo a anlise, concluses e resultados

financeiros do evento. 12.3.14. Receber o pagamento final da empresa

organizadora.

12.3.15. Entregar aos promotores: sobra de material, histrico do evento (arquivo),

clipping do evento, relatrio final, relatrio contbil (com recibos, fichas de

inscrio, notas fiscais, controle de cheques e extratos bancrios), lbum de fotos,vdeo e gravaes, material tcnico-cientfiico utilizado e produzido no evento,

mailings utilizados, material compilado para os anais (para providenciar

reviso, montagem, grfica, impresso e distribuio), listagem dos participantes,

etc.

para organizar eventos com humanos

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